Hoàn thiện công tác thanh, quyết toán hợp Đồng xây dựng tại công ty tnhh mms việt nam

Công ty TNHH MMS VIỆT NAM là công ty có 100% vốn đầu tư Nước ngoài. Công ty hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và cho thuê coffa thi công công trình xây dựng kể từ năm 2012. Trải qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, cùng với những nỗ lực không ngừng nghỉ của toàn thể nhân sự, công ty đã tham gia rất nhiều dự án với các nhà đầu tư, nhà thầu uy tín trong cả nước Công ty được đánh giá rất cao về chất lượng dịch vụ, tính chuyên nghiệp, sự tận tâm và đã có được vị thế vững chắc trên thị trường. Với phương châm không ngừng đổi mới sáng tạo, Công ty luôn cố gắng mang lại những giá trị và dịch vụ tốt nhất. Tuy nhiên, công việc thanh quyết toán hợp đồng xây dựng của công ty còn gặp phải một số vướng mắc về mặt thủ tục giấy tờ. Tình trạng phối hợp chưa chặt chẽ giữa bộ phận trực tiếp và bộ phận gián tiếp làm hồ sơ thanh quyết toán còn tồn tại,… Vì vậy, việc tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục để ngày càng hoàn thiện công tác thanh quyết toán hợp đồng xây dựng và nâng cao chất lượng dịch vụ là một yêu cầu cấp bách. Với những lý do trên, tác giả chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty TNHH MMS VIỆT NAM”

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

NGUYỄN QUANG HUY

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH MMS MMS VIỆT

NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Hà Nội - 2024

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào trước đây Những thông tin và số liệu nhằm phục vụ cho việc phân tích, đánh giá trong công trình được chính tác giả thu thập

từ những nguồn khác nhau và đã được ghi nhận đầy đủ, đúng quy định trong mục tài liệu tham khảo

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Tiến sĩ Nguyễn Quỳnh Sang là người đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước

Hội đồng cũng như kết quả luận văn của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô trong Khoa Đào tạo sau đại học, Khoa Quản lý xây dựng và các Khoa khác trong Trường Đại học Giao thông Vận tải đã tận tình giảng dạy và hướng dẫn tôi trong suốt quá trình học tập, thực hiện và hoàn thành Luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các bộ phận của Công ty TNHH MMS VIỆT NAM đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập, thực hiện và hoàn thành Luận văn

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các bạn lớp QLXD đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong thời gian học tập và nghiên cứu

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và những người thân đã luôn tin tưởng, động viên, khuyến khích tôi trong suốt quá trình học tập

Do trình độ và kiến thức còn hạn chế, nội dung Luận văn không tránh khỏi thiếu sót hoặc những phần nghiên cứu chưa sâu Rất mong nhận được sự chỉ bảo của các Thầy,

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công ty TNHH MMS VIỆT NAM là công ty có 100% vốn đầu tư Nước ngoài Công ty hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và cho thuê coffa thi công công trình xây dựng

kể từ năm 2012 Trải qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, cùng với những nỗ lực không ngừng nghỉ của toàn thể nhân sự, công ty đã tham gia rất nhiều dự án với các nhà đầu tư, nhà thầu uy tín trong cả nước Công ty được đánh giá rất cao về chất lượng dịch

vụ, tính chuyên nghiệp, sự tận tâm và đã có được vị thế vững chắc trên thị trường Với phương châm không ngừng đổi mới sáng tạo, Công ty luôn cố gắng mang lại những giá trị và dịch vụ tốt nhất Tuy nhiên, công việc thanh quyết toán hợp đồng xây dựng của công ty còn gặp phải một số vướng mắc về mặt thủ tục giấy tờ Tình trạng phối hợp chưa chặt chẽ giữa bộ phận trực tiếp và bộ phận gián tiếp làm hồ sơ thanh quyết toán còn tồn tại,… Vì vậy, việc tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục để ngày càng hoàn thiện công tác thanh quyết toán hợp đồng xây dựng và nâng cao chất lượng dịch vụ là một yêu cầu cấp bách

Với những lý do trên, tác giả chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty TNHH MMS VIỆT NAM”

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa, làm sáng tỏ cơ sở lý luận và quy định về thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại các doanh nghiệp

- Đánh giá thực trạng công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty TNHH MMS VIỆT NAM

Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty TNHH MMS VIỆT NAM

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại doanh nghiệp

4 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty TNHH MMS VIỆT NAM

- Phạm vi thời gian: Số liệu sử dụng trong phân tích đề tài trong giai đoạn 2019 - 2023

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu phù hợp với đối tượng và nội dung nghiên cứu của đề tài trong điều kiện Việt Nam hiện nay, đó là: phương pháp kế thừa; phương pháp đối chiếu với văn bản pháp quy; phương pháp thống kê; phương pháp phân tích, so sánh và một số phương pháp kết hợp khác

6 Kết cấu của luận văn: Gồm 3 chương

Chương 1: Những vấn đề chung về hợp đồng xây dựng và thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty TNHH MMS VIỆT NAM

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty TNHH MMS VIỆT NAM

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỞ ĐẦU iii

MỤC LỤC v

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU viii

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG VÀTHANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI DOANH NGHIỆP 1

1.1 Khái quát về hợp đồng xây dựng 1

1.1.1 Khái niệm về hợp đồng xây dựng 1

1.1.2 Phân loại hợp đồng xây dựng 3

1.1.2.1 Theo tính chất công việc 5

1.1.2.2 Theo hình thức giá hợp đồng 6

1.1.2.3 Theo các mối quan hệ của các bên tham gia trong hợp đồng 7

1.1.3 Căn cứ và nguyên tắc kí hợp đồng xây dựng 7

1.1.3.1 Căn cứ kí kết hợp đồng xây dựng 7

1.1.3.2 Nguyên tắc kí kết hợp đồng xây dựng 7

1.1.4 Nội dung hợp đồng xây dựng 8

1.2 Thanh toán hợp đồng xây dựng 9

1.2.1 Khái niệm, nguyên tắc thanh toán hợp đồng xây dựng 9

1.2.1.1 Khái niệm 9

1.2.1.2 Nguyên tắc thanh toán hợp đồng xây dựng 9

1.2.2 Trình thanh toán 11

1.2.2.1 Chuẩn bị hồ sơ thanh toán 11

1.2.2.2 Nộp hồ sơ thanh toán cho chủ đầu tư 11

1.2.2.3 Chủ đầu tư kiểm tra hồ sơ và tiến hành thanh toán 11

1.2.3 Hình thức thanh toán 12

1.2.3.1 Thanh toán theo khối lượng hoàn thành 12

1.2.3.2 Thanh toán theo hình thức tạm ứng 13

1.2.3.3 Mức vốn tạm ứng 13

1.2.3.4 Thu hồi vốn tạm ứng 15

1.2.3.5 Điều kiện tạm ứng 15

1.3 Quyết toán hợp đồng xây dựng 15

1.3.1 Khái niệm, nguyên tắc quyết toán hợp đồng xây dựng 15

1.3.2 Trình tự quyết toán hợp đồng xây dựng 16

1.3.3 Thời hạn quyết toán, thanh lý hợp đồng xây dựng 16

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng 17

1.4.1 Nhóm các nhân tố chủ quan 17

1.4.2 Nhóm các nhân tố khách quan 19

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH MMS VIỆT NAM 22

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH MMS VIỆT NAM 22

2.1.1 Thông tin khái quát 22

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 22

2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của Công ty: 23

2.1.4 Một số hợp đồng đã và đang triển khai của Công ty 23

2.2 Phân tích thực trạng công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công ty TNHH MMS VIỆT NAM 25

2.2.1 Thực trạng công tác thanh toán hợp đồng xây dựng tại Công ty TNHH MMS VIỆT NAM 25

2.2.2 Thực trạng công tác quyết toán hợp đồng xây dựng tại Công ty TNHH MMS VIỆT NAM 43

2.3 Đánh giá thực trạng thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại Công ty TNHH MMS VIỆT NAM 55

