Trải qua quá trình kiến tập tại Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM, bằng sự hamhọc hỏi, nỗ lực của bản thân và cùng với sự đồng hành và giúp đỡ của các quý Thầy Cô, côchú, anh chị, đồn
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA KẾ TOÁN NGÀNH KẾ TOÁN
KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG GIAO THÔNG MBM
GVGS : Th.S Mai Huỳnh Phương Thảo SVTH : Nguyễn Hồng Phương Trâm MSSV : 221H0330
LỚP : 21H20101
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Trong xu thế toàn cầu ngày nay, nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình hội nhập, giaothương sâu rộng vào nền kinh tế thế giới Song, bên cạnh đó đòi hỏi các doanh nghiệp ViệtNam có một sự chuẩn bị thích ứng tốt với môi trường cạnh tranh khắc nghiệt Đồng thời, cácnhà lãnh đạo cần có sự uyển chuyển, linh hoạt cập nhật tình hình để đưa ra các chiến lượcphát triển phù hợp cho công ty của mình
Kế toán luôn đóng vị trí và vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy hoạt động của các doanhnghiệp qua từng thời kì Hoạt động và nhận định của kế toán hiệu quả và đúng đắn sẽ gópphần giúp nâng cao chất lượng, năng suất, sự tín nghiệm và đạt được mục tiêu của đơn vị.Công việc kế toán bao hàm chu kì hoạt động kinh doanh, chia ra nhiều khâu và nhiều bộ phậnkhác nhau, mỗi phần sẽ có từng nhiệm vụ đặc trưng Vì vậy, với vị thế đóng vai trò có sứcảnh hưởng lớn đối với công ty, người làm kế toán cần phải có các kĩ năng mềm trong côngtác hành chính, công tác kế toán, kiến thức chuyên môn và tư duy nhạy bén, phân tích và xử
lí số liệu nhanh chóng, khéo léo và chính xác
Trải qua quá trình kiến tập tại Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM, bằng sự hamhọc hỏi, nỗ lực của bản thân và cùng với sự đồng hành và giúp đỡ của các quý Thầy Cô, côchú, anh chị, đồng nghiệp, em đã có cơ hội được trải nghiệm và hoàn thành bài báo cáo kiếntập
Nội dung bài báo cáo bao gồm ba phần trọng yếu:
Phần I: Thông tin về đơn vị kiến tập
Phần II: Thực trạng kiến tập kĩ năng văn phòng tại đơn vị kiến tập
Phần III: Nhận xét, kinh nghiệm
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trước tiên với tấm lòng sâu sắc và chân thành nhất, em xin phép được bày tỏ lòng biết ơn đốivới ban lãnh đạo các phòng ban, anh chị, cô chú trong công ty TNHH Xây Dựng Giao ThôngMBM – đơn vị đã tiếp nhận, hỗ trợ tận tình và tạo mọi điều kiện thuận lợi, thoải mái cho emtrong suốt quá trình kiến tập
Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến quý Thầy Cô của Khoa
Kế Toán đã cho em cơ hội được trải nghiệm, cọ sát với thực tế Ngoài ra, Thầy Cô rất tậntâm, sẵn sàng truyền đạt những kinh nghiệm vô cùng quý báu, và luôn động viên chúng emtrong quá trình kiến tập Đặc biệt, em xin gởi đến Cô Mai Huỳnh Phương Thảo, người đã phụtrách hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo kiến tập lời cảm ơn chân thành,quý báu nhất
Quá trình kiến tập kéo dài trong vòng năm ngày, tuy thời gian rất ngắn nhưng đã giúp em trảinghiệm và nhận ra được nhiều điều quan trọng Khi mới bắt đầu bước chân vào thực tiễn, emcòn chút bỡ ngỡ và hạn chế nên không tránh khỏi những sự thiếu sót, em rất mong nhận đượcnhững ý kiến đóng góp quý báu của Thầy Cô để em rút kinh nghiệm và cải thiện bản thânmình tốt hơn
Cuối cùng em kính chúc các Thầy Cô luôn dồi dào sức khỏe và thành công rực rỡ trong sựnghiệp cao quý Em xin chân thành cảm ơn
Trang 4MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: THÔNG TIN VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG GIAO THÔNG MBM 1
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM 1
1.1.1 Thông tin sơ lược về Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM 1
1.1.2 Ngành nghề theo đăng ký kinh doanh của Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM 2
1.1.3 Các loại giấy chứng nhận, chứng chỉ, giấy khen của Công ty 3
1.2 Các phòng ban được kiến tập và nhiệm vụ của từng phòng ban tại Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM 3
