đề tài tìm hiểu về hệ thống erp của công ty cổ phần thực phẩm sữa th

 Tăng Cường Hiệu Suất: Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp giảm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động. Quản lý Thông tin Tốt Hơn: Cung cấp các báo cáo chi tiết

Trang 1

Logistics management information system

Trang 2

MỤC LỤC

I.Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực – ERP 3

1.Khái niệm ERP 3

2.Các module chính trong ERP 4

3.Lợi ích của ERP 4

4.Thách thức khi triển khai ERP 5

5.Xu hướng ERP hiện nay 5

II.Thực trạng vận hành của TH True Milk trước khi ứng dụng ERP 5

1.Giới thiệu về công ty cổ phần TH True Milk 5

2.Thực trạng vận hành của TH True Milk trước khi ứng dụng ERP 7

2.1.Khó khăn trong việc quản lý chuỗi cung ứng 7

2.2.Hạch toán chi phí chưa sát với nhu cầu thực tế 7

2.3.Dữ liệu phân mảnh, không đồng bộ 8

2.4.Chất lượng dịch vụ khách hàng 8

2.5.Khó khăn trong công tác quản lý 8

III.Triển khai áp dụng ERP trong hoạt động quản lý của TH True Milk 9

1.Giải pháp ERP của TH True Milk 9

2.Thành tựu trong việc triển khai ERP của TH True Milk 11

IV.Bài học kinh nghiệm trong việc triển khai hệ thống ERP TH True Milk 14

1.Đối với quản lý thông tin nhân sự 15

2.Đối với nghiệp vụ chấm công và tính lương 15

3.Đối với nghiệp vụ bảo hiểm xã hội 15

V.KẾT LUẬN 16

Trang 3

I.Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực – ERP1 Khái niệm ERP

· E : enterprise· R : resource

Các công việc trong một doanh nghiệp có thể được tự động hóa bởi ERP baogồm: Hỗ trợ mua bán hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, các dự án đangkhởi tạo và theo dõi các quy trình giải quyết công việc giữa các phòng bantrong công ty…

Trang 4

2 Các module chính trong ERP

ERP thường bao gồm nhiều module khác nhau, mỗi module hỗ trợ một khíacạnh cụ thể của hoạt động kinh doanh Một số module :

 Tài chính và Kế toán: Quản lý sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, tài sản

cố định, và quản lý thuế. Quản lý Nhân sự: Quản lý thông tin nhân viên, bảng lương, tuyển dụng,

và đào tạo. Quản lý Chuỗi Cung ứng: Quản lý mua hàng, tồn kho, và hậu cần.

 Sản xuất: Quản lý quy trình sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, và bảo trì

thiết bị. Bán hàng và Tiếp thị: Quản lý quan hệ khách hàng, xử lý đơn hàng, và

các chiến dịch tiếp thị. Quản lý Dịch vụ: Quản lý dịch vụ hậu mãi và hỗ trợ khách hàng

3 Lợi ích của ERP

 Tích hợp Dữ liệu: ERP giúp tập trung hóa và tích hợp dữ liệu từ các bộ

phận khác nhau, giảm thiểu sự trùng lặp và không nhất quán trong dữliệu

 Tăng Cường Hiệu Suất: Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp giảm

thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động. Quản lý Thông tin Tốt Hơn: Cung cấp các báo cáo chi tiết và kịp thời giúp

doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Cải Thiện Hợp Tác: Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận thông qua

việc chia sẻ thông tin và dữ liệu trong thời gian thực

Trang 5

4 Thách thức khi triển khai ERP

● Chi phí Cao: Chi phí triển khai và duy trì ERP có thể rất cao, đặc biệt đối

với các doanh nghiệp nhỏ và vừa

● Thời Gian Triển Khai: Quá trình triển khai ERP có thể mất nhiều thời

gian, từ vài tháng đến vài năm, tùy thuộc vào quy mô và phức tạp của tổchức

● Kháng Cự Thay Đổi: Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc thích nghi

với hệ thống mới và quy trình làm việc mới

● Tùy Biến và Bảo Trì: Cần điều chỉnh hệ thống để phù hợp với yêu cầu cụ

thể của tổ chức và bảo trì liên tục để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệuquả

5 Xu hướng ERP hiện nay

● Điện Toán Đám Mây: Nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng ERP

trên nền tảng đám mây để giảm chi phí và tăng tính linh hoạt

● Tích Hợp AI và Machine Learning: Sử dụng trí tuệ nhân tạo và học máy

để cải thiện khả năng phân tích và dự đoán

● Tích Hợp IoT: Kết nối các thiết bị IoT với hệ thống ERP để thu thập dữ

liệu thời gian thực và tối ưu hóa quy trình sản xuất.ERP là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và tăngcường khả năng cạnh tranh Tuy nhiên, việc triển khai ERP đòi hỏi sự chuẩn bịkỹ lưỡng và cam kết từ phía tổ chức để đạt được những lợi ích mong muốn

Trang 6

II.Thực trạng vận hành của TH True Milk trước khi ứng dụng ERP.1 Giới thiệu về công ty cổ phần TH True Milk

TH True Milk hay còn được biết đến với tên gọi đầy đủ là công ty cổ phần thựcphẩm sữa TH, mang ý nghĩa là True Happiness, được thành lập vào năm 2010,trực thuộc tập đoàn TH Đây là thương hiệu tiên phong trong ngành sữa tươisạch tại Việt Nam và là đơn vị đầu tiên được phép ghi trên bao bì là sữa tươisạch Với tiêu chí giữ trọn tinh túy thiên nhiên và mang đến cho người dùngnhững sản phẩm tươi sạch nhất, TH true MILK chuyên cung cấp các dòng sảnphẩm làm từ nguồn sữa bò tinh sạch như sữa tươi, sữa hạt, sữa chua, phômai, Hiện nay, TH True Milk đã và đang từng bước phát triển để trở thànhnhà sản xuất sữa sạch đạt chất lượng quốc tế hàng đầu tại Việt Nam

TH True Milk đã ứng dụng hệ thống quản lý cao cấp và quy trình sản xuất khépkín, đồng bộ theo tiêu chuẩn quốc tế từ khâu trồng cỏ, xây dựng chuồng trại,chế biến thức ăn cho bò, quản lý thú y, chế biến và đóng gói, cho đến khâuphân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng Hệ thống chuồng trại áp dụng

Trang 7

công nghệ chăn nuôi tiên tiến nhất thế giới Bò được nhập khẩu từ các nướcnổi tiếng về chăn nuôi bò sữa như New Zealand, Uruguay, Canada… để đảmbảo nguồn con giống bò sữa tốt nhất cho chất lượng sữa tốt nhất

Theo TH True Milk, triết lý trong chiến lược kinh doanh của TH rất rõ ràng vànhất quán: chất lượng sữa tươi sạch phải bao hàm trọn vẹn cả một chu trìnhkhép kín, được kiểm soát và quản lý chặt chẽ Nỗ lực trong quản trị và sản xuấtcủa tập đoàn TH chỉ nhằm một mục đích duy nhất, đó chính là phục vụ chokhách hàng của họ những sản phẩm tươi sạch, an toàn và bổ dưỡng nhất

2 Thực trạng vận hành của TH True Milk trước khi ứng dụng ERP

Để có được TH True Milk của hiện tại, tập đoàn cũng đã từng bắt đầu vớinhững phương pháp quản trị truyền thống nhất Trước khi xây dựng và ứngdụng hệ thống ERP vào quản lý sản xuất, quản lý chiến lược kinh doanh vàquản lý hàng hóa cho doanh nghiệp, toàn bộ quy trình quản lý nhân sự tại THđược thực hiện hoàn toàn bằng phần mềm Microsoft Excel, bao gồm công tácquản lý thông tin hồ sơ, chấm công, tính lương, bảo hiểm,

Tuy nhiên, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, phần mềm này trở nên lạc hậu,không đáp ứng tốt yêu cầu của khối lượng công việc Đội ngũ cán bộ nhân viênvà quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong công việc cũng như công tác quản lý,điều hành

2.1.Khó khăn trong việc quản lý chuỗi cung ứng

- Thời gian đầu TH chỉ theo dõi hàng hóa nhập vào và xuất ra hoàn toànthủ công trên file excel Điều này gây ra tình trạng nhân viên tốn nhiềuthời gian nhập liệu, số liệu cập nhật chậm hơn thời gian thực Việc khôngcó hệ thống quản lý tích hợp dẫn đến việc dự báo nhu cầu, quản lý khovà điều phối vận chuyển không hiệu quả

Trang 8

- Sự chậm trễ ngay từ khâu quản lý dẫn đến số lượng hàng tồn kho liêntục tăng cao khiến cho TH tốn nhiều nguyên liệu, nhân công hơn trongquá trình sản xuất Lợi nhuận của tổ chức từ đó bị ảnh hưởng đáng kể.- Sự phân bổ và sử dụng nguồn lực không hiệu quả do thiếu thông tin

chính xác và kịp thời Điều này dẫn đến lãng phí tài nguyên, giảm năngsuất lao động và tăng chi phí vận hành

