Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa HT

Khái niệm “Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng ”

Trong cuốn Tập bài giảng Chức năng và Công nghệ Quản trị văn phòng của PGS.TS Đào Xuân Chúc (2017) khái nệm tô chức khoa học hoạt động văn phòng được hiểu là “nhitng phương pháp, kỹ thudt được thực hiện trong quá trình quản trị nhằm to chức bộ máy, hoạt dong van phòng được bài ban và khoa học, ”

Từ những khái niệm trên, có thể hiểu “Tổ chức khoa học hoạt động Văn phòng là các biện pháp nhằm sắp xếp, thiết lập, phối hợp các công việc, bộ máy, con người trên cơ sở những căn cứ, nguyên tắc, yêu cau nhất định đối với các hoạt động diễn ra thường xuyên tại Văn phòng, thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ máy văn phòng ”.

Trong quá trình hoạt đóng của văn phòng, việc tô chức khoa học hoạt đóng văn phòng có ý nghĩa va ảnh hưởng đến hiệu quả không chỉ của văn phòng mà còn của cả cơ quan nói chung Muốn cổng việc trong văn phòng được hoạt đóng bài bản, khoa học thì cần phải chuẩn hóa tất cả các hoạt dong cua van phong.

Các biện pháp tổ chức khoa học hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa các hoạt động văn phòng . -z©-scscscxcse+ 17 1.2.3 Phổ biến, hướng dan các quy chế, quy định quy trình về,

Chuan hóa hoạt động văn phòng được hiểu /à các biện pháp của cơ quan, doanh nghiệp nhằm phổ biến, ban hành, hướng dan, kiểm tra và xử ly kết quả thực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng [06, Tr 205]

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng: được hiểu là các biện pháp của cơ quan nhằm ban hành, phô biến, hướng dẫn các quy chế, quy định hoặc tiêu chuẩn, quy chuẩn về hoạt động văn phòng, đồng thời kiểm tra và xử lý kết quả thực hiện trên cơ sở các quy chế và quy định đang còn hiệu lực [06, Tr 201]

Về mặt lý thuyết, chuẩn hóa hoạt động văn phòng có 03 mức độ:

- Chuẩn hóa bằng các quy chế, quy định, quy trình (gọi tắt là Quy phạm nội bộ).

- Chuan hóa bằng các tiều chuẩn.

- Chuẩn hóa bằng các quy chuẩn

Trong phạm vi đề tài nghiên cứu, luận văn của tdi chỉ nghiên cứu van dé chuẩn hóa hoạt đóng văn phòng ở mức độ ban hành và tô chức thực hiện các quy chế, quy định, quy trình.

Mục tiéu và lợi ích của việc chuẩn hóa nói chung là tạo ra sự thống nhất trong hoạt đóng quản lý, điều hành Trong phạm vi văn phòng, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng nham tạo nền sự thống nhất chung.

Có thé nói, việc chuẩn hóa các hoạt động nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng sẽ mang lại những lợi ích sau day cho các cơ quan:

- Thứ nhất, việc triển khai, thực hiện các cổng việc, nhiệm vụ của văn phòng sẽ có căn cứ, cơ sở, tuân thủ theo những nguyên tắc đã được xác định va đáp ứng các yéu cầu đặt ra.

Ví dụ: Việc ban hành quy chế quản lý tài sản ở Công ty sẽ giúp cán bộ hành chính có căn cứ kiểm tra, quản lý máy móc thiết bị của Công ty hiện có cũng như tình trạng của từng loại thiết bị thuộc sở hữu của Công ty và cách sử dụng, nếu một cán bộ nao dụng tải sản, công cụ, thiết bị của Công ty mà đúng theo quy chế đã ban hành thì bộ phận hành chính có thê đối chiếu và xử phạt hành chính.

- Thứ hai, việc kiểm tra, đánh giá kết quả các cổng việc, nhiệm vụ đã hoàn thành cũng dựa trên các chuẩn mực đã được thong nhất, tránh việc đánh giá theo ý kiến chủ quan của người quản lý.

Ví dụ: Công ty có ban hành quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban trong Công ty Để đánh giá chất lượng hiệu quả công việc, người quản lý đối chiếu vào quá trình phối hợp giữa các bộ phận và phòng ban với nhau, nếu có sai sót ở khâu nao sẽ truy cứu trách nhiệm ở khâu đó, tránh trường hợp đồ lỗi cho nhau.

- Thứ ba, việc chuẩn hóa sẽ giúp các cơ quan, tô chức tiết kiệm thời gian, cổng sức, tiên bac Bởi lẽ, việc thực hiện các cổng việc có nhiêu phương

18 pháp, cách thức khác nhau Nếu khóng có chuẩn mực, khi thực hiện sẽ mat thời gian bàn bạc, lựa chọn cách nào cho phù hợp.

Ví dụ: Khi có quy định hướng dẫn sử dụng xe Công ty, các phòng ban căn cứ vào quy trình/quy định đề xuất cho việc sử dụng xe thay vì phải hỏi khi nào thì được sử dụng xe, ai được sử dụng hoặc ví dụ như nhân viên mới vào Công ty, nêu có quy trình phối hợp giữa các phòng ban và phân công chức năng nhiệm vụ rõ ràng thì việc phối hợp sẽ nhanh hơn thay vì phải tự tìm hiểu và hỏi đồng nghiệp hoặc sếp.

- Thứ tư, néu hoạt đồng văn phòng được chuẩn hóa sẽ hạn chế việc điều hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan của người lãnh đạo, quản lý dẫn đến mỗi người mỗi ý khác nhau, tạo ra sự thiếu thống nhất trong quá trình thực hiện,

Ví dụ: Khi ban hành xong quy trình sử dụng con dấu thì việc đóng dâu cũng phải đảm bảo quy trình khách quan của tổ chức, tránh trường hợp một số lãnh đạo lạm dụng chức quyền để chỉ đạo sử dụng con dấu vào mục đích cá nhân.

Có thể nói, việc chuẩn hóa các hoạt đóng văn phòng là việc làm cần thiết, tất yếu đồng thời là biện pháp quan trọng nhất, cốt lõi nhất trong các biện pháp tổ chức khoa học hoạt động văn phòng.

1.2.3 Phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định quy trình về, hoạt động văn phòng

Phổ biến hướng dẫn các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động Văn phòng là trách nhiệm thuộc về người đứng đầu cơ quan và người được giao quyên Việc phố biến, hướng dẫn gồm: ban hành văn bản, tài liệu hướng dẫn; mở các khóa đào tạo huấn luyện trực tiếp; hướng dẫn lại sau kiểm tra lần thứ nhất, lần thứ hai, lần thứ ba Đối tượng cần phô biến là cá nhân, đơn vị, bộ phận phụ trách thực hiện.

