KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM pptx

Khái niệm nhóm Nhận diện nhóm Một trong những lý do quan trọng của việc phát triển nhóm chưa trở thành một xu hướng trong các cơ quan hành chính nhà nước, hay trong Chính phủ- nói một

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 2

1 Vai trò của nhóm trong tổ chức 2

1.1 Các lý do của sự phát triển tinh thần làm việc nhóm 2

1.2 Khái niệm nhóm 3

1.3 Ví sao cần phát triển nhóm? 9

2 Quá trình hình thành nhóm 12

2.1 Giai đoạn hình thành 12

2.2 Giai đoạn thử thách 13

2.3 Giai đoạn định hình 15

2.4 Giai đoạn ổn định, phát huy và sẵn sàng thay đổi 16

3 Nhận diện nhóm hoạt động hiệu quả 17

3.1 Mục tiêu chung của nhóm luôn được hiểu biết, tâm niệm, quán triệt bởi mọi thành viên 18

3.2 Hệ thống các nguyên tắc làm việc trong nhóm được xác lập trên cơ sở thảo luận và đồng thuận và được duy trì 18

3.3 Các thành viên chủ động tham gia và hưởng lợi 18

3.4 Có tinh thần nhóm hay tinh thần tập thể 18

3.5 Giao tiếp theo hướng mở và đang tin cậy 19

3.6 Tin cậy và hỗ trợ cao giữa các thành viên 19

3.7 Mức độ đồng thuận và hài lòng cao 19

3.8 Kiến thức, kinh nghiệm và kĩ năng của các cá nhân được nhóm tận dụng tối đa 19

3.9 Tạo nên các giá trị và phong cách của nhóm 19

3.10 Tính tự chủ của toàn nhóm và của từng thành viên 19

3.11 Đạt được năng suất và kết quả như mong muốn 19

4 Kĩ năng làm việc nhóm 20

4.1 Các nguyên tắc làm việc nhóm 20

4.2 Vai trò của nhà quản lý đối với nhóm và phát triển nhóm .22

4.3 Các kĩ thuật làm việc nhóm và phát triển nhóm 22

4.4 Khi nhóm trở nên không cần thiết hoặc không hiệu quả 26 4.5 Các phẩm chất cần thiết đối với trưởng nhóm 27

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

1 Vai trò của nhóm trong tổ chức

1.1 Các lý do của sựSự cần thiết phải phát triển tinh thần làm việc nhóm

Như trên đã nói, giao tiếp là cách thức con người ứng xử với người khác, với thời cuộc, với nhiệm vụ …Quan hệ trong nhóm

là một hình thức giao tiếp cộng đồng quan trọng của chúng ta, vì nhóm là một hình thức mô phỏng của tổ chức, của xã hội, trong khuôn khổ một phạm vi, quy mô nhỏ hơn

Trong xã hội hiện đại, nhất là khi sự phụ thuộc giữa con người được hỗ trợ rất nhiều bởi các tiến bộ công nghệ thông tin vàtruyền thông, năng lực cá nhân cấn được đánh giá một cách hợp lýthông qua nhìn nhận cá nhân với những người xung quanh có liênquan chứ không chỉ đơn thuần là cá nhân người đó một cách biệt lập

Hơn nữa, kết hợp hiệu quả làm việc của các cá nhân thông qua nhóm có rất nhiều giá trị gia tăng so với giá trị của hiệu quả cánhân độc lập

Chính vì vậy, nhóm (team) và làm việc (trong) nhóm (từ đâyviết gọn là làm việc nhóm ) (teamwork) đang ngày càng thu hútđược nhiều sự quan tâm của mọi tầng lớp xã hội, đặc biệt từ là

giới quản lý, lãnh đạo

Trong đời sống làm việc hiện đại, với hỗ trợ mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông, thế giới trở nên ‘phẳng’ (1) hơn, nhiều ranh giới trở nên mờ nhạt, sự kết nối trở nên quan trọng hơn, nhiều tổ chức tìm kiếm cách thức xây dựng và tăng cường năng lực của mình thông qua cơ cấu lấy nhóm làm nền tảng

