Lý do ch ọn đề tài
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 khẳng định rằng tài liệu lưu trữ có giá trị quan trọng trong việc phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử Tài liệu này không chỉ chứa đựng thông tin về quá khứ mà còn phản ánh hoạt động và thành tựu sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử Nó ghi lại các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, cũng như những cống hiến của các anh hùng dân tộc và nhà khoa học nổi tiếng Để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, cần phải khai thác và sử dụng chúng trong các hoạt động xã hội, nhằm đưa thông tin từ tài liệu vào thực tiễn cuộc sống, thúc đẩy sự phát triển xã hội và góp phần xây dựng, bảo vệ đất nước.
Trong bối cảnh khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là công nghệ thông tin, ngành lưu trữ cũng chịu ảnh hưởng lớn từ sự thay đổi này Sự phát triển của công nghệ đã dẫn đến sự hình thành một xã hội thông tin đa dạng, trong đó tài liệu điện tử trở thành một hình thức mới, giúp việc khai thác và sử dụng tài liệu trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, bảo quản tài liệu của các cơ quan Trung ương từ năm 1945 đến nay, với trụ sở từ Quảng Bình trở ra miền Bắc Với khối tài liệu phong phú, Trung tâm đã triển khai hiệu quả việc khai thác và sử dụng tài liệu, đáp ứng nhu cầu của độc giả Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày và triển lãm tài liệu vẫn còn hạn chế, cần được phát triển để tối đa hóa giá trị tài liệu và thu hút công chúng Đặc biệt, trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19, công nghệ thông tin càng trở nên quan trọng trong việc giới thiệu tài liệu, tiết kiệm thời gian và chi phí cho độc giả.
Tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” cho khóa luận của mình Để thực hiện, tôi khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này, nhằm xác định những ưu điểm và hạn chế hiện có Từ những phân tích đó, tôi sẽ đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
L ị ch s ử nghiên c ứ u v ấn đề
Trong những năm gần đây, việc trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ ngày càng thu hút sự quan tâm nhằm phát huy giá trị tài liệu đến với công chúng Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về vấn đề này, và các công trình tham khảo dưới đây là nguồn tài liệu quan trọng cho việc hoàn thành bài nghiên cứu của bạn Đề tài ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đã được đề cập trong nhiều giáo trình, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, và tạp chí chuyên ngành của các tác giả.
Nhóm giáo trình, tập bài giảng:
- TS Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình “ Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”, Nxb Lao động, Hà Nội
- Trịnh Thị Kim Oanh (2016), Bài giảng “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ”, Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhóm luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp:
Trần Việt Hà (2008) trong luận văn Thạc sĩ Khoa học của mình đã nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ tại Việt Nam Tác giả đã hệ thống và phân tích các vấn đề lý luận liên quan đến trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, đồng thời khảo sát và đánh giá hoạt động này ở Việt Nam từ năm 1986 đến nay Qua đó, tác giả đề xuất các giải pháp thiết thực để cải thiện hiệu quả của các hoạt động trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ trong nước.
- Trần Thị Hoàn ( 2019), “ Xây dựng triển lãm trực tuyến tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia”, luận văn Thạc sĩ, Trường Đại học Nội vụ Hà
Tác giả đã nghiên cứu về việc xây dựng triển lãm tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả triển lãm trực tuyến, giúp giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử trở nên gần gũi hơn với độc giả.
Nguyễn Thị Phương (2018) trong khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nghiên cứu về việc nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng Tác giả đã khái quát lý luận liên quan đến tổ chức khai thác TLLT, phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong lĩnh vực này và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả sử dụng CNTT tại Chi cục.
Phạm Thị Lan (2018) trong khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nghiên cứu các hình thức quảng bá tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Tác giả đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quảng bá tài liệu lưu trữ, góp phần thực hiện mục tiêu phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm này.
Nhóm tạp chí chuyên ngành:
- Tạc Thị Minh Huyền ( 2017), “ Một số vấn đề về triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra thực trạng, ưu điểm và hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các triển lãm tài liệu lưu trữ, đồng thời đề xuất một số giải pháp cải thiện Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào tập trung vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Do đó, đề tài nghiên cứu của tôi là độc đáo và chưa từng được khai thác trước đây.
M ụ c tiêu nghiên c ứ u
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày và triển lãm TLLT tại TTLTQG III Qua đó, chúng tôi sẽ đưa ra những nhận xét về ưu điểm như khả năng nâng cao trải nghiệm người dùng và tăng cường tương tác, cũng như hạn chế như việc thiếu đồng bộ trong hệ thống và khó khăn trong việc cập nhật nội dung Việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ mang lại lợi ích mà còn đặt ra thách thức cần được khắc phục để tối ưu hóa hiệu quả trưng bày và triển lãm.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày triển lãm TLLT tại TTLTQG III.
Nhi ệ m v ụ nghiên c ứ u
Để đạt được mục tiệu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu tôi thực hiện như sau:
- Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III;
- Tìm hiểu quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của TTLTQG III;
- Tìm hiểu thực trạng quá trình ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III;
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III.
Đối tượ ng và ph ạ m vi nghiên c ứ u
- Đối tượng nghiên cứu: ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT
+ Không gian nghiên cứu: tại phòng phát huy giá trị tài liệu thuộc TTLTQG III
+ Thời gian nghiên cứu: từnăm 2015 đến năm 2021.
Phương pháp nghiên cứ u
Trong quá trình thực hiện khóa luận, tôi sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau đây:
Đề tài thực hiện áp dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lê-Nin và tư tưởng Hồ Chí Minh, nhằm làm rõ chủ trương của Đảng và Nhà nước về hoạt động thông tin và lưu trữ.
