kiểm soát chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền tại công ty tnhh mtv hồng kim phát

1.1 Yêu cầu mua hàng và phê duyệt việc mua hàng: Sau khi nhận được đơn đặt hàng bán hàng của phòng kinh doanh, kế toán tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, phát hiện số lượng tồn không đủ đ

Trang 1

XIN

THẦY VÀ CÁC BẠN

Trang 3

THÀNH VIÊN

NHÓM

1 Nguyễn Ngọc Phương Khanh – STT 21

2 Trần Thị Nhã Phương – STT 42

3 Nguyễn Thị Kim Hoa – STT 17

4 Nguyễn Lê Nhị Thu – STT 61

5 Lê Thị Mai Thương – STT 62

Giảng viên:

ĐINH NGỌC TÚ

Trang 4

G I Ớ I T H I Ệ U C Ô N G T Y

THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY

TỔNG QUÁT

Trang 5

• Tên công ty: Công ty TNHH Một thành viên Hồng Kim Phát

• Mã số thuế: 0310516901

• Địa chỉ: 10 đường số 26, phường Linh

Đông, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

• Ngày bắt đầu hoạt động: 14/12/2010.

• Ngành nghề hoạt động chính: Bán buôn máy móc thiết bị.

PHẦN 1:

GIỚI THIỆU CÔNG TY

Trang 6

GIỚI THIỆU CÔNG TY

Công ty TNHH MTV Hồng Kim Phát là một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực mã vạch (barcode), máy

tính di động (mobile computer), máy in hóa đơn, máy tính tiền POS

Trang 7

CÔNG TY

TỔNG QUÁT

Trang 8

Cơ cấu tổ chức quản lý

Phương châm công ty và quan điểm của người lãnh đạo

Trang 9

Sơ đồ tổ chức tại Công ty TNHH MTV Hồng Kim Phát

Cơ cấu tổ chức quản lý:

Giám đốc

Phó Giám đốc

P Kinh doanh

P HC - KTP Kỹ ThuậtP Vận chuyển

Trang 10

“ Nâng tầm quản lý và luôn đặt mình vào vị trí khách hàng để làm việc, mang đến cho khách hàng các sản phẩm chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu công việc nhằm đạt được tổng chi phí đầu tư là thấp nhất”

Phương châm công ty và quan điểm của người lãnh đạo

Trang 11

- Chính sách tuyển dụng nhân sự linh hoạt theo năm:

• Hàng năm, có chính sách phúc lợi đối với nhân viên gắn bó với công ty lâu năm;

• Lương/ thưởng linh hoạt cho nhân viên;

• Thường xuyên có các hoạt động gắn kết cho nhân viên hàng năm.

=> “Chính trực, Công bằng, Minh bạch, Đạo đức” luôn được

xem trọng trong lối ứng xử hàng ngày không chỉ đối với khách hàng mà còn giữa các nhân viên trong công ty với nhau

=> Điều này giúp nhân viên thêm gắn kết khi làm việc tại công ty

Chính sách phát triển nhân lực

Trang 12

II Thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty :

PHẦN 2: THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY

Kiểm soát quá trình mua hàng:Kiểm soát quá trình nhận

Trang 13

II Thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty :

Kiểm soát quá trình mua hàng:

Chu Trình mua hàng tại Hồng Kim Phát

Trang 14

1.1 Yêu cầu mua hàng và phê duyệt việc mua hàng:

Sau khi nhận được đơn đặt hàng bán hàng của phòng kinh doanh, kế toán tiến hành

kiểm tra hàng tồn kho, phát hiện số lượng tồn không đủ để cung cấp cho khách hàng, kế toán tiến hành lập phiếu đề nghị mua

hàng Ban Giám đốc xét và phê duyệt yêu cầu

Trang 15

1.1 Yêu cầu mua hàng và phê duyệt việc mua hàng:

Các thủ tục kiểm soát :

• Phiếu đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin;

• Có sự phê duyệt của người có thẩm

quyền và chỉ người được phân công lập phiếu mới có quyền lập phiếu đề nghị mua hàng;

• Xác định hàng tồn kho của hàng hóa trước khi lập phiếu đề nghị mua hàng;

Trang 16

1.2 Lựa chọn nhà cung cấp:

Công ty A

Công ty B

Trang 17

Các thủ tục kiểm soát tại công ty:

• Công ty đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng;

• Thực hiện phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện bởi lãnh đạo hoặc kế toán trưởng hoặc thông qua ủy quyền bằng

chính sách nhằm hạn chế sự thông đồng của nhân viên mua hàng và nhà cung cấp;

• Quản lý chặt chẽ danh sách nhà cung cấp và thường xuyên cập nhật.

