Chuyên đề tốt nghiệp đại học Công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập và rèn luyện tại trường Học viện Ngân hàng, được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của quý thầy cô, đặc biệt là Th.S Đặng Minh Hiền đã truyền đạt cho em những kiến thức về lý thuyết và thực hành trong suốt thời gian học ở trường. Và trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Acela foods chi nhánh Bắc Giang em đã có cơ hội áp dụng những kiến thức học ở trường vào thực tế ở công ty, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế tại công ty. Cùng sự nỗ lực của bản thân và sự trợ giúp từ phía công ty, em đã hoàn thành tốt chuyên đề của mình. Từ những kết quả đạt được em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Học viện ngân hàng đã dạy dỗ và truyền đạt kiến thức cho em trong thời gian qua. Đặc biệt Th.S Đặng Minh Hiền đã tận tình hướng dẫn em hoàn thiện tốt chuyền đề của mình. Cảm ơn ban giám đốc Công ty Cổ phần Acela foods chi nhánh Bắc Giang đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập. Do kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu vấn đề và lỗi trình bày. Em rất mong nhận được những đóng góp ý kiến của quý thầy cô và ban lãnh đạo, các anh chị trong công ty để chuyên đề đạt được kết quả tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Bắc Ninh, ngày 10 tháng 05 năm 2020
Giới thiệu chung về công ty Cổ phần Acela Foos Chi nhánh Bắc Giang
Lịch sử hình thành và phát triển công ty
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Acela foods chi nhánh Bắc Giang
- Tên giao dịch: ACELAFOODS BAC GIANG JOINT STOCK COOMPANY
- Tên công ty viết tắt: ACELAFOODS BAC GIANG.,JSC
- Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 08 đường Xương Giang, Phường Ngô Quyền, Thành phố Bắc Giang, Tỉnh Bắc Giang
- Tình trạng hoạt động : đang hoạt động
- Nơi đăng kí quản lý : Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Giang
- Vốn điều lệ : 5.000.000.000 đồng ( năm tỷ đồng)
Tuy mới thành lập năm 2018, Công ty CP Acela foods chi nhánh Bắc Giang đã và đang cố gắng hoàn thiện tổ chức bộ máy và phát triển các sản phẩm của công ty Với phong cách hoạt động chuyên nghiệp trên từng lĩnh vực, Công ty CP Acela
Tìm kiếm đối tác, khách hàngThực hiện cung cấp phân bón vi sinh theo yêu cầu của khách
Khách hàng thanh toán được đối tác, khách hàng và các nhà đầu tư tin cậy, đánh giá cao Công ty CP Acela foods Bắc Giang cam kết cung cấp các phân bón vi sinh mang thương hiệu Việt Nam tới người tiêu dùng Việt Nam và vươn xa ra thế giới Công ty CP Acela foods chi nhánh Bắc Giang không ngừng tiến hành nghiên cứu mới và cung cấp các tiện ích đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng.
Đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD và quy trình công nghệ của công ty
1.1.2.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Sơ đồ 1.1 Quy trình kinh doanh chung
(Nguồn: Phòng kinh doanh & marketing)
Để tiếp cận khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng khách hàng tiềm năng của mình, bao gồm đặc điểm nhân khẩu học, thu nhập và nhu cầu về sản phẩm Sau khi xác định được nhóm đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp có thể tìm kiếm khách hàng thông qua các kênh trực tuyến như website và phương tiện truyền thông xã hội Đồng thời, việc tìm kiếm đối tác phân phối sản phẩm là một bước quan trọng, có thể thông qua các cửa hàng bán buôn, bán lẻ phân bón vi sinh trên địa bàn hoặc các hợp tác xã nông nghiệp Sự hợp tác này giúp mở rộng phạm vi phân phối, tiếp cận nhiều khách hàng hơn và tăng khả năng thành công trong kinh doanh phân bón vi sinh.
Bước 2: Thực hiện xây dựng và cung ứng phân bón vi sinh theo yêu cầu của khách hàng.
Công ty luôn đảm bảo các yếu tố sau khi thực hiện dịch vụ
Giải pháp phải bảo đảm chất lượng, giải quyết những vấn đề khách hàng đề ra.
Giải pháp đã được kiểm nghiệm và đảm bảo các dự án dự phòng khi có những phát sinh xảy ra
Bước 3: Sau quá trình cung ứng sản phẩm nhân viên thu tiền của khách hàng.
1.1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ
Công ty dựa trên kế hoạch tiêu thụ và kinh doanh cụ thể để thực hiện việc quản lí vật tư sao cho đảm bảo đúng định mức kế hoạch đề ra, hàng tháng đội ngũ nhân viên sẽ lập định mức mua sắm hàng hóa và dự kiến lượng hàng tiêu thụ do các cửa hàng cung cấp Sau khi mua sắm hàng hóa, hàng hóa sẽ được nhập kho và được bộ phận kho bảo quản cận thận để tránh hỏng hóc, giảm chất lượng của hàng hóa.Hàng hóa cũng được phòng tài chính kế toán theo dõi thường xuyên theo phương pháp kê khai thường xuyên và liên tục do đó kế toán có thể cung cấp số liệu bất cứ lúc nào về tình hình hàng hóa, xuất nhập nguyên hàng hóa của công ty.
Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty
Công ty CP Acela foods chi nhánh Bắc Giang bao gồm 1 Giám Đốc và 3 Phó Giám Đốc Dưới họ là 5 phòng ban: Kế toán, Nhân sự, kỹ thuật, kế hoạch và Kinh doanh Mỗi phòng đều được chia thành các thành phần nhỏ hơn theo quy củ chặt chẽ Cơ cấu tổ chức tại Công ty CP Acela foods chi nhánh Bắc Giang được thể hiện ở sơ đồ 1.2 như sau:
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức quản lý Công ty CP Acela foods chi nhánh BắcGiang
Nguồn: Báo cáo thường niên Công ty CP Acela foods chi nhánh Bắc Giang
❖ Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
- Chức năng của giám đốc
+ Giám đốc có nhiệm kỳ không quá 05 năm, có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế
+ Giám đốc công ty không được đồng thời là giám đốc, của công ty khác
- Quyền hạn của giám đốc
+ Quyết định các vấn đề liên quan trực tiếp tới việc kinh doanh hàng ngày của công ty
+ Tổ chức, lên kế hoạch thực hiện việc kinh doanh của doanh nghiệp
+ Kiến nghị các phương án thay đổi cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý công ty
+ Bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty (ngoại trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị)
+ Quyết định mức lương, phụ cấp với người lao động trong công ty
+ Kiến nghị các phương án xử lý lỗ hoặc trả cổ tức trong kinh doanh
Các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, được ghi rõ trong điều lệ công ty hoặc quyết định của hội đồng quản trị.