+ Phương pháp khảo sát thực tế: khảo sát tình hình thực tế tại TTLTQG III để thu thập những thông tin cần thiết phục vụ bài khóa luận;
Phương pháp phân tích chức năng được áp dụng để nghiên cứu sâu về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTQG III, cũng như nhiệm vụ của phòng phát huy giá trị tài liệu Qua đó, tôi đã xác định nguồn gốc hình thành và nội dung của tài liệu hiện đang được bảo quản tại TTLTQG III.
Phương pháp phân tích tổng hợp được áp dụng để xem xét các số liệu và tình hình thực tế đã thu thập tại cơ quan Qua đó, chúng ta có thể phân tích những ưu điểm và hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trưng bày và triển lãm TLLT Đồng thời, bài viết cũng đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế này.
Phương pháp thu thập tài liệu bao gồm việc sử dụng các số liệu có sẵn trên website và fanpage của TTLTQG III, cũng như thu thập trực tiếp thông qua khảo sát, sách, báo chí và các công trình khoa học.
K ế t c ấu đề tài
Cơ sở lý lu ậ n c ủ a vi ệ c ứ ng d ụng CNTT trong trưng bày, triể n lãm tài li ệu lưu trữ
1.1.1.1 Tài liệu lưu trữ Đã từlâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc gia Dưới nhiều góc nhìn đa dạng, tài liệu lưu trữ được hiểu theo nhiều khái niệm khác nhau như:
Theo Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (1988), tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu không còn giá trị hiện hành nhưng vẫn được bảo quản Những tài liệu này có thể được lựa chọn hoặc không, bởi người có trách nhiệm về việc sản sinh ra chúng hoặc bởi những người thừa kế, với mục đích sử dụng cá nhân hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng, nhằm bảo tồn giá trị lưu trữ của chúng.
Theo Richard Pearce-Moses trong từ điển thuật ngữ lưu trữ (2005), tài liệu lưu trữ là những tài liệu được tạo ra hoặc tiếp nhận bởi cá nhân, gia đình hoặc tổ chức, cả công lẫn tư, trong quá trình thực hiện công việc Những tài liệu này được bảo quản vì giá trị lâu dài của thông tin chứa đựng bên trong hoặc vì chúng là bằng chứng về chức năng và trách nhiệm của người tạo ra chúng.
Theo Luật Lưu trữ 2011, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu có giá trị cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để bảo quản Tài liệu này bao gồm bản gốc và bản chính; nếu không có bản gốc hoặc bản chính, có thể sử dụng bản sao hợp pháp để thay thế.
1.1.1.2 Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ
Trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ là hình thức tổ chức độc đáo, giúp giới thiệu trực quan nhiều tài liệu đến đa dạng đối tượng trong cùng một thời điểm và không gian Hoạt động này không chỉ hiệu quả mà còn có sức lan tỏa mạnh mẽ hơn so với các hình thức công bố khác.
Theo từ điển Thuật ngữ Lưu trữ quốc tế, "Trưng bày tài liệu lưu trữ" (Exhibition – Exposition d’ Archives) được định nghĩa là việc giới thiệu tài liệu lưu trữ hoặc bản sao của chúng trong một khoảng thời gian nhất định với mục đích văn hóa và giáo dục.
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992), triển lãm tài liệu lưu trữ là hoạt động trưng bày các tài liệu quan trọng nhằm phục vụ cho việc sử dụng và tuyên truyền giáo dục quần chúng về một chuyên đề cụ thể.
Theo cuốn "Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam" do PGS.TS Dương Văn Khảm biên soạn và nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông phát hành năm 2015, triển lãm tài liệu lưu trữ là một hoạt động quan trọng trong việc bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao nhận thức cộng đồng về di sản văn hóa và lịch sử.
Triển lãm tài liệu lưu trữ là một hình thức quan trọng trong việc tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ thông qua việc trưng bày các hiện vật và tài liệu liên quan Mục tiêu của các triển lãm này là giới thiệu và quảng bá giá trị của tài liệu lưu trữ đến cộng đồng, nhằm phát huy giá trị của chúng Thông thường, việc tổ chức trưng bày tài liệu và hình ảnh lưu trữ sẽ theo một chủ đề cụ thể, diễn ra trong một khoảng thời gian và tại một địa điểm nhất định.
Trưng bày tài liệu lưu trữ là việc giới thiệu tài liệu ở nơi trang trọng để công chúng có thể xem và tìm hiểu Triển lãm tài liệu lưu trữ thường tập trung vào một hoặc nhiều chủ đề cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định, nhằm mục đích tuyên truyền và giới thiệu giá trị của tài liệu lưu trữ.
Công nghệ thông tin đã hình thành một xã hội toàn cầu, cho phép con người tương tác và giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả Trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa, Việt Nam đang tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Thuật ngữ "Công nghệ thông tin" lần đầu tiên được đề cập vào năm 1958 trong một bài viết trên tạp chí Harvard Business Review Hai tác giả Leavitt và Whisler đã nhận định rằng công nghệ mới chưa có tên gọi cụ thể.
Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology - IT)"
Công nghệ thông tin (CNTT) là ngành kỹ thuật chuyên sử dụng máy tính và phần mềm để quản lý thông tin, bao gồm chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập dữ liệu Tại Việt Nam, theo Nghị quyết Chính phủ 49/CP ngày 04/08/1993, CNTT được định nghĩa là tập hợp các phương pháp khoa học và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông, nhằm khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin phong phú trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm việc tiếp thu, xử lý, lưu trữ và phổ biến âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số thông qua vi điện tử, kết hợp giữa máy tính và truyền thông Một số lĩnh vực hiện đại nổi bật trong công nghệ thông tin bao gồm tiêu chuẩn Web thế hệ tiếp theo, sinh tin, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu và tri thức quy mô lớn, cùng nhiều lĩnh vực khác Nghiên cứu và phát triển chủ yếu diễn ra trong ngành khoa học máy tính.
Khái niệm CNTT đã được đổi mới và quy định theo khoản 1, điều 4,
Luật CNTT năm 2017 định nghĩa công nghệ thông tin là sự kết hợp của các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại, nhằm mục đích sản xuất, truyền tải, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.
