GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH LOGISTICS ĐẠI LÂM
Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Logistics Đại Lâm
Công Ty TNHH Logictics Đại Lâm chính thức được thành lập vào ngày 21 tháng
Công Ty hoạt động trong lĩnh vực Dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Trên quan điểm hợp tác phát triển toàn diện Công ty luôn lấy uy tín chất lượng làm tiêu chí phấn đấu, luôn giữ chữ tín với khách hàng, không ngừng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng Đội ngũ cán bộ công nhân của Công ty đoàn kết, hợp lực phát huy tinh thần sáng tạo, không ngừng đổi mới công nghệ, hoàn thiện cơ chế quản lý Luôn phục vụ tận tâm và làm vừa lòng khách hàng
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 3502408486 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu cấp ngày 21/10/2017
Hình 1.1: Logo Công Ty TNHH Logistic Đại Lâm
- Giám đốc: Nguyễn Thị Thúy Thúy
- Vốn điều lệ: 1.000.000.000 đồng (một tỷ đồng)
- Điạ chỉ: Số 191/19, Đường Phạm Hồng Thái, Phường 7, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Việt Nam
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Quá trình hình thành của Công Ty TNHH Logistics Đại Lâm ta phải nói đến mục đích thành lập Công ty Những năm trước khi thành lập Công ty, Giám đốc hiện tại Bà Nguyễn Thị Thúy Thúy thành lập một cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ và các dịch vụ cung ứng ra thị trường rất nhỏ; khi mà nhân viên càng ngày càng đông, giá trị của các hợp đồng càng lớn làm cho việc mua Hóa đơn trên Cơ quan thuế không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng Bà Nguyễn Thị Thúy Thúy đã chuyển đổi và thay đổi hình thức kinh doanh, ngành nghề kinh doanh phù hợp với tình hình phát triển dịch vụ vận tải biển bằng việc thành lập Công ty TNHH Logistics Đại Lâm, để phù hợp với nhu cầu, sự phát triển và nhằm hòa nhập kịp thời với nền kinh tế thị trường đang ngày càng phát triển
Tên Công ty: Công Ty TNHH Logistics Đại Lâm
Trụ sở chính: Số 191/19, Đường Phạm Hồng Thái, Phường 7, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Việt Nam
❖ Quá trình phát triển
Công ty là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực còn khá mới mẻ của nền kinh tế Việt Nam hiện nay Tuy mới ra đời và phát triển, nhưng công ty đã đạt được những bước phát triển không ngừng trong việc cung cấp các thiết bị chuyên doanh và vận tải biển
Là một trong những công ty có hoạt động dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải biển đa dạng nhất tại Vũng Tàu với rất nhiều mặt hàng và dịch vụ kinh doanh.
Lĩnh vực hoạt động, nhiệm vụ và mục tiêu của Công ty TNHH Logistics Đại Lâm
Công ty được thành lập năm 2017, tuy tuổi đời còn khá trẻ nhưng có tới 20 ngành ngề kinh doanh rất phát triển và đa dạng:
- Sửa chữa và bảo dưỡng phương tiện vận tải (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các động cơ khác)
- Kiểm tra và phân tích kỹ thuật
- Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
- Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ vận tải bằng xe buýt)
- Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường thủy
- Vận tải hành khách đường bộ khác
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
- Bán lẻ các thiết bị nghe nhìn trong các cửa hàng chuyên doanh
- Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
- Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
1.2.2 Nhiệm vụ của công ty
- Bên trong: Công ty đã thực hiện tốt quá trình hoạt động kinh doanh nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả vốn và lao động, quản lý và đào tạo đội ngũ nhân viên để đáp ứng nhu cầu làm việc kinh doanh ở công ty Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường Chăm lo cải thiện nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cán bộ công nhân viên để họ yên tâm lao động
- Bên ngoài: Công ty thực hiện nộp ngân sách chấp hành các chính sách chế độ và pháp luật của Nhà nước, bảo vệ môi trường Quản lý chỉ đạo của công ty theo cơ chế hiện hành, bảo vệ tài sản, thực hiện nghĩa vụ đóng góp mang tính chất từ thiện
1.2.3 Sứ mệnh của công ty
- Mãi mãi là đối tác uy tín và chuyên nghiệp trong dịch vụ phong cách kinh doanh
- Chia sẻ với xã hội và cộng đồng về trách nhiệm xã hội và bảo vệ môi trường
- Cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất và làm thỏa mãn nhu cầu khách hàng
1.2.4 Mục tiêu của công ty
Phục vụ quý khách hàng với phương châm: hiệu quả cao-chi phí thấp-nhanh chóng và uy tín
Tổ chức bộ máy quản lý
1.3.1 Mô hình tổ chức quản lý
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công Ty TNHH Logistics Đại Lâm
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty
- Là người có quyền hành cao nhất phụ trách toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty
- Ký kết các hợp đồng kinh doanh, các quyết định, giấy tờ của công ty
- Sửa lỗi, bổ sung điều lệ của công ty
- Thông qua BCTC hàng năm, lên phương án sử dụng, phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của công ty
❖ Phòng hành chính nhân sự
- Tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng của công ty
- Lập báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự
- Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới
- Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của công ty và những thông tin có liên quan đến công ty
PHÒNG KINH DOANH PHÒNG NHÂN
- Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị quyết định
- Tổ chức triển khai, thực hiện nội quy lao động của công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thường
- Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công việc thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty
❖ Phòng tài chính kế toán
- Là phòng nghiệp vụ tham mưu về quản lý hoạt động tài chính, hạch toán kinh tế và hoạch toán kế toàn trong toàn công ty
- Quản lý kiểm soát các thủ tục thanh toán, đề xuất các biện pháp giúp công ty thực hiện các chi tiêu tài chính
- Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm hảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liêu và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh
- Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kip thời, đầy đù tỉnh hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước
- Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc
- Là bộ phận tham mưu, giúp công việc cho Giám đốc về công tác dịch vụ của công ty, công tác nghiên cứu và phát triển dịch vụ, phát triển thị trường, công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng
- Đảm bảo đầu vào, đầu ra của công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng
Tổ chức bộ máy kế toán
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Để thực sự là công cụ sắc bén có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung Như vậy mọi chứng từ dù phát sinh ở các bộ phận, phân xưởng của các đơn vị chỉ tiến hành ghi chép ban đầu, kiểm tra chứng từ gốc và gửi tập trung về phòng kế toán để xử lý tổng hợp
Hướng dẫn kiểm tra việc ghi chép luân chuyển chứng từ ban đầu, tính toán phản ánh số liệu một cách đầy đủ, trung thực kịp thời và chính xác toàn bộ tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp
Tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định Theo dõi và kịp thời giải quyết công nợ
Lập đầy đủ các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh và quyết toán của Công ty đúng thời hạn
Phân tích hoạt động kinh tế, đưa ra những chi phí không hợp lý để sử dụng vốn hiệu quả
Xác định và phản ánh chính xác chế độ kiểm kê tài sản theo định kỳ
Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Logistics Đại Lâm:
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Logistics Đại Lâm
1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
- Tổ chức điều hành mọi công tác trong phòng, hoàn thành chức năng nhiệm vụ kế tooán theo điều lệ kế toán Nhà nước, phụ trách chế độ kế toán tài chính, kiểm tra kế toán