➢Phó giám đốc Tài chính-Nhân sự
- Quản lý phòng hành chính nhân sự & phòng kế toán.
- Quản lý và phụ trách đăng ký hồ sơ liên quan đến Giấy phép đầu tư, đăng ký sản phẩm mới, Visa, Giấy phép Lao động, và những giấy tờ khác liên quan.
- Quản lý công việc tính lương, Thuế thu nhập cá nhân, Bảo hiểm, Chính sách công ty
- Quản lý đào tạo, tuyển dụng, hợp đồng Lao động, kỷ luật, đánh giá nhân sự
- Soạn thảo quy trình công việc.
- Hiểu luật Lao động, giám sát tuân thủ nội quy công ty.
- Phụ việc cho Giám Đốc công ty
➢Phó giám đ ốc Kỹ thuật
- Hỗ trợ giám đốc điều hành, quản lý hoạt động trong công ty Để đảm nhiệm được vị trí này; am hiểu hoạt động kinh doanh của ngành và của công ty; có kỹ năng lãnh đạo, quản lý, hoạch định, giám sát, và hỗ trợ tham mưu công việc cho cấp trên.
- Đề xuất những giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
- Kiểm tra công tác dự trù nguyên vật liệu phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Kiểm tra các bảng số liệu, báo cáo công việc của các bộ phận.
➢Phó giám đốc Kế hoạch-Kinh doanh
Là người chịu trách nhiệm toàn diện cho các hoạt động kinh doanh, người này phải đảm bảo đạt được các chỉ tiêu doanh số đã được công ty phê duyệt Họ cũng nắm quyền đưa ra các quyết định kinh doanh và quyết định giao phó, nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra.
- Quản lý, điều động, đào tạo và ρhát triển đội ngũ kinh doanh, nhằm đạthát triển đội ngũ kinh doanh, nhằm đạt được mục tiêu công tуệt, các quyết định giao.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh định kỳ: mục tiêu doanh số, nhân sự, chiến lược ρhát triển đội ngũ kinh doanh, nhằm đạthát triển, marketing sản phẩm mới, giá sản ρhát triển đội ngũ kinh doanh, nhằm đạthẩm theo yêu cầu của công ty.
- ©hịu trách nhiệm đầu vào của nguyên ρhát triển đội ngũ kinh doanh, nhằm đạthụ liệu, hàng hóa xuất nhập kho.
- Tham mưu, xây dựng và triển khai các chiến lược kinh doanh các giai đoạn một cách năng động, linh hoạt luôn phù hợp góp phần vào sự phát triển Ƅền vững và nâng cao sức cạnh tranh củɑ công ty trong mọi điều kiện.
Duy trì và phát triển danh sách khách hàng tiềm năng nội địa Xử lý và giải quyết các khiếu nại cũng như vấn đề liên quan đến khách hàng, bảo đảm cung cấp hỗ trợ và dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả.
- Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, các hoạt động thu, chi tài chính; tham mưu cho lãnh đạo đơn vị chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ kế toán…
- Phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh; nghiên cứu và đề xuất với Lãnh đạo đơn vị các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất.
- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi.
- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa ban Giám Đốc và Người lao động trong Công ty.
- Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.
- Theo dõi, giám sát mọi vấn đề kỹ thuật và công nghệ liên quan đến việc thực hiện các đơn hàng
- Lập kế hoạch mua sắm thiết bị, vật tư, phụ tùng thay thế hàng năm đảm bảo khối lượng và chất lượng công việc
- Nhận đơn đặt hàng, lãnh đạo phòng tiến hành phân công nhiệm vụ cho từng người để điều động nhân lực, thiết bị máy móc nhằm hoàn thành tốt đơn hàng
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm
- Giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh và tiến độ thực hiện kế hoạch tái chế.
Nghiên cứu các văn bản Pháp luật, các chế độ chính sách liên quan về quản lý kỹ thuật, chất lượng công trình xây dựng nhằm nắm bắt các quy định, hướng dẫn, tiêu chuẩn kỹ thuật, chính sách đảm bảo chất lượng công trình xây dựng.
- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và hướng dẫn đội ngũ lao động thực hiện tốt công tác quản lý chất lượng.
- Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, chất lượng theo quy định.
- Lập sổ sách theo dõi số lượng, thiết bị và kế hoạch sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn máy móc, thiết bị.
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Xây dựng chiến lược phát triển khách hàng.
- Xây dựng quy trình làm việc theo quy trình chung của công ty.
- Lập danh sách khách hàng mục tiêu.
- Lập kế hoạch tiếp xúc khách hàng hàng tháng trình Giám đốc
- Lập các Hợp đồng dịch vụ với khách hàng
- Đề xuất cơ chế giá hợp lý đối với từng nhóm khách hàng cụ thể
- Trả lời giải đáp thắc mắc từ phía khách hàng
- Chăm sóc khách hàng để duy trì và phát triển các hợp đồng dịch vụ đã ký.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
Đặc điểm bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế- tài chính, do đó công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác quản lý, đồng thời nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu khác nhau của các đối tượng trực tiếp và gián tiếp.
Công ty Cổ phần Acela Foods Bắc Giang và cộng sự là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung để phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn công ty và lập báo cáo tài chính.
Kế toán khoKế toán thu chi, công nợKế toán thuếKế toán Doanh thu tiêu thụ hàng hóaKế toán tiền lươngThủ quỹ
Nguồn: Phòng tài chính- Kế toán
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty CP Acela foods chi nhánh Bắc Giang
Kế toán trưởng : là người đứng đầu phòng kế toán tài chính của công ty chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính của công ty, trực tiếp phụ trách công việc chỉ đạo, điều hành về tài chính, tổ chức hướng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ, quy định của Nhà nước, của ngành về công tác kế toán, tham gia ký kết và kiểm tra các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế của công ty.
