CHƯƠNG 3 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM pptx

LỢI ÍCH LÀM VIỆC NHÓM„ Nhóm có thành viên với các kỹ năng khác nhau nhằm mục đích bổ sung những kỹ năng riêng biệt để tháo gỡ các vấn đề nan giải „ Nhóm có thể thu thập được nhiều thông

CHƯƠNG 3

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

GV: PHẠM ANH TUẤN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

„ Cẩm nang kinh doanh Harvard – Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - NXB Tổng hợp TP Hồ Chí Minh, 2007

„ Lawrence Holpp: Quản lý nhóm – NXB LĐ-XH, 2008

„ Robert Heller: Quản lý nhóm – NXB

Tổng hợp TP Hồ Chí Minh, 2006

TÀI LIỆU THAM KHẢO

„ Thuật lãnh đạo nhóm – dẫn dắt nhóm đến thành công NXB Trẻ, 2006

„ John C Maxwell: Phát triển kỹ năng lãnh đạo NXB LĐ-XH, 2007

„ Tony Buzan: Lập bản đồ tư duy NXB LĐ-XH, 2009

KHÁI NIỆM LÀM VIỆC NHÓM

TỔ LÀM VIỆC

HAY

NHÓM LÀM VIỆC

TỔ LÀM VIỆC

CẤPTRÊN

Nhân viên 3 Nhân viên 4

NHÓM LÀM VIỆC

CẤPTRÊN

Nhân viên 3 Nhân viên 4

KHÁI NIỆM NHÓM LÀM VIỆC

Nhóm làm vi ệ c là m ộ t nhóm

ngư ờ i, trong đó có s ự ph ố i h ợ p

gi ữ a các thành viên Các thành viên có nhi ệ m v ụ rõ ràng, quy ề n

h ạ n đư ợ c phân chia c ụ th ể đ ể

qu ả n lý các quy trình làm vi ệ c

trong m ộ t th ờ i gian nh ấ t đ ị nh

LỢI ÍCH LÀM VIỆC NHÓM

„ Nhóm có thành viên với các kỹ năng khác

nhau nhằm mục đích bổ sung những kỹ năng riêng biệt để tháo gỡ các vấn đề nan giải

„ Nhóm có thể thu thập được nhiều thông tin

và học hỏi nhiều kinh nghiệm, bí quyết hơn nhờ có nhiều thành viên

„ Nhóm có thể tạo ra sự giao tiếp và hợp tác tốt hơn trong tổ chức

Một số nguyên nhân chính làm việc nhóm không hiệu quả

„ Quá nể nang các mối quan hệ

„ Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

„ Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

„ Đố kỵ, không muốn người khác hơn mình

„ Tôi được gì khi làm việc này?

CÁC BÀI HỌC TỪ ĐÀN NGỖNG TRỜI

Bài học từ đàn ngỗng

trời-Milton Olsen

„ Khi mỗi con chim vỗ cánh nó tạo nên một yếu

tố kích thích cho con chim bay nối đằng sau

Bằng việc bay theo hình chữ “V”, cả bầy chim tăng thêm được 71% tầm bay cao hơn so với con chim bay một mình

„ Bài học: Người nào chia sẻ phương hướng

chung và khả năng hòa nhập cộng đồng có thể

đến được nơi mà anh ta đang đi đến nhanh hơn

và dễ dàng hơn vì họ đi trên sự tin tưởng lẫn

nhau

Bài học từ đàn ngỗng Milton Olsen

trời-„ Khi một con ngỗng rời khỏi bầy nó cảm thấy ngay sức cản của không khí và sự chịu đựng phải bay một mình khiến nó ngay lập tức quay trở lại với đội hình để nhận được nguồn năng lượng kích thích từ con chim bay

khó khăn và chia sẻ vai trò thủ lĩnh với mọi

người Giống như những con ngỗng, chúng ta

đều phụ thuộc lẫn nhau.

Bài học từ đàn ngỗng

trời-Milton Olsen

„ Những con ngỗng trong bầy kêu từ đằng sau

để khích lệ những con bay đằng trước giữ

nguyên tốc độ bay.