1.2.4 Kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm trong hoạt động văn phòng

Trách nhiệm kiểm tra hoạt động văn phòng thuộc về người đứng đầu cơ quan, người được giao quyên, ủy quyên Đôi tượng cân kiêm tra là các hoạt

Kiểm tra, đánh giá, xử ly vi phạm trong hoạt động văn phòng 19 1.2.5 Cải tiến, chỉnh sửa, bồ sung các quy chế, quy định, quy trình

- Tổng điểm cho 05 biện pháp là: 100 điểm.

+ Dưới 50 điểm: chưa đạt yêu cầu đưa ra, đơn vị cần phải có giải pháp xử lý.

+ Từ 50-65 điểm: đạt mức trung bình, đơn vị cần chỉ rõ những nguyên nhân hạn chế;

+Từ 65- 80 điểm: đạt mức khá, don vị cần có giải pháp cải thiện dé nang cao hiéu qua.

+ Từ 80- 100 điểm: dat yêu cầu ở mức độ tốt, đơn vị cần phát huy hơn nữa;

1.2.5 Cải tiến, chỉnh sửa, bỗ sung các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng.

Sau khi kiểm tra đánh giá, xử lý vi phạm các quy chế, quy định, quy trình, các cơ quan, doanh nghiệp sẽ thấy được những văn bản nào cần cải tiến dé sửa chữa, bổ sung và hoàn thiện; văn ban nào không còn phù hợp va can phải thay thé dé hoàn thiện những chuẩn mực về quản lý hành chính trong tô chức, hướng đến hoạt động hiệu quả.

Vai trò và nguyên tắc của tổ chức khoa học hoạt động văn phòng

Vai trò của tổ chức khoa học hoạt động văn phòng

Việc tổ chức khoa học hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi cơ quan, doanh nghiệp, cụ thể như sau: a Thứ nhất, giúp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, mệnh lệnh hành chính;

Vi dụ: Trong quy trình tuyển dung của các tổ chức thường quy định san quá trình tuyên dụng nhân sự mới của Công ty xuất phat từ phòng ban nào yêu cầu, phòng nảo là phòng đứng ra tuyển dụng, và phòng nào là phòng thụ hưởng sẽ tránh được một số lãnh đạo lạm dụng chức quyền dé đưa con em mình vào.

24 b Thứ hai, đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, đảm bảo tính pháp lý cho cơ quan, doanh nghiệp.

Ví dụ: Sau khi ban hành về quy trình lưu trữ tài liệu hoặc công tác văn thư lưu trữ thì việc lưu giữ tài liệu trong cơ quan được quản lý chặt chẽ hơn thay vì không có quy định nào như trước đây Có quy định rõ tài liệu nào lưu ở bộ phận nào thì khi cần tài liệu để cung cấp cho cơ quan thanh tra hoặc thuế, cán bộ cơ quan có thê tìm kiếm theo danh mục đúng quy định ban đầu,phòng ban nào thiếu hoặc không lưu sẽ được xem là làm không đúng quy định và sẽ có chế tài đối với phòng ban đó.

Nguyên tắc tổ chức khoa học hoạt động văn phòng

a Nguyên tắc nhất quán: chính là việc các quy chế, quy định, quy trình và phương pháp tô chức khoa học mà tô chức lựa chọn phải được áp dụng một cách tông thể trên toàn hệ thống, có tính đồng nhất từ trên xuống dưới Trường hợp có sự thay đổi phải tiến hành giải trình lý do và nêu ra sự ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến kết quả trong quá trình đánh giá hiệu quả công việc.

Ví dụ đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thì các quy chế, quy định, quy trình và phương pháp tô chức khoa học cần được tổ chức một cách nhất quán giữa các chi nhánh cùng cấp Điều này tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình quản trị văn phòng của doanh nghiệp. b Nguyên tac thận trọng: là việc xem xét các yếu tố can thiết trong việc tổ chức hoạt động văn phòng làm sao cho khoa học Bộ phận hành chính văn phòng phải : Xác định các hoạt động cần tổ chức khoa học và thống nhất với các bộ phận đầu mối thuộc văn phòng dé tránh việc làm chủ quan, phiến diện, tốn nguồn lực mà không hiệu quả Việc tuân thủ nguyên tắc thận trọng giúp doanh nghiệp bảo tồn nguồn lực, hạn chế rủi ro và tăng khả năng hoạt động liên tục.

Vi dụ: trước khi ban hành quy chế chi tiêu nội bộ, cơ quan tô chức phải xem xét kỹ đối tượng áp dụng, phạm vi, các thành phần tham gia soạn thảo quy chế, tránh trường hợp ban hành không sát thực tế.

25 c Nguyên tắc phù hợp: là việc xác định các vấn đề cần phải tổ chức khoa học phù hợp với tình hình thực tế của tô chức, doanh nghiệp.

Ví dụ: trước khi ban hành về quy chế về lễ tân khánh tiết, tổ chức phải rà soát xem mình là đơn vì thế nao dé áp dụng cho phù hợp, nếu doanh nghiệp nước ngoài thì không nên rập khuôn theo chuẩn mực nhà nước Việt Nam quá mà nên mở rộng hội nhập dé phù hợp với văn hóa của tổ chức mình.

Trách nhiệm tô chức khoa học hoạt động văn phòng

THUC TRANG TO CHUC KHOA HOC HOAT DONG

Quá trình hình thành và phát triỂH -©5+©5z©cz+ce+cs+cssrsersees 29 2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cầu tO CAUC ceecceseccecssescsvsccsvevesesvsvesessevene 29 2.2 Nhận thức của Ban lãnh dao Công ty HT về tổ chức khoa học hoạt động văn phòng + 1+ E191 vn TH HH ng 36 2.3 Các biện pháp tổ chức khoa học hoạt động văn phòng tại Công ty HT

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa HT, tiền thân là Công ty

Cô phan Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, được thành lập ngày 26/5/2009 với số vốn điều lệ là 30 tỷ và trụ sở đặt tang 2, 16 B15/D13, KĐTM Cầu giấy, phường Dịch vọng, quận Cầu giấy, TP Hà nội. Đến năm 2013, do nhu cầu phát triển Công ty chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phan Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.

