- “Phát triển nguồn tài nguyên thông tin số trong các thư viện ở Việt Nam”của tác giả Đồng Đức Hùng in trong cuốn “Một chặng đường đào tạo và nghiên cứukhoa học TT-TV: Kỷ niệm 38 năm tru
CƠ SỞ LÝ LUẬN VE PHÁT TRIEN NGUÒN TÀI NGUYÊNTHONG TIN SO VA TONG QUAN VE TRUNG TÂM LƯU TRU VA THU VIEN TRƯỜNG DAI HỌC PHONG CHAY CHỮA CHAY
1.1 Co sở lý luận về phát trién nguồn tài nguyên thông tin số 1.1.1 Khái niệm tài nguyên thông tin số và phát triển nguon tài nguyên thông tin số. s* Một số khái niệm liên quan Trước đây, khi nhắc đến thư viện mọi người thường nhắc đến khái niệm “tài liệu” — một trong những yếu tố quan trọng dé câu thành thư viện Cùng với sự phát triển của xã hội, lĩnh vực TT-TV cũng nhanh chóng ứng dụng những thành tựu của KH&CN vào trong các hoạt động của mình Nếu trước đây thư viện chỉ lưu trữ các tài liệu in ấn truyền thống thì ngày nay xuất hiện ngày càng nhiều các tài liệu ghi trên các vật mang tin khác nhau Từ đó xuất hiện nhiều thuật ngữ khác nhau như tài liệu điện tử, tài liệu số, thông tin điện tử, thông tin số, bộ sưu tập số, CSDL, siêu đữ liệu, nguồn lực thông tin, Và dé làm rõ hơn nội ham của thuật ngữ TNTTS và phát triển TNTTS, tác giả tiến hành nghiên cứu làm rõ một số khái niệm liên quan Cụ thể như sau:
- Tài liệu điện tử Đầu những năm 90, Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã xuất hiện ở Nga trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang tin và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử” Sự phát triển của công nghệ máy tính đã làm cho khái niệm trên không còn phù hợp khi thông tin trên bất cứ tài liệu giấy nào cũng đều có thé đọc băng máy thông qua việc quét hình Thuật ngữ tài liệu điện tử được đề cập lại trong tiêu chuẩn GOST R 52292 đó là “một hình thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan với nhau trong môi trường điện tử và các thực hiện liên quan với nhau tương ứng với chúng trong môi trường số” Đặc điểm của tài liệu điện tử là thông tin được trình bày dưới dạng “điện tử - số” và chỉ có thé đọc được nhờ sự trợ g1úp của các phương tiện kỹ thuật và chương trình tương thich.[23]
Theo định nghĩa của Lưu trữ Quốc gia Mỹ, tai liệu điện tử là tài liệu chứa đựng thông tin số, biểu đồ và thông tin dang văn bản có thé ghi lại trên bat kì vật mang tin bằng máy nào (nghĩa là chứa đựng thông tin đượcghi lại ở dạng chỉ có thể xử lý khi có sự trợ giúp của máy tinh.[6, tr.9]
Tại Việt Nam, Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa về tài liệu điện tử như sau:
“Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tao lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bang phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đối các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tin hiệu số [23]
Theo Khoản 3, Điều 2, Thông tư 18/2014/TT-BVHTTDL, tài liệu điện tử là tài liệu dưới dạng số hóa, bao gồm báo, tạp chí điện tử, sách điện tử, tài liệu tham khảo dưới dạng trực tuyến hoặc đĩa CD-ROM, CSDL toàn văn, thư mục và các thông tin trên mạng [4]
Tài liệu số Cũng theo Luật Lưu trữ của Việt Nam năm 2011 thì “Tài liệu số” là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.[23]
Khái niệm Tai liệu số được hiểu là tài liệu chứa đựng các thông tin được biểu diễn dưới dang kĩ thuật số, được xử lý lưu trữ và truy cập, phô biến trên máy tính, mang máy tinh và các thiết bị hiện đại khác [40, tr.18].
