Địa điểm thực tập tốt nghiệp Trang 5 Học hàm, học vị: Thạc sĩ Cơ quan công tác: Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng Nội dung hướng dẫn: Hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiề
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Nội dung công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa
1.2.1 Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa
Kế toán cần mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ để theo dõi và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm Điều này giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu trở nên tiện lợi và chính xác hơn Đồng thời, các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp cũng cần được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong công tác kế toán.
+ Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán
Kế toán cần theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc quy đổi phù hợp, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý tài chính.
- Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;
Khi lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền, giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác giá trị tài sản và nguồn vốn Việc áp dụng tỷ giá ghi sổ và đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
1.2.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa
Mỗi doanh nghiệp đều cần duy trì một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong sản xuất kinh doanh Tiền giữ tại doanh nghiệp thường bao gồm giấy bạc Ngân hàng Việt Nam, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng, bạc, kim khí quý và đá quý Để đảm bảo hạch toán chính xác, tiền mặt cần được tập trung tại quỹ và mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, quản lý và bảo quản tiền mặt phải do thủ quỹ trực tiếp thực hiện Thủ quỹ không được ủy thác cho người khác thực hiện công việc này, trừ trường hợp cần thiết và phải có sự đồng ý của Giám đốc sau khi hoàn thành thủ tục ủy quyền.
Thủ quỹ cần thường xuyên kiểm tra quỹ để đảm bảo số dư tiền mặt tồn quỹ khớp với số liệu trên sổ quỹ Sau mỗi giao dịch thu, chi tiền, thủ quỹ phải cập nhật sổ quỹ hàng ngày và lập báo cáo quỹ để nộp cho kế toán, giúp theo dõi và quản lý tài chính một cách chính xác và minh bạch.
Kế toán quỹ cần thực hiện đối chiếu và kiểm tra số liệu trên sổ quỹ dựa trên báo cáo quỹ và chứng từ gốc do thủ quỹ cung cấp hàng ngày Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, kế toán sẽ tiến hành định khoản và ghi chép vào sổ tổng hợp tài khoản quỹ tiền mặt, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý quỹ.
1.2.2.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp
+ Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt”, số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt
Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như một loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý chặt chẽ các khoản tiền này một cách hiệu quả.
Khi thực hiện nhập, xuất quỹ tiền mặt, doanh nghiệp cần đảm bảo có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ và đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao cũng như người có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Trong một số trường hợp đặc biệt, lệnh nhập quỹ, xuất quỹ cũng cần được đính kèm để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các giao dịch liên quan đến quỹ tiền mặt Để đảm bảo tính minh bạch và chính xác, kế toán quỹ tiền mặt cần mở sổ kế toán quỹ tiền mặt và ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ Việc ghi chép này giúp kế toán viên tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm, từ đó có thể theo dõi và quản lý quỹ tiền mặt một cách hiệu quả.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và thực hiện các giao dịch nhập, xuất quỹ tiền mặt một cách chính xác và minh bạch Việc kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế hàng ngày là bắt buộc, và phải được đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt để đảm bảo sự chính xác Trong trường hợp có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ cần phải phối hợp kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý chênh lệch phù hợp.
+ Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
Khi ghi nhận giao dịch liên quan đến tài khoản 1112, bên Nợ sẽ áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế Tuy nhiên, trong trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, tỷ giá ghi sổ kế toán sẽ được áp dụng để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định kế toán.
- Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền
Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan, giúp doanh nghiệp xác định chính xác tỷ giá hối đoái khi thực hiện giao dịch quốc tế.
Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.
Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc, đảm bảo phản ánh chính xác giá trị thực tế của tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.
Khi đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ, tỷ giá giao dịch thực tế được áp dụng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch, tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Vận dụng hệ thống số sách kế toán vào công tác kế toán vốn bằng tiền trong
Doanh nghiệp có thể tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán riêng, nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu Trong trường hợp không tự xây dựng, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/QĐ-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, với 4 hình thức áp dụng khác nhau.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái;
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.3.1 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung là hình thức phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động đơn giản, đồng thời yêu cầu trình độ cán bộ kế toán và quản lý ở mức khá Ưu điểm của hình thức này là dễ dàng vận dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán, giúp tăng hiệu quả và tốc độ xử lý thông tin.