2.3.1 Những kết quả đạt được 55

2.3.2 Những tồn tại, vướng mắc 56

2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại, vướng mắc 57

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH MMS VIỆT NAM 60

3.1 Định hướng phát triển của Công ty 60

3.1.1 Đảm bảo chất lượng sản phẩm và mở rộng thị trường kinh doanh 60

3.1.2 Chuyển đổi số trong công tác quản lý 61

3.1.3 Định hướng trong công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng của Công ty 62

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại

công ty TNHH MMS VIỆT NAM 62

3.2.1 Điều chỉnh công tác kiểm soát nội bộ Công ty 63

3.2.1.1 Điều chỉnh cơ cấu tổ chức của Công ty phù hợp với tình hình hiện tại 63 3.2.1.2 Phối hợp giữa các bộ phận trong Công ty khi thực hiện công tác thanh, quyết toán 64

3.2.2 Chuyển đổi số trong công tác quản lý 65

3.2.2.1 Xây dựng quy trình thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng bằng phần mềm ERP 65

3.2.2.2 Thực hiện quản lý công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng bằng phần mềm ERP 72

3.2.3 Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng 73

3.2.3.1 Trách nhiệm của Công ty: 73

3.2.3.2 Trách nhiệm của CBNV thực hiện công tác thanh, quyết toán: 74

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 76

TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

3 Bảng 2.2 Giá trị thanh toán năm 2021 54

4 Bảng 2.3 Giá trị thanh toán năm 2022 55

5 Bảng 2.4 Giá trị thanh toán năm 2023 55

6 Bảng 2.5 Bảng tổng hợp các công trình đã được quyết toán

năm 2021;2022;2023

55

DANH MỤC CÁC HÌNH

2 Hình 1.2 Trình tự quyết toán hợp đồng xây dựng 16

3 Hình 1.3 Các nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến công tác

thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng

17

4 Hình 1.4 Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến công tác

thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng

67

Hình 3.3 Quy trình quyết toán tại công ty TNHH MMS

VIỆT NAM tác giả đề xuất

69

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG VÀ THANH, QUYẾT

TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG TẠI DOANH NGHIỆP

1.1 Khái quát về hợp đồng xây dựng

1.1.1 Khái niệm về hợp đồng xây dựng

Theo Điều 2 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/04/2015 quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng:

“Hợp đồng xây dựng là hợp đồng dân sự được thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc trong hoạt động đầu tư xây dựng.”

“Bên giao thầu là chủ đầu tư hoặc đại diện của chủ đầu tư hoặc tổng thầu hoặc nhà thầu chính.”

“Bên nhận thầu là tổng thầu hoặc nhà thầu chính khi bên giao thầu là chủ đầu tư; là nhà thầu phụ khi bên giao thầu là tổng thầu hoặc nhà thầu chính Bên nhận thầu

có thể là liên danh các nhà thầu.”

“Điều kiện chung của hợp đồng xây dựng là tài liệu kèm theo hợp đồng quy định quyền, nghĩa vụ cơ bản và mối quan hệ của các bên tham gia hợp đồng xây dựng.”

“Điều kiện cụ thể của hợp đồng xây dựng là tài liệu kèm theo hợp đồng để cụ thể hóa, bổ sung một số quy định của điều kiện chung của hợp đồng xây dựng.”

“Phụ lục của hợp đồng xây dựng là tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng để quy định chi tiết, làm rõ, sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của hợp đồng xây dựng.” [6]

Theo Luật xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 08/06/2014 thì hồ sơ hợp đồng xây dựng bao gồm 2 loại tài liệu chính:

- Văn bản hợp đồng;

- Các tài liệu kèm theo hợp đồng [9]

* Văn bản hợp đồng bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Căn cứ pháp lý áp dụng;

- Nội dung và khối lượng công việc;

- Chất lượng, yêu cầu kỹ thuật của công việc, nghiệm thu bàn giao;

- Thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng;

- Giá hợp đồng, tạm ứng, đồng tiền sử dụng trong thanh toán và thanh toán hợp đồng xây dựng,

- Bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng hợp đồng;

- Quyết toán và thanh lý hợp đồng xây dựng;

- Các thỏa thuận khác tùy theo từng loại hợp đồng

* Các tài liệu kèm theo hợp đồng là bộ phận không tách rời của hợp đồng xây

dựng các bên tham gia Hợp đồng thỏa thuận về thứ tự ưu tiên khi áp dụng các tài liệu kèm theo hợp đồng để xử lý mâu thuẫn (nếu có) Tùy theo quy mô, tính chất, phạm vi công việc và loại hợp đồng xây dựng cụ thể các tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng có thể bao gồm các tài liệu sau:

Văn bản thông báo trúng thầu hoặc chỉ định thầu;

+ Điều kiện cụ thể của hợp đồng hoặc Điều khoản tham chiếu đối với hợp đồng

tư vấn xây dựng;

+ Điều kiện chung của hợp đồng;

+ Hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu của bên giao thầu;

+ Các bản vẽ thiết kế và các chỉ dẫn kỹ thuật;

+ Hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của bên nhận thầu;

+ Biên bản đàm phán hợp đồng, văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng;

+ Các phụ lục của hợp đồng;

+ Các tài liệu khác có liên quan

* Vai trò của hợp đồng xây dựng

Trong thực tiễn quản lý sản xuất - kinh doanh xây dựng, hợp đồng giữ vai trò hết sức quan trọng:

- Là văn bản có giá trị ràng buộc về quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng;

- Là cơ sở để xây dựng và thực hiện kế hoạch, là phương tiện quan trọng để kết hợp kế hoạch hóa với việc sử dụng quan hệ thị trường;

- Là công cụ quan trọng góp phần vào việc củng cố, phát triển chế độ hoạch toán kinh tế trong xây dựng;

Là phương thức duy nhất mà chủ đầu tư bắt buộc phải áp dụng để thực hiện dự

án

1.1.2 Phân loại hợp đồng xây dựng

Tùy theo tính chất, nội dung công việc thực hiện và giá hợp đồng áp dụng, hợp

đồng xây dựng được chia ra thành nhiều loại khác nhau, cụ thể tại hình 1.1

Hình 1.1: Phân loại hợp đồng xây dựng

Tác giả xin trình bày chi tiết từng loại hợp đồng xây dựng như sau:

1.1.2.1 Theo tính chất công việc

Theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/04/2015 quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng và Khoản 2, Điều 1 Nghị định 50/2021/NĐ-CP ngày 01/04/2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/04/2015 quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng như sau:

Hợp đồng xây dựng có các loại sau:

a) Hợp đồng tư vấn xây dựng (gọi tắt là hợp đồng tư vấn) là hợp đồng để thực hiện một, một số hay toàn bộ công việc tư vấn trong hoạt động xây dựng

b) Hợp đồng thi công xây dựng công trình (viết tắt là hợp đồng thi công xây dựng)

là hợp đồng để thực hiện việc thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình hoặc phần việc xây dựng theo thiết kế xây dựng công trình; hợp đồng tổng thầu thi công xây dựng công trình là hợp đồng thi công xây dựng để thực hiện tất cả các công trình của một dự án đầu tư

c) Hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ (viết tắt là hợp đồng cung cấp thiết bị)

là hợp đồng thực hiện việc cung cấp thiết bị để lắp đặt vào công trình xây dựng theo thiết kế công nghệ; hợp đồng tổng thầu cung cấp thiết bị công nghệ là hợp đồng cung cấp thiết bị cho tất cả các công trình của một dự án đầu tư

d) Hợp đồng thiết kế và thi công xây dựng công trình (viết tắt là EC) là hợp đồng