Từ năm 2018 Công ty tiếp tục đổi tên thành Công ty Cổ phan Công nghệ Lưu trữ - Số hóa HT Từ đây Công ty có quy mô lớn nhất sau khi thành lập thêm chi nhánh Miền Nam và Miền Tây.

Trong hơn 14 năm hoạt động, Công ty đã có nhiều đóng góp cho ngành Lưu trữ Việt Nam (VN) là một trong những thành viên đầu tiên của Hiệp hội doanh nghiệp lưu trữ Việt Nam, được Trung ương Hội doanh nghiệp lưu trữ

Khởi đầu từ công ty nhỏ lẻ với chỉ vài nhân sự đến nay Công ty đã có hơn 40 nhân sự ở cả 3 miền (khối văn phòng) và hàng trăm nhân công triển khai dự án.

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức a Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty HT

SƠ DO TO CHỨC CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRU - SỐ HÓA HT

(Ban hành kèm theo Quyết định số 46 /OD-HT ngày 02 tháng 6 năm 2021 của Công ty Cổ phan Công nghệ Lưu trữ - Số hoá HT)

BAN CO VAN - CHUYÊN GIA

BGD DIEU HANH ĐỘI/NHÓM DỰ ÁN THUỘC

Công ty HT tô chức và hoạt động căn cứ theo điều 137 của Luật Doanh nghiệp Cơ cau tô chức của công ty gồm: Đại Hội đồng cô đông, Hội đồng Quản trị, Ban cô van, Tổng giám đốc điều hành, các phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc Dé phục vụ cho nội dung chính của đề tài này tác giả chỉ giới thiệu chức năng, nhiệm vụ của Bộ máy văn phòng tại trụ sở chính của công ty, không đề cập đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng Miền Nam, Văn phòng Miền Tây và các đội nhóm thực hiện nghiệp vụ. b Chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng

HT là công ty vừa và nhỏ nên bộ máy của công ty được tô chức thành các phòng: Tài chính Tổng hợp, Kinh doanh, Công nghệ lưu trữ, Công nghệ số hóa Các phòng đều thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy văn phòng cụ thê như sau:

* Chức năng nhiệm vụ của phòng Phòng Công nghệ Lưu trữ.

Phòng Công nghệ Lưu trữ (CNLT) là phòng chuyên môn thuộc Công ty thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tham mưu cho Ban Giám đốc việc duy trì các nhà thầu phụ dé cùng với Ban giám đốc xây dựng hệ thống nhà thầu phụ đa dạng, rộng khắp cả nước, đủ năng lực đáp ứng nhu cầu phát triển ngày càng cao của Công ty HT;

- Theo đõi và định kỳ đánh giá năng lực các nhà thầu phụ, các đội trưởng về năng lực pháp lý, năng lực chuyên môn, năng lực quản lý dé tư van Ban Giám đốc tuyển chon theo từng dự án;

- Tham mưu Ban Giám đốc các chính sách hợp tác với nhà thầu phụ dựa trên nguyên tắc bình đẳng - tôn trọng - hiệu quả và luôn đồng hành cùng phát triển;

- Phối hợp với bộ phậnTài chính - Tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo tuyển dụng các vị trí nhân sự liên quan đến phòng ban mình;

- Phụ trách tổng hợp và cập nhật thông tin liên quan đến ngành nghề mình phụ trách để tham mưu kịp thời cho Ban Giám đốc;

- Tổng hơp báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm về chất lượng sản phẩm, dich vụ cung cấp cho đối tác;

- Tham mưu cho Ban Giám đốc về chuyên môn công tác Văn thư- lưu trữ: tô chức thực hiện lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu, văn ban ;

- Nghiên cứu, cải tiễn và ứng dụng các tiễn bộ khoa học kỹ thuật, sáng kiến cải tiến hoạt động của Phòng CNLT và góp phan cải tiến hoạt động của

* Chức năng, nhiệm vụ của phòng Phòng Công nghệ Số hóa:

Phòng Công nghệ số hóa (CNSH) là phòng chuyên môn thuộc Công ty thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:

- Tham mưu Ban Giám đốc các chính sách hợp tác với nhà thầu phụ dựa trên nguyên tắc bình đăng - tôn trọng - hiệu quả và luôn đồng hành cùng phát triển;

- Phối hợp với bộ phận Tài chính- Tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo tuyển dụng các vi trí nhân sự liên quan đến phòng ban mình;

- Phụ trách tổng hợp và cập nhật thông tin liên quan đến ngành nghề mình phụ trách để tham mưu kịp thời cho Ban Giám đốc;

- Tổng hợp báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm về chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho đối tác;

- Tham mưu cho Ban Giám đốc về chuyên môn công tác Số hóa tài liệu: các hồ sơ hàng năm đã được lập hồ sơ và chỉnh lý sẽ đưa vào tạo lập cơ sở đữ liệu dé lưu trữ vào phần mềm Htdas ;

- Tham gia quản tri công tác công nghệ thông tin nội bộ công ty Nghiên cứu, cải tiễn và ứng dụng các tiễn bộ khoa học kỹ thuật, sáng kiến cải tiễn hoạt động của Phòng CNSH va góp phan cải tiến hoạt động của Công ty HT.

* Chức năng, nhiệm vụ của phòng Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh (PKD) là phòng chuyên môn thuộc Công ty thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:

- Báo cáo các hoạt động kinh doanh của Công ty lên ban điều hành hành theo tháng, quý, năm.

- Lập mục tiêu, kế hoạch kinh doanh trình Chủ tịch HĐQT và Ban điều hành phê duyệt định kỳ; Ngoài ra còn thực hiện tổ chức triển khai cung cấp các sản phâm, dịch vụ thuộc chức năng của phòng nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt Tuân thủ các quy định của Công ty HT trong công tác đề xuất các chính sách cho khách hàng khi cung cấp các sản phẩm, dịch vụ lưu trữ, số hóa hoặc thuộc chức năng nhiệm vụ khác.

- Nghiên cứu, cải tiến và ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào việc cải tiến, sáng kiến trong làm việc để cải tiến hoạt động của phòng Kinh doanh nói riêng và cải tiễn hoạt động của HT nói chung.