1.1.1.4 Ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ
THỰ C TR Ạ NG Ứ NG D Ụ NG CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN
Khái quát v ề Trung tâm Lưu trữ qu ố c gia III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, được thành lập theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995, là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Trung tâm có nhiệm vụ sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả các tài liệu, tư liệu có giá trị quốc gia từ các cơ quan, tổ chức Trung ương, cũng như từ các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, đặc biệt là trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc, cùng các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, liên khu, khu từ năm 1945 đến nay.
Trung tâm hiện có 5 phòng chức năng và nghiệp vụ, với hơn 100 viên chức, quản lý trên 15km tài liệu bao gồm 4 loại hình chính: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn và tài liệu có nguồn gốc cá nhân Ngoài ra, Trung tâm còn lưu giữ hơn 70.000 hồ sơ cá nhân cùng nhiều kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ.
Trung tâm đã nhận được sự quan tâm và đầu tư từ Đảng, Nhà nước, giúp phát triển hệ thống kho tàng và trang thiết bị hiện đại Điều này khẳng định tầm quan trọng của công tác lưu trữ và thể hiện sự đánh giá cao của xã hội đối với vai trò của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Các cán bộ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, với tâm huyết và trình độ chuyên môn cao, đang ngày đêm làm việc với tài liệu và phim ảnh quý giá Họ không chỉ thu thập, chỉnh lý và sắp xếp khoa học mà còn bảo quản và tu bổ để giữ gìn giá trị lâu bền cho những kỷ vật này Qua đó, họ cung cấp nguồn tri thức phong phú cho các nhà khoa học, độc giả và học giả trong và ngoài nước, góp phần vào việc nghiên cứu khoa học có ích cho xã hội.
2.1.2 V ị trí, ch ứ c năng, nhiệ m v ụ và quy ề n h ạ n
Theo quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02/01/2020 của Bộ Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được quy định về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức Điều 1 của quyết định nêu rõ vị trí và chức năng của Trung tâm, khẳng định vai trò quan trọng của đơn vị trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu quốc gia.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị công lập trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ và thực hiện các hoạt động lưu trữ theo quyền hạn được giao.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một tổ chức có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản riêng, với trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội Nhiệm vụ và quyền hạn của trung tâm được quy định rõ ràng trong các điều khoản liên quan.
Đề xuất trình Cục trưởng để Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét và phê duyệt các dự án liên quan đến bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cũng như kinh phí cho các nhiệm vụ không thường xuyên đối với tài liệu được giao quản lý.
2.Đề xuất, trinh Cục trưởng phê duyệt, ban hành kế hoạch thực hiện các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu được quản lý.
Cục trưởng có nhiệm vụ thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp, bao gồm việc quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và quản lý thông tin Những tài liệu này không chỉ phản ánh hoạt động của chính quyền mà còn là nguồn tư liệu quý giá cho nghiên cứu lịch sử và văn hóa Việt Nam Việc bảo tồn và phát huy giá trị của các tài liệu này là cần thiết để hiểu rõ hơn về quá trình phát triển của đất nước.
Tài liệu của các cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được lưu trữ và quản lý tại khu vực từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và hỗ trợ các hoạt động hành chính, chính trị tại địa phương.
- Hồ sơ địa giới hành chính các cấp
- Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu.
- Các tài liệu khác được giao quản lý; b)Thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ được giao trực tiếp quản lý:
Trung tâm thực hiện thu thập, sưu tầm và bổ sung tài liệu cho các phông, sưu tập thuộc phạm vi quản lý của mình Đồng thời, Trung tâm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc chuẩn bị tài liệu để nộp lưu Ngoài ra, Trung tâm cũng tổ chức kiểm tra và đánh giá chất lượng hồ sơ, tài liệu trước khi tiến hành thu thập vào lưu trữ lịch sử.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức giải mật tài liệu và xác định tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng theo quy định của pháp luật
Để bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, cần thực hiện các biện pháp như sắp xếp và vệ sinh tài liệu trong kho Bên cạnh đó, việc khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế và số hóa tài liệu cũng rất quan trọng, cùng với các biện pháp khác nhằm đảm bảo chất lượng và độ bền của tài liệu.
- Xây dựng và quản lý an toàn, bảo mật toàn bộ cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và phát huy tài liệu lưu trữ, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm Quản lý nhân sự, cơ sở vật chất, vật tư tài sản và kinh phí theo quy định pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ, cũng như phân cấp từ Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Thực hiện các dịch vụ công, dịch vụ lưu trữ và các hoạt động dịch vụ khác theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ là quá trình quan trọng, bao gồm việc chỉnh lý tài liệu thông thường và tham gia giải mật Điều này áp dụng cho các tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng cũng như những tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật tại các cơ quan và tổ chức.
T ổ ch ứ c qu ả n lý ứ ng d ụng CNTT vào công tác trưng bày, triể n lãm tài li ệu lưu trữ t ại Trung tâm Lưu trữ qu ố c Gia III
2.2.1 Các văn bả n ch ỉ đạo, hướ ng d ẫ n v ề trư ng bày tri ể n lãm TLLT
Trung tâm đã áp dụng một số văn bản liên quan đến trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, như Luật Lưu trữ 2011 và Quy định về tổ chức hoạt động trưng bày, nhưng chưa có hướng dẫn cụ thể về ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này Việc thiếu văn bản chỉ đạo đã gây khó khăn trong tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Do đó, Trung tâm cần đề xuất với cơ quan cấp trên ban hành văn bản hướng dẫn nhằm ứng dụng công nghệ thông tin, đảm bảo quá trình thực hiện được thống nhất, nhanh chóng và hiệu quả.