Kế toán tổng hợp : tổng hợp quyết toán, tổng hợp nhật ký chung, sổ cái, bảng tổng kết tài sản của công ty, đồng thời kiểm tra, xử lý chứng từ, lập hệ thống báo cáo tài chính,…
Kế toán kho: Kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn, chứng từ trước khi thực hiện nhập/xuất kho, hạch toán nhập xuất kho đảm bảo sự chính xác và phù hợp của các khoản mục chi phí, lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, kiểm soát nhập xuất tồn kho, …
Theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng và nhà cung cấp, lên kế hoạch thu hồi nợ đối với các khách hàng nợ quá hạn và thanh toán các khoản nợ đến hạn Quản lý chứng từ thu, chi và giấy báo, đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ của các giao dịch tài chính.
Nợ, báo Có, tài khoản ngân hàng, nhập lên hệ thống máy tính, cuối ngày đối chiếu số liệu với thủ quỹ.
Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tính thuế, theo dõi tình hình thanh toán về thuế, các khoản phải nộp khác thuộc trách nhiệm nghĩa vụ của đơn vị.
Kế toán tiền lương : theo dõi tình hình thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản trừ vào lương: các khoản bảo hiểm, tiền phạt, tiền vay ứng lương phải trả cho cán bộ công nhân viên theo quy định.
Kế toán Doanh thu và tiêu thụ hàng hóa giữ vai trò quan trọng trong việc theo dõi chặt chẽ hoạt động nhập xuất kho của hàng hóa, thành phẩm Vào cuối mỗi tháng, bộ phận này lập bảng kê tổng hợp để theo dõi doanh thu của doanh nghiệp Bằng cách này, doanh nghiệp có thể nắm được tình hình hàng hóa, thành phẩm còn tồn kho cũng như nắm bắt được doanh thu của mình trong một kỳ nhất định.
Thủ quỹ: là bộ phận độc lâp, có trách nhiệm thu chi tiền theo lệnh của Giám đốc, có trách nhiệm mở sổ chi tiết cho từng loại tiền, đồng thời ghi chép chi tiết từng khoản thu chi phát sinh trong ngày, lập báo cáo tình hình luồng tiền biến động,lưu trữ, bảo quản số sách tài liệu có liên quan,
Đặc điểm chế độ kế toán áp dụng tại công ty
- Công ty đang áp dung mẫu hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 do Bộ Tài Chính ban hành”Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp”, và thông tư 53/2016/TT-BTC ngày 21/02/2016 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn, sửa đôi bổ sung một số điều của thông tư số 200/2014/TT-BTC.
- Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán theo hình thức nhật ký chung
- Kỳ kế toán năm của công ty bắt đầu từ 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ ghi sổ: Việt Nam Đồng ( VNĐ)
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: nhập trước xuất trước
+ Phương pháp hạch táon hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng
+Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
Công ty sử dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung trên phần mềm misa
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có đề nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập tự động vào các sổ nhật ký sổ cái, và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác cộng sổ, lập và in các báo cáo tài chính theo quy định Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi
Vị trí thực tập
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, em được thực tập tại vị trí Kế toán doanh thu tại Công ty CP Acela Foods chi nhánh Bắc Giang Nhiệm vụ chính của em trong suốt thời gian thực tập là thực hiện các công việc liên quan đến Kế toán doanh thu.
(1) Lập bảng xuất nhập tồn kho theo ngày
(2) Lập báo giá gửi giám đốc và số lượng cần mua sau khi nhận được yêu cầu mua hàng
(3) Lập hợp đồng bán/ đơn đặt hàng bán sau khi chốt được đơn giá và các điều khoản hợp đồng với nhà cung ứng
(4) Lập phiếu xuất kho giao hàng
Như vậy trong quá trình thực tập, em được trải nghiệm và đúc rút cho bản thân những kinh nghiệm thực hành kế toán như sau:
- Tính toán và phản ánh chính xác tổng số lượng xuất nhập tồn của hàng hoá nhập xuất.
- Kỹ năng làm báo giá, hợp đồng kinh tế.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ACELA FOODS BẮC GIANG
Nguyên tắc hạch toán
2.1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò và phân loại hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 02 thì “Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02: “ Hàng tồn kho là những tài sản được doanh nghiệp giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường hoặc đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, hoặc là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ”.
Như vậy, hàng tồn kho là những tài sản của doanh nghiệp mà chủ yếu là tài sản vật chất ngắn hạn như: Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, hàng hóa hoặc là đang được doanh nghiệp nắm giữ để bán ra, hoặc là đang nằm trong quá trình sản xuất hay đang trên đường vận chuyển thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Đặc điểm Để quản lý chặt chẽ hàng tồn kho trong doanh nghiệp mình, đòi hỏi các nhà quản lý phải hiểu sâu sắc và nắm bắt được những đặc điểm chủ yếu của các loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường có rất nhiều loại, tồn tại ở các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh và chúng thường có những đặc điểm cơ bản sau:
Một là, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, hàm ý rằng hàng tồn kho là một tài sản lưu động của doanh nghiệp, có khả năng chuyển đổi nhanh chóng thành tiền mặt Thường hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, thể hiện tầm quan trọng của nó trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vì hàng tồn kho đóng vai trò cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa thành phẩm và hàng hóa đang hoàn thiện cho nhu cầu bán hàng và sản xuất của doanh nghiệp.
Hai là, hàng tồn kho trong quá trình sản xuất kinh doanh luôn biến đổi về hình thái hiện vật để chuyển hóa thành những tài sản khác như tiền, nợ phải thu.
Thứ ba, hàng tồn kho thường đa dạng, dễ hư hỏng, nhanh lỗi thời và lỗi mốt Thứ tư, việc xác định giá trị, chất lượng và tình trạng hàng tồn kho luôn là công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều nguồn lực, thời gian, công sức.
Năm là, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất giữ ở nhiều địa điểm khác nhau, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất, có nhiều người quản lý Do đó dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý và bảo quản hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn.
Vai trò của hàng tồn kho
Hàng tồn kho là bộ phận của tài sản lưu động của công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận kinh doanh của công ty.