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty 3
1.2.2 Nhiệm vụ của từng phòng ban tại Công ty 4
CHƯƠNG 2: NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG GIAO THÔNG MBM 8
2.1 Tác phong 8
2.1.1 Quy định về trang phục, thời gian làm việc tại Công ty 8
2.1.2 Quy định về văn hóa, ứng xử tại Công ty 8
2.2 Thực trạng công tác văn phòng, hành chính 8
2.2.1 Công việc được giao 1: Tìm hiểu cách photo tài liệu từ máy Toshiba 8
2.2.2 Công việc được giao 2: Tìm hiểu cách scan tài liệu từ máy Toshiba 10
2.2.3 Công việc được giao 3: Nhập dữ liệu bảng kê 11
2.2.4 Công việc được giao 4: Sắp xếp hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra theo tháng và năm .12
2.2.5 Công việc được giao 5: Kiểm tra thông tin trên hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra 14
2.3 Những khó khăn và cách thức khắc phục khi kiến tập 16
CHƯƠNG 3: NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM NHẬN ĐƯỢC VÀ CẢM NGHĨ VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP TẠI DOANH NGHIỆP 17
3.1 Những kinh nghiệm, bài học nhận được sau quá trình kiến tập 17
3.2 Một số giải pháp mà có thể cải thiện được hiệu quả công việc nơi kiến tập 17
Trang 53.3 Nêu cảm nghĩ cá nhân về quá trình kiến tập và đề xuất nguyện vọng cá nhân 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO 19
Trang 6DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ
Hình 1.1: Logo của Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM 1
Hình 1.2: Trụ sở của Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM 2
Hình 1.3: Thành tựu đạt được của Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM .3
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM 4
Hình 1.4: Phòng Kế toán tại Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM 6
Hình 2.1: Máy photocopy Toshiba 10
Hình 2.2: Bảng kê trước khi nhập liệu mà người hướng dẫn đưa 11
Hình 2.3: Bảng kê sau khi em đã nhập liệu 12
Hình 2.4: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra ngày 17 tháng 8 năm 2022 13
Hình 2.5: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra ngày 19 tháng 8 năm 2022 13
Hình 2.6: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra ngày 29 tháng 8 năm 2022 14
Hình 2.7: Kiểm tra thông tin trên hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào 15
Hình 2.8: Kiểm tra thông tin trên hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra 16
Trang 7CHƯƠNG 1: THÔNG TIN VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG GIAO THÔNG MBM
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM
1.1.1 Thông tin sơ lược về Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM
Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM thuộc loại hình Công ty TNHH hai thành viêntrở lên ngoài quốc danh
Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM có mã số thuế là 0303720705, do ông/bà LêHồng Lâm làm đại diện pháp luật, được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày05/04/2005
Địa chỉ công ty : 163/20 Tân Phước, Phường 06, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh,Việt Nam
Địa chỉ trụ sở công ty: 101 Đào Duy Từ, Phường 05, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, ViệtNam
351 Nguyễn Thiện Thuật, Phường 01, Quận 3, Thành phố Hồ ChíMinh, Việt Nam
Logo của công ty:
Hình 3.1: Logo của Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM
( Nguồn: Fanpage trên Facebook của công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM)
Trang 8Hình 1.2: Trụ sở của Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM
(Nguồn: Fanpage trên Facebook của công ty TNHH Xây Dựng Giao hông MBM)
1.1.2 Ngành nghề theo đăng ký kinh doanh của Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM
Ngành nhân và chăm sóc cây giống nông nghiệp ( mã 0130 )
Ngành bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông ( mã 4652 )
Ngành bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp ( mã 4653 )
Ngành bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác ( mã 4659 )
