giáo trình thực tập kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất ngành kế toán cao đẳng trường cao đẳng xây dựng số 1

Kỹ năng - Thu thập, tìm hiểu và phản ánh thông tin chung về doanh nghiệp thực tập phục vụ cho công tác kế toán: quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, chức năng, hoạt động

BỘ XÂY DỰNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1

GIÁO TRÌNH MH: THỰC TẬP KẾ TOÁN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

NGÀNH: KẾ TOÁN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

( Ban hành kèm theo Quyết định số: 597/QĐ-CĐXD1 ngày 29 tháng 12 năm 2023 của

Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Xây dựng số 1)

Hà Nội, năm 2023

LỜI GIỚI THIỆU

Thực tập kế toán tài chính doan nghiệp sản xuất là môn thực tập gắn liền với thực tế, giúp cho người học hiểu và vận dụng kiến phù hợp với Luật kế toán, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các thông lệ kế toán quốc tế nhằm có được thông tin kế toán chất lượng cao nhất Với nhận thức đó, cuốn giáo trình “Thực tập kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất” được biên soạn cho chuyên ngành kế toán - hệ Cao đẳng chính quy nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu đào tạo của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 với mục tiêu giúp cho các cán

bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, sinh viên, học sinh có tài liệu nghiên cứu và thực tập

Trong quá trình nghiên cứu, biên soạn và hoàn thiện cuốn giáo trình này, tập thể giảng viên Bộ môn Kế toán – Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã cập nhật những quy định pháp lý mới nhất về kế toán, thuế, kiến thức thực tế từ các doanh nghiệp từ đó chọn lọc nội dung cơ bản và biên soạn theo hướng tiếp cận năng lực cho sinh viên

Cuốn giáo trình “Thực tập kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất” được biên soạn trên cơ sở sự đóng góp của tập thể tác giả là các giảng viên thuộc tổ môn Kế toán, khoa Kế toán tài chính Các giảng viên tham gia gồm:

- Chủ biên: Thạc sỹ Dương Thị Kim Tuyến, biên soạn nhiệm vụ 1,2,3,4

- Tham gia biên soạn: Thạc sỹ Tô Thị Tùng Vân, biên soạn nhiệm vụ 5,6,7

Trong quá trình biên soạn, mặc dù tập thể tác giả đã cố gắng song bài giảng chắc chắn không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định, vì vậy chúng tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến góp ý để cuốn tài liệu được hoàn thiện hơn

Tập thể tác giả xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 03 năm 2024

CHỦ BIÊN

Dương Thị Kim Tuyến

MỤC LỤC

NHIÊM VỤ 1: TÌM HIỂU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP THỰC TẬP 7

1.1 Tìm hiểu, thu thập thông tin về doanh nghiệp 7

1.2 Lưu trữ tài liệu đã thu thập 8

NHIỆM VỤ 2: THỰC TẬP KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ ỨNG TRƯỚC 9

2.1 Thu thập và kiểm tra chứng từ kế toán 9

2.1.1 Hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra 9

2.1.2 Chứng từ tiền gửi ngân hàng 11

2.1.3 Chứng từ tạm ứng 13

2.2 Lập và luân chuyển chứng từ kế toán 15

2.2.1 Phiếu thu 15

2.2.2 Phiếu chi 16

2.2.3 Báo cáo quỹ 18

2.3 Đối chiếu số liệu 19

2.4 Lưu trữ chứng từ kế toán 19

NHIỆM VỤ 3: THỰC TẬP KẾ TOÁN CÁC LOẠI VẬT TƯError! Bookmark not defined.20 3.1 Thu thập và kiểm tra chứng từ kế toán 20

3.1.1 Phiếu nhập kho 20

3.1.2 Phiếu xuất kho 21

3.2 Lập và luân chuyển chứng từ kế toán 23

3.2.1 Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ 23

3.2.2 Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư 24

3.2.3 Thẻ kho 26

3.3 Đối chiếu số liệu 27

3.4 Lưu trữ chứng từ kế toán 27

NHIỆM VỤ 4 THỰC TẬP KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 28

4.1 Thu thập và kiểm tra chứng từ kế toán 28

4.1.1 Bảng chấm công 28

4.1.2 Bảng thanh toán lương 30

4.1.3 Hợp đồng giao khoán 30

4.2 Lập và luân chuyển chứng từ kế toán 32

4.3 Đối chiếu số liệu 34

4.4 Lưu trữ chứng từ kế toán 34

NHIỆM VỤ 5: THỰC TẬP KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 57

5.1 Thu thập, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ: 57

5.2 Lập, luân chuyển, lưu chứng từ kế toán: 65

5.3 Hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán 71

5.4 Đối chiếu và điều chỉnh số liệu kế toán (nếu có) 71

NHIỆM VỤ 6: THỰC TẬP KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ 73

TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 73

6.1 Thu thập chứng từ chi phí sản xuất 73

6.2 Hạch toán vào sổ kế toán tổng hợp

6.3 Tính giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ, giá thành sản phẩm và lập bảng tính giá thành 76

6.4 Đối chiếu và điều chỉnh số liệu kế toán (nếu có) 77

NHIỆM VỤ 7: THỰC TẬP KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ 78

XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 78

7.1 Thu thập, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toán 78

7.2 Kế toán xác định kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận 84

7.3 Hạch toán vào sổ tổng hợp 86

7.4 Đối chiếu và điều chỉnh số liệu kế toán (nếu có) 87

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên môn học: THỰC TẬP KẾ TOÁN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Mã môn học: MH22

Thời gian thực hiện môn học: 180 giờ (Lý thuyết: 0 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo

luận, bài tập: 176 giờ; Kiểm tra: 04 giờ)

I Vị trí, tính chất của môn học:

- Vị trí:

+ Môn học được bố trí ở kỳ học thứ 4

+ Môn học tiên quyết: Kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất 2 (MH20)

- Tính chất: Là môn học chuyên môn

II Mục tiêu môn học

1 Kiến thức

- Trình bày được những thông tin cơ bản về doanh nghiệp sản xuất đến thực tập;

- Tổng hợp những kiến thức đã học trong môn học kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất 1, kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất 2 và vận dụng các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán vào thực hành công tác kế toán cụ thể;

- Cập nhật kiến thức, kinh nghiệm công tác kế toán thực tế, bổ sung, hoàn thiện kiến thức của bản thân

2 Kỹ năng

- Thu thập, tìm hiểu và phản ánh thông tin chung về doanh nghiệp thực tập phục

vụ cho công tác kế toán: quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, chức năng, hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán, nhiệm vụ kế toán, các phương pháp

kế toán chủ yếu (phương pháp tính thuế GTGT, phương pháp đánh giá vật tư, phương pháp khấu hao TSCĐ, );

- Thu thập, lập, luân chuyển và đọc được các chứng từ kế toán liên quan đến phần hành kế toán: Vốn bằng tiền, các khoản phải thu và ứng trước; nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ; tiền lương và các khoản trích theo lương; tài sản cố định và đầu tư dài hạn; tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; bán hàng và xác định kết quả kinh doanh;