Nhóm và làm việc nhóm là hình thức căn bản của quản lý có

sự tham gia (participative management) Đây được xem như là một bước tiến trong quản lý nói chung và quản lý chính phủ nói riêng

Trong mô hình cơ cấu thứ bậc cũ, con người là các mắt xích trong một chuỗi chung rất lớn, với rất nhiều sự phục thuộc, ràng buộc về thẩm quyền và trách nhiệm, kết quả là, đôi khi các cá nhân được nhìn nhận như là vô danh, hành động một cách cứng nhắc theo mệnh lệnh, không cần hoặc không thể mang tính cá nhân trong đời sống làm việc Do đó, việc đánh giá công trạng, đóng góp của cá nhân vào tổ chức là rất khó khăn Chính vì vậy, con người được đánh giá chủ yếu trên cơ sở cách thức họ giao tiếp, ứng xử liên cá nhân trong tổ chức (như: tính thân thiện, sự hết lòng, nhiệt tình, …) chứ không phải là kết quả làm việc Trongtinh thần làm việc nhóm, con người được khuyến khích tham gia, được có cái ‘tôi’, được thể hiện bản sắc, được khích lệ để có ‘sở hữu’ cá nhân trong kiến thức, tinh thần, trách nhiệm và kết quả làm việc của nhóm

Tuy nhiên, nhìn một cách tổng thể, làm việc nhóm và phát triển nhóm đang là một khâu rất yếu trong quản lý hành chính nhà nước nói chung và trong giao tiếp công vụ nói một cách cụ thể

1.2 Khái niệm nhóm

Nhận diện nhóm

Một trong những lý do quan trọng của việc phát triển nhóm chưa trở thành một xu hướng trong các cơ quan hành chính nhà nước, hay trong Chính phủ- nói một cách ngắn gọn, chính là sự

mơ hồ sự mơ hồ về khái niệm nhóm và , tinh thần làm việc nhóm cũng như ; và vai trò của mô hình làm việc này

Trong rất nhiều tài liệu, cả bằng tiếng Việt lẫn tài liệu dịch hay nguyên bản tiếng nước ngoài, thuật ngữ nhóm được đưa ra nhưng không được so sánh để phân biệt với các khái niệm có liên quan Chừng nào những câu hỏi then chốt như liệu nhóm có phải

là Tổ chức, Đội, Tổ, Ủy ban, hay Đơn vị…không được giải quyết, khó có thể bắt đầu nói về vai trò của nhóm và làm việc nhóm

Để nhận diện được nhóm, trước nhất, cần làm rõ khái niệm

tổ chức Theo Từ điển Pháp - Việt Pháp luật - Hành chính, Tổ chức là ‘một hệ thống gồm nhiều phân hệ, có những mối quan hệ hữu cơ hợp lý, rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác động lẫn nhau trong một tổng thể, phát sinh một lực tổng hợp tác động cùngchiều lên một đối tượng nhằm đạt đwocj những mục tiêu chung đãđịnh’ (1992: 208) (2)

Trong cuộc đời, mỗi chúng ta có xu hướng là thành viên của

ít nhất một tổ chức Đó có thể là tổ chức chính thức hoặc khôngchính thức (xét từ gó độ cách thức thừa nhận sự tồn tại của tổ chức