Trang 9Ngành bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan (trừ kinh doanh khí dầu
mỏ hóa lỏng lpg tại Tp Hồ Chí Minh) ( mã 4661 )
Và một số ngành nghề khác
1.1.3 Các loại giấy chứng nhận, chứng chỉ, giấy khen của Công ty
Trong quá trình hình thành và phát triển, công ty đã đạt được một số thành tựu khá nổi bậtnhư được tặng giấy khen “Đã có thành tích trong việc phối hợp thực hiện thắng lợi nhiệm vụtrọng tâm của Cục Quản trị T.78” vào năm 2017 và một số thành tích khác dưới đây:
Hình 1.3: Thành tựu đạt được của Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM
(Nguồn: Tác giả tự thu thập)
1.2 Các phòng ban được kiến tập và nhiệm vụ của từng phòng ban tại Công
ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Trang 10Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM
(Nguồn: Tác giả tự thu thập)
1.2.2 Nhiệm vụ của từng phòng ban tại Công ty
1.2.2.1 Phòng Chủ tịch hội đồng thành viên
Hội đồng thành viên công ty bầu một thành viên là chủ tịch Hội đồng thành viên Chủ tịchcông ty có thể kiêm Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc công ty Nhiệm kỳ của của chủ tịch hộiđồng thành viên là không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Chủ tịch Hội đồng thành viên công ty có những quyền và nghĩa vụ sau: Chuẩn bị chươngtrình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệuhọp Hội đồng thành viên hoặc để lấy ý kiến các thành viên Triệu tập, chủ trì và làm chủ tọacuộc họp Hội đồng thành viên hoặc tổ chức việc lấy ý kiến các thành viên Giám sát hoặc tổchức giám sát việc thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên Thay mặt Hộiđồng thành viên ký nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên Quyền và nghĩa vụ kháctheo quy định của Luật này và Điều lệ công ty
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày củacông ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ củamình
Giám đốc có những quyền và nghĩa vụ sau: Tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định củaHội đồng thành viên Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngàycủa công ty Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty Ban
Trang 11hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong công ty, trừ chức danh thuộc thẩmquyền của Hội đồng thành viên Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộcthẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty.Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên
1.2.2.3 Phòng Kế toán
Đây là phòng ban em được kiến tập tại Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM Phòng kế toán là 1 bộ phận quan trọng trong các công ty, doanh nghiệp Đây là nơi làm việccủa các kế toán viên, là nơi họ thực hiện các công việc theo chức năng, nhiệm vụ mà công tyquy định
Nhiệm vụ của phòng Kế toán: Hạch toán các khoản thu chi của doanh nghiệp: vốn, doanhthu, chi phí, công nợ, các tài sản cố định (công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu…) Tham gia vàoquản lý việc cho vay và các khoản đầu tư tài chính Góp ý với ban giám đốc về việc chỉ đạo,kiểm tra, quản lý và giám sát quá trình chấp hành các chế độ tài chính nội bộ của công ty vàNhà nước Đảm bảo các kế hoạch tiêu dùng đúng kế hoạch và mang lại hiệu quả cao Xâydựng các nội quy về tài chính như: quy trình thu – chi, công nợ – tiền vốn, định mức vềlương/ thưởng, hàng tồn kho… và chính sách về việc chấp hành Đề xuất các biện pháp quản
lý hiệu quả lên ban quản lý Cập nhật và tuyên truyền các chính sách quản lý tài chính củaNhà nước đến các bộ phận khác Kết hợp với các phòng ban liên quan để lên kế hoạch tàichính, kế toán ngắn hạn, dài hạn Thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính, thống kê các kếhoạch theo quy định Báo cáo kết quả kinh doanh lên ban quản lý
Trang 12Hình 1.4: Phòng Kế toán tại Công ty TNHH Xây Dựng Giao Thông MBM
(Nguồn: Tác giả tự thu thập)
1.2.2.4 Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính là phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành của bất kỳ