Trưng bày và triển lãm TLLT tại Trung tâm được thực hiện chủ yếu bởi các công chức, viên chức, và nhân viên của Phòng phát huy giá trị tài liệu Các bộ phận hỗ trợ gián tiếp như phòng Bảo quản đảm bảo bảo quản tài liệu và cung cấp tài liệu khi cần thiết, trong khi phòng Tin học hỗ trợ việc quét tài liệu Ngoài ra, một số bộ phận khác cũng tham gia vào việc hoàn tất các thủ tục cần thiết để tổ chức trưng bày và triển lãm TLLT.
Quyết định của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III về quy định chức năng, nhiệm vụ và Phòng Phát huy giá trị tài liệu [ Phụ lục ảnh 5]
Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân sự của Phòng phát huy giá trị tài liệu của
TTLTQG III Tên phòng Sốlượng cán bộ
Trình độ chuyên môn Chuyên ngành lưu trữ Đại học Thạc sỹ
Phòng phát huy giá trị tài liệu
Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm cho thấy nguồn nhân lực tại Phòng
Phát huy giá trị tài liệu là nhiệm vụ quan trọng, mặc dù chỉ có 5 người trong đội ngũ có chuyên môn lưu trữ chính quy, nhưng tất cả đều đã hoàn thành các khóa chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư lưu trữ Nhờ đó, nhân lực tại phòng phát huy luôn thực hiện tốt và đúng trách nhiệm của mình.
Mặc dù Trung tâm đã có những nỗ lực trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, nhưng khả năng của cán bộ, công chức và nhân viên vẫn còn hạn chế Việc sản xuất phim, video và thiết kế triển lãm vẫn cần sự hỗ trợ từ các đơn vị bên ngoài.
Bộ phận thuyết minh triển lãm TLLT hiện tại chỉ có người kiêm nhiệm, chưa có chuyên gia thuyết minh riêng Do đó, Trung tâm cần tuyển dụng một thuyết minh viên chuyên nghiệp để nâng cao hiệu quả giới thiệu và thuyết minh cho triển lãm TLLT.
2.2.3 Cơ sở v ậ t ch ấ t ph ụ c v ụ trưng bày, triể n lãm TLLT
Cuộc trưng bày, triển lãm TLLT bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như nhân sự, không gian, vật trưng bày, kỹ thuật dàn dựng và quảng cáo, trong đó cơ sở vật chất đóng vai trò then chốt để tổ chức sự kiện thành công Để đảm bảo trưng bày TLLT diễn ra hiệu quả và bền vững, công tác bảo quản tài liệu là rất cần thiết Trung tâm đã đầu tư trang thiết bị hiện đại như hệ thống điều hòa trung tâm, máy hút ẩm và máy làm sạch không khí nhằm duy trì điều kiện tối ưu cho tài liệu và vật phẩm trưng bày.
Khu vực trưng bày TLLT tại Trung tâm A2 có không gian thoáng mát và rộng rãi, được bố trí ở các tầng 2, 3, 5 và 7 Tầng 3 và tầng 5 đặc biệt có các pano triển lãm thu hút sự chú ý của khách tham quan.
Hình ảnh 1 Pano triển lãm “ Bộ Nội vụ với phong trào yêu nước” tại tầng 5 toàn nhà A2 - TTLTQG III
Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm, cơ quan đã chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất phục vụ trưng bày, triển lãm TLLT, với trang thiết bị hiện đại giúp cán bộ và độc giả tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên, khi số lượng khách tham gia triển lãm đông, việc nghe rõ nội dung thuyết minh trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng truyền tải thông tin Do đó, ngoài việc trang bị máy tính và màn hình hiện đại, Trung tâm cần đầu tư thêm thiết bị nghe cá nhân để mọi người có thể tiếp thu thông tin một cách đầy đủ, từ đó hiểu rõ hơn về giá trị của tài liệu được trưng bày.
2.2.4 Các cu ộc trưng bày, triể n lãm TLLT t ạ i TTLTQG III t ừ năm 2015-2021
Trưng bày và triển lãm TLLT được TTLTQG III chú trọng và tổ chức nhiều sự kiện đa dạng, phong phú, tạo ấn tượng sâu sắc với độc giả Dưới đây là danh sách các cuộc trưng bày, triển lãm TLLT mà TTLTQG III đã thực hiện hoặc phối hợp tổ chức cùng các nước, bộ, ngành và cơ quan liên quan từ năm 2015 đến 2021.
Bảng 2.2 Tên các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III từnăm 2015 - 2021 STT Tên trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Năm
1 Kỷ niệm 70 năm cách mạng Tháng Tám và Quốc
2 Kỷ niệm 70 năm ngày Toàn quốc kháng chiến 2016
3 70 năm ngày Thương binh liệt sĩ 2017
4 Hội nghị Paris – Đường đến hoà bình 2018
5 Hồsơ, kỷ vật cán bộ B – Quảng Trị ngày trở về 2018
6 Địa giới hành chính Việt Nam qua Di sản tư liệu Thế giới và tài liệu lưu trữ quốc gia tiêu biểu
7 Bảo vật quốc qia – Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa năm 1945-1946
8 Điện Biên Phủ - Một thiên sử vàng 2019
9 Hồ Chí Minh –Danh nhân văn hóa 2019
10 Hồ Chí Minh – Cuộc đời và sự nghiệp từ tài liệu lưu trữ Việt nam và quốc tế
12 Tập kết tại Cao Lãnh –Ra đi để trở về 2019
13 Quốc kỳ, Quốc ca, Quốc huy –biểu tượng tự hào của dân tộc Việt Nam
14 Phối hợp thực hiện triển lãm “ Luôn có Bác trong tim” với Bảo tàng Lịch sử Quân sự
15 Bộ Nội vụ với phong trào thi đua yêu nước 2020
16 “ Báo chí Cách mạng Việt Nam” với Cục Báo chí,
Bộ Thông tin Truyền thông
17 “Ba Đình: Lịch sử, đổi mới và phát triển” Trung tâm
Lưu trữ quốc gia I, III, IV, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp thực hiện
18 “Những dấu ấn của Kỳ họp thứ nhất các nhiệm kỳ
Quốc hội” Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ đã phối hợp tổ chức triển lãm
19 Bản Hùng ca quyết tử 2021
20 Triển lãm “Đại tướng Võ Nguyên Giáp - Chân dung một huyền thoại”
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã tích cực tổ chức các cuộc trưng bày và triển lãm tài liệu lịch sử, nhằm cung cấp thông tin chính xác và nổi bật, đáp ứng nhu cầu xã hội Trung tâm cũng đã hợp tác với các đơn vị nước ngoài để tổ chức các triển lãm quan trọng như “Hiệp định Paris – Đường đến hòa bình” nhân kỷ niệm 45 năm ký kết hiệp định này và 23 năm bình thường hóa quan hệ ngoại giao Bên cạnh đó, triển lãm “Hồ Chí Minh: cuộc đời và sự nghiệp từ tài liệu lưu trữ Việt Nam và quốc tế” đã được khai mạc vào ngày 28/8/2019 tại Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh.