đó Lấy ví dụ, những người cùng tốt nghiệp từ một trường đại họcnào đó tập hợp lại và hình thành một tổ chức có Ban liên lạc đứng

ra làm đầu mối, họ hoạt động có tôn chỉ, mục đích, có quy chế họplớp, họp trường, có quỹ Nếu tổ chức này đăng kí chính thức vớinhà trường hoặc địa phương, thì nó được xếp vào tổ chức chínhthức đối với nhà trường và địa phương đó Nếu không, trong cáchnhìn nhận của nhà trường và xã hội, nó là tổ chức không chínhthức Tất nhiên, trong cả hai trường hợp, nó vẫn là chính thức đốivới các thành viên của tổ chức ); tổ chức chuyên môn, nghềnghiệp (Hội nhà báo, Hội cựu giáo chức, ) hoặc đơn thuần chỉ gắnvới một niếm say mê hay ý thích nào đó (Hội Vespa, ‘sợ vợ’, hộithích thời trang Hàn Quốc, ); tổ chức cơ quy mô rất lớn (tới hàngtriệu người như một Bộ nào đó), hoặc nhỏ (như một Viện nghiêncứu thuộc một Bộ khác)… Nói tóm lại, có rất nhiều loại tổ chứctrong xã hội, và chúng có thể được phân loại trên cơ sở sử dụngcác tiêu chí khác nhau

Trong khi đó, nhóm là một tập hợp các thành viên có số

lượng ổn định từ hai người trở lên, tối ưu là 5-7, tối đa là 15, có giao tiếp trực diện thường xuyên tập trung xung quanh một mối quan tâm hay vấn đề chung nào đó.

Như vậy, nhóm là hình thức mô phỏng của tổ chức Sự khác biệt căn bản giữa Tổ chức và Nhóm là ở chỗ quy mô của nhóm thường nhỏ, trong khi đối với tổ chức, con số này có thể lên tới hàng chục triệu người Chính vì vậy, người ta thường nói về các nhóm trong tổ chức chứ không nói tổ chức trong nhóm

Nói tóm lại, các dấu hiệu để nhận biết nhóm là:

- Một tập hợp người có giao tiếp trực diện, thường xuyên

- Số lượng thường từ 2- 15

- Chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung

- Các cá nhân có xuất phát điểm, phong cách, khác nhau, nhưng ý thức được về nhau và có ảnh hưởng qua lại, phụ thuộc nhau trong việc tạo ra kết quả thực thi

- Cùng nhau hoạt động để đạt được mục tiêu chung

Rõ ràang, nhóm không đơn thuần là một tập hợp các cá nhân

Ngày nay, có một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp quốc tế là ‘nhóm thực thi cao (high

performance team) hoặc siêu nhóm (superteam) Siêu nhóm là nhóm của từ 3 đến 30 nhân viên từ nhiều đơn vị, lĩnh vực khác nhau của tổ chức tập hợp lại với nhau để giải quyết các vấn đề

hàangf ngày của đời sống làm việc

Trên đây là khái niệm chung về Nhóm, theo chị cũng cần phải xácđịnh Nhóm trong cơ quan hành chính?

Các hình thức nhóm

Có nhiều hình thức nhóm Theo tiêu chí về mục đích, có thể

có nhóm tự quản (nhằm đạt được quyền tự quyết của nhóm, chứ không phải một đối tượng khác ngoài nhóm quyết định) và nhóm năng suất cao (định hướng nâng cao năng suất, hoạt động trong khuôn khổ quyền quyết định thuộc về các nhà quản lý có thẩâm quyền từ bên ngoài nhóm)

Theo tiêu chí về hình thức tồn tại trong cơ cấu của tổ chức,

có nhóm chính thức và có nhóm không chính thức

Nhóm chính thức nói chung, cũng như trong cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, , được hình thành xuất phát từ sáng kiếncủa quản lý, lãnh đạo – mang tính pháp định (khi đó, dù các thànhviên không hợp, không thích nhau vẫn phải làm việc với nhau) để thực hiện các nhiệmvụ được giao nhằm giúp tổ chức đạt được mụctiêu Kiểu điển hình của nhóm chính thức chính là các Tổ, Đội, Phòng, Đơn vị, Ban hoặc Ủủy ban trong tổ chức, bao gồm một (hoặc một vài) nhà quản lý và các nhân viên- những người chịu trách nhiệm báo cáo lên nhà quản lý Một số nhóm chính thức có thể mang tính tạm thời Nhóm này thường được gọi là các Lực lượng đặc nhiệm (task force) hoặc nhóm dự án - những nhóm được thành lập để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể, nhất thời, rồi đựơc giải thể khi nhiệm vụ hoàn thành