2.2.Hạch toán chi phí chưa sát với nhu cầu thực tế

- Với bộ phận kế toán - tài chính, việc hạch toán thủ công cũng vô cùngkhó khăn Lượng giấy tờ, thủ tục phải xử lý trong ngày lớn khiến nhân sựdễ mắc sai lầm, bỏ sót số liệu Hạch toán là nghiệp vụ quan trọng củadoanh nghiệp nên vấn đề sai phạm cần phải được khắc phục ngay đểtránh mất mát tài nguyên chung

2.3.Dữ liệu phân mảnh, không đồng bộ

- TH True Milk có nhiều phòng ban và chi nhánh, dẫn đến dữ liệu bị phântán và không nhất quán Việc quản lý thông tin thủ công giữa các bộphận khác nhau trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian

- Dữ liệu quản trị nhân sự trên Excel không được tổ chức một cách chuẩnmực Để chuyển giao thông tin, người phụ trách sẽ phải lưu file thủ cônghoặc in ấn bản cứng, sau đó tiến hành nhập liệu, tổng hợp thủ công.Cách làm này không chỉ tốn nhiều thời gian, công sức mà còn giảm năngsuất lao động, tăng nguy cơ thất thoát dữ liệu

- Quy trình làm việc truyền thống dựa trên giấy tờ và các hệ thống rời rạclàm giảm hiệu suất làm việc Thời gian xử lý công việc kéo dài do phảinhập liệu nhiều lần và kiểm tra dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau Việc thiếu sự đồng bộ và chuẩn hóa trong các mẫu dữ liệu quản lý đã gây khókhăn trong việc cập nhật dữ liệu lên cùng một hệ thống

2.4.Chất lượng dịch vụ khách hàng

Trang 9

- Với tệp sản phẩm đa dạng của TH True Milk, hệ thống báo cáo và bảngbiểu để phục vụ nhu cầu của khách hàng chưa được hoàn thiện vàthường phải thay đổi liên tục để phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

- Hệ thống quản lý phân tán và không tự động hóa khiến cho việc đáp ứngnhu cầu khách hàng và xử lý đơn hàng chậm trễ, ảnh hưởng đến trảinghiệm và sự hài lòng của khách hàng

2.5.Khó khăn trong công tác quản lý

- Do quy mô lớn và sự đa dạng giữa các công ty thành viên, không có sựthống nhất trong quy tắc chấm công, tính giờ làm việc và giờ tăng ca.Thêm vào đó, TH True Milk còn áp dụng nguyên tắc làm thêm giờ hàngngày để bù cho các ngày không làm việc, điều này cũng gây khó khăn chohệ thống khi xử lý dữ liệu

- Cơ chế tính lương trong tập đoàn này rất phức tạp Vì TH True Milk hoạtđộng trong nhiều ngành nghề khác nhau, mỗi ngành lại có cơ chế tínhlương riêng không đồng nhất Tuy nhiên, tập đoàn muốn đồng bộ hóacách tính lương cho các công ty con, điều này gặp phải nhiều khó khăn.- Tập đoàn TH có cả các công ty đầu tư nước ngoài, do đó việc tính toán

bảo hiểm trở nên phức tạp và gặp nhiều sự chồng chéo do các quy địnhkhác nhau

III.Triển khai áp dụng ERP trong hoạt động quản lý của TH True Milk.1 Giải pháp ERP của TH True Milk.

TH True Milk lựa chọn giải pháp quản lý nguồn nhân lực SAP (SystemApplication Programming) SuccessFactors tích hợp các công tác quản lý nhânsự chính như đào tạo nhập môn cho nhân viên mới, các công cụ hợp tác vàmạng xã hội, hệ thống quản lý đào tạo (LMS), quản lý hiệu suất, tuyển dụng,

Trang 10

đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ kế thừa, quản lý nhân tài và phân tích chỉ sốnhân sự SAP SuccessFactors được thiết kế trên mô hình phần mềm dịch vụ(SaaS) điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp quản trị trọn vẹn chu trình từthời điểm tìm kiếm ứng viên, tuyển dụng, đào tạo và gia nhập cũng như pháttriển sự nghiệp sau này Giải pháp này đáp ứng nhu cầu của cá tổ chức, doanhnghiệp với mục đích đạt được hiệu quả tốt nhất trong hoạt động quản lý nhânsự.