Trang 18

1.3 Đặt hàng:

• Đơn đặt hàng được xem là chứng từ trung tâm để kiểm soát quy

trình mua hàng Đơn đặt hàng cần lập dựa trên Phiếu đề xuất mua hàng và nhà cung cấp đã được lựa chọn;

• Đơn đặt hàng được lập thành 4 liên: khách hàng giữ 2 liên,

phòng kế toán 2 liên

Các thủ tục kiểm soát tại công ty:

• Đặt hàng đúng số lượng và cung cấp chứng từ đi kèm khi giao hàng;

• Theo dõi tiến độ đặt hàng;

• Theo dõi việc giao nhận, rà soát các đơn hàng còn tồn đọng;

• Xem xét nhu cầu của

khách hàng và thị trường;• Thường xuyên xem xét

nhu cầu hàng tồn kho;

Trang 19

• Khi nhận hàng, dựa trên đơn đặt hàng, bảng báo giá hoặc tài liệu điều chỉnh đơn đặt hàng (nếu có) từ bộ phận mua hàng

• Kiểm tra tình trạng thực tế có đúng với yêu cầu hay không?

Kiểm soát quá trình nhận hàng:

Nhân viên kho

• Nhận hàng, ghi rõ số lượng, chủng loại và chất lượng

của hàng thực tế đã nhận;• Lập phiếu nhập kho;

• Ký xác nhận với bên NCC

Nhân viên kho

• Từ chối nhận hàng;

• Hoặc nhận hàng nhưng

phải ghi chú rõ tình trạng thực tế

=>Ký xác nhận với bên NCC để làm bằng chứng

Trang 20

Phiếu giao hàng Phiếu nhập kho

Trang 21

Công ty A

Ví dụ:

Nhân viên Hồng Kim

Kế toán Hồng Kim Phát

Trang 22

Nhân viên Hồng Kim

Thủ tục kiểm

đúng với đơn đặt hàng từ bộ phận mua hàng gửi về

Nên checklist (nếu hàng đạt yêu cầu), ghi chú lại (nếu hàng bị hư hỏng hay sai sót) để báo lại bộ phận mua hàng;

Lập phiếu nhập kho thành 2 liên: kho giữ 1 bản, kế toán giữ 1 bản.

Trang 23

Nhập kho Xuất kho

Kiểm soát quá trình tồn trữ:

Trang 24

Hàng hóa được phân

loại theo từng đặc điểm, tính chất và được sắp

xếp theo phương pháp nhập trước xuất trước => Ghi chép vào sơ đồ kho

Đối với hàng lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng hay hết khấu hao, thủ kho cần để riêng

một bên

Đào tạo thủ kho mở sổ theo dõi chi tiết nhập – xuất – tồn

trên phần mềm quản lý kho

Bảo quản hàng:

- Giữ bí mật với

người lạ về vị trí và cách bố trí, quản lý kho hàng để không

tạo điều kiện cho các gian lận xảy ra như

trộm cắp,…

Thủ tục kiểm soát:

Trang 25

Kiểm kê

kho• Hướng dẫn chi tiết về

thời gian, địa điểm, thủ tục được tiến hành

trong giai đoạn kiểm kê;

• Giám sát chặt chẽ để đảm bảo các hướng dẫn trong kế hoach

kiểm kê được tuân thủ đầy đủ;

• Định kỳ cần kiểm tra chất lượng hàng tồn kho

•

Trình tự kiểm kê kho:

Kiểm kê định kỳ

Xác định chính xác số lượng hàng tồn kho

thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán

Để phát hiện các chênh

lệch kịp thời.

Trang 27

Kế toán công nợ

Kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn với các

khác (PC/ PT và/hoặc UNC )

Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần liên lạc với NCC để tìm hiểu nguyên nhân

và xử lý sớm.

Kiểm soát nợ phải trả người bán:

Trang 28

Thanh toán toàn bộ:

100% tổng giá trị hợp đồng

Sau khi hợp đồng, đơn đặt hàng được

Trang 29

Thanh toán từng lần:

• NCC chấp nhận cho HKP thanh toán trong vòng 15 hoặc 30 ngày sau khi trừ tạm ứng.

• HKP đã nhận được hàng;

• NCC chấp nhận cho HKP thanh toán trong vòng 15 hoặc 30 ngày sau khi trừ tạm ứng + thanh toán lần 1.

