Hay nói một các chi tiết hơn, kho hàng là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ và lưu trữ các nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chung chuyển
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Khái niệm về chuỗi cung ứng và quản lý chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng là một “mạng lưới của các tổ chức có liên quan đến nhau, thông qua mối quan hệ cung ứng hoặc phân phối trong các quy trình hoạt động khác nhau để tạo ra giá trị dưới dạng sản phẩm hoặc dịch vụ cho người tiêu dùng” Chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các giai đoạn liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng Các thành viên trong chuỗi không chỉ bao gồm các công ty sản xuất, cung cấp, phân phối, mà còn có cả các công ty vận tải, kho bãi, nhà bán lẻ, và khách hàng của mình Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các các cơ sở vật chất và các phương án phân phối thực hiện các chức năng mua sắm nguyên vật liệu và chuyển đổi chúng thành các bán thành phẩm, thành phẩm, đồng thời thực hiện chức năng phân phối tới khách hàng
Quản lý chuỗi cung ứng là sự kết hợp mang tính chiến lược, có hệ thống các chức năng kinh doanh truyền thống và chiến thuật phối hợp các chức năng này trong một công ty nói riêng và giữa các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng, nhằm mục đích nâng cao kết quả hoạt động trong dài hạn Theo Hugos, 2008, Quản lý chuỗi cung ứng là việc phối hợp sản xuất, lưu kho, địa điểm và vận chuyển giữa những người tham gia trong chuỗi cung ứng để đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa khả năng đáp ứng hiệu quả với thị trường được phục vụ Một chiến lược quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả cần đồng thời cải tiến cả chất lượng dịch vụ khách hàng bao gồm việc cải thiện Tỷ lệ đáp ứng đầy đủ các đơn hàng, tăng tỷ lệ giao hàng đúng giờ, tối thiểu hóa tỷ lệ hàng hóa bị trả lại và cải thiện hiệu quả điều hành nội bộ của các doanh nghiệp tham gia chuỗi cung ứng Bên cạnh đó, Quản lý chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng sản phẩm được cung cấp đúng đắn, đúng thời điểm và đúng chất lượng.
Khái niệm về kho hàng
Kho hàng tên gọi tiếng anh là warehouse, là nơi để lưu trữ, bảo quản và chứa hàng tạm thời và như là một vùng đệm trong chuỗi cung ứng Kho hàng là điểm trung chuyển, nơi tất cả hàng hóa được tiếp nhận và gửi đi nhanh nhất, có hiệu quả và tốn ít chi phí nhất có thể
Hay nói một các chi tiết hơn, kho hàng là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ và lưu trữ các nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chung chuyển từ điểm đầu tới điểm cuối của chuỗi cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, số lượng và vị trí của các hàng hóa được lưu trữ tại kho
Kho hàng hay nhà kho đóng vai trò là kho tĩnh, với mục đích chính là kết nối sự sẵn có của hàng hóa phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng, tạo điều kiện thuận lợi cho
2 việc di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng, đáp ứng nhu cầu kịp thời và hiệu quả về chi phí.
Khái niệm về quản lý kho hàng
Quản lý kho hàng là một hoạt động quan trọng đối với các doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự cân bằng việc dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu tối thiểu hóa chi phí hàng tồn kho
Quản lý kho bao gồm các quy tắc, quy trình liên quan tới việc điều hành các hoạt động thường ngày của kho Quản lý kho bao gồm việc tiếp nhận, sắp xếp không gian kho, lập kế hoạch, quản lý hàng tồn kho và thực hiện đơn hàng Quản lý kho hiệu quả bao gồm việc tối ưu các hoạt động nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa và giữ cho chi phí ở mức thấp nhất
Vai trò cơ bản và quan trọng nhất của kho hàng là cơ sở lưu trữ hàng hóa trong chuỗi cung ứng Trong tương lai kho hàng có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng cơ bản vẫn sẽ đóng vai trò là cơ sở lưu trữ
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp đơn hàng hoàn hảo đúng hạn, đầy đủ, không hư hại và đảm bảo các thủ tục giấy tờ Ngày nay, dưới sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, vai trò này của kho hàng trở nên càng quan trọng hơn
Nhà kho cũng đóng vai trò là cơ sở bảo quản, lưu trữ hàng hóa và nguyên vật liệu để đảm bảo không bị biến đổi hoặc ít bị biến đổi và hư hỏng nhất Nhu cầu thị trường và xã hội luôn luôn biến động không ngừng nên các doanh nghiệp cần dự trữ hàng hóa ở các giai đoạn khác nhau trong chuỗi cung ứng để kịp thời đáp ứng nhu cầu khách hàng, duy trì việc kinh doanh Việc dự trữ hàng hóa này chỉ có ý nghĩa khi các hàng hóa dự trữ được bảo quản nguyên vẹn, không hư hỏng
Nhà kho còn có vai trò kiểm soát hàng tồn kho Khi một doanh nghiệp có hệ thống kho bãi tốt, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý hàng tồn kho và nguyên vật liệu.Việc trong kho chỉ có một lượng hàng lưu kho tối thiểu là điều hiếm khi xảy ra nhưng việc lưu trữ quá nhiều hàng trong kho cũng sẽ tiêu tốn rất nhiều khoản chi phí Do đó, việc kiểm soát được lượng hàng tồn trong kho là rất cần thiết, từ các số liệu về lượng hàng có thể giúp nhà quản lý đưa ra các đề xuất, giải pháp tốt nhất và có kế hoạch sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường
Thư viện ĐH Thăng Long
3 Kho bãi còn giúp tăng hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp Kho hàng được quản lý khoa học và hiệu quả, chi phí vận chuyển và phân phối sẽ giảm đi một cách tương đối
