kiểm soát chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền tại công ty tnhh mtv hồng kim phát

1.1 Yêu cầu mua hàng và phê duyệt việc mua hàng: Sau khi nhận được đơn đặt hàng bán hàng của phòng kinh doanh, kế toán tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, phát hiện số lượng tồn không đủ đ

XIN CHÀO

THẦY VÀ CÁC BẠN

ĐỀ TÀI:

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA

HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH

MTV HỒNG KIM PHÁT

THÀNH

VIÊN NHÓM

1 Nguyễn Ngọc Phương Khanh – STT 21

2 Trần Thị Nhã Phương – STT 42

3 Nguyễn Thị Kim Hoa – STT 17

4 Nguyễn Lê Nhị Thu – STT 61

5 Lê Thị Mai Thương – STT 62

Giảng viên:

ĐINH NGỌC TÚ

G I Ớ I

T H I Ệ U

C Ô N G T Y

THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY

TỔNG QUÁT

• Tên công ty: Công ty TNHH Một thành

viên Hồng Kim Phát

• Mã số thuế: 0310516901

• Địa chỉ: 10 đường số 26, phường Linh

Đông, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ

Chí Minh, Việt Nam.

• Ngày bắt đầu hoạt động: 14/12/2010.

• Ngành nghề hoạt động chính: Bán buôn

máy móc thiết bị.

PHẦN 1:

GIỚI THIỆU CÔNG TY

GIỚI THIỆU

CÔNG TY

Công ty TNHH MTV Hồng Kim Phát là một trong những

công ty hàng đầu về lĩnh vực mã vạch (barcode), máy

tính di động (mobile computer), máy in hóa đơn, máy tính tiền POS

G I Ớ I

T H I Ệ U

C Ô N G T Y

THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY

TỔNG QUÁT

Cơ cấu tổ chức quản lý

Phương châm công ty và quan điểm của người lãnh đạo

Sơ đồ tổ chức tại Công ty TNHH MTV

Hồng Kim Phát

Cơ cấu tổ chức quản lý:

Giám đốc

Phó Giám đốc

P Kinh

doanh

P HC - KT P Kỹ Thuật P Vận

chuyển

“ Nâng tầm quản lý và luôn đặt mình vào vị trí khách hàng

để làm việc, mang đến cho khách hàng các sản phẩm chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu công việc nhằm đạt được tổng chi phí đầu tư là thấp nhất”

Phương châm công ty và quan điểm của người lãnh

đạo

- Chính sách tuyển dụng nhân sự linh hoạt theo năm:

• Hàng năm, có chính sách phúc lợi đối với nhân viên gắn bó

với công ty lâu năm;

• Lương/ thưởng linh hoạt cho nhân viên;

• Thường xuyên có các hoạt động gắn kết cho nhân viên hàng

năm.

=> “Chính trực, Công bằng, Minh bạch, Đạo đức” luôn được

xem trọng trong lối ứng xử hàng ngày không chỉ đối với khách

hàng mà còn giữa các nhân viên trong công ty với nhau

=> Điều này giúp nhân viên thêm gắn kết khi làm việc tại công

ty

Chính sách phát triển nhân lực

II Thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng, tồn trữ

và trả tiền tại công ty :

PHẦN 2: THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TẠI CÔNG TY

Kiểm soát quá trình mua hàng:

Kiểm soát quá trình nhận hàng:

Kiểm soát quá trình tồn trữ:

Một số rủi ro thường gặp:

Kiểm soát nợ phải trả người bán:

II Thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty :

Kiểm soát quá trình mua hàng:

Chu Trình mua hàng tại Hồng

Kim Phát

1.1 Yêu cầu mua hàng và phê duyệt việc mua hàng:

Sau khi nhận được đơn đặt hàng bán hàng

của phòng kinh doanh, kế toán tiến hành

kiểm tra hàng tồn kho, phát hiện số lượng

tồn không đủ để cung cấp cho khách hàng,

kế toán tiến hành lập phiếu đề nghị mua

hàng Ban Giám đốc xét và phê duyệt yêu

cầu

1.1 Yêu cầu mua hàng và phê duyệt việc mua hàng:

Các thủ tục kiểm soát :

• Phiếu đề nghị mua hàng phải có đầy đủ

thông tin;

• Có sự phê duyệt của người có thẩm

quyền và chỉ người được phân công lập

phiếu mới có quyền lập phiếu đề nghị

mua hàng;

• Xác định hàng tồn kho của hàng hóa

trước khi lập phiếu đề nghị mua hàng;

1.2 Lựa chọn nhà cung cấp:

Công ty A

Công ty B

1.2 Lựa chọn nhà cung cấp:

Các thủ tục kiểm soát tại công ty:

• Công ty đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu

mua hàng;

• Thực hiện phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện bởi

lãnh đạo hoặc kế toán trưởng hoặc thông qua ủy quyền bằng chính sách nhằm hạn chế sự thông đồng của nhân viên mua hàng

và nhà cung cấp;

• Quản lý chặt chẽ danh sách nhà cung cấp và thường xuyên cập

nhật.

