hoạt động quản lý đơn đặt hàng của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ taco việt nam

Tuy nhiên, khái niệm OTC Order to Cash ngày nay đang được nhiều tổ chức áp dụng và phản ánh chính xác hơn tính hiệu quả của quy trình quản lý đơn hàng vì chu kỳ OTC là tất cả các hoạt độ

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG

khái niệm

Quản lý đặt hàng (Order Management) là quản lý các hoạt động khác nhau liên quan đến chu kỳ đặt hàng (Oder cycle)

Chu kỳ đặt hàng (còn gọi là thời gian hoàn thành đơn hàng) là khoảng thời gian từ khi khách hàng đặt hàng đến khi nhận được hàng

Theo Smartlog, Quản lý đơn hàng (order management) là việc quản lý các quy trình kinh doanh liên quan đến đơn hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ Order management bắt đầu khi khách hàng đặt hàng và kết thúc khi họ nhận được gói hoặc dịch vụ của họ Nó cho phép một doanh nghiệp điều phối toàn bộ quá trình thực hiện – từ thu thập đơn hàng, tồn kho và khả năng giao hàng đến khả năng cung cấp dịch vụ

Theo truyền thống, các tổ chức xem quản lý đơn đặt hàng là tất cả các hoạt động diễn ra từ khi người xác nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng, đóng gói sản phẩm cho đến vận chuyển và giao nhận sản phẩm cho người mua Đây được gọi là chu kỳ đặt hàng Tuy nhiên, khái niệm OTC (Order to Cash) ngày nay đang được nhiều tổ chức áp dụng và phản ánh chính xác hơn tính hiệu quả của quy trình quản lý đơn hàng vì chu kỳ OTC là tất cả các hoạt động được bao gồm trong chu kỳ đặt hàng cộng với dòng tiền quay trở lại người bán dựa trên hóa đơn.

Lý do nên quản lý đặt hàng

Quản lý đặt hàng có liên quan hầu như mọi hệ thống và quy trình trong chuỗi cung ứng

Nó liên quan đến nhiều đối tác như nhà cung cấp linh kiện và linh kiện, dịch vụ lắp ráp và đóng gói hoặc trung tâm phân phối, khiến cho việc mất khả năng hiển thị và kiểm soát đơn hàng trở nên dễ dàng Điều này dẫn đến các quy trình thủ công tốn kém để hoàn thành và cung cấp đơn đặt hàng mà không có lỗi Một hệ thống đơn hàng có thể giúp kiểm soát chi phí và tạo doanh thu bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công và giảm lỗi

Bên ngoài, order management có tác động trực tiếp đến cách khách hàng cảm nhận về doanh nghiệp hoặc thương hiệu Trong một môi trường đa kênh, khách hàng mong đợi một trải nghiệm liền mạch Một khách hàng có thể đặt hàng trực tuyến nhưng có câu hỏi và hoàn thành đơn đặt hàng thông qua một trung tâm cuộc gọi

5 Khi đơn hàng đang được thực hiện, khách hàng mong đợi sẽ thấy các cập nhật như email trên đường đi Nếu có vấn đề, họ có thể muốn trả lại thông qua một kênh vật lý như cửa hàng Mỗi điểm trong hành trình thể hiện một cơ hội để cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời và tăng khả năng duy trì và doanh thu Hành trình omnichannel cũng mang đến cơ hội để đưa ra khuyến nghị bán và bán chéo và tăng doanh thu.

Chu kỳ OTC

Sơ đồ 1.1 là thể hiện chu kỳ OTC, còn được gọi là Quy trình D1: Cung cấp Sản phẩm dự trữ trong Mô hình SCOR của Hội đồng chuỗi cung ứng Quá trình này không chỉ thể hiện thời gian giao sản phẩm cho khách hàng mà còn thể hiện dòng tiền trả lại cho người bán Mười ba hoạt động chính tạo thành chu trình OTC Bảy hoạt động đầu tiên (D1.1 đến D1.7) đại diện cho dòng thông tin; bảy hoạt động tiếp theo (D1.8 đến D1.14) đại diện cho dòng sản phẩm; và hoạt động cuối cùng (D1.15) đại diện cho dòng tiền Mỗi điều trong số này sẽ được thảo luận ở dưới

Sơ đồ 1.1: Cung cấp Sản phẩm dự trữ trong Mô hình SCOR

Nguồn: The Supply Chain Council

Thư viện ĐH Thăng Long

1.3.1 Yêu cầu quy trình và báo giá

Bước này trong quy trình trước khi khách hàng đặt hàng thực tế Trong yêu cầu quy trình và báo giá, khách hàng đang tìm kiếm thông tin về sản phẩm, giá cả hoặc tính khả dụng từ người hỗ trợ để xác định xem có nên đặt hàng hay không Bước này trong quy trình yêu cầu người bán phải có thông tin cập nhật tại một địa điểm duy nhất để cung cấp nhanh chóng và chính xác cho người mua tiềm năng Tính khả dụng của thông tin là rất quan trọng trong bước này

1.3.2 Nhận, nhập và xác thực đơn hàng

Bước này liên quan đến việc sắp xếp và nhận đơn đặt hàng Ở nhiều tổ chức, bước này được thực hiện thông qua ứng dụng công nghệ như trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) hoặc Internet Ở một số tổ chức, đơn đặt hàng được gọi đến đại diện dịch vụ khách hàng (CSR), người sau đó sẽ nhập đơn đặt hàng vào hệ thống quản lý đơn hàng của người bán Việc ứng dụng công nghệ vào khâu này đã giảm thiểu đáng kể các lỗi đặt hàng cũng như chu kỳ OTC Bước này “nắm bắt” đơn hàng và chuẩn bị cho bước tiếp theo là xử lý đơn hàng

1.3.3 Dự trữ hàng tồn kho và xác định ngày giao hàng

Bước này trong quy trình thường được gọi là xử lý đơn hàng

Các công ty khác nhau có cách tiếp cận khác nhau để quản lý các bước xử lý đơn hàng nhằm tăng hiệu quả của chu kỳ đặt hàng và gia tăng sự hài lòng của khách hàng Tuy các cách tiếp cận quản lý khác nhau nhưng đều thể hiện qua ba hoạt động cơ bản xử lý đơn hàng:

 Tiếp nhận đơn hàng: kiểm tra các thông tin cần thiết

 Phân loại đơn hàng: ví dụ theo tiêu chí tiếp nhận trước, phục vụ trước; sự trung thành, thân thiết; doanh số của khách hàng…