Chủ tịch Hồ Chí Minh cùng ba cơ quan Lưu trữ Liên bang Nga, Cộng hòa Pháp và Hoa Kỳ đã tổ chức TTLTQG III, đơn vị thực hiện các hoạt động lưu trữ Hiện tại, Trung tâm mới chỉ áp dụng trưng bày và triển lãm TLLT trực tiếp, chưa có triển lãm trực tuyến Tuy nhiên, Trung tâm đang nỗ lực từng bước để xây dựng triển lãm trực tuyến và dự kiến trong năm 2022 sẽ công bố, giới thiệu một số cuộc triển lãm trực tuyến.
Th ự c tr ạ ng ứ ng d ụng CNTT trong trưng bày, triể n lãm TLLT
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Các sự kiện trưng bày và triển lãm TLLT tại TTLTQG III được tổ chức theo quy trình của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Mỗi cuộc triển lãm ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) ở các mức độ khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cao Trung tâm ứng dụng CNTT trong trưng bày và triển lãm hoạt động qua các bước cụ thể.
2.3.1 Xây d ự ng k ế ho ạ ch t ổ ng th ể và d ự toán kinh phí
Xây dựng kế hoạch triển lãm là bước quan trọng để chỉ đạo và hướng dẫn công tác trưng bày tài liệu Mỗi cuộc triển lãm mang một chủ đề và nội dung riêng, do đó cần có kế hoạch tổ chức phù hợp Trung tâm sẽ lập kế hoạch cho các triển lãm theo định hướng năm đã đề ra, có thể là theo chu kỳ hàng năm hoặc đột xuất, và thực hiện đúng theo nội dung đã ghi trong kế hoạch.
Lãnh đạo phòng hoặc người được giao nhiệm vụ chính sẽ xây dựng kế hoạch Trung tâm đã áp dụng công nghệ thông tin bằng cách sử dụng phần mềm Microsoft Word để tạo bản kế hoạch, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
2.3.2 Kh ả o sát tài li ệ u, xây d ựng đề cươ ng và ban hành k ế ho ạ ch chi ti ế t t ổ ch ứ c tri ễ n lãm
Trung tâm triển lãm sử dụng phần mềm tra cứu hồ sơ và tài liệu trên máy tính để nâng cao hiệu quả khảo sát, giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và tiện lợi Tuy nhiên, một số phông tài liệu chưa được cập nhật lên phần mềm, khiến người khảo sát phải sử dụng mục lục văn bản có sẵn, dẫn đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu trở nên tốn nhiều thời gian.
Hình ảnh 2 Phần mềm tra cứu hồsơ, tài liệu tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Phòng Phát huy giá trị tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ Lãnh đạo phòng hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ sẽ xây dựng đề cương chi tiết, sắp xếp công việc cần thực hiện và phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên dựa trên chuyên môn của họ.
Kế hoạch chi tiết tổ chức một cuộc triển lãm gồm những nội dung sau:
- Tên chính thức của triển lãm;
- Cơ quan chủ trì, phối hợp và cơ quan tổ chức thực hiện;
- Quy mô, diện tích trưng bày, dự kiến số lượng, loại hình tài liệu trưng bày; Phân công thực hiện và dự kiến tiến độ thực hiện công việc;
- Nguồn kinh phí, dự toán kinh phí;
- Dự kiến thành phần khách mời tham dự;
- Đề cương chi tiết triển lãm: bố cục triển lãm, nội dung chi tiết của từng phần và dự kiến sốlượng tài liệu của từng phần
Hình ảnh 3 Đềcương, kế hoạch triển lãm
“ Quốc kỳ, Quốc ca, Quốc huy – Biểu tượng tự hào dân tộc Việt Nam” tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, tháng 8/2020
Ứng dụng công nghệ thông tin trong bước này bao gồm việc sử dụng máy tính để xây dựng kế hoạch chi tiết, sau đó in nhiều bản gửi đến các đơn vị và cá nhân liên quan để họ nắm bắt và thực hiện.
2.3.3 Sưu tầ m, l ự a ch ọ n và l ậ p danh m ụ c tài li ệ u d ự ki ến đưa ra tri ể n lãm
Tại Trung tâm, tài liệu được chọn lọc theo đề cương của triển lãm, đảm bảo về số lượng và loại hình như tài liệu giấy, ảnh, phim, và hiện vật Quá trình sưu tầm cần chú trọng đến nội dung, bản scan, xuất xứ và bản dịch chú thích nếu cần thiết Ngoài việc bảo quản tài liệu hiện có, Trung tâm còn mở rộng sưu tầm từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân và gia đình có tài liệu liên quan đến chủ đề triển lãm.
