báo cáo thực tập nghiệp vụ công ty cổ phần giao hàng tiết kiệm

Quản lý nhu cầu vận tảiQuản lý nhu cầu vận tảilà quản lý từ những vấn đềnhỏ nhất, từ các đơn hàng, quá trình xử lý hàng hóa, giaohàng cho khách hàng đúng hẹn, quản lý các đơn vị vậnchuy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

===o0o===

BÁO CÁO THỰC TẬP NGHIỆP VỤ 2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC NHU CẦU VẬN TẢI 3

1.1 Quản lý nhu cầu vận tải 3

1.2 Lập kế hoạch vận tải nội địa 4

1.2.2 Điều xe để lấy hàng 4

1.2.3 Vận chuyển và giao hàng tận nơi 5

CHƯƠNG 2: DỊCH VỤ KHO HÀNG 7

2.1 Điều kiện khai thác của kho hàng 7

2.2 Thủ tục và trình tự nhập hàng 8

2.2.1 Quy định đóng gói hàng hóa chung 8

2.2.2 Phụ lục hàng cấm vận chuyển 9

2.2.3 Các quy định chung về việc lấy hàng 10

2.2.4 Các bước nhập hàng tại kho 10

2.3 Thủ tục và trình tự xuất hàng 11

2.4 Nhiệm vụ của CSKH trong quá trình hàng hóa được xuất giao 12

2.4 Kiểm soát hàng hoá trong kho 14

CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU MỘT SỐ DỊCH VỤ MỚI 16

3.1 Xfast nối điểm 16

3.2 Xfast-now 17

KẾT LUẬN 18

TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

LỜI NÓI ĐẦU

Sau khoảng thời gian học tập và nghiên cứu các bộ môn chuyênngành, em đã có khoảng thời gian thực tập bổ ích tại Công ty Cổ phần GiaoHàng Tiết Kiệm Đây là quãng thời gian quý báu để em có thể vận dụngnhững kiến thức mà thầy cô đã truyền dạy cho em trong suốt 4 năm vừaqua Tại công ty, em đã được các anh chị chia sẻ những kinh nghiệm quýbáu để em có thể thực hành những kiến thức đã học vào ngành nghề củamình một cách thành thạo và nhanh chóng

Em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến toàn thể quý thầy côtrong BGH trường Đại học Công Nghệ Giao Thông Vận Tải, các thầy cô đãgiảng dạy môn học và đặc biệt là cô Dương Thị Thu Hương đã hướng dẫnbáo cáo thực tập cho em, để em có thể hoàn thành xuất sắc nhất báo cáothực tập tổng hợp này Các kết quả thu thập được và những đánh giá kháchquan, chủ quan sẽ được trình bày trong báo cáo

Em xin chân thành cảm ơn đến quý Công ty Cổ phần Giao Hàng TiếtKiệm đã tạo cơ hội cho em được thử sức, thực tập một cách bài bản nhấtnhững kiến thức em đã được học và vận dụng vào thực tế Em xin gửi lờicảm ơn đến chị Hiền Phạm, phụ trách quản lý em trong suốt thời gian thựctập và toàn thể các anh chị trong công ty đã giúp đỡ em trong thời gian vừaqua

Em mong sau khi hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp, em sẽ có thểbước ra xã hội và làm việc đúng ngành nghề và không ngừng phát triểnhoàn thiện bản thân

Trong thời gian thực tập vừa qua không thể tránh khỏi những sai sót,

em mong thầy cô cũng như quý công ty có thể bỏ qua cho em

Em xin chân thành cảm ơn!

1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Nguyên nghĩa Tiếng Việt

GHTK Công ty cổ phần Giao hàng tiết kiệm

CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC NHU CẦU VẬN TẢI1.1 Quản lý nhu cầu vận tải

Quản lý nhu cầu vận tảilà quản lý từ những vấn đềnhỏ nhất, từ các đơn hàng, quá trình xử lý hàng hóa, giaohàng cho khách hàng đúng hẹn, quản lý các đơn vị vậnchuyển và kiểm soát hóa đơn vận chuyển hiệu quả, kèmtheo đó nếu có yêu cầu xử lý hay bồi thường hàng hóa thìbên doanh nghiệp cũng cần xử lý một cách thỏa đáng…E–Logistics ngày càng phát triển, đòi hỏi các đơn vị vận chuyển phải có những chiến lược tối ưu nhất để đáp ứng nhu cầu thị trường Hiểu được điều đó, Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) không ngừng đầu tư và mở rộng phương thức vận chuyển, tối ưu thời gian giao hàng xuống mức thấp nhất