 Vị trí kho/địa điểm được sử dụng để hoàn thành một đơn hàng

Trong mối quan hệ người mua/người bán, bước này có thể là bước quan trọng nhất vì nó đặt ra kỳ vọng giao hàng cho khách hàng Khi đơn hàng đã được "nắm bắt" trong hệ thống quản lý đơn hàng của người bán, mức tồn kho hiện tại sẽ được kiểm tra để xác định tình trạng sẵn có và địa điểm Nếu hàng tồn kho có sẵn trong mạng lưới phân phối của người bán, nó sẽ được dành riêng cho đơn đặt hàng và ngày giao hàng sẽ được cung

7 cấp cho khách hàng Trong trường hợp người bán có hàng tồn kho để thực hiện đơn hàng, ngày giao hàng sẽ dựa trên khái niệm sẵn sàng giao hàng (available to deliver - ATD) Điều này có nghĩa là người bán có hàng tồn kho và có thể hứa hẹn ngày giao hàng

Trong một số trường hợp, người bán không có hàng tồn kho nhưng biết khi nào nó sẽ được sản xuất nội bộ hoặc được giao từ nhà cung cấp đến trung tâm phân phối của người bán Trong trường hợp này, ngày giao hàng dựa trên khái niệm sẵn có để hứa hẹn (available to promise - ATP) Điều này có nghĩa là ngay cả khi người bán không sở hữu hàng tồn kho để thực hiện đơn hàng, họ vẫn có thể hứa hẹn ngày giao hàng Trong cả hai trường hợp, khách hàng không cần biết ngày giao hàng dựa trên ATD hay ATP Việc thực hiện khái niệm ATP đòi hỏi sự phối hợp ngược dòng của hệ thống thông tin giữa người bán và cơ sở sản xuất của họ và/hoặc người bán và cơ sở sản xuất hoặc trung tâm phân phối của nhà cung cấp Ví dụ, giả định rằng một đơn đặt hàng cho 40 thùng Sản phẩm A được đặt hàng từ người bán Bên bán hiện đang có 20 thùng sản phẩm này trong kho nhưng biết rằng cơ sở sản xuất của mình sẽ sản xuất thêm 20 thùng nữa vào ngày mai Người bán hiện có thể đặt ngày giao hàng ATP vì họ biết rằng vào ngày mai, 40 thùng Sản phẩm A sẽ có sẵn cho đơn đặt hàng Tương tự, nếu người bán chỉ có 20 thùng Sản phẩm A trong kho nhưng biết rằng nhà cung cấp của họ sẽ giao thêm 20 thùng nữa vào chiều nay, họ vẫn có thể đặt ngày giao hàng ATP Điều quan trọng đối với sự thành công của khái niệm ATP là đảm bảo rằng các nhà cung cấp thượng nguồn (cơ sở sản xuất nội bộ hoặc cơ sở nhà cung cấp) sẽ giữ lời hứa giao thêm 20 thùng Nếu họ không thể đáp ứng lời hứa này, hiệu suất thực hiện đơn hàng hoặc giao hàng đúng hạn cho người bán sẽ bị ảnh hưởng

Sau khi đã ấn định ngày giao hàng với khách hàng, bước này thường sẽ truyền đơn hàng đến hệ thống quản lý kho hàng (WMS) để lập lịch lấy hàng và tới hệ thống tài chính để tạo hóa đơn Vì vậy bước này xác định kế hoạch thực hiện đơn hàng mà người bán đã xác định và truyền đạt tới khách hàng Việc hoàn thành thành công có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả nội bộ của nhà cung cấp (ví dụ: tỷ lệ đáp ứng đơn hàng và tỷ lệ giao hàng đúng hạn) và hiệu quả bên ngoài đối với khách hàng (sự hài lòng của khách hàng)

Thư viện ĐH Thăng Long

Bước này kiểm tra các đơn đặt hàng của khách hàng để xác định cơ hội hợp nhất hàng hóa cũng như lịch trình lấy hàng tại kho Cả hai cơ hội hợp nhất này đều mang lại hiệu quả về mặt chi phí cho người bán Tuy nhiên, kế hoạch hợp nhất thường sẽ thêm thời gian vào chu kỳ giao hàng của đơn hàng cho khách hàng Sau đó, những cơ hội này cần phải được kiểm tra có tính đến ngày giao ATD hoặc ATP được chỉ định ở bước trước

Bước này sử dụng các cơ hội hợp nhất hàng hóa được xác định trong “hợp nhất đơn hàng” và ngày giao hàng được nêu trong “dự trữ hàng tồn kho và xác định ngày giao hàng”, trên cơ sở đó phát triển kế hoạch vận chuyển Trong nhiều trường hợp, bước này được sử dụng với các hoạt động vận chuyển hàng hóa nhỏ hơn tải trọng xe tải (LTL), gói hàng nhỏ hoặc gộp hàng Khái niệm này là chỉ định đơn đặt hàng cho một hãng vận chuyển hoặc phương tiện vận chuyển cụ thể để tối ưu hóa hiệu quả vận chuyển trong khi vẫn duy trì các yêu cầu giao hàng của khách hàng Nhiều tổ chức sử dụng hệ thống quản lý vận tải (TMS) để xây dựng tải trọng cho việc giao hàng của khách hàng

Bước này có thể theo sau hoặc đồng thời với “xây dựng tải trọng” Ở đây, “tải trọng” (thường là phương tiện vận chuyển) được giao cho một tuyến đường cụ thể để giao hàng cho khách hàng Một lần nữa, nhiều tổ chức sử dụng TMS để hoàn thành bước này

1.3.7 Chọn hãng vận chuyển và xác đinh chi phí vận chuyển

Tiếp theo hoặc đồng thời với “xây dựng tải trọng” và “định tuyến vận chuyển”, bước này sẽ chỉ định một nhà vận chuyển cụ thể giao đơn hàng hoặc tổng hợp đơn hàng Điều này thường dựa trên hướng dẫn định tuyến của người bán thường có trong TMS Ví dụ, người bán có 2.000 pound hàng hóa cần vận chuyển từ trung tâm phân phối đến điểm đến cách đó 1.500 dặm với thời hạn giao hàng là hai ngày Hướng dẫn định tuyến có thể đề xuất rằng một hãng vận chuyển hàng hóa đường hàng không có gói hàng nhỏ (ví dụ: UPS hoặc FedEx) sẽ xử lý tải hàng này Nếu thời hạn giao hàng là năm ngày, hướng dẫn định tuyến có thể đề xuất nhà cung cấp dịch vụ LTL (ví dụ: Yellow/Roadway, FedEx Ground) Một khi người vận chuyển đã được chỉ định, người bán xác định trước chi phí vận chuyển cho lô hàng dựa trên thỏa thuận với người vận chuyển Trong mọi trường