1.3 Đặt hàng:

• Đơn đặt hàng được xem là chứng

từ trung tâm để kiểm soát quy

trình mua hàng Đơn đặt hàng

cần lập dựa trên Phiếu đề xuất

mua hàng và nhà cung cấp đã

được lựa chọn;

• Đơn đặt hàng được lập thành 4

liên: khách hàng giữ 2 liên,

• Theo dõi tiến độ đặt hàng;

• Theo dõi việc giao nhận,

rà soát các đơn hàng còn tồn đọng;

• Xem xét nhu cầu của khách hàng và thị trường;

• Thường xuyên xem xét nhu cầu hàng tồn kho;

• Khi nhận hàng, dựa trên đơn đặt hàng, bảng báo giá hoặc tài liệu điều

chỉnh đơn đặt hàng (nếu có) từ bộ phận mua hàng

• Kiểm tra tình trạng thực tế có đúng với yêu cầu hay không?

Kiểm soát quá trình nhận hàng:

Nhân viên kho

• Nhận hàng, ghi rõ số lượng,

chủng loại và chất lượng

của hàng thực tế đã nhận;

• Lập phiếu nhập kho;

• Ký xác nhận với bên NCC

Nhân viên kho

• Từ chối nhận hàng;

• Hoặc nhận hàng nhưng phải ghi chú rõ tình trạng thực tế

=>Ký xác nhận với bên NCC để làm bằng chứng

Kiểm soát quá trình nhận

hàng:

Phiếu giao hàng Phiếu nhập kho

Kiểm soát quá trình nhận

Phát

Kế toán Hồng Kim Phát

Kiểm soát quá trình nhận hàng:

Nhân viên

Hồng Kim

Phát

Thủ tục kiểm

đúng với đơn đặt hàng từ bộ phận mua hàng gửi về

Nên checklist (nếu hàng đạt yêu cầu), ghi chú lại (nếu hàng bị hư hỏng hay sai sót) để báo lại

bộ phận mua hàng;

Lập phiếu nhập kho thành 2 liên: kho giữ 1 bản, kế toán giữ 1 bản.

Nhập kho Xuất kho

Kiểm soát quá trình tồn trữ:

Hàng hóa được phân loại theo từng đặc điểm, tính chất và được sắp

xếp theo phương pháp nhập trước xuất trước

=> Ghi chép vào sơ đồ kho

Đối với hàng lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng hay hết khấu hao, thủ kho cần để riêng

một bên

Đào tạo thủ kho mở

sổ theo dõi chi tiết

tạo điều kiện cho các

gian lận xảy ra như

trộm cắp,…

Kiểm soát quá trình tồn trữ:

Thủ tục kiểm soát:

Kiểm kê

kho • Hướng dẫn chi tiết về

thời gian, địa điểm, thủ tục được tiến hành

trong giai đoạn kiểm kê;

• Giám sát chặt chẽ để đảm bảo các hướng dẫn trong kế hoach kiểm kê được tuân thủ đầy đủ;

• Định kỳ cần kiểm tra chất lượng hàng tồn kho

lệch kịp thời.

Kiểm soát quá trình tồn trữ:

Kế toán công nợ

Kiểm tra đối chiếu

giữa hóa đơn với các

chứng từ khác;

Theo dõi và lưu hóa đơn theo ngày đến hạn thanh toán;

Nếu có sai sót trên hóa

đơn, cần liên lạc với NCC

để tìm hiểu nguyên nhân

và xử lý sớm

Kiểm soát nợ phải trả người

bán:

Thanh toán toàn

Thanh toán từng lần:

• NCC chấp nhận cho HKP thanh

toán trong vòng 15 hoặc 30

ngày sau khi trừ tạm ứng.

• HKP đã nhận được hàng;

• NCC chấp nhận cho HKP thanh

toán trong vòng 15 hoặc 30 ngày

sau khi trừ tạm ứng + thanh toán

lần 1.

