Chuong 8 ky nang lam viec nhom

07-Jul-13 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Thầy giáo : Bùi hồng Ngọc Email : bui.ngoc@dntu.edu.vn Nội dung chương Tổng quan nhóm Ngun tắc nhóm làm việc 33 Q trình làm việc nhóm Xử lý vấn đề nhóm KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần I : Tổng quan nhóm 07-Jul-13 Khái niệm nhóm làm việc  Nói cách đơn giản, nhóm làm việc tập hợp cá nhân nhằm tạo tinh thần hợp tác phát huy lực tối đa cá nhân nhằm phục vụ mục tiêu chung tổ chức ( lý thuyết lẫn thực tế ) Phân loại 2.1 Các nhóm thức  Các nhóm thức nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực cơng việc có tính thi đua, có phân cơng rõ ràng Họ có chung tay nghề chun mơn để giải vấn đề điều hành dự án Phân loại 2.2 Các nhóm khơng thức  Những nhóm người nhóm lại với thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải vấn đề như:  Các dự án theo thời vụ, ngắn hạn  Giải vụ việc cụ thể  Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải gấp rút vấn đề đặc biệt thời gian ngắn 07-Jul-13 Các giai đoạn hình thành nhóm Giai đoạn hình thành Giai đoạn xuất xung đột 33 Giai đoạn bình thường hóa Giai đoạn hoạt động trơi chảy a Giai đoạn hình thành Được tập hợp tự nguyện hay hình thành mục đích Sự xung đột chưa xuất cá nhân chủ yếu thăm dò Các cá nhân hạn chế phát ngơn, chủ yếu khép kín Cá nhân có xu hướng cản trở người trội trở thành người lãnh đạo b Giai đoạn xuất xung đột  Các bè phái hình thành, tính cách va chạm nhau, khơng chịu nhân nhượng  Rất giao tiếp khơng có lắng nghe số người khơng sẵn sàng nói chuyện cởi mở  Nguy tan rã cao khơng có người lãnh đạo thành viên khơng chịu nhân nhượng lẫn khơng tìm tiếng nói chung 07-Jul-13 C Giai đoạn bình thường hóa  Bắt đầu xuất lợi ích chung hợp tác, xung đột giảm dần  Thời gian ngun tắc nhóm làm cho thành viên bắt đầu cảm thấy an tồn việc đưa ý kiến  Sự lắng nghe xuất  Các ý tưởng lan tỏa thành viên hợp tác xuất 10 d Giai đoạn hoạt động trơi chảy   Sự tin tưởng bắt đầu xuất Các thành viên thấu hiểu hướng đến mục tiêu chung  Các quan điểm bày tỏ tự phê bình bị loại bỏ hồn tồn  Khơng khí tinh thần làm việc thay đổi Các thành viên tìm điểm chung bên ngồi cơng việc 11 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần II : Các thành viên nhóm 12 07-Jul-13 Các thành viên nhóm Người lãnh đạo nhóm Người góp ý Người bổ sung Người giao dịch Người điều phối 13 Người lãnh đạo nhóm Nhiệm vụ : Tìm kiếm thành viên nâng cao tinh thần làm việc Khả phán đốn tuyệt vời lực cá tính thành viên nhóm Huấn luyện, hỗ trợ động viên để thành viên vượt qua điểm yếu Có khả quản lý thơng tin hai chiều Biết tạo bầu khơng khí hưng phấn lạc quan nhóm 14 Người góp ý Nhiệm vụ : Giám sát phân tích hoạt động hiệu lâu dài nhóm Khơng thoả mãn với phương sách hiệu Chun phân tích giải pháp để thấy mặt yếu Ln đòi hỏi sửa chữa khuyết điểm Tạo phương sách sửa chữa khả thi 15 07-Jul-13 Người bổ sung Nhiệm vụ : Đảm bảo nhóm hoạt động trơi chảy Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu đồ thời gian thực cơng việc Lường trước trì trệ nguy hại lịch trình làm việc nhằm tránh chúng Có trí lực mong muốn việc chỉnh đốn việc Có khả hỗ trợ, tạo đồng thuận 16 Người giao dịch Nhiệm vụ : Tạo mối quan hệ bên ngồi cho nhóm Người đại điện cho nhóm ngoại giao phán đốn nhu cầu người khác Tạo an tâm am hiểu