9 hợp, bước này sẽ xem xét quy mô của lô hàng (tải trọng), điểm đến (tuyến đường) và ngày giao hàng (ATD hoặc ATP) để xác định nhà vận chuyển và chi phí vận chuyển phù hợp

1.3.8 Nhận sản phẩm từ nguồn cung hoặc nhà sản xuất

Bước này trở nên quan trọng khi ATP đã được ấn định cho đơn đặt hàng của khách hàng Trong bước này, sản phẩm được nhận tại trung tâm phân phối và hệ thống quản lý đơn hàng được kiểm tra xem có đơn hàng nào còn tồn đọng cần sản phẩm cụ thể này không Nếu đúng vậy, sản phẩm ngay lập tức được kết hợp với hàng tồn kho tại chỗ để chuẩn bị được chọn cho đơn đặt hàng Nếu sản phẩm không cần ngay lập tức cho một đơn đặt hàng mở, nó được đưa vào bảo quản để chờ đợi quá trình chọn

Bước này sử dụng các đầu ra từ “dự trữ hàng tồn kho và xác định ngày giao hàng”, “hợp nhất đơn đặt hàng” và “xây dựng tải trọng” để xác định lịch lấy hàng tại trung tâm phân phối Với nhiều chiến lược lấy hàng có thể được sử dụng tại các trung tâm phân phối, bước này rất quan trọng để định tuyến các đơn hàng qua trung tâm phân phối nhằm tối ưu hóa hiệu quả lấy hàng trong khi vẫn duy trì lịch trình giao hàng

Độ dài và sự thay đổi của chu kỳ đặt hàng tiền mặt

Mặc dù sự quan tâm theo truyền thống tập trung nhiều hơn vào độ dài tổng thể của chu kỳ OTC, nhưng sự chú ý gần đây đã tập trung vào sự thay đổi hoặc tính nhất quán của quá trình này Thực tiễn trong ngành đã chỉ ra rằng mặc dù khoảng thời gian tuyệt đối là quan trọng, nhưng mức độ thay đổi còn quan trọng hơn Một động lực thúc đẩy sự chú ý đến sự thay đổi chu kỳ OTC là dự trữ an toàn Độ dài tuyệt đối của chu kỳ đặt hàng sẽ ảnh hưởng đến hàng tồn kho Khái niệm chu kỳ đặt hàng được sử dụng ở đây vì trọng tâm là giao sản phẩm cho người mua chứ không phải là dòng tiền cho nhà cung cấp

Thư viện ĐH Thăng Long

Ví dụ: giả sử rằng chu kỳ đặt hàng (thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận đơn hàng) mất 10 ngày để hoàn thành và người mua cần năm đơn vị mỗi ngày cho quy trình sản xuất của mình Giả sử mô hình số lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) đang được người mua sử dụng, người mua sẽ đặt hàng khi có 50 đơn vị hàng tồn kho trong tay Giả sử rằng nhà cung cấp đã có thể giảm chu kỳ đặt hàng xuống còn tám ngày, người mua bây giờ sẽ đặt hàng khi có 40 đơn vị hàng tồn kho theo yêu cầu trong tay Đây là mức giảm

10 đơn vị hàng tồn kho theo yêu cầu trong thời gian giao hàng cho người mua

Bây giờ giả sử rằng thời gian chu kỳ đặt hàng 10 ngày có sự thay đổi là +/ 3 ngày, tạo ra phạm vi 7 – 13 ngày cho chu kỳ đặt hàng Nếu người mua muốn đảm bảo rằng không có hàng tồn kho nào xảy ra trong quá trình sản xuất của mình, họ phải đặt hàng khi có

65 đơn vị hàng tồn kho trong tay (5 đơn vị mỗi ngày x 13 ngày) Vì vậy, sự thay đổi của chu kỳ đặt hàng này đã bổ sung thêm 15 đơn vị hàng tồn kho tại địa điểm của người mua khi so sánh với thời gian chu kỳ đặt hàng 10 ngày cụ thể Hình 1.1 là một đại diện tốt về mức độ biến đổi của các thành phần chu kỳ đặt hàng tác động đến hàng tồn kho

Hình 1.1: Độ dài và độ biến thiên của chu kỳ đặt hàng

Nguồn: Phỏng theo Douglas M Lambert và James R Stock, “Using Advanced Order-

Processing Systems to Improve Profitability”, Business

13 Trong phần “Trước khi thay đổi hệ thống”, thời gian chu kỳ đặt hàng trung bình là 13 ngày với khoảng thời gian từ 4 – 22 ngày Nếu nhà cung cấp đảm bảo giao hàng cho người mua trong 13 ngày mỗi lần, người mua sẽ cần phải có 65 đơn vị hàng tồn kho theo yêu cầu khi đặt hàng (5 đơn vị mỗi ngày x 13 ngày) Sự thay đổi trong 18 ngày (4 – 22 ngày) hiện yêu cầu người mua duy trì 45 đơn vị hàng tồn kho an toàn trong tay nếu muốn tránh bất kỳ hàng tồn kho nào [5 đơn vị mỗi ngày x 22 ngày - (65 đơn vị)], dẫn đến tổng hàng tồn kho là 110 đơn vị Trong "Sau khi thay đổi hệ thống", người mua sẽ đặt hàng khi có 55 đơn vị hàng tồn kho theo yêu cầu nếu nhà cung cấp có thể đảm bảo thời gian chu kỳ đặt hàng 11 ngày (5 đơn vị mỗi ngày x 11 ngày) Sự thay đổi trong 10 ngày (6 – 16 ngày) sẽ yêu cầu người mua duy trì 25 đơn vị hàng tồn kho an toàn nếu muốn tránh bất kỳ hàng tồn kho nào [5 đơn vị mỗi ngày x 16 ngày - (55 đơn vị)] Đây là việc giảm 10 đơn vị hàng tồn kho theo yêu cầu và 25 đơn vị hàng tồn kho an toàn do giảm độ dài và sự thay đổi của thời gian chu kỳ đặt hàng.

