Trong đó công tác tuyển dụng và đào tạo là khâu đầuvào có vai trò quyết định đến toàn bộ quá trình quản trị nguồn nhân lực trong tương lai.Với nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển
MỤC TIÊU VÀ Ý NGHĨA CỦA ĐỢT THỰC TẬP, LÝ DO CHỌN CHỦ ĐỀ
Mục tiêu của đợt thực tập
Tìm hiểu về công tác ở phòng Nhân sự ở doanh nghiệp được thực hiện như thế nào? So sánh các lý thuyết đã được học ở Trường và những công việc thực hiện ở Doanh nghiệp liệu có nhiều sự khác biệt Tham gia trực tiếp vào các công tác tuyển dụng, đào tạo và chấm công nhằm học hỏi quy trình làm việc Tiếp thu văn hóa ở Doanh nghiệp, nâng cao hiểu biết về các đặc trưng về văn hóa ở Doanh nghiệp.
Ý nghĩa
Thực tập là cơ hội tốt để sinh viên trường Đại học Văn Lang có thêm kinh nghiệm làm việc thực tiễn ở Doanh nghiệp, đặc biệt là những sinh viên chưa có kinh nghiệm làm việc trước đó Tiếp xúc với đồng nghiệp, cấp trên và được học hỏi các văn hóa ứng xử cơ bản ở văn phòng Tạo được tính kỷ luật khi chấp hành các quy định ở Doanh nghiệp, rèn được tác phong của nhân viên văn phòng.
Lý do chọn chủ đề
Công tác quản trị nguồn nhân lực ở doanh nghiệp bao gồm tuyển dụng, đào tạo đến các hoạt động khen thưởng, đánh giá Trong đó công tác tuyển dụng và đào tạo là khâu đầu vào có vai trò quyết định đến toàn bộ quá trình quản trị nguồn nhân lực trong tương lai.Với nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, để có thể tồn tại và phát triển ngoài đầu tư, đổi mới công nghệ thì các doanh nghiệp trong nước phải luôn luôn phát huy và nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân lực nói chung và công tác tuyển dụng lao động nói riêng, để tạo được lợi thế cạnh tranh với các doanh nghiệp khác Việc sở hữu được nguồn nhân lực chất lượng cao sẽ đáp ứng cho nhu cầu của sản xuất và sẽ tạo điều kiện cho sự mở rộng của công ty về lâu dài Giá trị của nguồn nhân lực đã được khẳng định qua các nền kinh tế khác nhau, nhưng chung quy lại dù trong bất cứ nền kinh tế nào thì nguồn nhân lực luôn là giá trị cốt lõi để tổ chức tồn tại và phát triển.
Trong quá trình thực tập, nhận thấy tầm quan trọng của tuyển dụng và đào tạo đối với doanh nghiệp, bài viết này phân tích quy trình tuyển dụng và đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này tại Công ty TNHH TM&DV Truyền thông HAPPY LIFE Mục đích của bài viết là tìm hiểu, đánh giá và đề xuất cải thiện hoạt động tuyển dụng và đào tạo, góp phần vào sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp.
THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY
Thông tin về sản phẩm và dịch vụ
Sơ lược về doanh nghiệp:
CÔNG TY TNHH TM&DV Truyền thông HAPPY LIFE được thành lập 2019 được biết đến là công ty hoạt động thương mại, cung ứng các sản phẩm điện tử dân dụng trong nước và nhập khẩu Hàng tiêu dùng thiết yếu thông qua hệ thống siêu thị tiện lợi PANGOO MART cho người tiêu dùng Việt Nam (như: nồi lẩu 3 chức năng HUK, bếp nướng HUK, ROBOT quét nhà HUK, hoặc một số sản phẩm được nhập khẩu từ Đức).