GHTK hiểu rằng tốc độ giao hàng tác động rất lớn đến khách hàng trong hoạt động bán lẻ trực tuyến Do vậy, chúng tôi luôn áp dụng đa dạng các phương thức vận chuyển nhằm tối ưu thời gian giao hàng.Cụ thể như sau:

 Cần tìm kiếm nguồn khách hàng, điều tra nhu cầu về loại vàkhối lượng hàng hóa và ký kết hợp đồng vận chuyển hànghóa Công tác điều tra về nhu cầu về nguồn hàng và vậnchuyển giúp xác định được về giá thành, chất lượng và khốilượng của hàng hóa Thứ hai là về khoảng cách vận chuyểnhàng và thời gian giao nhận hàng hóa và các yêu cầu trongvận chuyển: Yêu cầu về thời hạn, yêu cầu về cách bảo quảnhàng hóa

3

 Chọn phương thức và tuyến đường vận chuyển phù hợpnhất với loại hàng, khoảng cách với nhà cung cấp và yêucầu của khách hàng

 Xác định được phương án phân phối hàng hóa tối ưu giữacác điểm giao nhận hàng

 Gom các lô hàng vào cùng một hành trình hợp lý, ví dụ: đơnnội thành, đơn cùng tuyến giao trong quận…

 Sắp xếp hợp lý trình tự các điểm hàng trong một vòng vậnchuyển

 Bố trí hành trình vận chuyển theo công ty

 Xây dựng phương án luồng hàng: Theo yêu cầu của kháchhàng và điều kiện mạng lưới tuyến vận chuyển, thực hiệnphân tích và tổng hợp nhu cầu vận tải nhằm xác định cácthông số cơ bản của từng hàng hóa luân chuyển về loạihàng hóa (đặc tính kỹ thuật, quy cách đóng gói) khối lượng– số lượng, nơi đi- nơi đến (khoảng cách vận chuyển), thờigian hoàn thành, điều kiện giao nhận thanh toán, bảo hiểm

và các yêu cầu khác đối với hàng hóa Sau đó lựa chọn cácphương án phối hợp các luồng hàng với nhau như thế nàocho cả 2 chiều vận chuyển trên từng tuyến và toàn mạnglưới

 Xây dựng phương án luồng phương tiện: Căn cứ vào luồnghàng Tình hình phương tiện hiện có và khả năng điều độngphương án luồng phương tiện xác định chủng loại, số lượngchuyến và phương án điều động phương tiện để cấp xếp

 Xây dựng lịch trình chạy/ biểu đồ chạy xe/ biểu đồ chạy tàu:Theo hợp đồng vận tải quy định về khối lượng và thời gianthực hiện (số chuyến/ kỳ) kế hoạch cụ thể để thực hiện hợpđồng vận tải được mô tả chi tiết tại lịch trình chạy/ biểu đồ

chạy xe Tùy theo luồng chạy của các tuyến giao, tuyếngiao của Xteam sẽ chịu sự quản lý của ban điều hànhXteam, tuyến giao của COD giao sẽ chịu sự quản lý của Bưucục khu vực.

1.2 Lập kế hoạch vận tải nội địa

1.2.1 Báo giá

Công ty sẽ xác định trọng lượng, kích thước gói hàng, địa chỉ giao nhậnhàng, thời gian yêu cầu vận chuyển để tính giá cước của hàng hóa Tùythuộc vào cự li và tuyến đường vận chuyển mà tiến hành lên báo giá vớikhách hàng Khách hàng chấp nhận thỏa thuận giá với nhân viên của công

ty Sau đó là lập hợp đồng vận chuyển để cam kết ngày nhận hàng và giaohàng, địa điểm nhận hàng và giao hàng

1.2.2 Điều xe để lấy hàng

Công ty sẽ điều xe tải (tùy vào yêu cầu của shop cũng như số lượngđơn hàng của shop) đến lấy hàng tận nơi Nếu lô hàng không đủ khối lượngcủa 1xe tải thì có thể tiến hành đóng kết hợp với một lô hàng khác của shopkhác với điều kiện cùng tuyến đường vận chuyển, cùng thời gian shop cầnlấy hàng và cùng điểm giao hàng để có thể tiết kiệm chi phí đồng thời tăngthêm hiệu quả kinh tế cho công ty Cụ thể như sau:

• Sau mỗi ca lấy hàng, PK/COD lấy phải gửi tin nhắn xác nhận số đơn hàng

đã lấy và cập nhật lên hệ thống

• Tất cả những đơn hàng shop đã đưa đều phải được cập nhật cuối ca Khôngthực hiện sẽ phạt theo quy định, CS nên theo dõi và báo cáo điều phối xửlý

• Những đơn hàng đã lấy phải được chụp hình rõ mã Trường hợp mờ mãhoặc hình không có mã dẫn đến mất hàng sẽ chốt bồi hoàn cho shop theoquy định

• ĐH lấy hàng về kho cần có hình ảnh đồng kiểm đầy đủ tránh TH shop gửihàng cấm Tránh phát sinh sự vụ thiếu hàng, không có căn cứ xử lý

5

Thời gian hẹn lấy:

Ca sáng: shop gửi yêu cầu trước 22h hôm trước

Ca chiều: shop gửi yêu cầu trước 13h cùng ngày

Ca tối: shop gửi yêu cầu trước 18h cùng ngày

1.2.3 Vận chuyển và giao hàng tận nơi

Nhân viên vận tải sẽ chuyên chở hàng hóa đến nơi theo yêu cầu củađơn hàng(kho trung chuyển hoặc kho đích) Sau khi đơn được nhập vàokho để giao cho shiper Shiper sẽ vận chuyển hàng đến nơi giao hàng, haibên ký biên bản giao nhận hàng hoá và tiến hành tháo dỡ hàng nếu có Mọithông tin về số xe, thời gian dự kiến lấy, thông tin người lấy hàng sẽ đượccập nhật trên hệ thống của GHTK Nếu có bất cứ vấn đề gì phát sinh, phíacông ty sẽ tiến hành kiểm tra và giải quyết

 Quy định chung về giao hàng:

- Xteam, Dteam cần liên hệ cho khách ít nhất 3 cuộc (chuông tối thiểu 10s)

- Thao tác delay, không giao được, trên hệ thống cần phải để đúng lý do

- Link ảnh giao hàng trên hệ thống cần đẩy đúng quy định: chụp rõ hìnhảnh người nhận & kiện hàng và mã đơn hàng

- Giao hàng theo chính sách của shop (giao hàng toàn bộ, giao hàng mộtphần đổi trả, giao hàng một phần,…)

- Để giao hàng thuận tiện trên mọi cung đường, các bưu táGHTK vẫn di chuyển chính vẫn bằng xe máy Vì thế để đảmbảo an an toàn và tuân thủ đúng luật giao thông đường bộ,hàng hóa nhận vận chuyển phải kích thước và khối lượngquy định

 Thời gian hẹn giao:

- Ca sáng: gửi yêu cầu trước 12h cùng ngày

- Ca chiều: gửi yêu cầu trước 18h cùng ngày

- Ca tối: gửi yêu cầu trước 24h cùng ngày

CHƯƠNG 2: DỊCH VỤ KHO HÀNG

2.1 Điều kiện khai thác của kho hàng

Đối với những loại hàng hóa cần lưu kho công ty sẽtrực tiếp liên hệ với kho bãi để tiến hành lưu kho hàng hóa

và bố trí loại kho lưu phù hợp để bảo quản hàng hóa tốtnhất

Hiện nay, GHTK đã có 56 bưu cục tại Hà Nội sẵn sàngphục vụ các Shop qua gửi hàng Các kho hàng có mặt ở hầuhết các quận/ huyện ở Hà Nội, đa dạng kho hàng Tuy nhiênmặt hàng được gửi tại GHTK chủ yếu là mặt hàng thời trang,

mĩ phẩm phụ kiện, đồ gia dụng khá nhỏ gọn nên kho với

7

diện tích khoảng 25x50m2 đã đủ đáp ứng được nhu cầu tiếpnhận hàng của khách hàng Hàng hóa được tiếp nhận vàvận chuyển luân phiên trong ngày nên sẽ hạn chế được tìnhtrạng tồn đọng hàng ở kho quá lâu gây hỏng/mất hàng.Tùy vào đặc điểm của từng loại hàng mà hàng hóa sẽđược phần vào các khu khác nhau mỗi khu đều có nhữngtính chất khác nhau phù hợp với từng loại hàng đặc biệt cáckho đều có hệ thống thống chống nóng (chống nóng bằngquạt hút công nghiệp, sơn cách nhiệt, ).Sàn nhà sử dụngchất liệu gạch không chơn trượt độ ma sát cao và cao hơnmặt đường 0,5m, tường kho được sử dụng loại sơn có khảnăng chống thấm để dễ dàng vệ sinh và khử trùng

