Báo cáo cuối kì Đề tài dự Án xây dựng hệ thống thông tin cho cửa hàng mỹ phẩm

Thống kê yêu cầu: hệ thống quản lý phải đảm bảo được tính chính xác về thông tin củasản phẩm và đảm bảo chức năng vận chuyển thông tin của khách hàng đến nhân viên bánhàng.. Đồng thời th

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG

BÁO CÁO CUỐI KÌ

Đề tài: DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO CỬA HÀNG MỸ PHẨM

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Nguyễn Hoàng Ân Môn học: Quản trị hệ thống thông tin

Nhóm 1_Ca 3 Sinh viên thực hiện:

1 Nguyễn Bùi Tú Quyên - B1900418

2 Trần Thị Hồng Lụa – B1900351

3 Trần Thị Trúc Ngân - B1900405

5 Phan Thị Ly - B1900400

6 Trần Kiều Anh – B1900366

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 12 năm 2022

1 Nguyễn Bùi Tú Quyên B1900418 16.8%

2 Nội dung thực hiện:

BIÊN BoN LÀM VIÊpC NHÓM

NgânLụaPhương

Phương, Kiều Anh;

NgânQuyên

Powerpoint Kiều Anh 100% 8/12/2022

(15/12)

CH NG 1: D ÁN XÂY D NG H THỐỐNG THỐNG TIN CHO C A HÀNG MYỸ PH M LA ƯƠ Ự Ự Ệ Ử ẨROCHE-POSAY _

1.1 BoN TUYÊN BỐ DỰ ÁN (PROJECT CHARTER) _7

1.1.1 Tổng quan các quyết dịnh (Executive Summary) 7 1.1.2 Định nghĩa dự án (Project Definition) 19 1.1.3 Các cột mốc (Milestones) _19 1.1.4 Lịch biểu (Schedule) _22

1.2 BoN TUYÊN BỐ PHẠM VI (SCOPE STATEMENT) _24

1.2.1 Phạm vi sản phẩm (Product Scope) 24 1.2.2 Tiêu chí chấp thuận (Acceptance Criteria) 26 1.2.3 Hạng mục bàn giao (Deliverables) 27

1.3 KẾ HOẠCH DỰ ÁN (PROJECT PLAN) 28

1.3.1 Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS) 28 1.3.2 Từ điển WBS _31

1.4 KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLAN) _32

1.4.1 Bảng liệt kê nguồn lực (Resource Listing) 32 1.4.2 Lịch biểu (Schedule) _38 1.4.3 Giả định (Assumptions) 41

1.5 KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH _50

1.5.1 Khoản mục chi dùng (Financial Expense) 50 Nhân công (Labor) _50 1.5.2 Trang thiết bị (Equipment) 53 1.5.3 Chi phí quản lý dự án (Administration) 54 1.5.4 Chi phí khác _55

1.6 KẾ HOẠCH CUNG ỨNG (PROCUREMENT PLAN) _55

1.6.1 Yêu cầu cung ứng (Procurement Requirements) 55 Phần cứng 55 Máy quét mã vạch _55 Máy in hóa đơn _57 Máy POS (thiết bị kết nối các thiết bị điện tử như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, két đựng tiền) 58

Két đựng tiền (thiết bị quan trọng trong hệ thống bán hàng giúp thu ngân, người quản lý bán hàng quản lý

tiền mặt an toàn và chính xác) 62 Phần mềm quản lý bán hàng _64 1.6.2 Kế hoạch cung ứng 66

CH NG 2: D ÁN KINH DOANH C A HÀNG MYỸ PH M LA ROCHE-POSAYƯƠ Ự Ử Ẩ _68

2.2 SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐẦU TƯ (THE NEED TO INVEST) _71

2.2.1 Căn cứ pháp lý (legal bases) _71 2.2.2 Căn cứ thực tiễn (practical bases) _71

2.3 PHÂN TÍCH DỰ ÁN (PROJECT ANALYSIS) 73

2.3.1 Phân tích môi trường vĩ mô 73 Chính trị-Pháp luật _73 Kinh tế (Macroeconomic Analysis) 73 Văn hóa xã hội 74 Công nghệ _74 Thiên nhiên 75 Nhân khẩu học 75 2.3.2 Phân tích môi trường vi mô 76 Bản thân doanh nghiệp 76 Nhà cung ứng _77 Trung gian marketing _78 Cộng đồng _78 2.3.3 Phân tích tài chính (Financial Analysis) - FCF _79 2.3.4 Phân tích rủi ro (Risk Analysis) 87 Đối thủ cạnh tranh _87 Khách hàng 89