Ngoài ra, đây còn là “bước đệm”, để cung cầu sản phẩm ra thị trường được nhịp nhàng và hợp lý Đặc biệt là các sản phẩm theo mùa Kho bãi đóng vai trò rất quan trọng để nhà máy vẫn có thể sản xuất tối đa vào thời điểm trái vụ và cao điểm, khi nhu cầu lớn thì công ty vẫn có đủ nguyên liệu sản xuất để cung cấp đủ hàng ra thị trường Điều này giúp công ty giảm chi phí cố định và tối đa hóa lợi nhuận khi tiến hành kinh doanh
Ngoài ra, đối với các sản phẩm như rượu vang, rượu mạnh, trang sức, đồ mỹ nghệ… việc lưu trong kho lâu còn giúp tăng giá trị cho những sản phẩm này, giúp doanh nghiệp có thêm lợi nhuận, gia tăng lợi thế cạnh tranh
Mục tiêu của kho hàng tập trung vào việc hiệu quả hóa quản lý và vận hành để đảm bảo sự liên tục và linh hoạt trong chuỗi cung ứng Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của kho hàng là tối ưu hóa quy trình lưu trữ để sử dụng không gian hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và tăng cường khả năng nhận biết và truy xuất hàng hóa
Khả năng đáp ứng đơn đặt hàng nhanh chóng và chính xác là một mục tiêu chủ yếu của kho hàng Bằng cách sử dụng các hệ thống tự động hóa và công nghệ thông tin, kho có thể xử lý đơn đặt hàng một cách nhanh nhất, giảm nguy cơ sai sót và tối ưu hóa thời gian giữa việc nhận đơn và giao hàng
Mục tiêu của kho cũng bao gồm việc duy trì chất lượng sản phẩm thông qua quản lý chặt chẽ về điều kiện lưu trữ Điều này đặc biệt quan trọng đối với các loại hàng hóa nhạy cảm như thực phẩm hoặc sản phẩm dược phẩm
Ngoài ra, kho hàng cũng đóng góp vào việc tối ưu hóa chi phí tồn kho bằng cách giảm thiểu tồn kho dư thừa và theo dõi chặt chẽ quy trình quản lý tồn kho Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo rằng kho hàng hoạt động hiệu quả, từ đó tối ưu hóa chi phí và cung cấp giá trị gia tăng cho toàn bộ doanh nghiệp
Dựa vào mục đích sử dụng kho, kho hàng được phân loại thành cáv loại kho khác nhau, cụ thể là: a Kho nguyên vật liệu
Kho nguyên vật liệu là các kho chứa nguyên vật liệu và linh kiện phục vụ cho quá trình sản xuất Các kho này thường được đặt gần điểm khai thác hoặc gần các điểm sản xuất để thuận tiện cho quá trình khai thác và sản xuất, giảm được các chi phí vận chuyển không cần thiết
4 Các kho nguyên vật liệu khác nhau thì có yêu cầu nhất định khác nhau Ví dụ, kho nguyên vật liệu bảo quản của các doanh nghiệp kinh doanh cà phê cần khô ráo, thóang mát, độ ẩm được đảm bảo để cà phê không bị hư hỏng Kho nguyên vật liệu của các doanh nghiệp thực phẩm cần có nhiệt độ phù hợp,
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả xử lý đơn hàng bán lẻ
1.4.1 Tỷ lệ lấp đầy chi tiết đơn hàng
Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng là tỷ lệ phần trăm của tổng đơn hàng trong đó tất cả các mặt hàng trên đơn hàng được điền ngay lập tức từ kho
Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng là một chỉ tiêu đánh giá quan trọng vì nó liên quan trực tiếp tới trải nghiệm của khách hàng Khách hàng ngày nay, đặc biệt là các khách hàng lẻ luôn hi vọng và mong muốn đơn hàng của mình được xử lý nhanh nhất có thể, sẽ nhận được hàng ngay
Tỷ lệ lấp đầy chi tiết đơn hàng thấp thể hiện các mặt hàng trong kho đang không đủ để đáp ứng nhu cầu đặt hàng của khách hàng Việc hàng hóa không có sẵn dẫn tới sự
12 chậm trễ trong thời gian xử lý đơn hàng cũng như giao hàng, làm ảnh hưởng không tốt tới trải nghiệm khách hàng
1.4.2 Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn
Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn là một chỉ số quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và xử lý đơn hàng, đo lường khả năng của một doanh nghiệp trong việc giao hàng đến khách hàng theo đúng thời gian và cam kết đã đặt ra Tỷ lệ này thường được tính theo công thức:
Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn = Số đơn hàng được giao đúng hẹn
Một tỷ lệ giao hàng đúng hẹn cao có nghĩa là doanh nghiệp đáp ứng đúng cam kết về thời gian giao hàng và thường được xem là một yếu tố tích cực trong mắt khách hàng
Qua đó giúp nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng, nâng cao uy tín doanh nghiệp, tăng sức cạnh tranh trong ngành
1.4.3 Thời gian xử lý đơn hàng
Thời gian xử lý đơn hàng là một khía cạnh quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng và hoạt động kinh doanh Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất của doanh nghiệp mà còn đóng vai trò quyết định trong trải nghiệm của khách hàng Thời gian xử lý đơn hàng được tính từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi sản phẩm được giao đến tay họ, bao gồm các bước: tiếp nhận đơn hàng, xử lý thông tin đơn hàng, chọn hàng, đóng gói và giao hàng Khách hàng thường hi vọng sẽ nhận được hàng nhanh nên cần cố gắng để rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng Thời gian xử lý đơn hàng ngắn sẽ giúp rút ngắn thời gian khách hàng nhận được hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và uy tín của doanh nghiệp
Bên cạnh đó, việc sắp xếp các công việc xử lý đơn hàng hiệu quả còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí do cần ít nguồn nhân lực để hoàn thành hơn dẫn tới giảm chi phí nhân công và vận hành
1.4.4 Tỷ lệ đơn hàng giao sai (sai người nhận, sai số lượng)
Chỉ tiêu tỷ lệ đơn hàng giao sai ở đây em xét tới là các đơn hàng giao sai số lượng và sai người nhận do nhân viên kho dán nhầm nhãn dán