Nắm bắt mức tồn cảnh hoạt động nhóm Chín chắn xử lý thơng tin, đáng tin cậy 17 Người điều phối Nhiệm vụ : Lơi kéo người làm việc chung với theo phương án liên kết Hiểu nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội Cảm nhận ưu tiên Có khả nắm bắt vấn đề lúc Có tài giải rắc rối phát sinh ngồi dự đốn 18 07-Jul-13 Người tham gia ý kiến Nhiệm vụ : Giữ vững khích lệ sinh lực đổi tồn nhóm Ln có ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị Mong muốn lắng nghe ý kiến người khác Nhìn vấn đề hội cách tân đầy triển vọng khơng tai hoạ 19 Người giám sát Nhiệm vụ : Bảo đảm giữ vững theo đuổi tiêu chuẩn cao Ln hy vọng vào gợi ý đầy hứa hẹn Nghiêm túc, đơi cần tỏ mơ phạm, chuẩn mực Phán đốn tốt kết cơng việc người Khơng chần chừ đưa vấn đề tranh luận Có khả tìm sai sót 20 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần III : Nguyên tắc làm việc nhóm 21 07-Jul-13 Tạo đồng thuận  Những buổi họp cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinh thần đồng đội thói quen làm việc theo nhóm từ lúc đầu thành lập nhóm  Hàng loạt buổi họp giúp thành viên làm quen với nhau, tạo trí mục tiêu giao vấn đề cần giải mặt tổ chức 22 Tạo đồng thuận Những điểm cần ghi nhớ : Mọi thành viên nhóm cần thống mục tiêu phải nhắm tới Các mục tiêu ổn định bàn thảo xong biện pháp thực Phổ biến mục tiêu cho hội viên Biết cách kết hợp mục tiêu chung mục tiêu riêng để đạt kết cao 23 Thiết lập mối quan hệ  Mọi nhóm cần có hỗ trợ đội ngũ thâm niên quan chủ quản  Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới :  Người bảo trợ nhóm  Người đầu ngành phòng ban có liên quan  Và quản lý tài nhóm 24 07-Jul-13 Khuyến khích óc sáng tạo  Nhiều người có thói quen làm theo kinh nghiệm tính cách riêng họ Hãy phá thụ động tạo tính sáng tạo  Đừng để nhóm bạn bị phân lớp thành người chun sáng tạo kẻ thụ động Muốn vậy, bạn ln biết hoan nghênh tính đa dạng quan điểm ý tưởng, để lái buổi tranh luận đến chỗ thống 25 Phát sinh ý kiến  Việc có sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo cần hình thức tổ chức đó, để kết buổi họp mở hướng  Mọi ý kiến cần ghi chép lên biểu đồ hay bảng để người nhìn thấy Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi tóm tắt ý khả thi 26 Những lưu ý cần thiết Sự trích làm giảm óc sáng tạo Đừng miệt thị ý kiến buổi họp Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại đưa đến giải pháp đáng giá Cần ghi ý kiến lên bảng cho dù chưa ý kiến độc đáo Những ý kiến sáng tạo buổi họp có chất lượng cao ý kiến cá nhân đưa 27 07-Jul-13 Học cách ủy thác  Ủy thác cơng việc phân nhỏ kế hoạch thành phần việc riêng với mục tiêu riêng, phân chúng cho thành viên nhóm Sau đó, phó mặc cho họ can thiệp khơng đạt mục tiêu Ủy thác quyền hành sau tham khảo  ý kiến, trao cho người ủy quyền đầy đủ quyền để họ hành xử 28 Lưu ý chọn người ủy thác Người có khả + Muốn làm Người có khả + Khơng muốn làm 33 Khơng có khả + Muốn làm Khơng có khả + Khơng muốn làm 29 Khuyến khích người phát biểu  Người lãnh đạo cần động viên người bàn thảo, với ý kiến trái nghịch có giá trị 30 10 07-Jul-13 Chia sẻ trách nhiệm  Bổ sung cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời  Cũng cần tạo bầu khơng khí thơng hiểu thành viên thơng tin tiến độ thay đổi đường lối làm việc 31 Cần linh hoạt  Mỗi thành viên phải có khả thực vai trò chí người khác  Mỗi