„ Bài học: Chúng ta phải chắc chắn rằng tiếng

kêu của chúng ta từ đằng sau là khích lệ/ động viên chứ không phải là cái gì khác.

Bài học từ đàn ngỗng

trời-Milton Olsen

„ Khi một con ngỗng ốm, bị thương hay bị bắn, hai con sẽ rời khỏi bầy và bay theo để bảo vệ nó Chúng sẽ ở lại cùng con bị thương cho đến khi con này có khả năng bay lại hoặc chết Sau đó chúng tự hoà nhập vào một bầy khác hoặc đuổi kịp đàn.

„ Bài học: nếu chúng ta cũng có tình cảm như

ngỗng, chúng ta cũng ở lại với nhau trong những

lúc khó khăn cũng như khi chúng ta hoàn toàn

khoẻ mạnh.

CÁC YẾU TỐ CẦN THIẾT

ĐỂ XÂY

DỰNG NHÓM LÀM VIỆC

HIỆU QUẢ?

CÁC YẾU TỐ

„ Năng lực

„ Một mục tiêu chung rõ ràng và có định mức về hiệu suất hoạt động

„ Hết mình vì mục tiêu chung

„ Mọi thành viên đều đóng góp và

cùng được hưởng lợi

„ Môi trường khuyến khích

„ Phù hợp với mục tiêu của tổ chức

Hình thành

(Realistic)(Time constrained)

Hỗn loạn

„ Giai đoạn bùng nổ những mâu

thuẫn giữa các thành viên trong nhóm

„ Giai đoạn tìm hiểu và khám phá

„ Khi mới gia nhập vào một nhóm,

để khẳng định mình, mỗi thành viên thường muốn:

4 Biết phạm vi và mức độ phức tạp của công việc

5 Nhận được những thông tin và các nguồn lực

cần có

6 Tìm ra cách thức tốt nhất để thực hiện công việc

7 Tạo dựng mối quan hệ với người lãnh đạo

Định hình

„ Mọi thành viên bắt đầu làm việc với

nhau và cư xử như một nhóm làm việc chung

„ Các thành viên đã tin tưởng vào nhóm

và mỗi người đều đóng góp công sức cho nhóm

„ Xây dựng kế hoạch cho nhóm

Hoạt động

Là khoảng thời gian mà nhóm bắt đầu hoạt động hiệu quả

Những mâu thuẫn đã qua, các thành viên tập trung vào vai trò

và công việc của mình

Trưởng nhóm và vai trò của trưởng nhóm

Công việc của trưởng nhóm

„ Cung cấp một cơ cấu cho các hoạt

động của nhóm

„ Giữ cho tầm nhìn được rõ ràng

„ Điều phối các hoạt động

„ Đại diện cho nhóm trước những nhóm khác

„ Thương thảo với nhà tài trợ

Công việc của trưởng nhóm

Công việc của trưởng nhóm

Các kỹ năng cần thiết của

trưởng nhóm

„ Khả năng định hướng cho hành động

của người khác

„ Kỹ năng giao tiếp tốt

„ Khả năng đưa ra và tiếp nhận thông tin phản hồi

„ Khả năng làm việc với hiệu suất cao

„ Có kinh nghiệm và thái độ tích cực đối với nhiệm vụ được thực hiện theo nhóm

Vai trò của trưởng nhóm

„ Người khởi xướng

„ Người làm gương

„ Người thương thảo

„ Người huấn luyện

Người khởi xướng

„ Trưởng nhóm phải thu hút và định

hướng những hành động cần thực hiện

để hoàn thành các mục tiêu của nhóm

„ Bằng cách sử dụng bằng chứng và lập luận hợp lý, trưởng nhóm khuyến khích các thành viên tiến hành những bước