Tỷ lệ đơn hàng giao sai = Số đơn hàng giao sai
Tổng số lượng đơn hàng × 100
Tỷ lệ đơn hàng giao sai thể hiện mức độ hiệu quả của quá trình xử lý đơn hàng và vận hành kho của doanh nghiệp Tỷ lệ giao hàng sai cao chứng tỏ doanh nghiệp đang gặp vấn đề trong vận hành kho, hệ thống quản lý kho không hiệu quả dẫn tới việc nhầm lẫn hàng hóa, giao sai người nhận
Thư viện ĐH Thăng Long
13 Việc giao sai hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng dịch vụ và uy tín của doanh nghiệp, khiến cho khách hàng trải qua sự không hài lòng và mất niềm tin nếu họ nhận được hàng hóa không đúng hoặc thiếu sót Điều này không chỉ gây thiệt hại về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng, khiến cho khách hàng trải qua sự không hài lòng và mất niềm tin nếu họ nhận được hàng hóa không đúng hoặc thiếu sót, làm giảm sự hài lòng của khách hàng, giảm tỷ lệ quay lại của khách Bên cạnh đó, giao nhầm người và sai số lượng cũng tác động đáng kể đến chi phí vận chuyển và xử lý, đòi hỏi quy trình đảo ngược (reverse logistics) để đổi trả hoặc sửa lỗi Điều này làm tăng chi phí vận hành và giảm lợi nhuận doanh nghiệp
1.4.5 Tỷ lệ đơn hàng lỗi do quy trình đóng gói
Tỷ lệ đơn hàng lỗi do quy trình đóng gói là các đơn hàng có sản phẩm bị hư hỏng hoặc không còn nguyên vẹn do đóng gói sơ sài, chưa đủ để bảo vệ sản phẩm Tỷ lệ này được tính theo công thức:
Tỷ lệ đơn hàng lỗi = Số đơn hàng lỗi do đóng gói
Tổng số đơn hàng được xử lý × 100
Tỷ lệ đơn hàng lỗi do đóng gói không cẩn thận ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm khi giao tới tay khách hàng, ảnh hưởng tới trải nghiệm khách hàng và chi phí của doanh nghiệp Trước hết, nếu đóng gói không cẩn thận, sản phẩm có thể bị hỏng, trầy xước, hoặc thậm chí biến dạng, làm giảm giá trị và sự hấp dẫn của sản phẩm đối với khách hàng
Ngoài ra, tỷ lệ này ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu Khách hàng có thể mất niềm tin vào doanh nghiệp khi sản phẩm nhận được không đúng với những gì được quảng bá
Uy tín thương hiệu là yếu tố quyết định sự tin tưởng và trung thành của khách hàng
Tỷ lệ đơn hàng lỗi do đóng gói cũng gây sự gia tăng về chi phí và thời gian xử lý
Xử lý đơn hàng lỗi đòi hỏi nhiều công sức và tài nguyên, tăng chi phí vận hành và gây mất mát thời gian cho cả doanh nghiệp và khách hàng Ngoài ra, sản phẩm lỗi do đóng gói cũng có thể yêu cầu quá trình logistics ngược, làm tăng chi phí liên quan đến vận chuyển và xử lý ngược
Cuối cùng, đối với khách hàng, việc nhận được sản phẩm không trong trạng thái không tốt hoặc bị hỏng do đóng gói sẽ giảm hài lòng và có thể dẫn đến đánh giá tiêu cực và mất mát khách hàng trung thành Để giảm tỷ lệ đơn hàng lỗi do đóng gói, doanh nghiệp cần tập trung vào cải thiện quy trình đóng gói, đào tạo nhân viên, và thường xuyên kiểm tra chất lượng để đảm bảo rằng sản phẩm được vận chuyển và giao hàng đến khách hàng một cách an toàn và chất lượng nhất
1.4.6 Độ chính xác của đơn hàng
NGHIÊN CỨU VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XNK MỸ PHẨM ĐẠI THẮNG
Giới thiệu về công ty TNHH XNK Mỹ Phẩm Đại Thắng
Công ty Xuất Nhập Khẩu Mỹ phẩm Đại Thắng là công ty chuyên cung cấp các dòng mỹ phẩm làm đẹp và chăm sóc da chính hãng có xuất xứ từ Hàn Quốc Với mục tiêu mang đến sự tự tin và vẻ đẹp tự nhiên cho khách hàng trên khắp đất nước, Đại Thắng xây dựng một hệ thống toàn diện từ sản xuất đến phân phối, đảm bảo chất lượng và độ tin cậy cho từng sản phẩm Chúng tôi cam kết cung cấp những sản phẩm Mỹ phẩm chất lượng, độc đáo và an toàn với sức khỏe người tiêu dùng Sứ mệnh của chúng tôi không chỉ có làm đẹp về hình thể mà còn là giúp khách hàng tự tin với bản thân, thể hiện cá tính và phát triển một lối sống làm đẹp bền vững
Một vài thông tin cơ bản về Công ty:
− Tên công ty: Công ty Xuất Nhập khẩu Mỹ phẩm Đại Thắng
− Người đại diện pháp luật: Nguyễn Viết Thắng
− Địa chỉ: Đội 1, xã Cao Đại, huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc
− Số Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 2500549056
− Nơi cấp: Chi cục thuế huyện Vĩnh Tường
Thư viện ĐH Thăng Long
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn: Công ty TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng)
2.1.3 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính
Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Đại Thắng chuyên về nhập khẩu và kinh doanh các sản phẩm mỹ phẩm và chăm sóc sắc đẹp Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và am hiểu về ngành công nghiệp làm đẹp, công ty đã xây dựng mối quan hệ đối tác vững chắc với các nhà sản xuất và cung cấp uy tín trong nước và quốc tế như Ezie, Nexco, Hải Dương Cosmetics, … Đại Thắng nhập khẩu các sản phẩm mỹ phẩm từ các nước sản xuất như Hàn Quốc, Nhật Bản (chủ yếu từ Hàn Quốc) sau đó phân phối chúng tới các cửa hàng, salons, spa và trực tiếp tới khách hàng tiêu dùng Công ty chọn lọc các sản phẩm mỹ phẩm an toàn, mang lại hiệu quả cao, nhà máy sản xuất đạt chứng chỉ GMP, sản phẩm đạt chất lượng nhiều năm liên tiếp đạt chứng chỉ ISO
Hiện nay, công ty đang kinh doanh chủ yếu các mặt hàng sản phẩm đến từ thương hiệu Ezie và Nexco Các mặt hàng sản phẩm bao gồm kem chống nắng, kem dưỡng, son dưỡng, cushion, … Với tiêu chí sức khỏe khách hàng là quan trọng nhất, là điều kiện tiên quyết, Đại Thắng cam đoan các sản phẩm mình phân phối đều là các sản phẩm đảo bảo chất lượng
Phòng kinh doanh Phòng kế toán