2.3.4 Th ẩm đị nh n ộ i dung và tài li ệ u d ự ki ến đưa ra triể n lãm
Thẩm định nội dung triển lãm bao gồm việc kiểm tra kế hoạch tổ chức, danh mục tài liệu, phương án thiết kế và marketing Quá trình này đảm bảo rằng nội dung tài liệu phù hợp và đáp ứng yêu cầu về bản quyền, cũng như tính chính xác liên quan đến cuộc triển lãm Người chịu trách nhiệm sẽ thực hiện việc thẩm định thông qua văn bản hoặc phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
Hình ảnh 4 Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được sử dụng tại
( Nguồn: tác giả tự chụp)
Phần mềm hệ thống văn bản quản lý và điều hành hiện đang hoạt động hiệu quả, giúp chuyển phát văn bản nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời dễ dàng quản lý tài liệu Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề về đường truyền mạng, dẫn đến thời gian chờ duyệt và ký số trên hệ thống hơi lâu.
2.3.5 Thi ế t k ế , thi công tri ể n lãm
Khi có kế hoạch và tài liệu phù hợp cho triển lãm, Trung tâm sẽ làm việc với bộ phận thiết kế và thi công để triển khai Phương án trưng bày và maket cần được thiết kế đảm bảo tính thẩm mỹ, phù hợp với mục đích, nội dung và đối tượng của triển lãm Hình thức thể hiện phải tương thích với chủ đề, ý nghĩa, không gian và chất liệu của tài liệu.
Hình ảnh 5 Một số hình ảnh thiết kế của Triển lãm
“ Đại tướng Võ Nguyên Giáp – Chân dug một huyền thoại”
( Nguồn : Cán bộ làm triển lãm cung cấp)
Thiết kế triển lãm đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức trưng bày và thu hút khách tham quan Một thiết kế đẹp, độc đáo và sáng tạo không chỉ thu hút sự chú ý mà còn để lại ấn tượng sâu sắc cho người xem Hiện tại, Trung tâm chưa có bộ phận thiết kế riêng, do đó cần phối hợp với các đơn vị bên ngoài để thực hiện công việc này một cách hiệu quả.
Sau khi hoàn tất công việc chuẩn bị, Trung tâm sẽ tổ chức lễ Khai mạc theo kế hoạch đã định Lễ Khai mạc cần được tổ chức trang trọng, vì vậy cần chuẩn bị kỹ lưỡng các nội dung như kế hoạch chi tiết, diễn văn chào mừng, phát biểu khai mạc và phát biểu chỉ đạo để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
Hình ảnh 6 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước Đặng Thanh Tùng, Chủ tịch Hội Cựu chiến binh Bộ Nội vụ phát biểu tại
( Nguồn: Fanpage Facebook Trung tâm Lưu trữ quốc gia III)
Sau khi kết thúc triển lãm, Trung tâm tiến hành thu hồi và bàn giao tài liệu một cách an toàn và đầy đủ Đồng thời, Trung tâm tổ chức họp tổng kết để rút kinh nghiệm và đề xuất giải pháp cải tiến, nhằm nâng cao hiệu quả cho các cuộc trưng bày và triển lãm trong tương lai.
Sau khi kết thúc thời gian trưng bày tại các địa điểm cố định, Trung tâm đã giới thiệu tài liệu triển lãm trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng với Fanpage Facebook của Trung tâm Điều này giúp nhiều người biết đến tài liệu hơn, đặc biệt là những ai không thể tham gia trực tiếp Nhờ đó, số lượng người theo dõi Trung tâm và tài liệu được tiếp cận với độc giả ngày càng tăng.
Hình ảnh 7 Giới thiệu tài liệu triển lãm trên Website của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
( Nguồn : Website Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
Hình ảnh 8 Giới thiệu tài liệu triển lãm “ Bản hùng ca quyết tử” trên fanpage Facebook của TTLTQG III
( Nguồn: Fanpage Facebook Trung tâm Lưu trữ quốc gia III)
Qua khảo sát tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, nhận thấy rằng trung tâm đã chú trọng ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, nhưng vẫn chưa đạt yêu cầu tối ưu Mặc dù cán bộ có trình độ chuyên môn tốt, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế Cơ sở vật chất và trang thiết bị đầy đủ, nhưng việc ứng dụng CNTT chưa sâu sắc Tình trạng này dẫn đến một số hạn chế, ảnh hưởng đến chất lượng công việc Do đó, cần đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM
Nh ậ n xét
Qua khảo sát thực tế, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày và triển lãm tại Trung tâm Thông tin và Lưu trữ quốc gia III có nhiều ưu điểm như nâng cao trải nghiệm người xem và tối ưu hóa quy trình tổ chức Tuy nhiên, cũng tồn tại một số hạn chế như thiếu hụt về hạ tầng kỹ thuật và nguồn nhân lực có chuyên môn.
Ban lãnh đạo Trung tâm nhận thức rõ vai trò quan trọng của công nghệ thông tin (CNTT) trong trưng bày và triển lãm Do đó, Trung tâm đã chú trọng mở rộng và đầu tư phát triển quy mô tổ chức, thu hút nhiều đoàn khách trong và ngoài nước Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngày càng được nâng cao chuyên môn, sáng tạo trong ứng dụng phần mềm kỹ thuật và thiết kế, giúp mỗi triển lãm mang màu sắc riêng, tạo cảm hứng cho khách tham quan và để lại ấn tượng về tài liệu lưu trữ hấp dẫn, thú vị.
Trung tâm đã hợp tác với các cơ quan và đơn vị liên quan để tổ chức các buổi triển lãm lớn, nhằm nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong xã hội Các triển lãm này được tổ chức theo kế hoạch hàng năm và ngày càng tăng về số lượng Đặc biệt, Trung tâm đã phối hợp với các đơn vị nước ngoài để thực hiện các triển lãm như "Hiệp định Paris – Đường đến hòa bình" với sự tham gia của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng Lưu trữ Hoa Kỳ, và triển lãm "Hồ Chí Minh: cuộc đời và sự nghiệp từ tài liệu lưu trữ Việt Nam và quốc tế".
Bộ Nội vụ phối hợp với Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh và ba cơ quan Lưu trữ từ Nga, Pháp và Hoa Kỳ tổ chức các hoạt động lưu trữ, bao gồm TTLTQG III và một số triển lãm khác.
