Quy trình vận động tài trợ cho sự kiện Mục đích cơ bản của tài trợ là gợi lên những mỗi tương quan tích cực giữa sự kiện và thương hiệu có thể về thể thao, nghệ thuật hoặc thương hiệu từ
Trang 1Quy trình vận động tài trợ cho sự kiện
Mục đích cơ bản của tài trợ là gợi lên những mỗi tương quan tích cực giữa sự kiện và thương hiệu có thể về thể thao, nghệ thuật hoặc thương hiệu từ thiện trong tâm trí của người tiêu dùng Điều nay được thực hiện bang cách đặt tên các sự kiện hoặc bằng cách hiển thị logo của công ty tại các sự kiện hoặc dia điểm và các phương tiện truyền thông quảng bá sự kiện
Tài trợ rất phức tạp và nó không chỉ đơn giản là yêu cầu tài trợ bởi vì
bạn cân có một đề xuất tuyệt vời Khi thực hiện đúng cách, nó không chỉ
là tài trợ cho các hoạt động của bạn, mà sẽ tạo ra một mỗi quan hệ có ý
nghĩa giữa các tổ chức, nhà tài trợ và đối tượng mà sẽ giúp bạn tăng giá trị cho doanh nghiệp một cách đáng kể Để có một mối quan hệ tốt đẹp
và lâu đài với nhà tài trợ, lý tưởng nhất là bạn nên tìm kiếm một nhà tài
trợ dài hạn người có thê đầu tư cho các đề nghị tài trợ của bạn bởi vì họ tin tưởng và nhận ra giá trị vê lợi nhuận cũng như lợi ích khi làm việc
Trang 2cùng bạn Tóm lại, tài trợ rất có ý nghĩa về mặt thương mại, nhưng
không đê dàng đê vận động tài trợ cho nên bạn cân lưu ý một sô vân đê
1 Xây dựng sói tài trợ
Tài trợ sẽ xảy ra bởi vì các sự kiện hoặc tổ chức được tài trợ có thể giup các nhà tài trợ đạt được mục tiêu của họ, đưa thương hiệu đến với khách
hàng của họ Vì vậy, xây dựng các gói tài trợ nên tập trung vào lợi
nhuận về mặt đầu tư và lợi ích thương mại Đưa ra đề nghị tài trợ phù hợp là lựa chọn duy nhất khi bạn muốn tìm kiếm một kinh phí tài trợ
đáng kể
Đề xuất của bạn về cơ bản phải thuyết phục được các nhà tài trợ tại sao
sự kiện của bạn là phù hợp và mang lại lợi ích cho công ty Bao gdm một tờ thông tin về sự kiện của bạn, các chỉ tiết cụ thể về các lựa chọn
tài trợ bao gồm cả giá cả và hậu cân, chăng hạn như vị trí gian hàng cho các nhà tài trợ của bạn, phương pháp quảng cáo và quảng bá cho sự kiện
tong thé va vi tri dat logo cua nha tai tro
Trang 3Thém “gia tri gia tăng” cho các gói tài trợ
Sự kiện của bạn sẽ là nơi mà mọi người có thé tuong tac voi san pham hoặc thương hiệu của các nhà tài tro Gidi thigu cac gian hang
trưng bày có áp dụng hiệu ứng công nghệ để quảng bá thương hiệu Thương hiệu thông qua các phương tiện truyền thông xã hội và các
kênh kết nối mạng
Các mục có thể được bao gồm trong các gói tài trợ
Hãy lập danh sách và đưa các nhà tài trợ lên “cán cân” Chăng hạn,
tầng cơ bản là một đề nghị bao gồm thành công trong các sự kiện tương tự, cách thu hút phương tiện truyền thông, tổng quan về
chương trình, sơ đô, khái niệm thiết kế cho sự kiện, danh mục tài trợ
và các chi phí Nhà tài trợ mới sẽ muốn biết các sự kiện năm ngoái
đã thành công như thế nào Họ sẽ muốn biết những nhân vật nổi tiếng nào sẽ tham dự, bao nhiêu người đến, những øì các đối tác khác
đã được khi tham gia và xem hình ảnh minh chứng Mục đích ở bước
Trang 4này là đề làm nôi bật thành công của bạn trong quá khứ với các sự
kiện tương tự đề thu hút các nhà tài trợ
Câu trúc các gói tài trợ bao gôm tiêu chuẩn xây dựng thương hiệu bên trong các sự kiện, truyền thông báo chí, quà tặng, tiếp thị (bán
hàng viện trợ) trong sự kiện, có khu vực riêng cho các nhà tài trợ bày
gian hàng Khi đặt các gói tài trợ với nhau, chỉ cần nghĩ vé tiếp xúc
thương hiệu cho nhà tài trợ có thê của bạn Chăng hạn, với nhà tài trợ