- Ký duyệt chứng từ thu, chi, ngân hàng, hóa đơn, chứng từ nhập, xuất Duyệt phiếu ghi sổ và sổ kế toán của nhân viên, ký các báo cáo kế toán và chuẩn bị kế hoạch tài chính của công ty
- Cuối tháng, cuối quý có nhiệm vụ xác định đối tượng tập hợp báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo thuế
- Thực hiện kê khai báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm cho công ty thực hiện chức năng tổng hợp các hạch toán của các bộ phận kế toán lại với nhau để lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán vào cuối mỗi tháng, cuối niên độ kế toán
❖ Kế toán tiền lương : Quản lý, phân tích tình hình tổng quỹ lương, lập bảng tổng hợp và bảng phân bổ tiền lương làm cơ sở tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên
❖ Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hạch toán các khoản phải thu chi trong công ty Theo dõi các khoản phải thu, phải trả Theo dõi công nợ với khách hàng, thường xuyên đối chiếu kiểm tra số liệu với các phần hành liên quan
❖ Thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty, thực hiện các nhiệm vụ nộp rút tiền tại ngân hàng Hàng ngày ghi chép sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan, tiến hàng kiểm kê quỹ, lập báo cáo quỹ Quản lý tiền mặt tại công ty Báo cáo nhanh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt hàng ngày
1.4.3 Tổ chức hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán
Hệ thống chứng từ và hệ thống tài khoản sử dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2012 của Bộ tài chính
Các chứng từ chủ yếu sử dụng tại Công ty:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê hàng hóa
- Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu nghỉ hưởng BHXH
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ của Ngân hàng
- Hóa đơn GTGT, bảng kê bán lẻ hàng hóa (nếu có)
1.4.4 Hình thức sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán
Công ty TNHH Logistics Đại Lâm hiện nay đang sử dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”
Dưới đây là sơ đồ mô tả trình tự ghi sổ hình thức nhật ký chung:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
[Nguồn: Phòng kế toán- Công ty TNHH Logistics Đại Lâm]
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ chi tiết Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết
❖ Giới thiệu phần mềm kế toán trong xử lý công tác kế toán tại Công ty Hiện nay, việc áp dụng tin học trong công tác kế toán đang trở thành xu thế chung của thời đại và kết quả do việc ứng dụng này là hết sức to lớn Công tác kế toán tại Công ty TNHH Logistics Đại Lâm được thực hiện với phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ (MISA)
Hàng ngày căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ gốc và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phân loại và thực hiện nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo phần hành kế toán đã được phân công, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ vào sổ quỹ, sổ nhật ký chung, sổ thẻ kế toán chi tiết Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung phần mềm kế toán sẽ tự động ghi vào sổ theo các tài khoản kế toán phù hợp
Cuối tháng, cuối quý kế toán tổng hợp thực hiện đối chiếu các số liệu chi tiết với kế toán chi tiết như: đối chiếu số liệu doanh thu, công nợ với kế toán doanh thu- công nợ, đối chiếu số liệu chi tiết thu chi với kế toán bán hàng, thủ quỹ Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu chi tiết từng đối tượng và số liệu tổng hợp của từng phần hành kế toán, kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp, kết chuyển số liệu để lập báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo cụ thể gồm:
➢ Bảng cân đối kế toán
➢ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
➢ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
➢ Thuyết minh báo cáo tài chính
Hình 1.1: Giao diện phần mềm kế toán MISA
Quy trình sử dụng phần mềm kế toán MISA phiên bản năm 2017 gồm 3 bước cơ bản như sau:
Bước 1- Khai báo các danh mục
Trước hết, bạn cần khai báo hệ thống các danh mục trong chương trình, theo đúng trình tự dưới đây:
1 Khai báo danh mục kho hàng
2 Khai báo danh mục tài khoản, tiểu khoản và số dư đầu kỳ
Khai báo các tài khoản đồng bộ
Khai báo các danh mục chi tiết và số dư đầu kỳ
3 Khai báo danh mục vụ việc
4 Khai báo các chứng từ kế toán
Bước 2- Nhập chứng từ phát sinh
Chứng từ phát sinh nhập vào được liên kết với danh mục mà bạn đã khai báo ở trên Chọn chức năng nhập chứng từ phát sinh để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc đơn thuần, có chứng từ phát sinh nào thì ghi chép nghiệp vụ phát sinh đó 1 lần duy nhất Đây là công việc duy nhất mà bạn phải làm hàng ngày, các công việc còn lại là do chương trình làm
Khi đăng nhập chứng từ phát sinh, bạn vẫn có thể khai báo bổ sung tại chỗ danh mục chi tiết mới có thêm trong năm
Khi đăng nhập chứng từ phát sinh, bạn có thể xem và in ngay hệ thống chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ, hóa đơn, … Bạn cũng có thể thực hiện ngay việc tham khảo và tìm kiếm chứng từ
Bước 3- Xem và in hệ thống báo cáo
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền
2.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản cố định, là các hình thức tiền tệ và tài sản có thể chuyển ngay thành tiền cho đơn vị sở hữu bao gồm: tiền đồng Việt Nam, ngoại tệ vàng bạc, đá quý, … được quản lý dưới hình thức: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển
2.1.2 Các hình thức vốn bằng tiền và một số quy định về hạch toán
Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được phân chia thành
• Đối với tiền Việt Nam: Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Kế toán về ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái Tỷ giá hối đoái là một tỷ giá trao đổi giữa hai loại tiền
Tỷ giá dùng để quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán là tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đối với bên nợ của các tài khoản vốn bằng tiền khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán
• Đối với vàng bạc, đá quý
Là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh toán khoản cao Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ
Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh
Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:
✓ Vốn bằng tiền được bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt
✓ Tiền gửi tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng
✓ Tiền đang chuyển là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khách hàng và nhà cung cấp
2.1.3 Nguyên tắc kế toán bằng tiền
• Đặc điểm của công tác kế toán vốn bằng tiền
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư, hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Đồng thời, vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ
Vì vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý thống nhất của Nhà Nước, chẳng hạn như: lượng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại
• Các nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền
Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá là “đồng Việt Nam (VNĐ)”để tổng hợp các loại vốn bằng tiền Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán
Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và từng hình thức, chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, phẩm chất, kích thước…
Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra
“đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ của các loại tiền đó
2.1.4 Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền
Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng, giảm, thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý vốn bằng tiền, kỉ luật thanh toán, kỉ luật tín dụng Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh
Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ Kiểm tra thường xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất.