Trung tâm được trang bị cơ sở vật chất hiện đại và đầy đủ, đảm bảo chất lượng cho việc phát huy giá trị tài liệu và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ Đầu tư vào trang thiết bị như hệ thống máy tính, điều hòa, máy chiếu, ti vi và hệ thống di động giúp bảo quản tài liệu hiệu quả, phục vụ tốt cho các hoạt động lưu trữ.
Quy trình tổ chức trưng bày và triển lãm TLLT tại Trung tâm được thực hiện theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đảm bảo tính thống nhất và khoa học Mỗi sự kiện đều có chủ đề và màu sắc riêng, do đó Trung tâm chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu chọn chủ đề đến lễ khai mạc Các cá nhân và đơn vị liên quan được phân công rõ ràng, nhằm tổ chức sự kiện một cách tốt nhất.
Trung tâm đã áp dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong quy trình tổ chức trưng bày và triển lãm TLLT, cũng như trong hoạt động lưu trữ Việc sử dụng phần mềm tra cứu hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất Điều này không chỉ đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng mà còn nâng cao trình độ kỹ thuật của nhân viên.
Mặc dù Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã đạt được nhiều thành tựu trong việc phát huy giá trị tài liệu, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
Trung tâm đã áp dụng các quy định về trưng bày triển lãm TLLT, nhưng hiện vẫn thiếu hướng dẫn cụ thể về ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này Sự thiếu thống nhất trong thực hiện dẫn đến một số khó khăn trong quá trình tổ chức triển lãm.
Nhân sự có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm phong phú, nhưng khả năng ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, dẫn đến khó khăn trong việc giải quyết công việc và gây gián đoạn Bộ phận thiết kế và thi công triển lãm thiếu nhân sự được đào tạo chuyên sâu, do đó thường phải thuê bên ngoài để thực hiện Ngoài ra, Trung tâm cũng chưa có nhân viên được đào tạo chuyên về thuyết minh triển lãm, khiến người thuyết minh phải kiêm nhiệm công việc phát huy giá trị tài liệu.
Lời thuyết minh đóng vai trò quan trọng trong triển lãm, được xem như linh hồn của sự kiện, giúp truyền cảm hứng mạnh mẽ tới người nghe Người thuyết minh có khả năng tạo động lực và kết nối với khán giả, từ đó nâng cao hiệu quả tuyên truyền của triển lãm.
Trung tâm đã tổ chức nhiều cuộc trưng bày và triển lãm với chủ đề đa dạng, chủ yếu là hình thức triển lãm trực tiếp Tuy nhiên, hiện tại chưa có triển lãm trực tuyến, điều này gây ra hạn chế về không gian, thời gian và chi phí Người dùng phải đến xem trực tiếp để cảm nhận tài liệu, dẫn đến việc tiếp cận tài liệu bị giới hạn Trong khi đó, triển lãm trực tuyến cho phép người dùng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi, không bị ràng buộc về không gian và thời gian, đồng thời bảo vệ tình trạng vật lý của tài liệu.
Các bài viết về triển lãm của Trung tâm trên fanpage Facebook và website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chưa được quảng bá rộng rãi, dẫn đến việc ít người biết đến và quan tâm, cũng như có ít lượt xem và tương tác Nhiều cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lịch sử chưa được cập nhật trên website của Cục, gây khó khăn cho độc giả trong việc khai thác và sử dụng tài liệu Hơn nữa, việc TTLTQG III chưa có website chính thức cũng làm khó khăn cho những người muốn truy cập tài liệu trực tuyến mà không có thời gian tham quan trực tiếp.
Khi Trung tâm hợp tác với các cơ quan và đơn vị khác để tổ chức trưng bày, triển lãm, thường gặp phải sự thiếu thống nhất và nhiều ý kiến trái chiều, điều này gây khó khăn cho những người thực hiện triển lãm.
M ộ t s ố gi ả i pháp nâng cao hi ệ u qu ả ứ ng d ụng CNTT trong trưng bày, tri ể n lãm t ại Trung tâm Lưu trữ qu ố c gia III
Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ vẫn gặp một số hạn chế cần khắc phục Để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong lĩnh vực này tại Thư viện Tài liệu Quốc gia III, tôi đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm cải thiện tình hình hiện tại.
3.2.1 Gi ả i pháp v ề công tác qu ả n lý
3.2.1.1 Xây d ựng và ban hành văn bả n ch ỉ đạo, hướ ng d ẫ n v ề ứ ng d ụng CNTT trong trưng bày triể n lãm TLLT Để thực hiện tốt việc tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT ngoài việc áp dụng các văn bản của cơ quan nhà nước thì Trung tâm cần xây dựng và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể về việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT Mục đích của việc ban hành văn bản chỉđạo, hướng dẫn cụ thể là để tạo sự thống nhất trong quá trình thực hiện, dễ dàng quản lý và thấy được cái thiếu sót để kịp thời khắc phục Từ đó, nâng cao được chất lượng trong công tác tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT
3.2.1.2 Chú tr ọ ng b ồi dưỡ ng, nâng cao ch ất lượ ng ngu ồ n nhân l ự c Để tạo nên một cuộc trưng bày, triển lãm TLLT cần rất nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố con người Người làm trưng bày, triển lãm luôn có trong mình tinh thần học hỏi, sáng tạo, tìm tòi những những cái mới để cho những sản phẩm triển lãm mới mẻ, khác với những triển lãm trước đó So với các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu thì hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ cần đầu tư chất xám cao hơn vì thế Trung tâm cần chú trọng, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Trung tâm tổ chức các lớp bồi dưỡng và tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và công nghệ thông tin trong lĩnh vực tổ chức trưng bày, triển lãm và các nghiệp vụ lưu trữ khác Việc sử dụng thành thạo trang thiết bị và phần mềm công nghệ thông tin giúp quản lý tài liệu chặt chẽ, phục vụ độc giả tra cứu tài liệu kịp thời và hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng công việc và giảm thiểu sai sót.