Những vấn đề trong quản lý đặt hàng

Nhiều nhà bán buôn nhận thấy rằng khi việc kinh doanh có nhiều vấn đề phát sinh như giao hàng trễ hoặc giao hàng sai Những điều này có thể làm mất danh tiếng của một doanh nghiệp và dẫn đến khách hàng không hài lòng

Quản lý đơn hàng hiệu quả là rất quan trọng cho hoạt động của một doanh nghiệp Các vấn đề khác nhau có thể phát sinh có thể cản trở quá trình quản lý đơn hàng Dưới đây là một số vấn đề phổ biến trong quản lý đơn hàng:

 Lỗi nhập dữ liệu và lỗi của con người (chẳng hạn như ghi sai số đơn hàng) có thể dẫn đến lỗi thực hiện

 Sai sót từ các hệ thống phần mềm cũ

Chi tiết đơn đặt hàng không chính xác, chẳng hạn như số lượng sản phẩm, địa chỉ giao hàng hoặc mẫu mã sản phẩm, có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và tăng chi phí sửa chữa

 Hàng tồn kho không chính xác:

Mức hàng tồn kho không khớp do theo dõi không đầy đủ có thể dẫn đến tình trạng bán quá mức, hết hàng hoặc chậm trễ trong việc thực hiện đơn hàng

Thư viện ĐH Thăng Long

 Xử lý đơn hàng chậm:

Xử lý đơn hàng không hiệu quả có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng Điều này có thể do lỗi thủ công, thiếu tự động hóa hoặc không đủ nguồn lực nhân viên

Thiếu sự tích hợp giữa các hệ thống quản lý đơn hàng và các quy trình kinh doanh khác, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho, CRM hoặc kế toán, có thể dẫn đến sự khác biệt về dữ liệu và hoạt động kém hiệu quả

Các vấn đề với hãng vận chuyển, sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển hoặc ước tính giao hàng không chính xác có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và tăng yêu cầu về dịch vụ khách hàng

 Thiếu theo dõi đơn hàng:

Theo dõi đơn hàng không đủ hoặc không chính xác có thể khiến khách hàng không biết về trạng thái đơn đặt hàng của họ, dẫn đến sự thất vọng và các câu hỏi tiềm ẩn

 Thách thức trả hàng và hoàn tiền:

Việc xử lý hàng trả lại và xử lý hoàn tiền có thể phức tạp Các vấn đề có thể phát sinh từ chính sách hoàn trả không rõ ràng, sự chậm trễ trong việc xử lý hàng trả lại hoặc những thách thức trong việc bổ sung các mặt hàng bị trả lại

Giao tiếp không đầy đủ với khách hàng, đặc biệt là liên quan đến xác nhận đơn hàng, cập nhật giao hàng và sự chậm trễ tiềm ẩn, có thể tác động tiêu cực đến trải nghiệm của khách hàng

 Mối quan tâm về bảo mật:

Các biện pháp bảo mật dữ liệu không đầy đủ có thể khiến thông tin khách hàng có nguy cơ bị truy cập trái phép, dẫn đến vi phạm quyền riêng tư

 Khả năng mở rộng không đầy đủ:

15 Các hệ thống không thể mở rộng quy mô đủ để xử lý khối lượng đơn đặt hàng tăng lên có thể sẽ gặp khó khăn trong thời gian cao điểm, dẫn đến tắc nghẽn hoạt động và giảm hiệu quả

Quá phụ thuộc vào các quy trình thủ công có thể dẫn đến lỗi, xử lý đơn hàng chậm và tăng chi phí lao động Tự động hóa thường là cần thiết để hợp lý hóa các hoạt động

Trục trặc kỹ thuật, thời gian ngừng hoạt động của hệ thống hoặc công nghệ lỗi thời có thể làm gián đoạn quy trình quản lý đơn hàng và ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể

Việc không tuân thủ các quy định của ngành và các yêu cầu pháp lý có thể dẫn đến tiền phạt, các vấn đề pháp lý và thiệt hại cho danh tiếng của doanh nghiệp

 Hỗ trợ khách hàng không đủ:

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG TẠI KHO CỦA CÔNG

Tổng quan về Công ty Cổ phần TMDV Taco Việt Nam

2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần TMDV Taco Việt Nam

Tên quốc tế TACO VIETNAM TRADING SERVICES JOINT STOCK

Mã số thuế 0106341306 Địa chỉ Số 105, ngõ 622, đường Minh Khai, Phường Vĩnh Tuy, Quận Hai

Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Người đại diện TRƯƠNG THỊ THANH HUYỀN, BÙI ĐĂNG BẢO Điện thoại 0354340233

Quản lý bởi Chi cục Thuế Quận Hai Bà Trưng

Loại hình DN Công ty cổ phần ngoài NN

Tình trạng Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần TMDV Taco Việt Nam tiền thân là Công ty TNHH TMDV Taco Việt Nam được thành lập ngày 12 / 11 / 2013, là chủ sở hữu thương hiệu trà sữa hàng đầu Việt Nam – Trà sữa TocoToco Được thành lập từ năm 2013, đến nay ToCoToCo đã trở thành thương hiệu thức uống được nhiều fan ưu ái gọi là “trà sữa quốc dân” Với hơn 400 cửa hàng đang hoạt động ở nhiều tỉnh và thành phố trên cả nước, ToCoToCo là hệ thống thức uống mang đến cho khách hàng sự yêu thích và những trải nghiệm tuyệt vời Các cửa hàng nhượng quyền từ thương hiệu thức uống quốc dân đang chiếm tỉ trọng 70% và con số ngày vẫn không ngừng phát triển

Thư viện ĐH Thăng Long

18 Năm 2013 cũng là năm đánh dấu sự ra đời cửa hàng đầu tiên tại 92 Cửa Bắc, Hà Nội Năm 2016, sau hơn 03 năm thành lập với hơn 46 cửa hàng và đại lý, TocoToco tiếp tục hành trình nam tiến với cửa hàng đầu tiên ở thành phố Hồ Chí Minh và cũng nhanh chóng nhận được sự yêu mến của thực khách Sài Thành

Ngày 16 / 3 / 2017, Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại dịch vụ Taco Việt Nam được cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Taco Việt Nam Cột mốc năm 2018 đánh dấu ước mơ vươn xa biển lớn của thương hiệu khi ToCoToCo chính thức đặt chân lên nước Mỹ và tiếp nối thành công tại Úc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore,…

Năm 2023, ToCoToCo vẫn chiếm lĩnh thị trường khi linh hoạt phát triển thêm mô hình ToCoToCo Ice Cream – Coffee với dòng sản phẩm chủ đạo là kem và cà phê khi lần lượt khai trương 100 cửa hàng từ tháng 4/2023 đến nay

Nối tiếp thương hiệu trà sữa được yêu thích nhất theo công bố từ khảo sát của Nielsen năm 2020, “Top 10 Thương hiệu tiêu biểu Châu ÁThái Bình Dương” năm 2021 và giải thưởng “Thương hiệu số 1 Việt Nam 2022” Ngày 28/10/2023 vừa qua tại Nhà Hát Bến Thành, Quận 1, Tp HCM, thương hiệu trà sữa ToCoToCo được vinh danh “Top 5 Thương hiệu Uy tín Chất lượng Quốc gia 2023” do Viện nghiên cứu Kinh tế Châu Á, Liên hiệp Khoa học Phát triển doanh nghiệp Việt Nam bình chọn Chương trình được phát sóng trực tiếp trên Đài Truyền hình TP.HCM HTV1

