phân tích thiết kế hệ thống quản lý quán cafe chilln feel

Trong đó, không thể không kể tới như뀃ng hiệu quả to lớn mà công nghệ thông tin mang lại cho công việc quản lí mua và bán hàng, đó là:+ Giúp thông tin được lưu trư뀃, xử lí một cách thuận

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦNTÊN HỌC PHẦN

(Chư뀃 hoa TimeNewRoman 15, bold)

Giảng viên hướng dẫn : TRẦN THỊ MINH THU

Trang 3

Lời mở đầu:

Trong xã hội hiện đại ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống, từ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày cho tới như뀃ng công việc, nhiệm vụ, công tác có tính chất đặc thù Trong đó, không thể không kể tới như뀃ng hiệu quả to lớn mà công nghệ thông tin mang lại cho công việc quản lí mua và bán hàng, đó là:+ Giúp thông tin được lưu trư뀃, xử lí một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính xác, giúp con người dễ dàng quản lí hơn

+ Giúp việc thống kê, tính toán được thuận tiện hơn+ Giảm sử dụng tài liệu giấy trong vấn đề quản lí

+ Có thể truy xuất nhanh các dư뀃 kiện mà không mất nhiều thời gian+ Có thể quan sát tất cả các hoạt động của cửa hàng qua hệ thống Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của lĩnh vực công nghệ thông tin, nó giúp con người có thể quản lí cơ sở dư뀃 liệu một cách đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng hơn,giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nhân lực Chúng em thực hiện đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lí quán cafe” nhằm nâng cao thêm kiến thức và tầm hiểu biết của mình về lĩnh vực này.lĩnh vực công nghệ thong tin nói chung và bộ môn thiết kế và quản lý hệ thống nói riêng.

Trong các quán cà phê hiện nay cần thực hiện rất nhiều các công việc quản lí, có thể kể tới như: quản lí việc nhập các hàng hóa, nguyên liệu, quản lí nhân viên, quản lí thu chi sổ sách, Nếu các hoạt động này vẫn được thực hiện và tính toán một cách thủ công trên giấy tờ, hoặc các côngcụ đơn giản như Excel thì sẽ gây kém hiệu quả và mất thời gian, không thuận tiện cho người quản lí Vì vậy, cần ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lí để có thể quản lí mọi hoạt động một cách dễ dàng và chính xác hơn thông qua một hệ thống phần mềm quản lí quán cà phê Chúng em chân thành cảm ơn cô trong thời gian qua đã cung cấp cho chúng em như뀃ng kiến thức về lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thông tin, và hướng dẫn chúng em có thể hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất Tuy nhiên, do sự hiểu biết của chúng em về lĩnh vực này còn hạn chế, đề tài còn nhiều thiếu sót,và chưa được hoàn thiện ,vậy chúng em kính mong cô thông cảm và góp ý them cho nhóm để lần sau nhóm có them nhiều ý tưởng và hoàn thiện thêm vốn kiến thức cũng như như뀃ng đềtài tiếp theo mà nhóm sẽ làm

Chúng em xin chân thành cảm ơn cô !

Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com)

Trang 4

1.1 Khảo sát hiện trạng

Chill ‘n Feel Coffee tọa lạc tại tầng 1 của 22Land Residence, 50 P Trương Công Giai, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội Là một trong như뀃ng khách sạn mới và đẹp nhất khu vực quận Cầu Giấy với giải thưởng thiết kế khách sạn xuất sắc được hoàn thành năm 2022 Quán café và tổ hợp khách sạn được thiết kế theo phong cách Santorini với sự kết hợp của 2 tone màu chủ đạo: vàng ấm của gỗ sồi Nga và trắng vân xám của đá tự nhiên đem lại cảm giác ấm áp, sang trọng.

Menu đồ uống được đầu tư chiều sâu từ các dòng cafe, trà hoa quả, sinh tố, nước ép trái cây, trà/đồ uống nóng thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng.

Một số hình ảnh tại quán:

Trang 5

Trang 6

+ Chủ quán: giám sát và quản lí chung hoạt động của quán+ Bộ phận phục vụ

+ Bộ phận pha chế

+ Bộ phận thu chi sổ sách

Mô tả quá trình nhập hàng và bán hàng:a) Nhập hàng

+ Bộ phận pha chế kiểm soát lượng nguyên liệu còn trong kho, nếu nguyên liệu cần được nhập thêm sẽ yêu cầu nhập thêm hàng.