Về chuẩn hóa hoạt động văn phòng . -+ z©2©cscs+csecsee: 45 2.3.3 Về pho biến, hướng dẫn các quy phạm nội bộ về hoạt động

a Xây dựng, ban hành các chuẩn mực cho hoạt động văn phòng Theo số liệu tác giả điều tra, khảo sát từ năm 2017 đến năm 2022, công ty đã Xây dựng và ban hành các chuẩn mực cho công tác văn phòng như sau:

Bảng 2.1 Danh mục các văn bản quy phạm nội bộ tại Công ty HT

STT Tên hoạt động Minh chứng ban hành

| Tổ chức các hoạt động chung

Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các phòng, ,

1 ơ Sụ 28/QD-HT 12/4/2021 ban, văn phòng đại diện, d6i/nhom thuộc Công ty

Quyết định hợp nhất Phòng Hành chính-

2 | Tổng hợp và Phòng Kế hoạch- Tài chính| Số 15/QD-HT | 10/03/2021 thành phòng Tài chính Tổng hợp

Quy định phân công nhiệm vụ của Tông ,

3 ; ; oy Sô 18/QD-HT 10/03/2021 giám doc, Ban giám doc điêu hành

Quy định phân côn thâm quyên ký các ,

4 ¿ P wee Sô 52/QD-HT 12/7/2020 văn ban trong công ty

5| Quy chê phôi hợp, xử lý công việc Số42/QĐ-HT | 28/05/2021

Chứng nhận hệ thống quản lý chất - Các quy trình lượng ISO 9001:2015 về cung cấp dịch | quản lý công việc | 2021- 2022

6 vụ chỉnh lý tài liệu, vật tư văn phòng | của Công ty trong phẩm và thiết bị lưu trữ danh mục này Chứng nhận hệ thông quản lý môi - Các quy trình trường ISO 14001:2015 về cung cấp | quản lý công việc

7 ; ơ 2021-2022 dịch vụ chỉnh lý tai liệu, vật tư văn | của Công ty trong phòng phẩm và thiết bị lưu trữ danh mục này

8 | Chứng nhận hệ thống quản lý an toàn và - Các quy trình 2021-2022

45 sức khỏe nghề nghiệp ISO 45001:2018 về cung cấp dịch vụ chỉnh lý tai liệu, vật tư văn phòng phẩm và thiết bị lưu trữ quản lý công việc của Công ty trong danh mục này

Quyết định ban hành Sơ đồ cơ câu tô

9 S6 46/QD-HT | 02/06/2021 chức của Công ty

Il | Đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc (Công tác hậu cần)

1 | Quy định quản lý, sử dụng xe ô tô Số 67/QD-HT | 05/06/2020

2 | Quy chê quản lý tài san Số 94/QĐ-HT | 24/09/2021

Il Kiểm soát thủ tục hành chính

1 Quy trình mua vat tư, hàng hóa Số 106/QD-HT | 12/09/2020

2 Quy trình quản lý công việc của phòng Số25/QĐ-HT | 03/03/2020

IV | Tổ chức, kiểm soát, cung cấp thông tin

1 | Quy định về quản lý, sử dụng thư điệntử | Số77/QĐ-HT | 10/08/2020

Chứng nhận hệ thống quản lý an toàn - Các quy trình

2 thông tin ISO/IEC 27001:2013 về cung quản lý công việc 2021-2022 câp dịch vụ chỉnh lý tài liệu, vật tư văn của Công ty trong phòng phẩm và thiết bị lưu trữ danh mục này

Quy chê phôi hợp xử lý công việc QD số 28/5/2021

: Quy chê dao tạo QD Số 05/6/2020

3 Quy định Nội quy lao động QD số 07/9/2021

Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền QD Số 12/4/2021

4 hạn, co cấu tô chức của các Phòng, Ban, 28/QD-HT

Văn phòng Đại diện, ĐộiNhóm dự án thuộc Công ty

5 | Quy trình tuyên dụng QD Số 12/7/2020

Quy trình bé nhiệm, bổ nhiệm lại điều QD Số 11/8/2021 ° động, nghỉ việc CBNV 74/QD-HT

VỊ | Quản lý van bản, lưu trữ hồ sơ

1 | Quy chế quản lý con dau Số 25/QĐ-HT | 25/03/2021

› Quy định về công tác Văn thư, lưu trữ QD số 10/8/2020

3 Quy định lưu Hồ so dự án QD Số 28/01/2021

VII | Công tac tai chính

| Quy chế chỉ tiêu nội bộ QD Số 01/4/2021

: Quy chế tiền lương sửa đôi QD số 03/3/2020

3 Danh mục, quy trình thực hiện các khoản QD SỐ 03/3/2020 chi dự án Công ty HT 20/QD-HT

1 Quyết định số 94/QD-HT ban hành Quy chế quản ly tài sản trong Công ty HT với mục đích: Đảm bảo tài sản và trang thiết bị trong Công ty được đâu tư, khai thác sử dụng hiệu quả va an toàn; Giúp phân công rõ vai trò, trách nhiệm các bộ phận trong công tác mua săm, sửa chữa, thanh lý tàu sản nhăm đảm bao tinh gọn.

- Phạm vi áp dụng của quy chế quản lý tài sản là: tất cả các loại tài sản, trang thiết bi của Công ty có danh mục sản phẩm kèm theo.

2 Quyết định số 42/QD-HT ban hành quy chế phối hợp xử ly công việc giữa các phòng ban trong công ty theo từng hạng mục công việc của từng phòng ban Quy chế quy định rõ cho từng đầu mục công việc phòng ban nao là chủ trì, phòng ban nào là phối hợp, phòng ban nào trình, phòng ban nao cho

QUY CHE PHÓI HỢP XỬ LÝ CÔNG VIỆC

(Ban hành kèm theo Quyết định số 42/OD-HT ngày 28/5/2021 của Công ty Cổ phân Công nghệ Lưu trữ - Số hóa HT)

A Tài chính a a Bộ phận Bộ phận | | Bộ phận

Stt Nội dung Nội dung chỉ tiết oi ae Ta ” kiem soat dé | duyét dé mi mee duyệt kiêm | Phê duyệt xuât 4 oe | kiém soat để l xuât xuat - soat

I | Quỹ quan ly du an

Chi trién khai, chi ; ; nghiệm thu, thanh š Treg Poe [apes a š 0 hệ

— ưng of : | Phòng ban phòng phụ PhoGD Bộphận | PhoGDtai | Phó Giám

1 | Chi tiộp khỏch | kiờm tra, chỉ ngoại ẤT CA : H F | ơ , Ê :

: : chuyên môn trách/Trưởng | dự an KHTC chính đốc dự án giao khác phục vụ VPĐD

Chi phí công tác ; : cho việc khảo sỏt, ` Trưởng/Phú : =— lang ơ_"