đi cần thiết để đáp ứng kỳ vọng của

nhà tài trợ, của cấp quản lý cao hơn

Người làm gương

Trưởng nhóm có thể lấy

phong cách ứng xử của mình

để định hình hành vi và hiệu suất hoạt động của người

khác

Người thương thảo

„ Muốn là một người thương thảo thành công, trưởng nhóm phải tỏ ra là người đáng tin cậy

và lợi ích mà đôi bên sẽ nhận được phải thiết thực

„ Nhấn mạnh các mục tiêu cao hơn của tổ

chức, trong đó thành công của nhóm sẽ đóng góp như thế nào

„ Nói rõ bên kia sẽ hưởng lợi như thế nào nếu giúp đỡ nhóm

Người huấn luyện

„ Một trưởng nhóm giỏi sẽ tìm cách giúp đỡ

để các thành viên trong nhóm cùng trở nên xuất sắc

„ Huấn luyện là một hoạt động có tính hai

chiều, qua đó các bên chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm để tối đa hoá tiềm năng của mỗi thành viên trong nhóm và giúp thành viên đó đạt được mục tiêu mà nhóm đã

thông qua

độ tập trung không được cao

„ Các buổi họp nhóm càng diễn ra thường

xuyên càng tốt

„ Khi họp nhóm cần tạo ra bầu không khí thoải mái, thân thiện, cùng nhau hợp tác, hỗ trợ

lẫn nhau

Tại lần họp đầu tiên

„ Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến

„ Nhóm sẽ phân công công việc cho từng thành

viên phù hợp với khả năng của họ

„ Đề ra kế hoạch cụ thể , nhật ký công tác, thời

gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn bị cho lần họp sau

„ Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên

Những lần họp sau

„ Kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc của các thành viên

„ Hỗ trợ kịp thời những thành viên gặp khó khăn

„ Giải quyết các vấn đề nảy sinh

„ Bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người

Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

„ Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn

bộ phần việc của mỗi thành viên

„ Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp

„ Chọn người đứng lên thuyết trình đề

tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị

Tiến hành họp nhóm

„ Chuẩn bị

„ Mở đầu

„ Tiến hành giải quyết vấn đề

„ Kết thúc

Chuẩn bị

„ Các thành viên tự chuẩn bị các vấn đềcần trao đổi trước, hoàn thành các

công việc được giao, vạch ra những vấn đề mới cần được trao đổi

„ Không ỷ lại vào nhóm, trước khi họp nhóm các thành viên phải chuẩn bị kĩ lưỡng cho nội dung cần bàn luận

Mở đầu

„ Các thành viên ổn định vị trí của mình, tắt chuông điện thoại hoặc các thiết bịkhác để không ảnh hưởng đến quá

trình làm việc của nhóm

„ Trưởng nhóm nêu ra các vấn đề cần được giải quyết trong buổi họp Sau đócác thành viên thống nhất thứ tự giải quyết các vấn đề

Tiến hành giải quyết vấn đề

„ Các vấn đề, các công việc đòi hỏi nhiều sự

sáng tạo và tư duy ưu tiên giải quyết trước

„ Từng người đưa ra ý tưởng, khi ý tưởng

được trình bày các thành viên khác nên chú ý lắng nghe trọn vẹn, không nên phản ứng, cắt ngang

„ So sánh, đánh giá, nhận xét các ý tưởng để rút ra các ưu điểm và nhược điểm của từng ý tưởng đó

„ Nhóm cùng thống nhất ý tưởng và đưa ra

phương án hành động

Kết thúc

„ Ghi nhận và đánh giá các kết quả đã thực

hiện được trong buổi họp nhóm Nhóm nên

có một cuốn sổ để ghi chép quá trình thực

hiện

„ Nêu vấn đề sẽ giải quyết trong lần họp nhóm lần sau, phân chia nhiệm vụ và công việc cần chuẩn bị cho từng thành viên

„ Thông báo những thông tin liên quan đến

nhóm và các công việc ngoài lề khác

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Vấn đề là một việc nào đó

chưa rõ ràng, một khó khăn cần được xác định hoặc một việc khó hoàn thành, khó giải quyết

Các bước giải quyết vấn đề

Đề ra mục tiêuĐề ra

mục tiêu

Đánh giá

và theo dõi

Đánh giá

và theo dõi

Nhận ra vấn đề

Nhận ra vấn đề

Hiểu vấn đề

Hiểu vấn đề

Xác định giải pháp

Xác định giải pháp

Đánh giá giải pháp

Đánh giá giải pháp

Lựa chọn giải pháp

Lựa chọn giải pháp

Thực thi

CHU TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Đề ra mục tiêu

Khi đã nhận biết được vấn đề,

người giải quyết phải đề ra mục

tiêu để hướng

đến đích cụ thể

Hiểu vấn đề

„ Trong bước này cần phải tìm ra nguyên nhân của vấn đề, tìm các thông tin có liên quan

„ Một số câu hỏi gợi ý: Có nguyên nhân nào

dẫn đến vấn đề này? Vấn đề này gây ảnh

hưởng gì? Vấn đề này xảy ra ở đâu?