Sơ đồ 2: Sơ đồ chuỗi cung ứng sản phẩm của công ty
(Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng)
Các thành phần trong chuỗi cung ứng của công ty bao gồm: Nhà sản xuất, công ty TNHH XNK Mỹ Phẩm Đại Thắng và người tiêu dùng
Trong chuỗi cung ứng này, TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng không chịu trách nhiệm sản xuất, Công ty sẽ nhập khẩu các sản phẩm từ các nhà sản xuất nước ngoài rồi tiến hành phân phối sản phẩm tại thị trường Việt Nam Đại Thắng sẽ nhập khẩu các sản phẩm của các công ty đối tác là Công ty Cổ phần Ezie, tập đoàn Nexco Group, … rồi phân phối tới người tiêu dùng ở Việt Nam thông qua các hệ thống làm đẹp, spa hoặc phân phối trực tiếp tới tay người tiêu dùng thông qua hình thức bán lẻ qua các trang thương mại điện tử như Shopee, Lazada,…
Trong chuỗi cung ứng này, thành phần đầu tiên trong chuỗi là nhà sản xuất, họ là người chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm mỹ phẩm, họ sẽ chịu trách nhiệm từ khâu nghiên cứu và phát triển sản phẩm, chọn lựa nguyên liệu cho đến quy trình sản xuất Họ không chỉ đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật liên quan đến ngành công nghiệp mỹ phẩm
Tiếp theo, công ty TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng đóng vai trò trung gian giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng Công ty sẽ hợp tác với nhà sản xuất khác nhau như Công ty Cổ phần Ezie, tập đoàn Nexco Group,… để mua sản phẩm, sau đó phân phối sản phẩm đến khách hàng Đồng thời, công ty cũng chịu trách nhiệm về việc tiếp thị, quảng bá sản phẩm và cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng
Cuối cùng là người tiêu dùng, những người mua và sử dụng sản phẩm mỹ phẩm
Sự lựa chọn và sử dụng sản phẩm của họ phản ánh sự thành công của cả quá trình cung ứng Khách hàng là người cuối cùng tiêu thụ sản phẩm, góp phần tạo ra doanh thu và lợi
Nhà sản xuất Công ty TNHH
Thư viện ĐH Thăng Long
19 nhuận cho Công ty TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng nói riêng và cả chuỗi cung ứng nói chung
2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh
Bảng 1: Kết quả kinh doanh của hai năm 2022 và 2021
STT Chỉ tiêu 2022 2021 Chênh lệch
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 508,302,167 609,290,764 -100,988,597 -16.57%
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng)
Nhìn vào bảng dữ liệu có thể thấy, năm 2022, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng có tiến triển hơn nhiều so với năm 2021:
Doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2022 của công ty có dấu hiệu tang mạnh so với năm 2021, tăng từ 21,934,080,00 VND lên 9,811,200,000 VND, tăng
12,122,880,000 VND tương đương tăng 123.56% so với năm 2021 Đây là dấu hiệu khả quan cho thấy sự phục hồi trở lại của công ty sau khoảng thời gian dài hoạt động kém hiệu quả do chịu ảnh hưởng của dịch bệnh Covid 19
Giá vốn hàng bán trong năm 2022 tăng 91.62% so với năm 2021, tương đương tăng 5,034,086,400 VND về mặt giá trị Giá vốn hàng bán tăng mạnh là do trong năm 2022, việc kinh doanh của công ty khởi sắc hơn, số lượng sản phẩm bán ra thị trường cao hơn so với năm 2021 dẫn tới khoản phí này tăng Tuy nhiên, giá vốn hàng bán không tăng quá cao so với doanh thu bán hàng do số lượng hàng nhập tăng nhưng giá nhập đơn vị lại giảm, việc này tạo điều kiện tốt cho Đại Thắng phát triển hoạt động kinh doanh
20 Vì doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng khá cao mà giá vốn hàng hóa lại tăng không đáng kể so với năm 2021, nên lợi nhuận thuần gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ của Đại Thắng trong năm 2022 tăng mạnh Cụ thể, lợi nhuận này tăng từ
4,316,928,000 VND lên 11,405,721,600 VND, tương đương tăng 7,088,793,600 VND về mặt giá trị, tăng 164.21% so với năm 2021
Các loại chi phí: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty trong năm 2022 đều tăng so với năm 2021 Doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng, hoạt động bán hàng diễn ra sôi nổi hơn, kéo theo sự gia tăng về chi phí bán hàng so với năm 2021 do cần chi nhiều hơn cho các chiến dịch, hoạt động tiếp thị, chi phí này tăng từ 1,766,016,000 VND lên 4,386,816,000 VND, tăng 2,620,800,000 VND, tương đương tăng 148.4% so với năm 2021 Có thể thấy, chi phí bán hàng của công ty tăng khá cao, lên tới
148.4%, chứng tỏ công ty đang quản lý chưa tốt về khoản chi phí này, công ty cần có những chính sách để quản lý và thắt chặt chi phí hơn, cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết, giúp gia tăng lợi nhuận kinh doanh doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty trong năm 2022 giảm 100,988,597 VND, giảm từ 609,290,764 VND xuống còn 508,302,167 VND, tương đương giảm 16.57% so với năm 2021
Tổng quan về kết quả kinh doanh trong 2 năm vừa qua của Đại Thắng, lợi nhuận thuần của công ty có sự tăng trưởng rõ rệt, tăng từ 1,941,621,236 VND vào năm 2021 lên tới 6,510,603,433 VND vào năm 2022, tương đương tăng 235.32%% về mặt tương đối và 4,568,982,197VND về mặt tuyệt đối
Có thể thấy, trong 2 năm vừa qua, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng có sự có sự thay đổi tích cực, có sự tăng trưởng cả trong doanh thu và lợi nhuận thuần Tuy nhiên, các khoản chi phí của doanh nghiệp vẫn có mức tăng trưởng khá cao, công ty cần có những chính sách và giải pháp quản lý chi phí chặt chẽ hơn để giảm thiểu các loại chi phí, tối thiểu hóa chi phí hoạt động, tối ưu hóa lợi nhuận của công ty.