XS vớ ¿4 rs h be Phong ban phong phu PhoGD |Béphan | PhoGDtai | Phó Giám

2 |Chicéngtac | triển khai nghiệm Re : : : h : £ A hết chuyên môn trach/Truong | dự an KHTC chinh đốc dự án thu, thanh lý, bảo VPĐD hành

3 Chi bảo hành Phòng ban phòng phụ PhoGD |Bộphận |PhóGĐtài | Pho Giám dự án chuyên môn trach/Truong | dy an KHTC chinh doc du an

Chi phí ngoài giờ : cho cho CDT, hỗ b Trưởng Phó ụ man KẾ Sung ere

3 Quyết định số 106/QĐ-HT ngày 12/09/2020 ban hành quy trình mua vật tư hàng hóa: quy trình thé hiện rõ các bước dé các bộ phận, phòng ban, cá nhân muốn mua một loại hàng hóa phát sinh (vật tư, văn phòng phẩm, máy móc ) phục vụ cho công việc, quy trình hưỡng dẫn cụ thé cả quy trình nhận hàng, kiểm hàng, bàn giao hàng và quá trình thanh toán trong nội bộ Công ty.

QUY TRÌNH MUA VẬT TƯ TỪ NHÀ CUNG CÁP

(Ban hành kèm theo Quyết định số 106 /OD-HT ngày 12 tháng 9 năm 2020 )

R person wig PHONG BAN CHUYEN MON LANH DAO

STT NOI DUNG CONG VIEC " ˆ F) = n > FY a7

THUC HIEN PHO! HOP CHU TRI CHU TRI PHO! HỢP ¡| GIALBOAN DE NGH] CHU TRUONG

MUA VAT TƯ BIA, HOP, GIÁ SAT

Các bộ phận khi có nhu cầu sử dung vật tư lập | Don vị/Phòng Thùng

1 feces l a ý DU Phong KHTC | CNLT/CNSH| PGĐDựán | PGD Tài chính đề nghị mua hàng ban/cá nhân /V

Chịu trách nhiệm về đơn đặt hàng (số | Đơn vi/Phé Tang

2 P1 0pnnrid be cares ah as a) on vee oh8 | Phong KHTC | CNLT/CNSH| PGĐDựán | PGD Tài chính mau mã, kỹ thuật) ban/cá nhân iv

3 Chịu trách nhiệm đàm phán giá vật tư, hàng Phòng KHTC Đơn vi/Phong Phong KHTC GD/PGD Tai PGĐ Dự án hóa ban/cá nhân chính

Il | NHẬN HANG VÀ KIEM TRA

Bộ phận đặt hàng có trách nhiệm nhận hàng và kiếm tra vật tư, hàng hóa về dự án: Phủ

- Nếu không đúng yêu cầu, làm việc với Nhà cung cap thực hiện thay the hoặc trả hang.

Tập hợp day đủ bộ hồ sơ theo đúng quy định : | Đơn vi/Phéng : ,| GĐ/PGĐ Tài Z :

: của Hợp đồng và Quy chế chỉ tiêu nội bộ Phong Sante ban/ca nhan hep atte chinh KG

Tuy là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng Công ty HT đã thực hiện việc chuân hóa các hoạt động của công ty bằng việc xây dựng và ban hành hệ thống các văn bản quy phạm nội bộ dé hướng dẫn thực hiện công việc Tuy nhiên, đối với hoạt động hành chính văn phòng, các chuẩn mực chưa được ban hành day đủ Cho đến nay mới chỉ ban hành 4 chuẩn mực cho hoạt động hành chính văn phòng về công tác văn thư, lưu trữ và quản trị cơ sở vật chất. Trong 4 chuẩn mực này chưa có Quy chế, mới chỉ dừng lại ở quy định về công tác văn thư, lưu trữ và chưa có quy trình hướng dẫn việc thực hiện.

Công tác lễ tân và tô chức hội họp, sự kiện cũng là một hoạt động quan trọng của công tác văn phòng, song cũng chưa có quy định cụ thể nào cho hoạt động này Căn cứ vào kết quả nghiên cứu các tài liệu tác giả thu thập được từ năm 2017-2021, tác giả nhận thấy việc xây dựng các quy phạm nội bộ chưa theo nguyên tắc nhất định, đặc biệt là nội dung các văn bản còn sơ sài và chưa diễn giải được các bước thực hiện, chưa đạt được mục tiêu là giúp cho người thực hiện công việc hiểu rõ từng bước công việc và nhìn nhận được kêt qua cua từng giai đoạn (phan công ai làm việc gì và làm vào giai đoạn nào

Mặt khác, việc xây dựng và ban hành các chuẩn mực còn mang tính chất tự phát, các phòng chức năng và chuyên môn khi thực hiện công việc của mình, nếu cần các quy định, hướng dẫn cụ thé dé thực hiện thì mới đề xuất lên Ban giám đốc về việc xây dựng các quy định cho lĩnh vực công việc đó Sau khi ban lãnh đạo xem xét đề xuất, đơn vị lập kế hoạch, xây dựng và đề nghị ban hành Điều đó cho thấy việc xây dựng và ban hành các quy phạm nội bộ của công ty chưa được thực hiện một cách bài bản, khoa học.

Công ty chưa ban hành kế hoạch tổng thể về việc xây dựng chuẩn mực cho toàn bộ các hoạt động của công ty và đặc biệt là hoạt động văn phòng, Theo khảo sát của tác giả, hiện nay Công ty cũng chưa thực hiện việc thống kê tất cả các hoạt động cần xây dựng chuẩn mực, những hoạt động đã xây dựng chuẩn mực, đánh giá tình trạng phù hợp dé đề xuất sửa đôi bé sung nếu cần thiết, những hoạt động chưa xây dựng chuẩn mực và có kế hoạch cụ thé về thời gian xây dựng và ban hành.

Về quy trình và phương pháp xây dựng các Quy chế, Quy định, Quy trình tại công ty HT

50 hiện tại Công ty HT theo các bước sau:

Trên thực tế, việc ban hành các quy chế, quy định, quy trình được thực

Các ae an Chi tri Phoi hop Phé Ghi

Nội dung công việc " ` R „ bước thực hiện thực hiện duyệt chú ơ Phũng Am là 4k

Bước | Trình xin chủ trương ` Các phòng | Giám đôc

I | thực hiện cố chuyên môn | điêu hành chuyên môn

,_ | Lập kê hoạch xây dựng Phòng Tu oak

Bước Các phòng | Giám đôc quy chê/quy định/quy TC-TH/phòng ca SN va

2 ' oo chuyên môn | điêu hành trình chuyên môn l F Phòng Phó

Bước | Soạn thảo quy chê/quy Các phòng ag

; ` TC-TH/phong oo, giám doc

3 | dinh/quy trình - con lai „ chuyên môn phụ trách

Lây ý kiên tập thê TC-TH/phong oo, giám đôc

4 còn lại chuyên môn phụ trách

Họp duyệt dự thảo TC-TH/phòng „ | giấm doc

5 chuyên môn „ chuyên môn phụ trách

; Phong ; Bước | Hoàn thiện bản dự Các phòng Tông l , ` TC-TH/phòng oak

6 | thảo, trình ky ban hành cố chuyên môn | giám đôc chuyên môn

Tô chức thực hiện Phòng TC-TH „ | giám doc

Trên đây là các bước đã, đang thực hiện thực tế tại Công ty nhưng chưa được ban hành thành văn bản.