+ Các mặt hàng nhập về được bộ phận pha chế kiểm tra xem có đạt chất lượng như yêu cầu hay không, nếu đạt thì mặt hàng sẽ được nhập

+ Đối chiếu phiếu yêu cầu mua hàng với các mặt hàng, bộ phận pha chế sẽ tiến hành ghi vào hóa đơn nhập hàng để chuyển cho bộ phận thu ngân Đồng thời ghi vào sổ xuất, nhập hàng và bộ phận pha chế sẽ chịu trách nhiệm bảo quản

+ Nếu hàng hóa không đạt yêu cầu thì phản hồi lại với các đại lí Khi bộ phận thu ngân thanh toán sẽ phải viêt phiếu chi.

b) Bán hàng

+ Khi khách vào quán sẽ được bộ phận phục vụ gửi Menu để khách lựa chọn đồ uống.Sẽ có 2 phiếu yêu cầu khác nhau 1 phiếu chuyển cho quầy pha chế 1 chuyển xuống quầy thu ngân nhập vào máy tính

+ Căn cứ vào phiếu yêu cầu của khách,bộ phận pha chế sẽ pha đồ uống cho khách và bộ phận phục vụ có trách nhiệm chuyển đồ uống cho khách+ Lúc nào khách có yêu cầu thanh toán sẽ nhận được hoá đơn thanh toán.Căn cứ vào hoá đơn và số lượng thực tế đã dùng, khách sẽ thanh toán với bộ phận thu ngân

+ Bộ phận thu ngân sẽ in phiếu thanh toán cho khách và lưu dư뀃 liệu vào máy tình để theo dõi hằng ngày

Đánh giá hiện trạng:

Quán cafe Chill’n Feel là một quán cafe có tiếng trong thành phố Với lượng khách càng ngày càng tăng, để phục vụ khách được tốt hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn thì chủ quán đang từng bước tin học hoá cáckhâu quản lí Đặc biệt là trong công tác kế toán và quản lí hàng hoá,đồ uống Bởi vì với công tác thủ công trước đó mà cửa hàng thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế như sau:

Trang 7

trong việc thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự việc đột xuất Trước tình hình đó vấn đề đặt ra là xây dựng một hệ thống thông tin mới hoàn thiện hơn đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:

+ Giảm khối lượng ghi chép nhằm lưu trư뀃 thông tin + Cập nhật dư뀃 liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời

+ Thống kê được số lượng hàng hoá nhập xuất,thu chi và tình hình doanh thu của cửa hàng

+ Tự động in các hoá đơn cần thiết như: phiếu yêu cầu nhập hàng, hoá đơn nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi.

+ Có khả năng lưu trư뀃 thông tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh khi cần thiết

+ Chức năng làm việc đơn giản, tiện lợi.

+ Ít phụ thuộc như뀃ng ảnh hưởng sự cố đột xuất, như뀃ng tác động của khách quan bên ngoài.

+ Hoạt động tương đối dễ hiểu có thể mô phỏng trên máy tính để giảm bớt khối lượng công việc.

Nhược điểm:

Có thể hoạt động chưa hiệu quả cần nâng cấp và cải thiện thêm

Trang 8

+ Bộ phận phục vụ+ Bộ phận pha chế+ Bộ phận thu chi sổ sách

1.3 NGHIỆP VỤ CẦN THỰC HIỆN

Để giải quyết bài toán quản lí một quán cà phê, ta cần xây

dựng một hệ thốngthông tin có thể xử lí được các nghiệp

Trang 9

sau đây :

+ Quản lí bộ phận nhập hàng và pha chế (kiểm soát

nguyên liệu trong kho, gửi yêu cầu nhập hàng)

+ Quản lí bộ phân phục vụ (nhận

order từ khách hàng, nhập vàxuất hóa đơn)

Trang 10

+ Quản lí giải

quyết sự cố (tiếp nhận khiếu nại, nhập thông tinbiên bản sự cố)

+ Quản lí thu chi

sổ sách (tính toán, thống kê thu chi,

xuất báo

cáo theo tuần, tháng, quý )

Ngoài ra, các nghiệp vụ liên

Trang 11

quan sẽ được mô tả chi tiết sau.

1.4 MÔ TẢ BÀI TOÁN

Nhập hàng hóa, nguyên liệu:

+ Bộ phận pha chếkiểm soát lượng

nguyên liệu còn trong kho,

nếu nguyên liệu cần được nhập

thêm sẽ yêu cầu nhập thêm

Trang 12

+ Quán sẽ được

một hoặc nhiều đạilí cung cấp các mặthàng,

nguyên liệu khác nhau theo order của quán do bộ phận pha chế

yêu cầu Các mặt hàng đó sẽ được

nhân viên pha chế kiểm tra

Trang 13

xem có đạt chất lượng hay không.