Trải qua 10 năm hình thành và phát triển, đến nay TocoToco đã trở thành một thương hiệu trà sữa Việt hàng đầu Việt Nam với hơn 700 cửa hàng trên toàn quốc

- Dịch vụ phục vụ đồ uống

- Sản xuất và bán các nguyên liệu làm trà sữa

- Bán các dụng cụ pha chế

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Taco Việt Nam

Nguồn: Phòng nhân sự Hội đồng quản trị

 Là cơ quản lý của Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc đại hội cổ đông, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty…

 Là người có quyền cao nhất trong việc điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

 Phòng kế toán là phòng ban có trách nhiệm quản lý và thực hiện các công việc liên quan đến hạch toán kế toán và quản lý nguồn vốn hiệu quả Từ đó đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt nhất

 Duyệt đơn hàng và thu tiền của các chủ của hàng nhượng quyền

 Theo dõi và xử lý các đơn hàng mua trà sữa ở trên các app vận chuyển mà công ty đã hợp tác

Thư viện ĐH Thăng Long

 Nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo và quảng bá sản phẩm, tiếp thị trực tuyến, phân phối và bán hàng, đo lường và đánh giá hiệu quả Marketing

Phòng sản xuất và kho

 Điều phối các nguồn lực, quản lý quy trình làm việc và tối ưu hóa các quy trình để đảm bảo sản xuất hiệu quả và kịp thời

 Kiểm soát hàng tồn kho, thực hiện đơn hàng và đảm bảo việc di chuyển hàng hóa ra vào kho hiệu quả

 Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp để đảm bảo mua sắm kịp thời và tiết kiệm chi phí

 Thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận các đơn hàng và phân phối đến cửa hàng

 Đàm phán và ký kết hợp đồng nhượng quyền thương hiệu

 Xử lý các thắc mắc của khách hàng, giải quyết các vấn đề và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng

 Tuyển chọn và tuyển dụng nhân viên, đào tạo nhân viên, quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên, quản lý chế độ và chính sách nhân sự, quản lý quan hệ lao động, xây dựng văn hoá và giữ chân nhân viên

 Chịu trách nhiệm thiết kế, phát triển và bảo trì cơ sở hạ tầng kỹ thuật, xử lý sự cố kỹ thuật và hỗ trợ triển khai các công nghệ mới

Phòng phát triển và kiểm tra chất lượng sản phẩm

 Chịu trách nhiệm phát triển các sản phẩm mới, cải tiến các sản phẩm hiện có và đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm đều đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng

 Giám sát và kiểm tra chất lượng sản phẩm của cơ sở bán hàng

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-2022

Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Taco

Việt Nam giai đoạn năm 2020 -2022

Nguồn: Phòng kế toán Qua bảng số liệu ta thấy được, tình hình kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Taco Việt Nam có sự tăng trưởng không bền vững qua 3 năm gần đây:

Năm 2021, hoạt động kinh doanh của công ty đã ghi nhận sự sụt giảm đáng kể so với năm 2020 Điều này có thể được lý giải bởi tác động nghiêm trọng của đại dịch Covid-

Hoạt động quản lý đơn đặt hàng của công ty cổ phần thường mại và dịch vụ

Thư viện ĐH Thăng Long

2.2.1 Các bên tham gia vào và chu kỳ OTC

- Khách hàng (chuỗi cửa hàng của công ty và chuỗi cửa hàng nhượng quyền): đặt hàng các nguyên vật liệu từ công ty

- Quản lý khu vực: xem xét và xác nhận đơn hàng đối với chuỗi cửa hàng của công ty

- Nhân viên kế toán: kiểm soát thanh toán của khách hàng, xác nhận đơn hàng của cửa hàng nhượng quyền

- Nhân viên kho: xác thực đơn hàng, chuẩn bị hàng hoá

- Nhân viên vận chuyển: vận chuyển hàng hoá đến khách hàng

2.2.2 Quy trình quản lý đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Taco Việt Nam

Sơ đồ 2.2: Quy trình quản lý đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Taco Việt Nam

Nguồn: Phòng sản xuất và kho bãi Đây là quy trình quản lý đơn đặt hàng mới nhất của công ty Chi tiết các bước sẽ được phân tích ở dưới đây:

23 2.2.2.1 Nhận và nhập đơn hàng

Với hệ thống hơn 700 cửa hàng trên toàn quốc hiện nay, công ty đã sử dụng Microsoft Dynamics 365 Business Central để quản lý hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm cả việc chuyển giao đơn hàng từ hệ thống cửa hàng và hệ thống cửa hàng nhượng quyền đến kho của công ty

Khi có nhu cầu đặt hàng, quản lý của các cửa hàng sẽ tiến hành mở phần mềm Microsoft Dynamics 365 Business Central vào phần đặt hàng và nhập đúng thông tin cửa hàng, bao gồm mã cửa hàng, ID cửa hàng, mã hàng, tên hàng và số lượng hàng cần đặt lên trang web theo (hình ảnh 1 ở phụ lục) Đối với tài khoản của cửa hàng nhượng quyền, sẽ hiển thị giá cả hàng hoá ở cột cuối cùng, trong khi tài khoản của cửa hàng công ty sẽ không hiển thị giá cả Điều này nhằm mục đích hạn chế việc các quản lý cửa hàng của công ty bán các nguyên liệu của công ty ra ngoài

Sau khi nhập thông tin, quản lý cửa hàng cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập để đảm bảo tính chính xác và sau đó ấn gửi để tiếp tục các bước tiếp theo trong quá trình đặt hàng và xử lý đơn hàng Quá trình này đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận từ phía quản lý cửa hàng để đảm bảo rằng thông tin được gửi đi là chính xác và hoàn chỉnh, từ đó giúp tối ưu hóa quá trình đặt hàng và xử lý đơn hàng

2.2.2.2 Dữ trữ hàng tồn kho và xác định ngày giao hàng

2.2.2.2.1 Xác nhận đơn đặt hàng

Quy trình xác nhận đơn hàng của 2 nhóm khách hàng sẽ có sự khác biệt

 Đối với chuỗi cửa hàng của công ty

Sơ đồ 2.3: Quy trình xác nhận đơn hàng của chuỗi cửa hàng công ty

Nguồn: Phòng sản xuất và kho bãi

Thư viện ĐH Thăng Long

24 (1) Quản lý cửa hàng sẽ gửi phiếu mua hàng đến kho hàng của công ty

(2) Nhân viên kho sẽ kiểm tra đơn hàng Nếu các sản phẩm trong đơn hàng đều còn hàng, nhân viên kho sẽ xác nhân đơn hàng và thông báo với quản lý cửa hàng là đơn hàng có sẵn để giao hàng Trường hợp này quy trình sẽ bỏ qua (3) và chuyển sang (4)