Kho dược trang bị đầy đủ Hệ thống kho bãi đạt tiêuchuẩn quốc tế được trang bị hệ thống giá kệ, cân, hệ thốngsoi chiếu Scan, xe nâng, hệ thống băng chuyền chia chọn tựđộng, hệ thống phòng cháy chữa cháy, camera 24/24H.Việc bố trí lối đi gữa các kệ trong kho hàng cùng đượccông ty đặc biệt quan tâm khoảng cách giữa các kệ vớinhau là 2m Trọng tải hàng hóa cần lưu trữ ở kho mỗi ngày

từ 200-700kg nên đòi khỏi rất cao về yêu cầu của kệ chứa,các kệ chứa hàng luôn cao cách sàn nhà một khoảng 25cm

để tránh khả năng hàng hóa tiếp xúc với mặt đất gây ẩmmốc, hao hụt hàng hóa

Nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp thủ kho vànhững nhân sự khác đạt được hiệu quả cao trong công việcquản lý hàng trong kho và góp phần phát triển tốt vào quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

2.2 Thủ tục và trình tự nhập hàng

2.2.1 Quy định đóng gói hàng hóa chung

Tất cả các bưu kiện đều phải đóng gói sẵn sàng trước khi vận chuyển, được niêm phong bởi Người Bán GHTK sẽ chỉ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo nguyên tắc “nguyên đai, nguyên kiện”, và không chịu trách nhiệm với nội dung hàng hóa bên trong nếu sản phẩm được giao tới tay Người Mua hoặc hoàn về tay Người Bán trong tình trạng nguyên vẹn và bao bì không bị rách/vỡ/ướt/móp méo

Khi đóng gói cần sử dụng vật nhồi chèn như giấy báo vò nhàu, hạt xốp hoặc giấy bọt khí để chèn kín các khoảng trống, tránh sự chuyển động của hàng hóa bên trong hộp khi vận chuyển

Gói kín bằng băng keo, đảm bảo không rơi sản phẩm ra khỏi bao bì trong quá trình vận chuyển Không dùng dây thừng, dây vải để đóng gói Với các mặt hàng dễ bị bẩn, ướt, cần đặt vào túi nylon dán kín bằng băng dính trước khi đóng gói Gom các bộ phận nhỏ hoặc các sản phẩm dạng hạt có thể bị đổ ra vào trong thùng niêm phong chắc chắn, như túi vải hoặc túi dệt plastic, rồi cho gói hàng vào trong hộp cứng

Đối với các hàng hóa có hình dạng đặc biệt hoặc khác thường, tối thiểu phải bao gói chống sốc và dán băng keo cho tất cả các cạnh sắc nhọn hoặc lồi ra, đảm bảo không gãy khi chịu tác động

Các hàng hóa đặc biệt như chất lỏng, hàng dễ vỡ, hàng dễ móp méo,

dễ nóng chảy… phải được đóng gói để đáp ứng được với điều kiện vận chuyển Những loại hàng hóa này phải được dán cảnh báo đặc biệt ở ngoài thùng hàng

Trên bao bì tất cả các bưu kiện cần có Mã vận đơn của đơn hàng, GHTK khuyến khích điền thêm: Thông tin Người nhận, bao gồm: Tên người nhận, số điện thoại và địa chỉ người nhận, Ghi chú hàng dễ

GHTK có quyền bóc mở bưu kiện để kiểm tra nội dung hàng hóatrong trường hợp nghi ngờ Người bán gửi hàng cấm, sản phẩm không hỗtrợ vận chuyển hoặc có hành vi gửi hộp rỗng không chứa hàng

9

2.2.2 Phụ lục hàng cấm vận chuyển

 Các chất ma túy và chất kích thích thần kinh

 Vũ khí đạn dược, trang thiết bị kỹ thuật quân sự

 Vật sắc nhọn, vũ khí gây sát thương: dao, kéo (kể cả dao bếp), mãtấu,thương

 Các loại văn hóa phẩm đồi trụy, phản động; ấn phẩm, tài liệu nhằm pháhoại trật tự công cộng chống lại Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa ViệtNam

 Vật hoặc chất dễ nổ, dễ cháy và các chất gây nguy hiểm hoặc làm mất vệsinh, gây ô nhiễm môi trường

 Các chất ma túy, thuốc cỏ, thuốc lá điếu, xì gà và các dạng thuốc lá thànhphẩm khác nhập lậu

 Hóa chất độc hại: Xịt hơi cay, nước tẩy chứa hàm lượng axit cao, thuốcthú y, thuốc bảo vệ thực vật cấm hoặc chưa được phép sử dụng tại ViệtNam