PH L C (APENDIX)Ụ Ụ _TÀI LI U THAM KH O (REFERENCES)Ệ Ả

CHƯƠNG 1: DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO CỬA HÀNG MỸ PHẨM LA ROCHE-POSAY

1.1 BoN TUYÊN BỐ DỰ ÁN (PROJECT CHARTER)

1.1.1 Tổng quan các quyết dịnh (Executive Summary)

Mô tả quy trình thực hiện theo mô hình SDLC

Bước 1: Khởi tạo hệ thống

Yêu cầu: Tìm ra ý tưởng phát triển hệ thống

Thời gian dự kiến: 3 ngày cho việc khảo sát khách hàng, 3 ngày trong việc tổng hợp ýkiến của khách hàng và sau đó 6 ngày trong việc tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống mới.Ước tính chi phí: 11.550.000 đ Bao gồm chi phí lương cho 3 người thực hiện khảo sát là4.200.000 đ, chi phí lương cho 3 người nghiên cứu hệ thống mới là 7.350.000

Bước 2: Phân tích tính khả thi

Yêu cầu: xem xét mức độ khả thi của dự án để quyết định xem có thực hiện dự án này haykhông?

Phân tích:

Khả thi về mặt kỹ thuật: trên thị trường có rất nhiều phần mềm và phần cứng phổ biếncho người dùng lựa chọn cho phù hợp với mong muốn của mình Hơn nữa các hệ thốngđược thiết kế không quá phức tạp nên người dùng có thể dễ dàng tiếp cận Nên về mặt kỹthuật thì hoàn toàn khả thi

Khả thi về mặt kinh tế: các phần cứng và phần mềm có giá cả hợp lý với từng mục đích

sử dụng trên thị trường nên dễ dàng cho cửa hàng lựa chọn cho phù hợp với khả năng tàichính

Khả thi về mặt hoạt đồng và vận hành: với sự phát triển của công nghệ hiện đại, với việcthiết kế dễ dàng sử dụng nên cũng không đòi hỏi khả năng sử dụng máy tính của nhânviên quá cao và sau khi áp dụng hệ thống thông tin vào cửa hàng sẽ mang lại hiệu quảtrong các quy trình làm việc Trong quá trình làm việc nếu gặp phải vấn đề thì cửa hàngvẫn có đội kỹ thuật để xử lý vấn đề cho kịp thời

Khả thi về lịch trình: ước tính hệ thống sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng trong mộtkhoản thời gian hợp lý Tuy nhiên, một số vấn đề có thể phát sinh trong quá trình sử dụngnhư: hệ thống báo lỗi, hệ thống cần nâng cấp hoặc gặp trục trặc khi sử dụng,… nên cáctrường hợp đó sẽ phát sinh thêm thời gian sửa chữa

Khả thi về pháp lý: khi tiến hành mua các phần cứng lẫn phần mềm cửa hàng đều thỏathuận rõ với bên bán và làm hợp đồng mua bán cho đúng với pháp luật Cửa hàng luôntuân thủ luật an ninh mạng, pháp luật về bảo vệ thông tin cá nhân khách hàng

Thời gian dự kiến: 8 ngày

Chi phí ước tính:24.100.000đ

Bước 3: Phân tích yêu cầu

Yêu cầu: sau khi áp dụng hệ thống thông tin mới, các khâu như là khâu nhập kho, đặthàng, bán hàng, thanh toán, giao hàng phải thực hiện trên một dây chuyền liên tiếp Đồngthời phải đảm bảo tính chính xác về thông tin doanh thu và chi phí, số lượng sản phẩmnhập kho, số lượng sản phẩm bán ra và tồn kho trong mỗi ngày Hơn nữa các đơn hàngonline phải được update mỗi ngày cho khách hàng biết được tình trạng đơn hàng củamình

Phân tích:

Thống kê yêu cầu: hệ thống quản lý phải đảm bảo được tính chính xác về thông tin củasản phẩm và đảm bảo chức năng vận chuyển thông tin của khách hàng đến nhân viên bánhàng Ngay sau khi lấy được thông tin thì phải hỗ trợ khách hàng thanh toán nhanh gọnnhất có thể Đối với đơn hàng online thì sau khi lấy được thông tin của khách hàng rồi thìnhanh chóng lên đơn và giao hàng cho kịp với nhu cầu của khách hàng Đồng thời thôngtin sản phẩm được nhập kho và bán ra hàng ngày phải được chuyển cho bên quản lý đểbiết được tình hình thu chi và tồn kho còn lại.