cấp thấp, ở cấp độ này, bạn có thể cung cấp một liên kết trên trang web của sự kiện cho thương hiệu, cũng như việc đưa logo thương
hiệu lên thiệp mời Đối với một nhà tài trợ vàng, bạn sẽ cung cấp
giống như trên và có thê thêm một cái gi đó giỗng như bao gồm logo trên trang web và một khu vực nhỏ bày gian hàng và quà tặng Đối với nhà tài trợ Bạch kim, bạn có thể cung cấp chính xác những điều
tương tự như các nhà tài trợ tâng thấp, cộng với một khu vực lớn hơn
để bày gian hàng và một tiêu đề trình bày, đối tác trên tất cả các mục
công bô
Trang 5Thông qua số liệu đánh giá để xác định giá các gói tài trợ
Tài trợ là một hình thức quảng cáo Giống như phương tiện truyền thông quảng cáo, có thể ước tính giá trị qua số lần hiển thị (những người nhìn vào logo) và giá trị của thương hiệu liên quan Bạn sẽ cần
phải biết nhiều người sẽ được tham dự các sự kiện Ngoài con số
này, thêm bao nhiêu người sẽ nhận được các chương trình và các tài liệu khác, như quà tặng Số người lưu thông qua các địa điểm mỗi ngày (thường là những con số này có thê khảo sát được)
Đo xem bao nhiêu người sẽ xem quảng cáo cho sự kiện của bạn, bao øôm áp phích, biển quảng cáo, và tờ báo và truyền hình quảng cáo Tìm ra bao nhiêu lưu lượng truy cập trang web của bạn tạo ra và bao
lâu sự kiện của bạn được đề cập trong các blog và các phương tiện
truyền thông Internet khác (sử dụng Google để ước tính)
Một khi bạn có số liệu thống kê cho từng mục trong danh sách của
bạn, bạn có thể bắt đầu để đánh gia các mục này và đính kèm một giá đến từng mục Ví dụ, nêu 10.000 người tham dự sự kiện, mỗi logo
mà họ thấy sẽ có trị giá khoảng 100$ Con số này có thể được điều
Trang 6chỉnh tùy thuộc vào sự nỗi bật của logo và số lượng của mỗi người nhìn thay no Ngoai ra, số lượng có thê được điều chỉnh tùy thuộc
vào chất lượng Điều này được dựa trên những ấn tượng đối với thị trường mục tiêu của nhà tài trợ Ví dụ, giá trị giao thông trên đường
có thê được giảm giá nhưng giá trị của người tham dự từ một nhóm nhân khẩu học cụ thể có thể cao hơn Nồi bật tương đối của thương hiệu sự kiện cũng có thể giảm giá thâm định hoặc cho phép bạn để giá cao hơn
Thiết lập các gói tài trợ
Rõ ràng, bạn không muốn bán mỗi vị trí biểu tượng là 100 $ chp nên tốt hơn là nên đóng gói các tài trợ tại số lượng gia tăng như $10,000,
$25,000, $50,000 và như vậy Các gói thay đối theo vị trí địa điểm,
các bộ phận của chương trình sự kiện, hoặc phân đoạn sự kiện
Bạn cũng có thể xem xét các gói đặc biệt cho nhà tài trợ cao cấp
Cung cấp độc quyền cho một nhà tài trợ duy nhất có thể dẫn đến một mức giá lớn hơn nhưng cũng có thể loại trừ các nhà tài trợ khác Cho
nên cân cân nhăc cân thận Nêu bạn tìm kiêm một nhà tài độc quyên
Trang 7thì làm điêu này trước khi tìm đên các nhà tài trợ tiêm năng khác với
đề nghị của bạn
2 Viết một bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ
Thường thì cách tốt nhất để tiếp cận các nhà tài trợ tìm năng là viết bản
kế hoạch sơ bộ ngăn gọn nêu bật những điểm cốt yếu, ân tượng nhất, đối tượng khách tham dự sẽ tham dự sự kiện, những cơ hội quảng bá tại sự
kiện và cơ hội cho các nhà tài trợ tiềm năng qua các gói tài trợ ấn tượng Ngoài ra, cũng nên hiểu rõ sự khách biệt giữa tài trợ và đóng góp Đóng
sóp cũng là một cách xin tài trợ cho sự kiện của bạn, nhưng cách tiếp
cận khác nhay và bạn nên sử dụng một đề nghị gây quỹ
Trang 8
3 Xác định các nhà tài trợ tiêm năng cho sự kiện của bạn