Thực trạng hoạt động xử lý đơn hàng bán lẻ tại công ty
2.2.1 Thực trạng các hoạt động của kho hàng tại công ty
2.2.1.1 Hoạt động trước khi nhận hàng
Các hoạt động trước khi nhận hàng là một trong những hoạt động rất quan trọng trong quá trình vận hàng kho của Công ty TNHH XNK Đại Thắng Hoạt động này nhằm đảm bảo quá trình nhận hàng sau đó diễn ra suôn sẻ, đảm bảo sản phẩm, hàng hóa được nhận đúng số lượng, đúng tình trạng và vào đúng thời điểm, tránh phát sinh các thiệt hại không đáng có
Thư viện ĐH Thăng Long
21 Trước khi nhận hàng vào kho, Công ty TNHH Đại Thắng sẽ thống nhất bao bì đóng gói, số lượng mặt hàng tối đa trong mỗi thùng, quy định kích thước thùng carton vận chuyển mỗi loại hàng hóa để tránh xảy ra tình trạng hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển Do đặc tính các mặt hàng sản phẩm của công ty là hàng mỹ phẩm với bao bì thuỷ tinh dễ vỡ nên thường được vận chuyển bằng thùng carton với số lượng đơn vị sản phẩm trên một thùng không quá lớn Thông thường, công ty sẽ quy định sử dụng thùng carton với kých thước 600*600*400mm, số lượng đơn vị sản phẩm trong một thùng là 120 sản phẩm Đối với các mặt hàng có kých thước nhỏ hơn như kem dưỡng, phấn phủ sẽ được vận chuyển bằng thùng có kých thước 400*400*300mm, số lượng sản phẩm trong một thùng là 150 Theo quy định của công ty, trên thùng bìa carton chứa hàng phải có phiếu ghi rõ mã sản phẩm, tên sản phẩm, mã vạch và số lượng cụ thể và cảnh báo dễ vỡ (Fragile), phiếu này được dán ở mặt trên của thùng carton để dễ dàng nhận dạng và ghi số liệu nhập kho
Tất cả các mặt hàng sản phẩm đều được vận chuyển bằng xe tải chở hàng về kho của công ty và vận chuyển trong điều kiện nhiệt độ trong khoang chứa hàng không quá 60C, tránh làm biến đổi chất của sản phẩm dẫn tới hư hại, ảnh hưởng tới sức khỏe người tiêu dùng
Ngoài ra, trước khi nhận hàng, ban quản lý kho sẽ chuẩn bị điểm đỗ cho xe và sắp xếp số lượng nhân công phù hợp để tham gia vào quá trình nhận hàng
Việc quy định rõ ràng một số điều kiện về việc đóng gói, thông tin sản phẩm và điều kiện vận chuyển góp phần làm cho hoạt động nhận hàng sau đó của công ty diễn ra suôn sẻ hơn, dễ dàng kiểm đếm, tháo dỡ và xử lý thông tin hàng hóa, đảm bảo tình trạng sản phẩm ở mức tốt nhất trước khi nhập kho, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển
Quá trình nhận hàng là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình vận hàng kho của một công ty Việc quá trình nhận hàng diễn ra trơn tru sẽ giúp kiểm soát được chất lượng, tình trạng hàng hóa, xác định rủi ro và quản lý tốt dữ liệu hàng hóa trong kho
Vì là công ty có quy mô nhỏ, số lượng hàng nhập kho mỗi lần không quá lớn nên việc phân công nhân viên xử lý không phải là một việc quá phức tạp đối với công ty Các lô hàng về thường có số lượng vừa và nhỏ, ban quản lý sẽ sắp xếp khoảng 5 tới 6 nhân công xử lý: 1-2 người dỡ hàng khỏi xe, 1 người kiểm tra sơ bộ thông tin đơn hàng, so sánh sự trùng khớp giữa đơn đặt hàng và hàng nhận thực tế, 2 - 3 người chịu trách nhiệm kiểm tra ngẫu nhiên chất lượng hàng hóa (Đại Thắng sẽ thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên 70%), 1 người cập nhật thông tin hệ thống về số lượng hàng và vị trí đặt các mặt hàng
Trong quá trình nhận hàng, sẽ có 1 – 2 người chịu trách nhiệm dỡ hàng xuống khỏi xe tải, quá trình này cần được thực hiện cẩn thận để tránh xảy ra tình trạng vỡ sản phẩm do
22 vỏ đa số các mặt hàng này đều là thuỷ tinh Sau khi hàng hóa được dỡ xuống sẽ được đặt trước cửa kho để một nhân viên khác kiểm tra sơ bộ thông tin đơn hàng, so sánh sự trùng khớp giữa đơn đặt hàng và lượng hàng nhận thực tế, đảm bảo hàng được giao đúng số lượng, đúng sản phẩm, kịp thời phát hiện ra các thường hợp giao thiếu hàng, giao sai mặt hàng để đưa ra phương án xử lý thích hợp
Sau khi kiểm tra đúng số lượng và sản phẩm, Công ty TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm để đảm bảo sản phẩm trong tình trạng tốt trước khi cất giữ vào kho Vì mỹ phẩm là mặt hàng sản phẩm nhạy cảm với nhiệt độ nên công ty lựa chọn phương án kiểm tra ngẫu nhiên 70% số lượng sản phẩm, phương án này vừa đủ để đảm bảo phát hiện kịp thời tình trạng, chất lượng sản phẩm, vừa không gây tốn kém thời gian và nguồn lực như việc kiểm tra toàn bộ lô hàng
Kiểm tra và đảm bảo hàng hóa đạt yêu cầu, công ty sẽ tiến hành nhập kho Vì đã quy định mỗi thùng carton vận chuyển hàng đều phải in thông tin sản phẩm bao gồm cả mã vạch được dán ở mặt trên của thùng nên công ty sẽ sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện xử lý số liệu hàng hóa nhập kho Khi quét mã vạch của bất kỳ sản phẩm, thông tin sản phẩm đó sẽ được gửi thẳng về hệ thống quản lý kho của công ty Thông tin được gửi vào gồm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng sản phẩm có trong kiện hàng, ngày nhập kho
Trong quá trình này, bên cạnh việc quét mã vạch để thực hiện nhập kho, nhân viên tiếp nhận sẽ cần ghi chép và báo cáo về sự khác biệt cả bên trong và bên ngoài kiện hàng, điển hình như: đơn vị sản phẩm trong kiện vượt quá số lượng quy định (150 đối với sản phẩm kem dưỡng và phấn phủ, 120 đối với các mặt hàng còn lại), mã vạch trên thùng carton bị mờ, hoặc không dán, số lượng sản phẩm in bên ngoài là 100 nhưng thực chất bên trong chỉ có 90,… tất cả các trường hợp không tuân thủ này đều được ghi lại và báo cáo lên cấp trên