Trong cơ quan hành chính thì nhóm có thể hình thành trên

cơ sở sự phân công thực hiện một nhiệm vụ nào đó:.Ví dụ: Ba hoặc năm người (ở một bộ phận hoặc từ các bộ phận khác nhau) được phân công xây dựng Đề án đổi mới đào tạo (hoặc phối hợp

với Dự án Tổ chức các khoá đào tạo tại địa phương) bắt buộc phải làm việc theo nhóm để hoàn thành công việc được giao

Nhóm không chính thức trong tổ chức, cơ quan, được hình thành bất cứ đaâu khi con người có liên quan đến nhau và tương tác thường xuyên với nhau Tuy được hình thành trên cơ sở tự nguyện, tập hợp những cá nhân cùng ‘kiểu’ với nhau, nhưng các nhóm này phát triển trong bối cảnh cơ cấu tổ chức chính thức nên

có ảnh hưởng nhất định đến kết quả thực thi Lấy ví dụ, cùng làm việc trong một Phòng thuộc một Sở, một số thành viên có kiểu tác phong, nhịp điệu và cách nhìn nhận vấn đề rất tương hợp với

nhau, họ kết thành một nhóm Nhóm này không có tên trong

Phòng, không có cơ cấu tổ chức được quy định thành văn,…

nhưng việc là thành viên của nhóm và cách thứuc làm việc chung với nhau trong nhóm có những ảnh hưởng nhất định đến họ với

tư cách cá nhân và đến Phòng với tư cách là một ‘ê-kíp’

Trách nhiệm của các nhà quản lý là hướng các nhóm này thành một cơ chế hỗ trợ tích cực cho quá trình và kết quả thực thi của tổ chức

Nhóm không chính thức có bốn vai trò quan trọng trong tổ chức:

(i) giúp duy trì và tăng cường các chuẩn mực và giá trị

chung mà các thành viên tin;

(ii) tạo cảm giác thoả mãn về mặt xã hội, địa vị, và an

toàn trong các thành viên Trong những tổ chức rất

lớn, nhiều nhân viên có thể thấy (hoặc nghĩ rằng) các nhà quản lý chẳng biết đến họ, chẳng quan tâm đến họ, việc tham gia các nhóm không chính thức tạo nên ở học cảm giác thỏa mãn nhu cầu nhân sinh

về tình bạn và sự hỗ trợ

(iii) giúp các thành viên giao tiếp với nhau Thông qua

các nhóm không chính thức này, nhân viên trong các

tổ chức biết được các thông tin liên quan đến các vấn đề chính thức

(iv) giúp giải quyết các vấn đề Thông thường, các nhóm

không chính thức này nhỏ hơn và linh hoạt hơn nên các di chuyển của nó cũng nhanh hơn và tác động cũng lan tỏa nhanh hơn so với nhóm chính thức Lấy

ví dụ, nếu một thành viên của nhóm có chuyện vui hoặc buồn, nhóm không chính thức thường biết trước và có phản ứng thiết thực hơn

Thực tế cho thấy, trong các tổ chức hiện nay, rất nhiều nhóm

có đặc điểm của cả hai kiểu chính thức và không chính thức Trong rất nhiều trường hợp, các nhóm có thể được hình thành hoặc gọi tên một cách ‘chính thức’ chỉ ở cấp độ nói miệng chứ không có văn bản cụ thể ghi nhận nào cả, dù rằng nhóm có thể tồntại rất lâu

Nhóm hay Đội và Tổ?

