phản ánh trải nghiệm và đánh giá lại kiến thức có được học sau môn học kỹ năng bổ trợ

Trong số đó, kỹ năng mà em tâm đắc nhất chính là Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả Chương 5 của học phần Kỹ năng Bổ trợ.Bài thuyết trình hôm nay sẽ cùng các bạn: Nhìn n

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

-BÀI TẬP LỚN CUỐI KỲ MÔN: KỸ NĂNG BỔ TRỢ

TS Nguyễn Hải Núi

Sinh viên thực hiện : Phạm Ngọc

Lâm

Hà Nội – 2024

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 3

I/ TRÌNH BÀY KỸ NĂNG TÂM ĐẮC NHẤT ĐƯỢC HỌC TỪ HỌC PHẦN KỸ NĂNG BỔ TRỢ.4 1.1 Cách lập 1 bản kế hoạch hiệu quả 5

1.2 Cách tổ chức công việc và sự kiện 7

1.3 Cách quản lý quỹ thời gian tốt hơn 8

II/ ÁP DỤNG KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN ĐỂ LẬP LỊCH TRÌNH CỤ THỂ CHO NĂM HỌC TIẾP THEO (8/2024-8/2025) 10

III/ PHẢN ÁNH TRẢI NGHIỆM VÀ ĐÁNH GIÁ LẠI KIẾN THỨC CÓ ĐƯỢC HỌC SAU MÔN HỌC KỸ NĂNG BỔ TRỢ 10

3.1 Đánh giá việc thực hiện các kỹ năng đã học 10

3.2 Kế hoạch phát triển tốt hơn các kỹ năng đã học 11

LỜI KẾT 12

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin được chân thành cảm ơn Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội cùng toàn thể các giảng viên trong trường đã tích cực đưa và truyền tải bộ môn Kỹ năng

bổ trợ vào chương trình giảng dạy của chúng em, tạo điều kiện cho chúng em được bổ sung và học tập những kĩ năng mới, tạo tiền đề nâng cao khả năng của bản thân.

Em đặc biệt muốn được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới hai vị giảng viên:

 TS Bùi Thị Quyên: Xin cảm ơn cô đã tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý

báu với tất cả tâm huyết của mình Trong suốt quá trình học tập dưới sự hướng dẫn của

cô, em đã nhận được sự quan tâm,giúp đỡ và hướng dẫn tận tâm, nhiệt tình Cô đã giúp em tích lũy nhiều kiến thức, có cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn về bộ môn này

 TS Nguyễn Hải Núi: Xin cảm ơn thầy đã luôn truyền cảm hứng và khơi dậy niềm đam mê

học tập trong em.Thầy đã giúp em hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của bộ môn Kỹ năng bổ trợ

và cách thức áp dụng chúng vào thực tế

Tuy nhiên, do khả năng tiếp thu kiến thức của em còn hạn chế và hiểu biết chưa đủ sâu rộng, mặc dù

đã cố gắng thực hiện bài tập lớn này, nhưng khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những góp ý từ thầy cô để bài tập lớn của em được hoàn thiện hơn

Cuối cùng, em xin kính chúc thầy cô sức khỏe, hạnh phúc và thành công trên con đường sự nghiệp giảng dạy

Sinh viên, Phạm Ngọc Lâm

I/ TRÌNH BÀY KỸ NĂNG TÂM ĐẮC NHẤT ĐƯỢC HỌC TỪ HỌC PHẦN KỸ NĂNG

BỔ TRỢ

Qua quá trình học tập trên lớp và theo dõi học phần Kỹ năng Bổ trợ, em đã thu thập được rất nhiều kiến thức bổ ích và áp dụng chúng vào cuộc sống, học tập và công việc một cách hiệu quả Trong số

đó, kỹ năng mà em tâm đắc nhất chính là Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu

quả (Chương 5 của học phần Kỹ năng Bổ trợ).

Bài thuyết trình hôm nay sẽ cùng các bạn:

 Nhìn nhận tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và quản lý thời gian.

 Tìm hiểu về mô hình 5W1H2C5M - công cụ đắc lực giúp lập kế hoạch hiệu quả.

 Khám phá những bí quyết quản lý thời gian thông minh, khoa học thông qua mô hình 5A.

 Thực hành áp dụng kỹ năng vào các tình huống thực tế.

Tiếp theo đây chính là slides em đã chuẩn bị cho bài thuyết trình ngày hôm nay:

Hình 1: Tổng quan về Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả

Hình 2: Mục lục slides

Thuyết minh hình 2:

Chi tiết hơn về Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả:

1 Cách lập 1 bản kế hoạch hiệu quả

2 Cách tổ chức 1 công việc và sự kiện

3 Cách quản lý thời gian tốt hơn

4 Tình huống áp dụng thực tiễn được ghép ngay sau mỗi phần

1.1. Cách lập 1 bản kế hoạch hiệu quả

Hình 3: Cách lập 1 bản kế hoạch hiệu quả và tình huống thực tiễn

Thuyết minh hình 3: Quy trình lập kế hoạch hiệu quả

1 Xác định mục tiêu:

 Xác định rõ ràng các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được (SMART) trong một khoảng thời gian nhất định.

 Mục tiêu cần phù hợp với khả năng và điều kiện thực tế của bản thân.

 Viết ra các mục tiêu để ghi nhớ và dễ dàng theo dõi.

2 Phân tích hiện trạng và xác định chiến lược:

 Đánh giá tình hình hiện tại, bao gồm các yếu tố thuận lợi và khó khăn.

 Xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch.

 Dựa trên phân tích, xác định chiến lược phù hợp để đạt được mục tiêu.

3 Lập kế hoạch hoạt động:

 Chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ dàng thực hiện hơn.

 Liệt kê các công việc cụ thể cần thực hiện để hoàn thành từng mục tiêu nhỏ.

 Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên và thời gian hoàn thành.

4 Phân công trách nhiệm:

 Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện từng công việc.

 Ủy quyền cho các thành viên trong nhóm nếu cần thiết.

 Giao tiếp rõ ràng về trách nhiệm và yêu cầu của từng công việc.

5 Lập kế hoạch thời gian và nguồn lực:

 Ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc.

 Lập lịch trình cụ thể cho từng công việc và mốc thời gian hoàn thành.

 Xác định nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch (nhân lực, tài chính, vật tư, v.v.).

6 Theo dõi, đánh giá và cải tiến:

 Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch thường xuyên.

 Đánh giá hiệu quả của từng công việc và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

 Rút kinh nghiệm từ những thành công và thất bại để cải thiện kế hoạch trong tương lai.

Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch:

 Tạo ra sự tập trung và hiệu suất: Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần làm gì và tập trung

vào việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

 Tạo ra sự linh hoạt: Kế hoạch giúp bạn dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi bất ngờ xảy ra.

 Tối ưu hóa tài nguyên: Lập kế hoạch giúp bạn sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả nhất để đạt

được mục tiêu.

 Xác định ưu tiên và giữ cân bằng: Kế hoạch giúp bạn xác định những công việc quan trọng và sắp

xếp thời gian hợp lý để hoàn thành tất cả các công việc.

 Tạo ra sự tự tin: Việc có kế hoạch giúp bạn cảm thấy tự tin hơn vào khả năng đạt được mục tiêu của

mình.

Mẹo nâng cao kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả:

1 Lập kế hoạch phù hợp với khả năng:

 Xác định mục tiêu SMART: cụ thể, có thể đo lường, khả thi, liên quan và có thời hạn.

 Chia nhỏ mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

 Ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết một cách thực tế.

 Tránh ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc.

2 Ưu tiên các công việc quan trọng:

 Sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.

 Tập trung vào những công việc quan trọng nhất trước.

 Sử dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch, danh sách việc cần làm và ứng dụng nhắc nhở.

3 Chuẩn bị các phương án dự phòng:

 Xác định những rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch.

 Lập các phương án dự phòng để đối phó với những rủi ro đó.

 Giữ cho kế hoạch linh hoạt để có thể điều chỉnh khi cần thiết.

4 Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch:

 Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch thường xuyên.

 So sánh tiến độ thực tế với tiến độ dự kiến.

 Điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu.

Ví dụ áp dụng kỹ năng lập kế hoạch:

Tình huống: Mở giải cầu lông cho thành viên Câu lạc bộ tham gia nội bộ.

Mục tiêu: Tăng phong trào và tính đoàn kết của Câu lạc bộ.

Các bước thực hiện:

1 Xác định hiện trạng:

 Đánh giá nguồn lực sẵn có:

o Nhân sự: Số lượng thành viên, chuyên môn, kinh nghiệm tổ chức sự kiện.

o Tài chính: Kinh phí dự kiến cho giải đấu, khả năng huy động tài trợ.

o Cơ sở vật chất: Địa điểm thi đấu, dụng cụ thi đấu.

 Xác định điểm mạnh và điểm yếu:

o Điểm mạnh: Số lượng thành viên đông, nhiệt tình tham gia hoạt động tập thể.

o Điểm yếu: Kinh nghiệm tổ chức giải đấu còn hạn chế, nguồn lực tài chính chưa dồi dào.

 Phân tích các giải cầu lông đã được tổ chức trước đây:

o Học hỏi kinh nghiệm tổ chức, format thi đấu, cách thức truyền thông.

o Rút ra bài học kinh nghiệm để tránh mắc phải những sai sót tương tự.

2 Lập kế hoạch:

 Xác định ngày giờ tổ chức giải:

o Lựa chọn thời điểm phù hợp với lịch trình của đa số thành viên.

o Tránh tổ chức vào những ngày lễ Tết, hoặc trùng với các sự kiện quan trọng khác.

 Lựa chọn địa điểm tổ chức:

o Cân nhắc các yếu tố như: sức chứa, vị trí giao thông thuận lợi, chi phí thuê mặt bằng.

o Ưu tiên lựa chọn địa điểm quen thuộc với thành viên Câu lạc bộ.

 Lập danh sách các hạng mục thi đấu:

o Xác định các nội dung thi đấu phù hợp với số lượng và trình độ của các vận động viên.

o Có thể tổ chức thi đấu đơn nam, đơn nữ, đôi nam, đôi nữ, đôi nam nữ.

 Xác định số lượng vận động viên tham gia:

o Dựa vào số lượng thành viên Câu lạc bộ và dự đoán tỷ lệ tham gia.

o Lập kế hoạch thi đấu phù hợp với số lượng vận động viên đăng ký.

 Lập dự toán kinh phí:

o Chi tiết các khoản chi cho thuê 场地, dụng cụ thi đấu, giải thưởng, in ấn, quảng cáo.

o Tìm kiếm nhà tài trợ để hỗ trợ giảm bớt chi phí cho giải đấu.

 Lập kế hoạch truyền thông:

o Quảng bá thông tin về giải đấu trên website, mạng xã hội của Câu lạc bộ.

o In ấn áp phích, banner quảng cáo treo tại các địa điểm sinh hoạt chung của Câu lạc bộ.

o Liên hệ với các trang tin tức thể thao để đăng tải thông tin về giải đấu.

 Lập lịch trình thi đấu:

o Lập lịch thi đấu chi tiết cho từng hạng mục, đảm bảo tính khoa học và hợp lý.

o Xác định thời gian thi đấu cho từng trận, giờ nghỉ giữa các trận.

 **Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong Ban

1.2. Cách tổ chức công việc và sự kiện

Hình 4: Cách tổ chức công việc và sự kiện

Thuyết minh hình 4: Tổ chức công việc hiệu quả

1 Khái niệm:

Tổ chức công việc là quá trình sắp xếp, phân bổ hợp lý các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực, để hoàn thành kế hoạch đề ra Việc tổ chức công việc hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả và thành công

2 Vai trò:

 Lập kế hoạch và sắp xếp công việc: Xác định mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, người thực

hiện cho từng công việc cụ thể.

 Tận dụng tối đa nguồn lực: Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, vật lực, tài chính để hoàn thành công

việc một cách tiết kiệm, tránh lãng phí.

 Nâng cao hiệu quả công việc: Đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ, chất lượng, đáp ứng

yêu cầu đề ra.

 Dễ dàng kiểm soát và đánh giá: Giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, giám sát tiến độ, chất lượng

công việc và đưa ra điều chỉnh phù hợp.

 Giải quyết vấn đề hiệu quả: Tổ chức công việc hợp lý giúp hạn chế sai sót, phát sinh, từ đó giải

quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.

3 Cách thức tổ chức công việc:

Công thức 5W1H2C5M:

5W:

 Why (Tại sao): Xác định mục tiêu, lý do thực hiện công việc.

 What (Cái gì): Xác định nội dung, công việc cụ thể cần thực hiện.

 Where (Ở đâu): Xác định địa điểm thực hiện công việc.

 When (Khi nào): Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.

 Who (Ai): Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện từng công việc.

1H:

 How (Như thế nào): Xác định phương pháp, quy trình thực hiện công việc.

2C:

 Cost (Chi phí): Dự toán chi phí cho công việc.

 Communication (Giao tiếp): Lập kế hoạch giao tiếp, trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện

công việc.

5M:

 Man (Nhân lực): Xác định số lượng và vai trò của nhân sự tham gia công việc.

 Money (Tài chính): Xác định nguồn vốn và cách thức sử dụng tài chính cho công việc.

 Material (Vật liệu): Xác định các loại vật liệu, trang thiết bị cần thiết cho công việc.

 Machine (Máy móc): Xác định các loại máy móc, thiết bị sử dụng trong công việc.

 Method (Phương pháp): Xác định phương pháp, kỹ thuật thực hiện công việc.

4 Ví dụ áp dụng:

Tình huống: Tổ chức cuộc thi cho Câu lạc bộ.

Áp dụng công thức 5W1H2C5M:

 Why: Gắn kết các thành viên, tạo sân chơi chung, nâng cao tinh thần đoàn kết.

 What: Cuộc thi về [chủ đề của cuộc thi].

 Where: [Địa điểm tổ chức].

 When: [Thời gian tổ chức].

 Who: Ban tổ chức, ban giám khảo, thí sinh.

 How: Lập kế hoạch chi tiết, quy trình tổ chức, luật thi đấu.

 Cost: Dự toán chi phí cho các khoản:场地 thuê, giải thưởng, quà lưu niệm, v.v.

 Communication: Quảng bá thông tin về cuộc thi, hướng dẫn thí sinh đăng ký tham gia.

 Man: Phân công nhân sự cho các nhiệm vụ cụ thể: Ban tổ chức, ban giám khảo, MC, hậu cần.

 Money: Sử dụng nguồn kinh phí từ hội phí thành viên, nhà tài trợ.

 Material: Chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho cuộc thi: phông bạt, bảng điểm, bảng thi, loa đài, v.v.

 Machine: Sử dụng máy tính, máy chiếu, hệ thống âm thanh.

 Method: Lựa chọn phương pháp thi đấu phù hợp: thi đấu cá nhân, thi đấu đồng đội, v.v.

Kết quả: Cuộc thi được tổ chức thành công, thu hút đông đảo thành viên tham gia, góp phần tăng

cường gắn kết và tạo sân chơi bổ ích cho các thành viên

Lưu ý:

 Áp dụng công thức 5W1H2C5M một cách linh hoạt.

1.3. Cách quản lý quỹ thời gian tốt hơn

Hình 5: Cách quản lý quỹ thời gian tốt hơn cùng tình huống thực tiễn được áp dụng

Thuyết minh hình 5: Quản lý thời gian hiệu quả

1 Khái niệm quản lý thời gian:

Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp, tổ chức và ưu tiên các công việc cùng hoạt động trong cuộc sống một cách hợp lý để sử dụng thời gian hiệu quả nhất Mục tiêu của việc quản lý thời gian là:

 Tăng cường năng suất làm việc.

 Giảm căng thẳng.

 Đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn.

 Có thời gian cho các hoạt động giải trí, nghỉ ngơi và sở thích cá nhân.

2 Cách quản lý quỹ thời gian hiệu quả và khoa học hơn:

Mô hình 5A trong quản lý thời gian:

1 Awake (Nhận biết):

 Xác định mục tiêu và công việc quan trọng cần làm.

 Đánh giá tầm quan trọng của từng mục tiêu và công việc.

 Ưu tiên và phân bổ thời gian hợp lý cho từng mục tiêu, công việc.

2 Analyse (Phân tích):

 Phân tích quy trình thực hiện công việc.

 Xác định các giai đoạn, công việc nhỏ.

 Ước lượng thời gian hoàn thành cho từng giai đoạn và công việc.

 Có cái nhìn tổng quan về công việc và thời gian thực hiện.

3 Attack (Loại bỏ):

 Loại bỏ các yếu tố ảnh hưởng tiêu cực sau khi nhận biết và phân tích công việc.

 Loại bỏ những công việc không cần thiết.

 Tạo môi trường làm việc tối ưu để giảm thiểu lãng phí thời gian.

4 Assign (Lập thứ tự ưu tiên):

 Lập thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu và công việc.

 Thực hiện những công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

 Tránh việc trì hoãn công việc.

5 Arrange (Lập kế hoạch):

 Lập kế hoạch chi tiết để thực hiện các mục tiêu và công việc.

 Xác định nguồn lực, thời gian và phương pháp phù hợp.

 Lập lịch trình cụ thể để theo dõi tiến độ thực hiện.

3 Ví dụ áp dụng:

Tình huống: Áp dụng để quản lý thời gian và lập kế hoạch cho việc tập luyện và tăng cường thể

chất, sức khỏe hàng ngày

Cách áp dụng:

 Awake (Nhận biết): Xác định mục tiêu tập luyện (ví dụ: giảm cân, tăng cường sức khỏe tim

mạch, v.v.).

 Analyse (Phân tích): Phân tích các bài tập phù hợp với mục tiêu, sở thích và thể trạng bản thân Ước

lượng thời gian tập luyện cho mỗi bài tập.

 Attack (Loại bỏ): Loại bỏ những yếu tố ảnh hưởng đến việc tập luyện như: thời gian bận rộn, sự cám

dỗ của thức ăn không lành mạnh, v.v.

 Assign (Lập thứ tự ưu tiên): Lập thứ tự ưu tiên cho các bài tập based on mục tiêu và sở thích cá

nhân.

 Arrange (Lập kế hoạch): Lập kế hoạch tập luyện chi tiết theo tuần, tháng Xác định thời gian, địa

điểm tập luyện cho từng bài tập Chuẩn bị dụng cụ tập luyện cần thiết.

Kết quả: Áp dụng thành công mô hình 5A giúp quản lý thời gian hiệu quả, có kế hoạch tập luyện

khoa học, từ đó đạt được mục tiêu tăng cường sức khỏe và thể chất

Lưu ý:

 Mô hình 5A chỉ là một gợi ý, chúng ta có thể điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với hoàn cảnh và mục tiêu của bản thân.

 Kiên trì thực hiện và theo dõi kế hoạch để đạt được kết quả tốt nhất.