người phải phân nhiệm để hành động chủ động từ đầu đến cuối nhóm  Dù việc khó đến đâu có đồng lòng tồn nhóm hồn thành  Mọi người khuyến khích làm theo phương cách hiệu 32 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần IV : Thông tin nhóm 33 11 07-Jul-13 Những phương pháp thơng tin  Có nhiều cách để nhóm thơng tin với nhau, dù tình cờ hay có hẹn trước Ví dụ :  Những trao đổi đồng nghiệp  Những phương tiện truyền thống sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại  Các phương tiện điện tử điện tử, mạng nội bộ,…  Phim ảnh hội nghị 34 Chọn phương pháp thơng tin Các phương pháp điển hình Để liên lạc Điện thoại Thư điện tử Mạng nội Hội nghị trực tuyến 35 Thơng tin từ nội  Khuynh hướng tự nhiên nhóm thường lưu tâm vững mạnh tự - Sự tồn tâm tồn ý nhóm - khiến nhóm bị yếu : Họ trở thành cục bộ, biết  Muốn tránh điều này, họ cần dựa vào phận khác nội quan, chẳng hạn cần liệu, họ phải nhờ đến phận máy tính 36 12 07-Jul-13 Duy trì giao tiếp  Cần giữ liên lạc với nhân vật chủ chốt phòng ban khác bên ngồi quan, biết người cần thơng tin đặc biệt  Dùng phương tiện cập nhật hố soạn lại danh sách thường xun để cần bạn liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm suốt q trình hoạt động 37 Tránh trùng lặp  Sự trùng lắp vai trò vấn đề tệ hại quan lớn  Hãy u cầu thành viên lập bảng mơ tả chi tiết cơng việc  Tránh lãng phí này, cho lưu hành bảng liệt kê ngắn chức đội nhóm cho người có liên quan, nhờ phát trùng lắp 38 Thơng tin thác đổ  Việc tải thơng tin thác khiến nhiều bị nhiễu, bóp méo, … từ làm xáo trộn mục tiêu hiệu nhóm  Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng thu hẹp, rồi, cần thiết, thẩm tra ngược lên 39 13 07-Jul-13 Sự cẩn thận  Đúng nhóm chẳng có điều bí mật thành viên nhóm  Trước định điều cần giữ kín, hỏi : Có khác cần biết vấn đề ? để hở liệu có tai hại khơng ?  Nếu vấn đề mà người biết việc thơng tin thoải mái Thế nhưng, có điều cần giữ kín, lúc phải giữ tuyệt đối 40 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần V : Quá trình làm việc theo nhóm 41 Tại lần họp Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm đem cho thành viên nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu đóng góp ý kiến Nhóm phân cơng, thảo luận cơng việc cho phù hợp khả người dựa chun mơn họ Đề kế hoạch cụ thể, nhật ký cơng tác, thời gian dự tính hồn thành chuẩn cho lần họp sau Thơng báo phần thưởng, phạt với thành viên 42 14 07-Jul-13 Những lần gặp sau  Tiếp tục có nhiều họp khác để bổ sung thêm ý kiến giải đáp thắc mắc cho người  Biên tập lại ý kiến ngươì chuẩn bị tài liệu bổ sung 43 Trước hồn thành cơng việc  Người trưởng nhóm tổng hợp lại tồn phần việc thành viên  Chuẩn bị sẵn thuyết trình trả lời câu hỏi thường gặp  Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi số người dự bị 44 Mục tiêu buổi họp  Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa việc trao đổi thơng tin   Cần xác định mục tiêu buổi họp Hướng dẫn dự bàn thảo nhấn mạnh mục tiêu, cần nhắm đến đồng thuận nhóm 45 15 07-Jul-13 Tần số hội họp  Thường ta cần tổ chức họp hai tuần lần nhằm giúp thành viên nhóm ghi nhớ kế hoạch thời hạn cơng việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thơng tin liên lạc đặn  Ngồi buổi họp thức hình thức thơng tin khác trì 46 Tốc độ diễn biến họp  Khi điều hành buổi họp thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước  Đến họp tiến hành chương trình làm việc  Lý tưởng buổi họp kéo dài tối đa chừng 75 phút, thời hạn mà ngừơi tập trung vào vấn đề  Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng 47 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần VI : Giải vấn đề nhóm 48 16 07-Jul-13 Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội  Hãy cho thành viên tự hào phần việc họ  Đưa mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh tồn nhóm  Khuyến khích tồn nhóm thơng tin rõ cho biết vấn đề ln khen họ (nếu đáng)  Dành thời gian trả lời chi tiết báo cáo thơng tin nhóm 49 Nhận vấn đề  Tồn nhóm gặp khó khăn âm ỉ Bạn muốn người hợp lòng với xem chừng họ có bất hồ với bất hòa tồn nhóm  Hãy đặt vấn đề xem rắc rối nằm đâu dấu hiệu khơng đồng lòng chung 50 Chuyện trò với người  Cần giải vấn đề cá nhân thành viên với tinh thần xây dựng  Đừng vội phản ứng với việc bạn nắm rõ ngun nhân  Nhóm có khó khăn cần vượt qua  Cần ngăn chặn kiểu “ đổ lỗi ” cho người khác - khơng làm tinh thần đồng đội 51 17 07-Jul-13 Chuyện trò với người   Lãnh đạo nhóm tính tiên phong Liên tục nâng cao tầm nhìn tồn nhóm  Nhận tán dương nhóm hay cá nhân có thành tích xuất sắc  Dùng tài khéo léo để lơi người hợp lực 52 Xử với người gây vấn đề  Sau nói chuyện với người gây vấn đề, cần có hành động xa Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mối quan hệ Những điều lưu ý :  Hãy nói thật bạn thấy  Hãy nhìn vấn đề từ góc độ nhóm  Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi  Ln lạc quan giải vấn đề 53 Xử với người gây vấn đề  Cần giải vấn đề làm đình trệ cơng việc bạn      Khơng nên cố chấp với người q quắt Chớ nóng nảy với nhóm Đừng lãng mục tiêu tồn nhóm Đừng vội nhờ đến giúp đỡ bên ngồi Đừng phớt lờ trước căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại 54 18 07-Jul-13 Giải mâu thuẫn  Sự mâu thuẫn cá nhân với lan mau thành vấn đề cho tồn nhóm  Hãy tạo điều kiện để hay hai bên trình bày với bạn hướng xoa dịu tình hình  Trường hợp lỗi điều hành bạn, lúc cần trao đổi với tồn nhóm để nói lên hướng khắc phục  Vấn đề cải thiện cách hành xử, tránh khiển trách phê phán 55 Sử dụng cách giải thích vấn đề  Coi vấn đề liên quan đến cơng việc hội để nhóm học hỏi cải thiện  Hãy diễn giải vấn đề để nhóm nhận chúng học hỏi  Có thể cử người giải vấn đề báo cáo lại diến biến q trình giải kết giải 56 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần VII : Đánh giá hoạt động nhóm 57 19 07-Jul-13 Chọn tiêu chuẩn đánh giá  Nỗ lực nhóm chứa đựng số yếu tố đánh giá việc thực  Hãy tìm tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng phân tích việc thực  Hãy đánh giá tiêu chuẩn mà việc cải tiến chúng bảo đảm lợi ích kinh tế thực 58 Đánh giá kết  Việc đánh giá kết cần phải có ý nghĩa xác, nghĩa cần thiết thực, cần, bạn hỏi thêm người bên ngồi để họ đánh giá 59 Đo lường thực nhân viên  Đánh giá tiến độ tồn nhóm so với mục tiêu đề án, kế hoạch thời gian, tài    Tài : chi phí thực tế, lãi so với dự kiến Thời gian : thành so với kế hoạch làm việc Chất lượng : độ xác, hài lòng khách hàng  Sự tiến triển : đóng góp với tập thể, khả 60 20 07-Jul-13 Lãnh đạo  Đánh giá hiệu việc lãnh đạo nhóm việc hỗ trợ hướng dẫn nhóm  Việc điều hành : đạt kết kế hoạch vạch  Ý kiến đánh giá : thực đạt tiến độ nhóm  Ý kiến