Các khoản mục về kế toán vốn bằng tiền
2.2.1 Kế toán bằng tiền mặt
Tiền mặt của doanh nghiệp là bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc đá quý được bảo quản tại quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý Hàng ngày hoặc định kỳ doanh nghiệp phải tổ chức kiểm kê tiền mặt để nắm chắc các số thực có, phát hiện ngay các khoản chênh lệch để tìm nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”
Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch
Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:
➢ Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122
➢ Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền
➢ Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất giữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hóa để bán Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành
Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dự ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:
➢ Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch (do doanh nghiệp tự lựa chọn) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
➢ Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong thời điểm lập Báo cáo tài chính Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà Nước Trường hợp Ngân hàng Nhà Nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định
Kế toán sử dụng tài khoản 111 – Tiền mặt để phản ánh số hiện có và có tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ
➢ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ
➢ Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
➢ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ so với Đồng Việt Nam)
➢ Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo
➢ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền xuất quỹ
➢ Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê
➢ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)
➢ Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo
➢ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo
Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2:
✓ Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt
✓ Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam
✓ Tài khoản 1113 – Vàng tiện tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ của doanh nghiệp
✓ Bảng kê tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc
✓ Biên bản kiểm kê tiền quỹ
✓ Giấy đề nghị tạm ứng
2.2.1.4 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
❖ Các nghiệp vụ làm tăng giá trị tiền mặt ở quỹ
- Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế phải nộp này được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Hạch toán tài khoản 111, khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt, ghi:
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế), ghi:
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)
- Hạch toán tài khoản 111, khi thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt, ghi:
- Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn thu bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận chênh lệch giữa số tiền thu được và giá vốn khoản đầu tư vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 121 – Chứng khoán kinh doanh (giá vốn)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Có các TK 221, 222, 228 (giá vốn)
- Khi nhận được vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, ghi:
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
- Khi nhận tiền của các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân để tramg trải cho các hoạt động chung, ghi:
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
❖ Các nghiệp vụ làm giảm giá trị tiền mặt ở quỹ
- Hach toán tài khoản 111, khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược
- Cách hạch toán tài khoản 111, khi xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, cho vay đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết…, ghi:
- Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho, mua TSCĐ, chi cho hoạt động đầu tư XDCB:
➢ Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua không bao gồm thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
- Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
- Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản vay, nợ phải trả, ghi:
- Hạch toán TK 111, khi xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Hạch toán tài khoản 111 theo Thông tư 200 các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
❖ Sơ đồ hạch toán tổng hợp
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ hạch toán tiền mặt
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
❖ Các giao dịch liên quan đến ngoại tệ
✓ Các nghiệp vụ làm tăng ngoại tệ
- Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ là tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111(1112) – Tiền mặt (tỷ giá giao dịch thực tế)
Có các TK 511, 515, 711,…(tỷ giá giao dịch thực tế)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY
Kế toán tiền mặt
3.1.1 Đặc điểm về tiền mặt của công ty
Tiền mặt được lưu trữ và quản lý tại quỹ của Công ty Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt nhiều và giá trị không lớn, chủ yếu là các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương và các khoản phụ cấp lương, BHXH cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra đối với những khoản thanh toán cho nhà cung cấp và cho khách hàng với số tiền không lớn hoặc những hợp đồng kinh doanh nhỏ lẻ, công ty cũng sử dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt
Các nghiệp vụ tiền mặt luôn được ghi chép phản ánh hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh những khoản thu khoản chi xuất nhập quỹ và có thể tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm Tiền mặt tại quỹ của công ty luôn dao động trong một khoảng giá trị nhất định để đảm bảo được mức tồn quỹ tối ưu nhất Nhờ vậy Công ty luôn chủ động trong quá trình thanh toán và tránh ứ đọng nguồn vốn giúp cho vòng lưu chuyển tiền nhanh hơn
3.1.2 Tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng
❖ Tài khoản sử dụng - TK 111 Tài khoản tiền mặt
Chi tiết: TK 1111 - Tiền Việt Nam, để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ
❖ Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng:
Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán
Biên bản kiểm kê quỹ
❖ Quy trình kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
➢ Bộ phận tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng) Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (PC, UNC) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (PT, UNT) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn,
➢ Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi: Đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty) Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét
➢ Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan
➢ Kế toán trưởng chuyển lại chứng từ đã duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán
➢ Kế toán thanh toán trình bộ chứng từ thanh toán tới Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan
➢ Kế toán thanh toán tiếp nhận lại bộ chứng từ đề nghị tạm ứng từ Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc
➢ Lập chứng từ thu – chi
▪ Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập và in phiếu thu – chi
▪ Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu (UNT)/ uỷ nhiệm chi (UNC)
➢ Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC
➢ Thực hiện thu – chi tiền:
▪ Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, Thủ quỹ phải:
Kiểm tra số tiền trên PT (PC) với chứng từ gốc
Kiểm tra nội dung ghi trên PT (PC) có phù hợp với chứng từ gốc
Kiểm tra ngày, tháng lập PT (PC) và chữ ký của người có thẩm quyền
Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào PT hoặc PC
Thủ quỹ ký vào PT hoặc PC và giao cho khách hàng 01 liên
Sau đó thủ quỹ căn cứ vào PT hoặc PC ghi vào Sổ Quỹ
Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của PT hoặc PC cho kế toán
▪ Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp UNT/UNC, séc, … cho ngân hàng
3.1.3 Phương pháp hạch toán tiền mặt
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3.1 Quy trình hạch toán kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Logistics Đại Lâm
[Nguồn: Phòng kế toán- Công ty TNHH Logistics Đại Lâm]
Hàng ngày tại công ty luôn phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền xen kẽ nhau Dòng lưu chuyển tiền xảy ra liên tục không ngừng và công ty luôn luôn dự trữ một số tiền nhất định để đáp ứng nhu cầu chi cần thiết Việc hạch toán phải đảm bảo chứng từ hóa đơn được hạch toán ngay trong ngày Kế toán vốn bằng tiền theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của công ty nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý của công ty Để phản ánh và giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện nhiệm vụ sau:
- Phản ánh chính xác và đầy đủ kịp thời số hiện có, tình hình biến động và sử dụng tiền mặt, kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành thu, chi và quản lý tiền mặt
Bảng cân đối số phát sinh
Kế toán tiền mặt tại công ty bao gồm: Kế toán thu và kế toán chi
Các nguồn thu chủ yếu của công ty bao gồm:
- Thu từ việc kinh doanh dịch vụ
- Thu từ đầu tư tài chính
➢ Các quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách
▪ Quy trình thu nợ khách hàng bằng tiền mặt
TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG
Nhập liệu vào máy,phần mềm kế toán xử lý
Kiểm tra thu tiền,kiểm tra sổ quỹ
Giấy đề nghị thanh đơn toán
Kiểm tra, khóa sổ, in báo cáo tài chính
Giấy đề nghị thanh đơn toán
Hợp dồng, hóa Giấy đề nghị thanh đơn toán
Lưu đồ 01: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ khách hàng bằng tiền mặt
[Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Đại Lâm]
(1) Khi khách hàng trả nợ kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy để phần mềm xử lý Phần mềm kế toán xử lý và in ra phiếu thu Đồng thời kế toán thanh toán chỉ cần chọn “ghi vào” phần mềm sẽ tự động đưa số liệu vào các sổ sách liên quan như sổ chi tiết 131, sổ chi tiết 111, sổ cái 131, sổ cái 111, sổ nhật kí chung và sổ quỹ tiền mặt theo tài khoản ghi nợ ghi có trên bút toán
(2) Phiếu thu được in ra hai liên và luân chuyển như sau: Hai liên phiếu thu cùng giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng sẽ chuyển sang cho giám đốc và kế toán trưởng kí duyệt sau đó chuyển sang cho thu quỹ tiến hành thu tiền
(3) Thủ quỹ thu tiền, kí vào phiếu thu đồng thời thủ quỹ ghi vào sổ quỹ bằng tay để thuân tiện cho việc kiểm tra đối chiếu
Liên 1 phiếu thu thủ quỹ gửi lại cho kế toán thanh toán để lưu cùng hợp đồng và giấy đề nghị thanh toán Liên còn lại đưa cho người nôp tiền
(4) Định kì kế toán tổng hợp kiểm tra sổ sách và in ra sổ sách báo cáo cần thiết Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quý 1 năm 2020
▪ Quy trình rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
GIÁM ĐỐC-KẾ TOÁN TRƯỞNG
TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG
Nhập liệu vào để máy tính xử lý
Sổ chi tiết 112 Biên lai giao dịch
Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Biên lai giao dịch
Khóa sổ,in ra báo cáo
Báo cáo tài chính Viết séc rút tiền
Séc rút tiền Ngân hàng
Lưu đồ 02: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
[Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Đại Lâm]
(1) Khi có nhu cầu về tiền mặt tại quỹ để chuẩn bị cho công việc chi trả các khoản bằng tiền trong công ty Theo chỉ đạo của kế toán trưởng và giám đốc kế toán thanh toán sẽ viết séc rút tiền hai liên Séc này được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt
(2) Căn cứ vào séc đã duyệt thủ quỹ sẽ tiến hành rút tiền từ ngân hàng về Nhận được biên lai giao dịch từ thủ quỹ kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy (3) Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách liên quan theo tài khoản ghi nợ ghi có trên bút toán Đồng thời kế toán thanh toán in ra hai liên phiếu thu
(4) Phiếu thu cùng với chứng từ giao dịch được giám đốc và kế toán trưởng kí duyệt rồi chuyến sang cho thủ quỹ nhập quỹ số tiền mặt Các chứng từ giao dịch với ngân hàng được chuyển sang cho kế toán thanh toán lưu lại theo số Thủ quỹ kiểm tra ghi sổ và giữ lại một liên phiếu thu, liên còn lại chuyển cho kế toán thanh toán
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/01/2020, căn cứ vào phiếu thu PT065, ngày 02/01/2020, Công ty TNHH Phúc An Thịnh thanh toán tiền cước vận chuyển tàu Navigator HP - HCM 02x20' còn nợ theo hóa đơn GTGT ngày 03/01/2020 số tiền là: 13.640.000 VNĐ, kế toán hạch toán:
Kế toán tiền gửi ngân hàng
➢ Nhiệm vụ của kế toán tiền gửi tại công ty phải phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình tiền gửi, việc chấp hành các chế độ quy định về quản lý tiền và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt
➢ Kế toán tiền gửi ngân hàng phải được theo dõi chi tiết theo từng loại tiền gửi và phải chi tiết theo từng ngân hàng để tiện việc kiểm tra đối chiếu Hiện nay, Công ty có tài khoản tại 4 ngân hàng, dưới đây là tài khoản ngân hàng và số dư được theo dõi chi tiết tại 4 ngân hàng
TK Tên Ngân Hàng TK ngân hàng
❖ Tài khoản sử dụng: Để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112 Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 112 như sau:
+ Các khoản tiền doanh nghiệp gửi vào ngân hàng
+ Số chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân
+ Các khoản tiền doanh nghiệp rút ta từ ngân hàng
+ Khoản chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân
Số dư nợ: Số tiền doanh nghiệp hiện đang gửi tại ngân hàng, kho bạc, các công ty tài chính
❖ Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Các chứng từ, sổ sách sử dụng:
Giấy báo nợ, giấy báo có Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu
Sổ chi tiết, sổ cái TK 112
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3.2 Quy trình hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH
[Nguồn: Phòng kế toán- Công ty TNHH Logistics Đại Lâm]
❖ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quý 1 năm 2020
Hạch toán tăng tiền gửi ngân hàng
Các quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách
➢ Quy trình thu nợ khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng
Phần mềm kế toán xử lí
Giấy báo có ủy nhiệm chi ủy nhiệm chi
Kết thúc Kiểm tra khóa sổ,in báo cáo
Lưu đồ 06: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng
[Nguồn: Phòng kế toán- Công ty TNHH Logistics Đại Lâm]
(1) Khi đến thời hạn thu nợ kế toán sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán hoặc gọi điện thoại trực tiếp đến cho khách hàng Ngân hàng đồng ý sau khi làm thủ tục chuyển trả cho khách hàng sẽ gửi giấy báo có cùng ủy nhiệm chi đến cho công ty
(2) Nhận được giấy báo có cùng với ủy nhiệm chi kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy Phần mềm kế toán trên máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết 131, sổ chi tiết 1121 trong danh mục sổ chi tiết Đồng thời số liệu cũng được đưa vào sổ nhật kí chung, sổ cái tài khoản 112, sổ cái tài khoản 131 trong danh mục sổ tổng hợp
(3) Giấy báo có và ủy nhiệm chi được lưu tại kế toán thanh toán theo số
(4) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ và in báo cáo liên quan
▪ Quy trình thu lãi tiền gửi
KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG
Ngân hàng Giấy báo có
Phần mềm kế toán xử lí
Kết thúc Kiểm tra, khóa sổ, in báo cáo
Lưu đồ 07: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ thu lãi tiền gửi ngân hàng
[Nguồn: Phòng kế toán- Công ty TNHH Logistics Đại Lâm]
(1) Định kỳ hàng tháng ngân hàng sẽ gửi giấy báo có thông báo số lãi tiền gửi cho công ty
(2) Nhận được giấy báo có kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy Phần mềm kế toán trên máy tính sẽ xử lí số liệu và tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết 515, sổ chi tiết 1121 trong danh mục sổ chi tiết Đồng thời số liệu cũng được đưa vào sổ nhật kí chung, sổ cái tài khoản 112, sổ cái tài khoản 515 trong danh mục sổ tổng hợp
(3) Giấy báo có được lưu tại kế toán thanh toán theo số
(4) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra sổ sách, khóa sổ, in ra các báo cáo cần thiết
Nghiệp vụ 1: Ngày 03/01/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á về khoản tiền mà Công ty TNHH Perstima nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 2: Ngày 05/01/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á về khoản tiền mà Công ty chuyển từ ngân hàng Vietcombank sang, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 3: Ngày 10/01/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á về khoản tiền mà Công ty TNHH Synthomer nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 4: Ngày 11/01/2020, Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Techcombank về khoản tiền lãi TGNH, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 5: Ngày 13/01/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Techcombank về khoản tiền mà Công ty TNHH Unza nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 6: Ngày 13/01/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Vietcombank về khoản tiền mà Công ty TNHH AMSTD nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 7: Ngày 17/01/2020, Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Techcombank về khoản tiền lãi TGNH, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 8: Ngày 22/01/2010 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á về khoản tiền mà Công ty TNHH Meyer nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 9: Ngày 27/01/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Vietcombank về khoản tiền mà Cty TNHH Linfox nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 10: Ngày 30/01/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Techcombank về khoản tiền mà Công ty TNHH V-Eikou nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 11: Ngày 02/02/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á về khoản tiền mà Công ty TP Á Châu Sài Gòn nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 12: Ngày 07/02/2020, Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á về khoản tiền lãi TGNH, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 13: Ngày 13/02/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á về khoản tiền mà Công ty Honda nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 14: Ngày 15/02/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Techcombank về khoản tiền mà Công ty Sông Bé Golf nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 15: Ngày 19/02/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á về khoản tiền mà Công ty Vinatrans nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 16: Ngày 27/02/2020 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á về khoản tiền mà Công ty Aldila nợ, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 17: Ngày 12/03/2020, Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng
Techcombank, công ty An Thành chuyển tiền hàng, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 18: Ngày 16/03/2020, Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á, công ty Hoàng Anh trả nợ tiền hàng, kế toán ghi:
Nghiệp vụ 19: Ngày 30/03/2020, công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đông Á, công ty nộp tiền mặt tài quỹ vào tài khoản ngân hàng, kế toán hạch toán:
Hạch toán giảm tiền gửi ngân hàng
Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách các nghiệp vụ
➢ Quy trình giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ nhà cung cấp
GIÁM ĐỐC, KẾ TOÁN TRƯỞNG
Giấy đề nghj thanh toán lập ủy nhiệm chi ủy nhiệm chi 1 ủy nhiệm chi 2 ủy nhiệm chi 3
Kết thúc ủy nhiệm chi 4 Giấy đề nghj thanh toán ủy nhiệm chi 1 ủy nhiệm chi 2 ủy nhiệm chi 3 ủy nhiệm chi 4
Giấy đề nghj thanh toán
Ngân hàng Giấy đề nghj thanh toán ủy nhiệm chi 4 Giấy báo nợ
Phần mềm kế toán xử lý
Giấy đề nghj thanh toán ủy nhiệm chi 4 Giấy báo nợ
Kiểm tra, khóa sổ, in báo cáo
Lưu đồ 08: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng
[Nguồn: Phòng kế toán- Công ty TNHH Logistics Đại Lâm]
(1) Khi đến thời hạn thanh toán nợ, nhà cung cấp sẽ gọi điện thoại hoặc gửi giấy đề nghị thanh toán cho công ty Nhận được giấy đề nghị thanh toán và được sự nhất trí của giám đốc và kế toán trưởng kế toán thanh toán tiến hành xem xét số nợ trên sổ sách rồi lập và ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi được lập 4 liên
(2) Bốn liên ủy nhiệm chi cùng với giấy đề nghị thanh toán được gửi đến cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt
(3) Giấy đề nghị thanh toán được chuyển trả lại cho kế toán thanh toán Bốn liên ủy nhiệm chi được gửi đến ngân hàng Ngân hàng sau khi kí vào ủy nhiệm chi thì giữ lại ba liên, liên còn lại cùng với giấy báo nợ gửi cho kế toán thanh toán
(4) Căn cứ vào giấy báo nợ, ủy nhiệm chi và giấy đề nghị thanh toán, kế toán thanh toán nhập liệu vào máy tính Chỉ cần nấp nút “ghi vào” phần mềm kế toán máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách có liên quan, bao gồm sổ chi tiết 1121, sổ chi tiết 331-mở chi tiết cho từng nhà cung cấp…, sổ cái tài khoản 112, sổ cái tài khoản 331 và sổ nhật kí chung tại phần hành kế toán tổng hợp
(5) Các chứng từ liên quan được lưu tại đây theo số
(6) Định kì kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ, in các báo cáo
➢ Quy trình giảm tiền gửi ngân hàng do chi lương, nộp BHXH
GIÁM ĐỐC, KẾ TOÁN TRƯỞNG
Bảng thanh toán lương qua TK lập ủy nhiệm chi ủy nhiệm chi 1 ủy nhiệm chi 2 ủy nhiệm chi 3
Kết thúc ủy nhiệm chi 4 Bảng thanh toán lương qua TK ủy nhiệm chi 1 ủy nhiệm chi 2 ủy nhiệm chi 3 ủy nhiệm chi 4
Bảng thanh toán lương qua TK
Ngân hàng Bảng thanh toán lương ủy nhiệm chi 4 Giấy báo nợ
Phần mềm kế toán xử lý
Bảng thanh toán lương ủy nhiệm chi 4 Giấy báo nợ
Kiểm tra, khóa sổ, in báo cáo
Lưu đồ 09: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi lương bằng tiền gửi ngân hàng
[Nguồn: Phòng kế toán- Công ty TNHH Logistics Đại Lâm]
(1) Hàng tháng phòng tổ chức hành chính căn cứ vào bảng chấm công của các phòng ban để lập bảng thanh toán lương qua tài khoản và gửi bảng tính lương về cho kế toán thanh toán Nhận được bảng tính lương kế toán thanh toán tiến hành lập ủy nhiệm chi (2) Ủy nhiệm chi được lập 4 liên Bốn liên ủy nhiệm chi cùng với bảng thanh toán lương được gửi đến cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt
(3) Bảng thanh toán lương được chuyển trả lại cho kế toán thanh toán Bốn liên ủy nhiệm chi cùng bảng thanh toán lương được gửi đến cho ngân hàng Ngân hàng sau khi kí vào ủy nhiệm chi thì giữ lại ba liên, liên còn lại cùng với giấy báo nợ, bảng thanh toán lương gửi cho kế toán thanh toán
(4) Căn cứ vào giấy báo nợ, ủy nhiệm chi và bảng thanh toán lương, kế toán thanh toán nhập liệu vào máy tính Chỉ cần nấp nút ghi vào phần mềm kế toán máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách có liên quan, bao gồm sổ chi tiết 334, sổ chi tiết 1121, sổ cái tài khoản 334, sổ cái tài khoản 1121 và sổ nhật kí chung Các chứng từ liên quan được lưu tại đây theo số
(5) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ và in ra các báo cáo cần thiết
➢ Quy trình giảm tiền gửi ngân hàng trả tiền vay ngắn hạn, trả lãi vay
TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG
Ngân hàng Giấy thông báo lãi
Phần mềm kế toán xử lý
Giấy thông báo lãi Giấy báo nợ
Kiểm tra, khóa sổ, in báo cáo
Lưu đồ 10: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng trả lãi tiền vay
[Nguồn: Phòng kế toán- Công ty TNHH Logistics Đại Lâm]
(1) Định kỳ hàng tháng ngân hàng sẽ gửi giấy báo lãi thông báo số lãi tiền vay cho công ty
(2) Giấy thông báo lãi được đưa qua cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt (3) Giấy thông báo lãi cùng với giấy báo nợ do ngân hàng gửi đến sẽ được dùng làm căn cứ để kế toán thanh toán nhập liệu vào máy tính Phần mềm kế toán trên máy tính sẽ xử lí số liệu và tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết 635, sổ chi tiết 1121 trong danh mục sổ chi tiết Đồng thời số liệu cũng được đưa vào sổ nhật kí chung, sổ cái tài khoản
112, sổ cái tài khoản 635 trong danh mục sổ tổng hợp
(4) Giấy báo nợ cùng giấy thông báo lãi được lưu tại phòng kế toán theo số
(5) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ và in ra các báo cáo cần thiết
➢ Quy trình kế toán giảm tiền gửi ngân hàng mua các yếu tố đầu vào
GIÁM ĐỐC, KẾ TOÁN TRƯỞNG
NCC Hóa đơn GTGT lập ủy nhiệm chi ủy nhiệm chi 1 ủy nhiệm chi 2 ủy nhiệm chi 3
Kết thúc ủy nhiệm chi 4 Hóa đơn GTGT ủy nhiệm chi 1 ủy nhiệm chi 2 ủy nhiệm chi 3 ủy nhiệm chi 4
Ngân hàng Hóa đơn GTGT ủy nhiệm chi 4 Giấy báo nợ
Phần mềm kế toán xử lý
Hóa đơn GTGT ủy nhiệm chi 4 Giấy báo nợ
Kiểm tra, khó sổ, in báo cáo
Lưu đồ 11: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi mua các yếu tố đầu vào bằng tiền gửi ngân hàng
[Nguồn: Phòng kế toán- Công ty TNHH Logistics Đại Lâm]