cơ quan nào Bộ phận này không chỉ mang trọng trách tham mưu cho lãnh đạo về công tácnhân sự mà còn có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ lưu trữ, văn thư hành chính và quản
lý tài sản cho cơ quan
Nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính: Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quantheo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp Quyhoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai đoạn trung hạn, dài hạn Sắpxếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ vàquy mô phát triển của từng bộ phận Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định
về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch
và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động Thực hiện chế độ chínhsách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu,Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định củaNhà nước
1.2.2.5 Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật, hay bộ phận kỹ thuật là bộ phận có nhiệm vụ thiết lập, vận hành và quản trịtoàn hệ thống kỹ thuật của một doanh nghiệp Tùy theo lĩnh vực sản xuất kinh doanh cũng
Trang 13như quy mô cơ cấu doanh nghiệp mà hệ thống kỹ thuật bao gồm: máy móc, dây chuyền,trang thiết bị, hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu, hệ thống phần mềm, thiết bị văn phòng(máy photocopy, máy in, máy scan), máy tính cá nhân,…
Nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật: Nghiên cứu, xây dựng phương án thi công, phương án kỹthuật cho các dự án kỹ thuật cho doanh nghiệp Lập và thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật.Quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án máy móc, thiết bị mới Thiết lập định mức kỹ thuật vàđảm bảo các vấn đề kỹ thuật của hệ thống máy móc, thiết bị Phối hợp cùng với các phòngban khác để hoàn thiện kế hoạch, phương án xây dựng hệ thống kỹ thuật Theo dõi, kiểm tra
và giám sát quá trình thực hiện dự án, đảm bảo vấn đề kỹ thuật, tiến độ, thiết bị,… trong dự
án Lắp đặt, sửa chữa, nâng cấp hệ thống thiết bị máy móc, dây chuyền sản xuất,… theo côngnghệ mới tiên tiến, phù hợp nhu cầu của doanh nghiệp
Trang 14CHƯƠNG 2: NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG GIAO THÔNG MBM
2.1 Tác phong
2.1.1 Quy định về trang phục, thời gian làm việc tại Công ty
- Thời gian làm việc: Công ty bắt đầu làm việc vào buổi sáng từ 9 giờ đến 11 giờ 30phút, và buổi chiều từ 14 giờ đến 16 giờ 30 phút, mtừ Thứ Hai đến Thứ Sáu hàngtuần Mặc dù quy định của Công ty là bắt đầu làm lúc 9 giờ sáng nhưng em đã đếnCông ty sớm hơn nửa tiếng để chuẩn bị
- Trang phục qui định thường nhật của nhân viên tại Công ty: gọn gàng, ngăn nắp, kínđáo, áo sơ mi, váy công sở hoặc quần tây, quần jeans, áo thun, đầm công sở,
- Trang phục qui định khi sinh viên đi kiến tập: trang phục nghiêm chỉnh, áo sơ mitrắng, quần tây sẫm màu, dép có quay hậu hoặc giày
2.1.2 Quy định về văn hóa, ứng xử tại Công ty
- Văn hóa giao tiếp, ứng xử: luôn thể hiện sự tôn trọng, thân thiện, gần gũi với nhânviên và lãnh đạo; chủ động hợp tác, hỗ trợ, chia sẻ, lắng nghe, đóng góp ý kiến vớiđồng nghiệp để cùng hoàn thành nhiệm vụ
- Văn hóa công việc: luôn đi đúng giờ làm việc, luôn có tinh thần trách nhiệm cao đốivới công việc được giao và công việc chung của doanh nghiệp, luôn năng động và chủđộng trong công việc
2.2 Thực trạng công tác văn phòng, hành chính
2.2.1 Công việc được giao 1: Tìm hiểu cách photo tài liệu từ máy Toshiba
Trong cuộc sống, máy photocopy đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác hànhchính Vì vậy tất cả văn phòng của các doanh nghiệp đều được trang bị một máyphotocopy Nếu như doanh nghiệp nào không có máy photocopy hoặc máy in bị hỏng thìđiều đó là một bất lợi, làm cản trở việc phát triển các hoạt động kinh doanh của công ty Công ty em kiến tập được trang bị máy photocopy Toshiba Máy Photocopy Toshiba e-Studio 257 là dòng máy photocopy kỹ thuật số mới 92-95% Máy đời mới xuất hiện từ