Trong trường hợp một số mặt hàng không còn trong kho hàng, nhân viên kho sẽ thông báo với quản lý cửa hàng và hứa hẹn sẽ vận chuyển sau khi hàng được nhập về

(3) Quản lý cửa hàng có 2 phương án xử lý là chấp nhận ngày hứa hẹn đơn hàng hoặc chỉnh sửa lại đơn hàng Sau đó đơn hàng sẽ được gửi lại về kho để nhân viên kho xác nhận

(4) Sau khi nhân viên kho xác nhận, đơn hàng sẽ được đẩy lên hệ thống và chờ xác nhận của quản lý khu vực của cửa hàng làm đơn

(5) Quản lý khu vực xác nhận và nhân viên kho bắt đầu tiến hành các bước tiếp theo

 Đối với chuỗi cửa hàng nhượng quyền

Sơ đồ 2.4: Quy trình xác nhận đơn hàng của chuỗi cửa hàng nhượng quyền

Nguồn: Phòng sản xuất và kho bãi (1) Quản lý cửa hàng sẽ gửi phiếu mua hàng đến kho hàng của công ty

(2) Nhân viên kho sẽ kiểm tra đơn hàng Nếu các sản phẩm trong đơn hàng đều còn hàng, nhân viên kho sẽ xác nhân đơn hàng và thông báo với quản lý cửa hàng là

25 đơn hàng có sẵn để giao hàng.Trường hợp này quy trình sẽ bỏ qua (3) và chuyển sang (4)

Trong trường hợp một số mặt hàng không còn trong kho hàng, nhân viên kho sẽ thông báo với quản lý cửa hàng và hứa hẹn sẽ vận chuyển sau khi hàng được nhập về

(3) Quản lý cửa hàng có 2 phương án xử lý là chấp nhận ngày hứa hẹn đơn hàng hoặc chỉnh sửa lại đơn hàng Sau đó đơn hàng sẽ được gửi lại về kho để nhân viên kho xác nhận

(4) Sau khi nhân viên kho xác nhận, đơn hàng sẽ được đẩy lên hệ thống và chờ xác nhận của nhân viên kế toán

(5) Kế toán bắt đầu lập hoá đơn, gửi hoá đơn cho để gửi cho khách hàng qua email nội bộ và yêu cầu quản lý cửa hàng đặt cọc 50% số tiền của đơn hàng

(6) Sau khi nhân được email, khách hàng sẽ xem lại hoá đơn và tiến hành chuyển tiền cọc cho nhân viên kế toán và gửi hình ảnh thanh toán qua email

(7) Sau khi kế toán xác nhận tiền đặt cọc, kế toán sẽ xét duyệt đơn đặt hàng để nhân viên kho bắt đầu tiến hành các công việc tiếp theo

Dựa vào các mặt hàng trong đơn hàng, công ty đã phân loại các đơn hàng thành 4 loại đơn hàng sau để dễ dàng lên phương án vận chuyển cho từng loại đơn hàng:

 Đơn hàng nguyên liêu làm trà sữa (trà, đường, các loại nhân,…)

 Đơn hàng dung dịch vệ sinh và nước tẩy (thuốc tẩy vim, nước rửa tay, nước lau sàn,…)

 Đơn hàng máy móc, trang thiết bị (bếp từ, máy dập, bình đựng trà,…)

 Đơn hàng quà tặng (cốc, khẩu trang, mũ, túi,…)

 Phân loại đơn hàng theo khu vực

Sau khi hoàn tất việc phân loại đơn hàng theo loại, hệ thống sẽ tự động sắp xếp và phân chia các đơn hàng theo từng khu vực dựa trên mã của cửa hàng Điều này giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển bằng cách tối thiểu hóa quãng đường di chuyển và tối ưu hóa thời gian giao nhận hàng hóa

Thư viện ĐH Thăng Long

26 2.2.2.3 Xây dựng trọng tải và hợp nhất đơn hàng

Đánh giá

 Áp dụng phần mềm Microsoft Dynamics 365 Business Central vào quản lý đơn hàng Điều này đã mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho công ty Đầu tiên, phần mềm đã giúp tự động hoá một số quy trình thủ công, từ đó tối ưu hóa hiệu quả của quá trình quản lý Thay vì phải dành nhiều thời gian và công sức cho các công việc lặp đi lặp lại, nhân viên

33 có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm này cũng giúp cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện về tình trạng đơn hàng Điều này giúp cho việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn, từ đó có thể đưa ra các quyết định có căn cứ và hiệu quả hơn Không chỉ vậy, công nghệ đã tăng cường khả năng phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp Nhờ vào việc tích hợp thông tin và quy trình làm việc, các bộ phận có thể làm việc hiệu quả hơn cùng nhau, từ đó tạo ra sự linh hoạt và nhanh nhẹn trong công việc Cuối cùng, phần mềm Microsoft Dynamics 365 Business Central còn cải thiện khả năng phân tích khi cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết về hoạt động quản lý đơn đặt hàng Nhờ vào việc tự động hóa quy trình thu thập và xử lý dữ liệu, công ty có thể nhanh chóng nhận biết và phân tích các xu hướng, từ đó đưa ra các chiến lược và quyết định đặt hàng nhanh chóng

 Áp dụng phương pháp phân chia khu vực nhặt hàng cho nhân viên kho Điều này không chỉ giúp tăng hiệu quả và độ chính xác trong quá trình nhặt hàng mà còn tạo ra sự trách nhiệm cao hơn từ phía nhân viên Bằng cách phân chia khu vực nhặt hàng cho mỗi nhân viên, công ty đã giảm thiểu tắc nghẽn trong kho hàng và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn Ngoài ra, việc áp dụng phương pháp phân chia khu vực nhặt hàng cũng giúp công ty nhanh chóng phát hiện và khắc phục các vấn đề trong kho Mỗi khu vực sẽ được giám sát một cách cẩn thận, từ đó giúp nhân viên quản lý kho có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động trong kho hàng và có biện pháp xử lý kịp thời khi cần thiết

