4. Kĩ năng làm việc nhóm
4.3. Các kĩ thuật làm việc nhóm và phát triển nhóm
Làm việc nhóm
- Vai trò của trưởng nhóm:
Trong cơ quan hành chính, c Các trưởng nhóm chính thức thường được bổ nhiệm hay bầu cử. Các trưởng nhóm không chính thức thường xuất hiện dần dần khi các thành viên bắt đầu có tương
tác, giao tiếp qua lại. Lấy ví dụ, người hay nói hơn, chia sẻ nhiều ý tưởng hơn, thu hút được nhiều ý kiến hơn, được lòong, thuyết phục được nhiều người,.. dần dần trở thành thủ lĩnh không chính thức trong nhóm. Điều này xảy ra ở cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức.
Phát triển nhóm
Trên đây chúng ta đã đề cập đến sự hình thành, phát triển nhóm một cách tự nhiên, đến đây chúng ta sẽ bàn đến chiến lược phát triển nhóm một cách có chủ đích, có kế hoạch.
Chiến lược phát triển nhóm bao gồm 5 giai đọan, bao gồm: - Giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị
- Giai đoạn lập kế hoạch - Giai đoạn thử nghiệm
- Giai đoan kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm - Giai đoạn chia sẻ và nhân rộng
Giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị
- Xác định mục tiêu hình thành nhóm: sự dụng hệ thống tiêu chí SMARTER
- Nghiên cứu các yếu tố cho phép hình thành và duy trì nhóm: Sử dụng kĩ thuật SWOT; đặc biệt chú ý các trở ngại (tiềm ẩn hoặc hiện diện), nghiên cứu và so sánh với các nhóm khác hiện hành.
+ Cách thức các cá nhân giao tiếp với nhau, nhìn nhận nhiệm vụ, nhìn nhận các lợi ích và trách nhiệm liên quan
+ cách thức các cá nhân ra quyết định;
+ các nguyên tắc đang được tuân thủ trong hành động tập thể
+ nguyên nhân các ‘vấn đề’ nảy sinh; tần suất, các xu hướng, các bài học và các nguy cơ,…
- Dự định về thời gian, các nguồn lực cho hình thành nhóm. - Lựa chọn trưởng nhóm
Lãnh đạo nhóm là quá trình gây ảnh hưởng một cách tích cực đến các thành viên trong nhóm nhằm định hướng, dẫn dắt và khích lệ tinh thần nhóm và sự phát triển, sự cống hiến của cá nhân.
Nhóm có thể trải qua nhiều giai đoạn để xác định trưởng nhóm. Cách thức lựa chọn trưởng nhóm cũng rất linh hoạt trong các nhóm khác nhau. Ở nhóm này, trưởngnhóm là một thủ lĩnh tinh thần, ở nhóm khác, trưởng nhóm là người quản lý sự vụ; ở nhóm này, trưởng nhóm được chọn từ giai đoạn rất sớm của nhóm để dẫn dắt, quyết định cách thức của nhóm, ở nhóm khác, việc lựa chọn một trưởng nhóm có tính thử thách đối với một số ứng viên nhất định để tìm ra người thích hợp nhất. Trong rất nhiều trường hợp, trưởng nhóm là một chức danh không chính thức trong cây cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị.
- Xác định phạm vi của nhóm: về thành viên, nhiệm vụ, ảnh hưởng,..
- Dự định cách thức công việc được chia sẻ trong nhóm: + Trách nhiệm, vai trò cụ thể của từng người phải được xác định rõ ràng,theo tiêu chuẩn, định mức phù hợp.
+ Trách nhiệm được xác định trên cơ sở thích ứng giữa chức trách và năng lực của cá nhân
+ Đảm bảo sự thích ứng giữa chức trách và thẩm quyền.
+ Trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ… của các thành viên khác đối với mỗi thành viên phải được làm rõ.
+ Cách thức đánh giá kết quả thực thi cần được làm rõ và công khai.
- Xác định lịch trình công việc, thời hạn cho mỗi hoạt động. - Xác định ưu tiên cho những việc cần làm
- Xác định tiêu chí đánh giá đối với kết quả đạt được. - Chuẩn bị không khí thuận lợi cho việc đưa kế hoạch vào thực tiễn: ví dụ thông qua việc thăm dò ý kiến các thành viên tiềm năng, vận động, thuyết phục họ thông qua việc chỉ ra những cái lợi của việc làm việc trong nhóm đó…
- Tìm kiếm ý kiến tư vấn về kế hoạch: các tư vấn có thể từ các nhóm khác hiện hành trong tổ chức.
Giai đoạn thử nghiệm (Pilot)
- Theo dõi các ứng dụng
- Kịp thời điều chỉnh linh hoạt các thay đổi.
- Giải quyết mâu thuẫn kịp thời và hợp lý (Xem thêm phần Kĩ năng quản lý xung đột ở phần sau).
- Các thành viên của nhóm nên áp dụng các kĩ năng giao tiếp như đã trình bày ở phần 2. (Các giai đoạn phát triển nhóm) như đã trình bày ở trên.
Giai đoạn kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm
- Đánh giá hiện trạng nhóm sử dụng các tiêu chí như đã trình bày ở phần 3 (Tiêu chí nhận diện nhóm hoạt động hiệu quả) trên đây. Hỗ trợ để các thành viên cùng nhau tự đánh giá.
- Khen thưởng và khích lệ những thành tựu. - Tổ chức đối thoại về những vướng mắc.
- Đánh giá lại hệ thống các tiêu chí đã đặt ra ban đầu đối với kết quả làm việc như đã đề cập trong Kế hoạch; và tính đến thay đổi khi cần thiết.
Giai đoạn chia sẻ và nhân rộng
- Đối với bên ngoài: Tóm tắt kinh nghiệm phát triển nhóm và chia sẻ với bên ngoài. Nếu anh, chị không phải là thành viên của nhóm, phần thuyết trình sẽ trở nên lý tưởng nếu có sự đồng thuyết trình của một thành viên từ nhóm.
- Đối với nhóm: Tiếp tục hỗ trợ nhóm ở mức độ vĩ mô: Lúc này, nhóm đã có khả năng tự quyết và thành một khối thống nhất, các can thiệp trực tiếp không nhất thiết là khôn ngoan nữa. Hỗ trợ
nhóm có thể thực hiện thông qua việc giaocho nhóm các công việc có tính thách thức cao hơn, khuyến khích nhóm thay đổi và mạo hiểm.