Theo tác giả Lê Văn Viết, khái niệm “7; hông tin điện tu” là thông tin được tạo ra, được lưu trữ và phô biến bang các phương tiện điện tử (là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kĩ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự) [47, tr.12]
Thông tin điện tử là thông tin được tao lập va truy cập trên máy tính, có nhiều dạng khác nhau, bao gồm thông tin được trình bày trên đĩa máy tính hay trên các vật mang từ tính, ví dụ đĩa mềm và CD-ROM Nguồn thông tin điện tử dồi dao nhất là nguồn trực tuyến (Online) — là thông tin lưu trữ trên các mang máy tính như mạng Internet có thê truy cập và trao đổi qua máy tính Một phần quan trọng nguồn tin điện tử được tổ chức dưới dạng các CSDL Có nhiều CSDL được tra cứu thông qua sự liên kết mạng máy tính [27, tr.12]
Sách điện tử là một phương tiện số tương ứng của các loại sách in thông thường Loại sách này ngày càng phô biến do việc dễ dàng phân phát, chia sẻ trên
Internet Với dung lượng nhỏ gọn nhưng chứa đựng một lượng tri thức lớn, sách điện tử là một lựa chọn hữu ích cho nhu cầu lưu trữ và đọc sách mọi lúc, mọi nơi trên những thiết bị điện toán cá nhân như máy vi tính, máy tính bỏ túi (pocket PC), điện thoại thông minh, Su bùng nỗ của internet giúp cho sách điện tử ngày càng dược nhiều người quan tâm Hau hết các cuốn sách giấy nổi tiếng đã được chuyên thành sách điện tử dé chia sẻ trên mạng thông tin toàn cầu này Nhiều trang web đã được lập ra dé bán hoặc chia sẻ sách điện tử [3, tr.7]
- Số hóa tài liệu Số hóa tài liệu là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số (các bit thông tin dữ liệu) Các loại hình tài liệu (giấy, ảnh, phim, ) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ được số hóa thành các bit mang thông tin dit liệu có thé sử dụng trên máy tinh, là yếu tố tạo nên những CSDL số, dé dàng tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ kiến thức một cách thuận tiện nhất [44]
- Bộ sưu tập số Khái niệm “Bồ swu tap số”: bộ sưu tap số là một tập hợp có tô chức các tài liệu số theo một chủ đề nhất định Các tài liệu số này có thê được thê hiện dưới nhiều định dạng khác nhau như: văn bản, hình anh, âm thanh, video, nhưng đều có thé truy cập
20 qua một giao diện đồng nhất, qua đó NDT có thể truy cập, tìm kiếm dễ dàng thông qua máy tính, mạng máy tính hay các thiết bị hiện đại khác [40, tr.19]
Khái niệm “Cơ sở đữ liệu” CSDL là một tập hợp các đữ liệu có cấu trúc liên quan với nhau, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (băng từ, đĩa, CD-ROM, bộ nhớ máy tính, ) và được tô chức theo một mô hình nhất định nhằm thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng cùng một lúc [40, tr.19].
THỰC TRẠNG PHAT TRIEN NGUON TÀI NGUYENTHÔNG TIN SÓ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 2.1 Đặc điểm về nguồn tài nguyên thông tin số tại Trung tâm Lưu trữMOT SO GIẢI PHÁP PHÁT TRIEN NGUON TAI NGUYENTHONG TIN SO TAI TRUNG TAM LUU TRU VA THU VIEN
TRUONG DAI HỌC PHONG CHÁY CHỮA CHAY3.1 Nhóm giải pháp đối với Trường Đại học Phong cháy chữa cháy
3.1.1 Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp quy
Hiện nay Luật Thư viện được xây dựng va ban hành năm 2019 đã tạo hành lang pháp lý rất quan trọng đối với sự phát triển của sự nghiệp thư viện ở Việt Nam Cùng với đó là một số văn bản pháp quy khác như Nghị định số 93/2020/NĐ-
CP ngày 18 tháng 8 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thư viện; Thông tư số 01/2020/TT-BVHTTDL ngày 22 tháng 5 năm 2020; Thông tư số 02/2020/TT-BVHTTDL ngày 25 thang 5 năm 2020 của Bộ Văn hóa thé thao và Du lịch, Tất cả đã tạo ra hành lang pháp lý quan trọng cho việc phát triển thư viện nói chung và phát triển nguồn TNTTS tại các thư viện nói riêng.
Tuy nhiên, bên cạnh các văn bản pháp quy quan trọng của Nhà nước ban hành thì về phía các Nhà trường cũng cần xây dựng và ban hành các văn bản mang tính pháp quy đề có thê làm cơ sở cho các hoạt động của thư viện phát triển, trong đó có hoạt động phát triển nguồn TNTTS.
Do chịu sự quản lý trực tiếp của Trường Đại học PCCC và Bộ Công an nên các văn bản mang tính pháp quy của Trường và của Bộ cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động và sự phát triển của Trung tâm nói chung, trong đó có hoạt động phát triển nguồn TNTTS Hiện nay, nhìn chung các văn bản của Trường và của Bộ cũng đã có sự quan tâm, đầu tư cho hoạt động phát triển thư viện, tuy nhiên các quy định cụ thể liên quan trực tiếp đến việc phát triển nguồn TNTTS lại chưa được xây dựng thành văn bản chính thức Chính vì vậy mà trong thời gian tới cần được bé sung dé hoàn thiện và phát triển trong tương lai Cụ thé:
- Dựa trên điều kiện thực tế, mục tiêu, sứ mệnh dao tạo và tầm nhìn phát triển của Nhà trường, BGH cần đưa ra các chính sách cu thé dé làm cơ sở cho Trung tâm xây dựng chiến lược phát triển nguồn TNTTS một cách phù hợp với các chương trình đào tạo cũng như các nhiệm vụ chính trị của Nhà trường như
91 ban hành quy chế hoạt động của Trung tâm, các quy định về hoạt động thông tin khoa học,
- Nhà trường cần ban hành văn bản quy định về việc thu nộp lưu chiêu đối với nguồn tài liệu nội sinh của nhà trường đưới dạng số Trước đây cũng đã có quy định này những chưa có văn bản chính thức nên đôi khi gây khó khăn cho Trung tâm trong quá trình thực hiện, đặc biệt là đối với các luận án, luận văn của các cán bộ, giáo viên bảo vệ bên ngoài Nhà trường Quy định này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm rất nhiều trong việc tạo lập các bộ sưu tập số mà không cần scan từ bản giấy, gây mắt thời gian, công sức cho cán bộ thư viện.