Theo hình thức sổ này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi nhận theo trình tự thời gian vào sổ Nhật kí chung, sau đó số liệu từ sổ Nhật kí chung sẽ được chuyển sang sổ cái để tổng hợp và phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Ngoài Nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, người ta còn có thể mở thêm sổ nhật ký đặc biệt để phản ánh các đối tượng có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, thường xuyên, giúp giảm bớt khối lượng công việc và tăng hiệu quả quản lý.
– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung
1.3.2 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Hình thức Nhật kí sổ cái thường được áp dụng trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, có số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạn chế và trình độ cán bộ quản lý, kế toán chưa cao.
Sổ Nhật ký - Sổ cái là hình thức sổ kế toán tổng hợp duy nhất, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian trên cùng một vài trang Toàn bộ tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được phản ánh trên Nhật ký - Sổ cái, với mỗi chứng từ được ghi một dòng Căn cứ để ghi vào sổ là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế một cách chính xác và hiệu quả.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Số kế toán chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Khi áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán vốn bằng tiền có đặc điểm ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền thông qua hệ thống chứng từ kế toán Quá trình này bắt đầu từ việc lập và ghi chép chứng từ gốc, sau đó tổng hợp và chuyển sang sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký – Sổ cái thể hiện quy trình này một cách rõ ràng và khoa học.
Hình thức ghi sổ cái phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, bất kể trình độ quản lý và kế toán, đồng thời hỗ trợ cả kế toán thủ công và kế toán máy Quá trình ghi sổ cái dựa trên các chứng từ ghi sổ được lập từ chứng từ gốc, sau đó được xếp hàng vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu ngày tháng Sau khi được kế toán trưởng duyệt, chứng từ ghi sổ cùng với chứng từ gốc đính kèm sẽ trở thành căn cứ trực tiếp để ghi sổ cái.
Chứng từ ghi sổ là tài liệu quan trọng do kế toán lập ra, dựa trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, nhằm phản ánh các khoản mục kinh tế cụ thể.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm
Chứng từ kế toán (hóa đơn bán hàng, phiếu thu,…)
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Nhật ký – Sổ cái (mở cho TK
Sổ kế toán chi tiết TK 111,112
Bảng tổng hợp hợp chi tiết TK 111,112
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là một phương pháp ghi chép và lưu trữ thông tin kế toán quan trọng, bao gồm các loại sổ sách chủ yếu như Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi tình hình tài chính một cách chính xác và hiệu quả.
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình thức kế toán trên máy vi tính là một phương pháp ghi sổ kế toán vốn bằng tiền hiện đại, trong đó công việc kế toán được thực hiện thông qua một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm này được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán, đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành Mặc dù phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng vẫn phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi,…)
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết TK 111,112
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Kế toán hàng ngày sẽ dựa vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra để ghi sổ và xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có Sau đó, họ sẽ nhập dữ liệu vào máy vi tính thông qua các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, đảm bảo độ chính xác và hiệu quả trong quá trình xử lý dữ liệu.
Cuối kỳ, kế toán sẽ thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính một cách chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã được nhập Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được tự động hóa, giúp đảm bảo độ chính xác và tin cậy của dữ liệu Sau khi in báo cáo tài chính, kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính để đảm bảo tính thống nhất và chính xác.
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán máy
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
Khái quát chung về Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong
Thông tin chung về công ty:
Tên công ty viết bằng tiếng Việt:
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG NAM PHONG
Mã số thuế 0201617106 Địa chỉ 115C Chợ Hàng, Đông Hải, Lê Chân, Hải Phòng
Người đại diện Nguyễn Hoàng Vũ
Loại hình DN Công ty cổ phần
Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong có giấy phép đăng ký kinh doanh số 0201617106 do Sở kế hoạch & đầu tư Hải Phòng cấp
Trong suốt quá trình phát triển, công ty chúng tôi luôn nỗ lực cập nhật tầm nhìn và chiến lược kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn, đáp ứng nhu cầu thị trường một cách linh hoạt Với cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm mới nhất, chất lượng nhất, chúng tôi không ngừng cập nhật thông tin và xu hướng thị trường Kết quả là doanh số của công ty đã tăng trưởng nhanh chóng, tương xứng với tốc độ phát triển của thị trường trong những năm qua.