SAP SuccessFactors được nhìn nhận là một trong những bộ giải pháp toàn vẹnvà thực sự nâng cao trải nghiệm của nhân sự khi tương tác với các doanhnghiệp thông qua những ưu điểm vượt trội như dễ sử dụng, nhanh gọn mà vẫncung cấp được đầy đủ các thông tin cần thiết tới nhà quản trị Đây là một trongnhững phần mềm cung cấp các giải pháp quản trị nhân sự hàng đầu theo đánhgiá từ các công ty nghiên cứu thị trường uy tín trên thế giới như: Forrester,Gartner, IDC và Nucleus Research,… Với mục tiêu tối ưu hóa quy trình vận hànhvà bứt phá trên thị trường, SAP SuccessFactors được lựa chọn để chuyển đổisố mảng Nhân sự bởi những doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới nói chung vàViệt Nam nói riêng, có thể kể đến như Microsoft, Pepsico, Vietnam Airlines,Sun Group, TH Group, VinGroup,

Các ứng dụng của SAP SuccessFactors bao gồm:- Employee Central : Quản lý hồ sơ nhân sự- Recruiting : Quản lý tuyển dụng

- Onboarding : Quản lý nhân viên gia nhập/ nghỉ việc- Learning Management : Quản lý học tập và đào tạo

Trang 11

- Compensation : Quản lý lương hiệu suất và phúclợi

- Performance & Goals Management : Quản lý mục tiêu và hiệu quảcông việc

- Succession & Development : Quản lý thăng tiến và phát triển- Workforce analytics and planning : Quản lý kế hoạch phát triển

nguồn lực- Employee Central Payroll : Quản lý tiền lương

Về thông tin triển khai: TH true milk triển khai toàn b h thống vào tháng 01ộ hệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01năm 2017 với tổng nhân sự tại T p đoàn là hơn 10.000 người Bao gồm 11ập đoàn là hơn 10.000 người Bao gồm 11công ty con: THFC, THM, THMF, AGT, GRT, ISC, LSC, EXIM, NASU, DLM, MAY…THtruemilk triển khai trên các module như: Hồ sơ nhân sự, chấm công, tínhlương, bảo hiểm xã hội… Đối với SAP, doanh nghiệp đã đưa vào ứng dụngtrong hoạt động sản xuất kinh doanh sữa tươi sạch từ tháng 6 năm 2010 Năm2017, TH true milk tiếp tục ứng dụng các phân hệ của giải pháp quản trị nguồnnhân lực tiên tiến SAP Success Factors, một phần của nền tảng công nghệ SAPđể đẩy mạnh năng lực và năng suất làm việc của toàn tập đoàn, nâng cao sựhài lòng của nhân viên

Dự án chuyển đổi nền tảng công nghệ lên SAP S/4 HANA là bước đi tiếp theotrong những năm tới Được xây dựng dựa trên công nghệ “in-memorycomputing”, cho phép tính toán, truy xuất dữ liệu nhanh hơn các công nghệhiện hành khoảng 10.000 lần, trong khi dung lượng lưu trữ dữ liệu giảm đi 4lần, công nghệ này được coi là thành tựu lớn mới nhất của khoa học điện toán

Trang 12

thuộc cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 So với các nền tảng công nghệ hiệnhành, SAP S/4 HANA mang đến 4 lợi thế cạnh tranh rõ rệt cho các doanhnghiệp: Sức mạnh xử lý Big Data; Khả năng phân tích và kết xuất báo cáo thờigian thực; Khả năng sẵn sàng mở rộng hệ thống trong doanh nghiệp; Khả năngthay đổi linh hoạt và sẵn sàng thích ứng Điều này tạo điều kiện cho TH TrueMilk ứng dụng nhiều hơn công nghệ hiện tại, giúp kiến tạo đột phá về năngsuất và chất lượng sản phẩm và dịch vụ như sales, planning, công cụ tăng tốctiến trình, tối ưu hóa, phân tích và đo đạc năng lượng thông minh … giúp giảmthiểu một số nghiệp vụ thủ công cho nhân viên và tăng tiện ích cho kháchhàng.