Kiểm soát nợ phải trả người bán:

Kiểm soát nợ phải trả người

Nhận

em

ail

Kiểm soát nợ phải trả người bán: Nhưng ngày 02/05/2023

Ví dụ 4:

không cẩn thận lúc nhận

hàng nên không phát hiện lỗi

Bộ phận mua hàng phát hiện

hàng sai, lỗi quy cách

TRẢ HÀNG

Kiểm soát nợ phải trả người bán:

Gọi điện cho NCC > Thông báo hàng lỗi và đưa ra bằng

chứng Trả hàng và lập biên bản trả hàng có chữ ký xác

nhận của người đại diện và tiến hàng trả hàng.

Nhân viên kho lập lệnh xuất kho trên phần mềm gửi cho kế toán

Nhưng ngày 02/05/2023

Ví dụ

TRẢ

HÀNG

Kiểm soát nợ phải trả người bán:

Gọi điện cho NCC > Thông báo hàng lỗi và đưa ra bằng

chứng Trả hàng và lập biên bản trả hàng có chữ ký xác nhận của người đại diện và tiến hàng trả hàng.

Nhân viên kho lập lệnh xuất kho trên phần mềm gửi cho kế toán

Nhưng ngày 02/05/2023

Ví dụ 4:

TRẢ

HÀNG

Kiểm soát nợ phải trả người bán:

Gọi điện cho NCC > Thông báo hàng lỗi và đưa ra bằng

chứng Trả hàng và lập biên bản trả hàng có chữ ký xác

nhận của người đại diện và tiến hàng trả hàng.

Nhân viên kho lập lệnh xuất kho trên phần mềm gửi cho kế toán

Kế toán căn cứ lệnh xuất kho, biên bản trả hàng để

xuất hóa đơn trả hàng cho NCC

Nhưng ngày 02/05/2023

Ví dụ 4:

TRẢ

HÀNG

• Không cần thiết hoặc không phù hợp

với nhu cầu -> Thiệt hại về chi phí, chiếm dụng vốn, gây lãng phí;

• Không kịp thời: Thiếu hụt, giá cao,

• Nhân viên thông đồng với nhà cung

cấp để chiết khấu giá nhận hoa hồng hoặc nâng khống giá.

5.2 Lựa chọn nhà cung cấp:

• Không phù hợp nhu cầu, thiếu hoặc thừa gây lãng phí;

• Quá trễ hoặc quá sớm (Trễ: thiếu hụt, Sớm: chi phí lưu

kho Chất lượng có thể giảm);

• Chất lượng kém, giá cao -> Ảnh hưởng tới hoạt động sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

5.3 Đặt hàng:

Một số rủi ro thường gặp trong chu

tình mua hàng, tồn trữ và trả tiền

• Không đúng quy cách, số lượng, chất lượng;

• Nhân viên nhận và biển thủ hàng, không nhập kho;

• Nhân viên kho và Thủ kho cùng 1 người ký trên phiếu nhập kho Dẫn đến gian lận trong kiểm kê,

có thể xóa sổ hoặc sửa sổ hàng tồn kho

5.4 Nhận hàng:

• Kho hàng hóa không có ổ khóa

• Nhập xuất liên tục nên khả năng nhầm lẫn trong ghi chép

hoặc bị đánh cắp, thất thoát trong quá trình mua, vận

chuyển, tồn trữ, thường là cao;

• Hàng tồn kho hao hụt, suy giảm chất lượng do bảo quản

kém, hàng hóa bị thất thoát chưa rõ nguyên nhân;

• Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng cao à không bán được hàng do

nhu cầu thị trường thay đổi, công nghệ đổi mới à khó thu hồi

• Chi trả > giá trị trên hóa đơn đã nhận;

• Ghi nhận sai thông tin NCC (tên, ngày tháng, chiết khấu,…);

• Sai sót trong ghi nhận sổ sách kế toán à Thanh toán trùng lặp.

5.6 Trả tiền:

G I Ớ I

T H I Ệ U

C Ô N G T Y

THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY

TỔNG QUÁT

công

Đa dạng về chủng loại với

SL lớn, kịp thời cung cấp cho khách hàng;

G I Ớ I

T H I Ệ U

C Ô N G T Y

THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY

TỔNG QUÁT

G I Ớ I

T H I Ệ U

C Ô N G T Y

THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY

TỔNG QUÁT

THANK

YOU