Ví dụ, khi xây dựng “Quy chế phối hợp xử lý công việc” quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Thực hiện chủ trương (kế hoạch) của Ban giám đốc, Phòng

TCTH làm tờ trình đê xuât với ban giám doc vê việc xây dựng chuân mực

Nâng cao nhận thức về tổ chức khoa học hoạt động văn phòng

toàn bộ Công ty HT.

3.1.1 Tăng cường sự quan tâm, chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức khoa học hoạt động văn phòng

Như đã trình bày ở Chương 2, tuy đã có sự quan tâm đến vấn đề này, nhưng trong thời gian tới, Lãnh đạo Công ty cần tiếp tục quan tâm có chiều sâu hơn, cụ thể như sau:

- Không chỉ dừng lại ở việc chỉ đạo mà bản thân ban lãnh đạo cần tham gia, giám sát và thực thi cùng những người được giao nhiệm vụ dé ban hành đầy đủ các quy chế, quy định, quy trình;

- Ban lãnh đạo đi tiên phong trong việc mở rộng các khóa dao tạo nội bộ dé CBNV hiểu rõ hơn về tổ chức khoa học hoạt động văn phòng, giúp cho việc chỉ đạo được đồng bộ hơn, có tính khoa học hơn.

- Tổ chức các buổi họp, tuyên truyền ý nghĩa của việc tô chức khoa học hoạt động văn phòng đến toàn thé cán bộ công nhân viên dé từ đó nâng cao nhận thức sâu rộng đến toàn thé công ty vai trò của việc tổ chức hoạt động văn phòng khoa học.

- Đưa việc tô chức khoa học hoạt động văn phòng vào chủ trương đánh giá chất lượng hoạt động của Công ty hàng năm.

3.1.2 Nâng cao nhận thức của cán bộ công nhân viên của Công ty về việc tổ chức khoa học hoạt động văn phòng

Nhận thấy, những người được giao nhiệm vụ thực hiện ban hành các nội quy Công ty ngoài hoàn thành tốt công việc được giao còn phải có vai trò

73 tham mưu cho lãnh đạo đạo trong việc chuẩn hóa các hoạt động của văn phòng Muốn được thế, ngoài kiến thức cơ bản vốn có ra, Công ty HT cần tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên tham gia các khóa học ngắn hoặc dài hạn để bồ sung kiến thức cũng như học hỏi trau đồi thêm hiểu biết về hoạt động văn phòng.

Ngoài việc đi học tập ở bên ngoài, ban lãnh đạo cũng có thể truyền tải kiến thức, kinh nghiệm của bản thân đến cán bộ nhân viên Công ty thông qua các buôi tập huấn bằng những buổi semina khi ban hành quy chế, quy định, quy trình mới, chia sẻ, lắng nghe và phản biện nhiều hơn trước khi ban hành để có được chất lượng của các quy chế, quy định, quy trình đó.

3.2 Rà soát lại và ban hành thêm các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng tại Công ty HT.

Nhu đã đề cập ở Chương 1, Chuan hóa hoạt động văn phòng là một trong những biện pháp quan trọng nhất trong các biện pháp tổ chức khoa học hoạt động văn phòng mà các văn bản quy phạm nội bộ chính là mục tiêu hướng đến Vì thế, trong các giải pháp nhăm tô chức khoa học HĐVP, đây là vẫn đề cơ bản và quan trọng nhất.

Tính đến thời điểm 30/12/2022 theo tác giả, danh mục hoạt động văn phòng của Công ty đã ban hành chưa được day đủ, hoàn thiện, cần xây dựng và ban hành các nội quy, quy định đầy đủ hơn nữa.

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đưới đây, tác giả xin đề xuất Bảng hệ thống các quy phạm nội bộ của Công ty và những quy phạm cần tiếp tục nghiên cứu dé ban hành trong thời gian tới.

74 Đã có Can bé | Ban

Stt Tên các hoạt động văn phòng văn bản | sung/hiệu | hành ban hành | chỉnh mới

I | Xây dựng và tô chức không gian làm việc

Nội quy, quy định về không gian văn hóa làm việc tại Công ty HT *

Quy định về cảnh quan môi trường làm việc

Thiết kế, xây dựng Bộ nhận diện thương

Quy ché sử dụng bộ nhận diện thương hiệu: Ị logo, slogan, đồng phục *

Quy trình chỉnh sửa, bố sung, thay thé bộ

: nhận diện thương hiệu Công ty *

Ill | Lễ tan, giao tiếp

Quy dinh về lễ tân, giao tiếp trong công sở Ị và các cuộc họp tại Công ty *

Quy trình tổ chức sự kiện, hội hop, đón

IV | Tổ chức, kiểm soát, cung cấp thông tin

Ban hành các quy định vê kiểm soát, lưu giữ Ị và cung cấp thông tin nội bộ *

2 | Quy trình khai thác sử dụng thông tin nội bộ X

V | Tổ chức các hoạt động chung

1 | Quy chế làm việc của Công ty X

Quy trình đánh giá thực hiện các quy phạm

: nội bộ của Công ty *

3 Quy trình sửa đôi, bỗ sung, thay thé các văn x bản quy phạm nội bộ của Công ty.

VỊ | Kiếm soát thủ tục hành chính

1 | Quy dinh về thời gian làm việc hành chính

Quy định thủ tục đi công tác trong nước đôi

: với cán bộ nhân viên

Quy định thủ tục đi công tác nước ngoài đối

; với can bộ nhân viên

Quy định thủ tục cho việc hiểu, hỷ của

Quy trình phối hợp công việc của phòng ° CNLT

Quy trình phối hợp công việc của phòng ° CNSH

7 | Quy trình phối hợp của Bộ phận đấu thầu

VII | Quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ

1 | Quy chế, quy định về văn thư, lưu trữ

2 | Quy trình quản lý văn bản đi, dén

3 | Quy trình quản lý và sử dung con dau

4 Quy trình hướng dan lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ của Công ty HT

5 | Quy trình tiêu hủy tai liệu hết giá trị

6_ | Quy trình ban hành các văn bản nội bộ vn Đảm báo phương tiện, điều kiện làm việc

Quy định về quản lý và sử dụng tài sản Ị chung

Quy trình cung ứng văn phòng phẩm nội bộ

3 Quy trình sử dụng tai sản, phương tiện hoặc dịch vụ di lại khi di công tac

IX Quản lý nhân sự van phòng

Quy định về quản lý và sử dụng lao động

Quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình châm dứt hợp dong lao động

Quy trình ký hợp đồng lao động m, thăng chức

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Quy ché/ quy dinh về Van hóa doanh nghiệp.