Trong quá trình hoạt động, công ty thường gặp phải cả thuận lợi và khó khăn Một số lợi thế giúp công ty phát triển bao gồm cơ hội mở rộng thị trường, tăng cường sự hiện diện của thương hiệu và cải thiện khả năng cạnh tranh Tuy nhiên, bên cạnh đó, công ty cũng phải đối mặt với những khó khăn như áp lực cạnh tranh, thay đổi thị trường và những hạn chế về nguồn lực.
Chất lượng đội ngũ quản lý của công ty là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững Với đội ngũ lãnh đạo có trình độ cao, bao gồm Giám đốc, Kế toán trưởng và trưởng các bộ phận đều tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học, công ty có thể đưa ra những quyết định sáng suốt và chiến lược hiệu quả Đồng thời, đội ngũ nhân viên có trình độ cao đẳng trở lên cũng là một lợi thế quan trọng, giúp công ty có thể thực hiện các dự án một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Ngoài ra, công ty cũng có những hợp đồng lao động ngắn hạn đối với các công nhân xây dựng có tay nghề cao, lâu năm trong nghề, giúp đảm bảo chất lượng công việc luôn được duy trì ở mức cao nhất.
Đội ngũ nhân viên của chúng tôi là những người trẻ tuổi, năng động và nhiệt huyết, luôn nỗ lực hết mình vì công việc và đặc biệt là sở hữu tinh thần trách nhiệm cao Với tinh thần và kỹ năng làm việc tốt, chúng tôi tự tin mang đến những giải pháp và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Môi trường làm việc văn minh, lành mạnh và chuyên nghiệp
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và để lại ấn tượng sâu sắc với khách hàng là mục tiêu quan trọng của chúng tôi, đặc biệt là với ban dự án đầu tư thành phố, quận huyện trong địa bàn thành phố Hải Phòng, cũng như các chủ đầu tư và khách hàng nhỏ lẻ.
Công ty chúng tôi may mắn nhận được sự ủng hộ và tạo điều kiện thuận lợi từ chính quyền và các cơ quan chức năng, đặc biệt là chính quyền địa phương nơi đặt địa bàn hoạt động Sự hỗ trợ này không chỉ giúp công ty phát triển bền vững mà còn mang lại những ưu đãi thuế hấp dẫn dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, góp phần giảm thiểu gánh nặng tài chính và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
- Cơ sở vật chất tốt, đảm bảo an toàn trong lao động
- Bộ máy quản lý chuyên nghiệp, nhất quán
Quá trình hình thành và phát triển của công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể trong quản lý và kinh doanh, nhờ vào việc coi trọng và liên tục cải tiến công tác điều tra và nghiên cứu thị trường để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của thị trường.
- Cung cấp các sản phẩm, công trình đảm bảo chất lượng với giá cả cạnh tranh nhất Doanh thu, lợi nhận tăng đều
- Quy mô doanh nghiệp còn nhỏ nên nhiều dự án lớn chưa đủ khả năng tham gia vào
- Có nhiều đối thủ cạnh tranh
- Áp lực làm việc cao do nhiều dự án
- Ngoài ra doanh nghiệp còn phải đối mặt với các rào cản từ chính sách Thuế, rào cản hành chính
Trước những khó khăn hiện nay của nền kinh tế, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp đã nắm vững thị phần và không ngừng gia tăng thị phần của mình Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải tìm cách thích nghi và đổi mới để duy trì và phát triển trong môi trường kinh doanh đầy thách thức.
