tiểu luận môn học kỹ năng soạn thảo văn bản

Khái niệm Báo cáo là một hình thức văn bản hành chính, do các cơ quan, don vi, ca nhân soạn thảo, ban hành nhằm mục đích trình bày tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị trong một khoản

TIEU LUAN MON HOC

MON HOC: KY NANG SOAN THAO VAN BAN GIANG VIEN: DANG TAT DUNG

NHOM SO3: VAN BAN BAO CAO

THANG 9 - 2023

8 Mục lục 1 Khái niệm và chức năng của báo cáo - 000222000 122020122211 1122311110111 1 1H92 251 11 11k n nh x0 3

1.1 Khái niệm

1.2 Chức năng 1.2.1 Xét trên góc độ mục đích sử dụng chung

2020 của Chính phủ về công tác văn thư

4.2.1 Về KNG GIAY oo eceeecececesesecesececseseceesecevevevevevevevecevecevevevecsuceceeveveveveveveveversevecesvevesssvecesess

4.2.2 Về phông chữ trong soạn thảo văn bản

4.2.3 Về căn cứ pháp lý . c- Sa 111 S1 112515111111 11 51111121111 1111111511151 11 1H xxx 4.2.4 Về thứ tự các điểm trong mỗi khoản

4.2.5 Về các trường hợp phải viết hoa Q.1 120 1111111111 111111111111 1111 1111 111211 11x Hy 10 4.2.6 Về cách đánh số trang - c1 TH 112111125111 11 25111 511111111111 111111 511111 Hx He Hy Hiện 11 4.2.7 Về nơi nhận

4.2.8 Về ký thừa lệnh 4.2.9 Về phần Phụ lục 1Í

SINH vi 0i e3 v0) s0›- e6 A4.H 11

5.1 Báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động của cơ quan, đơn vị

SN 0 6 | C019 5.1.2 Cach thuc hién eee

5.2 Báo cáo về vụ việc cụ thể

5.2.1 Mục đích 5.2.2 Cách thực hiện - Q00 Q00 1n TH TT Hi TT TT TT KH EEn sy 16

5.3 Các lỗi thường gặp khi tạo lập báo cáo

5.3.1 Lỗi hình thức :+ccccctsrrererrrrrrrrer

5.3.2 Lỗi nội dung - 5.3.3 Lỗi ngôn ngữ, văn phong

6 Các mẫu báo cáo 6.1 Mẫu báo cáo sơ kết

6.2 Mẫu bao CaO Ong KSte eee ececccecececscececececececececceseveveveveveveveveveveveveveceveveceueueecevecesvecesesveserees 23

6.3 Mẫu báo cáo thường KY cecceccceccececeecceseecececvecseceeveceeveeseceeveceuvessesevetsavesseveevesteveevesseeseesa 25 6.4 Mẫu báo cáo bất thường -.- - -c 11H 11111111 111111111111 1511 111511 111111151 k HH HE Hà ha Hy 27 ; 8.808 du 29

7 Tài liệu tham khảo cccccccccccceecececec ete teetesetecetetecesseseseeesesanenanenenananecececececececevevevanaeers 31

1 Khái niệm và chức năng của báo cáo 1.1 Khái niệm

Báo cáo là một hình thức văn bản hành chính, do các cơ quan, don vi, ca nhân soạn thảo,

ban hành nhằm mục đích trình bày tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị trong một khoản thời gian nhất định ( báo cáo tông kết, báo cáo sơ kết ); hoặc trình bày vẻ những sự việc xảy ra đột xuất ( báo cáo về đình công của công nhân trong doanh nghiệp X; báo cáo về số người thương vong trong mot vu tai nan giao thong )

1.2 Chức năng 1.2.1 Xét trên góc độ mục đích sử dụng chung

a Chức năng thông tin Báo cáo là loại văn bản được tạo ra trước hết do nhu cầu giao tiếp truyền đạt thông tin một cách chính thức, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại báo cáo Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất, bởi vì thông qua chức năng nảy

thì các chức năng khác mới được thực hiện

Đề báo cáo có chức năng thông tin và làm tốt chức năng truyền tải thông tin, trước khi ban hành báo cáo phải thu thập thông tin một cách nghiêm túc, trau chuốt ngôn ngữ đề diễn đạt làm cho các nội dung báo cáo trở thành tin, thông tin chứa trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đây đủ,

chính xác, kịp thời

b Chức năng quản ly Đây là chức năng có ở những bảo cáo được sản sinh trong môi trường quản lý Chức năng quản lý của báo cáo thê hiện ở việc chúng tham gia vảo tất cả các giai đoạn của quá trình quan ly

Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng, tô chức, xây dựng biên chế,

Tả quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá Trong tất cả các khâu nói trên, khâu

nảo cũng cần có sự tham gia của văn bản đặc biệt là văn bản báo cáo; trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều dựa trên các thông tin được thê hiện trong các báo cáo

Đề báo cáo thực hiện tốt chức năng quản lý thì quá trình mô tả, trình bày báo cáo phải thực tế, không suy diễn, không được che giấu khuyết điêm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chỉ

tiết, số liệu không đúng thực té

c Chức năng giao tiếp Với chức năng giao tiếp, hoạt động báo cáo phục vụ giao tiếp giữa cơ quan với cơ quan, cơ quan trực thuộc với cơ quan chủ quản Thông qua chức năng này, mối quan hệ giữa các tổ chức