Quy định các chuân mực về giao tiêp, ứng xử Ban hành danh mục bộ nhận diện thương hiệu.

Quy chuẩn nhận diện thương hiệu thương hiệu

Dưới đây là một số ban thảo Công ty đang bổ sung/sửa đổi:

* Ban hành bộ nhận diện thương hiệu

Lời giới thiệu HT / Quy chuẩn nhận diện thương hiệu

HT xin tran trọng công bố và giới thiệu Bộ quy chuẩn hình ảnh nhận diện mới với các quy tắc và chi dẫn ứng dụng cần thiết Bằng việc ra mắt hình ảnh mới, cũng. như xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu mới này, HT muốn giới thiệu đến toàn thế Cán bộ nhân viên, Đối tác và đặc biệ mới, đánh dấu một thời ky mới trong bước đường phát triển.

Quy chuẩn Nhận diện thương hiệu là gì?

Quy chuẩn nhận diện thương hiệu là một hệ thống bao gồm các quy tắc và chỉ dẫn ứng dụng cho toàn bộ các thành phần thuộc bộ nhận diện thương hiệu - bao gồm Logo, Mau sắc, Kiểu chữ, Hình ảnh và Dấu hiệu đồ họa hỗ trợ nhận diện.

Nó giúp cho toàn bộ hình ảnh truyền thông của HT

(bao gồm cả nội bộ và đối ngoại) có được sự nhất quán và xuyên suốt, khiến HT thực sự trở thành một thương hiệu uy tín và chuyên nghiệp, không chỉ trong chất lượng cốt lõi, mà còn ở hình thức bên ngoài.

Nó cũng tạo ra một bản sắc, một đấu ấn riêng biệt, và khác biệt, giúp ghi khắc hình ảnh của HT trong tam trí công chúng (bao gồm nhân viên, đối tác, giới truyền thông, và quan trọng nhất là khách hàng của HT.

Ai là người cần hiểu và sử dụng Quy chuẩn Nhận diện thương hiệu?

Hơn ai hết, Ban lãnh đạo của HT chính là những người cần hiểu rõ nhất về những quy định trong cuốn Quy chuẩn này dé chi đạo và định hướng toàn. bộ hoạt động về hình ảnh được chuẩn xác.

Tăng cường việc truyền thông, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy phạm nội bộ về hoạt động văn phòng tại Công ty HT

3.4.1 Về truyền thông, tổ chức thực hiện

Hiện nay, Công ty đã triển khai áp dụng các quy chế, quy định, quy trình cho một số hoạt động văn phòng và hướng tới việc áp dụng cho hầu hết các hoạt động văn phòng Các hình thức triển khai khá đầy đủ, tuy nhiên trong các hình thức phô biến quy chuẩn, Công ty vẫn chưa chú trọng vào hình thức tô chức tập huấn cho nhân viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn phòng. Theo trình tự, sau khi Công ty ban hành các quyết định chuẩn hóa, bất kỳ quy trình thực hiện công việc nao cũng cần tổ chức các lớp tập huấn, phố biến hướng dẫn cho các cá nhân liên quan hiểu rõ các bước thực hiện, song thực tế hoạt động này chưa được quan tâm đúng mức và chưa được thực hiện triệt dé.

Cho đến nay, Công ty cũng chi mới chi tổ chức được 1 số lớp phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy trình có tính chất phức tạp, hoặc gửi các tài liệu hướng dẫn qua email đến các đối tượng liên quan Các quy chuẩn sau khi được ban hành nếu không tô chức tập huấn sẽ không có sự trao đổi thảo luận trực tiếp Cán bộ nhân viên thực trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn phòng sẽ không nắm rõ các bước công việc hoặc năm rõ được các quy định khi áp dụng vào thực tiễn công việc Giải pháp đặt ra là tất cả các quy định sau khi được ban hành phải tổ chức tập huấn, hướng dẫn đào tạo và kiểm soát chặt chẽ, tránh việc tổ chức cho có, có chế tài trong việc tham gia tập huấn tới từng cá nhân, tập thể. Đối với việc tập huấn, đảo tạo, hướng dẫn, hiện tại Công ty chủ yếu tự đào tạo nội bộ với nhau, những người đào tạo thường là trưởng các bộ phận được giao nhiệm vụ và xây dung lên quy chuẩn nhưng vi còn nhiều hạn chế về trình độ hiểu biết và kỹ năng thuyết trình, hướng dẫn nên việc truyền đạt không đủ ý, cán bộ nhân viên không hiểu rõ bản chất làm cho công tác tuyên truyên, dao tạo trở nên đôi phó, miễn cưỡng Việc mời chuyên gia về giảng

90 dạy, thảo luận, tập huấn rất hạn chế do liên quan đến kinh phí đào tạo được phê duyệt Như vậy, để đây mạnh hoạt động này, Công ty cũng cần có kế hoạch về đào tạo tập huấn nghiệp vụ văn phòng được chuẩn hóa và đưa vào kế hoạch hoạt động chung của Công ty.

3.4.2 Về kiểm tra, đánh giá

Sau khi lên kế hoạch áp dụng quy chế, quy định, quy trình cho từng phòng ban đặc biệt là phòng/ban thụ hưởng chính, hàng tháng/hàng quý Công ty cần có những bài kiểm tra, đánh giá các quy trình, quy định đó bằng việc phát phiếu đánh giá hay yêu cầu làm báo cáo Nếu cá nhân hoặc tập thể nào áp dụng đúng đầy đủ hoặc có phản hồi tích cực với những sáng kiến đóng góp, xây dựng để điều chỉnh quy chế, quy định, quy trình phù hợp hơn sẽ được thưởng Cá nhân, phòng ban nào không nộp báo cáo hoặc không gửi phiếu đánh giá sẽ được xem không hoàn thành nhiệm vụ và có thể áp dụng vào đánh giá cuối năm.