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong
4102 Xây dựng nhà không để ở
4221 Xây dựng công trình điện
4222 Xây dựng công trình cấp, thoát nước
4223 Xây dựng công trình viễn thông, thông tin liên lạc
4229 Xây dựng công trình công ích khác
4291 Xây dựng công trình thủy
4292 Xây dựng công trình khai khoáng
4293 Xây dựng công trình chế biến, chế tạo
4299 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
4322 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí
4329 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
4330 Hoàn thiện công trình xây dựng
4390 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác
4690 Tư vấn thiết kế các công trình xây dựng
6820 Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất
7912 Điều hành tua du lịch
8121 Vệ sinh chung nhà cửa
8129 Vệ sinh nhà cửa và các công trình khác
8211 Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp
8219 Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác
8299 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu
2.1.3 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong
Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến chức năng, với chế độ một thủ trưởng đảm bảo sự quyết đoán và hiệu quả trong quản lý Các phòng ban chức năng được thiết lập với trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng trong phạm vi hoạt động của mình, giúp tăng cường sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý tại tại Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng
Bộ máy quản lý của công ty hoạt động dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, với cấu trúc tổ chức kinh doanh dưới hình thức công ty cổ phần Công ty được chia thành 2 phòng ban chức năng, mỗi bộ phận có nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể, đảm bảo hoạt động hiệu quả và minh bạch trong quản lý doanh nghiệp.
Giám đốc là người có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật Với vai trò quan trọng này, giám đốc có quyền thay thế hoặc miễn nhiệm những cán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương được nhiệm vụ được giao, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của Công ty được vận hành một cách hiệu quả và trơn tru.
* Các phòng ban chức năng: Đây là một ban tham mưu giúp việc cho
Bộ phận Tư vấn – Thiết kế và Hành chính – Kế toán cần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả Sự phối hợp này cho phép các phòng ban kiểm tra và đối chiếu số liệu chính xác, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất.
- Bộ phận Hành chính - Kế toán:
Ban hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tổ chức hành chính tại công ty, hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý nhân sự văn phòng và tổ chức thực hiện hướng dẫn chính sách của người lao động một cách hiệu quả.
+ Xây dựng kế hoạch về nhân sự trong từng thời kỳ
Bộ phận tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành các quy chế nội bộ, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và điều hành hoạt động của công ty.
+ Giải quyết các chế độ chính sách, quyền lợi của công nhân viên trong Công ty
Giám sát tài chính và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán doanh nghiệp Thông qua việc kiểm tra và phân tích, kế toán cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình tài chính, giúp giám đốc đưa ra quyết định sản xuất kinh doanh hiệu quả Việc cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời cũng giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra.
+ Giám đốc việc sử dụng vốn và quản lí việc sử dụng tài sản của công ty đảm bảo đúng mục đích yêu cầu và có hiệu quả
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG NAM PHONG
Đánh giá chung về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong
Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Công ty đã thiết lập một bộ máy quản lý tinh gọn, hợp lý và phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của mình Các phòng ban hoạt động hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho các cấp quản lý, giúp công ty đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, ham học hỏi và có trình độ chuyên môn cao Bộ máy lãnh đạo có năng lực và kinh nghiệm, luôn quan tâm đến sự phát triển và hạnh phúc của cán bộ nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán, với toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng Kế toán Điều này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty Với quy chế làm việc rõ ràng, mỗi kế toán viên đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng, đội ngũ nhân viên phòng kế toán là những người có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức thực tế và tinh thần trách nhiệm cao.
Về chứng từ kế toán sử dụng
Công ty chúng tôi tuân thủ nghiêm ngặt Chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, đảm bảo sử dụng đúng chứng từ và thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến hạch toán Quá trình hạch toán được thực hiện cẩn thận, từ khâu đầu tiên đến việc kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, nhằm phản ánh số liệu một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu Đồng thời, chứng từ được lưu trữ và đóng quyển theo thứ tự, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và thanh tra.
Về sổ sách và tài khoản kế toán sử dụng
Sổ sách kế toán của công ty được lập một cách rõ ràng và chính xác, tuân thủ theo mẫu hướng dẫn của Nhà nước Bên cạnh việc áp dụng các mẫu sổ kế toán được quy định, kế toán công ty còn chủ động sáng tạo lập ra những sổ kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và tình hình thực tế của công ty, đảm bảo phản ánh chính xác và minh bạch các nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó tăng cường hiệu quả giám sát và đối chiếu.
