Tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản b Tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan
Trang 1
TRUONG DAI HOC SU PHAM „Nga
Thanh Ngan, E= nguyenthanhngan192003 gmail.com
Reason: | am the author of this document Location:
HOC PHAN: HIST1108 - NGHIEP VU THU KY VAN
PHONG - VAN BAN NGOAI GIAO Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Văn Kết
Thanh phố Hà Chi Minh, ngay 24 thang 4 nam 2024
Trang 2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
THANH PHO HO CHI MINH
HOC PHAN: HIST1108 - NGHIEP VU THU KY VAN PHONG -
VAN BAN NGOAI GIAO
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Ngân — 47.01.608.017
Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Van Kết
Thành phố Hà Chỉ Minh, ngày 24 thúng 4 năm 2024
Trang 3
l
1 Tên đề tài thuyết trình của nhóm: Sử dụng văn bản (quyết định cá biệt, biên bản, công văn) trong mục 1.3 — bài tập của phần kỹ thuật xây đựng và ban hành văn bản của giáo trình hay tự chọn, phân tích để xác định lỗi, sửa lỗi và trình bày hoàn chỉnh dưới dạng văn bản giấy và văn bản điện tử
số 30/2020/NĐ-CP
Mục tiêu sinh viên chọn đề thực hiện tiểu luận:
2.2.1 Xác định các cơ sở khoa học và pháp lý quy định về công văn (khái niệm, đặc trưng, phân loại )
2.2.2 Khảo sát công văn số 06 để xác định và phân tích lỗi sai theo cơ sở khoa học và pháp lý
2.2.3 Sửa lỗi đã xác định trên cơ sở khoa học (bài 5 và bài 8 giáo trình)
và cơ sở pháp lý (Chương II và Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) 2.2.4 Soạn lại và trình bày hoàn chỉnh Công văn của Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Vòng Tròn hoàn chỉnh theo Nghị định 30/2020/NĐ-
CP theo dạng văn bản giấy
2.2.5 Soạn lại và trình bày hoàn chỉnh theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Công văn của Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Vòng Tròn hoàn chỉnh theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP theo dạng và văn bản điện tử
3.1 Xác định các cơ sở khoa học và pháp lý quy định về công văn (khái niệm, đặc trưng, phân loại )
3.1.1 Cơ sở pháp lý và cơ sở khoa học
_ Phân “Quốc hiệu và Tiêu ngữ”
Cơ sở pháp lý
“1L CÁC THÀNH PHÂN THÉ THỨC CHÍNH
1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ
Trang 42
a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMF: Được trình bày
bằng chữ ¡n hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiêu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản
b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bảy tại ô số 1 Muc IV Phan I Phu luc nay Hai dòng chữ Quốc hiệu
và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn”.!
Cơ sở khoa học Can ctr theo muc 5.5.1
“Quốc hiệu được trình bay bang 03 dong:
- Dòng 1: “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” - chữ in, sát lề trên, lễ
phải
- Dong 2: “Độc lập - Tự do — Hạnh phúc”: chữ thường, các từ Ð, T, H viết hoa, có gạch nối ngăn cách giữa các từ
- Dòng 3: Đường kẻ liền nét, dài bằng dòng thứ 2
Trường hợp I: Văn bản có trình bày thành phần tác giả văn bản:”2
1 Điêm a, điểm b, điều I, Mục II, Phần I, Phụ lục I của _ Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về “Thế
thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản”
2 Nguyễn Văn Kết (2024) Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng và văn bản ngoại giao Bài 5: Kỹ thuật soạn và trình bày thê thức văn bản hành chính., mục 5.5 Í
Trang 53 Căn cứ vào cơ sở pháp lý trên và cơ sở khoa học trên để xác định lỗi sai, phân tích lỗi
và trình bày hoàn chỉnh phần “Quốc hiệu và Tiêu ngữ” đôi với công văn của Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Vòng Tròn, ban hành ngày 17/08/2010, về việc “xin cấp
mã số thuế phụ cho VPĐD công ty”
_ Phần “Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn ban”
Cơ sở pháp lý
“II CÁC THÀNH PHẢN THÊ THỨC CHÍNH
2 Tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản b) Tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía đưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2
độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
Tên cơ quan, tô chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng
Tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tô chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn Trường hợp tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tô chức chủ quản trực tiếp dài có thé trình bảy thành nhiều dòng.”Í
Cơ sở khoa học Căn cứ theo mục 5.5.2
Khi trình bày, nếu cơ quan, tô chức có cơ quan chủ quản phải trình bảy tên cơ quan chủ quan ở trên bằng chữ in thường, tên cơ quan ban hành văn bản ở dưới băng chữ in đậm
Ví dụ:
Lé trai
TCTY THUONG MAI - DICH VU XNK SAI GON
CONG TY THUONG MAI
BINH TAY
1 Điêm b, điều 2, Mục II, Phần I, Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về “Thê thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản”
Trang 64
- Nếu tác giả có cơ quan chủ quản thì trình bày tên cơ quan chủ quản phía trên tên cơ quan ban hành văn bản để cho thấy vị trí của cơ quan mình trong một hệ thống tổ chức nhất định
- Nếu cơ quan ban hành là doanh nghiệp dân doanh (Công ty TNHH, cổ phân, .) thi không trình bày tên của tô chức hay cơ quan nảo trên tên cơ quan ban hành văn bản
- Dưới tên cơ quan ban hành văn bản có một đường kẻ bằng 1/2 - 2/3 tên cơ quan ban hành
- Nêu cơ quan, tô chức có logo thì in chìm làm nén cho phan tac gia van bản
Căn cứ vào cơ sở pháp lý trên và cơ sở khoa học trên để xác định lỗi sai, phân tích lỗi và trình bày hoàn chỉnh phần “Tên cơ quan, tô chức ban hành van ban” doi với công văn của Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Vòng Tròn, ban hành ngày
17/08/2010, về việc “xin cấp mã số thuế phụ cho VPĐD công ty”
_ Phần “Số, ký hiệu văn bản”
Cơ sở pháp lý
“II CÁC THÀNH PHẢN THÊ THỨC CHÍNH
3 Số, ký hiệu của văn bản
b) Ký hiệu của văn bản Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tô chức hoặc chức danh nhà nước có thâm quyền ban hành văn bản Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tô chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết Chữ viết tắt tên cơ quan, tô chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan,
tố chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tô chức quy định cụ thể, bảo đảm ngăn gọn, đề hiệu
c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa đưới tên cơ quan, tô chức ban hành
z AD
văn bản Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiêu chữ đứng; sau từ
“Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước Ký hiệu của văn bản được trình bảy bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa số và
ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản
có dấu gạch nối (-), không cách chữ !
1 Điêm b, điểm c, điều 3, Mục II, Phan I, Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về “Thế thức, kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính và bản sao văn bản”
Trang 7Cơ sở khoa học
e Căn cứ theo mục 8.7.1 Bài 8: Kỹ thuật và trình bày công văn giao dịch hành chính
“Ký hiệu của công văn, thực hiện theo công thức:
Số: /chữ tắt tên cơ quan ban hành-chữ tắt phân loại nội dung công văn
1 Chữ tắt tên cơ quan ban hành: lấy chữ tắt từ đầu và từ cuốu trong thành phần tác giả văn bản Ví dụ:
- Công ty Thương mại Bến Thành = CTYBT (CtyBT);
- Công ty CP Thương mại Bên Thanh = CTYBT (CtyBT);
- Công ty TNHH Thương mại Bến Thành = CTYBT (CtyBT);
- Công ty TNHH một thành viên Thương mại Bến Thành = CTYBT (CtyBT).”f
se _ Căn cứ theo mục 5.5.4 Bài 5: Kỹ thuật soạn và trình bày thê thức văn bản hành chính
“Với văn bản hành chính có tên loại thông thường gồm 02 phần viết tắt:
Công thức:
Số thứ tự/chữ tắt tên văn bản-chữ tắt tên cơ quan ban hành
(hoặc chữ tắt phân loại nội dung văn bản)
+ Phần chữ viết tắt tên loại văn bản: quyết định - Qđ, báo cáo — BC, biên bản — BB, thông báo - TB, thông cáo — TC, tờ trình — T'Tr, chương trình — CTr, kế hoạch - KH, + Phần chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản hoặc chữ tắt phân loại nội dung văn bản:
* Chữ tắt tên cơ quan ban hành văn bản: lấy chữ cái của từ đầu và từ cuối của thành phần tác giả văn bản
* Chữ tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản: lay chữ cái của từ đầu và từ cuối của tên đơn vị phòng (ban) trực tiếp soạn thảo văn bản
* Chữ tắt phân loại nội dung văn bản: xem xét nội dung văn bản trình bảy, giải quyết hay thông báo về vấn ñè gì, lấy chữ tắt của từ khóa diễn đạt vẫn dé ấy làm ký hiệu Ví dụ: kế hoạch (KH), tổ chức nhân sự (TCNS), kinh doanh (KD), kế toán tài vụ
(KTTV),
1 Nguyễn Văn Kết (2024) Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng và văn bản ngoại giao Bai §: Kỹ thuật và trình bày công văn giao dịch hành chính, mục 8.7.1
Trang 8Căn cứ vào cơ sở pháp lý trên và cơ sở khoa học trên để xác định lỗi sai, phân
tích lỗi và trình bày hoàn chỉnh phần “số, ký hiệu văn bản” đối với công văn của Công
ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Vòng Tròn, ban hành ngày 17/08/2010, về việc “xin cấp mã số thuế phụ cho VPĐD công ty”
_ Phần “Địa danh và thời gian ban hành văn bản”
Cơ sở pháp lý
“11, CAC THANH PHAN THÊ THỨC CHÍNH
4 Dia danh va thoi gian ban hanh van ban a) Dia danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phô trực thuộc Trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản dong tru sé Dia danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hảnh la tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tô chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thê của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng
b) Thời gian ban hành văn bản Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thé hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thê hiện ngày nhỏ hơn 10
va thang 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước
c) Dia danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với
SỐ, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục nảy, bằng chữ In thường, cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiêu chữ nghiêng: các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh
1 Với công văn của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, không được đủng chữ tắt CV (công văn) trong
ký hiệu Riêng hệ thống văn bản của cơ quan Đảng công sản Việt Nam thì sử đụng chữ CV dùng làm ký hiệu cho
loại văn bản này (hướng dẫn số 01 - HD/VPTW, 02/02/1998)
2 Nguyễn Văn Kết (2024) Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng và văn bản ngoại giao Bài 5: Kỹ thuật soạn
và trình bày thê thức văn bản hành chính, mục 5.3.4
Trang 9số thì phải ghi thêm tên của cấp độ đơn vị hành chính (quận, huyện, xã, phường) Ví dụ:
Q Lê Chân, Tp Hồ Chí Minh,
2 Ngày tháng năm .: ngày, tháng, năm văn bản được ký và ban hành, bắt đầu có giá trị pháp lý và hiệu lực thí hành (trừ văn bản QPPL có hiệu lực thi hành chậm nhất là sau 45 ngày kế từ ngày ký)”.?
Thông tư 01/2011/TT-BNV:
*b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng I, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thê:
Thành phố Hỗ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận l1, ngày L0 tháng 02 năm 2010
2 Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với SỐ, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ im thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng: các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy: địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu”.Ê
Căn cứ vào cơ sở pháp lý và cơ sở khoa học trên đề xác định lỗi sai, phân tích lỗi
và trình bảy hoàn chỉnh phần “Địu danh và thời gian ban hành văn bản” đôi với công
1 Điểm a, điểm b, điểm c, Điều 4, Mục II, Phan I, Phu luc I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về
“Thể thức, kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính và bản sao văn bản”
? Nguyễn Văn Kết (2024) Giáo trình nghiệp vụ thư kỷ văn phòng và văn bản ngoại giao Bài 5: Kỹ thuật soạn và trình bày thê thức văn bản hành chính, mục 5.5.3
3 Thông tư 01/2011/TT-BNV
Trang 108 văn của Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Vòng Tròn, ban hành ngày 17/08/2010,
về việc “xin cấp mã số thuế phụ cho VPĐD công ty”
_ Phần “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản”
có độ dài bằng từ 1⁄3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ ¡in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng: đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn ban."
Co so khoa hoc Căn cứ theo mục 5.5.5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Bài 5: Kỹ thuật
soạn và trình bảy thể thức văn bản hành chính
“Trích yếu nội dung của văn bản
Là phần trình bảy nội dung chính của văn bản một cách ngắn gọn và chính xác Trích yếu nội dung sẽ giúp người xử lý văn bản những thông tin cụ thể và chính xác nhất, nhanh nhất về văn bản mà không cần đọc hết thành phần nội dung (dài, mắt thời gian) để xử lý công việc nhanh chóng và chính xác Từ yêu cầu và công dụng như vậy, trích yếu nội dung của văn bản chỉ nên trình bày bằng một câu đơn, tóm tắt nội dung chính của văn bản
Trang 119
- Với công văn hảnh chính - loại văn bản không có tên loại cụ thể, trích yếu nội dung được trình bày sát lề trái, dưới thành phần số /KHVB
- Trích yêu nội dung thường bắt đầu bằng chữ “Về việc”, có thê viết tắt bằng “V/v”
Dưới trích yếu nội dung có 01 đường kẻ”.1
Căn cứ vào cơ sở pháp lý và cơ sở khoa học trên đề xác định lỗi sai, phân tích lỗi
và trình bày hoàn chỉnh phần “Tên loại và trích yêu nội dung văn bản” đỗi với công văn của Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Vòng Tròn, ban hành ngày 17/08/2010,
về việc “xin cấp mã số thuế phụ cho VPĐD công ty”
_ Phần “Nội dung văn bản”
“Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng: cỡ chữ từ 13 đến 14: khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào I em hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu
là dòng đơn, tôi đa là 1,5 lines.”2
- “Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi day đủ của đơn vị hành chính đó”
- “Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Thời gian ban hành văn bản phải được viết day đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số
Á Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn I0 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía
trước” 3Š
“III, VIET HOA TEN DIA LY
1 Tên địa lý Việt Nam a) Tên đơn vị hành chính được câu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phó thuộc thành phố trực thuộc trung ương: xã, phường, thị trấn) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định,
1 Nguyễn Văn Kết (2024) Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng và văn bản ngoại giao Bài 5: Kỹ thuật soạn và trình bày thê thức văn bản hành chính, mục 5.5.5
? Điểm e, Điều 6, Mục II, Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về “Thê thức, kỹ thuật trình
bay van ban hành chính và bản sao văn bản”
3 Điểm a, điểm b, Điều 4, Mục II, Phân I, Phu luc I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về “Thế thức, kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính và bản sao văn bản”:
Trang 1210 b) Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ,
c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phó Hồ Chí Minh.”1
“IV VIET HOA TEN CO QUAN, TO CHUC
1 Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam a) Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tô chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tô chức Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính, ”2
“IV VIET HOA TEN CO QUAN, TO CHUC
1 Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam a) Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tô chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tô chức Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính, ”3
Cơ sở khoa học Căn cứ theo Mục 5.5.6 Nội dung chính của văn bản, Bài 5 Kỹ thuật soạn vả trinh
1 Điêm a, điểm b, điểm c, Điều 1, Mục III, Phụ lục II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về “Viết
hoa trong văn bản hành chính”
2 Điểm a, Điều 1, Mục IV, Phụ lục II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về “Thê thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản”
3 Điểm a, Điều 1, Mục IV, Phụ lục II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về “Thê thức và kỹ thuật
trình bày bản sao văn bản”
Trang 13II nội dung trình bày bằng hệ thống đề mục (số La Mã, Á Rập, chữ cái hay gạch đầu dòng) phải:
« Thụt đầu dòng ngay dòng đầu tiên có số thứ tự
« Dòng thứ hai có thé ra sát lề trái, cũng có thé bat đầu từ ngay sau vị trí số thứ tự Phần nội dung:
« Diễn đạt các ý thật chính xác, tránh không đề người đọc văn bản hiểu không đúng thông tin cần truyền đạt hoặc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau
« Tuân thủ các quy tắc ngữ pháp, đặc biệt là quy tắc viết câu dé bảo đảm việc truyền đạt nội dung thông tin của văn bản chính xác
« Khi diễn đạt nhiều thông tin, cần trình bày bằng hệ thống đề mục theo trình tự logic
« Trình bày đúng dạng văn viết, tránh diễn đạt dài dòng, trùng lặp, không (ít) sử dụng các dấu hiệu ngữ pháp
« Ngoài ra, khi trình bày các câu văn, đoạn văn phải sử dụng hiệu quả các dấu hiệu
(v v ), đầu châm hỏi (9)
2 Về cấu trúc ngữ pháp, câu trong văn bản hành chính phải đủ chủ ngữ (C)
và vị ngữ (V) trong thành phần chính của câu Hạn chế viết câu theo vắng (ân) các thành phần chính (trừ trường hợp chủ ngữ là chính tác giả ban hành văn bản)
1Nguyễn Văn Kết (2024) Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng và văn bản ngoại giao Bài 5: Kỹ thuật soạn và trình bày thê thức văn bản hành chính, mục 5.5.6