2 Thành tựu trong việc triển khai ERP của TH True Milk.

Sau nhiều lần thay đổi, cải tiến cách vận hàng bộ máy quản lý của mình, vàotháng 1 năm 2017 TH True Milk đã bước đầu áp dụng hệ thống ERP Việc ápdụng các module trong mô hình ERP đã giúp doanh nghiệp đạt những phảnứng tích cực trong thời gian qua Sau khi triển khai SAP SuccessFactors, toàn bộdữ liệu về nhân viên đã được số hóa, nhờ đó, TH True Milk có được các báocáo trên thời gian thực về tất cả các khía cạnh của công tác nhân sự, từ báocáo thuế thu nhập cá nhân, tới báo cáo bảo hiểm xã hội…

● Đối với hoạt động quản lý thông tin nhân sự.TH True Milk đã thành công trong việc đưa hệ thống cây gồm: sơ đồ tổ chức,chức danh, chức vụ, định biên lên hệ thống phần mềm giúp cho h thống quảnệ thống vào tháng 01lý nhân sự được xuyên suốt trong toàn bộ doanh nghiệp Các nhân viên đều cóthể nắm rõ được cấp b c và dễ dàng trao đổi, học hỏi kinh nghi m từ nhữngập đoàn là hơn 10.000 người Bao gồm 11 ệ thống vào tháng 01nhân viên giàu kinh nghi m đi trước Ngược lại, với những nhân viên mới giaệ thống vào tháng 01nh p doanh nghiệp có thể tham gia các lớp đào tạo, traning sao cho phù hợpập đoàn là hơn 10.000 người Bao gồm 11

Trang 13

với kinh nghi m Vi c thành l p sơ đồ tổ chức với những chúc danh, chức vụệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01 ập đoàn là hơn 10.000 người Bao gồm 11rõ ràng cũng làm nhân viên có thể hiểu rõ quy định về lợi ích và trách nhi mệ thống vào tháng 01của mình đối với công ty Với những nhân viên đã làm lâu năm, cần có mứclương thưởng xứng đáng với sự trung thành, sự cống hiến mà họ bỏ ra Thôngqua h thống quản lý nhân sự này, người quản lý cũng dễ dàng đánh giá đượcệ thống vào tháng 01năng lực của nhân viên và sắp xếp l trình thăng tiến hợp lý, đúng năng lực choộ hệ thống vào tháng 01từng nhân viên.

Việc tự động hóa dữ liệu từ module chấm công sang module tính lương đểthực hiện tính, chi trả lương hàng tháng cho nhân viên một cách chính xác Nếuvi c chấm công đòi hỏi tính chính xác cao thì vi c nh n lương cũng cần tínhệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01 ập đoàn là hơn 10.000 người Bao gồm 11chính xác do đó người lao đ ng luôn mong muốn sự cố gắng của họ sẽ đượcộ hệ thống vào tháng 01bù đắp bằng lương thưởng xứng đáng với sức lao đ ng mà họ bỏ ra Chính vìộ hệ thống vào tháng 01v y, vi c tự đ ng hóa dữ li u từ module chấm công sang module tính lươngập đoàn là hơn 10.000 người Bao gồm 11 ệ thống vào tháng 01 ộ hệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01không chỉ đảm bảo tính chính xác, khoa học; mà còn tiết ki m được chi phí,ệ thống vào tháng 01thời gian tính lương của người quản lý nhân sự Vi c ứng dụng h thống ERPệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01chuyên nghi p, hi u quả, ti n lợi, hi n đại sẽ giúp ích rất nhiều cho b ph nệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01 ộ hệ thống vào tháng 01 ập đoàn là hơn 10.000 người Bao gồm 11nhân sự cũng như trong hoạt đ ng chấm công.ộ hệ thống vào tháng 01

H thống ứng dụng ERP sẽ gửi email bảng tính công cho nhân viên Hỗ trợ inệ thống vào tháng 01ấn, trình ký bảng lương trên hệ thống phần mềm Đây là m t vi c làm thiếtộ hệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01thực và cần thiết tại mỗi công ty Để nâng cao chất lượng làm vi c và đào tạoệ thống vào tháng 01nhân viên, mỗi nhân viên đều mong muốn được xác thực lại bảng tính côngcủa mình để có sự phản ánh, thay đổi hợp lý Nếu như tính công sai, có thể dựavào bảng công của người lao đ ng Người lao đ ng cũng có thể xem vi c điộ hệ thống vào tháng 01 ộ hệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01sớm về mu n của mình để điều chỉnh giờ làm sao cho hợp lý; có thể xem vi cộ hệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01phạt những lỗi sai để từ đó người lao đ ng điều chỉnh vi c làm, hành vi saoộ hệ thống vào tháng 01 ệ thống vào tháng 01cho phù hợp hơn