Mô hình Usecase Diagram:

Trước khi có hệ thống:

Bên tham gia: quản lý, nhân viên bán hàng, nhân viên kho, nhà cung cấp, khách hàng.Quản lý: quản lý sẽ được cung cấp thông tin số lượng khách hàng, số lượng sản phẩmđược bán ra từ nhân viên bán hàng vào cuối ca làm việc Sau đó tiến hành tính toán doanhthu trong ngày và thống kê lại số lượng sản phẩm bán ra, đồng thời sản phẩm được nhậpkho sẽ được cung cấp hóa đơn từ nhà cung cấp từ đó quản lý có thể thống kê được sốlượng hàng hóa tồn kho và thực hiện báo cáo cho chủ cửa hàng vào cuối tuần

Nhân viên kho: sẽ là kiểm kê hàng hóa có còn tồn kho hay không thông qua sổ sách đượcchuyển từ bên quản lý

Nhân viên bán hàng: là người giải đáp thắc mắc về thông tin của sản phẩm đến kháchhàng, tìm kiếm sản phẩm mà khách hàng mong muốn, trực tiếp ghi chép thông tin kháchhàng, thông tin sản phẩm được mua tại quầy thanh toán Tiến hành thu tiền và hỗ trợthanh toán hóa đơn cho khách Sau đó chuyển các thông tin này cho bên quản lý vào cuối

ca làm việc

Nhà cung cấp: nhà cung cấp sẽ là bên giao hàng cho cửa hàng và cung cấp hóa đơn choquản lý để cho chủ cửa hàng có thể đối chiếu chi phí xem có đúng thật sự với hóa đơnđược xuất từ nhà cung cấp hay không

Khách hàng: là những người đền trực tiếp với cửa hàng để mua sản phẩm, khách hàng lựachọn sản phẩm mong muốn thông qua sự giúp đỡ của nhân viên bán hàng, nhân viên bánhàng sẽ là người cung cấp thông tin cho khách hàng biết là sản phẩm mà khách mongmuốn còn tồn kho không và nếu còn thì sau đó tiến hành thanh toán tiền cho nhân viênbán hàng Khách hàng cần phải cung cấp thông tin cho nhân viên bán hàng ghi và lưu lại

Sau khi áp dụng hệ thống thông tin

Bên tham gia: quản lý, nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân, nhà cung cấp, kháchhàng.

Quản lý: các thông tin như doanh thu, chi phí, lượng khách hàng, số lượng sản phẩm nhậpvào và bán ra, hàng tồn kho thì đều được cung cấp trên hệ thống Trong lúc nhân viên bánhàng tiến hành thu tiền thì các thông tin của sản phẩm và doanh thu sẽ được cung cấp vàtính toán ngay lúc đó và trong hệ thống Các sản phẩm được nhập vào từ bên cung cấpcũng sẽ nhận được hóa đơn và được lưu lại vào hệ thống Quản lý dễ dàng lấy thông tinthông qua việc đăng nhập vào hệ thống Từ đó có thể nhanh chóng biết được thông tin vàđối chiếu chính xác về doanh thu và chi phí để báo cáo cho chủ cửa hàng

Nhân viên bán hàng: nhân viên sẽ tư vấn, giới thiệu và bán sản phẩm cho khách hàng, xử

lý các đơn hàng trực tuyến, kiểm kê, đối chiếu sản phẩm thực tế so với dữ liệu trên hệthống và báo lại với quản lý khi có sai sót

Nhân viên thu ngân: Khi thanh toán tiền cho khách hàng thì nhân viên thu ngân chỉ cầndùng máy quét mã vạch trên sản phẩm sẽ hiển thị thông tin trên màn hình như tên sảnphẩm, giá bán, số lượng tồn kho Vào cuối ca nhân viên thu sẽ kiểm kê thực tế số tiền thuđược tại quầy có đúng với doanh thu được cung cấp trên hệ thống hay không để báo cáocho bên quản lý

Nhà cung cấp: nhà cung cấp sẽ là bên giao hàng cho cửa hàng và cung cấp hóa đơn chonhân viên Nhân viên sẽ lưu lại hóa đơn trên hệ thống để có thể đối chiếu chi phí xem cóđúng thật sự với hóa đơn được xuất từ nhà cung cấp hay không

Khách hàng: khách hàng có thể đến trực tiếp hoặc mua hàng online trên website của cửahàng Khách hàng sẽ được in hóa đơn có cung cấp tên sản phẩm và giá bán Đối vớikhách hàng mua online thì có thể kiểm tra tình trạng giao hàng bằng cách đăng nhập tàikhoản vào website bán hàng online của cửa hàng

Thời gian dự kiến: 6 ngày

Về giao diện: hệ thống thiết kế đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng phù hợp với mỗi mức độnhân viên, sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt, không yêu cầu quá cao khả năng sử dụng tin học.