Có một số khác biệt căn bản giữa nhóm và Tổ, Đội, Phòng

và Đơn vị ( vì tần suất sử dụng Đơn vị trong việc đặt tên tổ chức không cao như Tổ và Đội, từ đây, chỉ nói tới Tổ, Đội cho ngắn gọn, tuy rằng có hàm ý cả Đơn vị):

- Khi nhóm được ghi nhận chính thức trong cơ cấu tổ chứccủa cơ quan, tổ chức, nó có thể được gọi là Tổ, Đội Tuy nhiên, cómột cảnh báo quan trọng liên quan đến khía cạnh này là một sốkhông nhỏ quan niệm rằng nhóm là sự hình thành và tồn tại mộtcách tự phát, không chính thức, nên tốt nhất, các nhà quản lýkhông liên đới gì và nên để mặc nó diễn ra tự nhiên Thực ra,trọng trách của nhà quản lý trong tổ chức là tạo dựng môi trườngthuận lợi cho các nhóm hình thành và phát triển Do vậy, họ khôngnên đóng vai là người lập kế hoạch, chỉ đạo và kiểm soát, mà vớinhóm, họ nên là những người hướng đạo, gợi dẫn, kèm cặp vàkích thích và khích lệ

- Tổ, Đội có cơ cấu và cơ chế làm việc mang tính chính thức

và thứ bậc; quản lý trong Tổ, đội có quyền lực trước nhất là quyềnlực pháp định (do tổ chức trao cho, được ghi nhận trong các văn bản chính thức, hợp pháp, gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức) Trong khi đó, cơ cấu của nhóm thường không mang tính thứ bậc, khoảng cách giữa Trưởng nhóm và các thành viên không nhiều, mặc dù họ rất có uy tín, do bản chất làm việc nhóm là tham gia Cơ chế điều hành của nhóm là tự điều hành, cácquyết định được đưa ra trên cơ sở thảo luận, tham gia, không cần

đến sự can thiệp của các cơ chế tổ chức khác Như vậy, có thể thấy là các thành viên trong nhóm không bỏ phiếu để ra quyết định Khi đa số các thành viên không hài lòng với một ý tưởng nào đó, quyết định sẽ không được đưa ra

- Tổ, Đội làm việc có xu hướng cạnh tranh với nhau trong nội bộ để gây ảnh hưởng, để thắng thế hoặc để đạt được vị trí cao hơn Trong khi đó, các thành viên làm việc theo nhóm để tăng cường năng lực cạnh tranh với bên ngoài- với tư cách là một tập thể

- Trong phần lớn các trường hợp, nhóm được hình thành tưnguyện, đáp ứng nhu cầu từ dưới lên chứ không phải xuất phát từnhu cầu của cấp quản lý của tổ chức, cơ quan đề thực hiện mộtchức năng nào đó Chính vì lẽ này, trong phần lớn các nhóm,thành viên là tập hợp những người ‘tương đầu, ý hợp’ với nhau

- Tinh nhần nhóm: Tinh thần làm việc theo nhóm là tinh thầnđồng đội, một kiểu tinh thần đôi khi được mô tả như ‘Một người

vì mọi người; mọi người vì một người’ Không khí làm việc trong

Tổ, Đội có thể căng thẳng, và để giải quyết vấn đề, để dung hòa

những khác biệt, biện pháp độ lượng, thỏa thuận hướng về phòng

tránh các hệ lụy của xung đột Tuy nhiên, tinh thần làm việc trong

nhóm là thích thú và tâm đầu ý hợp với nhau Do vậy, cách thức

thỏa thuận ở nhóm là hướng tới tương lai, tập trung vào việc đạt

được những gì tốt nhất mà nhóm có thể

- Các thành viên trong Tổ, Đội có thể tồn tại, thực thi và pháttriển trên cơ sở sự tồn tại với tư cách cá nhân, trong khi ở nhóm, tinh thần nhóm mang tính thống trị