Tên tiếng Việt:CÔNG TY TNHH TM&DV TRUYỀN THÔNG HAPPY LIFE
Người đại diện: HUỲNH THỊ LIÊN
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH ngoài nhà nước Địa chỉ:
- Trụ sở chính: Lầu 5 Tòa Nhà ANNA, Lô 1 Đường Trung Tâm, Công Viên Phần Mềm Quang Trung, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Chi nhánh: Tòa nhà Bcons Tower II, Số 42/1 Ung Văn Khiêm, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Đối thủ cạnh tranh: bao gồm các tổ chức kinh doanh, các sàn thương mại phân phối liên quan đến ngành hàng đồ gia dụng, thực phẩm chức năng nhưSunhouse, SATO, NASAKI,…
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY
1.3.1 Những cột mốc nổi bật của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ truyền thông HAPPY LIFE
Thành lập vào tháng 11/2019, Công ty TNHH TM&DV Truyền Thông HAPPY LIFE có văn phòng đặt tại quận Tân Bình chuyên cung cấp các sản phẩm hàng gia dụng ngoại nhập từ Đức và Hàn Quốc, được quảng cáo trên các khung truyền hình như HTV2,
THVL, THTG, SCTV, Homeshoping, Youtube
(Nguồn: Phòng Nhân sự công ty Happy Life)
Hình 1.1: Logo công ty TNHH TM&DV Truyền Thông Happy Life
Vào năm 06/2021, Công ty TNHH TM&DV Truyền Thông HAPPY LIFE thành lập chi nhánh đầu tiên lấy tên là Công ty TNHH TM&DV Truyền Thông HAPPY LIFE Bình
Thạnh, chi nhánh đặt trụ sở tại Quận Bình Thạnh Bên cạnh việc mở thêm chi nhánh ở Bình Thạnh, Công ty cũng thêm vào các mặt hàng kinh là các sản phẩm thực phẩm chức năng cũng như thực phẩm phục hồi.
1.3.2 Các dịch vụ cung cấp và chính sách của Công ty
HAPPY LIFE là doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm điện tử dân dụng và các mặt hàng tiêu dùng trong nước và nhập khẩu.
Công ty có ba dòng sản phẩm gồm:
- Đồ điện gia dụng: Bếp điện 3 in 1, máy xay thịt, lò nướng, bếp điện từ, máy làm tỏi đen,
+ Bếp điện 3 in 1: dung lượng 4 lít, gồm 3 khay (lẩu, nướng, làm bánh) với công suất 12000W, chất liệu vỏ nhựa PA6, nắp thủy tinh và mặt chảo được phủ lớp chống dính và dập nổi.
+ Máy xay thịt: dung lượng 2 lít, công suất 250W, chất liệu cối xay là Inox 340 dày và lưỡi thép không gỉ.
+ Máy làm tỏi đen: dung lượng 6 lít, công suất 90W, bộ nhớ tự động lưu khi mất điện, ruột nồi làm bằng hợp kim nhôm chống dính cao cấp, khay chứa tỏi 3 tầng, có thể dễ dàng tách rời và dễ rửa sạch.
- Sức khỏe: Máy đo huyết áp, sữa non HOGI, máy massage 11 đầu
+ Máy đo huyết áp: có thể sử dụng nguồn điện 12V hoặc 4 viên pin AA, bộ nhớ lưu 100 lần đo gần nhất, tự động tắt sau 30 giây, có chức năng đọc thông số để phù hợp với người lớn tuổi.
+ Sữa non HOGI: khối lượng 400 gam, hạn sử dụng 2 năm, cung cấp cho người dùng đạm thực vật, Vitanmin A, Vitamin C, Biotin, Vitamin B1, Vitamin B6, Phù hợp với người đang ăn kiêng và người có đường huyết cao.
+ Máy massage 11 đầu: khối lượng 1 kilogam, công suất 30W, tần suất dao động từ 1000 đến 5000 nhịp/phút Gồm 11 đầu massage khác nhau dùng để phù hợp với các vị trí trên cơ thể, tay cầm chắc tay và giữ tốc độ massage theo ý muốn.
- Làm đẹp: Lebovit E-200 (Vitamin E), sữa ong chúa
+ Lebovit E-2000 (Vitamin E): 1 hộp gồm 60 viên, hạn sử dụng 3 năm, sản phẩm cung cấp Vitamin E cho người sử dụng, cảu thiện các tình trạng xương khớp, cân bằng nội tiết tố, ngăn ngừa cá bệnh lý về tim mạch,
+ Sữa ong chúa: 1 hộp gồm 365 viên, hạn sử dụng 3 năm, sản phẩm hỗ trợ quá trình ngừa nám, đồi mồi và tàn nhang, có tác dụng tốt đối với người ốm mới dậy hoặc người suy dinh dưỡng, huyết áp cao.
1.3.3 Tình hình hoạt động của Công ty năm 2019-2022 ĐVT: triệu đồng
Thu nhập bình quân đầu người/tháng 6,7 7,3 7,9
(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2022- Phòng Kế toán)
Bảng 1: Tình hình kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2022
Nhận xét: Theo như quan sát bảng số liệu ta thấy công ty đang ngày càng phát triển và đạt được doanh số tăng qua từng năm, trong đó cao nhất là năm 2022 với doanh thu đạt 68,84 tỉ đồng, năm 2019 do đang trong quá trình đi vào ổn định tổ chức nên doanh thu của công ty chỉ đạt 19,36 tỉ đồng sau khi cơ cấu được bộ máy hoạt động và doanh thu năm 2021 như cơ sở để tạo nên bức phá về doanh thu ở năm 2022, từ đó có sự phát triển về nhân sự, công ty đạt doanh số nhiều hơn Qua đó thu nhập của nhân viên cũng được cải thiện Mức lương trung bình của nhân viên ngày càng được nâng cao để đáp ứng nhu cầu sinh hoạt nhờ khả năng phục vụ sản xuất kinh doanh cho công ty Chính điều này sẽ tác động ảnh hưởng đến một số hoạt động của phòng hành chính tổng hợp cũng nhờ toàn thể công ty.
CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY
Sơ đồ tổ chức
(Nguồn: Phòng Nhân sự công ty Happy Life)
Hình 1.2: Sơ đồ các bộ phận và phòng ban của công ty
Chức năng của các phòng Ban
Thiết lập chính sách cho công ty và giám sát các quản lý của công ty Nhiệm vụ của hội đồng quản trị là thiết lập các chính sách quản lý doanh nghiệp và giám sát, đưa ra các quyết định về vấn đề lớn của công ty Mỗi công ty đại chúng phải có một ban giám đốc.
Phòng Hành chính Nhân sự
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, hợp đồng, các quy chế áp dụng cho công ty.
- Tham mưu về cách tổ chức các phòng ban, nhân sự theo mô hình công ty.
- Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực.
- Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng.
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ và gửi cho khách hàng.
- Quản lý tài sản cố định và bảo dưỡng tài sản của công ty.
- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra các công tác liên quan đến trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh…
- Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh.
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm.
- Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
- Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh.
- Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết.
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng.
- Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh.
- Xây dựng các chiến lược PR, marketing cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.
- Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu.
- Xây dựng hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
- Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật.
- Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra của công ty.
- Có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo khi có yêu cầu.
- Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định.
- Giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thai sản…
- Quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định…
- Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế.
- Quản lý trang thiết bị của công ty như tai nghe, máy tính, chuột, bàn phím,
- Lấy nguồn khách hàng cho phòng Kinh doanh từ các sàn thương mại điện tử, nguồn khách hàng cũ.
- Bốc số quảng cáo cho các Tổng đài viên vào các ngày công ty chạy quảng cáo trên đài truyền hình.
- Quản lý trang web nội bộ của công ty.
- Xử lý các sự cố về phần mềm, phần cứng.
- Hỗ trợ các phòng, ban trong các công tác liên quan đến các thiết bị điện tử.
- Liên hệ với khách hàng để kiểm tra lại đơn hàng trước khi chuyển sang bộ phận giao hàng.
- Hỗ trợ khách hàng cho các cuộc gọi đến.
- Xử lý các tình huống trong lúc giao hàng và sau khi đơn hàng đã đến được với khách hàng.
- Hỗ trợ về bảo hành cho khách hàng khi khách hàng liên hệ.
KẾT CẤU CỦA BÁO CÁO THỰC TẬP VÀ PHẠM VI THỰC TẬP
1.5.1 Kết cấu của bài báo cáo thực tập: gồm 3 chương
Chương 1 Tổng quan về Công ty TNHH TM&DV Truyền thông HAPPY LIFE
CÁC CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ PHẬN THỰC TẬP VÀ CÁC QUY TRÌNH CÔNG VIỆC
2.1.1 Sơ đồ bộ phận chức năng Nhân sự
(Nguồn: Phòng Nhân sự công ty Happy Life)
Hình 2.1: Sơ đồ phòng Nhân sự của Doanh nghiệp
* Quản lý hành chính nhân sự:
- Tham mưu, xây dựng và cố vấn cho Ban lãnh đạo nhằm hoạch định chiến lược phát triển Nhân sự trong tương lai.
- Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực.
- Giám sát các công tác hành chính, tuyển dụng và đào tạo.
- Quản lý, hướng dẫn nhóm thực tập sinh trong các công tác chung.
- Báo cáo tình hình nhân sự lên Ban lãnh đạo.
- Quản lý các cơ sở vật chất công ty.
* Nhân viên Hành chính nhân sự:
- Soạn thảo các văn bản, tài liệu nội bộ.
- Soạn thảo, lưu trữ hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động.
- Hỗ trợ báo cáo công tác hành chính lên Ban lãnh đạo.
- Soạn các tài liệu đào tạo cho nhân viên mới.
- Thực hiện đào tạo cho các nhân viên mới.
- Lên chuyền nhân viên mới cho đội trưởng phòng Kinh doanh.
- Báo cáo tình trạng nhân viên mới cho Ban lãnh đạo.
- Tham mưu với Quản lý HCNS về nhu cầu tuyển dụng.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng.
- Thực hiện công tác tuyển dụng (đăng bài tuyển dụng, thu hút ứng viên,…).
- Trực tiếp phỏng vấn các ứng viên.
- Đánh giá chất lượng ứng viên.
* Thực tập sinh: Đối với Thực tập sinh làm việc trực tiếp:
- Hỗ trợ các công tác hành chính cơ bản.
- Hỗ trợ đăng bài tuyển dụng.
- Gọi điện thoại sơ vấn ứng viên.
- Hỗ trợ các công tác trang trí công ty vào các dịp lễ.
- Hỗ trợ tổ chức các chương trình của công ty.
- Điểm danh sáng – trưa khối Văn phòng và khối Kinh doanh. Đối với Thực tập sinh làm việc trực tuyến:
- Hỗ trợ đăng bài tuyển dụng.
- Phản hồi các câu hỏi của ứng viên.
- Gửi ứng viên vào nhóm Thực tập sinh để nhóm Thực tập sinh làm việc trực tiếp liên hệ.
2.1.2 Quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH TM&DV Truyền thông Happy Life
(Nguồn: Phòng Nhân sự công ty Happy Life)
Hình 2.2: Quy trình tuyển dụng của Doanh nghiệp
CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN
2.2.1 Mô tả quy trình các công việc được giao
Nhân sự phụ trách: Tổng Quản lý Nhân sự, Quản lý HCNS.
Tổng Quản lý Nhân sự sẽ lập kế hoạch tuyển dụng theo tháng cho từng Chi nhánh, Quản lý HCNS sẽ là nhân sự tiếp nhận KPI được giao và thực hiện giao công việc cho Nhân viên Tuyển dụng và Thực tập sinh.
Nhân sự phụ trách: Nhân viên Tuyển dụng, Thực tập sinh.
Sử dụng các kênh đăng tuyển dụng:
Tuyển dụng trực tuyến vẫn là nguồn cung cấp ứng viên mạnh nhất trong thời đại công nghệ số như hiện nay Với nền công nghệ tiên tiến các kênh tuyển dụng trực tuyến tạo môi trường trung gian kết nối mạnh mẽ giữa ứng viên và nhà tuyển dụng Phần lớn các ứng viên ứng tuyển đến từ trang mạng xã hội Facebook, Zalo,… Áp dụng chính sách đề bạt nội bộ:
Những vị trí quản lý công ty áp dụng chính sách đề bạt nội bộ Các nhân viên sáng giá được đề bạc giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm được ứng viên đúng người, đúng việc hạn chế mất thời gian cũng như chi phí tuyển dụng
Danh sách nguồn cung ứng viên dự phòng:
Doanh nghiệp áp dụng khai thác nguồn ứng viên từ các danh sách ứng viên dự phòng từ các ứng viên ở các kì tuyển dụng trước để có thể lấp đầy khoảng trống nhân sự ở các đợt tuyển dụng sau này.
Lọc và sơ vấn ứng viên
Nhân sự phụ trách: Nhân viên Tuyển dụng, Thực tập sinh.
Công tác lọc và sơ vấn ứng viên là khâu quan trọng góp phần tìm kiếm ứng viên phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng ở bất kì công ty nào Hiện tại ở công ty đang áp dụng lọc thông tin ứng viên qua CV, cuộc gọi, chat qua tin nhắn,… nhằm tìm ra những ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển.
Nhân sự phụ trách: Nhân viên Tuyển dụng( đối với đối tượng là Thực tập sinh), Quản lý HCNS (đối với đối tượng phỏng vấn là các vị trí như IT, CSKH hay Thực tập sinh).
Quy trình phỏng vấn ở công ty:
Bước 1: Gửi email thư mời phỏng vấn
Bước 2: Gọi điện nhắc ứng viên đến phỏng vấn
Bước 3: Khi ứng viên đến, hướng dẫn ứng viên gửi xe dưới tầng hầm hoặc tòa nhà phía sau.
(Trường hợp ứng viên gọi báo xuống bảo lãnh thì xuống phòng bảo vệ xác nhận và dẫn người lên)
Bước 4: Mời ừng viên vào công ty.
Bước 5: Hướng dẫn để dép vào nơi quy định.
Sau khi ứng viên hoàn thành bài kiểm tra, hướng dẫn ứng viên điền form CV và mang form vào cho Chuyên viên tuyển dụng Sau đó, mời ứng viên vào phòng để phỏng vấn và đánh giá năng lực của họ.
Bước 9: Dẫn ứng viên rời công ty.
Trả kết quả phỏng vấn
Nhân sự phụ trách: Nhân viên Tuyển dụng, Thực tập sinh.
Công ty thực hiện trả kết quả phỏng vấn qua 2 hình thức: Báo kết quả qua điện thoại và gửi email thư mời nhận việc qua email.
Nhận ứng viên lên đào tạo:
Nhân sự phụ trách: Quản lý HCNS, Thực tập sinh, Nhân viên Đào tạo.
Bước 1: Nắm danh sách nhân viên sẽ tham gia đào tạo
Bước 3: Hướng dẫn ứng viên khu vực để giày, dép
Bước 4: Để đồ dùng vào tủ locker
Bước 5: Hướng dẫn viên vào phòng đào tạo
Bước 6: Ghi nhận các nhân viên không tham gia đào tạo theo danh sách (và liên hệ sau đó) Bước 7: Bàn giao nhân viên cho chuyên viên đào tạo.
2.2.2 Các công việc cụ thể đã thực hiện a Công tác Tuyển dụng của Thực tập sinh
Bước 1: Tiếp nhận thông tin về vị trí tuyển dụng
Khi nhu cầu tuyển dụng nảy sinh, Quản lý nhân sự sẽ cung cấp thông tin liên quan đến mô tả công việc, yêu cầu công việc và quyền lợi Dựa trên những thông tin này, các thực tập sinh được đào tạo để gánh vác trọng trách tuyển dụng cho các vị trí cần tuyển.
Bước 2: Thiết kế poster tuyển dụng
(Nguồn: Thiết kế cá nhân của sinh viên)
Hình 2.3: Poster tuyển dụng tự thiết kế
Bước 3: Đăng bài tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên Đăng các bài tuyển dụng về vị trí được yêu cầu lên các trang mạng xã hội, các kênh tuyển dụng (chủ yếu là Facebook, Zalo, vieclam365.com,…).
Bước 4: Nhập liệu thông tin ứng viên
Nhập thông tin của ứng viên vào nhóm Zalo nội bộ phòng nhân sự, thông tin của ứng viên bao gồm:
- Họ và tên ứng viên
Bước 5: Gọi điện sơ vấn ứng viên – Hẹn lịch phỏng vấn
Gọi điện liên hệ với ứng viên để trao đổi về lịch làm việc, mô tả công việc cũng như sẽ hẹn lịch phỏng vấn tại công ty Kết thúc sơ vấn sẽ kiểm tra lại email của ứng viên để gửi thư mời phỏng vấn nếu phù hợp.
( Kịch bản sơ vấn ứng viên:
- Chào em, em có phải là…không.
- Anh gọi từ bộ phận nhân sự công ty Happy Life.
- Anh thấy em có điền form ứng tuyển vị trí tổng đài viên bên công ty chị Không biết em đã đọc kỹ qua mô tả công việc chưa.
- Công việc chính bên mình sẽ là: trực tổng đài và trả lời các cuộc gọi đến của khách hàng, tư vấn, báo giá và chốt đơn hàng.
- Hiện tại thì em có còn đang bận việc học gì không? Mấy môn ngoại ngữ với tin học thì em có còn đang học không?
- Ngày mai bên công ty anh có lịch phỏng vấn lúc 9h và 14h Em đến được buổi nào?
- Ok em Mail của em là…đúng không? Anh sẽ gửi thư mời phỏng vấn qua mail cho em Em đọc và xác nhận giúp anh nhé Cảm ơn em đã nghe máy nha.)
Bước 6: Gửi email mời phỏng vấn cho ứng viên
( Nguồn: Từ email cá nhân của sinh viên)
Hình 2.4: Hình ảnh Thư mời phỏng vấn
Khi ứng viên đến công ty, Thực tập sinh sẽ đón tiếp và hướng dẫn ứng viên điền thông tin cá nhân vào form ứng tuyển Thông tin này sẽ được Nhân viên Tuyển dụng sử dụng để thực hiện quá trình phỏng vấn và đánh giá năng lực của ứng viên.
Bước 8: Dẫn ứng viên ra khỏi công ty
Sau buổi phỏng vấn, Thực tập sinh sẽ hỏi về thái độ của ứng viên đối với công việc và dẫn ứng viên ra thang máy Hướng dẫn ứng viên ra đến hầm xe và hỏi về mức độ phù hợp công việc của ứng viên.
Bước 9: Trả kết quả phỏng vấn cho ứng viên
Quản lý HCNS và Nhân viên Nhân sự sẽ cho điểm và đánh giá ứng viên, vào 16h mỗi cuối ngày Thực tập sinh sẽ trả kết quả cho ứng viên.
( Nguồn: Từ email cá nhân của sinh viên)
Hình 2.5: Hình ảnh Thư mời nhận việc b Công tác Hành chính của Thực tập sinh b.1 Điểm danh nhân viên Điểm danh sẽ là công tác đếm số lượng nhân viên đi làm và so sánh với nhân viên nghỉ theo lịch đã đăng ký Sau đó, thực tập sinh sẽ báo cáo số lượng nhân viên vắng theo lịch đăng ký và số lượng nhân viên vắng không lý do.
Khối văn phòng: Điểm danh sáng lúc 8h15 và điểm danh chiều lúc 13h45.
Khối kinh doanh: Điểm danh sáng lúc 8h30 và điểm danh chiều 13h45.
CÁC CÔNG VIỆC HỖ TRỢ
Ngoài công việc hỗ trợ các công tác tuyển dụng, đăng bài và các công tác hành chính thì Thực tập sinh còn được tham gia các công tác như sau:
- Trang trí ngày lễ Quốc tế Phụ nữ 08/03, Thực tập sinh hỗ trợ tổ chức các hoạt động trò chơi, mua các phần quà cho các nhân viên nữ, làm MC dẫn chương trình, đặt hoa cho các Quản lý trong công ty.
- Hỗ trợ tổ chức sinh nhật cho các nhân viên có ngày sinh vào Tháng 2, Tháng 3. Mua quà cho các nhân viên có ngày sinh nhật, chụp hình sinh nhật, tổ chức hoạt động vui chơi, trang trí ngày sinh nhật.
- Kiểm tra và thống kê các văn phòng phẩm như bút lông, bút bi, thùng nước uống, giấy note, keo dán, giấy A4; A5, sáp thơm, xịt thơm phòng,…
- Gọi điện thoại sơ vấn ứng viên (trao đổi về thời gian làm việc, mô tả công việc, các mặt hàng kinh doanh và các thông tin được cho phép với ứng viên).
- Được đi theo các buổi phỏng vấn để học hỏi thêm kinh nghiệm, cho nhận xét về ứng viên với Nhân viên Tuyển dụng và Quản lý HCNS.
- Hỗ trợ Quản lý HCNS trong công tác quản lý bộ phận Thực tập sinh làm việc trực tuyến (giám sát nội dung các bài đăng, số lượng bài đăng, số lượng ứng viên lên phỏng vấn; đào tạo và trả lời câu hỏi của Thực tập sinh làm việc trực tuyến), hỗ trợ sắp xếp lịch họp của bộ phận Thực tập sinh.
Để nắm được nguyên nhân thực sự dẫn đến tình trạng nhân viên nghỉ việc, bộ phận tuyển dụng cần chủ động liên hệ trực tiếp với những trường hợp nghỉ việc (có đơn từ hoặc nghỉ ngang) Qua trao đổi, bộ phận tuyển dụng sẽ thu thập thông tin về sự không phù hợp giữa nhân viên và công ty, bao gồm cả những bất cập trong công việc, môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp hoặc chế độ đãi ngộ Sau khi tổng hợp dữ liệu thu được, bộ phận tuyển dụng sẽ chuyển báo cáo về Quản lý HCNS để đánh giá và đưa ra những điều chỉnh phù hợp trong chính sách tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự, nhằm hạn chế tình trạng nhân viên nghỉ việc trong tương lai.
(Nguồn: Từ hoạt động của Công ty Happy Life)
Hình 2.6 : Hình ảnh hỗ trợ trang trí Quốc tế Phụ nữ 8/3
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC SAU KỲ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY
Sau quá trình học tập và làm việc tại Doanh nghiệp TNHH TM&DV Truyền thông HAPPY LIFE, bản thân đã được trải nghiệm về văn hóa doanh nghiệp, tác phong văn phòng và các công tác chuyên ngành.
Trong quá trình thực tập tại Doanh nghiệp, thành tích của bản thân bao gồm các kết quả công tác sau:
- Mang về số lượng hồ sơ ứng viên là 78 hồ sơ ứng viên, trong đó có 37 ứng viên lên phỏng vấn và có 10 ứng viên lên đào tạo Được đào tạo về cách thu hút ứng viên, trả lời các vấn đề của ứng viên và xử lý các tình huống khác nhau trong quá trình tuyển dụng.
- Dựa trên yêu cầu của Quản lý HCNS, bản thân cũng đã thiết kế các poster tuyển dụng và đăng lên các hội, nhóm tuyển dụng để tìm kiếm nguồn ứng viên cho doanh nghiệp Qua các bài đăng, doanh nghiệp sẽ có được độ nhận diện cao hơn, từ đó nâng cao uy tín với các ứng viên Sử dụng các công cụ hỗ trợ thiết kế, đặc biệt là canva để làm poster, học được cách sắp xếp thứ tự các thông tin đưa vào poster, điều phối màu sắc để làm nổi bật nội dung bài đăng.
- Được tham gia các công tác hành chính như làm quen với máy in, hiểu rõ về cơ chế hoạt động máy in, in các tài liệu cho ứng viên.
- Hỗ trợ các công tác trang trí các ngày lễ, có thể tìm hiểu cách mà chương trình giao lưu giữa các nhân viên được tổ chức như thế nào Hiểu được cách mà các nguồn chi phí được đề xuất và duyệt cho mỗi hoạt động ở công ty, được quan sát quy trình các công tác được hoàn thành theo thứ tự logic.
- Trải nghiệm được văn hóa doanh nghiệp ở công ty, với độ tuổi của các nhân viên khá trẻ nên văn hóa doanh nghiệp được xây dựng năng động và luôn luôn thay đổi cho phù hợp với thời đại Qua đó, bản thân nhận thấy được khi văn hóa doanh nghiệp liên kết được với nhân viên sẽ tạo hiệu quả trong công việc.