để thực hiện việc thiết kế và thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình; hợp đồng tổng thầu thiết kế và thi công xây dựng công trình là hợp đồng thiết kế và thi công xây dựng tất cả các công trình của một dự án đầu tư

e) Hợp đồng thiết kế và cung cấp thiết bị công nghệ (viết tắt là EP) là hợp đồng để thực hiện việc thiết kế và cung cấp thiết bị để lắp đặt vào công trình xây dựng theo thiết kế công nghệ; hợp đồng tổng thầu thiết kế và cung cấp thiết bị công nghệ là hợp đồng thiết kế

và cung cấp thiết bị công nghệ cho tất cả các công trình của một dự án đầu tư

f) Hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình (viết tắt

là PC) là hợp đồng để thực hiện việc cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình; hợp đồng tổng thầu cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình là hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình là hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng tất cả các công trình của một dự án đầu tư

g) Hợp đồng thiết kế - cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình (viết tắt là EPC) là hợp đồng để thực hiện các công việc từ thiết kế, cung cấp thiết

bị công nghệ đến thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình; hợp đồng tổng thầu EPC là hợp đồng thiết kế - cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng tất cả các công trình của một dự án đầu tư

h) Hợp đồng tổng thầu chìa khóa trao tay là hợp đồng xây dựng để thực hiện toàn bộ các công việc lập dự án, thiết kế, cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình của một dự án đầu tư xây dựng công trình

k) Hợp đồng cung cấp nhân lực, máy và thiết bị thi công là hợp đồng xây dựng

để cung cấp kỹ sư, công nhân (gọi chung là nhân lực), máy, thiết bị thi công và các phương tiện cần thiết khác để phục vụ cho việc thi công công trình, hạng mục công trình, gói thầu hoặc công việc xây dựng theo thiết kế xây dựng; [6];[7]

b) Hợp đồng theo đơn giá cố định: Là hợp đồng được xác định trên cơ sở đơn giá

cố định cho các công việc nhân với khối lượng công việc tương ứng

Đơn giá cố định là đơn giá không thay đổi trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng;

c) Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh: là hợp đồng có đơn giá có thể được điều chỉnh căn cứ vào các thỏa thuận trong hợp đồng đối với toàn bộ nội dung công việc trong hợp đồng Nhà thầu được thanh toán theo số lượng, khối lượng công việc thực tế được nghiệm thu theo quy định trên cơ sở đơn giá ghi trong hợp đồng hoặc đơn giá đã được điều chỉnh Phương pháp điều chỉnh đơn giá do trượt giá thực hiện theo quy định tại Khoản 3, 4 Điều 38 Nghị định 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 và thông tư 07/TT-BXD ngày 10/3/2016 của Bộ xây dựng hướng dẫn điều chỉnh giá hợp đồng xây dựng [6], [3].;d) Hợp đồng theo thời gian: Là hợp đồng được xác định trên cơ sở mức

thù lao cho chuyên gia, các khoản chi phí ngoài mức thù lao cho chuyên gia

và thời gian làm việc (khối lượng) tính theo tháng, tuần, ngày, giờ

Mức thù lao cho chuyên gia là chi phí cho chuyên gia, được xác định trên cơ sở mức

lương cho chuyên gia và các chi phí liên quan do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhân với thời gian làm việc thực tế

e) Hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm (%): Là hợp đồng được tính theo tỷ lệ (%) giá trị của công trình hoặc giá trị khối lượng công việc Khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các nghĩa vụ theo hợp đồng, bên giao thầu thanh toán cho bên nhận thầu số tiền bằng tỷ lệ (%) được xác định trong hợp đồng nhân với giá trị công trình hoặc giá trị khối lượng công việc.1.1.2.3 Theo các mối quan hệ của các bên tham gia trong hợp đồng

Theo Khoản 3, Điều 3, Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/04/2015 quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng a) Hợp đồng thầu chính: Là hợp đồng xây dựng được kí

kết giữa chủ đầu tư với nhà thầu chính hoặc tổng thầu

b) Hợp đồng thầu phụ: Là hợp đồng xây dựng được kí kết giữa nhà thầu chính hoặc tổng thầu với nhà thầu phụ

c) Hợp đồng giao khoán nội bộ: Là hợp đồng giữa bên giao thầu và bên nhận thầu thuộc một cơ quan, tổ chức

d) Hợp đồng xây dựng có yếu tố nước ngoài: Là hợp đồng xây dựng được ký kết giữa một bên là nhà thầu nước ngoài với nhà thầu trong nước hoặc chủ đầu tư trong nước

1.1.3 Căn cứ và nguyên tắc kí hợp đồng xây dựng1.1.3.1 Căn cứ kí kết hợp đồng xây dựng

Theo Điều 9, Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/04/2015 quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng

- Các căn cứ ký kết hợp đồng xây dựng bao gồm các yêu cầu về công việc cần thực hiện được các bên thống nhất, kết quả lựa chọn nhà thầu, kết quả thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và các căn cứ pháp lý áp dụng có liên quan

1.1.3.2 Nguyên tắc kí kết hợp đồng xây dựng

Về nguyên tắc ký kết hợp đồng xây dựng phải phù hợp với các quy định sau (Khoản

2 Điều 138 Luật Xây dựng số 50/2014/QH13) Cụ thể khi ký kết hợp đồng xây dựng cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác, không trái pháp luật và đạo đức xã hội;

- Bảo đảm có đủ vốn để thanh toán theo thỏa thuận của hợp đồng;

- Đã hoàn thành việc lựa chọn nhà thầu theo quy định và kết thúc quá trình đàm phán hợp đồng;

- Trường hợp bên nhận thầu là liên danh nhà thầu thì phải có thỏa thuận liên danh

Các thành viên trong liên danh phải ký tên, đóng dấu (nếu có) vào hợp đồng xây dựng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác

Và đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Tại thời điểm ký kết hợp đồng bên nhận thầu phải đáp ứng điều kiện năng lực hành nghề, năng lực hoạt động theo quy định của pháp luật về xây dựng Đối với nhà thầu liên danh, việc phân chia khối lượng trong thỏa thuận liên danh phải phù hợp với năng lực hoạt động của từng thành viên trong liên danh Đối với nhà thầu chính nước ngoài phải có cam kết thuê thầu phụ trong nước thực hiện các công việc của hợp đồng

dự kiến giao thầu phụ khi các nhà thầu trong nước đáp ứng các yêu cầu của gói thầu

- Chủ đầu tư hoặc đại diện của chủ đầu tư được ký hợp đồng với một hay nhiều nhà thầu chính để thực hiện công việc Trường hợp chủ đầu tư ký hợp đồng với nhiều nhà thầu chính thì nội dung của hợp đồng này phải đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ trong quá trình thực hiện các công việc của hợp đồng để đảm bảo tiến độ, chất lượng, hiệu quả đầu tư của dự án xây dựng

- Tổng thầu, nhà thầu chính được ký hợp đồng với một hoặc một số nhà thầu phụ, nhưng các nhà thầu phụ này phải được chủ đầu tư chấp thuận, các hợp đồng thầu phụ này phải thống nhất, đồng bộ với hợp đồng thầu chính đã ký với chủ đầu tư Tổng thầu, nhà thầu chính phải chịu trách nhiệm với chủ đầu tư về tiến độ, chất lượng các công việc