được thắt chặt hơn và ngược lại

d Chức năng mô tả, thống kê

Với chức năng mô tả, thống kê báo cáo sẽ có mục đích cung cấp thông tin cho cơ quan có

thấm quyền Tả quyết định dựa trên số liệu đã được báo cáo Dựa trên dữ liệu, số liệu được trình bày

5

trong báo cáo thì cấp trên, người có thâm quyền có thê tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các quyết định quản lý

1.2.2 Xét trên góc độ lĩnh vực pháp lý

a Phân tích và giải thích vấn đề pháp lý Văn bản báo cáo pháp lý thường bắt đầu bằng việc phân tích và giải thích các quy định pháp luật hoặc vấn đề pháp lý cụ thể Điều này giúp các bên tham gia quá trình pháp lý hiểu rõ hơn về

các khía cạnh pháp lý của vấn đè

b Tư vấn và dé xuất giải pháp Báo cáo pháp lý thường chứa các đề xuất và tư vấn về cách xử lý vấn đề pháp lý Điều này

có thê bao gồm các biện pháp hợp pháp đề giải quyết xung đột, cải thiện quy trình luật pháp, hoặc

đề xuất sửa đôi luật

c Cung cấp căn cứ pháp lý Văn bản báo cáo thường cung cấp căn cứ pháp lý để hỗ trợ các quyết định pháp lý hoặc đánh giá tính hợp pháp của một hành động nào đó Các nguồn pháp lý, tài liệu tư liệu, và tiền lệ pháp luật thường được trích dẫn đề chứng minh các lập luận

d Thể hiện sự minh bạch vả tuân thủ pháp luật

Văn bản báo cáo trong pháp luật cũng có chức năng thê hiện sự minh bạch và tuân thủ pháp

luật Các tổ chức và cá nhân thường phải tạo ra các báo cáo dé báo cáo về hoạt động của họ và đảm

bảo rằng họ tuân thủ các quy định pháp luật

e Dự án luật và hành động tư duy pháp ly

Báo cáo pháp lý có thê được sử dụng đề đề xuất và thúc đây các dự án luật và hành động tư

duy pháp lý Điều này có thê bao gồm việc xây dựng các dự án luật mới, đề xuất thay đối pháp luật

hiện hành, hoặc phát triên các chiến lược pháp lý

Như vậy, báo cáo được sử dụng một cách khá phô biến, và nó có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong đời sống Báo cáo không chỉ là phương tiện truyền dẫn thông tin, là căn cứ đề cơ quan cấp trên ra quyết định quản lý mà còn là phương tiện giải trình của cơ quan cấp đưới với cơ quan cấp trên

Đối với cơ quan cấp trên, báo cáo là căn cứ đề ra quyết định quản lý Báo cáo có khả năng mang lại những thông tin thiết thực cho việc ra quyết định của chủ thê quản lý Các báo cáo của cấp dưới gửi lên cấp trên sẽ giúp cơ quan, tô chức cấp trên nắm được tình hình hoạt động của các cơ quan, tô chức cấp dưới trước khi ra quyết định, nhằm hướng hoạt động quản lý đến các mục tiêu đã

định Mặt khác, thông qua báo cáo, cơ quan quản lý cấp trên có thê kiểm chứng được tính khả thi, sự phù hợp hay bát cập của chính sách do chính họ ban hành đề sửa đối kịp thời Các báo cáo sơ

kết, tống kết công tác, báo cáo chuyên đề là những tư liệu quan trọng giúp cho các cơ quan chuyên

ngành, các nhà khoa học nghiên cứu tông kết các vân đề thực tiên của xã hội, của tự nhiên đề tham

6

mưu cho các cơ quan quản lý nhà nước hoạch định chính sách, xây dựng các văn bản quy phạm

pháp luật phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, xã hội một cách chính xác

Đối với cấp dưới thì thông qua báo cáo có thê khái quát lại công việc một lần nữa và có thê năm bắt lại nội dung từ đó nắm rõ hơn về tình hình công việc mà mình được giao Việc viết báo cáo

và phân tích các nguyên nhân giúp người viết rút ra bài học kinh nghiệm, đề cập về phương hướng,

nhiệm vụ của đơn vị mình, từ đó có thể tạo ra những tư vấn hiệu quả cho cấp trên tham khảo và đưa

ra quyết định 2 Loại văn bản của báo cáo

Khi xem xét ở góc độ thể thức, kỹ thuật văn bản tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP do Chính

phủ ban hành ngày 05/3/2020 về công tác văn thư, thì báo cáo là một loại văn bản có tên loại Ngoài ra, loại văn bản của báo cáo là loại văn bản hành chính được hình thành trong quá trình hoạt động

của các cơ quan, tô chức Cụ thé, tại khoản 1, Điều 3, Chương I của Nghị định số 09/2019/NĐ-CP

do Chính phủ ban hành ngày 24/01/2019 về việc quy định chế độ báo cáo của cơ quan hành chính

nhà nước có định nghĩa rằng: “Báo cáo là một loại văn bản hành chính (gồm văn bản giấy và văn bản điện tử) của cơ quan, tô chức, cá nhân để thê hiện tình hình, kết quả thực hiện công việc nhằm

giúp cho cơ quan, người có thâm quyên có thông tin phục vụ việc phân tích, đánh giá, điều hành và ban hành các quyết định quản lý phù hợp”