- Tính được trị giá nhập, xuất nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ; xác định được nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản cố định tại doanh nghiệp thực tập;

- Lập được các bảng: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội; bảng phân bổ công cụ dụng cụ; báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư; bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định;

- Đánh giá sản phẩm dở dang, tính được giá thành sản phẩm, lập được bảng tính giá thành tại doanh nghiệp thực tập;

- Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành kế toán:

Vốn bằng tiền, các khoản phải thu và ứng trước; nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ; tiền lương và các khoản trích theo lương; tài sản cố định và đầu tư dài hạn; tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; bán hàng và xác định kết quả kinh doanh;

- So sánh, đối chiếu giữa lý thuyết và thực tế tại công ty; tổng hợp số liệu để viết báo cáo thực tập

3 Năng lực tự chủ và trách nhiệm

Cẩn thận, trung thực, kỷ luật trong công việc,tinh thần trách nhiệm cao,hiểu biết pháp luật, nội quy của doanh nghiệp, thực hiện các thủ tục hành chính liên quanvà chấp

hành đúng quy định của pháp luật hiện hành khi thực hiện công việc

III Nội dung mô đun:

NHIỆM VỤ 1: TÌM HIỂU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT ĐẾN

* Mục tiêu:

- Tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, chức năng hoạt động của doanh nghiệp

- Tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán, nhiệm vụ kế toán tại doanh nghiệp thực tập

- Tìm hiểu chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệpliên quan đến phương pháp tính thuế GTGT, phương pháp đánh giá vật tư, phương pháp khấu hao TSCĐ tại doanh nghiệp thực tập

* Nội dung:

1.1 Tìm hiều, thu thập các thông tin chung về doanh nghiệp

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

- Tìm hiểu thông tin chung về doanh nghiệp:

+ Tên cơ sở kinh doanh: ghi đầy đủ các thông tin cơ bản của cơ sở kinh doanh theo đăng ký thuế với cơ quan thuế vào các mã số trên tờ khai như:

+ Mã số thuế: Ghi mã số thuế được cơ quan thuế cấp khi đăng ký nộp thuế

+ Tên Người nộp thuế: Khi ghi tên cơ sở kinh doanh phải ghi chính xác tên như tên đã đăng ký trong tờ khai đăng ký thuế, không sử dụng tên viết tắt hay tên thương mại

+ Địa chỉ trụ sở: Ghi đúng theo địa chỉ nơi đặt văn phòng trụ sở đã đăng ký Với

cơ quan thuế

+ Số điện thoại, số Fax và địa chỉ E-mail của doanh nghiệp để cơ quan thuế có thể liên lạc khi cần thiết

+ Ngành nghề kinh doanh chính, số tài khoản ngân hàng và ngày bắt đầu năm

tài chính đối với tờ khai thu nhập doanh nghiệp và thu nhập cá nhân

+ Nếu cơ sở kinh doanh có Đại lý thuế thì ghi đầy đủ các thông tin cơ bản của Đại lý thuế theo đăng ký với cơ quan thuế vào các mã số trên tờ khai như các thông tin của cơ sở kinh doanh

+ Nếu có sự thay đổi các thông tin trên, Người nộp thuế phải thực hiện đăng ký

bổ sung với cơ quan thuế theo qui định hiện hành và kê khai theo các thông tin đã đăng

ký bổ sung với cơ quan thuế

- Tìm hiểu quá trình hình thành, phát triển và những thay đổi đặc biệt về ngành nghề kinh doanh, như tăng quy mô vốn, mở rộng ngành nghề kinh doanh, liên doanh, liên kết…

- Chính sách của nhà nước ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị, như chính sách thuế, ưu đãi đầu tư…

- Quy mô vốn, lao động, sự tăng trưởng doanh thu qua các năm

1.1.2 Chức năng hoạt động chính của doanh nghiệp

- Căn cứ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trên Website công

ty để tìm hiểu chức năng hoạt động chính của doanh nghiệp

Tỷ trọng doanh thu của từng lĩnh vực, lĩnh vực nào chiếm tỷ trong doanh thu cao trong doanh nghiệp

- Các chính sách pháp luật về thuế GTGT, thuế TNDN, kế toán, chính sách đầu tư… của nhà nước liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

1.2 Tìm hiểu tổ chức bộ máy quản lý, chức năng các phòng ban

- Mô hình, sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Công ty cổ phần, công ty TNHH…

- Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, mối liên hệ các phòng ban, bộ phận

1.3 Tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán, nhiệm vụ từng bộ phận kế toán

- Mô hình, sơ đồ tổ chức công tác kế toán tại công ty

- Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:

+ Kế toán trưởng

+ Các kế toán viên từng phần hành: Kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư, tiền lương, TSCĐ, kế toán giá thành, bán hàng, xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận, kế toán thuế, kế toán tổng hợp

+ Thủ quỹ

1.4 Tìm hiểu quy trình sản xuất kinh doanh

- Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất, kinh doanh, mỗi doanh nghiệp có quy trình sản xuất kinh doanh khác nhau Người học khái quát quy trình sản xuất thành sơ đồ

- Tìm hiểu đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán như thế nào, về chi phí phát sinh từng giai đoạn, sự luân chuyển vốn qua các giai đoạn, vật tư, hao hụt ở từng khâu sản xuất, kinh doanh…

1.5 Tìm hiểu các chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp

Tìm hiểu chung về văn bản chế độ kế toán, hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng là hình thức nào Đơn vị tiền áp dụng tại doanh nghiệp

1.5.2 Phương pháp tính giá thực tế vật tư, thành phẩm, hàng hóa nhập, xuất kho

- Văn bản, chuẩn mực kế toán mà doanh nghiệp áp dụng theo văn bản nào

- Nêu phương pháp tính giá thực tế vật tư, thành phẩm, hàng hóa nhập, xuất kho

tại đơn vị

1.5.3 Phương pháp tính khấu hao TSCĐ

- Văn bản, chuẩn mực kế toán mà doanh nghiệp áp dụng theo văn bản nào (Hiện nay theo Thông tư 45/2013/TT-BTC)

- Nêu phương pháp tính khấu hao TSCĐ tại đơn vị thực tập

NHIỆM VỤ 2: THỰC TẬP KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, CÁC KHOẢN PHẢI

- Thu thập, lập chứng từ kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu và ứng trước

- Tổ chức luân chuyển và lưu trữ chứng từ đã lập

- Định khoản được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền, các khoản phải thu và ứng trước

* Nội dung:

2.1 Thu thập, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toán

2.1.1 Hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra

a Hóa đơn GTGT đầu vào:

Hóa đơn GTGT đầu vào là hóa đơn phát sinh khi doanh nghiệp mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ Hóa đơn này do bên bán lập, chuyển cho bên mua 1 liên, làm căn cứ hạch toán các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng và kê khai thuế GTGT bên mua

Hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa

- Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và khấu trừ chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì các hoá đơn phải hội đủ các điều kiện sau:

+ Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam

+ Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài

- Việc sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng là

sử dụng hoá đơn bất hợp pháp Hoá đơn giả là hoá đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu

hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hoá đơn Hoá đơn chưa có giá trị sử dụng là hoá đơn đã được tạo theo quy định, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành Hoá đơn hết giá trị sử dụng là hoá đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hoá đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ

chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hoá đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế

b Hoá đơn GTGT đầu ra

Hóa đơn GTGT đầu ra là hóa đơn phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho bên mua Hóa đơn này do bên bán lập, làm căn cứ hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, hạch toán doanh thu, căn cứ để thu tiền hàng và kê khai thuế GTGT

Theo luật quản lý thuế 38/2019/QH14 được quốc hội thông qua, từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Tên tiếng Anh của hóa đơn điện tử (HĐĐT) là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử Hóa đơn điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập Hóa đơn được dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, chữ ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử HĐĐT bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

- Nguyên tắc lập hóa đơn:

+ Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuấ)

+ Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn

+ Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

+ Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch

vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền

+ Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

+ Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”

+ Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam

- Đặc điểm hóa đơn điện tử:

Ký hiệu hóa đơn: Chữ E (ví dụ: AA/18E)

Số liên hóa đơn: Không có số liên

Chữ ký trên hóa đơn: Chữ ký số

Hình thức hóa đơn: Lưu trữ bản mềm (điện tử, số hóa) Không cần phải in ra giấy Phương thức nhận hóa đơn: Nhận bản mềm qua email hoặc qua cổng thông tin (web portal) với tên truy cập và mật khẩu được cấp

Thời gian lưu trữ hóa đơn: Tối thiểu 10 năm trên hệ thống

Hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng ghi song ngữ

Khi hóa đơn có sai sót: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới)

2.1.2 Chứng từ tiền gửi ngân hàng:

a Giấy báo Nợ

Giấy báo nợ còn được gọi là debit note, khái niệm này đã xuất hiện nhiều trong kinh doanh giữa hai doanh nghiệp với nhau trong khi có giao dịch về mua bán tuy nhiên người bán chưa nhận được phần tiền thanh toán cho người mua

Nội dung của Giấy báo nợ bao gồm các yếu tố sau:

- Tên, địa chỉ cũng như số điện thoại, số fax, mã số thuế của nhà cung cấp

- Tên của các loại chứng từ

- Ngày phát hành ở trong tài liệu

- Tên, địa chỉ và số điện thoại hay số fax / Số ID duy nhất, nếu được đăng ký của người nhận

- Tên và địa chỉ của người nhận trong địa chỉ giao hàng, nếu người nhận đó chưa được đăng ký

- Số và ngày của hóa đơn thuế tương ứng hay, tùy từng trường hợp, hóa đơn cung cấp

- Giá trị chịu thuế của hàng hóa hay dịch vụ, thuế suất và số thuế được khấu trừ hoặc, tùy vào từng trường hợp, được ghi nợ cho người nhận

- Chữ ký hay chữ ký số của nhà cung cấp hoặc đại diện được ủy quyền của họ

b Giấy báo Có:

Giấy báo có (tiếng Anh là Credit note) là chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành nhằm thông báo cho chủ tài khoản biết số tiên trong tài khoản tăng và nội dung của giao dịch thanh toán

Nội dung Giấy báo Có bao gồm các yếu tố sau:

• Thông tin công ty/ tài khoản của công ty: Tên công ty, số tài khoản ngân hàng của công ty

• Tên ngân hàng chủ tài khoản

• Thông tin về giao dịch chuyển tiền vào tài khoản

• Ngày tháng năm giao dịch và giờ giao dịch

• Số tiền thêm vào tài khoản và loại tiền

• Ngân hàng phát lệnh, ngân hàng giữ tài khoản

• Người chuyển

• Nội dung giao dịch

• Chữ ký của kiểm soát viên và giao dịch viên phát hành giấy báo có

Ví dụ: Mẫu Giấy Báo Nợ

NGÂN HÀNG ĐT&PT VIỆT NAM Chi nhánh: Thanh Xuân

Địa chỉ: Số 20 Nguyễn Trãi, Thanh

Xuân – Hà Nội

MST: 0100150619-111

GIẤY BÁO NỢ

Số/Seri No: 220 Ngày/Date: 16/07/2023

Kính gửi: Công ty cổ phần xây dựng số 10

Mã số thuế: 0102620972

Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi NỢ tài khoản của khách hàng, với nội dung: Tài khoản ghi Nợ: 01.002.123456

Số tiền bằng số: 50.000.000 đồng

Bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chẵn

Nội dung: Thanh toán tiền mua vật liệu theo HĐ số 0123467, ngày 1/5/2023

c Sổ phụ ngân hàng:

Sổ phụ ngân hàng là sổ do ngân hàng lập, được dùng vào mục đích liệt kê các nghiệp vụ tài chính như: nợ, các loại tài chính phát sinh trong tài khoản kế toán của doanh nghiệp

để gửi tới chủ sở hữu tài khoản Bản liệt kê này được sử dụng với mục đích chính là theo dõi, đối chiếu các nghiệp vụ kết toán phát sinh giữa doanh nghiệp với ngân hàng trong một khoảng thời gian cụ thể

Thông tin được cung cấp trong các sổ phụ ngân hàng hiện nay bao gồm:

Số dư tiền mặt trong tài khoản ban đầu, tổng tiền từng giao dịch, tiền mặt đã gửi Số tiền rút từ tài khoản, số tiền lãi kiếm được, phí dịch vụ, số dư tiền mặt trong tài khoản

2.1.3 Chứng từ tạm ứng:

a Giấy đề nghị tạm ứng

Đơn vị: Mẫu số 03 - TT

Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày tháng năm

Số :

Kính gửi:

Tên tôi là:

Địa chỉ:

Đề nghị cho tạm ứng số tiền: (Viết bằng chữ)

Lý do tạm ứng:

Thời hạn thanh toán:

Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Khoản tạm ứng là tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng

để thực hiện nhiệm vụ của công ty

Theo đó, giấy đề nghị tạm ứng có thể hiểu là giấy dùng để xét duyệt tạm ứng, là căn cứ để xuất quỹ cho người lao động

Người đề nghị tạm ứng có thể là công nhân viên, người lao động miễn là làm việc tại công ty và có nhu cầu tạm ứng Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các

bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được người có thẩm quyền (Giám đốc hoặc Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản

Mục đích của giấy này là tạm ứng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết công việc của công ty Ví dụ như mua hàng hóa, vật liệu, đi công tác…

Trình tự xin tạm ứng: Trước tiên người cần tạm ứng ghi Giấy đề nghị tạm ứng sau

đó đưa Trưởng bộ phận ký Kế tiếp là Kế toán trưởng ký và cuối cùng là Giám đốc duyệt

