Quy trinh mua hang ccdc

Hướng dẫn nhân viên mua hàng và các bộ phận vận hành thực hiện mua hàng hóa và công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp khách sạn theo tiêu chuẩn

Trang 1

QUY TRÌNH MUA HÀNG, CCDC, VẬT RẺ TIỀN MAU HỎNG

(Ban hành kèm theo Quyết định………./2014……/QĐ-TGĐ ngày …/…./2014 của Tổng

giám đốc của Công ty Cổ phần ……… )

MỤC LỤCTrang1. Mục đích 2

Trang 2

kế toán của Công ty;- Hàng hóa dịch vụ bao gồm công cụ dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng, thực phẩm tươi sống,

nguyên vật liệu chế biến và các dịch vụ sản xuất kinh doanh

3 Nội dung Quy trình:a Lưu đồ Quy trình:

Trang 3

BướcTrách nhiệmCác bước thực hiệnBiểu mẫu

1

Bộ phận cónhu cầu

PR: Mẫu số 01A/2014-ARHA.ACC

2(Owner duyệtFC, GM nếu CCDC có

giá trị >=20triệu )

PR: Mẫu số 01A/2014- ARHA.ACC

4

FC, GM (TGĐ duyệt

nếu muaCCDC có giátrị >= 20triệu )

PO: Mẫu số 02A/2014-ARHA.ACC

5BP Thu mua

6BP đề xuấtBảo vệ

Nhà cung cấp

Receipt/ Phiếu giao hàng

7Bộ phận thu

mua

PR: Mẫu số 01A/2014-ARHA.ACCPO: Mẫu số 02A/2014-ARHA.ACC

Receipt /Phiếu giao hàng

b Diễn giải lưu đồ

Lập POLập phiếu đề xuấtmua hàng (PR)

Trang 4

nhiệm(Đơn vị/cánhân thực

hiện)

Côngviệc thựchiện

Chỉ tiêu kiểm soát(Yêu cầu của kết quả công việc)

Thời gianthực hiệnhiệu tài liệu/Tên, số ký

biểu mẫu ápdụng

1. Bộ phận có nhu cầu

Lậpphiếuđề xuấtmuahàng

- Đối với thực phẩm tươi sống và nguyên vật liệu chế biến, nguyên vật liệu kinh doanh, vật dụng cho các sự kiện, chương trình đã đã được duyệt tổng thể, Bộ phận có nhu cầu lập phiếu mua hàng trình trưởng Bộ phận, FC, GM xem xét phê duyệt

- Đối với CCDC, vật rẻ tiền mau hỏng cần nhập kho Bộ phận, bộ phận có nhu cầu lập phiếu đề xuất mua hàng (PR) trình FC, GM xem xét phê duyệt Nếu giá trị >=20 triệu thì phải được Owner duyệt.- Phiếu đề xuất phải đánh số thứ tự, Bộ phận yêu cầu mua hàng phải theo dõi số phiếu yêu cầu củamình theo nhu cầu 1 tháng

- Phiếu đề xuất phải ghi rõ ràng: + Tên hàng hóa, nhãn hiệu, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật

+ Số lượng cần, số lượng tồn kho+ Mã hàng nếu đã áp dụng mở PR trên hệ thống

+ Thời gian cần đáp ứng+ Mục đích sử dụng ghi vào cột ghichú

Khi phát sinhnhu cầu- Đối với PR marketlist phải được chuyển cho thu mua vào buổi sáng trước 11h00 mỗi ngày Sau đó BP thu mua sẽ lập PO và trình ký trước 16h00 và tiến hành gọi hàng

PR: Mẫu số 01A/2014-ARHA.ACC

2 FC, GM, và Owner duyệt nếu CCDC có giá trị >= 20triệu

Xem xétphê duyệt

- Đối với hàng Marketlist, Tổng giám đốc không ký vào PR Chỉ cần FC, GM ký là được vì giá đã được phê duyệt từ đầu tháng.- Đối với hàng CCDC, vật rẻ tiền

- 1 giờ sau khi nhận được phiếu đề xuất của các bộ phận

Phiếu đề xuất,danh sách nhàcung cấp đã được duyệt, bảng báo giá

Trang 5

hiện)

mau hỏng,… trình Tổng giám đốc xem xét các yêu cầu đề mua hàng hóa, dịch vụ

- Nếu thấy chưa thật cần thiết, ghi nhận ý kiến vào Phiếu yêu cầu và trả lại cho bộ phận yêu cầu biết.- Nếu thấy việc mua hàng hóa dịch vụ cần thiết, tiếp tục quy trình giải quyết theo bước 3