- Để tạo nguồn thu hợp pháp nhằm tái đầu tư cho việc phát triển nguồn TNTTS tại Trung tâm trong điều kiện nguồn kinh phí được cấp còn hạn chế thì Nhà trường cần ban hành quy định về việc phục vụ tài liệu số có thu phí đối với một số tài liệu số mang tính chuyên sâu, riêng biệt cho NDT trong và ngoài Nhà trường Điều này vừa giúp NDT nâng cao trách nhiệm trong việc khai thác, sử dụng nguồn TNTTS vừa giúp Trung tâm có thêm nguồn kinh phí dé phát triển nguon tài nguyên này.
- Xây dựng và ban hành Quy chế phối hợp giữa các đơn vị trong Nhà trường trong việc thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát triển nguồn TNTTS cũng như việc khai thác, sử dụng các nguồn TNTTS.
- Ban hành Quy định về thé thức và hình thức trình bày đối với các nguồn tài liệu nội sinh để đảm bảo tính thong nhất về mặt hình thức cũng như đảm bảo chất lượng thông tin của nguồn TNTTS.
- Nhà trường cần có quy định hay kế hoạch cụ thé về kinh phí cấp cho Trung tâm hàng năm phục vụ cho các hoạt động của Trung tâm trên cơ sở tổng số học viên đảo tạo, trong đó quy định cụ thể việc dành bao nhiêu % để bổ sung, phát triển nguồn TNTTS.
- Để hoạt động hợp tác, trao đổi chia sẻ nguồn TNTTS giữa Trung tâm LT&TV với các thư viện trong hệ thống các trường đại học CAND cũng như các thư viện bên ngoài khác được thực hiện một cách hiệu quả thì Nhà trường cần ban
92 hành các văn bản chỉ đạo về hợp tác, chia sẻ nguồn TNTTS với các quy định rõ ràng, khả thi về nội dung phối hợp, nghĩa vụ, quyền lợi của các bên tham gia Để công tác này được thực hiện một cách hiệu quả, có hệ thống, Nhà trường cần ban hành quy chế hợp tác, chia sẻ nguồn TNTTS giữa các thư viện, quy chế sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng dé Trung tâm triển khai các hoạt động liên quan đến hợp tác, trao đối, chia sẻ nguồn TNTTS với các thư viện trong và ngoài lực lượng CAND.
3.1.2 Tăng cường kinh phí hoạt động thường xuyên cho Trung tâm
Tài chính luôn luôn là yếu tố quyết định đến hiệu quả của mọi hoạt động trong một cơ quan Nếu không có tài chính thì các cơ quan TT-TV rất khó có thé triển khai được các kế hoạch, dự định hay các hoạt động của mình Ngày nay, các cơ quan TT- TV chỉ có thé phát triển khi nguồn TNTT phát triển, trong đó có nguồn TNTTS Dé có được nguồn TNTTS phát triển thì ngoài việc kế thừa nguồn TNTTS sẵn có, các cơ quan TT-TV cần phải có những nguồn bồ sung đối với các TNTTS mới Tăng cường kinh phí là một trong những giải pháp quan trọng giúp cho công tác phát triển nguồn
TNTTS của Trung tâm được thực hiện một cách hiệu quả.
Hiện tại, hang năm Trung tâm LT&TV được Nhà trường cấp cho một khoản kinh phí dé bổ sung các TNTT (khoảng từ 200-250 triệu đồng) Tuy nhiên, do nguôn kinh phi được cấp còn hạn chế nên Trung tâm chỉ dùng để bổ sung các giáo trình, tập bài giảng và các tài liệu ở dang in ấn Nguồn kinh phí được cấp còn hạn chế gây khó khăn cho Trung tâm trong việc phân bổ kinh phí để có thé bổ sung cả TNTT truyền thống và TNTTS Quá trình phát triển nguồn TNTTS ở Trung tâm hiện nay được thực hiện hoàn toàn bằng việc số hóa tài liệu từ nguồn lực sẵn có Chính vì vậy, nguồn TNTTS của Trung tâm còn bị hạn chế cả về nội dung và hình thức nên chưa thỏa mãn hết NCT của đội ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý, cán bộ giảng viên và học viên trong Nhà trường
Dé nâng cao chất lượng nguồn TNTTS của Trung tâm đáp ứng nhu cầu da dang và phong phú của NDT thì trong thời gian tới Nhà trường cần phải tiến hành các giải pháp cụ thé sau:
* Cấp kinh phí cho việc mua bồ sung các nguon TNTTS từ bên ngoài