Trang 30

Ngày 01/02/2023Ví dụ :

yêu cầu đối chiếu công nợ

Công ty A

Kế toán Hồng Kim Phát

i chiếu

công

nợ

toán

email

Trang 31

Kiểm soát nợ phải trả người bán: Nhưng ngày 02/05/2023

Trang 32

Gọi điện cho NCC

> Thông báo hàng lỗi và đưa ra bằng

chứngTrả hàng và lập biên bản trả hàng có chữ ký xác

nhận của người đại diện và tiến hàng trả hàng.

Nhân viên kho lập lệnh xuất kho trên phần mềm gửi cho kế toán

Nhưng ngày 02/05/2023Ví dụ

TRẢ HÀNG

Trang 33

Nhưng ngày 02/05/2023Ví dụ 4:

TRẢ HÀNG

Trang 34

Kế toán căn cứ lệnh xuất kho, biên bản trả hàng để

xuất hóa đơn trả hàng cho NCC

Nhưng ngày 02/05/2023Ví dụ 4:

TRẢ HÀNG

Trang 35

Một số rủi ro thường gặp

trong chu tình mua hàng, tồn trữ và trả tiền

• Không cần thiết hoặc không phù hợp với nhu cầu

-> Thiệt hại về chi phí, chiếm dụng vốn, gây lãng phí;

• Không kịp thời: Thiếu hụt, giá cao, không đồng nhất chủng loại;

• Không đầy đủ thông tin;

• Mua hàng sử dụng cho mục đích cá nhân.

5.1 Đề nghị mua hàng và xét duyệt mua hàng

Trang 36

Một số rủi ro thường gặp

trong chu tình mua hàng, tồn trữ và trả tiền

• Nhà cung cấp không có mức giá phù hợp;

• Nhân viên thông đồng với nhà cung cấp để chiết khấu giá nhận hoa hồng hoặc nâng khống giá.

Trang 37

• Không phù hợp nhu cầu, thiếu hoặc thừa gây lãng phí;• Quá trễ hoặc quá sớm (Trễ: thiếu hụt, Sớm: chi phí lưu

kho Chất lượng có thể giảm);

• Chất lượng kém, giá cao -> Ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

5.3 Đặt hàng:

Một số rủi ro thường gặp trong chu tình mua hàng, tồn trữ và trả tiền

• Không đúng quy cách, số lượng, chất lượng;

• Nhân viên nhận và biển thủ hàng, không nhập kho;• Nhân viên kho và Thủ kho cùng 1 người ký trên

phiếu nhập kho Dẫn đến gian lận trong kiểm kê, có thể xóa sổ hoặc sửa sổ hàng tồn kho

5.4 Nhận hàng:

Trang 38

• Kho hàng hóa không có ổ khóa

• Nhập xuất liên tục nên khả năng nhầm lẫn trong ghi chép hoặc bị đánh cắp, thất thoát trong quá trình mua, vận

chuyển, tồn trữ, thường là cao;

• Hàng tồn kho hao hụt, suy giảm chất lượng do bảo quản kém, hàng hóa bị thất thoát chưa rõ nguyên nhân;

• Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng cao à không bán được hàng do nhu cầu thị trường thay đổi, công nghệ đổi mới à khó thu hồi vốn.

5.5 Tồn trữ:

Một số rủi ro thường gặp trong chu tình mua hàng, tồn trữ và trả tiền

• Thanh toán khống;• Trả tiền trễ hạn;

• Chi trả > giá trị trên hóa đơn đã nhận;

• Ghi nhận sai thông tin NCC (tên, ngày tháng, chiết khấu,…);

• Sai sót trong ghi nhận sổ sách kế toán à Thanh toán trùng lặp.

5.6 Trả tiền:

Trang 39

CÔNG TY

TỔNG QUÁT

Trang 40

Hồng Kim Phát

PHẦN 3: NHẬN XÉT:

Chính sách chăm sóc nhân viên phù hợp

Có phần mềm quản lý hiệu quả, tích hợp nhiều hoạt

động và kết hợp cả thủ công

Đa dạng về chủng loại với SL lớn, kịp thời cung cấp cho khách hàng;

Trang 42

CÔNG TY

TỔNG QUÁT

Trang 43

Công ty thường xuyên thực hiện giám sát định kỳ để nhanh chóng phát hiện và giải quyết vấn đề, giữ cho hoạt động diễn ra thuận lợi

Trang 44

CÔNG TY

TỔNG QUÁT

Trang 45

THANK YOU