đã ký kết, kể cả các công việc do nhà thầu phụ thực hiện

- Giá ký kết hợp đồng không được vượt giá trúng thầu hoặc kết quả đàm phán, thương thảo hợp đồng xây dựng, trừ khối lượng phát sinh ngoài phạm vi công việc của gói thầu được Người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép

1.1.4 Nội dung hợp đồng xây dựng

* Hợp đồng xây dựng gồm các nội dung sau:

- Căn cứ pháp lý áp dụng;

- Ngôn ngữ áp dụng;

- Nội dung và khối lượng công việc;

- Chất lượng, yêu cầu kỹ thuật của công việc, nghiệm thu và bàn giao;

- Thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng;

- Giá hợp đồng, tạm ứng, đồng tiền sử dụng trong thanh toán và thanh toán hợp đồng xây dựng;

- Bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng hợp đồng;

- Điều chỉnh hợp đồng xây dựng;

- Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng xây dựng;

1.2 Thanh toán hợp đồng xây dựng

1.2.1 Khái niệm, nguyên tắc thanh toán hợp đồng xây dựng

1.2.1.1 Khái niệm

Thanh toán hợp đồng xây dựng là việc Chủ đầu tư (Tổng thầu) trả tiền cho nhà thầu (Thầu phụ) trên cơ sở khối lượng công việc đã hoàn thành kể cả khối lượng phát sinh (nếu có) được nghiệm thu đúng về số lượng, chất lượng và đơn giá tương ứng với các công việc đã ghi trong hợp đồng hoặc phụ lục bổ sung trong hợp đồng

1.2.1.2 Nguyên tắc thanh toán hợp đồng xây dựng

- Việc thanh toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp

đồng và các điều kiện trong hợp đồng mà các bên đã ký kết Khi thanh toán theo các thỏa thuận trong hợp đồng các bên không phải ký phụ lục hợp đồng, trừ trường hợp bổ sung công việc chưa có trong hợp đồng

- Các bên thỏa thuận trong hợp đồng về số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán

- Bên giao thầu phải thanh toán đầy đủ (100%) giá trị của từng lần thanh toán cho bên nhận thầu sau khi đã giảm trừ tiền tạm ứng, tiền bảo hành công trình theo thỏa thuận trong hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác

- Trường hợp trong kỳ thanh toán các bên chưa đủ điều kiện để thanh toán theo đúng quy trình của hợp đồng (chưa có dữ liệu để điều chỉnh giá, chưa đủ thời gian để xác định chất lượng sản phẩm, ) thì có thể tạm thanh toán Khi đã đủ điều kiện để xác

định giá trị thanh toán thì bên giao thầu phải thanh toán cho bên nhận thầu theo đúng quy định

- Đối với hợp đồng trọn gói: Thanh toán theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc tương ứng với các giai đoạn thanh toán mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng, khi thanh toán không đòi hỏi có xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết

- Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh: Thanh toán trên

cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành (kể cả khối lượng tăng hoặc giảm, nếu có) được nghiệm thu của từng lần thanh toán và đơn giá trong hợp đồng hoặc đơn giá đã điều chỉnh theo đúng các thỏa thuận trong hợp đồng

- Đối với hợp đồng theo thời gian việc thanh toán được quy định như sau: + Chi phí cho chuyên gia được xác định trên cơ sở mức lương cho chuyên gia và các chi phí liên quan do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhân với thời gian làm việc thực tế được nghiệm thu (theo tháng, tuần, ngày, giờ)

+ Các khoản chi phí ngoài mức thù lao cho chuyên gia thì thanh toán theo phương thức thanh toán quy định trong hợp đồng

- Đối với hợp đồng theo giá kết hợp, việc thanh toán phải thực hiện tương ứng với quy định về thanh toán các loại hợp đồng nêu trên

- Việc thanh toán các khối lượng phát sinh (ngoài hợp đồng) chưa có đơn giá trong hợp đồng thực hiện theo các thỏa thuận hợp đồng hoặc thỏa thuận bổ sung hợp đồng mà các bên đã thống nhất trước khi thực hiện và phải phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan

- Thời hạn thanh toán do các bên thỏa thuận trong hợp đồng phù hợp với quy mô

và tính chất của từng hợp đồng Thời hạn thanh toán không được kéo dài quá 14 ngày làm việc kể từ ngày bên giao thầu nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ theo thỏa thuận trong hợp đồng và được quy định cụ thể như sau:

+ Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ của bên nhận thầu, bên giao thầu phải hoàn thành các thủ tục và chuyển đề nghị thanh toán tới ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước phục vụ thanh toán

+ Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ của bên giao thầu, Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước phục vụ thanh toán phải chuyển đủ giá trị của lần thanh toán cho bên nhận thầu

+ Đối với các hợp đồng xây dựng thuộc các dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn ODA, vốn vay của các tổ chức tín dụng nước ngoài thời hạn thanh toán thực hiện theo quy định của Điều ước quốc tế Khi thỏa thuận về thời hạn thanh toán các bên phải căn

cứ theo các quy định của Điều ước quốc tế và quy trình thanh toán vốn đầu tư theo quy định của pháp luật để thỏa thuận trong hợp đồng cho phù hợp

- Nghiêm cấm bên giao thầu không thanh toán đầy đủ hoặc không đúng thời hạn theo các thỏa thuận trong hợp đồng cho bên nhận thầu

1.2.2 Trình thanh toán

1.2.2.1 Chuẩn bị hồ sơ thanh toán

- Căn cứ trên các biên bản nghiệm thu khối lượng giữa hai bên và đơn giá trong hợp đồng cán bộ được phân công bên chủ đầu tư chịu trách nhiệm làm việc với nhà thầu để:

+ Nghiệm thu khối lượng hoàn thành đủ điều kiện thanh toán;

+ Kiểm tra bảng xác định giá trị hoàn thành đủ điều kiện thanh toán;

1.2.2.2 Nộp hồ sơ thanh toán cho chủ đầu tư

- Căn cứ trên các biên bản nghiệm thu khối lượng giữa hai bên, và đơn giá trong hợp đồng cán bộ được phân công bên chủ đầu tư chịu trách nhiệm làm việc với nhà thầu để:

+ Nghiệm thu khối lượng hoàn thành đủ điều kiện thanh toán;

+ Kiểm tra bảng xác định giá trị hoàn thành đủ điều kiện thanh toán;

+ Tiếp nhận giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn giá trị gia tăng (nếu có yêu cầu trong hợp đồng);

+ Làm các thủ tục cần thiết để thanh toán khối lượng phát sinh trong hoặc ngoài hợp đồng theo quy định của nhà nước (ví dụ kiểm tra đơn giá, trình ký hợp đồng bổ sung, hoặc phụ lục hợp đồng );

+ Kiểm tra giấy tờ, và lập biên bản giao nhận tài liệu với nhà thầu

1.2.2.3 Chủ đầu tư kiểm tra hồ sơ và tiến hành thanh toán

- Sau khi chủ đầu tư nhận được hồ sơ thanh toán từ nhà thầu, cán bộ thanh toán của chủ đầu tư sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ Nếu giá trị thanh toán đúng theo điều kiện thanh toán chủ đầu tư sẽ phản hồi để nhà thầu xuất hóa đơn GTGT Nếu hồ sơ sai chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu kiểm tra và gửi lại hồ sơ thanh toán

- Chủ đầu tư tiến hành gửi hồ sơ thanh toán (đã được kiểm tra) cho kho bạc Nhà

nước hoặc ngân hàng để tiến hành thanh toán Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhà thầu xuất hóa đơn GTGT, chủ đầu tư phải thanh toán giá trị theo như hồ sơ đã được duyệt

1.2.3 Hình thức thanh toán

Theo quy định của chế độ hiện thành có hai hình thức thanh toán hợp đồng xây dựng là:

- Thanh toán theo khối lượng hoàn thành;

- Thanh toán theo hình thức tạm ứng, thu hoàn vốn;

1.2.3.1 Thanh toán theo khối lượng hoàn thành

Theo hình thức này, cứ khi nào nhà thầu có khối lượng hoàn thành, đủ điều kiện thì bên giao thầu sẽ thanh toán cho nhà thầu

Khối lượng hoàn thành là khối lượng thực hiện đủ điều kiện thanh toán được chủ đầu tư chấp nhận và phải đảm bảo đủ các tiêu chí sau:

- Khối lượng đó có trong thiết kế được cấp thẩm quyền phê duyệt;

- Khối lượng đó có trong tổng dự toán, dự toán được cấp thẩm quyền phê duyệt;

- Khối lượng đó có trong kế hoạch đầu tư hàng năm được giao và thông báo;

- Khối lượng đó phải đo được, điếm được, nhìn thấy được;

- Khối lượng đó phải được chủ đầu tư (bên A) và nhà thầu (bên B) tổ chức nghiệm thu, được bên A chấp nhận và làm thủ tục đề nghị thanh toán

Việc thanh toán hợp đồng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng Số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán phải được quy định rõ trong hợp đồng

Hồ sơ thanh toán:

Khi có khối lượng hoàn thành được nghiệm thu theo giai đoạn thanh toán và điều kiện thanh toán trong hợp đồng, chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi Kho bạc nhà nước, bao gồm:

- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu

Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng tính giá trị khối lượng phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư hoặc thanh toán tạm ứng - phụ lục số 05 kèm theo

- Chứng từ chuyển tiền ban hành theo quy định hệ thống chứng từ kế toán của

Bộ Tài chính

1.2.3.2 Thanh toán theo hình thức tạm ứng

Theo hình thức này, ngay sau ký hợp đồng và nhà thầu thực hiện xong nghĩa vụ bảo lãnh tạm ứng, bên giao thầu sẽ ứng trước cho nhà thầu một khoản tiền nhất định theo qui định, số tiền ứng trước này sẽ được thu hồi dần vào các đợt thanh toán và sẽ thu hồi hết khi hợp đồng đạt 80% giá trị khối lượng

Việc tạm ứng vốn của chủ đầu tư cho nhà thầu chỉ cho các công việc cần thiết phải tạm ứng trước và phải được quy định rõ đối tượng, nội dung và công việc cụ thể trong hợp đồng Mức vốn tạm ứng, thời điểm tạm ứng và việc thu hồi tạm ứng phải theo quy định của Nhà nước đối với từng loại hợp đồng cụ thể như sau:

1.2.3.3 Mức vốn tạm ứng

* Đối với hợp đồng thi công xây dựng:

- Hợp đồng có giá trị dưới 10 tỷ đồng, mức tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng;

- Hợp đồng có giá trị từ 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng, mức tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng;- Hợp đồng có giá trị từ 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng, mức tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng;

- Hợp đồng có giá trị trên 50 tỷ đồng, mức tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng

* Đối với hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ, hợp đồng EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay và các loại hợp đồng xây dựng khác: mức tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng

* Đối với hợp đồng tư vấn:

- Mức tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng đối với hợp đồng có giá trị trên 10 tỷ đồng

- Mức tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng đối với hợp đồng có giá trị đến 10 tỷ đồng

* Mức tạm ứng tối đa của các loại hợp đồng trên là 50% giá trị hợp đồng Trường hợp đặc biệt cần tạm ứng với mức cao hơn phải được người quyết định đầu tư cho phép

* Đối với công việc giải phóng mặt bằng:

- Mức vốn tạm ứng theo tiến độ thực hiện trong kế hoạch giải phóng mặt bằng Các Bộ và Uỷ ban nhân dân các cấp phải bố trí đủ vốn cho công tác giải phóng mặt bằng, thanh toán theo phương án

* Ngoài mức vốn ứng tối đa theo các hợp đồng nêu trên, đối với một số cấu kiện, bán thành phẩm trong xây dựng có giá trị lớn phải được sản xuất trước để đảm bảo tiến

độ thi công và một số loại vật tư phải dự trữ theo mùa, mức vốn tạm ứng theo nhu cầu cần thiết và do chủ đầu tư thống nhất với nhà thầu

- Mức vốn tạm ứng cho tất cả các trường hợp trên không vượt kế hoạch vốn hàng năm đã bố trí cho gói thầu, dự án

- Việc tạm ứng vốn được thực hiện sau khi hợp đồng có hiệu lực; trường hợp trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng thì nhà thầu phải có bảo lãnh khoản tiền tạm ứng

Mức tạm ứng tối thiểu

Mức tạm ứng tối đa Ghi chú

Mức vốn tạm ứng cho tất cả các trường hợp không vượt

kế hoạch vốn hàng năm đã bố trí cho gói thầu, dự án

việc giải phóng

mặt bằng

ứng theo tiến

độ thực hiện trong kế hoạch

* Đối với công việc giải phóng mặt bằng:

- Đối với công việc bồi thường, hỗ trợ: Sau khi chi trả cho người thụ hưởng, chủ đầu tư tập hợp chứng từ, làm thủ tục thanh toán và thu hồi tạm ứng trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày làm việc kể từ ngày chi trả cho người thụ hưởng

- Đối với việc mua nhà tái định cư và các công việc giải phóng mặt bằng khác: vốn tạm ứng được thu hồi vào từng kỳ thanh toán khối lượng hoàn thành và thu hồi hết khi đã thực hiện xong công việc giải phóng mặt bằng

1.2.3.5 Điều kiện tạm ứng

- Có quyết định chọn thầu;

- Có hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và nhà thầu;

- Có kế hoạch Vốn đầu tư;

- Có bảo lãnh thực hiện hợp đồng;

- Có giấy đề nghị của nhà thầu

1.3 Quyết toán hợp đồng xây dựng

1.3.1 Khái niệm, nguyên tắc quyết toán hợp đồng xây dựng

Theo nghị định 37/2015/NĐ-CP ban hành ngày 22/4/2015 quy định chi tiết về

hợp đồng xây dựng thì “Quyết toán hợp đồng là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng xây dựng mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng.”[6]

1.3.2 Trình tự quyết toán hợp đồng xây dựng

Hình 1.2: Trình tự quyết toán hợp đồng xây dựng 1.3.3 Thời hạn quyết toán, thanh lý hợp đồng xây dựng

Thời hạn quyết toán hợp đồng xây dựng do các bên thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng được quy định tại Khoản 2 Điều 147 Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/06/2014 như sau::

- Riêng đối với hợp đồng xây dựng sử dụng vốn nhà nước, thời hạn quyết toán hợp đồng xây dựng không vượt quá 60 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc của hợp đồng, bao gồm cả phần công việc phát sinh (nếu có)

- Trường hợp hợp đồng xây dựng có quy mô lớn thì được phép kéo dài thời hạn quyết toán hợp đồng nhưng không vượt quá 120 ngày

* Hợp đồng xây dựng được thanh lý trong trường hợp:

Nghiệm thu nội bộ toàn bộ công trình thuộc hợp đồng xây

dựng

Nghiệm thu chính thức toàn bộ công trình thuộc hợp đồng xây

dựng

Xác định khối lượng hoàn thành thuộc hợp đồng xây dựng

Lập hồ sơ quyết toán hợp đồng

Kiểm tra, phê duyệt nội bộ

Trình Chủ đầu tư

(Đúng) (Sai)

Chủ đầu tư thực hiện quyết toán cho nhà thầu

- Các bên đã hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng;

- Hợp đồng xây dựng bị chấm dứt hoặc hủy bỏ theo quy định của pháp luật

* Thời hạn thanh lý hợp đồng xây dựng do các bên hợp đồng thỏa thuận

- Đối với hợp đồng xây dựng sử dụng nguồn vốn nhà nước, thời hạn thanh lý hợp đồng là 45 ngày kể từ ngày các bên hợp đồng hoàn thành các nghĩa vụ thỏa thuận trong hợp đồng hoặc hợp đồng bị chấm dứt trong trường hợp:

+ Bên nhận thầu thầu bị phá sản hoặc giải thể;

+ Bên nhận thầu từ chối hoặc liên tục không thực hiện công việc theo hợp đồng dẫn đến vi phạm tiến độ thực hiện theo thỏa thuận hợp đồng;

- Đối với các hợp đồng xây dựng có quy mô lớn, việc thanh lý hợp đồng có thể được kéo dài nhưng không quá 90 ngày

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng

Thanh, quyết toán hợp đồng là khâu cuối cùng và quan trọng của một hợp đồng xây dựng Hồ sơ quyết toán của từng hợp đồng là cơ sở quan trọng để quyết toán dự án hoàn thành sau này Thực tế công tác thanh toán, quyết toán hợp đồng giữa Chủ đầu tư

và nhà thầu còn một số tồn tại nhất định do chịu ảnh hưởng của các nhân tố khách quan, chủ quan, cụ thể có thể kể đến một số nhân tố sau:

1.4.1 Nhóm các nhân tố chủ quan

Hình 1.3: Các nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến công tác thanh, quyết toán hợp

đồng xây dựng

a Năng lực cán bộ làm hồ sơ thanh, quyết toán

· Năng lực của những cán bộ chuyên trách lập hồ sơ thanh, quyết toán còn yếu Những cán bộ này khi nhận được hồ sơ chưa có khả nặng tự lọc, sắp xếp cũng như rà soát xem đã đủ các biên bản cần thiết chưa, đúng mẫu bảng biểu chưa… Ngoài ra, hoạt động thanh quyết toán ở một số công ty chưa chuyên môn hóa do số lượng nhân viên ít,

Chất lượng, tiến độ thi công và chất lượng hồ

sơ thanh, quyết toán, hồ

sơ hoàn công

kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ nên không nắm rõ được trình tự, thủ tục quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và thanh quyết toán Bên cạnh đó, do là công tác kiêm nhiệm, trách nhiệm trong thanh quyết toán chưa được gắn với lợi ích của cán bộ lập hồ sơ quanh quyết toán, những sai sót trong quá trình này không có biện pháp răn đe đủ mạnh

· Nhiều đơn vị chủ đầu tư do hạn chế năng lực trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên không nắm rõ được trình tự, thủ tục quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và thanh, quyết toán hợp đồng theo quy định Đặc biệt, do năng lực của cán bộ chưa thể đảm nhiệm được công tác thẩm tra quyết toán theo phân cấp và việc lập hồ sơ thanh quyết toán hợp đồng xây dựng trình chủ yếu vẫn do nhà thầu xây dựng Một số chủ đầu tư không thực hiện tốt việc kiểm tra rà soát, đánh giá trong quá trình đầu tư và trong công tác quyết toán nên các báo cáo quyết toán chưa đầy đủ, chưa đảm bảo hồ sơ, thủ tục trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

b Quy trình thanh quyết toán

· Quy trình thanh quyết toán: quy trình thực hiện công tác thanh, quyết toán có vai trò quan trọng trong việc quyết định kết quả thực hiện hiện công tác thanh, quyết toán hợp đồng, quy trình chưa khoa học, có sự chồng chéo về nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban với nhau Bên cạnh đó, các công trình xây dựng có thời gian thi công dài, việc tập hợp giấy tờ, biên bản về một đơn vị quản lý còn gặp nhiều khó khăn Mặc

dù quy trình thanh, quyết toán đã được xác định khá rõ ràng nhưng ở nhiều công ty có

sự vận dụng khác nhau tùy điều kiện và hoàn cảnh

c Chất lượng thi công, tiến độ xây dựng và chất lượng hồ sơ thanh quyết toán nhà thầu cũng ảnh hưởng đến hoạt động thanh quyết toán:

· Chất lượng thi công kém, công trình không đảm bảo chất lượng sẽ khiến hoạt động xây dựng bị đình trệ, các công tác phải thực hiện lại, chưa kể tốn thời gian phá bỏ hạng mục không đảm bảo chất lượng Việc này không chỉ làm phát sinh chi phí mà còn khiến hoạt động thanh, quyết toán bị ngưng trệ

· Nguồn gốc vật liệu không rõ ràng, khi nhận vật liệu không có xác nhận của các bên, chưa có sự đồng ý của tư vấn giám sát, điều đó khiến thiếu các chứng chỉ cần thiết về việc sử dụng vật liệu cho công trình Khi không có các giấy tờ này thì không đủ điều kiện để quyết toán

· Hồ sơ hoàn công lập không khớp với thực tế tại công trường thi công, khối lượng thanh toán không khớp dẫn đến phải sửa bản vẽ

· Tiến độ thi công phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên nên trong nhiều trường hợp hoạt động thi công phải tạm dừng do ảnh hưởng của thời tiết, bên cạnh đó, nhiều hạng mục có thể bị phá hủy khi gặp phải điều kiện thời tiết khắc nghiệt Chính những điều này làm hoạt động thanh quyết toán phát sinh nhiều giai đoạn và thủ tục hồ sơ, làm chậm hoạt động thanh quyết toán

· Chất lượng thiết kế: khi thiết kế không phù hợp, tiến độ thi công sẽ bị ảnh hưởng Ngoài ra, khối lượng thi công, hồ sơ nghiệm thu … cũng sẽ phải thay đổi và ảnh hưởng đến hoạt động thanh, quyết toán

Chất lượng hợp đồng kinh tế: các điều khoản trong hợp đồng rõ ràng, không thiếu sót là điều kiện đảm bảo công tác thanh toán đúng, chính xác

1.4.2 Nhóm các nhân tố khách quan

a Cơ chế chính sách của Nhà nước

Thực tế cho thấy hoạt động xây dựng luôn biến đổi để phù hợp với điều kiện thực

tế và sự phát triển của ngành Việc xây dựng ban hành và sửa đổi bổ sung cơ chế trong quản lý đầu tư và xây dựng trong những năm qua thường xuyên biến động, có nhiều thời

kỳ cơ chế không đồng bộ, không thống nhất Việc song hành thực hiện nhiều văn bản quy phạm pháp luật đã gây ra không ít khó khăn trong quản lý đầu tư và xây dựng nói chung và công tác thanh, quyết toán hợp đồng nói riêng Điều này sẽ khiến các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn nếu không kịp thay đổi, nắm bắt được các nội dung mới Bên cạnh đó, nhiều công đoạn trong quá trình thanh quyết toán còn mất nhiều thời gian, rườm rà gậy chậm trễ trong quá trình thanh, quyết toán

Hình 1.4: Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến công tác thanh, quyết toán hợp