Công ty đã xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết và cụ thể, phù hợp với từng đối tượng hạch toán, giúp theo dõi các nghiệp vụ kinh tế một cách hiệu quả Hệ thống này tuân thủ quy định của chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, đặc biệt là trong việc theo dõi biến động của vốn bằng tiền, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán.
Về hình thức sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, giúp đơn giản hóa quy trình hạch toán và tiết kiệm thời gian, công sức cho kế toán viên Hình thức này cũng tạo điều kiện cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời Đồng thời, sự hỗ trợ của kế toán máy Excel giúp ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhanh chóng và thuận lợi, góp phần tiết kiệm thời gian và công sức.
Về hạch toán kế toán
Kế toán thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Việc ghi chép các nghiệp vụ này được thực hiện theo trình tự thời gian, giúp việc theo dõi và quản lý trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Việc lập sổ quỹ tiền mặt dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày giúp quản lý tiền mặt một cách hiệu quả, thuận tiện, dễ dàng và chính xác Qua đó, có thể phát hiện và xác định nguyên nhân của những chênh lệch, từ đó đề xuất biện pháp xử lý kịp thời.
Việc lập sổ tiền gửi ngân hàng dựa trên giấy báo nợ và giấy báo có không chỉ giúp kế toán thuận tiện trong việc theo dõi, quản lý lượng tiền gửi, mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình hạch toán.
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, công tác kế toán vốn bằng tiền của công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả công việc.
Vì vậy cần phải phân tích những mặt hạn chế để có thể đưa ra những giải pháp khắc phục, giúp cho công việc đạt hiệu quả cao hơn
Việc không tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ là một hạn chế lớn trong công tác kế toán của công ty Thông thường, việc kiểm kê quỹ chỉ được thực hiện một lần vào cuối năm, điều này là không hợp lý khi lượng tiền mặt hàng tháng của công ty giao dịch lớn Việc kiểm tra thường xuyên quỹ tiền mặt sẽ giúp hạn chế những sai sót nhầm lẫn hoặc các hành vi gian lận trong quản lý quỹ tiền mặt, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Về hệ thống sổ sách kế toán:
Việc không sử dụng nhật ký thu tiền và chi tiền khiến công ty phải hạch toán tất cả nghiệp vụ vào Sổ nhật ký chung, dẫn đến tình trạng sổ Nhật ký chung trở nên dày đặc và khó theo dõi Điều này gây khó khăn cho việc kiểm soát tình hình thu chi tiền mặt cũng như tiền gửi ngân hàng của công ty, ảnh hưởng đến việc quản lý tài chính hiệu quả.
Về công tác thanh toán
Công ty chưa tận dụng tối đa lợi thế của việc thanh toán qua ngân hàng, khi mà những khoản tiền có giá trị trên 20 triệu đồng vẫn được thanh toán bằng tiền mặt Điều này không chỉ ảnh hưởng đến an toàn tiền quỹ của công ty mà còn có thể dẫn đến mất mát không đáng có Hơn nữa, những khoản thanh toán bằng tiền mặt này sẽ không được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty.
Về việc hiện đại hóa công tác kế toán
Việc chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng tại công ty khiến cho công tác kế toán chưa tận dụng được tối đa vai trò của máy tính trong hạch toán kế toán Ghi chép kế toán thủ công không chỉ làm tăng thời gian ghi chép, tổng hợp số liệu và chuyển sổ, mà còn dễ dẫn đến sai sót khi khối lượng công việc tăng cao vào cuối kỳ kế toán Việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ giúp giảm thiểu áp lực và khối lượng công việc, đồng thời mang lại hiệu quả công việc cao hơn.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công
Qua quá trình thực tập tại công ty, tôi đã nhận thấy những tồn tại và khó khăn hiện nay trong công tác tổ chức kế toán Trên cơ sở đó, tôi sẽ phân tích và đề xuất các giải pháp cải thiện, đồng thời căn cứ vào các quy định của Nhà nước và các chuẩn mực kế toán hiện hành để đưa ra những kiến nghị cụ thể.