Nhìn chung, quá trình nhận hàng của công ty Đại Thắng diễn ra khá tuần tự và rành mạch từ khâu dỡ hàng tới xử lý số liệu nhập kho và di chuyển hàng tới khu vực lưu trữ Việc xử lý tốt hoạt động nhận hàng giúp công ty đảm bảo hàng hóa được nhập đúng số lượng, đúng mặt hàng và đúng tình trạng, tránh rủi ro hàng hóa Tuy nhiên, việc xử lý quá trình nhận hàng gần như hoàn toàn thủ công như vậy sẽ gây tốn thời gian hơn vì nhân viên sẽ phải di chuyển, kiểm tra và xử lý thông tin từng kiện hàng một, việc quản lý hàng tồn kho sau đó cũng gặp nhiều khó khăn hơn do hệ thống truyền tải thông tin chưa được tối ưu
2.2.1.3 Lưu kho và bảo quản
Sau khi hoàn thành các động nhận hàng, dỡ hàng, kiểm tra và thiết lập hồ sơ, hàng hóa sẽ được vận chuyển vào trong kho để tiến hành lưu trữ Vì là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, lượng hàng lưu kho không quá lớn nên quá trình này của Công ty TNHH XNK Mỹ
Thư viện ĐH Thăng Long
23 phẩm Đại Thắng được thực hiện hoàn toàn thủ công, việc điều hướng tới khu vực cất trữ và di chuyển hàng hóa đều được thực hiện bởi nhân viên kho
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ XỬ LÝ ĐƠN HÀNG BÁN LẺ TẠI CÔNG TY TNHH XNK MỸ PHẨM ĐẠI THẮNG42 3.1 Đánh giá về quy trình xử lý đơn hàng tại công ty theo ma trận SWOT
Điểm mạnh
Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Hầu hết quá trình hoạt động kho của công ty
TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng đều được vận hành bởi con người, việc sử dụng lao động thủ công như vậy giúp công ty dễ dàng hơn trong việc kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho, trong quá trình lưu kho cũng như trước khi phân phối sản phẩm tới cho khách hàng, đảm bảo sản phẩm luôn trong tình trạng tốt nhất
Tính linh hoạt cao: Việc sử dụng lao động thủ công mang lại cho công ty Đại
Thắng tính linh hoạt cao Với lao động thủ công, công ty có thể dễ dàng thay đổi sắp xếp và vị trí các sản phẩm trong kho mà không cần mất nhiều thời gian để thiết lập hay lập trình lại hệ thống như sử dụng các hệ thống tự động
Có khu vực lưu kho được phân chia rõ ràng: Có thể thấy, trong hoạt động lưu kho và bảo quản, Đại Thắng chia kho thành 3 khu vực lưu trữ hàng hóa rất rõ ràng: khu vực hàng Ezie, khu vực hàng Nexco, khu vực hàng khác Công ty phân chia khu vực, vị trí, diện tích này dựa trên tiêu chí nhãn hàng, doanh thu và tần suất đặt hàng Việc phân chia khu vực lưu kho như vậy giúp việc nhận diện sản phẩm trở nên dễ dàng hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng tồn kho và chọn hàng theo đơn đặt hàng của nhân viên sau này Việc sắp xếp các sản phẩm được đặt hàng với tần suất lớn, mang lại doanh số cao ở vị trí dễ lấy, gần điểm gửi hàng giúp hạn chế sự di chuyển của nhân viên, giảm thiểu thời gian chọn hàng và đóng gói Công ty cũng thực hiện phân chia vị trí lưu trữ hàng dựa trên thông số ngày sản xuất và sự thay đổi thị hiếu mua sắm của khách hàng theo mùa, điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc chọn hàng và đóng gói hàng hóa của công ty Đội ngũ nhân viên kho giàu kinh nghiệm: Công ty TNHH XNK Đại Thắng có một đội ngũ nhân viên kho đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc vận hành kho, đồng hành cùng công ty từ khi thành lập tới nay nên có khả năng xử lý đơn hàng tốt và hiệu quả
Phản hồi nhanh chóng: Khác với các kho tự động cần phải tốn nhiều công sức để sửa đổi quy trình làm việc khi có trường hợp đặc biệt xảy ra, nhân viên kho thủ công có thể dễ dàng phản ứng nhanh chóng khi có thay đổi trong quy trình làm việc hay yêu cầu đặc biệt từ khách Điều này giúp cho công ty có thể dễ dàng hơn trong việc thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường cũng như khách hàng, xử lý nhanh gọn các yêu cầu
Thư viện ĐH Thăng Long
43 phát sinh trong và sau quá trình đặt hàng, giúp làm tăng sự hài lòng của khách hàng, củng cố thương hiệu công ty
Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn cao, thời gian xử lý đơn hàng không quá dài: Trong cả 3 năm em thực hiện nghiên cứu, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn của công ty khá cao, năm 2022 lên tới 97,06%, các năm 2020, 2021 có tỷ lệ giao hàng đúng hẹn thấp hơn nhưng nguyên nhân chủ yếu dẫn tới tình trạng này là do yếu tố dịch bệnh chứ không phải đến từ vấn đề trong nội bộ công ty Thời gian xử lý đơn hàng của Đại Thắng không phải quá nhanh nhưng cũng không phải quá chậm, thời gian xử lý đơn hàng trung bình năm 2020 đạt 4.12 ngày, năm 2021 đạt 5.12 ngày và 2022 là 2.93 ngày Điều này chứng tỏ các hoạt động kho của công ty đang được vận hành tốt, công ty có khả năng tổ chức và quản lý kho hàng một cách hiệu quả Điều này không chỉ tăng cường sự hài lòng từ phía khách hàng mà còn tạo ra một sự tin tưởng và uy tín vững chắc trong thị trường, giúp cho công ty có thể xây dựng một cộng đồng khách hàng trung thành và đạt được sự thành công bền vững trong kinh doanh
Tỷ lệ đơn hàng giao sai và lỗi do đóng gói thấp: Tỷ lệ đơn hàng giao sai của Đại
Thắng trong cả 3 năm 2020, 2021 và 2022 đều không vượt quá 3%, tỷ lệ đơn hàng gặp lỗi do đóng gói cũng chỉ khoảng 1-2% tổng số đơn hàng phát sinh Các tỷ lệ này thấp chứng tỏ Đại Thắng đang có một quy trình xử lý đơn hàng khá hiệu quả, tỷ lệ đơn hàng giao sai và lỗi thấp giúp khách hàng của công ty cảm thấy tin tưởng hơn, nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng Bên cạnh đó, tỷ lệ đơn hàng gặp lỗi thấp còn giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí Việc tỷ lệ đơn hàng giao sai và lỗi do đóng gói thấp giúp công ty tránh được các quy trình phát sinh chi phí và thời gian để xử lý các vấn đề này, từ việc đổi trả hàng đến việc xử lý khiếu nại từ khách hàng.