 Phân chia khu vực giao hàng

Công ty hiểu rằng việc này không chỉ đem lại lợi ích lớn cho chính công ty mà còn mang lại giá trị gia tăng đáng kể cho khách hàng Việc phân chia khu vực giao hàng giúp công ty tối ưu hóa quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa, từ đó mang lại nhiều lợi ích đáng kể như giảm thời gian giao hàng, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất lao động Việc phân chia khu vực giao hàng cũng đem lại lợi ích trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ Nhờ việc tập trung vào từng khu vực cụ thể, công ty có thể tăng độ chính xác trong khi giao hàng, tránh giao nhầm địa chỉ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng Khách hàng sẽ nhận được hàng hoá nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó tạo ra sự tin tưởng và lòng trung thành từ phía khách hàng

Thư viện ĐH Thăng Long

 Khả năng xử lý các vấn đề sau khi giao hàng một cách linh hoạt và hiệu quả Điều này giúp tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, bằng việc cho phép họ lựa chọn phương thức xử lý phù hợp nhất với nhu cầu và mong muốn cụ thể của họ Sự linh hoạt trong việc xử lý các vấn đề này cũng thể hiện sự quan tâm đến khách hàng từ phía doanh nghiệp, từ đó giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng Ngoài ra, việc có nhiều phương án giải quyết giúp công ty giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả Các cửa hàng TocoToco có thể áp dụng các phương thức xử lý phù hợp với từng trường hợp cụ thể, từ đó giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho công ty mà còn giúp giảm thiểu thiệt hại cho khách hàng.

 Quy trình xác nhận đơn hàng mất nhiều thời gian

Việc này không chỉ ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển đơn hàng đến khách hàng mà còn gây ra những tác động tiêu cực đến kế hoạch kinh doanh và doanh số bán hàng của cửa hàng Việc chậm xác nhận đơn hàng cũng gây ra khó khăn trong việc quản lý kho hàng, quản lý kho không thể theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành mà còn gây ra sự bất tiện cho khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của công ty

 Không xem được lượng hàng tồn kho của công ty

Việc này gây ảnh hưởng đến quyết định đặt hàng và dự trữ hàng tồn kho của cửa hàng

Từ đó sẽ gây ra sự không chắc chắn trong quá trình kinh doanh của các cửa hàng Ngoài ra, nó cũng gói phần làm tăng thời gian xử lý đơn hàng của quá trình quản lý đơn hàng

 Việc nhặt hàng và phân loại hàng thủ công

Việc nhặt hàng và phân loại hàng thủ công không chỉ tốn rất nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhặt và đóng gói đơn hàng Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình vận chuyển mà còn gây tổn thất lớn đối với doanh nghiệp Mất doanh thu là một trong những hậu quả trực tiếp của việc nhặt hàng và phân loại hàng thủ công Doanh nghiệp có thể mất doanh thu do khách hàng hủy đơn hàng hoặc trả lại hàng do nhận được sai hàng hoặc hàng hóa bị hư hỏng Vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến nguồn thu nhập mà còn tác động tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Ngoài ra, việc nhặt hàng và phân loại hàng thủ công cũng làm tăng chi phí

35 cho doanh nghiệp Bên cạnh việc phải tốn thêm chi phí để xử lý các vấn đề liên quan đến việc giao hàng trễ, sai hàng và hàng hóa bị hư hỏng, doanh nghiệp cũng phải chịu chi phí cho việc sửa chữa, bồi thường và quản lý rủi ro từ các sai sót trong quá trình nhặt và phân loại hàng Điều này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà còn làm giảm tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

 Công ty đã giới hạn mạng khi truy cập vào phần mềm Microsoft Dynamics 365 Business Central

Công ty chỉ cho phép các máy tính truy cập vào phần mềm khi kết nối với Internet nội bộ công ty hoặc Internet ở cửa hàng trà sữa TocoToco Điều này ảnh hưởng rất lớn trong quá trình lên đơn hàng của quản lý cửa hàng và việc xét duyệt đơn hàng của quản lý khu vực

Thư viện ĐH Thăng Long

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 Ở chương 2, em đã giới thiệu khái quát về công ty Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Taco Việt Nam và phân tích hoạt động quán lý đơn đặt hàng của công ty Từ đó đưa ra những nhân xét khái quát về điểm mạnh và hạn chế của công ty trong hoạt động quản lý đơn đặt hàng

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN LÝ ĐẶT HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TACO VIỆT NAM 37

Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý đặt hàng

Giải pháp 1: Cho phép tài khoản quản lý khu vực có thể kết nối mạng tự do

Công việc của quản lý khu vực thường phải di chuyển giữa các địa điểm khác nhau như văn phòng, cửa hàng và các địa điểm công tác Để đảm bảo họ có thể đăng nhập vào phần mềm Microsoft Dynamics 365 Business Central một cách dễ dàng và thuận tiện, công ty nên cho phép họ kết nối mạng tự do Việc này sẽ giúp tăng cường hiệu quả hoạt động của họ, từ việc quản lý thông tin, theo dõi tình hình đơn hàng đến xử lý các đơn hàng mới Ngoài ra, việc kết nối mạng tự do cũng giúp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu hoặc gián đoạn hoạt động xác nhận đơn hàng trong trường hợp có sự cố xảy ra với mạng nội bộ của công ty Điều này đồng nghĩa với việc quản lý khu vực có thể tiếp tục hoạt động một cách liên tục và không bị ảnh hưởng bởi những vấn đề kỹ thuật không mong muốn

Giải pháp 2: Cho phép tài khoản cấp quản lý cửa hàng xem lượng hàng tồn kho của công ty

Dựa trên thông tin về lượng hàng tồn kho của công ty, quản lý cửa hàng có thể thực hiện việc đặt hàng một cách hiệu quả và chính xác Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho việc xử lý đơn đặt hàng của công ty Ngoài ra, việc quản lý hàng tồn kho cũng giúp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh Quản lý cửa hàng có thể dự đoán tình trạng thiếu hụt hàng hóa và đưa ra các biện pháp phòng ngừa kịp thời

Giải pháp 3: Nâng cao nghiệp vụ trong kho hàng

Nâng cao nghiệp vụ trong kho hàng là một việc vô cùng quan trọng đối với công ty Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc nâng cao nghiệp vụ trong kho hàng là tăng tốc độ xuất nhập hàng Khi quy trình xuất nhập hàng được tối ưu hóa, thời gian chuẩn bị đơn hàng sẽ được rút ngắn đáng kể Điều này giúp công ty có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó tạo ra sự hài lòng và tin tưởng từ phía khách hàng Ngoài ra, việc nâng cao nghiệp vụ cũng đồng nghĩa với việc tăng cường an toàn cho hàng hóa trong kho Qua việc áp dụng các quy trình và biện pháp an toàn, công ty có thể đảm bảo rằng hàng hóa được bảo quản và vận chuyển một

Thư viện ĐH Thăng Long

38 cách an toàn nhất có thể Điều này giúp tránh được các tổn thất do hư hỏng, thất thoát, từ đó giữ vững chất lượng sản phẩm và tiết kiệm chi phí cho công ty