„ Đây là bước quan trọng nhất, vì nếu hiểu sai vấn đề thì những bước tiếp theo sẽ bị ảnh

hưởng

Lựa chọn giải pháp

„ Giải pháp tối ưu cần đáp ứng các tiêu chí: giải quyết vấn đề về lâu dài, có

tính khả thi, có hiệu quả

„ Trong bước này cần huy động tính

sáng tạo của các thành viên để có thểchọn được phương án tối ưu

Thực thi giải pháp

Một số câu hỏi gợi ý:

„ Ai là người có liên quan?

„ Ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi?

„ Thời gian cần bao nhiêu lâu?

„ Cần có những nguồn lực nào?

Đánh giá và theo dõi

„ Kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không?

Các công cụ giải quyết vấn đề

„ Phương pháp Brainstorming (công não)

„ Bản đồ tư duy (Mind Map)

„ Kỹ thuật phân tích SWOT

Khi tiến hành cần tuân theo

các nguyên tắc

„ Loại trừ sự chỉ trích, phê bình

„ Duy trì bầu không khí hoàn toàn tự do

„ Số lượng ý tưởng càng nhiều càng tốt

„ Kết hợp và phát huy ý tưởng của người khác

Một số lời khuyên

„ Đừng cố tìm một câu trả lời đúng

„ Đừng luôn cố gắng tuân theo logic

„ Đừng tuân theo các nguyên tắc một cách cứng nhắc

„ Đừng quá lệ thuộc vào hiện thực

„ Đừng cố tránh sự không rõ ràng

Bản đồ tư duy (Mind Map)

Tony Buzan

Bản đồ tư duy (Mind Map)

Bản đồ Tư duy

(Mind Map) là một hình thức ghi chép

sử dụng màu sắc

và hình ảnh, để

mở rộng và đào

sâu các ý tưởng

Đặc điểm

Đặc điểm

Công cụ hỗ trợ tư duy

Khai phá tiềm năng bộ não

Kỹ thuật hình hoạ đơn giản

Ngôn ngữ Hình ảnh

Đường nét

Bản đồ tư duy giúp gì cho bạn?

„ Sáng tạo hơn

„ Giải quyết các vấn đề

„ Tiết kiệm thời gian

„ Tổ chức và phân loại suy nghĩ

„ Ghi nhớ tốt hơn

„ Nhìn thấy bức tranh tổng thể

„ ……

Bạn cần những gì để tạo ra bản đồ tư duy?

Các bước lập bản đồ tư duy

„ Bắt đầu ở trung tâm với một bức ảnh của chủ đề, sử dụng ít nhất 3 màu

„ Sử dụng hình ảnh, ký hiệu, mật mã, mũi tên trong bản đồ tư duy của bạn

„ Chọn những từ khoá và viết chúng ra bằng chữ viết hoa

„ Mỗi từ/hình ảnh phải đứng một mình

và trên một dòng riêng

Các bước lập bản đồ tư duy

Các bước lập bản đồ tư duy

„ Sử dụng màu sắc - mật mã riêng của bạn

- trong khắp bản đồ

„ Sử dụng những điểm nhấn và chỉ ra

những mối liên kết trong bản đồ của bạn

„ Làm cho bản đồ rõ ràng bằng cách phân cấp các nhánh, sử dụng số thứ tự hoặc dàn ý để bao quát các nhánh của bản đồ