Phương pháp lập giấy đề nghị tạm ứng:

- Người xin tạm ứng điền đầy đủ, rõ ràng tên đơn vị, bộ phận mà mình làm việc tại góc bên trái

- Phần Kính gửi ghi người có thẩm quyền xét duyệt Người có thẩm quyền xét duyệt

là Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc

- Người xin tạm ứng ghi rõ thông tin của mình (họ tên, địa chỉ, bộ phận, đơn vị làm việc)

- Số tiền xin tạm ứng viết bằng số và bằng chữ phải khớp nhau

- Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng Có thể là tiền công tác phí, mua nguyên vật liệu, văn phòng phẩm…

- Ghi rõ ngày, tháng, năm hoàn lại số tiền tạm ứng vào mục Thời hạn thanh toán

b Giấy thanh toán tạm ứng

Đơn vị: Mẫu số 04 – TT

Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC

ngày / /2014 của BTC)

GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG

Ngày tháng năm Số:

Nợ:

Có:

- Họ và tên người thanh toán:

- Bộ phận (hoặc địa chỉ):

- Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền A 1 I Số tiền tạm ứng 1 Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết

2 Số tạm ứng kỳ này:

- Phiếu chi số ngày

- Phiếu chi số ngày

-

II Số tiền đã chi

1 Chứng từ số ngày

2

III Chênh lệch

1 Số tạm ứng chi không hết ( I - II )

2 Chi quá số tạm ứng ( II - I )

Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mục đích: Giấy thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán Phương pháp lập giấy thanh toán tạm ứng: Góc trên bên trái của Giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận Phần đầu ghi rõ ngày, tháng, năm, số hiệu của giấy thanh toán tiền tạm ứng; Họ tên, đơn vị người thanh toán Căn cứ vào chỉ tiêu của cột A, kế toán ghi vào cột 1 như sau: Mục I- Số tiền tạm ứng: Gồm số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết và số tạm ứng kỳ này, gồm: Mục 1: Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết: Căn cứ vào dòng số dư tạm ứng tính đến ngày lập phiếu thanh toán trên sổ kế toán để ghi Mục 2 : Số tạm ứng kỳ này: Căn cứ vào các phiếu chi tạm ứng để ghi, mỗi phiếu chi ghi 1 dòng Mục II- Số tiền đã chi: Căn cứ vào các chứng từ chi tiêu của người nhận tạm ứng để ghi vào mục này Mỗi chứng từ chi tiêu ghi 1 dòng Mục III- Chênh lệch: Là số chênh lệch giữa Mục I và Mục II - Nếu số tạm ứng chi không hết ghi vào dòng 1 của Mục III - Nếu chi quá số tạm ứng ghi vào dòng 2 của Mục III Sau khi lập xong giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc doanh nghiệp duyệt Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán Phần chênh lệch tiền tạm ứng chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ hoặc trừ vào lương Phần chi quá số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng Chứng từ gốc, giấy thanh toán tạm ứng phải đính kèm phiếu thu hoặc phiếu chi có liên quan 2.2 Lập và luân chuyển chứng từ kế toán: 2.2.1 Phiếu thu Đơn vị: Mẫu số 01 - TT Địa chỉ:……… (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) PHIẾU THU Quyển số:

Ngày tháng năm Số:

Nợ:

Có:

Họ và tên người nộp tiền:

Địa chỉ:

Lý do nộp:

Số tiền: (Viết bằng chữ):

Kèm theo: Chứng từ gốc: Ngày tháng năm

Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):

+ Số tiền quy đổi:

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) Mục đích của phiếu thu: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ, thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có Phiếu thu Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ" đính kèm với Phiếu thu Phương pháp lập phiếu thu: - Góc trên bên trái của Phiếu thu phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị - Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền - Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền

- Dòng “Lý do nộp" ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,

- Dòng “Số tiền": Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD

- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu

Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên

Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán

để ghi sổ kế toán

Chú ý:

+ Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ

+ Liên phiếu thu gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu

2.2.2 Phiếu chi

Đơn vị: Mẫu số 02 - TT

Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC

ngày / /2014 của BTC)

PHIẾU CHI Quyển số:

Ngày tháng năm Số :

Nợ :

Có :

Họ và tên người nhận tiền:

Địa chỉ:

Lý do chi:

Số tiền: (Viết bằng chữ):

Kèm theo Chứng từ gốc: Ngày tháng năm

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận

tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):

+ Số tiền quy đổi:

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) Mục đích: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán Phương pháp lập: Góc trên bên trái của chứng từ ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị - Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi Phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán Từng Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền - Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nhận tiền

- Dòng “Lý do chi" ghi rõ nội dung chi tiền - Dòng “Số tiền": Ghi bằng số hoặc bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD

- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi

Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi

Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu

Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán

Liên 3 giao cho người nhận tiền

Chú ý:

+ Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính

ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ

+ Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu

2.2.3 Ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi do khách hàng lập, ký và điền thông tin theo mẫu ủy nhiệm chi

mà ngân hàng quy định, làm căn cứ để ngân hàng trích tiền từ tài khoản khách hàng

trả cho người thụ hưởng

Uỷ nhiệm chi của ngân hàng là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt

mà thông qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán Uỷ nhiệm chi do ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp, khi phát sinh giao dịch, kế toán mang ủy nhiệm chi có thông tin đầy đủ và chính xác của người trả tiền và người hưởng thụ ra ngân hàng Ngân hàng sẽ căn cứ vào ủy nhiệm chi để trích từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán

Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá

số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng thì ngân hàng sẽ nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên không có thỏa thuận khác

Phương pháp lập ủy nhiệm chi:

- Phần kế toán doanh nghiệp ghi:

Ngày, tháng, năm: ghi rõ ngày tháng giao dịch

Đơn vị trả tiền: Tên đơn vị là công ty cần chuyển tiền cho nhà cung cấp

Số tài khoản: Số tài khoản công ty chuyển tiền

Tại ngân hàng: ghi tên ngân hàng thực hiện giao dịch nơi công ty có tài khoản Đơn vị thụ hưởng: Tên công ty được nhận tiền thanh toán

CMT/ Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi cấp… Điện thoại: Bỏ trống

Số tài khoản: Kiểm tra thông tin tài khoản và số tài khoản của công ty cần chuyển tiền

Tại ngân hàng: Đối tác sẽ cung cấp tên ngân hàng, nơi mà doanh nghiệp đối tác có tài khoản

Số tiền bằng số: Ghi đúng số tiền Việt Nam đồng vào ô này

Số tiền bằng chữ: ghi đúng số tiền đã ghi ở trên thành chữ Viết hoa chữ cái đầu tiên

- Phần dành cho ngân hàng ghi

Số bút toán; Tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có

Ví dụ: Ủy nhiệm chi:

NGÂN HÀNG ĐT&PT VIỆT NAM

Chi nhánh: TÂY HỒ Địa chỉ: 278 THỤY KHUÊ –

Số tiền bằng số /Amount in figures : 82.800.000 đ

Phí NH:

Charges



Phí trong

Charge Included



Phí ngoài

Charge Excluded

Số tiền bằng chữ /Amount in words: Tám hai triệu tám trăm nghìn đồng./

Nội dung/Remarks: Nộp lệ phí trước bạ xe ô tô Mazda- sedan

ĐƠN VỊ / NGƯỜI YÊU CẦU: Công ty cổ phần xây dựng số 1

2.2.4 Séc lĩnh tiền mặt

Có 2 cách để rút tiền mặt từ tài khoản doanh nghiệp là sử dụng séc hoặc giấy rút tiền Để thực hiện việc rút tiền mặt từ tài khoản doanh nghiệp bằng séc, doanh nghiệp cần mua séc ngay sau khi đăng ký tài khoản:

a) Thông tin chung về Séc:

Séc là giấy tờ có giá do người ký phát lập, ra lệnh cho ngân hàng phục vụ trích một số tiền nhất định từ tài khoản thanh toán của mình để thanh toán cho người thụ hưởng Séc

có giá trị thanh toán tương đương với tiền tệ, tuy nhiên nó cũng có những quy định về nội

dung, hình thức nhất định

Séc được ngân hàng phát hành thành cuốn theo mẫu của ngân hàng cho người sở hữu tài khoản Trên tờ séc gồm 2 phần đó là phần thân và phần cuống séc

Cuống séc: Là phần nhỏ giữ lại trên quyển séc để thống kê và lưu giữ thông tin

Thân séc: Đây là phần người cầm séc xé ra và đưa cho ngân hàng hoặc người nhận séc, ngân hàng dựa trên thông tin trên đó để trích tiền trả cho người cầm séc

b) Quy định rút séc:

Để rút tiền mặt bằng Séc thực hiện theo quy trình sau:

- Bước 1: Cầm theo CMND/CCCD và tờ séc ra hội sở ngân hàng

- Bước 2: Điền thông tin vào tờ giấy mà nhân viên đưa

- Bước 3: Nộp phí rút tiền tùy theo số tiền bạn rút trên séc

Tiền sẽ được chuyển đến người thụ hưởng sau 30 - 45 ngày hoặc ngân hàng sẽ liên

hệ qua số điện thoại để bạn đến lấy

c) Cách lập séc:

Séc rút tiền mặt cần phải có đầy đủ chữ ký của người đại diện hợp pháp của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật, đóng dấu của tổ chức (là mẫu dấu đã đăng ký với ngân hàng), đồng thời phải có thông tin người thụ hưởng thì mới được ngân hàng chấp nhận Người rút tiền sẽ phải chịu một khoản phí rút tiền, tùy thuộc vào từng ngân hàng và số tiền trên tờ séc Cần liên hệ với ngân hàng để biết rõ mức phí áp dụng trong trường hợp cụ thể

* Phương pháp lập séc rút tiền mặt

- Mặt trước của séc: Mẫu mặt trước tấm séc quy định trong Thông tư 07/TT-NH1 ban hành

ngày 27/12/1996 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam bao gồm 2 phần: Phần cuống séc và phần thân séc

Ảnh mẫu mặt trước của séc rút tiền

+ Phần cuống séc: Đây là một phần nhỏ trên cuốn séc mà bạn cần giữ lại để thống kê và lưu giữ

thông tin quan trọng

Số séc: Để trống

Số tiền: Viết số tiền cần rút Có thể viết bằng số hoặc bằng chữ tuỳ quy định từng ngân hàng Trả cho: Điền họ tên người nhận tiền Trong trường hợp rút tiền mặt thì người nhận tiền là bạn

hoặc cá nhân được công ty uỷ quyền đi rút

Số CMT/Ngày cấp/Nơi cấp: Nếu người thụ hưởng là cá nhân thì điền số CMND/CCCD của

người nhận Nếu là công ty thì điền mã số đăng ký kinh doanh của công ty

Địa chỉ: Địa chỉ cá nhân/công ty nhận tiền (Một số ngân hàng sẽ in sẵn thông tin)

Tại: Bỏ trống

Ngày/tháng/năm: Điền đúng ngày đến ngân hàng làm giao dịch

Chữ ký người ký phát (Chủ tài khoản): Là chữ ký người đại diện hợp pháp của chủ tài khoản,

có đóng dấu chức danh và dấu của công ty

+ Phần thân séc: Đây là phần chính của séc sẽ được xé ra và đưa cho ngân hàng Ngân hàng sẽ

kiểm tra các thông tin quan trọng trên phần này để trích tiền từ tài khoản của bạn

Số séc: Để trống

Yêu cầu trả cho: Điền họ tên người nhận tiền Có thể là bạn hoặc cá nhân được công ty uỷ

quyền đi rút tiền

Số CMT/ Ngày cấp/ Nơi cấp: Nếu người thụ hưởng là cá nhân thì điền số CMND/CCCD của

người nhận, nếu là công ty thì sẽ bỏ trống

Địa chỉ: Địa chỉ cá nhân/công ty nhận tiền (Một số ngân hàng sẽ in sẵn thông tin)

Số hiệu TK: Đã được in sẵn hoặc bỏ trống

Tại: Bỏ trống

Số tiền (Bằng chữ): Điền đúng số tiền cần rút bằng chữ và quy cách viết cần tuân thủ theo ngân

hàng thực hiện giao dịch

Người ký phát (Chủ tài khoản): Là chữ ký người đại diện hợp pháp của chủ tài khoản, có đóng

dấu chức danh và dấu của công ty

Địa chỉ: Ghi địa chỉ công ty (Có thể đã in sẵn)

Số hiệu TK: Đã in sẵn

Ngày/tháng/năm: Điền ngày đến ngân hàng thực hiện giao dịch

Phần chữ ký:

Chữ ký kế toán trưởng: Ký và ghi rõ họ tên

Chữ ký người ký phát (Chủ tài khoản): Là chữ ký người đại diện hợp pháp của chủ tài khoản,

có đóng dấu chức danh và dấu của công ty

- Với mặt sau của séc:

Mặt sau tấm séc quy định trong Thông tư 07/TT-NH1 ban hành ngày 27/12/1996 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam gồm 2 phần: Phần quy định cho việc chuyển nhượng và phần quy định dùng cho lĩnh tiền mặt

Ảnh mẫu mặt sau séc rút tiền

+ Phần quy định dùng cho lĩnh tiền mặt:

Họ, tên người lĩnh tiền: Ghi đầy đủ họ tên người nhận tiền

Số CMT (hộ chiếu), ngày cấp, nơi cấp: Ghi số CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nhận tiền

cùng ngày và nơi cấp trên các giấy tờ đó

Ngày…tháng…năm…: Ghi ngày thực hiện giao dịch lĩnh tiền mặt

Phần ký tên và đóng dấu: Người nhận tiền, thủ quỹ/ kế toán/ kế toán trưởng của ngân hàng ký

và ghi rõ họ tên

+ Phần quy định cho việc chuyển nhượng:

Nếu không chuyển nhượng, khách hàng ghi rõ chữ “Không chuyển nhượng” hoặc gạch chéo

Nếu thực hiện chuyển nhượng sẽ điền các thông tin vào phần “Chuyển nhượng cho” như sau:

Họ tên của người hoặc tên tổ chức nhận chuyển nhượng tờ séc

Số CMND/CCCD/Hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp (trong trường hợp chuyển nhượng cho người thụ hưởng nhận tiền mặt) theo quy định đối với người nhận chuyển nhượng cá nhân

Số tài khoản thanh toán, tên ngân hàng phục vụ người thụ hưởng (trong trường hợp chuyển nhượng cho người thụ hưởng bằng chuyển khoản)

Dòng “Ngày tháng năm…”: cần ghi ngày thực hiện việc chuyển nhượng

Phần dành cho ký tên và đóng dấu: người chuyển nhượng và người nhận chuyển nhượng ký tên, ghi rõ họ tên Trong trường hợp người chuyển nhượng và người nhận chuyển nhượng là doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu của doanh nghiệp

Lưu ý: Trong giao dịch chuyển nhượng lần đầu tiên, người chuyển nhượng phải là người thụ

hưởng được ghi trên mặt trước của tờ séc Còn từ các giao dịch tiếp theo, người chuyển nhượng

sẽ là người được chuyển nhượng trong giao dịch trước đó và tiếp tục như vậy cho đến giao dịch cuối cùng

Với hình thức rút tiền mặt từ tài khoản doanh nghiệp bằng việc sử dụng séc sẽ có những ưu nhược điểm như sau:

- Ưu điểm: Quản lý chặt chẽ việc rút tiền mặt, đảm bảo sự an toàn và minh bạch trong các giao

dịch; giảm rủi ro mất mát tiền mặt; tất cả các ngân hàng đều sử dụng séc để rút tiền mặt

- Nhược điểm: Phải tuân thủ nhiều quy định và thủ tục; cần thêm phí rút tiền và thời gian chờ

đợi để nhận tiền từ ngân hàng

2.3 Hạch toán các nghiệp vụ vào sổ tổng hợp

Căn cứ vào các chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy Báo nợ, Báo Có, Giấy thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc, kế toán ghi sổ tổng hợp và chi tiết theo Hình thức Kế toán Nhật ký chung

2.3.1 Sổ Nhật ký chung

a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ 01 dưới đây)

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp

do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập

từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật

ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

c Phương pháp ghi sổ Nhật ký chung:

Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái Số liệu ghi trên sổ

Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Kết cấu sổ Nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế

độ này:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn

- Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung

- Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng

- Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ

- Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau Đầu trang

sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang

Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào

sổ Nhật ký chung Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có

số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, doanh nghiệp

có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó

Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ

đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung Trường hợp này, căn cứ để ghi Sổ Cái là Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt

Dưới đây là hướng dẫn nội dung, kết cấu và cách ghi sổ của một số Nhật ký đặc biệt thông dụng

Mẫu số S03a-DN

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)

Cộng số phát sinh

* Sổ Nhật ký thu tiền (Mẫu số 03a1-DN)

Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B )

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột B,C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn

cứ ghi sổ

- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ kế toán

- Cột 1: Ghi số tiền thu được vào bên Nợ của tài khoản tiền được theo dõi trên

sổ này như: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Cột 2, 3, 4, 5, 6: Ghi số tiền phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau

Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang

* Nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DN)

Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của doanh nghiệp Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B )

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi

sổ

- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán

- Cột 1: Ghi số tiền chi ra vào bên Có của tài khoản tiền được theo dõi trên sổ này, như: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng

- Cột 2, 3, 4, 5, 6 : Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của các tài khoản đối ứng

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau Đầu trang

sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang

* Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DN)

Nội dung: Là Sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng loại hàng tồn kho của đơn vị, như: Nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hoá;

Sổ Nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (mua chịu) Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng cũng ghi vào sổ này

Kết cấu và phương pháp ghi sổ

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn

cứ ghi sổ

- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán

- Cột 1, 2, 3 : Ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho như: Hàng hoá, nguyên liệu vật liệu, công cụ, dụng cụ Trường hợp đơn vị mở sổ này cho từng loại hàng tồn kho thì các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho loại hàng tồn kho đó như: Hàng hoá A, hàng hoá B

- Cột 4: Ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng đã mua

Cuối trang sổ, cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang

Kết cấu và cách ghi sổ:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi

sổ

- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán

- Cột 1: Ghi số tiền phải thu từ người mua theo doanh thu bán hàng

- Cột 2, 3, 4: Mở theo yêu cầu của doanh nghiệp để ghi doanh thu theo từng loại nghiệp vụ: Bán hàng hoá, bán thành phẩm, bán bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ Trường hợp doanh nghiệp mở sổ này cho từng loại doanh thu: Bán hàng hoá, bán thành phẩm, bán bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ thì các cột này có thể dùng

để ghi chi tiết cho từng loại hàng hoá, thành phẩm, bất động sản đầu tư, dịch vụ Trường hợp không cần thiết, doanh nghiệp có thể gộp 3 cột này thành 1 cột để ghi doanh thu bán hàng chung

Cuối trang sổ, cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang

Doanh nghiệp có thể mở một hoặc một số sổ Nhật ký đặc biệt như đã nêu trên

để ghi chép Trường hợp cần mở thêm các sổ Nhật ký đặc biệt khác phải tuân theo các nguyên tắc mở sổ và ghi sổ đã quy định

2.3.2 Sổ cái

a) Nội dung: Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên

độ kế toán

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Sổ Cái được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này

Cách ghi Sổ Cái được quy định như sau:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ

- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh

- Cột E: Ghi số trang của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này

- Cột G: Ghi số dòng của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này

- Cột H: Ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh với tài khoản trang Sổ Cái này (Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau)

- Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của Tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế

Đầu tháng, ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư (Nợ hoặc Có) Cuối tháng, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng Cân đối

số phát sinh và báo cáo tài chính

Mẫu số S03b-DN

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)

Số tiền

Số

hiệu

Ngày tháng

2.4 Đối chiếu và điều chỉnh số liệu

* Tài khoản 1111 - Tiền mặt

– Số dư nợ đầu kỳ trên sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số tồn đầu kỳ trên Sổ Quỹ Tiền Mặt

– Số Phát sinh Nợ trên sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số tiền thu trên Sổ Quỹ Tiền Mặt (VND)

– Số Phát sinh Có trên sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Có trên TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số tiền chi trên Sổ Quỹ Tiền Mặt (VND)

– Số dư Nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số tồn cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt

Tương tự như vậy trên sổ chi tiết 1112 - Ngoại tệ

* Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng

– Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 1121 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 1121 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của sổ phụ ngân hàng

– Số Phát sinh Nợ trên sổ cái TK 1121 = Số phát sinh Nợ trên TK 1121 trên bảng cân đối phát sinh = Số tiền thu trên Sổ tiền gửi ngân hàng = Số phát sinh rút ra trên sổ phụ ngân hàng của ngân hàng

- Số Phát sinh Có trên sổ cái TK 1121 = Số phát sinh Có trên TK 1121 trên bảng cân đối phát sinh = Số tiền chi trên Sổ tiền gửi ngân hàng = Số phát sinh nộp vào trên sổ phụ ngân hàng của ngân hàng

– Số dư Nợ cuối kỳ sổ cái TK 1121 = Số dư Nợ cuối kỳ TK 1121 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng = Số dư cuối kỳ ở Sổ phụ ngân hàng của ngân hàng

Tương tự như vậy trên sổ chi tiết 1122 - Ngoại tệ

* Sổ cái TK 141 - Tạm ứng

Đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết tạm ứng với sổ cái TK 141:

- Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 141 = Số dư Nợ đầu kỳ trên Bảng tổng hợp chi tiết tạm ứng

- Số phát sinh Nợ trong kỳ trên sổ cái TK 141 = Số phát sinh Nợ trên Bảng tổng hợp chi tiết tạm ứng

- Số phát sinh Có trong kỳ trên sổ cái TK 141 = Số phát sinh Có trên Bảng tổng hợp chi tiết tạm ứng

- Số dư Nợ cuối kỳ sổ cái TK 141 = Số dư Nợ cuối kỳ trên Bảng tổng hợp chi tiết tạm ứng

* Nếu số liệu sau khi đối chiêu không khớp, kế toán kiểm tra:

- Số liệu trên các sổ chi tiết

- Kiểm tra chứng từ dùng để hạch toán vào các sổ có khớp hay không, kiểm tra phần định khoản, và số tiền

Sau đó điều chỉnh số liệu cho khớp giữa sổ chi tiết và tổng hợp, bằng cách sử dụng các phương pháp chữa sổ: Phương pháp ghi số âm, ghi bổ sung

NHIỆM VỤ 3: THỰC TẬP KẾ TOÁN CÁC LOẠI VẬT TƯ

Thời gian: 30 giờ

* Giới thiệu:

Với nhiệm vụ này, người học trình bày và lập được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ Biết luên chuyển và lưu chứng từ, từ đó tiến hành ghi các sổ kế toán vật tư và các sổ có liên quan

* Mục tiêu:

- Lập, thu thập chứng từ kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ

- Tính được trị giá nhập, xuất nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ

- Lập được bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ

- Tổ chức luân chuyển và lưu trữ chứng từ đã lập, thu thập

- Định khoản được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ

* Nội dung:

3.1 Thu thập, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toán:

3.1.1 Hóa đơn GTGT mua vật tư

- Mẫu Hóa đơn GTGT:

Khi mua hàng, bên mua nhận liên 2 do người bán giao Hóa đơn GTGT mua vật tư làm căn cứ thanh toán, hạch toán bên mua

+ Nếu thanh toán ngay: Hóa đơn GTGT sẽ được đính kèm với Phiếu chi (Nếu chi tiền mặt), hoặc giấy Báo Nợ ngân hàng, phiếu nhập kho (Nếu nhập kho), Biên bản bàn giao, Hợp đồng (Nếu có)

+ Nếu chưa thanh toán: Hóa đơn GTGT mua vật tư được đính kèm với phiếu nhập kho (Nếu nhập kho), Biên bản bàn giao, Hợp đồng (Nếu có) và được để thành tập riêng,

để theo dõi thanh toán tiền hàng

3.1.2 Hợp đồng mua vật tư (Nếu có)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên

Hôm nay, ngày… tháng …năm , tại:………Chúng tôi gồm có:

- Thanh toán đầy đủ và đúng thời gian theo quy định trong hợp đồng này

Điều 4 Phương thức thanh toán

Bên B thanh toán cho bên A chậm nhất là… ngày sau khi nhận đủ hàng

Bên B chủ động gặp bên A để hoàn thành việc thanh toán

Điều 5 Hiệu lực của hợp đồng

Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày … tháng… năm đến hết ngày … tháng … năm Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng, nếu có điểm nào chưa phù hợp thì hai bên sẽ bàn bạc để đi đến thống nhất cách giải quyết Những nội dung thay đổi sẽ được ghi lại trong bản "Phụ lục hợp đồng" "Phụ lục hợp đồng" có giá trị như hợp đồng chính thức

Hợp đồng này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản

Đại diện bên A Đại diện bên B

3.1.3 Biên bản giao nhận (Nếu có)

Hiện nay chưa có quy định cụ thể của pháp luật về việc xây dựng biên bản giao nhận hàng hóa Biên bản này thể hiện việc giao, nhận vật tư giữa hai bên Hiện trạng vật tư giao, nhận giữa hai bên (Chủng loại, quy cách, chất lượng, số lượng, xuất xứ hàng…) làm

cơ sở giải quyết tranh chấp hai bên Biên bản giao nhận có tối thiểu các thông tin sau:

- Tên đơn vị, doanh nghiệp bán hàng

- Ngày tháng năm thực hiện giao nhận hàng hóa

- Bên giao hàng: Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, SĐT, người đại diện, chức vụ

- Bên nhận hàng: Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, SĐT, người đại diện, chức vụ

- Thông tin liên quan đến hàng hóa (mã hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá…)

- Chữ ký, đóng dấu xác nhận của các bên và đóng dấu (Nếu là pháp nhân)

Biên bản giao nhận hàng hóa được lập ít nhất thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ chứng minh trong trường hợp xảy ra tranh chấp

Mẫu Biên bàn giao nhận vật tư:

Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa

Căn cứ Đơn đặt hàng ngày……….của Công ty … …………

Hôm nay, ngày ……tháng … năm … tại ……… ……….,

chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên nhận hàng): ………

- Địa chỉ : ………

- Điện thoại : ………

- Đại diện Ông/bà:……… Chức vụ: …………

BÊN B (Bên giao hàng):

- Địa chỉ: ………

- Điện thoại:

- Đại diện Ông/bà ……… Chức vụ: ………

Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:

Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau

ĐẠI DIỆN BÊN B

3.1.4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Nếu có)

- Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư:

Đơn vị: Mẫu số 03 - VT

Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

ĐẠI DIỆN BÊN A

Ngày…tháng…năm…

Số:

- Căn cứ………số… ngày… tháng… năm… của……… ………

Ban kiểm nghiệm gồm:

+ Ông/Bà………Chức vụ…………Đại diện…… Trưởng ban

+ Ông/Bà………Chức vụ…………Đại diện…… Uỷ viên

+ Ông/Bà………Chức vụ…………Đại diện…… Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

Số

TT

quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

Mã

số

Phương thức kiểm nghiệm

Đơn

vị tính

Số lượng theo chứng từ

Số lượng đúng quy cách, phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất

Ghi chú

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm:………

………

Mục đích : Xác định số lượng, qui cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản

Phương pháp và trách nhiệm ghi:

– Góc bên trái của Biên bản kiểm nghiệm ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng

– Biên bản này áp dụng cho các loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp:

+ Nhập kho với số lượng lớn;

+ Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá có tính chất lý, hoá phức tạp;

+ Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá quý hiếm;

Những vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm

– Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách và mã số của vật tư, công cụ, dụng

cụ, sản phẩm, hàng hóa kiểm nghiệm

– Cột D: “Phương thức kiểm nghiệm” ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất

– Cột E: Ghi rõ đơn vị tính của từng loại

– Cột 1: Ghi số lượng theo hoá đơn hoặc phiếu giao hàng

– Cột 2 và 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân đối

với vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý

Biên bản kiểm nghiệm lập 2 bản:

+ 1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu/hoặc người giao hàng

+ 1 bản giao cho phòng, ban kế toán

Trường hợp vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, dụng cụ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa để giải quyết

3.1.5 Biên bản kiểm kê, xử lý vật tư thừa, thiếu

Mẫu biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa là mẫu biên bản dùng cho các doanh nghiệp nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa có ở kho tại thời điểm kiểm kê Mẫu này đượpc ban hành kèm theo Thông tư 133 và 200 – Mẫu 05-VT

Phương pháp lập biên bản kiểm kê

• Góc trên bên trái của Biên bản ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), bộ phận sử dụng

• Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm thực hiện kiểm kê

• Ban kiểm kê gồm Trưởng ban và các uỷ viên

• Mỗi kho được kiểm kê lập 1 biên bản riêng

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại được kiêm kê tại kho

Cột 1: Ghi đơn giá của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo sổ

kế toán

Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo kết quả kiểm kê

• Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9

• Số lượng thực tế kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất:

Tốt 100% ghi vào cột 10, kém phẩm chất ghi vào cột 11, mất phẩm chất ghi vào cột 12

• Nếu có chênh lệch phải trình giám đốc đơn vị ghi rõ ý kiến giải quyết số chênh lệch này

• Biên bản được lập thành 2 bản: 1 bản Phòng kế toán lưu, 1 bản thủ kho lưu

• Sau khi lập xong, trưởng ban kiểm kê và thủ kho, kế toán trưởng cùng ký vào biên bản

Đơn vị:……

Bộ phận:…

Mẫu số 05 – VT

(Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ

trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ

Thời điểm kiểm kê : ……

Ban kiểm kê gồm:

– Ông/Bà: … chức vụ Giám đốc Đại diện… Trưởng ban

– Ông/Bà: … chức vụ Kế toán trưởng Đại diện… Uỷ viên

– Ông/Bà:…… chức vụ Thủ Kho Đại diện… Uỷ viên

Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

Đơn giá

Theo sổ kế

Còn tốt 100%

Kém phẩm chất

Mất phẩ

m chất

Số lượng TT

Số lượng TT

Số lượng TT

Số lượng TT

3.2 Lập, luân chuyển, lưu chứng từ kế toán:

3.2.1 Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật tư

a) Phiếu nhập kho

* Mẫu Phiếu nhập kho:

Đơn vị: Mẫu số 01 - VT

Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày tháng năm Nợ Số: Có

- Họ và tên người giao:

- Theo số ngày tháng năm của Nhập tại kho: địa điểm

S Tên, nhãn hiệu, quy cách, Đơn Số lượng

T phẩm chất vật tư, dụng cụ Mã vị Theo Thực Đơn Thành

T sản phẩm, hàng hoá số tính chứng từ nhập giá tiền

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

có nhu cầu nhập)

(Ký, họ tên)

* Mục đích:

Nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn

cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi

sổ kế toán

* Phương pháp và trách nhiệm ghi

– Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật

tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê

– Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập

+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

+ Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập)

+ Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho

+ Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn,… tuỳ theo qui định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực nhập

+ Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho

+ Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ

– Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết 1 lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

– Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ

b) Phiếu xuất kho

*Mẫu Phiếu xuất kho:

Đơn vị: Mẫu số 02 - VT

Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày tháng năm Nợ Số: Có

- Họ và tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận)

- Lý do xuất kho:

- Xuất tại kho (ngăn lô): Địa điểm

T phẩm chất vật tư, dụng cụ, Mã vị Yêu Thực Đơn Thành

(Ký, họ tên)

* Mục đích:

Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư

* Phương pháp và trách nhiệm ghi

– Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng

cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng

– Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán

ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán

Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi

ở bộ phận sử dụng

3.2.2 Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ

Đơn vị: Mẫu số 07 - VT

Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU

Giá thực

tế

Giá hạch toán

– Dùng để phản ánh tổng giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho

trong tháng theo giá thực tế và giá hạch toán và phân bổ giá trị nguyên liệu, vật liệu, công

cụ, dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (Ghi Có TK 152, TK 153,

Nợ các tài khoản liên quan)

– Bảng này còn dùng để phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có

giá trị lớn, thời gian sử dụng dưới một năm hoặc trên một năm đang được phản ánh trên

TK 242

* Phương pháp và trách nhiệm ghi

– Bảng gồm các cột dọc phản ánh các loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng

cụ xuất dùng trong tháng tính theo giá hạch toán và giá thực tế, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

– Căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu để tính giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ xuất kho

– Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế phản ánh trong Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên Có các Tài khoản 152, 153, 242 của các Bảng kê, Nhật ký – Chứng từ và sổ kế toán liên quan tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái TK 152, 153,…)

– Số liệu của Bảng phân bổ này đồng thời được sử dụng để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, dịch vụ

3.3 Hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán tổng hợp

3.3.1 Sổ Nhật ký chung

Căn cứ vào các chứng từ về vật liệu, CCDC: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và các chứng từ khác kèm theo, kế toán ghi vào Nhật ký chung theo thứ

tự ngày, tháng, năm và theo định khoản

(Mẫu sổ Nhật ký chung xem phần trên)

3.4 Đối chiếu và điều chỉnh số liệu

– Số dư đầu kỳ Nợ trên Sổ cái và BCĐSPS của TK 152, 153, 155, 156 = Số tồn đầu kỳ 152,153,155,156 ở bảng tổng hợp chi tiết

– Số Phát sinh Nợ trên Sổ cái và BCĐSPS của TK 152, 153, 155, 156 = Số nhập trong kỳ 152,155,156 ở bảng tổng hợp chi tiết

– Số Phát sinh Có trên Sổ cái và BCĐSPS của TK 152, 153, 155, 156 = Số xuất trong kỳ 152,155,156 ở bảng tổng hợp chi tiết

– Số dư cuối kỳ Nợ trên Sổ cái và BCĐSPS của TK 152, 153, 155, 156 = Số tồn cuối kỳ 152,155,156 ở bảng tổng hợp chi tiết

Đơn vị:………

Địa chỉ:………

Mẫu số S11-DN

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)