Giải pháp 4: Thêm các máy móc, công nghệ vào quá trình quản lý đặt hàng Để tăng cường quá trình quản lý đặt hàng, việc tích hợp các máy móc và công nghệ (Hệ thống băng tải, Máy đóng gói,…) vào hệ thống quản lý đơn hàng là một yếu tố quan trọng giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý đơn đặt hàng Sự áp dụng của máy móc và công nghệ sẽ giúp tăng tốc độ chuẩn bị đơn hàng thông qua việc tự động hóa các quy trình như phân bổ đơn hàng, xuất kho Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, từ đó đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả Ngoài ra, việc tích hợp máy móc và công nghệ cũng giúp công ty giảm thiểu chi phí bằng cách tiết kiệm chi phí nhân công, chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển Điều này sẽ mang lại lợi ích rõ rệt cho công ty trong việc tối ưu hóa nguồn lực và tài chính Không chỉ vậy, sự áp dụng của máy móc và công nghệ còn giúp nâng cao độ chính xác trong quá trình quản lý đặt hàng Việc giảm thiểu sai sót trong nhập liệu, xử lý đơn hàng giúp công ty tránh được các tổn thất do sai sót gây ra, từ đó tăng cường tính chính xác và đáng tin cậy của quá trình quản lý

Giải pháp 5: Tăng lượng hàng tồn kho Để đảm bảo đáp ứng nguồn cung cấp hàng hoá nhanh chóng hơn cho các cửa hàng, việc tăng lượng hàng tồn kho có thể được xem xét kết hợp với dự báo cầu chính xác sẽ giúp công ty giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt hàng hoá trong quá trình chuẩn bị đơn hàng, đồng thời tạo ra sự ổn định trong hoạt động đáp ứng cung ứng hàng hoá nhanh Ngoài ra, việc tăng tồn kho cũng mang lại lợi thế về giá khi mua hàng số lượng lớn từ các nhà cung cấp Về tổng thể có thể giảm tổng chi phí cho chuỗi cung ứng.

Kiến nghị đối với nhà nước

Kiến nghị thứ nhất là về hệ thống đường bộ

Hệ thống đường bộ đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa và thúc đẩy thương mại - đầu tư, góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam Tuy nhiên, trong những năm gần đây, chất lượng kết cấu hạ tầng đường bộ vẫn còn nhiều hạn chế, nhiều tuyến đường bộ đã xuống cấp, hư hỏng, tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn giao thông Từ đó gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận chuyển hàng hoá và an toàn giao thông

39 Để giải quyết vấn đề này, tôi kiến nghi nhà nước cần tăng cường đầu tư phát triển hệ thống đường bộ, đặc biệt là việc nâng cao chất lượng kết cấu hạ tầng đường bộ Việc này sẽ giúp đảm bảo an toàn giao thông và tạo điều kiện thuận lợi cho vận chuyển hàng hóa Ngoài ra, việc bảo trì và bảo dưỡng đường bộ cũng cần được thực hiện thường xuyên và kịp thời để duy trì sự an toàn và ổn định cho giao thông Đồng thời, cần tăng cường công tác tuyên truyền và giáo dục pháp luật về giao thông đường bộ Việc này sẽ giúp nâng cao nhận thức của người dân về an toàn giao thông và tuân thủ các quy định pháp luật, từ đó giảm thiểu tai nạn giao thông và tạo môi trường giao thông an toàn hơn

Kiến nghị thứ hai về vấn đề hàng giả, hàng nhái

Hàng giả, hàng nhái là một vấn đề đáng ngại đe dọa đến quyền lợi của người tiêu dùng và sức khỏe cũng như ảnh hưởng đến doanh nghiệp và nền kinh tế quốc gia Việc nhà cung cấp cung cấp hàng giả cho doanh nghiệp không chỉ gây lãng phí về chi phí kiểm tra, phân loại và tiêu hủy hàng giả mà còn dẫn đến sự thiếu hụt hàng hoá trong kho hàng, làm tăng thời gian chuẩn bị hàng hoá Không những thế, nó còn gây ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu của công ty khi cửa hàng yêu cầu hoàn tiền hoặc đổi trả hàng giả Để giải quyết vấn đề này, tôi kiến nghị nhà nước tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm đối với các hành vi sản xuất, kinh doanh hàng giả, hàng nhái Đồng thời, cần hoàn thiện hệ thống pháp luật về quản lý chất lượng sản phẩm và chống hàng giả, xây dựng các quy định cụ thể, rõ ràng về các hành vi vi phạm và mức xử phạt tương ứng Đây là những bước cần thiết để bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và đảm bảo sự công bằng trong hoạt động kinh doanh

Kiến nghị thứ ba về vấn đề mạng lưới Internet

Mạng lưới Internet đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Tuy nhiên, trong những năm gần đây, tình trạng lỗi xảy ra trên tuyến cáp quang biển của Việt Nam đã gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực đối với tốc độ và sự ổn định của dịch vụ Internet Điều này đang gây ra sự gián đoạn trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả hoạt động quản lý đơn đặt hàng Để giải quyết vấn đề này, tôi kiến nghị Chính phủ cần thực hiện các giải pháp cụ thể Đầu tiên, cần tăng cường đầu tư vào việc xây dựng và nâng cấp hạ tầng cáp quang biển, nhằm đảm bảo rằng kết nối Internet sẽ luôn ổn định và liên tục Việc này sẽ giúp cải thiện tốc độ truy cập Internet và giảm thiểu sự cố xảy ra Ngoài ra, việc tăng cường công

Thư viện ĐH Thăng Long

40 tác quản lý, bảo trì và bảo dưỡng tuyến cáp quang biển cũng rất quan trọng Điều này giúp tránh được những sự cố không mong muốn và duy trì hiệu suất hoạt động của mạng lưới Internet Bằng cách này, nhà nước có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ không phải đối mặt với những gián đoạn không đáng có trong hoạt động kinh doanh của mình

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 Ở chương 3, em đã đưa ra một số giải phát có thể giúp công ty cải thiện và nâng cao hoạt động quản lý đơn đặt hàng như: Tối ưu hoá lại quá trình xác nhận đơn hàng, cho phép tài khoản quản lý khu vực có thể kết nối mạng tự do, nâng cao nghiệp vụ trong kho hàng và thêm các máy móc, công nghệ vào quá trình quản lý đặt hàng Bên cạnh đó, em cũng có một số kiến nghị với nhà nước để giúp cải thiện hoạt động quản lý đơn đặt hàng của công ty

Thư viện ĐH Thăng Long