Kế toán hàng tồn kho là công cụ quan trọng và không thể thiếu quản lý hàng tồn kho cả về hiện vật và giá trị nhăm đáp ứng như cầu của xã hội, ngăn ngừa mức hao hụt hàng tồn kho trong các khâu của quá trình kinh doanh từ đó làm tăng lợi nhuận.
Công ty tập trung quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, dự trữ tiêu thụ trên tất cả các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho công ty.
Phân loại hàng tồn kho
Theo phân loại phổ biến, hàng tồn kho được chia theo công dụng, bao gồm: nguyên vật liệu, hàng mua đi đường, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang, hàng gửi bán, thành phẩm, hàng hóa Theo quy định của VAS 02- Hàng tồn kho, hàng tồn kho được phân thành 3 loại chính.
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho được giữ để bán bao gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang vận chuyển đến, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán và thành phẩm tồn kho Những loại hàng tồn kho này được giữ lại trong doanh nghiệp với mục đích phục vụ công tác bán hàng và tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.
Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất dở dang bao gồm: Sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho, chi phí dịch vụ dở dang.
Hàng tồn kho để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến, đã mua đang đi đường.
Ngoài ra, hàng tồn kho còn được phân loại theo các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh như hàng tồn kho ở khâu dự trữ (nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng đi đường…); hàng tồn kho ở khâu sản xuất ( giá trị sản phẩm dở dang ); hàng tồn kho ở khâu lưu thông ( hàng hóa, thành phẩm, hàng gửi bán ).
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là hoạt động quan trọng đối với doanh nghiệp, đòi hỏi sự phù hợp với đặc điểm hàng hóa và yêu cầu riêng biệt của từng đơn vị Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu chung trong quản lý hàng tồn kho, bao gồm:
Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ được sử dụng trong chu trình Hàng tồn kho thường bao gồm các loại:
- Phiếu nhập kho - mẫu 01- VT
- Phiếu xuất kho – mẫu 02- VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa- mẫu 03-VT
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ- mẫu 04-VT
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa- mẫu 05-VT
- Bảng kê mua hàng- mẫu 06-VT
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ- mẫu 07-VT
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn khác. b Tài khoản sử dụng
TK 151- Hàng mua đang đi đường
TK 153 - Công cụ, dụng cụ
TK 157 - Hàng gửi đi bán
Các tài khoản liên quan:
TK 112- Tiền gửi ngân hàng
TK 131- Phải thu của khách hàng
TK 331- Phải trả cho người bán…
Phương pháp hạch toán
a Kế toán chi tiết hàng tồn kho
* Phương pháp ghi thẻ song song:
- Là phương pháp mà cả bộ phận kho mở và bộ phận kế toán đều mở thẻ chi tiết để theo dõi tình hình biến động và số dư của hàng tồn kho, định kỳ hai bên sẽ tiến hành đối chiếu để đảm bảo sự khớp đúng giữa thủ kho và kế toán.
- Ở bộ phận kho: Thủ kho mở “ thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất để phân loại theo từng thứ hàng tồn kho cho phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng thứ hàng tồn kho theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị Khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng Cuối tháng, kế toán lập “ Bảng kê nhập- xuất- tồn kho” và tiến hành đối chiếu:
+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho;
+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập- xuất- tồn kho với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp;
+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế;
Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp mở thẻ song song
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập – xuất – tồn kho
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi cuối tháng : Đối chiếu hàng ngày: Đối chiếu cuối tháng :
*Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Phương pháp này được hình thành trên cơ sở cải tiến so với phương pháp thẻ song song nên về nguyên tắc thực hiện giống như phương pháp thẻ song song Tại kho vẫn mở thẻ kho nhưng ở phòng kế toán mở sổ chiếu luân chuyển thay cho sổ ( thẻ ) chi tiết Sổ này được ghi một lần vào cuối mỗi tháng, trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng danh điểm, mỗi danh điểm hàng tồn kho được ghi trên một dòng Đối với những hàng tồn kho có tần suất nhập- xuất nhiều thù trước khi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập “ Bảng kê nhập và xuất” cho từng hàng tồn kho đó Số liệu tổng cộng trên bảng kê được dùng để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng, kế toán đối chiếu sổ này với thẻ kho của thủ kho và lấy số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp.
*Phương pháp sổ số dư
- Bộ phận kho sử dụng “ thẻ kho” để ghi chép, đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “ Sổ số dư” số hàng tồn kho cuối tháng của từng thứ hàng tồn kho ở cột số lượng “ Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm; trên sổ này vật tư, hàng hóa được sắp xếp thứ, nhóm, loại, sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại, cuối mỗi tháng “ Sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép Định kỳ, kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “ Thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho; sau đó kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ.
- Sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị theo từng nhóm, loại vật tư để ghi chép vào cột số tiền trên “ Phiếu gia nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “ Bảng kê lũy kế nhập” và “Bảng kê lũy kế xuất” vật tư, hàng hóa.
- Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê lũy kế nhập , bảng kê lũy kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư, hàng hóa để ghi vào “ Bảng kê nhập- xuất- tồn kho”.
Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận chứng từ
Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng kê Nhập – xuất – tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ 2.2: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư
Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày: Đối chiếu cuối tháng : b Kế toán tổng hợp
* Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên
+ Tài khoản “ Nguyên liệu vật liệu” ( TK 152): Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế.
+ Tài khoản “ Công cụ dụng cụ” ( TK 153) : Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm công cụ dụng cụ theo trị giá vốn thực tế.
Tài khoản "Hàng đang đi đường" (TK 151) là tài khoản phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã được mua nhưng chưa về nhập kho tại thời điểm cuối kỳ Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận giá trị hàng hóa, vật tư đang trong quá trình vận chuyển, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hàng hóa đến nhập kho chính xác hơn.