Phát sinh khối lượng, sự biến động của thị trường

b Vai trò trách nhiệm của các bên liên quan

· Trong hoạt động thanh quyết toán, mỗi đơn vị và bộ phận chịu trách nhiệm riêng cho từng giai đoạn Nhà thầu lập hồ sơ thanh quyết toán và trình cho chủ đầu tư

và tư vấn giám sát phê duyệt Khi được chủ đầu tư xem xét và chấp thuận, hồ sơ sẽ được chuyển đến các đơn vị kiểm toán độc lập và các đơn vị thẩm tra, thẩm định dự án Sau khi được chấp thuận bởi các bên, hồ sơ sẽ được trình lên Kho bạc và cấp trên của chủ đầu tư (nếu có) Trong quy trình trên, chỉ cần 1 đơn vị không làm tốt chức năng của mình, gây ra sự chậm trễ thì cả quá trình thanh quyết toán cũng sẽ bị ảnh hưởng, làm chậm tiến độ thanh, quyết toán

· Chủ đầu tư là người sở hữu vốn hoặc được nhà nước giao sở hữu vốn để quản

lý dự án đầu tư xây dựng công trình, lại là một trong hai chủ thể trực tiếp tham gia trong quan hệ hợp đồng Chủ đầu tư là người phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về công tác quản lý, kiểm tra, giám sát và xử lý các vi phạm về hợp đồng trong hoạt động xây dựng của mình Nhiều chủ đầu tư năng lực kém không có chuyên môn và kiến thức về đầu tư xây dựng công trình, chưa nắm chắc các quy định về công tác quản lý hợp đồng xây dựng nên ý thức chấp hành pháp luật chưa cao, quản lý hợp đồng lỏng lẻo, thiếu kinh nghiệm dẫn đến công trình triển khai bị chậm tiến độ và phải điều chỉnh giá gây thất thoát lãng phí nguồn vốn đầu tư, chất lượng công trình bị ảnh hưởng

· Đơn vị tư vấn giám sát cần đảm bảo chức năng và nhiệm vụ của mình Tuy nhiên, nhiều đơn vị, cán bộ tư vấn giám sát có năng lực hạn chế, không hoàn thành nhiệm vụ, không theo sát quá trình thi công Hoạt động của tư vấn giám sát còn phụ thuộc và ỷ lại vào chủ đầu tư, có tư tưởng nhũng nhiễu nhà thầu nên hoạt động xác nhận khối lượng thi công còn chậm trễ

c Phát sinh khối lượng, sự biến động của thị trường

· Theo các điều kiện dự thầu việc Nhà thầu phải tuân thủ theo khối lượng đã được mời trong hồ sơ mời thầu để làm khối lượng dự thầu của mình nên dẫn đến tình trạng thừa thiếu so hồ sơ thiết kế và thực tế thi công Ngoài ra trong quá trình thi công nhiều phương án thiết kế, khối lượng Tư vấn đưa ra ở giai đoạn đầu chưa phù hợp với thực tế thi công nên việc thay đổi, điều chỉnh thiết kế thường xuyên xảy ra Dẫn đến việc Nhà thầu vừa thi công, vừa bổ sung khối lượng công đoạn chiếm khoảng thời gian khá dài để được Người phê duyệt dự án chấp thuận Thông thường theo hợp đồng xây dựng được ký kết giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu thì hàng tháng hoặc định kỳ Nhà thầu chỉ được

thanh toán phần khối lượng thực hiện tương ứng với khối lượng đã được ký kết hoặc khối lượng bổ sung do Người có thẩm quyền phê duyệt dự án chấp thuận, việc bù giá sẽ được thực hiện ở hồ sơ bổ sung riêng biệt và chỉ được thanh toán khi đã được Người có thẩm quyền phê duyệt bổ sung dự toán theo hồ sơ phân khai giai đoạn thực tế thi công

và chỉ số giá do Nhà nước ban hành Do đó để Nhà thầu có thể được thanh toán phần chi phí thực tế phát sinh trong thi công phải trải qua một khoảng thời gian khá dài, phát sinh nhiều chi phí gia tăng (tiền lương, chi phí quản lý, lãi vay ngân hàng)

Theo xu hướng biến động của thị trường, giá nguyên vật liệu, nhân công biến động mạnh do chịu sự tác động của kinh tế trong nước và thị trường thế giới Bên cạnh đó, các công trình xây dựng có đặc điểm là thời gian thi công kéo dài, khối lượng thi công lớn nên tình trạng đội giá xảy ra Khi đó, chủ đầu tư và nhà thầu phải tiến hành đàm phán, điều chỉnh giá hợp đồng khi cần thiết Điều này rất phức tạp, tốn nhiều thời gian

và ảnh hưởng đến hoạt động thanh, quyết toán

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY

DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH MMS VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH MMS VIỆT NAM

2.1.1 Thông tin khái quát

Công ty TNHH MMS VIỆT NAM là công ty có vốn đầu tư 100% từ nước ngoài Công ty được Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 010… ngày 12 tháng 08 năm 2012

- Tên công ty: Công ty TNHH MMS VIỆT NAM

- Lĩnh vực kinh doanh: Công ty hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, cho thuê và thi công coffa xây dựng

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MMS VIỆT NAM

- Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty được xây dựng theo đúng quy định về Công

ty trách nhiệm hữu hạn trong Luật doanh nghiệp hiện hành, Công ty đã xây dựng hệ thống quản lý theo đó bộ máy quản lý chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch Công ty Trong đó:

- Tổng Giám đốc Công ty là người điều hành công việc hàng ngày của Công ty,

chịu sự giám sát của hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

- Hỗ trợ cho Tổng giám đốc Công ty có 4 trưởng khối Các trưởng khối được phân công theo dõi từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể gồm Trưởng khối Kinh doanh, Trưởng khối Thiết kế, Trưởng khối Quản lý hành chính và Trưởng khối mua hàng

- Hệ thống các phòng ban chuyên môn gồm có 06 phòng có chức năng gồm: Phòng Kinh doanh, Phòng Thiết kế, Phòng Tổng vụ, Phòng Kế toán, Phòng Quản lý hệ thống, Phòng mua hàng

- Các phòng có chức năng tham mưu và thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng khối phân công theo từng lĩnh vực cụ thể theo quy chế hoạt động của Công ty Trong đó Trưởng phòng kinh doanh đảm nhiệm chức danh Giám đốc dự án, nhân viên phòng Kinh doanh đảm nhiệm quản lý dự án

- Hệ thống chi nhánh của Công ty: Trụ sở chính Hà Nội, Chi nhánh Thành phố

Hồ Chí Minh

2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của Công ty:

* CÔNG TY TNHH MMS VIỆT NAM sử dụng vốn và chuyên ngành để có được lợi nhuận cho công ty, cung cấp việc làm cho người lao động, đóng góp cho ngân sách và sự phát triển của nước Việt Nam

* Lĩnh vực kinh doanh (hoạt động):

- Dịch vụ tư vấn quản lý;

- Dịch vụ tư vấn kỹ thuật;

- Thiết kế máy móc và thiết bị(không bao gồm phương tiện giao thông vận tải);

- Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp;

- Dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng máy móc, thiết bị (sau bán hàng);

- Thực hiện quyền phân phối bán buôn (Không lập cơ sở bán buôn), quyền phân phối bán lẻ (không lập cơ sở bán lẻ) các hàng hóa sản xuất tại Việt Nam và các hàng hóa do Công ty được phép nhập khẩu hợp pháp nêu trên;

- Cho thuê các cấu kiện, máy móc thiết bị chuyên dụng để phục vụ cho cáccông trình xây dựng (không kèm người điều khiển và không bao gồm cho thuê tài chính)