Trung tâm cần tuyển dụng nhân sự có trình độ công nghệ thông tin trẻ để nắm bắt nhanh chóng sự phát triển của công nghệ và áp dụng vào nghiệp vụ lưu trữ, nâng cao hiệu quả công việc Bên cạnh đó, người thuyết minh triển lãm cần có chuyên môn vững vàng, khả năng điều chỉnh thông tin phù hợp với đối tượng khách tham quan và tạo sự thu hút trong quá trình thuyết minh, nhằm kết nối nội dung trưng bày với khách tham quan, mang giá trị tài liệu lưu trữ đến gần hơn với cộng đồng.
3.2.1.3 Đầu tư kinh phí, trang bị cơ sở v ậ t ch ấ t, trang thi ế t b ị hi ện đạ i
Đầu tư vào kinh phí, cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại là rất quan trọng để nâng cao giá trị tài liệu lưu trữ trong các trưng bày và triển lãm Cần bảo quản và thường xuyên kiểm tra các thiết bị như máy tính, máy trình chiếu và ti vi, đồng thời cập nhật tính năng mới để thuận tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm hồ sơ tài liệu Ngoài ra, việc trang bị thiết bị nghe cho khách tham quan, kệ trưng bày, màn chiếu và màn hình sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong việc phát huy giá trị tài liệu.
3.2.1.4 Thườ ng xuyên ki ểm tra, đánh giá tình hình thự c hi ệ n ho ạ t động trưng bày, triể n lãm TLLT
Để nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày và triển lãm TLLT, việc thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động tại Trung tâm là rất cần thiết Qua quá trình này, Ban lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình thực tế của các phòng thực hiện trưng bày, từ đó nhận diện những ưu điểm cần phát huy và các hạn chế cần khắc phục, nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động trưng bày và triển lãm.
Trung tâm cần thiết lập chính sách và chế độ ưu đãi cho hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT, đồng thời có biện pháp xử lý vi phạm Điều này sẽ tạo động lực cho cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên, khuyến khích họ có tinh thần làm việc cao và trách nhiệm với công việc được giao.
3.2.2 Gi ả i pháp v ề ứ ng d ụ ng công ngh ệ thông tin
3.2.2.1 Tăng cườ ng ứ ng d ụ ng công ngh ệ thông tin hơn nữ a vào trưng bày, triể n lãm TLLT
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển đất nước, góp phần nâng cao hiệu quả trong nhiều lĩnh vực Trung tâm cần tăng cường ứng dụng công nghệ trong trưng bày, triển lãm tài liệu để giới thiệu một cách đa dạng và thiết thực hơn đến công chúng Việc số hóa không gian trưng bày và nội dung thuyết minh, cùng với các hình thức như triển lãm trực tuyến, tham quan tương tác 3D và thuyết minh tự động, sẽ thu hút sự quan tâm của độc giả, tạo sự tò mò và tăng cường tương tác, giúp giá trị tài liệu đến gần hơn với khách tham quan.
3.2.2.2 Xây d ự ng tri ể n lãm tr ự c tuy ế n
Kể từ khi đại dịch Covid-19 bùng phát, nhiều hoạt động triển lãm trực tiếp đã bị hủy bỏ để đảm bảo giãn cách xã hội, khiến nhiều nhà nghiên cứu và độc giả cảm thấy hụt hẫng Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng, việc xây dựng triển lãm trực tuyến trở nên cần thiết, giúp tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu cho công chúng, tiết kiệm chi phí và không bị giới hạn về địa điểm hay không gian trưng bày.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần đề xuất với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để xây dựng website riêng phục vụ cho việc triển lãm trực tuyến và tổ chức tọa đàm về chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin Mục tiêu là kết nối và lan tỏa thông tin đến độc giả, đặc biệt là những người ở xa, giúp họ dễ dàng khai thác tài liệu Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cần tăng cường tương tác trên mạng xã hội bằng cách tạo tài khoản trên YouTube, TikTok, Instagram và nâng cao hoạt động trên Facebook, nhằm cung cấp giá trị tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện, đáp ứng nhu cầu quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ.
3.2.2.3 Tăng cườ ng ph ố i h ợ p gi ữ a Trung tâm v ới các cơ quan liên quan
Trung tâm cần tăng cường hợp tác với các cơ quan trong và ngoài nước để tổ chức triển lãm hiệu quả Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong trưng bày, do đó, việc sưu tầm tài liệu và thiết kế sáng tạo cần được thực hiện thông qua sự phối hợp giữa các cơ quan Việc lựa chọn địa điểm và không gian trưng bày phù hợp với nội dung triển lãm cũng rất cần thiết Trung tâm có thể hợp tác với các Trung tâm Lưu trữ lịch sử, bảo tàng và các cơ quan lưu trữ quốc tế như Hoa Kỳ, Pháp, và Liên Bang Nga để tổ chức các hoạt động triển lãm phong phú và hấp dẫn.
Trung tâm có thể hợp tác với các cơ quan báo chí và đài truyền hình VTV để sản xuất các bài báo, phóng sự và chương trình giới thiệu, nhằm nâng cao nhận thức của công chúng về hoạt động lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.
Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, tôi đã nhận xét về những ưu điểm và hạn chế trong ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT Để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT, cần xây dựng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể; chú trọng bồi dưỡng chất lượng nguồn nhân lực; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin; phát triển triển lãm trực tuyến; tăng cường phối hợp với các cơ quan liên quan; đầu tư kinh phí và trang bị cơ sở vật chất hiện đại; đồng thời thực hiện kiểm tra, đánh giá thường xuyên hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT.
Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin đáng tin cậy, đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu các lĩnh vực như kinh tế, chính trị và văn hóa Ngành lưu trữ không chỉ có nhiệm vụ bảo quản an toàn tài liệu mà còn phải phát huy giá trị của chúng Việc trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ là hình thức thiết yếu trong công tác khai thác và sử dụng tài liệu này.