Về chức năng: giúp người quản lý có thể quản lý, giám sát, kiểm soát được tình trạng củasản phẩm, tình trạng thu chi Giúp các nhân viên kiểm tra được thông tin của khách hàng

và thông tin sản phẩm Chứa được nội dung về sản phẩm nhập kho, bán ra, số lượngkhách hàng đến mua hàng, tổng doanh thu, chi phí Quản lý được đơn hàng online,thường xuyên update tình trạng của đơn hàng online

Về số lượng người truy cập: quản lý và nhân viên các cấp của cửa hàng khi được nhậnlàm việc sẽ được cung cấp mật khẩu đăng nhập vào hệ thống

Về bảo mật và an toàn: Đây là hệ thống được sử dụng trong nội bộ cửa hàng nên tính bảomật rất cao Hơn nữa hệ thống còn sao lưu mỗi lần có người đăng nhập vào hệ thống

Về kế hoạch dự phòng: Khi có các sự cố về thiên tai, các thiết bị máy móc hư hỏng thìchúng tôi đưa ra kế hoạch, biện pháp phù hợp để hạn chế thiệt hại, phòng ngừa để khôngxảy ra các tình huống xấu Xây dựng các bảng hướng dẫn nhân viên linh hoạt thực hiệnkhi có sự cố về điện, hỏa hoạn Bản sao lưu dữ liệu khi có sự cố có thể khôi phục được,cập nhật dữ liệu thường xuyên, trên nhiều công cụ

Về cơ sở dữ liệu: phải đáp ứng được các thông tin sau: thông tin và mã của từng hóa đơn;thông tin và mã cho từng nhân viên cụ thể; thông tin và mã của từng loại sản phẩm; thôngtin và mã hoá đơn nhập hàng; thông tin và mã phân loại các nhà cung cấp

Thời gian dự kiến: 13 ngày

cái tốt và phù hợp nhất có thể Do đó, chúng tôi quyết định mua hệ thống mới để giảmthiểu các chi phí, rủi ro phát sinh khi tự thiết kế hệ thống.

Phần mềm chúng tôi chọn mua KiotViet vì đây là phần mềm quản lý bán hàng được pháttriển trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây tiên tiến và còn cho phép người bánhàng bán ngay cả khi kết nối internet gián đoạn Phần mềm quản lý bán hàng KiotViettích hợpvới hầu hết các thiết bị phần cứng như máy tính, điện thoại, Ipad, máy quét mãvạch, máy in hóa đơn

Phần cứng chúng tôi chọn mua máy in hóa đơn ZYWELL ZY307Q với tốc độ in nhanh260mm/s Với cổng kết nối đa dạng và hỗ trợ nhiều hệ điều hành phù hợp với môi trườngcửa hàng Máy POS bán hàng SUNMI T2 – 1 Màn hình với thiết kế hiện đại, chuyênnghiệp và tiện lợi Màn hình cảm ứng đa điểm giúp thao tác dễ dàng nhanh chóng Mànhình sử dụng kính cường lực, giúp giảm lực va đập Dễ dàng kết nối đồng bộ với các thiết

bị hỗ trợ bán hàng khác Máy quét mã vạch Zebra SYBLE 2D XB-6208RB với tốc độquét cao, chính xác, có độ bền cao, giúp quá trình thanh toán của khách trở nên nhanhchóng hơn Két tiền Maken MK 410 với giá bán rẻ, kích thước hợp lý, số ngăn nhiều, kếtnối với máy in hóa đơn để tự động mở khi tính tiền, có độ bền cao có thể đóng mở rấtnhiều lần, đảm bảo an toàn cho tiền trong két với chế độ khóa

Liên hệ kiểm tra và tiến hành mua hệ thống: Kiểm tra hệ thống quản lý bán hàng có

hoạt động tốt không và liên hệ với nhà phân phối để tiến hành mua sản phẩm mà quán đãlựa chọn kèm theo hợp đồng rõ ràng, thỏa thuận giữa hai bên, Sau khi mua nhà phân phốiphải cho nhân viên đến lắp đặt và hướng dẫn cho quán cách vận hành và sử dụng hệ thốngnày

Máy POS bán hàng SUNMI T2 – 1 Màn hình 10.500.000 đMáy quét mã vạch Zebra SYBLE 2D XB-6208RB 2.800.000 đ

Thời gian dự kiến: 17 ngày

Chi phí ước tính: 21.938.000 đ

Bước 6: Triển khai hệ thống

Yêu cầu: Khi chọn được phần mềm và phần cứng cho dự án rồi thì cửa hàng tiến hành lắpđặt và đào tạo cho nhân viên

Phân tích:

Lắp đặt phần cứng và cài đặt phần mềm: bên chúng tôi có thỏa thuận khi quyết định muavới bên nhà cung cấp là bên nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm về việc cài đặt, chạy thử vàsửa chữa khi hệ thống có vấn đề trong quá trình chạy thử Còn phần cứng cũng được cungcấp thông tin về thời gian bảo hành

Buổi training cho nhân viên: sau khi hệ thống được lắp đặt và chạy thử rồi thì các nhânviên sẽ có buổi training, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc về hệ thống nhằm phục vụ chokhách hàng tốt nhất có thể

Thời gian dự kiến: 2 ngày

Chi phí ước tính: 2.520.000 đ

Bước 7: Chạy thử nghiệm dự án

Yêu cầu: chúng tôi sẽ chạy thử nghiệm hệ thống trong một khoảng thời gian hợp lý đểxem là hệ thống có phù hợp với mong muốn của cửa hàng không, có đáp ứng được nhucầu không và có gặp vấn đề gì trong quá trình chạy thử nghiệm không

Phân tích:

Chạy thử nghiệm: để kiểm tra xem trong một khoảng thời gian vận hành thì hệ thống cóđáp ứng được nhu cầu và thường xảy ra lỗi gì không Để cho bên cửa hàng biết và báongay cho bên nhà cung cấp

Kiểm thử chức năng: để đánh giá trong quá trình làm việc các phần cứng và phần mềm cóvận hành tốt với mong muốn không

Kiểm tra bảo mật: để đánh giá xem khả năng bảo mật thông tin của phần mềm để đảmbảo an toàn các dữ liệu của cửa hàng

Sửa lỗi: trong quá trình chạy thử nghiệm nếu có xảy ra lỗi thì chúng tôi sẽ ghi nhận lại vàbáo cho bên nhà cung cấp biết để khác phục được kịp thời

Thời gian chạy thử: 28 ngày chạy thử nghiệm và 2 ngày sửa lỗi có thể xảy ra.

Thời gian dự kiến: 9 ngày

Chi phí ước tính: 1.380.000 đ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-BIÊN BoN NGHIỆM THU DỰ ÁN

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO MÔ HÌNH CỬA HÀNG MỸ PHẨM

INNISFREE Thành phần trực tiếp nghiệm thu:

Bà: Nguyễn Bùi Tú Quyên

Chức vụ: Đội trưởng đội dự án Đại diện Chủ đầu tư

Bà: Trần Thị Hồng Lụa

Chức vụ: chủ cửa hàng bán mỹ phẩm La Roche-Posay

Thời gian nghiệm thu:

Bắt đầu: 8 giờ 00 ngày 26 tháng 11 năm 2022

Kết thúc: 10 giờ 00 ngày 26 tháng 11 năm 2022

Địa điểm: cửa hàng bán mỹ phẩm La Roche-Posay (Đường Nguyễn Hữu Thọ, PhườngTân Phong, Quận 7)

Đánh giá công việc xây dựng đã thực hiện:

lượng

của chủ đầu tư

số lượng sản phẩm nhậpvào và bán ra, tình hìnhthu chi và doanh thu, vớimục tiêu tìm kiếm đượcthông tin nhanh chóng và

có khả năng lưu trữ lâudài, chính xác, rút ngắnthời gian qua các khâu

Đạt yêu cầu

2 Máy in hóa

đơn

1 2.800.000 đ In hóa đơn nhanh chóng,

có khả năng kết nối đượcvới các thiết bị khác

Đạt yêu cầu

3 Máy POS 1 10.500.000 đ Kết nối với các thiết bị

khác như máy in hóađơn, máy quét mã vạch,két đựng tiền,… cũngnhư dùng để sử dụngphần mềm quản lý bánhàng, lưu trữ dữ liệu vàgiúp quá trình bánhàng, quản lý hàng hóahiệu quả hơn

Đạt yêu cầu

4 Máy quét

mã vạch

1 2.800.000 đ Tiết kiệm được công

việc đến kho kiểm đếm

số lượng, đồng thời bạn

có thể nắm được sốlượng sản phẩm và tìnhhình bán hàng của cửahàng chỉ bằng cáchquét mã vạch Đẩynhanh quá trình thanhtoán tại các cửa hàng,

nó thúc đẩy doanh sốbán hàng hiệu quả hơnnhiều so với việc nhậpsản phẩm vào máy tínhtheo cách thủ công

Đạt yêu cầu

5 Két tiền 1 1.050.000 đ Số ngăn nhiều, kết nối

với máy in hóa đơn để

tự động mở khi tínhtiền, có độ bền cao cóthể đóng mở rất nhiềulần, đảm bảo an toàncho tiền trong két vớichế độ khóa

Đạt yêu cầu

Kết luận: chấp nhận nghiệm thu dự án

1.1.2 Định nghĩa dự án (Project Definition)

Trước khi ứng dụng hệ thống thông tin, tất cả các hoạt động của cửa hàng đều được diễn

ra theo hình thức thủ công Điều này đã tốn rất nhiều thời gian và gây khó khăn trong việcquản lý cửa hàng Thấy được điểm yếu nên cửa hàng quyết định cải thiện quy trình làmviệc lỗi thời và nhỏ nhặt bằng cách sử dụng công nghệ hiện đại thay vào hệ thống cũ đểgia tăng năng suất và giải phóng nguồn lực cho các hoạt động tạo ra doanh thu

Cửa hàng quyết định thuê một đội dự án để phát triển hệ thống thông tin thông qua phầnmềm và một số thiết bị phần cứng cần thiết để rút ngắn thời gian và hỗ trợ tốt hơn trongviệc quản lý và bán hàng Thiết lập trang web bán hàng online để hỗ trợ tốt hơn trong việcbán hàng Đồng thời tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Mục tiêu của dự án xây dựng hệ thống thông tin:

Về hiệu quả: việc ứng dụng hệ thống thông tin vào cửa hàng với mục tiêu là sẽ đạt được

hiệu quả hơn trong việc quản lý đơn hàng, hàng tồn kho, thống kê số lượng sản phẩmnhập vào và bán ra, tình hình thu chi và doanh thu, in các hoá đơn như: phiếu thu, phiếuchi, hóa đơn bán hàng, …Với mục tiêu tìm kiếm được thông tin nhanh chóng và có khảnăng lưu trữ lâu dài, chính xác, rút ngắn thời gian qua các khâu dẫn đến việc vận chuyểnhàng cho khách hàng nhanh chóng và kịp thời Đồng thời tạo ra sự thuận lợi cho kháchhàng dễ dàng tiếp cận cửa hàng thông qua website bán hàng online

Về chi phí: áp dụng hệ thống thông tin vào cửa hàng sẽ phát sinh thêm một số chi phí liên

quan trong quá trình thay đổi hệ thống cũ Tuy nhiên việc áp dụng này sẽ giúp quá trìnhquản lý cửa hàng diễn ra hiệu quả và dễ dàng hơn

8 Kết thúc

dự án Lấy ý kiến khảo sát sau khi đưa hệ

thống mới vào hoạt động

dự án Lấy ý kiến khảo sát sau khi đưa hệ

thống mới vào hoạt động

13/01/2023 – 22/01/2023

1.2 BoN TUYÊN BỐ PHẠM VI (SCOPE STATEMENT)

1.2.1 Phạm vi sản phẩm (Product Scope)

Mục tiêu của dự án xây dựng hệ thống thông tin: Xây dựng hệ thống thông tin phù hợp để

hỗ trợ công việc kinh doanh của cửa hàng, mang lại kết quả tối ưu cho quá trình vận hành,giảm thiểu sai sót và chi phí, tích lũy cơ hội mở rộng thị phần

Về khâu vận hành cửa hàng:

Các giao dịch bán hàng trong đó quá trình tư vấn và chăm sóc khách hàng thuận tiện hơn

do thông tin được tổng hợp và truy xuất nhanh chóng trên hệ thống; tránh sai sót trongthời biểu giao hàng; hỗ trợ chọn lọc thông tin khách hàng để khoanh vùng khách hàngtiềm năng giúp ích cho việc bán chéo sản phẩm rất nhiều

Tối thiểu hóa chi phí trong quá trình kiểm kê, tồn kho và vận chuyển hàng hóa từ hoạtđộng nhập và xuất hàng hóa, vì độ chính xác cao của thông tin sản phẩm như tên, đơn giá

và số lượng được lưu trữ và cập nhật liên tục trên hệ thống thông tin

Chuyên nghiệp khi đa dạng phương thức đặt hàng và thanh toán (trực tuyến) cũng nhưxuất hóa đơn (hóa đơn điện tử) từ đó nâng cao hình ảnh của cửa hàng cũng như sự hàilòng của khách hàng

Tiết kiệm chi phí nhân công nhờ phần mềm trên hệ thống giúp quản lý công việc trựctuyến (theo dõi lộ trình nhập hàng, xuất hàng, lịch sử giao dịch) - được thiết kế để đơngiản hóa các thao tác, cũng vì thế mà giảm phần nào chi phí đào tạo nhân viên mới

Về khâu quản lý cửa hàng:

Số liệu phải luôn được cung cấp chính xác và kịp thời, thường xuyên thống kê số lượngsản phẩm bán ra, số lượng sản phẩm nhập, lượng hàng tồn kho, thu chi và tình hình doanhthu của cửa hàng từ đó giúp công tác quản lý được chặt chẽ, giảm các vấn đề tiêu cựcnguồn lực và tài sản Thêm vào đó, khả năng quản lý từ xa của phần mềm giúp chủ cửahàng có thể kiểm soát nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí Đặc biệt là nhờ vào sựquản lý từ xa, quản lý có thể nhận thấy những sai phạm của nhân viên và đưa ra kế hoạchđào tạo để đạt được những thành tựu nhất định trong công việc Nói chung, khâu quản lý

hỗ trợ người quản lý giúp quản lý thông tin nhân viên, khách hàng và thông sản phẩm mộtcách chi tiết và đầy đủ, giúp nắm được tình hình kinh doanh để đưa ra những quyết định

và định hướng đúng đắn trong kinh doanh

Ví dụ:

Trong khâu quản lý sản phẩm, nên thường xuyên thống kê về thông tin sản phẩm theongày nhập, mã vạch và số lượng Nếu không quản lý chặt chẽ các thông tin về sản phẩmthì rất dễ dẫn đến thất thoát sản phẩm, không kiểm soát được hàng lỗi, hàng hết hạn;Khâu quản lý kho hàng, phải phân loại hàng, sắp xếp kho hợp lý để thuận tiện theo dõicác mặt hàng, tránh sự thừa, thiếu hàng hóa, ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách

hàng Ngoài ra, các thông tin về kho hàng phải được cập nhật liên tục giúp người quản lý

có thể đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời khi có lỗi xảy ra

1.2.2 Tiêu chí chấp thuận (Acceptance Criteria)

Về giao diện

Được thiết kế trực quan và tối giản, giúp nhân viên thao tác nhanh chóng và chính xác;

Các tính năng được sắp xếp logic hóa để khách hàng dễ hiểu dễ tương tác;,

Bản quyền cho phép không giới hạn số người đăng nhập

Về chức năng

Tính năng quản lý thông tin khách hàng: đẩy đủ các thông tin quan trọng của khác hàng,nhất là căn cước công dân;

Tính năng quản lý mua hàng: đầy đủ thông tin nhất là tình trạng đơn hàng;

Tính năng thống kê: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, bảng biểu;

Tính năng giải quyết vấn đề bất thường: khi nguồn năng lượng cung cấp cho hệ thống cóvấn đề (điện năng), khi các thiết bị điện tử cứng hay phần mềm hệ thống có trục trặc

Về bảo mật và an toàn:

Tính trách nhiệm: Đảm bảo người gửi thông tin chính xác về thông tin mà mình gửi;Tính xác thực của thông tin: xác thực về thông tin mua hàng, nhập hàng, đổi trả hàng, ;Tính bí mật: Đảm bảo tính kín đáo riêng tư về thông tin khách hàng;

Sử dụng hệ thống bảo mật chặt chẽ để phòng tránh việc người không có thẩm quyền tiếpcận thông tin của khách hàng;

Chỉ yêu cầu khách hàng cung cung cấp thông tin liên liên quan đến việc giao dịch giữakhách hàng và cửa hàng

Về cơ sở dữ liệu:

Phải có giao diện hiển thị thông tin và mã của từng hóa đơn;

Phải có giao diện hiển thị thông tin và mã cho từng nhân viên cụ thể;

Phải có giao diện hiển thị thông tin và mã của từng loại sản phẩm;

Phải có giao diện hiển thị thông tin và mã hoá đơn nhập hàng;

Phải có giao diện hiển thị thông tin và mã phân loại các nhà cung cấp

1.2.3 Hạng mục bàn giao (Deliverables)

Về giao diện:

Ngôn ngữ: Tiếng Việt (mặc định), Tiếng Anh, Tiếng Trung (Giản thể), Tiếng Nhật, TiếngHàn, Tiếng Tây Ban Nha, Tiếng Pháp

Trực quan: bảng màu pastel, hình ảnh sản phẩm sắc nét kèm thông tin quan trọng (tên và

mã sản phẩm, tên/mã khách hàng, đơn giá, thời gian giao dịch, tình trạng đơn hàng, nhânviên thực hiện)

Tính năng thống kê: doanh thu, chi phí (từ lịch sử giao dịch)

Tính năng giải quyết vấn đề bất thường: khi mất điện chuyển sang chế độ dự phòng từnguồn năng lượng dự trữ riêng từ máy phát điện, có phần mềm theo dõi và cập nhập tìnhtrạng máy phát điện cũng như thiết bị điện tử trong cửa hàng

Giao diện hiển thị thông tin và mã của các nhà cung cấp

Giao diện hiển thị thông tin và mã nhân viên

Giao diện hiển thị thông tin và mã các loại sản phẩm của cửa hàng

Giao diện hiển thị thông tin và mã phiếu kiểm kho

Giao diện hiển thị thông tin và mã hoá đơn bán hàng đã được in

Giao diện hiển thị thông tin và mã hoá đơn nhập hàng

1.3 KẾ HOẠCH DỰ ÁN (PROJECT PLAN)

1.3.1 Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS)

dự án Lấy ý kiến khảo sát sau khi đưa hệ

thống mới vào hoạt động

13/01/2023 – 22/01/2023

1.3.2 Từ điển WBS

nhânviên

Thờigianthựchiện

Đơn giá(VNĐ/ngày)

Chi phí(VNĐ)

cung cấp

Bảo hànhkhôngmất phí

8, Kết thúc

dự án

Lấy ý kiến khảo sát

sau khi đưa hệ thống

mới vào hoạt động

1.4 KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLAN)

1.4.1 Bảng liệt kê nguồn lực (Resource Listing)

Lấy ý kiến cảmnhận về hệthống cũ từ độingũ điều hành

hệ thống cũ vàtrải nghiệmcủa khách hàng

Tìm hiểu về hệ

thống mới

Phan Thị LyTrần Kiều AnhTrần Thị Trúc Ngân

Tìm hiểu về hệ thống mới tạo

ra khác biệt:

- Tìm hiểu về thương hiệu, uy tín

- Tìm hiểu vềmức độ cungứng, độ phổbiến của sảnphẩm

Về kinh tế Trần Thị Minh Phương Tiềm năng của

dự án mang lại

có đủ để bù đắpchi phí ban đầu

Thiết kế ra hệ thống có đầy đủnhững tính năng

mà nhà quản lý,người chủ mongmuốn.

kế hoạch

Về pháp lý Trần Thị Trúc Ngân Theo dõi cập

nhật các thông tin, quy định kịp thời xử lý khó khăn về mặt pháp luật cản trở sự phát triển của dự án

Tập hợp các yêu cầu mà hệ thống cần phải đáp ứng

Kiểm tra

Trần Kiều AnhNguyễn Bùi Tú QuyênTrần Thị Trúc Ngân

Đánh giá và chọn lọc các yêu cầu có thể

đáp ứng và khả thi

diện hệ thốngđơn giản, sắpxếp bố cụchợp lý dễ nhìn

Tính năng Trần Thị Minh Phương

Trần Kiều Anh

Thiết kế từngchức năng cầnthiết và phùhợp cho hệthống

Người truy

cập

Nguyễn Bùi Tú Quyên

Trần Thị Trúc Ngân Thiết kế không

gian làm việc

và khả năng

xử lý có thểcho phép đồngthời các bộphận liên quantruy cập vàođồng thời cùnglúc

Bảo mật và

an toàn

Trang bị phầnmềm bảo mật

Phan Thị Ly

Trần Thị Minh Phương

cho hệ thốngcho máy tính,thiết kế cáclớp bảo mậtcho thông tinkhách hàng và

cố bất ngờ nhưmất điện, hỏahoạn, lỗi cơ sở

Lắp đặt Nhân viên phía nhà

cung cấp

Tiến hành càiđặt đăng nhập

hệ thống đưavào sử dụngthực tế

Training Trần Thị Trúc Ngân

Trần Thị Minh Phương

Hỗ trợ hướngdẫn nhân viên

sử dụng hệthống

Chạy kiểm

thử

vào tình huốngthực tế đểkiểm tra năngsuất và khảnăng

Khảo sát ý kiến sau khi đưa hệ thống mới vào vận hành

Nguyễn Bùi Tú QuyênTrần Thị Hồng LụaTrần Thị Minh Phương

Khảo sát trảinghiệm củakhách hàng vànhận xét củanhân viên khi

sử dụng hệthống

Tìm hiểu về hệ thống mới

15/10/2022 –21/10/2022

2, Phân tích

tính khả thi

Về kĩ thuật

22/10/2022 –23/10/2022

Về kinh tế

24/10/2022 –25/10/2022

Về hoạt động và vận hành

26/10/2022 –28/10/2022