2.1.4 Một số hợp đồng đã và đang triển khai của Công ty

Bảng 2.1 Danh sách hợp đồng đã và đang triển khai của Công ty

Tên dự án Địa chỉ Nhà thầu chính Số hợp đồng Năm thực

dân tộc

Hà Nội Delta MMS -Delta

2021 Aeon Mall

Vina 2 MMS -Vina2

2021 Lotte Mall

Hà Nội

Hà Nội Hòa Bình

2022 Nhà máy

Manhattan

Tp HCM RICONS MMS -Ricons

2022 Tesa Hà Nội Hà Nội Unicons MMS -Unicons 2022 BWID

2.2 Phân tích thực trạng công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại công

ty TNHH MMS VIỆT NAM

2.2.1 Thực trạng công tác thanh toán hợp đồng xây dựng tại Công ty TNHH MMS VIỆT NAM

a) Những yêu cầu đối với công tác thanh toán

- Lập kế hoạch thanh toán từng tháng,từng gói thầu thuộc các dự án để chủ động với nguồn vốn của Chủ đầu tư- Nhà thầu chính cho từng dự án Đảm bảo cho thanh toán đúng hạn và kịp thời

- Bộ phận Hành chính của Công ty phải theo sát các cán bộ hiện trường tác nghiệp với đơn vị Chủ đầu tư- Nhà thầu chính để nắm bắt được tiến độ thi công để chủ động lên kế hoạch thanh toán chính xác kịp thời

- Có đầy đủ nhân sự có chất lượng, nắm bắt được cách thức thực hiện công việc thanh toán để làm hồ sơ thanh toán đủ quy chuẩn, chặt chẽ

- Có quy trình thanh toán bài bản cho việc thanh toán được chính xác đảm bảo tiến độ đề ra Cập nhật các văn bản pháp lý mới nhất của Nhà nước về công tác thanh toán để đảm bảo cho công tác thanh toán được nhanh gọn, không phải làm đi làm lại

b) Quy trình thanh toán tại Công ty

- Hiện tại công ty TNHH MMS VIỆT NAM đã có quy trình thanh toán chính thức Tác giả xin mô tả lại quy trình như hình dưới đây

- Giải thích các kí hiệu:

Kí hiệu bắt đầu và kết thúc một quy trình;

Kí hiệu một bước thực hiện trong quy trình;

Kí hiệu một bước kiểm tra / quyết định / phê duyệt trong quy trình;

Kí hiệu của việc tham gia hỗ trợ, theo dõi công việc trong quy trình

Hình 2.2: Quy trình thanh toán tại Công ty TNHH MMS VIỆT NAM

(1) Căn cứ theo hợp đồng đã được lập với nhà thầu chính, căn cứ theo các biên bản, nhật ký thi công tại công trường, nhân viên bộ phận hành chính phối hợp cùng các bên liên quan tiến hành xác nhận yêu cầu lập hồ sơ thanh toán

(2) Bộ phận hành chính tổng hợp toàn bộ phát sinh giao / trả vật tư cho tất cả các dự

án tại mỗi chu kỳ thanh toán Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên biên bản giao nhận vật tư đã tổng hợp ở trên xem đã đầy đủ thông tin theo tổng quan của một

dự án hay chưa Thiếu sót thông tin gì thì báo bộ phận liên quan điều chỉnh (3) Sau khi có đầy đủ các tài liệu cần thiết Nhân viên bộ phận hành chính kiểm tra và chốt số liệu doanh thu, lập hồ sơ thanh toán gửi cho nhà thầu chính (Hóa đơn giá trị gia tăng, Đề nghị thanh toán, các hồ sơ khác theo yêu cầu của thầu chính)

(4) Sau khi hoàn thiện hồ sơ, tiến hành kiểm tra lại để đảm bảo hồ sơ chính xác Làm

rõ những thông tin còn thiếu sót (nếu có)

(5) (6) Đệ trình hồ sơ lên Trưởng phòng / Tổng giám đốc đề được phê duyệt

(7) (8) Sau khi hồ sơ được phê duyệt, tiến hành gửi bộ hồ sơ thanh toán hoàn chỉnh cho nhà thầu chính Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ đề nghị nhà thầu chính xác nhận hồ sơ và thanh toán đầy đủ theo hồ sơ đã gửi

(9) Ghi nhận doanh thu và hoàn tất thanh toán

- Hồ sơ thanh toán gửi nhà thầu chính gồm có:

+ Hợp đồng được ký kết giữa Công ty và nhà thầu chính;

+ Phụ lục hợp đồng (nếu có)

+ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành có trong hợp đồng;

+ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành phát sinh (nếu có)

+ Đơn đặt hàng, Biên bản giao nhận vật tư;

+ Bảng tính giá trị cho những công việc hoàn thành theo hợp đồng;

+ Bảng tính giá trị cho những công việc phát sinh nếu có

+ Bảng đề nghị giá trị thanh toán

c) Minh họa quy trình thanh toán tại công ty

- Hợp đồng số OBC-MMS -2022-056 ngày 21 tháng 7 năm 2022 giữa Công ty OBC Việt Nam và Công ty TNHH MMS VIỆT NAM về việc cho thuê và thi công thiết bị giàn giáo “Công trình: Dự án Trung tâm thương mại Aeon mall Hà Nội- Giai đoạn 1”

Quy trình thanh toán lần 4 được tiến hành cụ thể như sau:

* Bước 1: Xác nhận thông tin làm hồ sơ thanh toán

- Căn cứ Hợp đồng số OBC-MMS -2022-056 ngày 21 tháng 7 năm 2022 giữa Công

ty OBC Việt Nam và Công ty TNHH MMS MMS VIỆT NAM về việc cho thuê và thi công thiết bị giàn giáo “Công trình: Dự án Trung tâm thương mại Aeon mall Hà Nội- Giai

đoạn 1” và tình hình thi công tại công trường, bộ phận Hành chính đề xuất kế hoạch thanh toán lên Trưởng phòng/Trưởng khối xem xét, phê duyệt Sau đó, chuyển kế hoạch xuống

bộ phận QLDA để triển khai nghiệm thu thanh toán khối lượng hoàn thành

- Bộ phận QLDA thống nhất với chỉ huy trưởng về khối lượng thanh toán của kỳ này sau đó tiến hành tổ chức nghiệm thu thanh toán khối lượng hoàn thành theo quy định

* Bước 2: Thu thập tài liệu làm hồ sơ thanh toán

- Phiếu giao/ trả vật tư trong tháng:

+ Bộ phận QLDA tổng hợp các phiếu bàn giao vật tư đã có xác nhận của Nhà

thầu chính, sau đó gửi cho bộ phận hành chính

+ Bộ phận hành chính tổng hợp các phiếu bàn giao vật tư trong tháng để tính chi

phí thuê vật tư

+ Phiếu bàn giao vật tư theo mẫu:

- Biên bản nghiệm thu khối lượng tháng:

+ Công tác chuẩn bị nghiệm thu:

· Nhà thầu tiến hành công tác nghiệm thu nội bộ

· Nhà thầu gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu đến Nhà thầu chính

· Kiểm tra các công việc xây dựng đã thực hiện tại hiện trường

· Chuẩn bị các hồ sơ tài liệu có liên quan

+ Công tác nghiệm thu:

Thành phần tham gia công tác nghiệm thu

· Nhà thầu chính: Đại diện theo pháp luật và cán bộ phụ trách công trình;

· Nhà thầu thi công công trình: Đại diện theo pháp luật và chỉ huy trưởng công trình

Căn cứ nghiệm thu công việc xây dựng

· Phiếu yêu cầu nghiệm thu của nhà thầu xây dựng

· Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công được chủ đầu tư phê duyệt và những thay đổi thiết

kế đã được chấp thuận

· Quy chuẩn tiêu chuẩn xây đựng dược áp dụng

· Tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật kèm theo hợp đồng xây dựng

· Các kết quả kiểm tra thí nghiệm chất lượng vật liệu, thiết bị được thực hiện trong