Từ những căn cứ pháp luật trên, có thê thấy báo cáo là loại văn bản hành chính không thê

thiếu trong hoạt động vận hành của các cơ quan, tổ chức Ngoài chức năng phản ánh thực tế thì loại văn bản báo cáo còn đưa ra dự báo, góp phần củng có quyết định, chủ trương của người có thẩm quyên trong cơ quan, tô chức đó

Tính chất của loại văn bản báo cáo là việc cơ quan, tô chức hoặc cá nhân cấp dưới thông qua việc soạn thảo và gửi báo cáo cho cơ quan cấp trên dé trình bày tình hình, xin ý kiến chỉ đạo từ cơ quan cấp trên Điền hình là loại văn bản báo cáo được hình thành giữa các cơ quan hành chính nhà

nước có sự phân cấp, trực thuộc với nhau hoặc giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tô chức,

cá nhân liên quan như tổ chức chính trị, tô chức chính trị - xã hội Ví dụ như, báo cáo của Ủy ban nhân dân gửi cấp ủy Đảng: Báo cáo của Ủy ban nhân dân gửi Ủy ban Mặt trận Tô quốc Việt Nam

phục vụ giảm sát và phản biện xã hội chăng hạn Bên cạnh đó, đối với các cơ quan doanh nghiệp,

tư nhân thì họ có thê dùng loại văn bản báo cáo đề gửi cho các cơ quan quản lý nhà nước vẻ ngành,

lĩnh vực hoạt động của họ hằng năm hoặc khi được yêu cầu Loại văn bản báo cáo ra đời đề trình

bày những nội dung công việc, kết quả liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước nói trên

Vay, bao cáo là loại văn bản hành chính mang tính chất mô tả, trình bày công việc nên hoạt

động báo cáo thực sự có ý nghĩa đôi với người soạn thảo, người gửi và người nhận báo cáo 3 Phân loại báo cáo

3.1 Căn cứ vào nội dung báo cáo e Báo cáo chung

Đây là mẫu báo cáo nhiều vẫn đề, nhiều mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm v1,

nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan Mỗi vấn đề, mỗi mặt công tác được liệt kê, mô tả trong mối quan

hệ với các vấn đề, các mặt công tác khác, tạo nên toàn bộ bức tranh về hoạt động của cơ quan Báo cáo này đánh giá toàn diện về năng lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan

e©_ Báo cáo chuyên đề Là báo cáo chuyên sâu vào một nhiệm vụ công tác, một vấn đề quan trọng Các vấn đẻ, các

nhiệm vụ khác không được đề cập hoặc nếu có thì chỉ được thể hiện như các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần được báo cáo Báo cáo chuyên đề chỉ đi sâu đánh giá một vấn dé cu thé trong hoạt động

của cơ quan Mục đích của báo cáo chuyên đề là tổng hợp, phân tích, nhận xét và đề xuất giải pháp

cho vấn đề được nêu trong báo cáo

3.2 Căn cứ vào tính ốn định của quá trình ban hành báo cáo e Bao cao thuong ky (hay còn gọi báo cáo theo định kỳ) Là báo cáo được ban hành sau mỗi kỳ được quy định Kỳ hạn quy định viết và nộp báo cáo

có thê là hàng tuân, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kỳ Đây là loại báo cáo dùng đề

phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của cơ quan trong thời hạn được báo cáo Thông thường loại báo cáo này là cơ sở quan trọng đề cơ quan có thâm quyền kiêm tra, đánh giá hoạt động của cấp

dưới, phát hiện khó khăn, yêu kém về tô chức, nhân sự, cơ chế hoạt động, thê ché, chính sách, từ đó

đưa ra những chủ trương, biện pháp phù hợp đề quản lý

e_ Báo cáo đột xuất

Là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra hay có nguy cơ xảy ra các biến động bất

thường về tự nhiên, về tỉnh hình kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao Co quan

nhà nước có thể báo cáo theo yêu cầu của cấp có thâm quyên hoặc khi xét thấy vấn đề phức tạp vượt quá khả năng giải quyết của mình, cần có sự hỗ trợ của cấp trên hay cần phải phản ảnh tình hình với cơ quan có thâm quyền đề cơ quan có biện pháp giải quyết kịp thời Loại báo cáo này được dùng đề thông tin nhanh về những vấn đề cụ thê làm cơ sở cho các quyết định quản lý nhanh nhạy, phù hợp với các tình huống bát thường trong quản lý Yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của các

thông tin mới nhất trong loại văn bản này được đặc biệt coi trọng

3.3 Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc © Bao cao so két

Là báo cáo về một công việc đang còn được tiếp tục thực hiện Trong quản lý, có những

công việc đã được lập kế hoạch, lên chương trình từ trước, có những công việc được thực hiện

ngoài kế hoạch khi phát sinh những tình huống không dự kiến trước Dù trong trường hợp nảo thì quá trình thực hiện cũng có thẻ nảy sinh những vấn đề không thẻ dự liệu được hoặc đã được dữ liệu