 Các loại vật phẩm hàng hóa mà nhà nước cấm lưu thông, cấm kinhdoanh, cấm xuất khẩu, nhập khẩu

 Sinh vật sống

 Vật phẩm, ấn phẩm, hàng hóa cấm nhập vào nước nhận

 Tiền Việt Nam, nước ngoài và các giấy tờ có giá trị như tiền; hóa đơnGTGT, giấy tờ không thể cấp lại

 Các loại kim khí quý dưới dạng khối, thỏi, miếng

2.2.3 Các quy định chung về việc lấy hàng

Sau mỗi ca lấy hàng, PK/COD lấy phải gửi tin nhắn xác nhận số đơn hàng đã lấy

Tất cả những đơn hàng shop đã đưa đều phải được cập nhật cuối ca Không thực hiện sẽ phạt theo quy định, CS nên theo dõi và báo cáo điều phối xử lý

Những đơn hàng đã lấy phải được chụp hình rõ mã Trường hợp mờ

mã hoặc hình không có mã dẫn đến mất hàng sẽ chốt bồi hoàn cho shop theo quy định

CSKH hoặc Điều phối/ NVBC tiến hành xử lý quá hạn lấy hàng, CScheck màn QLCV ở các mục “Lấy hàng”

- Đơn hàng chưa có COD lấy: thông báo điều phối đẩy đơn vào app COD

để COD lấy hàng

- Đơn quá hạn 3 ca, hệ thống báo lấy hàng trễ: CSKH liên lạc shop check lí

do và báo shop chuẩn bị hàng vào ca sau, nếu không có hàng, GHTK xin phép hủy đơn

- Lưu ý các trường hợp delay lấy hàng check lại lý do xem COD lấy/PK lấy

có delay đúng lý do hay không

Đơn hàng sau khi được được lấy thành công sẽ được nhập vào kho tại Bưu cục Đây là hình ảnh mô tả log hiện trên màn admin sau khi được điều phối nhân viên lấy hàng:

2.2.4 Các bước nhập hàng tại kho

Hàng hóa sau khi được lấy từ Người Bán sẽ được mang về kho và đểtại Bưu Cục đich để vận chuyển giao hàng Việc nhập kho phải được quản

lý sát sao và có khoa học ngay từ những bước đầu tiên của quy trình Sốlượng hàng hóa cũng như chất lượng hàng hóa phải được đảm bảo theo quyđịnh và được cập nhật đầy đủ trên hệ thống để nhân viên và shop theo dõicho đến trạng thái cuối Cụ thể như sau:

 Kiểm tra thực tế hàng nhận: kiểm tra số lượng, tình trạng của gói hàng thực

tế nhận được có đúng mã trên hệ thống hay không, tên hàng hoá

 Kiểm tra số lượng hàng hóa có đúng với số lượng đã cần nhập hay không

11

 Kiểm tra chất lượng hàng hóa có bị hư hỏng do yếu tố khách quan, chủquan (nếu có)

Gói hàng cần được đảm bảo trong suốt quá trình lấy/nhập/giao cho đếntrạng thái cuối cùng

2.3 Thủ tục và trình tự xuất hàng

 Kiểm tra lại tổng lượng hàng chuẩn bị xuất Khi xuất hàng, bưu tá và cácnhân sự liên quan cần phải kiểm kê lại tỉ mỉ và cẩn thận lượng hàng trướckhi cho xuất kho Số liệu này sẽ được báo cáo theo từng ca làm việc trên hệthống Quá trình xuất hàng hóa được thực hiện thông qua màn admin tựđộng xuất hoặc việc xuất giao/đẩy giao của NVBC

 Mỗi bưu tá bao gồm cả 2 luồng giao Xteam và Dteam sẽ được assign mộtlượng đơn giao động trong khoảng 15-20 đơn hàng / mỗi ca làm việc Calàm việc của bưu tá là 1-2 tiếng Mỗi gói hàng được assign đều được ghinhận đầy đủ trên màn admin, hệ thống app GHTK

2.4 Nhiệm vụ của CSKH trong quá trình hàng hóa được xuất giao 2.4.1 Xử lý quá hạn giao đơn hàng nội tỉnh:

- Đơn nội tỉnh dừng thao tác từ 1-2 ngày CS tiến hành tạo liên hệ nội bộ với kho hiện tại gia hạn thời gian xử lý 1-2 ngày tùy tình hình từng khu vực và mức độ khiếu nại của Shop,