Bộ Tài chính kết hợp với những lý luận đã được học tại trường, chúng tôi xin nêu ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác vốn bằng tiền tại công ty, bao gồm việc nâng cao hiệu quả quản lý vốn, cải thiện quy trình thanh toán và thu hồi nợ, cũng như áp dụng các công cụ tài chính hiện đại để tối ưu hóa sử dụng vốn.
Thứ nhất, hoàn thiện công tác quản lý quỹ tiền mặt
Việc kiểm kê quỹ định kỳ vào cuối tháng hoặc cuối kỳ giúp doanh nghiệp xác định chính xác lượng tiền tồn quỹ và phát hiện số thừa, thiếu so với sổ quỹ Điều này giúp tăng cường công tác quản lý quỹ, quy trách nhiệm vật chất và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính Để thực hiện kiểm kê quỹ, doanh nghiệp cần lập ban kiểm kê quỹ để đảm bảo quá trình kiểm kê được thực hiện một cách chính xác và khách quan.
Trước khi tiến hành kiểm kê quỹ, Thủ quỹ cần phải ghi sổ quỹ đầy đủ, bao gồm tất cả các phiếu thu và phiếu chi, đồng thời tính toán số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê Trong trường hợp phát hiện khoản chênh lệch quỹ, Thủ quỹ phải báo cáo ngay cho Giám đốc để xem xét và giải quyết kịp thời.
Kiểm kê quỹ phải thực hiện khi có sự tham gia của các bên để đảm bảo tính khách quan
Cách xử lý các trường hợp khi kiểm kê gặp phải:
+ Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:
- Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, kế toán ghi:
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
- Khi xác định được nguyên nhân:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
+ Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:
- Chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
- Khi xác định được nguyên nhân:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Nợ TK 334 – Trừ vào lương…
Việc kiểm kê quỹ phải được thực hiện định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm và có thể tiến hành kiểm kê đột xuất khi cần thiết hoặc khi bàn giao quỹ Kết quả kiểm kê quỹ sẽ được ghi lại trong Bảng kiểm kê quỹ dùng cho VNĐ theo mẫu số 08a-TT, được ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Biên bản kiểm kê quỹ sẽ được lập thành hai bản, một bản lưu giữ tại quỹ và một bản lưu giữ tại bộ phận kế toán thanh toán.
Việc kiểm kê quỹ cho từng loại tiền trong quỹ mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là giúp các nhà quản lý nắm bắt được số tiền quỹ thực tế, xác định số tiền thừa hoặc thiếu so với số quỹ đã được ghi nhận, từ đó có biện pháp quản lý quỹ hiệu quả hơn.
Sau đây là mẫu Bảng kiểm kê quỹ (Biểu 3.1):
Biểu 3.1: Mẫu Bảng kiểm kê quỹ Đơn vi:………
(Ban hành theo TT số: 133/2016/TT- BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng BTC)
Số: Hôm nay, vào giờ ngày tháng … năm
Chúng tôi gồm có Ông/Bà đại diện kế toán, Ông/Bà đại diện Thủ quỹ và Ông/Bà đại diện khác đã tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và thu được kết quả như sau.
STT Diễn giải Số lượng Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ: X
II Số kiểm kê thực tế X
III Chênh lệch (III = I – II) X
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
Kết quả kiểm kê đến hết ngày 31/12/2019
Biểu 3.2: Kết quả kiểm kê quỹ Đơn vi:………
(Ban hành theo TT số: 133/2016/TT- BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng BTC)
Số: 100 Hôm nay, vào 16 giờ 30 ngày 31 tháng 12 năm 2019
Chúng tôi gồm Ông/Bà Nguyễn Thị Hải - Đại diện kế toán, Ông/Bà Đào Thu Hà - Đại diện Thủ quỹ và Ông/Bà Nguyễn Hoàng Vũ - Đại diện Giám đốc đã tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và thu được kết quả như sau.
STT Diễn giải Số lượng Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ: 38.404.086
II Số kiểm kê thực tế X 38.400.000
III Chênh lệch (III = I – II) X 4.086
- Lý do: Thiếu do tiền lẻ khi thanh toán