- Do tất cả các đặc tính trên, tính mềm dẻo, linh hoạt và thíchnghi ở Nhóm cao hơn Tổ, Đội rất nhiều Điều này giải thích vì saophát triển nhóm và tinh thần làm việc nhóm được coi là chìa khóa thành công trong tổ chức lao động

Nói tóm lại, so với Tổ, Đội, là các cơ cấu chính thức trong tổchức, nhóm hình thành mang tính tự nguyện, không chính thức, đương nhiên tồn tại trong các tổ, đội, của các tổ chức, cơ quan Khi một Tổ, Đội, hoạt động một cách hài hòa, ăn ý, không khí mang tính tích cực, tạo ra kết quả thực thi tốt, thì Tổ, Đội đã có tinh thần nhóm

Quan trọng hơn, trong khi ý thức được rằng Tổ hay Đội đều

là các hình thức khác nhau của nhóm, bản thân Tổ, Đội khôngđương nhiên là các nhóm và có tinh thần làm việc nhóm Chúngtôi lập luận rằng, để có kết qủa thực thi cao và để nâng cao chấtlượng đời sống làm việc của nhân viên, mỗi tổ chức đều cần pháttriển kiểu phối hợp lấy nhóm làm nền tảng trong mỗi đơn vị tổchức của mình (phòng, ban, đội, tổ…) Hình thức phối hợp này cóthể là chính thức, có thể không, có thể tự phát hoặc chủ động từphía các nhà quản lý Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, các nhàquản lý có vai trò tạo dựng môi trường thuận lợi cho hình thành vàphát triển nhóm

1.3 Các lợi ích của Ví sao cần phát triển nhóm?

Các lợi ích của làm việc nhóm đối với cá nhân:

- thỏa mãn nhu cầu thuộc về cộng đồng, thuộc về xã hội nói chung

- thỏa mãn nhu cầu được nhận diện, được ghi nhận: Do

nhóm thường có uy mô nhỏ hơn nên các tương tác và nhìn nhận từphía quản lý đối với các thành viên có xu hướng cụ thể hơn, kịp thời hơn và có ‘cảm giác’ hơn so với ở cấp độ tổ chức

- cơ hội rèn luyện tư duy và giao tiếp: So với làm việc độc lập, có cơ hội để thể hiện khả năng kết nối, cùng tồn tại và hành động với người khác

- Cơ hội phát triển cá nhân nói chung Theo Holpp (2007),

sự phát triển của nhóm gắn liền với vấn đề phát triển cá nhân

Đóng góp của nhóm trong tổ chức:

- sự hình thành và hỗ trợ phát triển nhóm trong tổ chức chính

là một hình thức phân quyền, ủy quyền trong quản lý, lãnh đạo Thông qua đó, các nhà quản lý trong tổ chức, cơ quan quản lý theo đầu mối các nhóm hơn là theo cá nhân đối với mọi cá nhân trong tổ chức

- một cơ chế thu nhận thông tin, sáng kiến và phản hồi một cách có hệ thống và tiết kiệm

- Giúp tiếp cận vấn đề một cách tổng thể, toàn diện hơn: Đaychính là cơ chế cho phép tránh được những hạn chế do cách tiép cận phiến diện kiểu ‘thày bói xem voi’

- phát huy trí tuệ tập thể:

Làm việc theo nhóm cho phép mỗi cá nhân tránh được tình trạng ‘khôn lẻ không bằng dại bầy’ để tận dụng sức mạnh của:

‘Một cây làm chẳng lên non

Ba cây chụm lại nên hòn núi cao’

- Làm cho công việc trở nên bớt nhàm chán hơn

- Bước đệm cho một hệ thống lớn: Cung cấp một cơ chế sàng lọc các tiểu tiết; thử thách, phản biện các sáng kiến;