8

chưa chính xác Đề hoạt động quản lý có chất lượng cao, việc thường xuyên năm bắt tình hình thực

tế, đánh giá thuận lợi, khó khăn, rút kinh nghiệm, đề ra những biện pháp mới, điều chỉnh hoạt động

quản lý cho phù hợp với thực tế là điều cần thiết Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thâm quyền

chỉ đạo sát sao, kịp thời, thiết thực đối với hoạt động của cấp dưới

Các báo cáo sơ kết công tác: Nội dung báo cáo trình bảy kết quả hoạt động của cơ quan, tổ

chức trong một khoảng thời gian nhất định của toàn bộ kế hoạch công tác Để phục vụ quản lý công Việc của cơ quan, tô chức trong kế hoạch năm, có thể chia báo cáo sơ kết công tác thành các loại:

Báo cáo sơ kết công tác tháng của cơ quan, tô chức: Nội dung báo cáo công tác sơ kết tháng trình bày kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong thời gian một tháng Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng đã được phê duyệt của cơ quan, tô chức cấp trên đề thống kê, xem xét, đánh giá các kết

quả đã thực hiện, đưa ra kế hoạch cần thực hiện trong thang tiếp theo Thời gian bao cao so kết thực

hiện kế hoạch công tác tháng được tiến hành vào những ngày cuối tháng Báo cáo sơ kết công tác quý: nội dung báo cáo sơ kết công tác quý trình bày kết quả hoạt động của cơ quan, tô chức trong thời gian 3 tháng Một năm kế hoạch công tác chia thành 4 quý

theo thứ tự thời gian Quý I: Từ tháng 1 đến hết tháng 3; Quý II: Từ tháng 4 đến hết tháng 6; Quý II: Từ tháng 7 đến hết tháng 9; Quý IV: Từ tháng 10 đến hết tháng 12 Do đó, mỗi năm báo cáo sơ

kết công tác quý đề có 4 bản báo cáo Thời gian báo cáo sơ kết công tác quý được thực hiện vào những ngày cuối quý

Báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm: Nội dung báo cáo công tác sơ kết 6 tháng đầu năm trình bày những kết quả hoạt động của cơ quan, tô chức trong 6 tháng đầu năm, vạch ra những ưu

điểm, những hạn chế cần khắc phục và nhiệm vụ còn phải làm trong 6 tháng còn lại của năm đó

© Bao cao tong két

Là loại văn bản được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc đã hoàn thành một cách căn bản

một công việc nhất định Khác với báo cáo sơ kết có mục đích tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt nhất, trong báo cáo tông kết, mục đích là dé đánh giá lại quá trình thực hiện một công việc,

so sánh kết quả đạt được với mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra, rút kinh nghiệm cho các hoạt động quản lý cùng loại hoặc tương tự về sau từ việc lập kế hoạch hoạt động đến tổ chức thực hiện các hoạt

động đó trên thực tế Báo cáo tổng kết thường gắn vào một thời gian nhất định, thường là một năm, 5 năm, 10

nam, 15 nam

Nội dung của báo cáo tổng kết năm sẽ trình bày tất cả các mặt công tác của cơ quan, tô chức

trong một năm thực hiện kế hoạch; nêu rõ các số liệu cụ thể đã đạt được của các chỉ tiêu, kế hoạch

cấp trên giao Trong báo cáo tông kết năm thường nêu lên kết quả phân đấu một năm của tat cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, các ưu điểm và yếu kém, rút ra bài học kinh nghiệm cho

những năm tới, khen thưởng những đơn vị, cả nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, kế hoạch công tác

9

Trong báo cáo tổng kết năm cần dành một phần đề nói về phương hướng, nhiệm vụ và những chỉ

tiêu chủ yếu của kế hoạch năm tới của cơ quan, tô chức Vì vậy, báo cáo sơ kết công tác năm của cơ quan, tô chức được biên soạn đầy đủ, công phu, được lay y kién dong gop cua cac don vi, ca nhan, cán bộ chủ chốt trong cơ quan, tô chức

4 Các lưu ý và thể thức khi soạn thảo báo cáo 4.1 Một số điểm mới cần lưu ý khi soạn thảo báo cáo (văn bản hành chính) căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư

Trên cơ sở Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa

đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư Theo đó, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư có hiệu lực thi hành kê từ ngày ký và thay thế Nghị định số

110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP

Bao cáo là văn bản có tên loại, do vậy báo cáo được xây dựng dựa trên cơ sở mẫu 1.4 Thông

tư số 01 Trong các thành phần cấu thành báo cáo, có những thành phần được ghi theo quy tất chung về thê thức văn bản pháp luật - tức là tương tự như các hình thức văn bản pháp luật khác như các thành phần về quốc hiệu và tiêu ngữ; về cách ghi tên cơ quan, đơn vị gởi báo cáo; vẻ cách ghi địa danh, ngày, tháng, năm Tuy nhiên, có một số điểm cần lưu ý sau đây:

- Thứ nhất về tên chủ thê ban hành báo cáo Việc ghi tên chủ thê ban hành báo cáo nói chung

được thực hiện theo quy tắc thông thường như các văn bản khác Nghĩa là nêu chủ thể ban hành là

cơ quan nhà nước hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo, hoặc các cơ quan nhà nước ở trung ương,

thì tên cơ quan độ thủ trưởng, và có cơ quan chủ quan thì phía trên tên cơ quan được ghi độc lập

Còn nếu chủ thể ban hành hoạt động theo chế ban hành báo cáo phải ghi tên cơ quan chủ quản Tuy

nhiên, cần lưu ý rằng báo cáo là văn bản được sử dụng rất phô biến, ngay cả các đơn vị trực thuộc cơ quan nhà nước cũng viết báo cáo ( Ví dụ các phòng thuộc sở) nên cần ghi tên chủ thể ban hành cho phù hợp

- Thứ hai về số và ký hiệu của báo cáo: Cách ghi được thực hiện như các văn bản hành chính

khác, số của báo cáo ghi kèm theo ký hiệu (không kèm theo năm ban hành) Điểm khác biệt ở đây là ký hiệu của báo cáo là BC Ví dụ: Số: 27/BC-SCT (Báo cáo số 27 của Sở Công thương)

- Thứ ba tên loại và trích yếu của báo cáo: Cách ghi yếu tổ tên loại được thực hiện tương tự như các văn bản pháp luật có tên loại khác Tuy nhiên, tên loại được ghi là “BÁO CÁO” Còn yếu

tố trích yếu thì không nhất thiết phải bắt đề bằng hai chữ '“Về việc”, mà đề cập trực tiếp đến vấn đề

cần giải quyết trong báo cáo

10

4.2 Thể thức khi soạn thảo báo cáo căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng

3 năm 2020 của Chính phú về công tác văn thư Nghị định số 110/2004/NĐ-CP không quy định về thê thức, kỹ thuật trình bày văn bản mà

giao cho Bộ Nội vụ hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2011 về

hướng dẫn thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Đề nâng cao hiệu lực pháp lý của quy

định, khắc phục một số hạn chế do thẻ thức, kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính chưa thống nhất với văn bản quy phạm pháp luật; thê thức, kỹ thuật trình bày của văn bản điện tử chưa thống

nhất với văn bản giấy gây khó khăn cho công chức, viên chức trong quá trình tham mưu, soạn

thảo văn bản, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã quy định cụ thể và có sửa đối, bổ sung một số quy định về thê thức, kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính, cụ thể như sau:

4.2.1 Về khô giấy

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định tất cả các văn bản hành chính được trình bảy trên

khổ giấy A4, trong khi Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định văn bản hành chính được trình bảy trên khổ giấy A4, còn các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hô sơ, phiếu gửi, phiếu

chuyên được trình bày trên khô giấy A5 hoặc trên giấy mẫu ¡in sẵn (khổ A5) Như vậy, báo cáo sẽ

được trình bày trên khổ giấy A4

4.2.2 Về phông chữ trong soạn thảo văn bản Thông tư số 01/2011/TT-BNV chỉ quy định phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên

máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN

6909:2001 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã quy định cụ thể phông chữ phải là “phông chữ tiếng Viét Times New Roman, b6 ma ky tu Unicode theo Tiêu chudn Viét Nam TCVN 6909:2001”

4.2.3 Về căn cứ pháp lý Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiêu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bảy dưới phần tên loại và

trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dâu chấm phây (:), dong

cuối cùng kết thúc bằng dâu chấm (.)

4.2.4 Về thứ tự các điểm trong mỗi khoản

Dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có đầu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phân lời văn, kiêu chữ đứng

4.2.5 Về các trường hợp phải viết hoa Khác với Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định 4 nhóm trường hợp phải viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (2); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng Bên cạnh đó, đã bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết

hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước

11

Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điêm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định số 30/2020/NĐ-CP chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa

4.2.6 Về cách đánh số trang Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) Tuy nhiên theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, số trang văn bản được đặt

canh giữa theo chiêu ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Á-rập,

cỡ chữ 13 đến 14, kiêu chữ đứng và không hiên thị số trang thứ nhất Quy định nảy thống nhất cách đánh số trang với văn bản quy phạm pháp luật tránh nhằm lẫn, khắc phục khó khăn cho các cá nhân

trong soạn thảo văn bản như hiện nay

4.2.7 Về nơi nhận Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận đề thực hiện; nơi nhận đề kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, đề biết; nơi nhận dé lưu văn bản

(1) Đôi với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tô chức cấp dưới gửi cơ quan, tô chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gỗm:

Phẩn thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là lên các cơ quan, tô chức hoặc đơn vị, cá

nhân trực tiếp giải quyết công việc

Phân thứ hai bao gôm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ

quan, tô chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận van ban

(2) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tô chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

4.2.8 Về ký thừa lệnh

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho

cấp phó ký thay (Thông tư số 01/2011/TT-BNV cũng như Nghị định 110, Nghị định 09 sửa đôi, bổ

sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP vẻ công tác văn thư không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay)

4.2.9 Về phan Phu luc

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã bố sung hướng dẫn cụ thê đối với thông tin chỉ dẫn kèm

theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành, theo đó thông tin chỉ dẫn kèm theo phụ lục bao gồm:

"Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản”: vị trí

đặt "canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ 1n thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng

phông chữ với nội dung van ban, mau đen”

Đồng thời, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cũng quy định rõ "Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số / - ngày tháng năm ) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này"

Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục

12

5 Trường hợp dùng báo cáo Trong thực tiễn, báo cáo là văn bản được ứng dụng rộng rãi và phô biến, thường xuất hiện trong đa dạng ngữ cảnh và định dạng, như đã trình bày ở trên Tuỳ vào mục đích, nội dung, yêu cầu mà người tạo lập báo cáo xác định các van dé trình bày trong báo cáo cho phủ hợp Theo đó, Báo cáo chia thành hai trường hợp chủ yếu như sau:

5.1 Báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động của cơ quan, đơn vị

5.1.1 Mục đích Có thể nói rằng một trong những loại báo cáo có nội dung đài, phức tạp, cần đầu tư nhiều

thời gian, công sức, tài liệu đề viết báo cáo, thậm chí có cả một tổ soạn thảo báo cáo, đó là báo cáo tống kết của cơ quan, đơn vị Mục đích của báo cáo này nhằm đề đánh giá kết quả thực hiện nhiệm

vụ, hoặc rút kinh nghiệm, đề xuất các phương ân nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai của một cơ quan hay đơn vi

Về cơ cầu nội dung, báo cáo tổng kết thường có 4 phân như sau: - Phần kiêm điểm, đánh giá tình hình: Tùy theo từng loại báo cáo, phần này có thể nêu sơ

lược nội dung vấn đề cần giải quyết trong báo cáo đã được tiến hành đến đâu, những thuận lợi, khó khăn tác động đến quá trình giải quyết vấn đề đó Đây chính là phần mở đầu của báo cáo nên cần

viết khái quát, ngắn gọn - Những kết quả đã đạt được: Báo cáo trình bảy rõ những kết quả hoạt động của cơ quan,

đơn vị đã đạt được kết quả như thế nảo so với kế hoạch đề ra trước đó Đồng thời phân tích những

nguyên nhân khách quan, chủ quan dẫn đến việc đạt được những kết quả đó Để đảm bảo tính rõ

ràng, cụ thê của báo cáo, nên trình bảy kết qua đạt được của từng mảng công tác nhất định - Những tồn tại, hạn chế: Báo cáo trình bày rõ những tồn tại, yêu kém trong hoạt động của cơ quan, tô chức so với kế hoạch đã đề ra Đồng thời phân tích những nguyên nhân khách quan, chủ quan dẫn đến những tôn tại, hạn chế nêu trên Thông thường, đây là phần trình bảy ngắn gọn, đơn giản trong một bản báo cáo Điều này xuất phát từ một thực tế, và cũng là tư duy phố biến hiện nay

là bao giờ với một cơ quan, đơn vị, thành tích hoạt động là chủ yếu, tôn tai, hạn chế là thứ yếu Dù

thực tế là như vậy, thì trong nội dung này của báo cáo cũng cần trình bảy cụ thê về những công việc

chưa làm được, những nhiệm vụ, chủ tiêu không hoàn thành so với kế hoạch đề ra

Với nội dung này, người viết báo cáo có thê lựa chọn một trong hai cách viết như sau: hoặc

là sau khi trình bày những tồn tại, hạn chế xong thì phân tích các nguyên nhân chung dẫn đến những tổn tại, hạn chế đó như “Sở dĩ kết quả của đơn vị còn những tôn tại, hạn chế như đã trình bảy

ở trên là xuất phát từ các ly do sau đây: ” Hoặc sau khi trình bày tồn tại, hạn chế về từng vấn đề thì phân tích nguyên nhân luôn cho từng vấn đề đó như: “Nguyên liệu nhập vào có một số không

đạt đủ tiêu chuẩn do ”

13

Kết hợp hai phân trình bày về thành tích đạt được va ton tại, hạn chế trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, người soạn thảo báo cáo có thê viết theo hướng sau: nêu từng mảng công tác cần báo cáo (về chỉ tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành; về công tác chăm lo đời sống cho quân nhân, nhân dân ) Trong mỗi mảng công tác này nêu luôn những thành tích đã đạt được, nguyên nhân đạt được những thành tích đó Đồng thời cũng trình bày luôn những việc chưa làm được trong lĩnh vực đó, với những nguyên nhân khách quan và chủ quan của nó

Ngoài ra, phần nêu bài học kinh nghiệm và đề xuất phương hướng hoạt động trong thời gian tới cũng là một nội dung rất quan trọng, bởi một bản báo cáo tổng kết sẽ giảm đi nhiều ý nghĩa của nó nếu chỉ dừng ở mức độ liệt kê, phân tích tn tai — thành tích - nguyên nhân Bản báo cáo này sẽ

hầu như chỉ thể hiện được hiện tại mả không thể hiện được tương lai hoạt động của cơ quan, td

chức Do vậy, những bài học kinh nghiệm ở đây như: về công tác lãnh đạo, về quan hệ với người lao động phải thê hiện được rõ những vấn đề gì cần khắc phục, hoặc cần phát huy Từ đó hạn chế

đến mức thấp nhất những tồn tai, phát huy tốt nhất những thành tích đã đạt được Đồng thời đề xuất

phương hướng hoạt động trong thời gian tới lên cấp có thâm quyền Nội dung phần phương hướng này nên được đề xuất xuất phát từ thực tế hoạt động của cơ quan, đơn vị Không nên đề xuất những

chỉ tiêu, nhiệm vụ quả cao, khó thực hiện trên thực tế Nội dung đề xuất trong bao cao tổng kết hoạt

động chỉ nên trình bày các giải pháp chính, không nên quá cụ thê, vì nội dung cụ thể sau này nên thê hiện trong các đề án, hay trong kế hoạch triển khai hoạt động trong từng thời kỳ cụ thê của cơ quan, đơn vị thì hợp lý hơn

Bao cao tong két hoat động của cơ quan, đơn vị được đại diện lãnh đạo cơ quan, đơn vị trình

bảy trong cuộc họp (hội nghị) tông kết hoạt động của cơ quan, đơn vị Đây cũng là địp tôn vinh

thành tích của tập thê, cá nhân có thành tích trong hoạt động tổ chức, sản xuất — kinh doanh, phong

trào của cơ quan, đơn vị Do vậy, trong báo cáo tông kết hoạt động có thê thêm phần tổng kết về công tác thi đua khen thưởng với các nội dung chính như: thành tích tưng tập thê (bộ phận) như: phòng, trung tâm, phân xưởng, khoa ; thành tích của từng cá nhân với danh hiệu cụ thê như: chiến

sĩ, chiến sĩ thi đua, lao động xuất sắc 5.1.2 Cách thực hiện

Các bước báo cáo bao gồm a Bước 1: Ban hành hướng dẫn về chủ trương sơ kết, tông kết Đối với các báo cáo sơ kết công tác: không có văn bản hướng dẫn vì các báo cáo này thường đơn giản hoặc đã được theo mẫu quy định

Đối với các báo cáo tống kết, cơ quan báo cáo cần ban hành văn bản hướng dẫn về chủ trương tổng kết công tác hoặc chủ trương tông kết chuyên đề với các yêu cầu như: nội dung văn bản

trình bảy cụ thể những vấn đề, những số liệu phải báo cáo; những ưu điểm, khuyết điểm, những

14

nguyên nhân của ưu điểm, khuyết điểm; những bài học kinh nghiệm; các tiêu chuân bình bầu danh

hiệu thi đua; quy định thời gian hoàn thành báo cáo nộp lên cấp trên b Bước 2: Thu thập thông tin, tư liệu đề viết báo cáo

Các tư liệu và thông tin có thê được thu thập đề viết báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết bao

gồm: () Các văn bản quy phạm pháp luật vẻ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tô chức; hoặc các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chuyên đề báo cáo;

(1¡) Kế hoạch công tác năm của cơ quan, tổ chức hoặc kế hoạch đã được cấp có thâm quyền phê duyệt;

(1i) Các báo cáo sơ kết, tổng kết hoặc báo cáo chuyên đề của cơ quan, tô chức cấp dưới gửi

đến;

(v) Tài liệu, số liệu do người viết báo cáo trực tiếp khảo sát thực tế thu thập được

c Bước 3: Xây dựng đề cương báo cáo sơ kết, tổng kết Trên cơ sở văn bản hướng dẫn tông kết của cơ quan, tô chức cấp trên, căn cứ vào chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và tỉnh hình thực hiện hoạt động thực tế của cơ quan, tô chức để xây dựng đề

cương báo cáo Đề cương báo cáo giúp người soạn thảo báo cáo trình bày nội dung chính xác, đầy đủ

Xây dựng đề cương báo cáo tông kết theo 3 phần: Phần mở đầu, phân nội dung và phân kết luận

ä Bước 4: Viết tên và nội dung báo cáo

- Viết tên báo cáo: Đối với báo cáo sơ kết thì tên báo cáo gồm các mục: tên loại văn bản

(báo cáo); nội đung báo cáo (sơ kết công tác); thời gian báo cáo (tháng hoặc quý) Đối với báo cáo tổng kết thì tên báo cáo phải ghi bố sung thêm phương hướng công tác Ví dụ: "Báo cáo tổng kết

năm học 2022 - 2023 vả phương hướng, nhiệm vụ năm học 2023 - 2024" Nếu là báo cáo tổng kết

chuyên đề thì tên của báo cáo gồm ba thành phần: tên loại văn bản (báo cáo); nội dung báo cáo: (tông kết + tên chuyên đề); thời gian: ( từ năm đến năm )

- Viết nội dung báo cáo: Báo cáo tổng kết năm và báo cáo tổng kết chuyên đề đều phải gồm

ba phần: Mở đầu, nội dung và kết luận

+ Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi Phần mở đầu phải trình bày được mục đích của

báo cáo, giúp người đọc biết nội dung báo cáo sẽ giải quyết những vấn đẻ gì + Phần nội dung: Tổng kết công tác đã thực hiện và phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tỚI

Tổng kết công tác: Trình bảy các kết quả đã đạt được trong việc thực hiện những chức năng,

nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch được giao Các kết quả đạt được phải thê hiện bằng số liệu cụ thê Phân

15

tích những kết quả đạt được trong việc thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, kế hoạch

Mục đích của việc phân tích này là để người đọc, người nghe thấy được việc hoàn thành chỉ tiêu, kế hoạch cấp trên giao ở mức độ như thế nảo (hoàn thành số lượng lớn kế hoạch, hoàn thành kế hoạch,

hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp trên giao) Đề giải đáp được mục đích này, người viết báo cáo cần lập bảng so sánh đề vấn đề được minh bạch, rõ ràng và mang lại sức thuyết phục Mục đích thứ

hai là, việc phân tích kết quả đạt được đề mọi người thấy được sự tiến bộ, đi lên hay đi xuống của tô chức đó Đề giải đáp được mục đích này người viết báo cáo phải lập bảng so sánh về các số liệu

thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch năm nay so với một số năm cận kề trước đó Bài học kinh nghiệm: Trong nội dung báo cáo không thê thiếu mục bài học kinh nghiệm, là những điều được rút ra từ thực tiễn hoạt động, từ nguyên nhân của những thành công và sai lầm,

thiếu sót đã nêu ở phần trên Bài học kinh nghiệm là cái có ích để lại phục vụ cho công tác của

những năm sau, truyền lại cho những người đi sau, phát huy, nhân rộng những bài học có ích, hạn

chế những sai lâm, thiếu sót, khuyết điểm mà những người đi trước đã mắc phải

Báo cáo kết quả về thi đua khen thưởng là một trong những mục quan trọng tiếp theo trong phân nội dung của báo cáo Nội dung mục này trình bảy các tiêu chuẩn và cách xét chọn các đơn vị

và cá nhân đạt danh hiệu thi đua như: Lao động tiên tiến, chiến sỹ thi đua cơ sở, Chiến sỹ thi đua

cấp ngành, Huân chương lao động, ; Trình bày các mức thưởng, các danh hiệu thi đua và quyết định thi đua của thủ trưởng cơ quan, tô chức Mục này công khai đánh giá kết quả công tác của các đơn vị, tổ chức và cá nhân, nhằm động viên đơn vị, tô chức và cá nhân hoàn thành nhiệm vụ được

giao

Phương hướng, nhiệm vụ công tác trong năm tới (hoặc những năm tới): Trong báo cáo tổng

kết công tác hoặc báo cáo tổng kết chuyên đề thì phần này trình bày khái quát những nội dung chính công tác của năm tới hoặc thời gian tới về các vấn đề: (ï) Các chỉ tiêu kế hoạch (được trình bày

thành các đề mục căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của tổ chức mình và các chỉ tiêu kế hoạch cấp

trên giao); (1ï) Trình bày trọng tâm, trọng điểm công tác cần thực hiện trong năm tới; (iii) Các giải

pháp chính đề thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch nêu trên

Phân kết luận: Đánh giá, tổng kết chung vẻ kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của cơ

quan, tô chức phần kết luận phải nêu được hai vấn đề cơ bản: (¡) Những kết quả chủ yếu thực hiện

nhiệm vụ công tác năm qua và (ii) Những kiến nghị với cơ quan, tô chức cấp trên Nội dung kiến

nghị cần nêu những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan, tô chức

Vi du:

e Sé ndéi vu phai bao cdo dét xuat theo yêu cầu của UBND tỉnh về tình hình thực

hiện công tác tô chức Nhà nước trên địa bàn tỉnh hay Báo cáo định kỳ doanh nghiệp Nhà nước còn có các báo cáo đột xuất theo yêu cầu trong các công văn

được gửi đến từ Ủy ban nhân dân thành phố

- Báo cáo xuất phát từ thực trạng công tác quản lý, có những vấn đề cụ thê đột xuất phát

sinh mà cấp dưới phải báo cáo

Vi du:

® Do bão làm giao thông ở địa phương tê liệt, công chức không đến nơi làm việc

được, báo cáo tinh hình địch covid tại cơ quan đơn vi, nén cấp dưới phải báo

cáo cấp trên © Bao cdo tong két thực hiện các nghị quyết của Quốc hội của UBTVQH - Báo cáo về vụ việc cụ thê do cấp dưới gửi cấp trên theo yêu cầu của cấp trên Ví dụ: Báo cáo về thông tin tình hình thị trường tiêu thụ sản phẩm hàng ngày Hoặc báo cáo về thực trạng các cá nhân không tham gia chảo cờ vào sáng thứ 2 đầu tuần hàng tháng tại đơn vị

5.2.2 Cách thực hiện Các bước báo cáo theo sự việc, bao gồm:

a Bước Ì Thu thập thông tín, tư liệu - Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan Ví dụ như: Bộ Công thương báo cáo về việc rà soát các văn bản QPPL liên quan đến quyền lợi người tiêu dùng thì cần có các VBQPPL đê rà

soát như: Bộ Luật Dân Sự 2015; Bộ Luật Tố Tụng Dân Sự 2015

- Thông tin, tư liệu liên quan đến sự việc là cơ sở, bằng chứng, là căn cứ đê trình bảy báo cáo về sự việc đó Mỗi sự việc đều có các mối liên hệ và các loại thông tin, tư liệu khác nhau Vì

vậy người viết báo cáo sự việc phải phân tích các mối quan hệ của sự việc đề sưu tầm, thu thập đầy

đủ và chính xác thông tin, tư liệu liên quan - Yêu cầu về thông tin, tư liệu: + Thông tin, tư liệu đó phải liên quan đến sự việc (thông tin, tư liệu trước lúc xảy ra, trong

lúc xảy ra và sau khi xảy ra vụ việc);