đánh giá bên : Thực đạt tiêu bên  Tinh thần : ý kiến nhóm, khách hàng, người có liên quan 61 Tiểu nhóm  Đánh giá hiệu tiểu nhóm theo định mức tiêu  Các mục tiêu : Những kết thực tế so với tiêu   Chất lượng : Ý kiến đánh giá nội Khách hàng : Ý kiến đánh giá khách hàng  Cải tiến : Dự tính kết tương lai 62 Các thành viên nhóm  Đánh giá đóng góp cá nhân vào việc thực kế hoạch tồn nhóm   Hiệu suất : So với tiêu Ý kiến đánh giá : Của cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng   Tự đánh giá : So với đồng nghiệp Giá trị khác : Có đóng góp thêm khơng, ý thức trách nhiệm 63 21 07-Jul-13 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần VIII : Đào tạo phát triển nhóm 64 Tính tốn chi phí  Mặc dù việc đào tạo cần chi phí, đỡ tốn giữ tình trạng trì trệ gây tổn hại cho việc thực kế hoạch  Tính tốn chi phí đào tạo, bao gồm khoản học phí, tiền th phòng… Cân nhắc lợi ích đạt sau đào tạo 65 Đào tạo nhân viên  Sau tính tốn mặt lợi ích vấn đề, đưa vấn đề bàn thảo với nhóm, phác thảo kế hoạch đào tạo, sau thực theo nhu cầu cá nhân 66 22 07-Jul-13 Đào tạo lãnh đạo  Là lãnh đạo nhóm, bạn cần có phẩm chất cần thiết để điều hành nhóm có hiệu  Để đạt điều đó, bạn cần đào tạo theo u cầu để phát triển kỹ hàng đầu, khả theo dõi tiến độ, đảm đương cơng việc thừa hành, biết lắng nghe, biết phê phán với tinh thần xây dựng, biết lượng thứ lúc chỉnh sửa khuyết điểm người khác, bám sát tiêu 67 Sử dụng ngày gặp gỡ  Đơi nên xem ngày nhóm tham quan, gặp gỡ nơi khác buổi học hỏi thêm  Nhờ phê bình góp ý người ngồi để bổ sung kiến thức chun mơn cho thành viên nhóm 68 Phát triển nhóm bạn  Người lãnh đạo nhóm giỏi cần hiểu rõ thành đạt nhóm tùy thuộc hồn tồn vào việc phát triển thành viên  Hãy quan tâm đến việc bồi dưỡng đào tạo thành viên nhóm Hãy giúp họ thăng tiến tay nghề cách phát triển tài tự nhiên tăng cường việc đào tạo, đưa thử thách, mục tiêu thiết thực 69 23 07-Jul-13 Để người phát triển  Nhóm lớn dễ hốn chuyển, thành viên có nhiều hội phát triển nghề nghiệp việc thay đổi vai trò thăng tiến  Mặc dù thăng tiến thường theo chiều thẳng, tay nghề nhóm lại thường thăng tiến theo chiều ngang, nghĩa học hỏi lẫn Hãy để thành viên đựơc quyền tìm hướng phát triển đừng cản trở họ 70 Xây dựng nghiệp  Dù bạn hay đồng nghiệp việc đến đâu vấn đề thành viên phải biết họ có trách nhiệm hồn tồn nghiệp họ  Hãy khuyến khích thành viên coi việc làm việc nhóm phần việc thăng tiến, lúc mở hội để học hỏi, giúp họ tiến tới đường nghiệp dù họ có thun chuyển đâu  Việc xây dựng nghiệp ln hiệu đích nhắm người có óc cầu tiến để họ vững vàng bước tới thành cơng 71 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI CÁM ƠN VÌ ĐÃ LẮNG NGHE Thầy giáo : Bùi hồng Ngọc Mob : 0937.13.03.77 72 24 ... quan tới nội Cảm nhận ưu tiên Có khả nắm bắt vấn đề lúc Có tài giải rắc rối phát sinh ngồi dự đốn 18 07-Jul-13 Người tham gia ý kiến Nhiệm vụ : Giữ vững khích lệ sinh lực đổi tồn nhóm Ln có ý kiến... Ủy thác quyền hành sau tham khảo  ý kiến, trao cho người ủy quyền đầy đủ quyền để họ hành xử 28 Lưu ý chọn người ủy thác Người có khả + Muốn làm Người có khả + Khơng muốn làm 33 Khơng có khả... phí này, cho lưu hành bảng liệt kê ngắn chức đội nhóm cho người có liên quan, nhờ phát trùng lắp 38 Thơng tin thác đổ  Việc tải thơng tin thác khiến nhiều bị nhiễu, bóp méo, … từ làm xáo trộn mục