Điểm yếu
Chi phí vận hành kho cao: Vì hầu hết các hoạt động kho được thực hiện chủ yếu bởi con người, ít có sự giúp đỡ của máy móc nên nhìn chung chi phí vận hành kho của Đại Thắng khá cao do chi phí nhân công cao
Hiệu suất kho còn thấp: Việc hoàn toàn sử dụng lao động thủ công, không sử dụng nhiều các hệ thống tự động thông minh làm cho việc quản lý và vận hành kho còn chưa thực sự tối ưu Trong việc quản lý dữ liệu hàng hóa, các dữ liệu của công ty gần như được nhập thủ công dẫn tới việc mỗi lần xuất kho hay nhập kho đều tốn rất nhiều thời gian cho việc xử lý số liệu Trong quá trình nhận hàng, chọn hàng và đóng gói, các nhân viên kho tự mình dỡ hàng, kiểm đếm và di chuyển hàng hóa, di chuyển giữa các khu vực khác nhau để chọn hàng rồi lại di chuyển thủ công tới khu vực đóng gói, việc này dẫn tới sự tiêu tốn thời gian và công sức lớn, dẫn tới hiệu suất không cao
Rủi ro sai sót: Quá trình vận động kho được thực hiện chủ yếu bởi con người bao gồm từ khâu dỡ hàng, nhận hàng, chọn hàng, đóng gói, gửi hàng tới xử lý số liệu lưu kho dẫn tới rủi ro cao Việc thực hiện các hoạt động này bởi con người có thể dẫn tới một số sai sót như kiểm đếm nhầm hàng, đóng gói thừa hoặc thiếu sản phẩm, dán nhầm nhãn khi gửi hàng, nhập số liệu hàng hóa sai,… Tất cả những sai sót này đều ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động kho và trải nghiệm khách hàng, tác động mạnh tới uy tín và hình ảnh của công ty
Phụ thuộc hoàn toàn vào bên vận chuyển thứ ba: Đại Thắng thuê ngoài hoàn toàn dịch vụ vận chuyển hàng hóa tới tay khách hàng Đối với các đơn hàng nhỏ lẻ, công ty sẽ chọn gửi hàng qua các bên giao hàng như Giao hàng Nhanh, J&T Việc thuê ngoài hoàn toàn dịch vụ này làm cho Đại Thắng phải phụ thuộc rất nhiều vào bên vận chuyển thứ ba, thời gian và chất lượng vận chuyển được quyết định hoàn toàn bởi bên dịch vụ vận chuyển, công ty sẽ khó tác động vào quá trình vận chuyển trong các trường hợp khẩn cấp
Khó khăn trong việc mở rộng: Hình thức vận hành kho thủ công chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ với số lượng hàng hóa cần xử lý thấp Trong trường hợp công ty muốn mở rộng quy mô phân phối, số lượng hàng hóa cần xử lý lớn hơn thì mô hình này chưa thể đáp ứng được Nếu công ty muốn mở rộng quy mô hoạt động, hướng tới phục vụ một thị trường lớn hơn thì cần phải xem xét ứng dụng các hệ thống tự động hóa, kho thông minh, công nghệ cao để tăng hiệu suất hoạt động kho và độ chính xác trong việc quản lý dữ liệu hàng hóa
Tỷ lệ đổi/ trả hàng cao: Tỷ lệ sản phẩm đổi, trả và hoàn hàng của công ty trong 3 năm khá cao, năm 2021 tỷ lệ này lên tới 14.36% tổng số sản phẩm được bán lẻ ra thị trường
Tỷ lệ đổi/ trả hàng cao dẫn tới chi phí xử lý các đơn hàng này tăng lên, ảnh hưởng tới chi phí vận hành kho, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Cơ hội
Mở rộng sản phẩm và thị trường: Ngày nay, cùng với sự tăng trưởng của nền kinh tế, thu nhập của người dân có xu hướng tăng, nhu cầu về đời sống của họ cũng trở nên cao hơn kèm theo đó là nhu cầu về làm đẹp cũng tăng cao Đây là cơ hội để các công ty về mỹ phẩm và làm đẹp như Đại Thắng có cơ hội phát triển và mở rộng thị trường, công ty có thể hướng tới việc nhập khẩu thêm các sản phẩm mới từ những nhãn hàng mới để đa dạng hóa các mặt hàng sản phẩm, đáp ứng nhiều nhu cầu của nhiều nhóm khách hàng khác nhau, giúp mở rộng tệp khách hàng Bên cạnh đó, công ty có thể xem xét hướng tới mở rộng phân phối tại một số thị trường mới nhằm mở rộng quy mô
Phát triển nguồn nhân lực trung thành và chất lượng: Việc vận hành kho thủ công, ít có sự can thiệp của máy móc tạo điều kiện cho các nhân viên kho của công ty có một lượng công việc ổn định, giúp kỹ năng và tay nghề của nhân viên ngày càng được cải
Thư viện ĐH Thăng Long
45 thiện thông qua quá trình làm việc, tạo nên một đội ngũ nhân viên “cứng cáp”, giàu kinh nghiệm, ít để xảy ra sai sót ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kho Bên cạnh đó, lượng công việc ổn định cũng giúp giữ chân được các nhân viên, tạo nên một nguồn nhân lực trung thành, sẵn sàng cống hiến hết mình vì lợi ích của công ty
Sự phổ biến và giá thành hợp lý của các hệ thống và ứng dụng quản lý kho thông minh: Việc ứng dụng các hệ thống tự động hóa và công nghệ cao vào việc quản lý kho ngày nay đã không còn quá xa lạ Để nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong việc vận hành kho, rất nhiều hệ thống máy móc, công nghệ, ứng dụng đã ra đời và chi phí của chúng cũng đã giảm hơn rất nhiều so với thời gian đầu ứng dụng Vì vậy, đây chính là một thời điểm tốt để công ty TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng có thể xem xét ứng dụng các công nghệ tự động để nâng cao hiệu quả hoạt động kho.
Thách thức
Chi phí lao động tăng cao: Cùng với sự tăng trưởng của lạm phát, chi phí nhân công tại thị trường Việt Nam ngày một cao Công ty TNHH XNK Mỹ phẩm Đại Thắng sử dụng hoàn toàn lao động thủ công tham gia vào quá trình vận hành kho, số lượng nhân viên cần có sẽ cao hơn so với các kho tự động, kho thông minh nên việc chi phí lao động tăng ảnh hưởng rất nhiều tới chi phí hoạt động và duy trì kho của công ty Thêm vào đó, hiệu suất hoạt động của kho thủ công không cao, dẫn tới thời gian đóng gói hàng hóa và xử lý thông tin cũng dài hơn, cần sử dụng nhiều nhân lực hơn dẫn tới nguồn chi phí này dự kiến sẽ tăng trong thời gian tới
Sự cạnh tranh khốc liệt: Thị trường mỹ phẩm vốn là thị trường có sự cạnh tranh cao Ngoài chất lượng sản phẩm thì tốc độ xử lý đơn hàng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng của khách hàng Cùng là nhà phân phối một hãng mỹ phẩm, tuy nhiên, khách hàng sẽ có xu hướng đặt hàng từ các nhà phân phối có tốc độ xử lý đơn hàng nhanh, thời gian giao hàng ngắn nhất Với việc sử dụng lao động thủ công trong quá trình vận hành kho có thể ảnh hưởng tới tốc độ xử lý đơn hàng của Đại Thắng, việc nhân viên kho phải tự mình thực hiện các khâu từ nhận hàng từ nhà cung cấp, lưu trữ, chọn hàng, đóng gói, gửi hàng và xử lý số liệu hoàn toàn thủ công sẽ làm chậm tiến độ giao hàng tới tay khách, ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm khách hàng, làm giảm sự hài lòng của khách