Ngoài ra, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp này còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như “ Thuế GTGT được khấu trừ” , “ Tiền mặt”, “ Tiền gửi ngân hàng”, “ Tạm ứng”, và các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ phương pháp hạch toán tài khoản 151
Thuế NK phải nộp khi Hàng mua đang đi đường nhập khẩu bán giao thẳng hoặc gửi đi bán
Hàng mua đang đi đường bị mất mát, hao hụt hoặc thiếu khi kiểm kê chờ xử lý
Hàng mua đang đi đường đã nhập kho Hàng mua đang đi đường
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ phương pháp hạch toán tài khoản 153 nhập kho CCDC xuất dung tính ngay một lần vào chi phí nếu được xuất dùng cho thuê,phân khấu trừ bổ dần khi CCDC có thời gian sử dụng dài Thuế NK phải nộp
Chiết khấu thương mại, trả lại CCDC đã mua Thuế tiêu thụ đặc biệt CCDC nhập khẩu
Thuế Giá trị CCDC phát hiện thừa GTGT trong kiểm kê chờ xử lý
CCDC phát hiện thiếu CCDC đã xuất dùng không hết khi kiểm kê chờ xử lý nhập lại kho
Giá trị CCDC không dùng nhận lại CCDC cho thuê đến thanh lý, nhượng bán
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ phương pháp hạch toán tài khoản 156 nhập kho CCDC Xuất hàng để bán, biếu tặng, khuyến mại… nếu được xuất hàng hoá dùng nội bộ khấu trừ biếu tặng không thu tiền
Thuế NK phải nộp Xuất kho hàng hoá cho đơn vị hạch toán phụ thuộc
Thuế GTGT hàng hoá nhập khẩu phải nộp Thuế
thuế tiêu thụ đặc biệt hàng hóa nhập khẩu, xuất hàng hóa gửi bán đại lý, ký gửi, thuế bảo vệ môi trường hàng hóa nhập khẩu xuất đi, gia công chế biến, nhập kho hàng hóa gia công chế biến, xuất hàng hóa góp vốn vào công ty liên doanh, nhận góp vốn liên doanh, liên kết bằng hàng hóa.
TK 711 giá lại nhỏ Chênh lệch đánh giá lại lớn hơn
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ phương pháp hạch toán tài khoản 157
Xuất kho thành phẩm hàng Hàng gửi bán đã xác định hoá gửi bán tiêu thụ
Thành phẩm gửi đi bán không qua kho, dịch vụ đã hoàn thành
Hàng mua đang đi đường Hàng gửi đi bán nhập lại được gửi đi bán kho
* Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ sử dụng tài khoản “ Mua hàng” để theo dõi quá trình mua sắm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Nhưng hàng hóa mua được về chủ yếu là để bán do đó cuối kỳ kiểm kê, xác định giá trị hàng hóa tiêu thụ, giá vốn của số hàng này được kết chuyển từ tài khoản “ Mua hàng” sang tài khoản “ Giá vốn hàng bán” Điểm khác biệt cơ bản là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào để sử dụng cho quá trình sản xuất, do đó vào cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng sẽ được hạch toán kết chuyển từ TK 611 sang các TK chi phí có liên quan, trong đó chủ yếu là TK “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” ( TK 621) và tài khoản “Chi phí sản xuất chung” (TK 627). c Kế toán kiểm kê, đánh giá lại và dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Các trường hợp cần được thực hiện kiểm kê hàng tồn kho gồm:
+ Kiểm kê định kỳ (cuối kỳ, cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính.
+ Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, hoặc mua bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp.
+ Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp.
+ Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường.
+ Ngoài ra, việc kiểm nhận trước khi nhập kho vật tư, hàng hóa cũng có thể coi được là một trường hợp kiểm kê.
Kế toán các trường hợp phát sinh trong kiểm kê:
+ Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa nguyên vật liệu, CCDC:
Sơ đồ 2.7: Kế toán nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê.
TK Chi phí SX TK 3381 TK 152
(2) Thừa do tiết kiệm vật tư trong định mức
Thừa chưa rõ nguyên nhân
(3) Thừa được tăng thu nhập
(4) Thừa do nhận giữ hộ, nhận gia công, nhận ký quỹ, ký cược
+ Trường hợp phát hiện thiếu nguyên vật liệu, CCDC:
Thiếu chưa rõ nguyên nhân
(2) Hao hụt tính vào chi phí
(3) Bồi thường, trừ vào lương
Sơ đồ 2.8: kế toán nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê
- Kế toán khi đánh giá lại hàng tồn kho
Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty
2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty
Hàng hóa trong công ty chiếm tỷ trọng rất lớn, mặt hàng chiếm diện tích lớn nhất trong kho là các bao phân vi sinh, phân bón hữu cơ, lương thực, thực phẩm…. Hàng hóa của công ty được cất trữ ở các điều kiện khác nhau, địa điểm khác nhau rất dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn Hàng hoá của công ty khi được nhập mua luôn được bảo quản cẩn thận Nhưng ở nước ta, không khí có độ ẩm khá cao nên việc bảo quản hàng tồn kho luôn gặp khó khăn Dưới sự ảnh hưởng của không khí, một phần hàng tại kho của công ty bị chảy nước, hư hỏng việc xác định giá trị hàng tồn kho rất khó khăn.
Công cụ, dụng cụ trong công ty là toàn bộ những đồ dùng mua về phục vụ cho việc phân khối lượng phân vi sinh như cân tấn, tuốc lơ vít, kéo thép, … Tình hình nhập công cụ dụng cụ tại công ty không thường xuyên và liên tục.
2.2.2 Phương pháp hạch toán HTK tại công ty Cổ phần Acela Foods Chi nhánh
2.2.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho
Phương pháp thẻ song song là phương pháp kế toán hàng tồn kho dễ thực hiện, đảm bảo tính chính xác và cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà quản lý Trong phương pháp này, trình tự ghi sổ cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho diễn ra như sau:
Phòng kinh doanh đóng vai trò cung ứng vật tư cho công ty bằng cách ký hợp đồng với các bên cung cấp Sau khi nhận được hóa đơn và giấy báo nhập hàng từ nhà cung cấp, phòng kinh doanh đối chiếu với hợp đồng để xác nhận Khi hàng hóa được giao đến, phòng kinh doanh phối hợp với thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng và lập biên bản kiểm nghiệm Nếu hàng hóa đạt yêu cầu sẽ được nhập kho theo số thực Dựa trên hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho để ghi nhận giao dịch.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- 1 liên lưu tại phòng kinh doanh
- 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán
- 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho Định kỳ phiếu nhập vật tư, hàng hóa được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu.
Như vậy, thủ tục nhập kho hàng hóa gồm các chứng từ :
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
VD1: Ngày 02/02/2020 nhập kho 100.000 lít chất phân hữu cơ từ CTCP Tập đoàn Hóa chất Đức Giang chưa thanh toán số tiền 1.500.000.000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT 10%) Chi phí vận chuyển đến kho của doanh nghiệp do bên bán chịu.
- Căn cứ HĐ GTGT số 0000256,
- Kế toán vào phân hệ “Mua hàng”
- Sau đó vào “Chứng từ mua hàng” tích vào ô “nhận kèm hoá đơn GTGT”
Sau khi chứng từ nhập hàng được tạo thành, kế toán sẽ chọn mục "Mua hàng nhập trong nước nhập kho" và đánh dấu vào ô "Chưa thanh toán" nếu khách hàng vẫn chưa hoàn tất nghĩa vụ thanh toán.
- Nhập nhà cung cấp nhập mã “HM1” tương đương “CTCP tập đoàn hoá chất Đức Giang”, địa chỉ “HN”.
- Nhập số thông tin trên hoá đơn bao gồm mẫu số hoá đơn“01GTKT3/001”, ký hiệu HĐ “DG/19E”, Số hoá đơn “0000256”, Ngày hoá đơn “02/02/2020”
- Kế toán tiến hành nhập mã hàng hoá “K_02”, tên hàng “ Phân hữu cơ”, kho
“HH” tên kho “1561”, TK công nợ “331”, đơn vị tính“Lít”, số lượng “100.000”,
- Sau khi nhập thông tin phần mềm sẽ tự nhảy ra tổng tiền hàng chưa bao gồm thuế GTGT 10%“1.500.000.000”, thuế GTGT “150.000.000”, tổng tiền hàng bao gồm thuế GTGT“1.650.000.000”
Biểu 2.1: Chứng từ mua hàng theo hoá đơn 0000256 ngày 02/02/2020
VD2: Ngày 21/02/2020 xuất 1250 lít phân hữu cơ bán cho Cty TNHH Mai Anh tổng trị giá 24.375.000đ (chưa bao gồm thuế VAT 10%) Giá vốn 7.800.000đ. Chưa thanh toán.
- Kế toán vào phân hệ “Bán hàng”
- Sau đó vào “Chứng từ bán hàng” tích vào ô “Lập kèm hoá đơn”
- Sau khi hiện ra chứng từ, kế toán tiến hàng chọn “Bán hàng hoá, dịch vụ trong nước”, khách hàng chưa thanh toán, kế toán tích vào ô “ Chưa thanh toán”
- Nhập nhà cung cấp nhập mã “KH00001” tương đương “Công ty TNHH Mai Anh”.
- Nhập số thông tin trên hoá đơn bao gồm mẫu số hoá đơn“01GTKT3/001”, ký hiệu HĐ “AF/19E”, Số hoá đơn “0000022”, Ngày hoá đơn “0/02/2020”
- Kế toán tiến hành nhập tên hàng “Phân hữu cơ”, TK công nợ “131, tài khoản doanh thu 5111, số lượng “1250”, đơn giá “19.500”.
- Sau khi nhập thông tin phần mềm sẽ tự nhảy ra tổng tiền hàng chưa bao gồm thuế GTGT 10%“24.375.000”, thuế GTGT “2.437.500”, tổng tiền hàng bao gồm thuế GTGT“26.812.500”, sau đó nhấn “Cất”
Biểu 2.2: Chứng từ bán hàng ngày 21/2/2020
Thủ kho Người bán Kế toán
Sau khi chứng từ mua hàng, bán hàng được lập trên phần mềm, kế toán vào phân hệ
“Kho” sau đó chọn “Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá”, chọn thời gian, mã vật tư, tên hàng hoá “Phân hữu cơ”, nhấn “Đồng ý”
Biểu 2.3: Sổ chi tiết tài khoản 153
2.2.2.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho-
Khi có nhu cầu mua hàng hóa, nhân viên phòng mua hàng sẽ đề nghị mua hàng với ban quản trị của công ty Sau khi nhận được sự đồng ý của ban quản trị, nhân viên phòng mua hàng sẽ tiến hành mua hàng Khi hàng về nhập kho, quá trình nhập hàng hóa vào kho sẽ được tiến hành như sau:
Sơ đồ 2.9 Quy trình nhập mua hàng hóa
Khi nhận được hàng hóa, bộ phận kho cần kiểm tra cẩn thận quy cách, phẩm chất và số lượng của các mặt hàng Kết quả kiểm tra được ghi chép cụ thể vào biên bản kiểm nghiệm Sau đó, hàng hóa được bàn giao cho thủ kho để nhập kho Tại khâu nhập kho, kế toán kho sẽ lập phiếu nhập kho để theo dõi chính xác số lượng và giá trị của hàng hóa đã nhập.
Tại phòng kế toán, khi nhận được đầy đủ chứng từ cho lần nhập kho, kế toán tiến hành
Bước 1: Nhập giá trị hàng vào phân hệ “Mua hàng” trong phần phần mềm.
Khi hạch toán vào phân hệ này, phát sinh công nợ cần hạch toán chi tiết cho từng đối tượng. Đồng thời kiểm tra “Danh mục khách hàng/Danh mục nhà cung cấp” xem đối tượng đã có mã hay chưa.
Nếu đã có mã: Lấy đúng mã nhà cung cấp trên Danh mục tài khoản để hạch Đối chiếu
Nếu chưa có mã: Phân hệ “Mua hàng” cho phép tạo mã mới ngay trên phân hệ, sau khi nhập đầy đủ các mục trong phân hệ “Nhà cung cấp/Khách hàng” thì tiến hành ghi dữ liệu và tiếp tục thao tác ghi tăng giá trị hàng hóa trên phân hệ “Mua hàng”
Bước 2: Lập phiếu nhập kho
Hạch toán hàng nhập kho trong phân hệ "Kho" khi nhập theo hóa đơn tại phân hệ "Mua hàng" Phiếu nhập kho được tự động cập nhật khi nhập hàng Sau khi hạch toán tại phân hệ "Kho", phần mềm kế toán sẽ tự động tạo Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Nếu có phát sinh chi phí liên quan đến mua hàng thì tiên hành phân bổ chi phí mua hàng hóa để phân bổ chi phí mua hàng tương ứng Khi đó đơn giá nhập kho của mỗi loại hàng hóa = Đơn giá mua + Chi phí phát sinh tương ứng
Đánh giá thực trạng công tác kế toán tài sản hàng hàng tồn kho tại công ty
2.3.1.1 Về tổ chức, vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán
Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Misa theo đúng thông tư 200/2014 ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Công ty đã sử dụng phù hợp, đầy đủ các chứng từ kế toán có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại công ty.
Các phiếu xuất kho của công ty được quản lý rất chặt chẽ, tất cả các phiếu xuất kho trên phiếu xuất kho Thủ kho có trách nhiệm khi xuất hàng phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người nhận hàng, giám đốc hoặc kế toán trưởng và người được ủy quyền vắng mặt thì phải nhận được báo vắng mặt ở phòng nhân sự thì kế toán mới được xuất hàng hóa.
- Việc tổ chức luân chuyển hệ thống chứng từ
Việc tổ chức luân chuyển hệ thống chứng từ ở công ty được diễn ra một cách khoa học và chặt chẽ đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin, tạo ra mối quan hệ mật thiết giữa các bộ phận kế toán, giúp cho các phần hành kế toán diễn ra một cách trôi chảy, giúp cho quá trình lập các báo cáo đúng thời hạn, theo đúng quy định của Bộ tài chính.
- Về hệ thống tài khoản kế toán và vận dụng tài khoản kế toán
Kế toán của công ty sử dụng được hầu hết các TK cần thiết và quan trọng có liên quan đến tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh tại đơn vị như TK 156, TK
153, Hệ thống tài khoản phù hợp với chế độ hiện hành và đặc điểm, quy mô của công ty tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán thực hiện công tác ghi chép, kiểm tra, theo dõi và báo cáo với giám đốc trong công ty.
Công tác kiểm kê hàng tồn kho diễn ra toàn diện, ghi chép và mở sổ kế toán chuẩn mực theo quy định hiện hành, phù hợp tình hình thực tế của doanh nghiệp Việc kế toán được thực hiện theo đúng mẫu sổ theo thông tư 200/2014 Tất cả các loại sổ chi tiết, sổ cái, nhật ký chung được lập theo hệ thống, bảo đảm trung thực, hợp lý, hiệu quả nhờ vào chương trình kế toán máy tinh của doanh nghiệp.
2.3.1.3 Về quản lý, nhập xuất hàng hóa
Cùng với sự phát tiển của Công ty, sự lớn mạnh không những thể hiện qua cơ sở vật chất kỹ thuật mà còn thể hiện ở trình độ quản lý kinh tế đó là công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng tồn kho nói riêng không ngừng được hoàn thiện nâng cao Kế toán hàng tồn kho tại Công ty được quản lý chặt từ khâu lập kế hoạch thu mua tới khâu xuất bán hàng hóa Công tác thu mua, nhập hàng hóa luôn đảm bảo về chất lượng và số lượng đáp ứng đầy đủ cho quá trình xuất bán.
2.3.1.4 Về tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Đây là phương pháp đơn giản nhất, dễ làm, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu, tính toán đơn giản, phù hợp với đặc điểm hàng tồn kho trong Công ty.
Công ty hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này có nhiều ưu điểm vì hàng tồn kho của Công ty luôn được theo dõi, kiểm tra thường xuyên, liên tục, kịp thời phù hợp với lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty.
Bên cạnh những ưu điểm đã đề cập ở trên thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng tồn kho nói riêng cũng có những mặt hạn chế cần khắc phục để đi đến hoàn thiện, đó là:
- Về kho hàng bến bãi: Diện tích nhà kho còn nhỏ, hẹp; chất lượng của các giá để hàng còn chưa tốt, vẫn có tình trạng hoen gỉ.
Công tác kiểm kê hàng tồn kho chưa được chú trọng, chỉ thực hiện hằng tháng nên khó phát hiện mất mát kịp thời do ý thức kém và khí hậu bất lợi Do nhân viên chưa được hướng dẫn đầy đủ, họ không có trách nhiệm trong bảo quản vật tư, gây lãng phí Thiếu chế độ thưởng phạt rõ ràng cũng ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc Để cải thiện, công ty cần tăng cường quan tâm đến đời sống của người lao động.
- Về việc luân chuyển chứng từ: Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng kinh doanh, phòng kế toán và thủ kho diễn ra không thường xuyên, đôi khi các chứng từ không được chuyển đến phòng kế toán thậm chí bị bỏ sót làm kế toán gặp khó khăn trong việc theo dõi, kiểm tra Mặt khác việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, phòng ban này đều không có biên bản giao nhận, rất dễ xảy ra tình trạng mất mát chứng từ Khi xảy ra mất mát chứng từ lại không biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý, làm cho cán bộ công nhân viên thiếu trách nhiệm, buông lỏng việc quản lý chứng từ Do công ty Cổ phần Acela foods Chi nhánh Bắc Giang chưa có quy định rõ ràng về thời gian giao nhận chứng từ của các phòng ban, bộ phận cho phòng kế toán Điều này gây cản trở lớn đến sự luân chuyển chứng từ do tư tưởng ỷ lại không chịu trách nhiệm.
- Về quy mô: Quy mô của doanh nghiệp vẫn chưa lớn, đội ngũ cán bộ công nhân viên vẫn còn hạn chế.
- Về cách thức: Việc thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty còn ít Trong khi thực tế việc trích lập các khoản dự phòng rất quan trọng, giúp công ty đánh giá được giá trị của hàng tồn kho hiện có.
Mặc dù hàng hóa đã được mã hóa, nhưng vẫn xảy ra tình trạng trùng lặp mã hàng, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi số lượng hàng hóa.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNGTÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACELA
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Acela Foods Bắc Giang
Cổ phần Acela Foods Bắc Giang
3.1.1 Hoàn thiện về tổ chức luân chuyển chứng từ trong công ty
- Cần xây dựng những quy định nghiêm ngặt cũng đưa ra những quy định cụ thể vì việc luân chuyển chứng từ, như thời gian, nơi bảo quản, ai có trách nhiệm trong việc đôn đốc luận chuyển chứng từ, đồng thời có hình thức xử phạt đối với những chứng từ luân chuyển chậm trễ, không đúng quy định.
- Đồng thời, việc luân chuyển chứng từ giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán và kho nên kèm theo Biên bản giao nhận chứng từ để tránh xảy ra tình trạng mất mát chứng từ, từ đó giúp công ty quản lý chứng từ một cách hợp lý.
- Công ty cũng cần thay đổi để đẩy nhanh tốc độ luân chuyển chứng từ và cung cấp thông tin được nhanh chóng hơn Theo em, nên giảm thời gian xuống còn 3 – 5 ngày kế toán lấy chứng từ từ kho về sẽ hợp lý hơn.
3.1.2 Hoàn thiện về hệ thống kho tàng bến bãi
- Công ty nên xây dựng thêm kho với các giá kệ để sản phẩm tránh tiếp xúc trực tiếp với mặt đất để tránh tình trạng hàng hoá hoen gỉ làm thiệt hại sản phẩm.
- Các kho cần kiểm tra, tu sửa lại cho đảm bảo có thể giữ gìn và bảo quản hàng hóa tốt hơn cụ thể như sau:
+ Nâng cao chất lượng hệ thống kho bãi, nhà xưởng, máy móc, phương tiện phục vụ cho cho hoạt động dự trữ như: Mở rộng diện tích nhà kho để đáp ứng nhu cầu dự trữ của công ty, thay thế các thiết bị đã cũ như xe chuyển hàng, thiết bị cứu hỏa…., cơ giới hóa cho hoạt động dự trữ từ khâu nhận hàng đến khâu xuất hàng.
+ Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ nhân viên dự trữ như: đào tạo ngắn ngày, thực hiện diễn tập những tình huống bất ngờ, tổ chức các buổi giao lưu, chia sẻ với các công ty anh em khác….
Vì vậy việc xây dựng, tu sửa lại hệ thống kho, tàng, bến bãi cần được quan
3.1.3 Hoàn thiện công tác kiểm kê hàng tồn kho
Để quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai kiểm kê kho thường xuyên theo tháng hoặc quý Việc kiểm kê định kỳ giúp kịp thời phát hiện tình trạng hàng hóa thiếu hụt hoặc dư thừa, từ đó có biện pháp xử lý nhanh chóng và chính xác, đảm bảo số liệu về hàng tồn kho luôn chính xác và phản ánh trung thực tình hình thực tế.
Khi phát hiện thiếu, thừa hàng hóa tại kho, kế toán phải xác định nguyên nhân và ghi sổ kế toán.
Hơn thế nữa việc kiểm kê thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý kịp thời khi bị mát hay hư hỏng hàng hóa Nếu không thường xuyên kiểm tra thì khi những hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ sẽ không được xử lý kịp thời dẫn đến tổn thất kinh tế, thiếu hụt số lượng cần khi giao hàng…
Như vậy cần chú trọng việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, cụ thể quy trình các bước như sau:
Yêu cầu: Kiểm kê hàng tồn kho cần được thực hiện cho tất cả các hàng tồn kho ở tất cả các nơi (tối thiểu) theo quý, tương ứng với ngày giữa niên độ và kết thúc của năm tài chính.
Bước 1: Lập, phê duyệt bảng hướng dẫn kiểm kê và chuyển đến tất cả các cá nhân tham gia vào việc kiểm kê Đồng thời thành lập đội kiểm kê cần bao gồm những người độc lập với số liệu và sự bảo quản hàng tồn kho (Thủ kho có thể là thành viên của đội kiểm kê nhưng không thể là người trực tiếp đếm và đưa ra nhận xét).
Bước 2: Tiến hàng kiểm kê và ghi chép đầy đủ vào biên bản kiểm kê
Bước 3: Tiến hành điều chỉnh
Sau quá trình kiểm kê cần xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết cần được thực hiện tức thời dựa trên cơ sở kết qủa kiểm kê thực tế.
Ngoài ra, để thuận tiện cho công tác quản lý hàng hóa được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại hàng hóa nào đó
Mặc dù hàng hoá đã được mã hoá, tuy nhiên mã hàng hoá cần có quy chuẩn nhất định để tránh trùng lặp nhau, ví dụ như phân hữu cơ đang tạo 1 mã VT001: phân hữu cơ, đặt tên mã vật tư làm cho việc theo dõi gặp nhiều khó khăn và tìm mã hàng cũng không dễ dàng Vì vậy công ty cần đặt quy định đặt mã hàng cho dễ quản lý ví dụ: Phân hữu cơ: mã hoá PHC01, …
3.1.4 Công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng.
- Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Kiến nghị
Qua nghiên cứu lý thuyết và thực tiễn kế toán tồn kho tại Công ty Cổ phần Acela Foods chi nhánh Bắc Giang, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ kế toán chung và nghiệp vụ kế toán tồn kho nói riêng Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả các giải pháp này, cần đảm bảo các điều kiện tiên quyết như:
+ Đối với nhà nước: hoàn thiện hệ thống pháp luật ban hành cũng như chuẩn mực kế toán hợp lý đảm bảo chặt chẽ, tạo thành hành lang pháp lý cho DN thực hiện, đưa ra nhiều chính sách kinh tế tạo điều kiện cho DN pháp triển, mở rộng sản xuất, tăng doanh thu, thu nhập.
-Công ty có trách nhiệm và nguồn vốn đầu tư, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên kế toán, có chế độ lương thưởng, ưu đãi cho nhân viên kích thích tinh thần làm việc của họ.
-Cơ sở vật chất phòng kế toán cần được trang bị đầy đủ hơn, hiện đại hơn.
Các doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ chế độ kế toán về sử dụng tài khoản, quan hệ đối ứng giữa các tài khoản và hệ thống sổ sách Ngoài ra, doanh nghiệp phải nghiêm chỉnh chấp hành các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
-Ý thức của từng nhân viên, đặc biệt là nhân viên kế toán.
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng và chính xác cho ban giám đốc Nhờ đó, ban giám đốc có thể đưa ra các quyết định kịp thời và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp cũng như diễn biến của thị trường, từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Đối với các bên liên quan, việc tạo điều kiện cho công ty vay vốn với lãi suất thấp sẽ giúp nâng cao khả năng mở rộng quy mô và đầu tư vào cơ sở vật chất, từ đó thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của công ty.