3.5 Đảm bảo điều kiện, cơ sở vật chất cho việc Tổ chức khoa học hoạt động VP

3.5.1 Bồ trí trang thiết bị

- Công ty cần thiết kế thêm các công cụ nhằm đảm bảo việc tổ chức va thực thi các quy chế, quy định, quy trình được hiệu quả hơn như: mua thêm máy chủ dé cài đặt phần mềm camera giám sát hoặc máy chấm công được bố trí trong trường hợp cân thiết,

- Hiện nay dé quản lý xe văn phòng, một số tổ chức đã có ứng dụng phần mềm vào lịch trình hoặc camera hành trình dé giám sát đội xe được hiệu quả hơn Công ty nên áp dụng vao quy trình quan lý

3.5.2 Bảo đảm kinh phí thực hiện

Dé biên soạn, tổ chức thực hiện các văn ban quy phạm nội bộ về hoạt động văn phòng cần có nguồn kinh phí hàng năm, phòng HC-TH cần dự trù kinh phi cho các công việc dé lãnh đạo Công ty phê duyệt,

Ngoài ra, bộ phận được giao nhiệm vụ khi lên kế hoạch sẽ có kèm theo dự toán kinh phí để thực hiện: ví dụ khi lên kế hoạch ban hành quy trình tuyên dụng, bộ phận được giao nhiệm vụ sẽ lên dự toán chi phí cho việc thưởng và phạt đối với những cá nhân có ý tưởng sáng tạo hoặc cá nhân không chấp hành

Trong Chương 2, tác giả khái quát lịch sử hình thành và phát triển, quy mô và co cấu tô chức của Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa HT là đối tượng khảo sát của luận văn Tiếp đó, tac giả di sâu nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng hoạt động văn phòng cũng như các biện pháp tổ chức khoa hoc hoạt động văn phòng tại Công ty, đặc biệt tìm hiểu sâu về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng Trên cơ sở đó, tác giả đánh giá việc thực hiện tổ chức khoa học hoạt động văn phòng của công ty, tìm hiểu nguyên nhân và hạn chế thực trạng này dé làm cơ sở cho việc nghiên cứu, đề xuất một số biện pháp ở

Tiểu kết Chương 3 Trong Chương 3 luận văn đề xuất một số giải pháp tổ chức khoa học hoạt động văn phòng tại Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa HT, bao gồm: Nâng cao nhận thức về tổ chức khoa học hoạt động văn phòng từ lãnh đạo đến toàn thể cán bộ nhân viên Công ty; rà soát bổ sung dé hoàn thiện hơn một số quy chế, quy định về hoạt động văn phòng; tô chức hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện việc tô chức khoa học hoạt động văn phòng.

Trong những năm gần đây, tô chức khoa học hoạt động văn phòng đã và đang được xem như là một trong những vấn đề quan trọng đảm bảo chất lượng, hiệu qua của bat cứ một doanh nghiệp, tô chức nào Trong đó, yếu tố quan trọng nhất chính là việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng Trong tiến trình hội nhập ngày nay nhiều cơ quan, t6 chức, doanh nghiệp cũng đã nhận thức được sự cần thiết của hoạt động văn phòng và đã rat quan tâm đến van đề chuan hóa các hoạt động này, nhưng cho đến nay việc áp dụng các chuẩn trong hoạt động văn phòng hầu như mới chỉ phụ thuộc vào ý thức của lãnh dao cơ quan ma chưa nhận được sự quan tâm và nhận thức đúng mức của cán bộ viên chức làm công tác văn phòng cũng như cán bộ viên chức liên quan.

Một hệ thống quản lý được tô chức khoa học vận hành hiệu quả sẽ dễ dàng cho việc xây dựng và vận hành đúng, nó giống như nền móng vững chắc khi xây dựng một ngôi nhà Chính vì vậy, dé hệ thống chuẩn hóa các hoạt động văn phòng vận hành đúng, chúng ta phải có giải pháp để toàn thể nhân viên hiểu đúng về bản chất của hệ thong, đúng về lợi ích của hệ thống, đúng về cách vận hành của hệ thống Có như vậy thì tất cả các thành viên mới hiểu và đồng lòng trong việc xây dựng và vận hành hệ thống chuẩn hóa và đây cũng là yếu tố trọng quyết định sự thành công hay thất bại của hệ thống quản lý.

Từ kết quả nghiên cứu và phân tích thực trạng tô chức khoa học hoạt động văn phòng tại Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa HT, có thể nhận thấy, ban lãnh đạo Công ty cũng đã có những biện pháp bước đầu trong công tác xây dựng và chuẩn hóa các hoạt động của toàn Công ty nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng So với các doanh nghiệp tư nhân nói chung, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ nói riêng, Công ty

HT đã bước đầu xây dựng các quy chế, quy định, quy trình theo kế hoạch đề

93 ra và có sự nhất quán trong cách thức triển khai thực hiện Tuy nhiên, quá trình vận hành còn nhiều bất cập nên các tiêu chí đo lường và cải tiến cũng gặp nhiều khó khăn, cần đánh giá lại và xem xét áp dụng các biện pháp nâng cao chất lượng của công tác chuẩn hóa dé mang lại hiệu quả cao nhất.

Với kiến thức có được trong quá trình học tập và nghiên cứu về chuyên ngành Quản tri văn phòng tại trường Dai học Khoa học xã hội và nhân văn, với sự hướng dẫn tận tình của PGS TS Vũ Thị Phụng, học viên hy vọng những nghiên cứu và ý kiến đóng góp trong luận văn sẽ được áp dụng và giúp ích cho Công ty trong quá trình phát triển Tuy nhiên, do giới hạn về kiến thức, thời gian và phạm vi nghiên cứu nên luận văn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót cần được, bổ sung và tiếp tục hoàn thiện Tác giả rất mong nhận được những góp ý của Quý Thầy Cô, Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ và độc giả đê luận văn hoàn thiện hơn./.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Hồ Ngọc Cẩn, Cam nang tô chức hành chính văn phòng, NXB Tài chính,

2 Nguyễn Thị Hong Hoa (2020), Tổ chức khoa hoc hoạt động văn phòng tại các trường mâm non trên địa bàn huyện Phúc Thọ thành phố Hà Nội,

Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Đại học

3 Nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đồ Văn Thắng, Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Dai học Quốc gia