(1) Khi phát sinh nghiệp vụ mua các yếu tố đầu vào trả tiền ngay bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chi (2) Ủy nhiệm chi được lập 4 liên Bốn liên ủy nhiệm chi cùng với hóa đơn giá trị gia tăng được gửi đến cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt
Kiểm kê quỹ
➢ Công ty thực hiện việc kiểm kê để kiểm tra, đảm bảo việc ghi chép, hạch toán chính xác số tài sản hiện có
➢ Kiểm tra xem số dư trên sổ quỹ, sổ chi tiết tài khoản có phù hợp với sổ cái hay không
➢ Ngoài mục đích kiểm tra sự chính xác, việc thực hiện kiểm kê giúp Ban Giám Đốc phát hiện ra các gian lận, tham ô hay mất mát do nhân viên cố tình gây ra để có biện pháp giải quyết và cải thiện
➢ Khi kiểm kê sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ bao gồm cả tiền Việt Nam Đồng và tiền mặt ngoại tệ tại quỹ bằng cách đếm từng loại và đối chiếu số tổng cộng giữa sổ quỹ, sổ chi tiết, sổ cái với số liệu kiểm kê được
➢ Tiền gửi ngân hàng sẽ được kiểm tra bằng cách đối chiếu số dư của từng tài khoản giữa sổ kế toán của công ty với sổ ngân hàng hoặc với giấy yêu cầu xác nhận số dư mà công ty đã gửi cho ngân hàng trước khi kiểm kê Ban kiểm kê sẽ lập báo cáo kiểm kê, nêu rõ tên tài khoản được kiểm kê, số dư của từng khoản đối chiếu, số chênh lệch (nếu có) kèm nguyên nhân chênh lệch và cách xử lý, người chịu trách nhiệm
Việc kiểm kê sẽ được tiến hành theo nhiều bước
➢ Thành lập “Ban kiểm kê”: Định kì hoặc khi có yêu cầu kiểm kê quỹ từ Kế toán trưởng và Ban giám đốc (đột xuất), hội đồng kiểm kê sẽ được lập bao gồm: thủ quỹ, kế toán thanh toán, Kế toán trưởng và cuối năm tài chính thì có thêm sự có mặt của Giám đốc
➢ Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: Để công việc kiểm kê được thuận lợi và chính xác, kế toán phải phản ánh và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, tiến hành khóa sổ đúng hạn để có số liệu chính xác trước khi tiến hành kiểm kê Thủ quỹ và kế toán sau khi nhận được thông báo hoặc yêu cầu về việc kiểm kê sẽ tiến hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ, sổ sách để thuận tiện trong việc tiến hành kiểm kê, kiểm tra, đối chiếu
➢ Thực hiện kiểm kê: Đối với tiền mặt, Ban kiểm kê sẽ tiến hành phân loại đếm các loại tiền của cả tiền Việt Nam Đồng và ngoại tệ và lập bảng kiểm kê quỹ, sau đó tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ quỹ và sổ kiểm kê được Đối với tiền gửi ngân hàng, ban kiểm kê sẽ tiến hành đối chiếu giữa số dư trên số tiền gửi ngân hàng và số dư được
Ngân hàng xác nhận hoặc sổ phụ ngân hàng do công ty yêu cầu cấp vào ngày kiểm kê
➢ Xử lý kết quả kiểm kê: Sau khi kết thúc việc kiểm kê, ban kiểm kê sẽ ký xác nhận vào Bảng kiểm kê quỹ Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan trước khi lập
Báo cáo tài chính Người lập và ký phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê
3.3.4 Thực tế kiểm kê quỹ tại công ty
3.3.4.1 Kiểm kê quỹ tiền mặt
Quý 1 năm 2020 công ty không kiểm kê quỹ tiền mặt
3.3.4.2 Đối chiếu sổ chi tiết ngân hàng và sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng tại công ty
- Quý 1 năm 2020 kế toán đối chiếu sổ chi tiết ngân hàng và sổ cái tiền gửi ngân hàng đều khớp nhau với số dư là 643,160,282 đồng
3.4 Các chỉ số thanh toán tại công ty TNHH Logistics Đại Lâm
3.4.1 Chỉ số thanh toán hiện hành
Chỉ số thanh toán hiện hành Tài sản lưu động
Tài sản lưu động (gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, các khoản phải thu, đầu tư ngắn hạn, hàng tồn kho, chi phí trả trước) 1.308.442.328 1.585.287.303
Chỉ số thanh toán hiện hành 3,04 2,61
Qua số liệu trên ta thấy, chỉ số thanh toán hiện hành năm 2019 thấp hơn năm 2018 (3,04 xuống 2,61) Điều này cho thấy khả năng thanh toán của công ty giảm so với đầu năm Tuy nhiên công ty có tỷ số khả năng thanh toán từ 2-3 điều đó cho thấy khả năng thanh toán tốt có thể đáp ứng kịp thời các khoản ngắn hạn đến hạn thanh toán
3.4.2 Chỉ số thanh toán nhanh
Tiền + Khoản đầu tư tài chính ngắn hạn Chỉ số thanh toán nhanh =
(Quick Ratio) Nợ ngắn hạn
Khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 267.483.214 474.965.635
Chỉ số khả năng thanh toán nhanh 2,62 2,72
Chỉ số thanh toán nhanh là hệ số đánh giá khả năng đáp ứng vốn nhanh của công ty so với nhu cầu Chỉ tiêu này thể hiện khả năng về tiền mặt và các loại tài sản có thể chuyển ngay thành tiền để thanh toán nợ ngắn hạn
Chỉ số khả năng thanh toán nhanh của năm 2018 là 2,62 so với năm 2019 là 2,72 cao hơn 0,1 cho thấy khả năng thanh toán của công ty nhanh hơn Tuy nhiên, khả năng thanh toán nhanh của công ty vượt quá 1 chứng tỏ công ty sử dụng vốn của mình để phát triển nhiều hơn so với việc lấy vốn của công ty khác
Tiền mặt + Chứng khoán khả mại Chỉ số tiền mặt =
Chỉ số tiền mặt năm 2018 từ 1,09 giảm xuống còn 0,95 năm 2019, giảm 0,14 cho thấy công ty có khả năng thanh toán nợ bằng tiền mặt giảm và có xu hướng không đảm bảo chi trả tiền mặt cho nợ ngắn hạn
3.4.4 Chỉ số dòng tiền từ hoạt động
Chỉ số dòng tiền từ hoạt động =
(Short-term debt coverage) Nợ ngắn hạn
Dòng tiền từ hoạt động (kinh doanh, đầu tư, tài chính) 966.754.622 1.876.332.576
Chỉ số dòng tiền từ hoạt động 2,24 3,09
Chỉ số dòng tiền hoạt động của công ty là một chỉ dẫn tốt đối với khả năng của công ty trong việc thực hiện các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn với tiền mặt có được từ hoạt động
Từ bảng số liệu trên cho thấy chỉ số dòng tiền từ hoạt động của công ty tăng từ năm 2018 chỉ số 2,24 lên 3,09 năm 2019, tăng 0,85 Trong khi đó chỉ số của 2 năm đều từ 2-3, điều này chứng tỏ công ty đủ khả năng để thanh toán các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn với số tiền có từ hoạt động tại công ty
⚫ Từ các chỉ số trên ta có biểu đồ thể hiện khả năng thanh toán nợ ngắn hạn tại công ty như sau:
Biểu đồ 3.2 Biểu đồ thể hiện khả năng thanh toán nợ ngắn hạn tại công ty TNHH Logistics Đại Lâm
Trong chương 3, em đã đi sâu nghiên cứu về thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty qua số liệu thu thập được của quý I năm 2020 từ Công ty TNHH LOGISTICS Đại Lâm, các số liệu đó đã thể hiện được tình hình giao động vốn bằng tiền tại Công ty Nên chương 3 là nền tảng để em viết tiếp chương 4 đưa ra những nhận xét, đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH LOGISTICS Đại Lâm.
NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP
Ưu điểm
❖ Về công tác quản lý
Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với quy mô kinh doanh vừa, công ty đã phải tìm cho mình một bộ máy quản lý, một phương thức kinh doanh sao cho hiệu quả nhất, song bên cạnh những yếu tố trên, tinh thần đoàn kết cũng đóng vai trò quan trọng trên bước đường tự khẳng định mình Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm và động viên cán bộ trong công ty rèn luyện về đạo đức, tinh thần cũng như kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích họ đoàn kết phấn đấu đi lên Công tác quản lý và hạch toán kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực phục vụ cho quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của công ty
❖ Về công tác kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế toán đều được phân công công việc rõ ràng Trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao, thường xuyên được đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, biết vận dụng khéo léo và nhịp nhàng giữa lý thuyết và thực tế tại công ty, biết áp dụng những phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế phát sinh đồng thời có thể giảm được khối lượng công việc ghi chép thừa để đạt được hiệu quả cao Mỗi nhân viên kế toán đều có thể sử dụng được máy vi tính nên công việc kế toán được thực hiện nhanh chóng, số liệu luôn chính xác
❖ Về hình thức sổ kế toán
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung, hình thức này khá đơn giản về quá trình hạch toán và phù hợp với quy mô, điều kiện công tác kế toán tại công ty
Do địa bàn kinh doanh rộng lớn nên công ty đã áp dụng kiểu vừa tập trung vừa phân tán để thực hiện công tác kế toán của mình Đây là sự lựa chọn hết sức phù hợp, đảm bảo tính thống nhất, tổng hợp trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty Với việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đã góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả của công tác kế toán cũng như công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
❖ Về tổ chức kế toán vốn bằng tiền
Như đã phân tích ở phần trước, trong công tác hạch toán kế toán tại công ty thì hạch toán vốn bằng tiền là một khâu vô cùng quan trọng Nhờ nhận thức rõ điều này, công ty đã có những biện pháp tốt trong việc tổ chức hạch toán cũng như quản lý và sử dụng vốn bằng tiền
➢ Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két được đảm bảo tính an toàn cao Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhập hàng ngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác Công tác kế toán tổng hợp được đơn giản hóa tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tượng kinh tế có liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền
➢ Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định và đã được chi tiết tối đa cho từng loại tiền, Sự chi tiết đó đã cho phép ban lãnh đạo nắm bắt được những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền, từ đó có thể ra các quyết định một cách chính xác và hợp lý
➢ Công ty tiến hành quản lý một cách chặt chẽ tiền mặt tại quỹ, thường xuyên kiểm tra tài khoản tại ngân hàng, công tác hạch toán vốn bằng tiền được thông tin kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thu, chi tại quỹ Vào sổ sách theo đúng trình tự các chứng từ sử dụng theo mẫu quy định của bộ tài chính ban hành
➢ Đối với tiền gửi ngân hàng, kế toán liên hệ thường xuyên và có quan hệ tốt với ngân hàng Tập hợp theo dõi đầy đủ các chứng từ và đối chiếu với ngân hàng Công ty cũng mở sổ theo dõi chi tiết tình hình biến động về tiền gửi theo từng ngân hàng, mỗi ngân hàng có một sổ theo dõi riêng khiến cho việc kiểm tra đối chiếu và quản lý dễ dàng, thuận tiện
Như vậy, công tác kế toán vốn bằng tiền đã đáp ứng được nhu cầu của công ty đề ra: Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế, đảm bảo các số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lí, rõ ràng Trong quá trình hạch toán đã hạn chế được những trùng lặp ghi chép mà vẫn đảm báo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu
Em nhận thấy việc tổ chức công tác kế toán ở công ty là phù hợp.
Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty vẫn còn tồn tại những nhược điểm sau:
Hiện nay công ty có nhiều đối tác nên có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền mặt cũng như tiền gửi Ngân hàng Việc tập trung ghi toàn bộ các nghiệp vụ vào nhật ký chung và sổ chi tiết mà chưa mở các sổ nhật ký đặc biệt như: Nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền sẽ khiến cho sổ nhật ký chung dày đặc, không tiện cho việc theo dõi các khoản thu chi trong kỳ
Công ty chưa tận dụng hết hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, vẫn còn thường xuyên thanh toán những khoản tiền mặt lớn Việc thanh toán tiền hàng bằng những khoản tiền mặt lớn sẽ không an toàn cho quỹ tiền mặt Trong khi đó để tồn quỹ tiền mặt nhiều sẽ nguy hiểm cho doanh nghiệp và cho cả thủ quỹ Doanh nghiệp nên nộp tiền mặt vào ngân hàng, định mức một số tiền nhất định tồn quỹ vừa có lãi suất, vừa an toàn, tránh tiêu cực
Trên thực tế công ty chưa thường xuyên tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và lập bảng kiểm kê quỹ Việc theo dõi đối chiếu số tiền thực tế có tại quỹ với sổ quỹ gặp khó khăn Như vậy sẽ dễ xảy ra tình trạng lạm dụng quỹ Do đó công ty phải tiến hành việc kiểm kê quỹ hàng ngày, cuối ngày thủ quỹ phải báo cáo cho giám đốc để hạn chế tiêu cực
Vì là doanh nghiệp mới thành lập so với các công ty vận tải còn rất non trẻ, thêm vào đó lượng vốn của doanh nghiệp không nhiều vì vậy doanh nghiệp chỉ mới đầu tư được loại tàu nhỏ vận chuyển các tuyến trong nước, cũng có bạn hàng là nước ngoài nhưng rất ít, doanh nghiệp hầu như đều thông qua một đại lý trung gian để giao dịch với nước ngoài, do đó không có đăng ký sử dụng TK 1122 - Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ và
TK 1112 - tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ Điều này đã gây nên không ít khó khăn cho doanh nghiệp
Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính để lưu trữ số liệu và sổ sách nhưng vẫn chỉ là thực hiện phần mềm thông thường như: word, excel chứ chưa có một phần mềm riêng biệt để phục vụ công tác kế toán nên doanh nghiệp vẫn chưa thực sự phát huy hết vai trò của máy tính trong công tác hạch toán kế toán, chưa tiết kiệm được lao động của nhân viên kế toán và thời gian lập, ghi chép, tổng hợp số liệu và chuyển sổ.