- giúp định hình các phong cách riêng trong khuôn khổ tổ chức

- Các phong cách của nhiều nhóm khác nhau tạo nên tính đa dạng trong tổ chức, cho phép tổ chức trở nên có kiến thức, năng động và thích ứng nhanh hơn với các phong cách hoặc yêu cầu mới

- giảm bớt xung đột trong tổ chức thông qua việc các vấn đề cần thảo luận được thực hiện bài bản, có chuẩn bị trong nhóm trước khi ra toàn tổ chức

Derek Torington và Jane Weightman (1994) chỉ ra các lợi ích của làm việc nhóm là:

- Nhóm là cách tiếp cận lý tưởng khi vấn đề cần giải

quyết vốn không quen thuộc và khó khăn hoặc đầy mạo hiểm mà chưa có tiền lệ hoặc công thức giải quyết;

- Nhóm cần thiết khi kiến thức và kĩ năng của từng cá

nhân không đủ để giải quyết vấn đề

- Nhóm là cần thiết trên cơ sở tâm lý là người ta sẽ hỗ

trợ những gì người ta có tham gia ra quyết định (tr 439)

Theo Lawrence Holpp (2007), tầm quan trọng của nhóm được thể hiện thông qua việc so sánh các nhiệm vụ tổ chức cần thực hiện trong 2 cách tiếp cận: truyền thống và hiện đại:

Bảng: Nhóm ở vị trí làm việc truyền thống và vị trí mới

định

An toàn lao

động

Thời gian làm việc Không chắc chắn

Quan hệ nhân

viên

Khách hàng Chỉ là thêm vào Lý do để hoạt độngĐào tạo Không có kế hoạch Liên quan đến công

việc kinh doanh chính Nguồn: Lawrence Holpp (2007), Quản lý Nhóm, (bản dịch tiếng Việt của nhóm BKD47), Hà Nội, Nxb Lao động- Xã hội, tr 52-53

Một số nguy cơ trong làm việc nhóm

+ Tốn kém thời gian một cách không cần thiết + Ttăng mức độ phụ thuộc

+ Nguy cơ nguy cơXảy ra tình trạng ỷ lại, a dua- mượn

số đông

Để tránh được các nguy cơ đó, đòi hỏi bản lĩnh và năng lực của trưởng nhóm cũng như nhận thức và nỗ lực của các thành viên

2 Quá trình hình thành nhóm

2.1 Giai đoạn hình thành

- Trong giai đoạn này, các thành viên còn rụt rè, chưa cởi

mở, ít trao đổi, chưa tin tưởng nhau nhiều và chưa nhiệt tình vì một ‘cái chung’ nào đó do một ai đó đề cập

- Các cá nhân bước đầu thăm dò về các bên cùng giao tiếp, thăm dò về những gì được chấp nhận hoặc không được chấp nhận

- Đã hình thành một số quy tắc sơ khai cho việc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể

- Các giải pháp cho vấn đề thường đơn giản, hướng tớinhững điểm chung mà nhiều người quan tâm và thỏa mãn đượcnhiều người

- Nếu có hành động cùng nhau, tập hợp các cá nhân này cũng không có ai chịu trách nhiệm về kết quả chung

- Ý tưởng kết nối với các thành viên khác đã hình thành tuychưa hẳn có ý niệm về mô hình, cách thức kết nối thành nhóm.Các thành viên có thể tỏ ra lo ngại về việc liệu sự kết nối này cóđem lại lợi ích cho thực thi, liệu giữa các cá nhân có sự tươngđộng về trông đợi, đóng góp, trình độ,…liệu mình có hòa hợp vớicác thành viên khác hay không

- Giai đoạn này, nhóm chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của các yếu tố bên ngoài (như sự tồn tại và năng lực của các nhóm khác)

và cá tính, quan điểm của một số cá nhân nổi trội (ví dụ như có bề ngoài, phong cách ấn tượng thu hút đám đông; có uy tín sâu rộng

từ trước trong giới chuyên môn liên quan và được nhận diện trong nhóm này, …)