Các bước lập bản đồ tư duy

Kỹ thuật phân tích SWOT

SWOT

„ O pportunities: các cơ hội

Kỹ thuật phân tích SWOT

Chúng ta sẽ vẽ ra trên một tờ giấy hoặc

trên một chiếc bảng 4 khu vực được phân chia thành các mục S, W, O, T Sau đó

dùng kỹ thuật động não (brainstorming) đểghi các ý kiến hoặc nhận xét chủ quan của

cá nhân hay nhóm vào các khu vực tương ứng

Kỹ thuật phân tích SWOT

giấy dính để phát cho các thành viên

trong nhóm Mỗi thành viên sẽ viết các

thông tin mình biết vào tờ giấy rồi đính

lên bảng

Các giáo viên Mỹ đang cùng sử dụng SWOT

Kỹ năng xử lý mâu thuẫn

Mâu thuẫn là sự bất đồng ý kiến và tranh cãi giữa các thành viên trong nhóm, mà ở mức

độ căng thẳng hơn có thể dẫn đến sự thù

nghịch và công kích cá nhân

Các mâu thuẫn có thể xảy ra giữa:

„ Trưởng nhóm và cá nhân các thành viên trong nhóm

„ Trưởng nhóm với cả nhóm

„ Giữa các thành viên trong nhóm

Dấu hiệu nhận biết

Các loại mâu thuẫn

„ Những mâu thuẫn này có thể

thuộc phạm vi tình cảm, hoặc công việc mang tính xây dựng hoặc đã phá, tranh luận, cởi mở hoặc ngăn cản Vì vậy, có những mâu thuẫn

có ích và những mâu thuẫn có hại.

Mâu thuẫn có hại dẫn đến

„ Giảm hiệu suất và

Các nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn

„ Truyền thông không rõ (hiểu lầm)

„ ……

Các bước giải quyết mâu thuẫn

„ B1: Làm rõ mâu thuẫn (thước đo, tiêu chí): cần làm rõ vấn đề để tất cả các

thành viên cùng hiểu và thống nhất tiêu chí

„ B2: Tìm thời điểm giải quyết: lựa chọn thời gian phù hợp, tránh lúc nhạy cảm không để mẫu thuẫn có thể trầm trọng hơn

Các bước giải quyết mâu thuẫn

„ B3: Xác định và lựa chọn giải pháp: cần xác định các giải pháp khả thi, phân

tích từng giải pháp và lựa chọn giải

pháp tối ưu nhất

„ B4: Theo dõi và kiểm tra giải pháp: cần đảm bảo giải pháp có hiệu quả trước

mắt và lâu dài

Các bước giải quyết mâu thuẫn

Chiến lược quản lý mâu thuẫn

„ Thắng – thua (chiến đấu): lợi ích cao

hơn là giữ mối quan hệ Chiến lược này được dùng khi có một cuộc xung đột

xảy ra, khi các bên không tự giải quyết được xung đột và gây ra rắc rối, tạo

mối quan hệ không tốt

Chiến lược quản lý mâu thuẫn

„ Thua - thua: mâu thuẫn không ảnh

hưởng gì đến mình, mỗi bên phải đầu hàng cái mà họ muốn Chiến lược này được sử dụng khi cần một giải pháp

nhanh, ít thời gian, giải pháp này mang tính ngắn hạn, tạo mối quan hệ không tốt đẹp

Chiến lược quản lý mâu thuẫn

„ Thắng - thắng (đàm phán): cả hai bên đều hài lòng, chỉ ra vấn đề gốc rễ tạo

ra mâu thuẫn Việc thực thi chiến lược này đòi hỏi phải kiên nhẫn và linh hoạt của người trung gian Bí quyết chính làtập trung xác định vấn đề mà mọi

người có thể chấp nhận, đòi hỏi kỹ

năng lắng nghe và lòng tin từ hai bên, lợi ích của hai bên sẽ tăng lên

công việc và cùng nhau làm việc để

hoàn thành công việc

Trưởng nhóm cần phải

„ Hướng những mâu thuẫn vào công

việc, thay vì vào tính cách của mỗi cá

nhân

„ Tránh để xảy ra tình trạng thắng – thua

„ Hướng dẫn và hỗ trợ những cá nhân vốn cần có thời gian để giảm bớt căng thẳng do mâu thuẫn