Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền

Kiểm sốt chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền Nhóm Thuyết Trình Phan Anh Tú Trần Triệu Ngun Phúc Phạm Hồng Nam Cơng ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng công ty chuyên sản xuất gia công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu công ty là: quần tây, đồ thể thao, áo Polo, áo Jacket, … Chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền Vinatex Khách hàng yêu cầu Lập đơn đặt hàng Lập phiếu nhập kho Xét duyệt mua hàng Nhận hàng Kiểm soát nợ phải trả trả tiền Chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền giáo trình Đề nghị mua hàng Lập đơn đặt hàng Lập phiếu nhập kho Xét duyệt mua hàng Nhận hàng Kiểm soát nợ phải trả trả tiền Mơi trường kiểm sốt Đặc thù quản lý Chính sách nhân Tài khoản, sổ sách, báo cáo - Tổng giám đốc trì mối quan hệ với phận quản lí, chịu trách nhiệm quản lí chung - Rõ ràng, qui định cụ thể - Thống nhất, tuân thủ - Phân quyền rõ ràng phòng ban - Chất lượng làm việc theo dõi để có sách thưởng phạt phân minh - Kế tốn máy, phần mềm kế tốn - Có chứng từ ghi sổ, thuận tiện kiểm tra, đối chiếu - Chú ý tới phong cách lãnh đạo thân Chu trình Mua hàng Khách hàng u cầu Cơng ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng Công ty chủ yếu sản xuất dựa đơn đặt hàng nhận gia công nên việc chọn mua nguyên phụ liệu nào, nước hay nhập hoàn toàn khách hàng công ty yêu cầu Khách hàng Gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paperwork Ký duyệt Trưởng phòng kinh doanh Kiểm tra định mức nguyên phụ liệu, cân đối lực sản xuất, xem xét đơn hàng có mang lại lợi nhuận cho cơng ty hay khơng Phịng kinh doanh Chuyển tài liệu Phịng cơng nghệ Thống với phịng kinh doanh 10 Chi tiền mặt toán - Đối với hàng mua nước khối lượng mua khơng lớn cơng ty lập phiếu chi để tốn - Bộ chứng từ toán gồm: Giấy đề xuất, Giấy tốn, Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, chứng từ khác liên quan 45 Số tiền lớn cần có bảng báo giá từ nhà cung cấp, hóa đơn GTGT chấp nhận Phó phịng Kinh doanh Lập Giấy đề xuất, giám đốc xét duyệt Phịng kế tốn 46 47 Kế tốn trưởng Kế toán toán Lập Giấy toán Đối chiếu số tiền với chứng từ duyệt chuyển kí duyệt Giám đốc 48 49 Phiếu chi ╸ Phiếu chi lập dựa giấy toán, biên nhận hàng Hóa đơn bán hàng ╸ Kế toán trưởng kế toán toán kiểm tra khớp chứng từ trước ký duyệt chứng từ chi ╸ Phiếu chi lập thành liên: liên giao cho thủ quỹ, liên kế toán toán lưu ╸ Thủ quỹ kiểm tra số tiền Phiếu chi với chứng từ gốc kèm (Hóa đơn GTGT), xác nhận chữ ký phiếu chi xác tiến hành chi trả tiền cho nhà cung cấp 50 Phiếu chi ╸ Chứng từ chi cần đánh số, ghi sổ theo thứ tự tránh trường hợp ghi thiếu trùng, hóa đơn bán hàng cần đóng dấu toán để tránh sử dụng lại ╸ Sau chi tiền hồn thành, kế tốn tốn ghi giảm khoản tiền tương ứng để tránh gian lận ╸ Cuối tháng, phiếu chi xếp theo thứ tự từ bé đến lớn để lưu trữ kế toán toán kiểm tra lần số tiền phiếu chi với Sổ quỹ chi tiền; liệt kê phiếu chi thất lạc, hay ghi sai số tiền để tiến hành giải sau 51 52 53 Chi tiền qua ngân hàng 54 Đánh giá thủ tục chi tiền ╸ Chức kiểm tra chức chấp nhận toán (do kế toán trưởng kế toán toán xem xét) tách biệt so với chức xét duyệt chi quỹ để tốn (do thủ quỹ thực hiện) ╸ Có ký duyệt thủ quỹ phiếu chi, đảm bảo việc chi tiền thực tránh việc sử dụng lại phiếu chi để yêu cầu toán ╸ Hóa đơn mua hàng giao cho kế tốn tốn nên đơi chưa có kiểm tra lại với hóa đơn gốc 55 Hoạt động kiểm sốt Kiểm sốt phịng ngừa: có tách bạch chức năng, ủy quyền xét duyệt Kiểm soát phát hiện: có kiểm tra đối chiếu với chứng từ trước tốn Kiểm sốt bù đắp: có sốt xét từ giám đốc thơng qua giấy đề xuất từ phịng kinh doanh 56 Thơng tin truyền thơng Có quy định chứng từ, thay đổi số liệu gửi cho kế toán kịp thời xác Có đối chiếu thơng tin để đảm bảo tính thích hợp xác định 57 Giám Sát ╸ Chưa có phận kiểm tốn riêng biệt thực giám sát hoạt động chung công ty ╸ Trưởng phận sales chịu trách nhiệm tiến độ mua hàng ╸ Cơng ty có sách đánh giá nhân viên khen thưởng, kiểm điểm rõ rang hợp lí 58 Cảm ơn bạn lắng nghe! 59 ... … Chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền Vinatex Khách hàng yêu cầu Lập đơn đặt hàng Lập phiếu nhập kho Xét duyệt mua hàng Nhận hàng Kiểm soát nợ phải trả trả tiền Chu trình mua hàng, tồn trữ trả. .. cầu 16 Chu trình Mua hàng Tồn trữ 17 Đánh giá quy trình mua hàng Yêu cầu mua hàng Thủ tục mua hàng - Chưa có giấy yêu cầu mua hàng - Chặt chẽ, quy định phận rõ ràng - Khơng có kế hoạch mua hàng... trình mua hàng, tồn trữ trả tiền giáo trình Đề nghị mua hàng Lập đơn đặt hàng Lập phiếu nhập kho Xét duyệt mua hàng Nhận hàng Kiểm soát nợ phải trả trả tiền Mơi trường kiểm sốt Đặc thù quản lý Chính