- Các PR phải được trình ký xong mới chuyển qua Purchasing3 Bộ phận thu

mua

Lập đơnđặt hàng(PO)

- Đối với hàng marketlist, bộ phận thu mua căn cứ vào phiếu đề xuất, danh sách nhà cung cấp đã được duyệt, bảng báo giá hàng tháng của các nhà cung cấp để triển khai lập đơn hàng

- Đối với hàng CCDC, Vật rẻ tiền mau hỏng thì phải kèm ít nhất 3 phiếu báo giá Hoặc theo chỉ đạo của Tổng giám đốc trong một số trường hợp đặc biệt

- 1 giờ sau khi nhận được phiếu đề xuất của các bộ phận

Phiếu đề xuất,danh sách nhàcung cấp đã được duyệt, bảng báo giá

4 FC, GM, và Owner duyệt nếu CCDC có giá trị >= 20triệu

Duyệt PO

- Đối với hàng Markelist (hàng thựcphẩm hằng ngày) sẽ trình PO trongngày

- Bộ phận thu mua căn cứ vào phiếu đề xuất, danh sách nhà cungcấp đã được duyệt, bảng báo giá hàng tháng của các nhà cung cấp để triển tiến hành lập PO

- Các trường hợp khác theo chỉ đạo của Giám đốc

- Đối với các mặt hàng CCDC,

Trang 6

hiện)

TSCĐ thì phải có PO được duyệt BP thu mua mới được mua hàng Thời gian để hoàn thành PO là không quá 3 ngày

- Sau khi phiếu đề xuất được duyệt, BP thu mua tiến hàng lập đơn hàng trình FC, GM

- Nếu ko ok do giá cả cao hoặc chất lượng không đảm bảo thì sẽ điều chỉnh theo chỉ đạo của Tổng giám đốc hoặc GM hoặc FC… Nếu đơn hàng được duyệt sẽ chuyển bước 5

5 Thu mua Mua

hàng

- Bộ phận thu mua căn cứ PO được duyệt gửi PO đến cho từng NCC để tiến hành mua hàng6 Bảo vệ,

Store Keeper, bộ phận đề xuất

Kiểm tra, giaonhận hàng hóa

- Khi hàng hóa được đưa tới cổng bảo vệ, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm báo cho bộ phận đề xuất và Store Keeper biết

- Các bộ phận đề xuất tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng theo đúng phiếu đề xuất mua hàng, các giấy tờ khác liên quan (nếu có)… trước khi tiến hành việc nhận hàng hóa dưới sự chứng kiến của nhân viên bảo vệ

- Các BP liên quan phải cùng ký xác nhận trên phiếu giao hàng (Bảo vệ, Store Keeper, bộ phận đề xuất)

Tối đa 1 giờ làm việc

PR: Mẫu số 01A/2014-ARHA.ACC

PO: Mẫu số 02A/2014-ARHA.ACC

7 Thu mua, kế toán thanh

Hồ sơ thanh

Đối với những mặt hàng linh tinh thu mua phải ra ngoài mua: Định kỳ

Định kỳ hoặcngay sau khi

PR: Mẫu số 01A/2014-

Trang 7

hiện)

toán toán hàng tháng nhân viên thu mua làm

thủ tục thanh toán trình ban giám đốc phê duyệt

Đối với các đơn hàng thường xuyên sẽ được thực hiện thanh toán cho NCC trong khoảng thời gian trong vòng 15 đến 20 hàng tháng

- Đối với những hàng hóa nhỏ lẻ không thường xuyên, thanh toán ngay sau khi mua hàng bằng tiền mặt (theo đúng quy trình thanh toán)

giao hàng ARHA.ACC

PO: Mẫu số 02A/2014-ARHA.ACCPhiếu giao hàngGiấy đề nghị thanh toánHóa đơn bán hàng

3 Phiếu báo giá

KẾ TOÁN TRƯỞNGFINANCE CONTROLLER

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNHGENERAL MANAGER

TỔNG GIÁM ĐỐCDIRECTOR

Tiêu đề	Quy trình Mua hàng, CCDC, Vật rẻ tiền mau hỏng
Thể loại	Quy trình
Năm xuất bản	2014

Định dạng
Số trang	7
Dung lượng	87,5 KB