- Có một lưu ý hết sức quan trọng là nhóm có thể bị tan rã hoặc bị mất đi một số thành viên nếu ngay từ giai đoạn sơ khai này các thành viên chưa biết hành động theo kiểu tập thể một cáchđúng cách Lấy ví dụ, khi một cá nhân có sang kiến hoặc có quan điểm khác biệt so với số còn lại, nếu một số hoặc số đông a dua với nhau thể hiện thái độ thiếu tôn trọng, hay xúc phạm cá nhân

đó

- Cách thức biểu hiện của đa số với các hành vi hiện tượng trong giai đoạn này có vai trò quan trọng, tạo cơ sở cho việc hình thành các cam kết hay thỏa thuận về nguyên tắc hành vi của nhóm

về sau

- Các kĩ thuật giao tiếp căn bản nên được áp dụng trong giai đoạn này là:

+ cChủ động tiếp cận

+ Tthể hiện bản thân: cá nhân có thể chuẩn bị sẵn những thông tin cần thiết để thể hiện mình, nhằm thăm dò các dấu hiệu ‘cùng sóng’ và các dấu hiệu của sự quan tâm

+ Đđặt câu hỏi: trực tiếp hoặc gián tiếp về nhu cầu, trông đợi, cách tiếp cận vấn đề, phương pháp chủ yếu giải quyết vấn đề

+ Tthu thập thông tin về các cá nhân mà mình tính tới

là các thành viên của nhóm

+ Ttìm cách thu hút những người có ảnh hưởng, có uy tín tham gia nhóm Vì đây là nhóm hình thành trong thực thi nên đối với rất nhiều người, việc các nhà quản lý ‘hai trong một’ (vừa nhóm chính thức, vừa nhóm không chính thức) sẽ tạo nên cảm giác yên tâm, an toàn cho bản thân vì không sợ lệch hướng hoặc bị lãnh đạo phê phán

2.2 Giai đoạn thử thách

- Bản chất của giai đoạn này là giai đoạn các cá nhân tìm hiểu lẫn nhau (về tính cách, năng lực) và tìm hiểu về công việc phải làm trong nhóm, do đó thường gắn liền với sự xung đột các niềm tin, giá trị và chuẩn mực xsử sxự

- Thậm chí, các bè phái và các tiểu nhóm bắt đầu hình thành.Các cá nhân bộc lộ theo những cách khác nhau, vận động theo những tốc độ khác nhau

Theo Blanchard và Carew (sđd), giai đoạn này có một số đặc thù như:

+ Mâu thuẫn giữa thực tế và kỳ vọng+ Vai trò và mục tiêu trở nên rối rắm và đầy thất vọng+ Ganh đua quyền lực và gây sự chú ý

+ Cảm giác bất hợp tác, rối rắm và kém tự tin+ Chỉ một vài nhiệm vụ được hoàn tất

+ …

- Các kĩ thuật chủ yếu trong giai đoạn này:

+ Chính vì vậy, kĩ năng phân tích và nhận ra cốt lõi của sự khác biệt đóng vai trò quan trọng trong việc dung hợp được nhiều

sự khác biệt và hạn chế được sự triệt tiêu chúng – nguyên nhân dẫn đến làm thui chột sáng kiến, thậm chí làm giảm sút hoặc mất

đi cam kết và hứng thú đối với nhóm để rồi quyết định rời bỏ nhóm

+ Kĩ năng phân tích và nhận ra cốt lõi của sự khác biệt đóng vai trò quana trọng trong việc dung hợp được nhiều sự khác biệt và hạn chế triệt tiêu chúng

+ Kĩ năng khích lệ chia sẻ, bộc lộ sự khác biệt và tôn trọng sự khác biệt