Sự thay đổi trong quy định và chính sách thương mại quốc tế: Các mặt hàng sản phẩm của công ty TNHH Đại Thắng hầu hết là các sản phẩm nhập khẩu trực tiếp từ ngoài, việc chính phủ đưa ra những quy định và chính sách thương mại quốc tế khắt khe hơn làm ảnh hưởng tới quá trình nhập khẩu hàng hóa của Đại Thắng, có thể làm ảnh hưởng tới hoạt động vận hành kho của công ty do số lượng hàng hóa và ngày nhận hàng không đúng với sự tính toán của công ty
Đề xuất giải pháp
Để cải thiện được hiệu suất vận hành kho và đáp ứng được sự tăng trưởng trong ngành Mỹ phẩm, Đại Thắng đang phải đối mặt với nhiều thách thức Tuy nhiên, thông qua việc áp dụng các giải pháp hiệu quả, công ty có thể nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu hóa quá trình làm việc, giảm thiểu sai sót mà vẫn đảm bảo kiểm soát được chất lượng sản phẩm
Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét chi tiết về các giải pháp này và cách chúng có thể giúp Đại Thắng nâng cao hiệu suất vận hành kho của mình
Nâng cao hiệu suất vận hành của kho, tăng độ chính xác, tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu hàng lưu kho, giảm thiểu sai sót trong quá trình đóng gói và gửi hàng Tạo ra một mô hình kho linh hoạt, đáng tin cậy với hiệu suất và hiệu quả cao trong việc xử lý và phân phối hàng hóa
Các thức thực hiện giải pháp Để nâng cao hiệu suất và hiệu quả vận hành kho, công ty nên xem xét áp dụng các hệ thống và công nghệ hiện đại giúp ưu hóa quá trình này
Công ty nên xem xét tới việc sử dụng Hệ thống Quản lý kho WMS WMS được tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ như quản lý hàng tồn kho, theo dõi vị trí sản phẩm, xác định tối ưu hóa lưu trữ và tối ưu hóa lịch trình giao hàng
Hệ thống WMS giúp theo dõi tồn kho theo thời gian thực, bao gồm việc ghi nhận xuất kho và nhập kho Điều này giúp ngăn ngừa việc thiếu hụt hoặc thừa tồn kho và đảm bảo rằng kho luôn duy trì mức tồn kho tối ưu WMS cho phép ghi nhận vị trí cụ thể của từng sản phẩm trong kho giúp cho quá trình chọn hàng, lấy hàng và đóng gói hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn Bên cạnh đó, WMS còn cho phép xử lý đơn hàng tự động từ khi đặt hàng đến khi giao hàng Điều này bao gồm việc xác định sản phẩm cần lấy từ kho, lên kế hoạch vận chuyển, và ghi nhận thông tin đơn hàng WMS có khả năng tối ưu hóa quá trình làm việc trong kho, tối ưu hóa lịch trình của nhân viên và định tuyến di chuyển hàng hóa để giảm thiểu thời gian di chuyển không cần thiết Ngoài ra, hệ thống WMS cung cấp dữ liệu và báo cáo về hoạt động kho hàng giúp quản lý đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thống kê
Công ty nên ứng dụng triệt để mã vạch và RFID Mã vạch và RFID là công nghệ quan trọng để theo dõi và xác định sản phẩm trong kho Mã vạch dựa trên việc sử dụng nhãn mã vạch, trong khi RFID sử dụng sóng radio để ghi nhận thông tin sản phẩm Công nghệ có thể được ứng dụng trong quá trình nhận hàng và gửi hàng giúp tăng cường độ chính xác trong việc theo dõi và xử lý hàng hóa và số liệu hàng hóa
Thư viện ĐH Thăng Long
47 Ngoài ra, công ty cũng nên xem xét tới việc sử dụng IoT – Internet of Things IoT là mạng lưới các thiết bị được kết nối internets trong kho, bao gồm cảm biến và các thiết bị tự động hóa Cảm biến theo dõi điều kiện môi trường như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng Dữ liệu từ IoT giúp Đại Thắng đảm bảo rằng sản phẩm luôn được bảo quản đúng cách và an toàn, nhiệt độ không vượt quá 60°C, độ ẩm không vượt ngưỡng 75%, tránh ánh nắng trực tiếp từ mặt trời
3.2.2 Đào tạo nguồn nhân lực
Nâng cao tay nghề của nhân viên cũng như trình độ, khả năng xử lý, lấy hàng và đóng gói đơn hàng để đạt hiệu quả công việc cao hơn Đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên có kinh nghiệm, làm việc hiệu quả hơn, giảm những chi phí không cần thiết cũng như tiết kiệm được thời gian, cải thiện khả năng thực hiện công việc, mang lại nhiều sự thành công cho công ty
Cách thức thực hiện giải pháp
Trong quá trình vận hành kho, việc xử lý đơn hàng nhanh chóng với sự chính xác cao là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu Đối với mô hình vận hành kho thủ công như Đại Thắng, con người chính là chủ thể, là linh hồn, là yếu tố cốt lỗi quyết định hiệu quả của quá trình đó Vì vậy công ty cần có biện pháp nâng cao năng lực cho nhân viên như:
Hàng năm, công ty nên tổ chức những khóa huấn luyện nghiệp vụ, khả năng giải quyết vấn đề trong hoạt động giao, nhận, lưu trữ và xử lý hàng hóa Nên hình thành đa tình huống và xây dựng quy trình xử lý tình huống một cách chuẩn hóa để nhân viên xử lý các tình huống phát sinh hiệu quả
Ngay từ khâu tuyển dụng công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có năng lực để phục vụ công việc được tốt, hạn chế tối đa khả năng sai sót trong quá trình xử lý và bảo quản hàng hóa Nên xây dựng cơ chế khen thưởng phù hợp với năng lực cho nhân viên
Hằng năm, công ty phải có sự cập nhật và phổ biến các quy tắc, quy định mới nhằm thực hiện các hoạt động kho một cách đúng đắn, tiết kiệm chi phí và thời gian, giúp cho việc giao nhận được dễ dàng hơn, tránh những rui ro sai sót không đáng có, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, tạo điều kiện hàng hóa tới tay khách hàng nhanh hơn, nâng cao sự hài lòng khách hàng
Bên cạnh việc nên áp dụng các hệ thống quản lý kho và tích hợp công nghệ cao, công ty cũng cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng công nghệ và hệ thống quản lý kho Điều này đảm bảo rằng họ có khả năng tận dụng các công cụ và quy trình mới một cách hiệu quả
3.2.3 Tối ưu hóa không gian lưu trữ
Tận dụng tối đa không gian lưu trữ sẵn có, giảm chi phí lưu trữ, giảm khoảng cách nhân viên phải di chuyển trong quá trình xử lý hàng Từ đó, giảm thời gian và chi phí vận hành kho, đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng
