CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Tổng quan về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1 Khái niệm tiền lương và bản chất kinh tế của tiền lương
Lao động là hoạt động có mục đích và ý thức của con người nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên để đáp ứng nhu cầu của con người Trong sự phát triển của nền kinh tế sản xuất, vai trò của sức lao động ngày càng được coi trọng.
Sản xuất của cải vật chất là hoạt động liên tục và cơ bản của loài người, trong đó tái sản xuất sức lao động đóng vai trò quan trọng hàng đầu Sức lao động bị hao mòn trong quá trình sản xuất, do đó cần được tái sản xuất để duy trì hoạt động sản xuất tiếp theo Quá trình này không chỉ bao gồm việc đào tạo mà còn đổi mới thế hệ lao động, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để phù hợp với trình độ mới của tư liệu sản xuất Tái sản xuất sức lao động chủ yếu được thực hiện thông qua tiền lương.
Tiền lương là một khái niệm kinh tế quan trọng liên quan đến lao động, tiền tệ và sản xuất hàng hóa Nó được định nghĩa là thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động, dựa trên thời gian làm việc, khối lượng công việc và chất lượng công việc mà họ thực hiện.
Trong quan hệ kinh tế tiền lương phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa người sử dụng lao động và người lao động
Trong quan hệ buôn bán, tiền lương được xem là giá cả của sức lao động và đóng vai trò quan trọng đối với nhà quản lý kinh doanh Tiền lương không chỉ là một công cụ kinh tế quan trọng trong quản lý mà còn là một phần cấu thành giá trị sản phẩm do người lao động tạo ra Tùy theo cơ chế quản lý, tiền lương có thể được xác định là chi phí sản xuất kinh doanh, cấu thành giá trị sản phẩm hoặc là một phần của doanh thu, ảnh hưởng đến kết quả tài chính cuối cùng của doanh nghiệp.
Mục đích của nhà sản xuất là lợi nhuận, trong khi người cung ứng sức lao động tìm kiếm tiền lương Tiền lương không chỉ là chi phí mà còn là nguồn thu nhập chính của người lao động Khi tiền lương thỏa đáng, nó kích thích sự sáng tạo và tăng năng suất lao động, từ đó nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp và cải thiện phúc lợi cho người lao động Lợi ích từ mức lương hợp lý tạo sự gắn kết giữa người lao động và mục tiêu doanh nghiệp, xóa nhòa ranh giới giữa chủ doanh nghiệp và người lao động, đồng thời khuyến khích trách nhiệm và sự tự giác trong công việc.
Mức lương tối thiểu là một yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần chú ý, vì nó phản ánh giá trị của sức lao động trong điều kiện làm việc bình thường và yêu cầu kỹ năng đơn giản Đây là ngưỡng tối thiểu mà các doanh nghiệp phải tuân thủ để đảm bảo có đủ nhân lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí, trong đó lương là một yếu tố quan trọng, và doanh thu để tối đa hóa lợi nhuận.
Chúng ta cần phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương:
Tiền lương danh nghĩa là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động, chịu ảnh hưởng trực tiếp từ năng suất lao động, trình độ và kinh nghiệm làm việc của nhân viên trong suốt quá trình làm việc.
Tiền lương thực tế là số hàng hóa và dịch vụ mà người lao động có thể tiêu dùng và mua sắm bằng mức lương thực tế mà họ nhận được.
1.1.2 Các hình thức trả lương
Tiền lương của người lao động cần tuân thủ nguyên tắc phân phối theo lao động, với việc trả lương dựa trên số lượng và chất lượng công việc Điều này không chỉ động viên người lao động phát huy tinh thần dân chủ cơ sở mà còn khuyến khích họ làm việc hăng say, nâng cao năng suất lao động, từ đó tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội.
Việc tính và trả chi phí lao động trong doanh nghiệp có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, tính chất công việc và trình độ quản lý Mục tiêu của việc quy định hình thức trả lương là để đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động Trong các doanh nghiệp nhà nước và các loại hình doanh nghiệp khác, phương pháp tính lương chủ yếu được áp dụng theo hai hình thức: trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm.
1.1.2.1 Trả lương theo thời gian
Trả lương theo thời gian là hình thức chi trả cho người lao động dựa trên thời gian làm việc thực tế và trình độ tay nghề Phương pháp này căn cứ vào số giờ làm việc và bậc lương quy định cho từng ngành nghề Hình thức này thường được áp dụng cho nhân viên văn phòng, như hành chính quản trị, tổ chức lao động, và tài vụ - kế toán, hoặc cho những công việc chưa có định mức lao động và giá thành sản phẩm rõ ràng.
Hình thức trả lương theo thời gian chia làm 2 cách
Trả lương theo thời gian giản đơn được tính dựa trên các đơn vị như lương tháng, lương ngày và lương giờ.
Mức lương tối thiểu x Hệ số lương
Số ngày làm việc trong tháng quy định
Số ngày làm việc thực tế trong tháng
Mức lương tháng theo cấp bậc
Số ngày làm việc trong tháng
Hệ số các loại phụ cấp
Số ngày làm việc trong tháng
Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng là sự kết hợp giữa tiền lương theo thời gian giản đơn và tiền thưởng, được áp dụng khi người lao động đạt hoặc vượt các chỉ tiêu như tiết kiệm thời gian lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động và đảm bảo giờ công, ngày công.
Mức lương = Lương tính theo thời gian giản đơn + Tiền thưởng Ưu điểm và nhược điểm của hình thức trả lương theo thời gian:
Hệ thống định mức này có nhiều ưu điểm, đặc biệt phù hợp với các công việc không có tiêu chuẩn định mức hoặc không nên áp dụng định mức Nó cho phép tính toán một cách đơn giản và dễ hiểu, rất thích hợp cho cán bộ công nhân viên làm việc tại các bộ phận gián tiếp, nơi mà việc xác định chính xác khối lượng công việc hoàn thành là khó khăn.
Nhược điểm của hệ thống hiện tại là chưa đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, do chưa tính đến đầy đủ chất lượng lao động Điều này dẫn đến việc chưa phát huy tối đa chức năng đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong việc kích thích sản xuất và khai thác hết khả năng của người lao động.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.1.1 Chứng từ hạch toán lao động
Chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp, cần tuân theo hướng dẫn của luật kế toán và các văn bản pháp luật liên quan Các chứng từ ban đầu về lao động không chỉ là cơ sở để chi trả lương và phụ cấp cho người lao động mà còn là tài liệu thiết yếu để đánh giá hiệu quả quản lý lao động trong doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần lập và sử dụng các chứng từ này một cách hợp lý, đảm bảo phản ánh đầy đủ số lượng và chất lượng lao động.
Các chứng từ hạch toán có thể gồm các chứng từ sau:
Mẫu số 01a – LĐTL: Bảng chấm công
Mẫu số 01b – LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
Mẫu số 05 – LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
Mẫu số 06 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Mẫu số 07 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Mẫu số 08 – LĐTL: Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09 – LĐTL: Bảng thanh lý hợp đồng giao khoán
Mẫu số 10 – LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Mẫu số 11 – LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
1.2.1.2 Chứng từ tính lương và tính BHXH
Kế toán có thể sử dụng các chứng từ ban đầu liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương đã được phê duyệt để lập các bảng thanh toán.
Mẫu số 02 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
Mỗi tổ sản xuất, phòng ban lập một bảng thanh toán tiền lương, trong đó kê tên và các khoản lương được lĩnh của từng người trong đơn vị
Danh sách người lao động nhận trợ cấp BHXH được lập nhằm theo dõi các chỉ tiêu quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm họ tên và nội dung từng khoản BHXH mà người lao động được hưởng trong tháng.
Mẫu số 03 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng lương được thiết lập cho từng tổ sản xuất, phòng ban và bộ phận kinh doanh, đóng vai trò là căn cứ để trả lương và thực hiện các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và các khoản bồi thường vật chất khác.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng một số chứng từ ban hành kèm theo các văn bản pháp luật khác
1.2.2 Phương pháp hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động
1.2.2.1 Hạch toán số lượng lao động
Việc theo dõi chính xác tình hình tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động là rất quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp có căn cứ để trả lương và áp dụng các chế độ khác cho người lao động một cách kịp thời Số lượng lao động được phản ánh trên sổ sách do phòng lao động tiền lương lập, nhằm nắm bắt tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có.
Doanh nghiệp sử dụng sổ lao động để quản lý nhân lực, đảm bảo cả số lượng và chất lượng lao động, đồng thời theo dõi biến động và việc chấp hành chế độ của người lao động.
Số lượng lao động trong doanh nghiệp tăng khi có sự tuyển dụng mới, được xác nhận qua các hợp đồng lao động Ngược lại, số lượng lao động sẽ giảm khi nhân viên chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu hoặc nghỉ mất sức.
1.2.2.2 Hạch toán thời gian lao động
Việc ghi chép thời gian lao động chính xác và kịp thời là rất quan trọng để tính toán lương cho từng nhân viên Hạch toán thời gian lao động không chỉ phản ánh số ngày và giờ làm việc thực tế mà còn ghi nhận thời gian ngừng sản xuất và nghỉ việc của người lao động trong từng bộ phận của doanh nghiệp.
Chứng từ hạch toán là bảng chấm công riêng cho từng bộ phận, ghi rõ ngày làm việc và ngày nghỉ của từng nhân viên Bảng này do tổ trưởng trực tiếp lập và được công khai để giám sát thời gian lao động Cuối tháng, bảng chấm công được sử dụng để tổng hợp thời gian làm việc và tính lương thưởng cho từng bộ phận.
1.2.2.3 Hạch toán kết quả lao động
Bảng ghi chép kịp thời và chính xác về số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành của từng cá nhân là công cụ quan trọng để tính lương, thưởng và kiểm tra sự phù hợp giữa tiền lương và kết quả hoạt động thực tế Nó cũng giúp xác định định mức lao động cho từng cá nhân, bộ phận và toàn doanh nghiệp Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau, tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp, nhưng tất cả đều phải bao gồm các thông tin cần thiết như tên công nhân, tên công việc, thời gian lao động, và số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu.
Chứng từ hạch toán lao động cần có chữ ký của người lập, xác nhận của cán bộ kiểm tra kỹ thuật và phê duyệt của lãnh đạo Sau đó, chúng được chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động và gửi về phòng lao động tiền lương để xác nhận Cuối cùng, các chứng từ này được chuyển đến phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương và thưởng Tại mỗi phân xưởng, nhân viên hạch toán cần mở sổ tổng hợp kết quả lao động, ghi nhận kết quả từ các chứng từ gửi đến hàng ngày hoặc định kỳ, lập báo cáo và gửi cho bộ phận quản lý Đồng thời, phòng kế toán cũng cần mở sổ tổng hợp để tổng hợp kết quả lao động chung của toàn doanh nghiệp.
1.2.3 TK kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng một số tài khoản sau:
- Tài khoản 334: “Phải trả người lao động”
Tài khoản này ghi nhận các khoản phải trả liên quan đến tình hình thanh toán lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác cho người lao động trong doanh nghiệp.
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản đã trả đã chi, đã ứng trước cho người lao động
Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản phải trả phải chi cho người lao động
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác phải trả phải chi cho người lao động
Số dư bên Nợ cho thấy số tiền đã chi trả cho người lao động vượt quá số tiền phải thanh toán, bao gồm lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác.
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động
Tài khoản này được chia thành hai tài khoản cấp 2: TK 3341 “Phải trả công nhân viên” phản ánh các khoản thanh toán với người lao động của doanh nghiệp, trong khi TK 3348 “Phải trả người lao động khác” ghi nhận tình hình thanh toán với những người lao động không có trong danh sách của doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP KỸ THUẬT – XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ CETEC
Khái quát về Công ty CETEC
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty bằng Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT XÂY DỰNG & CÔNG NGHỆ CETEC
Tên công ty bằng Tiếng Anh: CETEC ENGINEERING - CONSTRUCTION & TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY
Trụ sở: Tầng 6 tòa nhà HKC 285 Đội Cấn – P Liễu Giai – Q Ba Đình – Hà Nội Email: contact@cetec.vn
Mã số thuế: 0106887832 Đại diện pháp luật: Tổng giám đốc Luyện Thanh Hà
Giấy đăng ký kinh doanh lần đầu được cấp vào ngày 24 tháng 6 năm 2015, với thay đổi lần thứ 3 vào ngày 07 tháng 11 năm 2018 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội Quy mô công ty có vốn điều lệ là 10.000.000.000 đồng, trong đó ông Luyện Thanh Hà góp 7.000.000.000 đồng, chiếm 70%, ông Hoàng Quốc Tĩnh và ông Đinh Việt Hùng mỗi người góp 1.500.000.000 đồng, tương ứng 15%.
Tổng số lao động: 40-50 lao động
Công ty Cổ phần Kỹ thuật – Xây dựng & Công nghệ, thành lập năm 2015, đã nhanh chóng khẳng định thương hiệu là nhà thầu uy tín trong lĩnh vực xây dựng Đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp và kỹ sư trẻ năng động, cùng với kinh nghiệm làm việc với các nhà thầu quốc tế, giúp công ty thực hiện các công trình chất lượng cao Với khả năng quản lý kỹ thuật và tài chính vững mạnh, Cetec cam kết hoàn thành dự án đúng tiến độ và đạt tiêu chuẩn chất lượng tốt nhất.
Các ngành, nghề kinh doanh chính
- Xây dựng công trình các loại
- Kinh doanh vật liệu xây dựng và máy móc thiết bị các loại
- Lắp đặt hệ thống xây dựng khác: Lắp đặt thiết bị ngành dầu khí, hệ thống thông tin
- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan
• Thiết kế, thi công công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp
• Giám sát công trình và hoàn thiện công trình dân dụng, công nghiệp
• Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty CETEC
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý tại Công ty CETEC
(Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty)
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận a Ban Giám đốc
Ban Giám đốc là người đứng đầu và đại diện pháp lý của Công ty, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động Họ đại diện cho Công ty trong các giao dịch thương mại và nắm quyền điều hành cao nhất Ban Giám đốc có quyền điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động này Giám đốc dự án cũng nằm trong cấu trúc quản lý của Công ty.
Giám đốc dự án có bốn chức năng và trách nhiệm chính: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kết thúc dự án Họ chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin dự án từ ban giám đốc và tham gia vào quá trình thương lượng hợp đồng với khách hàng cho đến khi hợp đồng được ký kết chính thức.
Phòng kỹ thuật thi công có vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho Ban giám đốc về kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm Đơn vị này chịu trách nhiệm thiết kế và giám sát kỹ thuật các sản phẩm, tạo cơ sở cho hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế Đồng thời, phòng cũng đảm nhiệm công tác đấu thầu khối lượng, đảm bảo tính hiệu quả và chất lượng trong quá trình thi công.
Phòng Đấu thầu khối lượng có chức năng lập kế hoạch và báo cáo thống kê, xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh và định hướng cho Công ty Ngoài ra, phòng còn tham gia vào công tác đấu thầu, chọn thầu và thẩm định hồ sơ thầu theo chuyên môn của mình, hỗ trợ hiệu quả cho Phòng Hành chính – Kế toán.
Gồm 2 bộ phận, bộ phận Hành chính – Nhân sự và bộ phận Kế toán, trong đó:
Bộ phận hành chính – Nhân sự đảm nhận các nhiệm vụ liên quan đến hành chính văn phòng, tư vấn cho Ban Giám đốc về tổ chức, đào tạo, sắp xếp cán bộ, tuyển dụng CBCNV, và quản lý tiền lương, tiền thưởng cùng các quy chế liên quan.
Bộ phận Kế toán có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo công ty quản lý tài chính hiệu quả Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm ghi chép, tính toán và phản ánh tình hình tài sản, tiền vốn, cũng như kết quả hoạt động kinh doanh Đồng thời, Kế toán cung cấp số liệu và tài liệu cần thiết cho việc điều hành, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính của công ty.
Phòng An toàn vật tư có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và duy trì mối quan hệ giao dịch với các đơn vị trong lĩnh vực kinh tế của Công ty Phòng phối hợp với Phòng Kế toán – Tài chính để soạn thảo và tư vấn cho Giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, đồng thời theo dõi, giám sát việc thực hiện, nghiệm thu và thanh lý các hợp đồng đã ký Ngoài ra, phòng còn quản lý và lưu trữ hệ thống tài liệu, hợp đồng một cách chặt chẽ theo đúng quy định của Nhà nước.
2.1.3 Tình hình hoạt động của Công ty CETEC giai đoạn 2018 - 2019
2.1.3.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty CETEC
Bảng cân đối kế toán năm 2019 của Công ty cho thấy tổng tài sản và tổng nợ giảm khoảng 6,8 tỷ đồng, tương đương với 47,71% so với năm 2018.
Vào năm 2019, tiền và các khoản tương đương tiền của Công ty đã giảm hơn 4 tỷ đồng, tương ứng với 57,86% so với năm 2018, nguyên nhân chủ yếu là do Công ty đã thanh toán tiền vật tư cho người bán và đầu tư vào trang thiết bị xây dựng.
Năm 2019, hàng tồn kho của công ty giảm gần 2 tỷ đồng, tương ứng với 35,42% so với năm 2018, cho thấy công ty đã xuất ra nhiều sản phẩm hơn Nguyên nhân của sự giảm này là do công ty đã sử dụng nguyên vật liệu để thực hiện các công trình đã ký kết trong năm.
Nợ phải trả của Công ty năm 2019 giảm gần 7 tỷ đồng so với năm 2018, tương đương 160,41%, cho thấy Công ty đã tích cực thanh toán cho các nhà cung cấp, từ đó khẳng định uy tín kinh doanh với các đối tác.
2.1.3.2 Tình hình hoạt động của Công ty CETEC giai đoạn 2018 – 2019
Qua bảng số liệu tổng hợp được từ BCKQKD của công ty CETEC các năm
2019 – Phụ lục 7, ta có một số nhận xét sau:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2019 đã tăng khoảng 15,5 tỷ đồng so với năm 2018, nhờ vào việc Công ty trúng thầu nhiều dự án xây dựng lớn Sự tăng trưởng này không chỉ khẳng định uy tín của công ty mà còn hỗ trợ mục tiêu mở rộng ra các tỉnh, thành phố khác.
Giá vốn hàng bán năm 2019 đã tăng khoảng 14,9 tỷ đồng so với năm 2018, với tốc độ tăng lớn hơn doanh thu thuần Nguyên nhân chính là do giá nguyên vật liệu xây dựng và máy móc thiết bị liên tục tăng trong năm Mặc dù công ty đã hợp tác với các nhà cung cấp chuyên nghiệp và áp dụng nhiều chính sách quản lý chi phí, nhưng vẫn không thể giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào thêm nữa.
Tổ chức công tác kế toán tại Công ty CETEC
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán của công ty CETEC
(Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty)
Bộ máy kế toán của công ty CETEC được tổ chức theo mô hình tập trung, giúp cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác Điều này mang lại hiệu quả cao cho Công ty Phòng Kế toán bao gồm nhiều bộ phận chuyên môn nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.
Kế toán trưởng là vị trí quan trọng trong bộ máy kế toán của công ty, chịu trách nhiệm hỗ trợ giám đốc về chuyên môn và điều hành toàn bộ công tác tài chính, kế toán, tín dụng Họ thực hiện phân tích kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính (BCTC) theo quy định, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính của công ty.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và tổng hợp báo cáo công trình Nhiệm vụ của họ bao gồm lập kế hoạch chi phí định kỳ, đảm bảo hoàn chi phí đúng định mức, và hạn chế tối đa chi phí cũng như hao hụt vật liệu tại công trình Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ báo cáo doanh thu và chi phí cho từng công trình và từng hạng mục, giúp quản lý tài chính hiệu quả.
Kế toán thanh toán và thuế (Kiêm thủ quỹ)
Kế toán hàng tồn kho
Kế toán thanh toán và thuế, kiêm thủ quỹ, thực hiện lập phiếu thu, phiếu chi và ủy nhiệm chi theo yêu cầu thanh toán Đồng thời, công việc này cũng bao gồm việc tập hợp các hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và đầu ra để kê khai thuế GTGT, cùng với việc kê khai thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi số lượng nhập xuất vật tư và tính giá nhập xuất Công việc này bao gồm kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất và xử lý các trường hợp thiếu hụt vật tư, hàng hóa để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý kho.
2.2.2 Hình thức kế toán áp dụng
Dựa vào đặc điểm và tình hình cụ thể của Công ty, bộ máy Kế toán đã chọn hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hằng ngày hoặc cuối kỳ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ dựa trên các loại chứng từ kế toán, sau đó ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan Vào cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ, tổng hợp số liệu để tính tổng sổ tiền cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Từ đó, kế toán xác định Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái, dựa vào đó lập Bảng cân đối tài khoản.
Sau khi kiểm tra số liệu, thông tin trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để lập Báo cáo tài chính Kế toán cần đảm bảo rằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản bằng nhau, đồng thời khớp với Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Hơn nữa, Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản cũng phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản cần phải tương ứng với số dư trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CETEC 34 1 Đặc điểm tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CETEC
2.3.1 Đặc điểm tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CETEC 2.3.1.1 Tổng quỹ lương và nguồn hình thành quỹ tiền lương
Công ty quản lý việc trả lương và các khoản trích theo lương cho ba bộ phận chính: bộ phận thi công chuyên trách, bộ phận văn phòng và bộ phận thuê ngoài (giao khoán).
Cuối mỗi tháng, kế toán dựa vào bảng chấm công và kết quả lao động để tính toán và thanh toán lương cho nhân viên Công ty thực hiện việc trả lương từ ngày 5 đến ngày 10 của tháng sau, đảm bảo đúng thời gian và số tiền, giúp người lao động yên tâm cống hiến cho sự phát triển của công ty.
2.3.1.2 Hình thức trả lương tại công ty CETEC a Trả lương theo giời gian Đây là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian lao động Công ty áp dụng hình thức trả lương này cho nhân viên các phòng ban hành chính và ban Giám đốc Hình thức trả lương này được đánh giá là khá đơn giản, kế toán dựa vào tiền lương chính và thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên
Công ty áp dụng bảng chấm công để ghi lại ngày làm việc và nghỉ việc của từng nhân viên Bảng này được các trưởng phòng ban theo dõi chặt chẽ, và vào cuối tháng, dữ liệu sẽ được tổng hợp để tính toán thời gian lao động và lương cho nhân viên.
Công ty áp dụng chế độ ngày công như sau:
- Số ngày trong năm: 360 ngày
- Số ngày làm việc: 312 ngày
- Ngày nghỉ chế độ theo quy định của Nhà nước: 10 ngày
Tiền lương được tính theo công thức sau:
Lương theo thời gian làm việc
Lương cơ bản x Số ngày thực thế làm việc
Số ngày công theo quy định
Tổng thu nhập = Lương theo thời gian làm việc + Lương ngày lễ, phép + thưởng Thực lĩnh = Tổng thu nhập – Các khoản khấu trừ - Tạm ứng
Bà Phạm Thị Phương, kế toán của công ty, có mức lương thỏa thuận là 8.000.000 đồng, trong khi mức lương cơ bản để đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) là 4.260.000 đồng Do đó, lương của bà Phương trong tháng 01/2019 được tính dựa trên các mức lương này.
Mức lương cơ bản đóng BHXH của bà Phương theo quy định trong hợp đồng đã thỏa thuận là 4.260.000
Số tiền BHXH mà bà Phương phải nộp là = 4.260.000 x 8% = 340.800đ
Số tiền BHYT mà bà Phương phải nộp là = 4.260.000 x 1.5% = 63.900đ
Số tiền BHTN mà bà Phương phải nộp là = 4.260.000 x 1% = 42.600đ
Tổng các khoản bảo hiểm mà bà Phương phải nộp là
Vậy lương thực tế trong tháng 01/2019 bà Phương được nhận là:
8.000.000 – 447.300 = 7.552.700đ b Trả lương theo hợp đồng giao khoán
Hình thức trả lương theo khối lượng công việc tạo động lực cho người lao động, nâng cao năng suất và phát huy năng lực làm việc Tuy nhiên, cần có sự giám sát chặt chẽ để tránh tình trạng công nhân chỉ chú trọng vào số lượng mà bỏ qua chất lượng công trình Công ty áp dụng hình thức trả lương khoán cho công nhân dựa trên hợp đồng đã ký, với tổ trưởng trực tiếp chấm công hàng ngày Cuối tháng, chỉ huy công trình cùng tổ trưởng nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và lập phiếu xác nhận giá trị khối lượng công việc, từ đó làm căn cứ tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương cho công nhân.
“Tổng số lương khoán = Tổng khối lượng công việc hoàn thành trong tháng x Đơn giá một khối lương công việc”
(Tài liệu Phòng kế toán)
Kế toán dựa vào “Bảng chấm công” do cán bộ chỉ huy đưa lên để xác định tiền lương cho mỗi tổ công nhân như sau:
“Đơn giá khoán một công
Tổng số công của đội trong tháng”
“Lương khoán cho một công nhân = Đơn giá khoán một công x Số công thực tế từng người”
(Tài liệu Phòng kế toán)
Việc thanh toán lương cho công nhân thực hiện thi công theo hợp đồng giao khoán hạng mục sơn bả tại Bệnh viện Đa khoa quốc tế Tâm Anh là một quy trình quan trọng, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tiến độ dự án.
Trước khi thi công, Công ty CETEC và ông Nguyễn Đình Quân cần ký hợp đồng giao khoán nhân công theo Phụ lục 11 Dựa trên bảng nghiệm thu khối lượng hoàn thành và đơn giá nhân công, phòng kế hoạch – kỹ thuật sẽ lập “Phiếu xác nhận giá trị khối lượng công việc hoàn thành” cho ông Quân Phiếu này được lập thành 3 bản: 1 bản gửi cho ông Quân, 1 bản cho phòng kế toán để tính lương, và 1 bản lưu tại Phòng Kỹ thuật thi công.
Bảng chấm công công nhật – Phụ lục 08
Bảng xác nhận giá trị khối lượng công việc hoàn thành – Phụ lục 09
Dựa vào phiếu xác nhận công việc hoàn thành và bảng chấm công của tổ đội, kế toán sẽ xác định đơn giá cho mỗi công nhân Công thức tính đơn giá khoán/công được thực hiện như sau: Đơn giá khoán/công = Tổng số lương khoán.
Tổng số công của đội trong tháng = 14.630.555
Từ đó, đội trưởng của đội thi công sẽ trả lương cho từng công nhân theo số công làm việc thực tế của họ trên bảng chấm công
Ví dụ: Anh Đoàn Văn Doanh có mã số thuế là 84390952841; làm 30 công trong tháng 09/2019 do đó số tiền lương mà anh nhận được là = 81.281 x 30 = 2.438.430
Anh Doanh là lao động thời vụ không có hợp đồng lao động chính thức với công ty Do đã đăng ký mã số thuế cá nhân, khi nhận lương hàng tháng, anh sẽ bị khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân.
Tiền lương anh Doanh thực lĩnh = 2.438.430 – 24.384 = 2.414.046
2.3.2 Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CETEC
Bảng chấm công công nhật – Phụ lục 08
Bảng xác nhận giá trị khối lượng công việc hoàn thành – Phụ lục 09
Bảng chấm công CBCNV – Phụ lục 10
Hợp đồng giao khoán – Phụ lục 11
Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc – Phụ lục 12
Bảng thanh toán tiền lương và các khoản BHXH, BHYT, BHTN – Phụ lục 13 Phiếu chi tiền lương – Phụ lục 14
- TK 334 – Phải trả người lao động; chi tiết tài khoản gồm:
TK 3348 – Phải trả NLĐ khác
- TK 338 – Các khoản phải trả, phải nộp khác; chi tiết tài khoản gồm:
- Các tài khoản chi phí:
TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý
TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Kế toán sẽ tính và phân bổ tiền lương, hạch toán vào phần mềm kế toán sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ
Ví dụ việc tính lương, phân bổ tiền lương đối với bộ phận Kỹ thuật thi công làm việc trực tiếp dưới công trường
Phần tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ:
Phần tính vào lương của CNV trong kỳ:
Tiền lương bộ phận Kỹ thuật thi công thực nhận là: 37.875.281
Hình 2.1: Hạch toán tiền lương trên phần mềm Fast
Khi thanh toán lương cho CNV, kế toán ghi:
Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ liên quan Từ đó, kế toán sẽ kết xuất được các sổ như sau:
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Xây dựng và Công nghệ CETEC, có địa chỉ tại số 29 Tô Hiến Thành, Bùi Thị Xuân, Hai Bà Trưng, Hà Nội, đang sử dụng sổ cái tài khoản 334 để quản lý các thông tin tài chính của mình.
31/01/2019 PC 0138 Phạm Thị Phương - NV_PTP Thanh toán lương T1/2019 cho NV văn phòng 111 15 105 400
31/01/2019 PC 0138 Phạm Thị Phương - NV_PTP Thanh toán lương T1/2019 cho NV công trường 111 37 875 281
31/01/2019KT1466 Tính lương T1/2019 cho NV văn phòng 64211 15 105 400
31/01/2019KT1467 Tính lương T1/2019 cho NV công trường 15422 37 875 281
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
Tài khoản 334- Phải trả người lao động
Khách hàng Diễn giải Tk đ.ứng
Sổ cái tài khoản 3383 của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Xây dựng và Công nghệ CETEC, có địa chỉ tại số 29 Tô Hiến Thành, Bùi Thị Xuân, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
10/01/2019 PC 0115 Bảo hiểm xã hội, quận Hai Bà Trưng - BHXH Thanh toán tiền BHXH công trường tháng 01 2019 111 745 500
10/01/2019 KT1514 Tính tiền BHXH công trường tháng 01/2019 15422 745 500
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội
Khách hàng Diễn giải Tk đ.ứng Phát sinh
Sổ cái tài khoản 3384 của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Xây dựng và Công nghệ CETEC, có địa chỉ tại số 29 Tô Hiến Thành, Bùi Thị Xuân, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
10/01/2019 PC 0115 Bảo hiểm y tế Thanh toán tiền BHYT công trường tháng 01 2019 111 127 800
10/01/2019 KT1514 Tính tiền BHYT công trường tháng 01/2019 15422 127 800
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế
Khách hàng Diễn giải Tk đ.ứng Phát sinh
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Xây dựng và Công nghệ CETEC, có địa chỉ tại số 29 Tô Hiến Thành, Bùi Thị Xuân, Hai Bà Trưng, Hà Nội, đã lập sổ cái cho tài khoản 3389.
10/01/2019 PC 0115 Bảo hiểm y tế Thanh toán tiền BHTN tháng 01 2019 111 42 600
10/01/2019 KT1514 Tính tiền BHTN tháng 01/2019 15422 42 600
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
Tài khoản 3389 - Bảo hiểm thất nghiệp
Khách hàng Diễn giải Tk đ.ứng Phát sinh
Sổ chi tiết tài khoản 334 của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Xây dựng và Công nghệ CETEC, có địa chỉ tại số 29 Tô Hiến Thành, Bùi Thị Xuân, Hai Bà Trưng, Hà Nội, cung cấp thông tin quan trọng về tình hình tài chính và quản lý tài khoản.
31/01/2019 PC 0138 Phạm Thị Phương - NV_PTP Thanh toán lương T1/2019 cho NV văn phòng 111 15 105 400
31/01/2019 PC 0138 Phạm Thị Phương - NV_PTP Thanh toán lương T1/2019 cho NV công trường 111 37 875 281
31/01/2019KT1466 Tính lương T1/2019 cho NV văn phòng 64211 15 105 400
31/01/2019KT1467 Tính lương T1/2019 cho NV công trường 15422 37 875 281
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 334- Phải trả người lao động
Khách hàng Diễn giải Tk đ.ứng
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP KỸ THUẬT – XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ CETEC
Định hướng phát triển của Công ty CETEC
3.1.1 Phương hướng hoạt động của Công ty CETEC trong năm 2020
Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, vì vậy lợi nhuận từ hoạt động này chiếm tỷ trọng lớn nhất Nhằm tối ưu hóa hiệu quả, Công ty đã đề ra một số định hướng quan trọng cho năm tới.
- Đẩy mạnh công tác tham gia đấu thầu các dự án, công trình xây dựng
Lên kế hoạch và triển khai chiến lược đột phá giúp nâng cao trình độ công ty, tương đương với các doanh nghiệp trong ngành Nhờ đó, công ty không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn gia tăng năng suất lao động và cải thiện chất lượng công trình.
- Tổ chức các khóa đào tạo để nhân viên có thêm kinh nghiệm, được học tập và tiếp thu những kiến thức mới
- Đầu tư phát triển, nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật viên, nhân công tại công trường
- Thúc đẩy công tác kiểm soát an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp tại các công trường xây dựng
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương trong năm 2020 của công ty CETEC
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp cần chiến lược kinh doanh hợp lý để phát triển Điều này đòi hỏi một đội ngũ lãnh đạo có năng lực và bộ phận sản xuất chuyên môn cao, đặc biệt là bộ phận kế toán Một chiến lược phổ biến là tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng Chi phí nhân công là yếu tố quan trọng, do đó kế toán phải thực hiện hạch toán chính xác và hợp lý Công ty CETE đã đưa ra các phương hướng cụ thể để đạt được mục tiêu này.
Cần chú trọng hơn đến người lao động bằng cách áp dụng các chính sách cải thiện tiền lương và tiền công, đảm bảo phù hợp với công sức của họ Điều này không chỉ hỗ trợ định hướng phát triển của nền kinh tế mà còn duy trì hiệu quả công việc.
Cần hoàn thiện và điều chỉnh hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán để đảm bảo hạch toán đầy đủ và kịp thời Đồng thời, quá trình luân chuyển chứng từ cần được thực hiện một cách gọn nhẹ và nhanh chóng.
Để đảm bảo tính trung thực và hợp lý trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cần tổ chức và phân công người giám sát cho từng bộ phận trong công ty Việc chấm công cũng phải được thực hiện kịp thời, giúp quá trình hạch toán diễn ra liên tục và hiệu quả.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công
Giải pháp 1: Quản lý thời gian làm việc
Để cải thiện việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, công ty nên chuyển sang sử dụng máy chấm vân tay thay vì bảng chấm công truyền thống Máy chấm vân tay không chỉ cung cấp đánh giá chính xác về ngày lao động mà còn giúp kiểm soát thời gian làm việc hiệu quả, ngăn chặn tình trạng chấm công hộ Việc này sẽ nâng cao ý thức làm việc của nhân viên và giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí.
Giải pháp 2: Đẩy mạnh công tác quản lý cán bộ công nhân viên
Doanh nghiệp cần phát triển đội ngũ quản lý có năng lực và kinh nghiệm để đưa ra giải pháp phù hợp với thị trường kinh tế đang thay đổi Để đạt được điều này, công ty cần xem xét kỹ lưỡng việc sử dụng lao động nhằm tìm ra những biện pháp hiệu quả nhất, tối ưu hóa quy trình làm việc.
Giải pháp 3: Tăng cường đào tạo nhân viên
Các doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo để xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao Công ty nên tổ chức các khóa đào tạo chuyên môn và kỹ năng định kỳ mỗi 6 tháng Bên cạnh đó, việc cử nhân viên tham gia học hỏi kinh nghiệm và tiếp thu kỹ thuật xây dựng tiên tiến là rất quan trọng Hỗ trợ nhân viên trong việc đào tạo liên tục thể hiện cam kết của công ty đối với sự phát triển cá nhân của họ.
Giải pháp 4: Về chế độ tiền thưởng đối với người lao động
Tiền thưởng đóng vai trò quan trọng trong việc kích thích người lao động làm việc có trách nhiệm và nâng cao năng suất Do đó, các công ty cần xem xét tiền thưởng như một phần thiết yếu bên cạnh tiền lương Việc thiết lập chính sách thưởng phạt rõ ràng và thực hiện nghiêm túc là cần thiết; người lao động làm tốt sẽ được thưởng, trong khi những ai không hoàn thành nhiệm vụ hoặc tắc trách sẽ phải chịu hình phạt cụ thể.
Giải pháp 5: Về thanh toán tiền lương cho người lao động
Công ty hiện đang sử dụng hình thức trả lương bằng tiền mặt, nhưng với sự phát triển của hệ thống thanh toán, việc chuyển sang hình thức thanh toán không dùng tiền mặt sẽ an toàn và thuận tiện hơn Do đó, công ty nên khuyến khích trả lương qua tài khoản ngân hàng, giúp tiết kiệm thời gian cho thủ quỹ, giảm thiểu sai sót và tạo điều kiện cho người lao động chủ động hơn trong việc nhận lương.