Quan sát các sự kiện tương tự có thê giúp bạn lên danh sách các nhà tài trợ tìm năng Dành thời gian để xây dựng môi quan hệ với đại diện PR
của các công ty địa cũng là một trong những cách tốt nhất để tìm kiếm
tài trợ cho các sự kiện trong tương lai
Đề vận động tài trợ hiệu quả cần phải xác định xem sự kiện của bạn thuộc loại nào, khách mời của sự kiện là aI Bởi vì họ sẽ chính là khách
hàng tiêm năng những người mà các nhà tài trợ nào sẽ xem như khách
Trang 9hàng mục tiêu của mình Tiêp cận các nhà tài trợ có cùng đôi tượng mục
tiêu và các giá trỊ sẽ khả thi hơn khi thoả thuận
Nghiên cứu về các công ty tiềm năng mà bạn nghĩ có thể là quan tâm
đến việc tài trợ sự kiện của bạn Thông thường, các nhà tài trợ tiềm năng
là các công ty với ngân sách quảng cáo lớn đang làm rất nhiều quảng cáo địa phương, muốn duy trì quan hệ tốt với cộng đồng, các công ty cố găng để đạt được thị phân trong một thị trường cụ thể, hoặc các công ty mới đang có găng thiết lập thương hiệu của họ
Bạn phải xem xét những gì các thương hiệu đang cô gắng đề đạt được cả
về mặt tài chính và sáng tạo Nhà tài trợ mà bạn cần để bổ sung cho
chương trình phải phù hợp dé co su gan kết và đạt được mục tiêu tổng
thé của sự kiện Ví dụ: ban đang làm một show thời trang Armani
Exchange Nó sẽ không có ý nghĩa nếu đi sau là một thương hiệu thời trang như Banana Republic cho tài trợ Nhà tài trợ có thể có ý nghĩa là thương hiệu rượu nhãn hiệu mỹ phẩm
Trang 104 Tiếp cận các nhà tài trợ
Thông qua qua danh sách các nhà tài trợ tiềm năng, tìm ra những người
chịu trách nhiệm cho việc tài trợ Các công ty lớn có thé có một nguol dành riêng cho nhiệm vụ này Các công ty cỡ trung bình thường sẽ có
một người quản lý tiếp thị, quảng cáo, họ có quyên quyết định tài trợ Trong các công ty nhỏ, quyết định có thể sẽ được thực hiện bởi chủ sở
hữu hoặc chủ tịch
Theo dõi và đề nghị một cuộc họp Trong cuộc họp sơ bộ, tìm hiểu
những gi cong ty đang tìm kiếm khi họ xem xét các cơ hội tài trợ Hỏi
xem mức độ họ muốn thu hút sự chú ý của các phương tiện truyền thông, khách hàng mục tiêu Hãy chuẩn bị dé thảo luận về cơ hội kích hoạt từ các gói tài trợ với họ
5 Đàm phán và Ký kết
Trang 11Khi bạn và nhà tài trợ đã xác định các gói tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của họ và hãy lập văn bản chỉ tiết hơn Thêm vào các chỉ tiết như điều khoản thanh toán, vị trí đặt logo, thanh toán cho quảng cáo, lợi ích cho người tham dự từ các công ty tài trợ Tùy thuộc vào kích thước của gói
tai tro
Đối với tài trợ lớn hon, chang hạn như nhà tài trợ sẽ có quyên đặt tên
cho sự kiện, bạn nên làm một hợp đồng chỉ tiết hơn Tư vẫn pháp lý có thể là cần thiết để đảm bảo hợp đồng là công băng cho cả hai bên Một
cuộc họp với các nhà tài trợ có thê là cần thiết trước khi ban đồng ý về
những gì bạn có thể cung cấp và những øì họ cần cho mục đích tiếp thị
của họ
6 Thực hiện và theo dõi
Nêu các nhà tài trợ tham dự sự kiện của bạn chắc chăn răng họ sẽ ân tượng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn Sau sự kiện, hãy chuân
bị để cung cấp cho mỗi nhà tài trợ của bạn với bằng chứng cho thấy bạn
Trang 12hoàn thành các cam kết của mình Điều này có thê được thực hiện băng cách chụp ảnh hoặc video của sự kiện, giám sát phương tiện truyền thông, và đặt cùng một "số lưu niệm" của các sự kiện và bang chứng là
nó đã thành công như bạn ước tính trong đề xuất của bạn Gặp gỡ với
các nhà tài trợ để xem xét việc thực hiện sự kiện Đây là bước đầu tiên
hướng tới đôi mới tài trợ cho năm tới Hãy chăc chắn răng bạn đã gửi
thư cảm ơn cho họ