Trang 15

2.2.1 Quản lí nhập hàng và pha chế

2.2.2 Quản lí bộ phậm phục vụ

Trang 17

2.2.3 Giải quyết sựcố

2.2.4 Quản lí thu chi sổ sách

Trang 19

2.3 MÔ TẢ CHI

TIẾT CHỨC NĂNG

2.3.1 Quản lí nhập hàng và pha chế

hàng: bộ phân pha chế dựa vào Menu của

cửa hàng, từ đó yêu cầu mua các

mặt hàng cần thiết hoặc

Trang 20

khi hết hàng sẽ báo để cửa hàng nhập về.

hàng nhập về sẽ được bộ phận pha chế

kiểm tra xem có đạt tiêu chuẩn về số lượng và chất lượng

hay không Nếu đạtthì nhập kho,

Trang 21

ngược lại thì gửi thông

báo phản hồi cho đại lí.

kho: hàng được

nhập về sẽ được bộphận pha chế tiếp nhận và bảo quản.

nhập: Dựa vào số hàng mà các đại lí cung

Trang 22

cấp thi bộ phận

pha chế sẽ viết hóađơn nhập hàng chocác đại lí để các đạilí yêu cầu bộ phận kế toán thanh toán tiền hàng.

xuất hàng: Hàng nhập về sẽ được lưu

vào sổ theo dõi để tiện theo dõi.

Trang 23

2.3.2 Quản lí bộ phận phục vụ

Dựa vào menu của nhà hàng, khách sẽgọi đồ uống theo

nhu cầu của mình và được bộ phận phục

vụ lưu lại vào phiếuyêu cầu.

uống: Từ phiếu yêu

Trang 24

cầu của khách hàng bộ

phận pha chế sẽ pha chế đồ uống

cho khách và được phục

vụ chuyển tới cho khách

nhận được yêu cầu thanh toán của

khách, bộ phận kế toán sẽ tính tiền

Trang 25

dựa vào phiếu yêu cầu

mà khách đã yêu cầu.

máy tính: Hết

ngày, bộ phận pha chế

sẽ kiểm tra và

thống kê số hàng còn lại từ đó yêu cầu

nhập hàng nếu cầnthiết.

Trang 26

2.3.3 Quản lí giải quyết sự cố

cố: Sau khi xác

Trang 27

định sự cố ví dụ như vỡ

cốc, làm hỏng đồ dùng của quán

hoặc làm mất đồ của

khách thì quản lí cửa hàng sẽ tiến hành lập biên bản.

xét đối tượng gây ra sự cố thì sẽ tiến hành bồi thường

hoặc đòi bồi

Trang 28

tthường nếu lỗi là của khách.

2.3.4 Quản lí thu chi sổ sách

11

Trang 29

Nhập số liệu vàomáy tính: Sau khi nhận được phiếu order của khách nhân viên sẽ tiến hành nhập liệu vàomáy

tính để in hóa đơn khi khách hàng yêucầu thanh toán.

biên lai khách

hàng: Sau khi có yêu cầu

Trang 30

thanh toán của khách hàng thu

ngân tiến hành in hóa đơn

giao cho bộ phận tính tiền.

tổng kết doanh

thu: Chủ cửa hàng sẽ yêu

tổng kết tình hình kinh doanh của cửa

Trang 31

tùng tuần,từng tháng hoặc theo quý,năm,và bộ phận thu

ngân có trách

nhiêm tổng kết cácsố liệu đã có tiến

lập báo cáo doanh thu.

2.4 Mô Tả-Phân Tích hệ thống và các biểu mẫu

Trang 32

2.4.1 Màn hình thanh toán

12

Trang 33

Trang 34

2.4.2 Màn hình ch n mónọ

2.4.3 Màn hình ch n bànọ

13

Trang 35

Chương 3: THIẾTKẾ HỆ THỐNG

3.1 Mô tả hệ thống lưu trữ

-Nhân viên được sựchỉ đạo của người quản lý liên hệ với các

cung cấp để nhập các mặt hàng đồ

uống cần thiết theothực

đơn của

Trang 36

quán do đó hệ

thống lưu trữ dữ liệu về nhiều nhà cung cấp khác

nên hệ thống cần lưu trữ : mã

NCC,tên NCC,địa chỉ ,số điện

-Ứng với mỗi lần nhập hàng hệ

thống cũng lưu trữ

Trang 37

đơn đặt hàng bao gồm:số DH,ngày lập

-Mỗi lần nhập hàngvề đều phải có

Phiếu Nhập để lưu trữ thông

nhập gồm: số

phiếu nhập, mã NCC, ngày nhập.-Và ứng với số lần nhập hàng hệ

Trang 38

thống cũng lưu trữ thông tin về

nhân viên bao gồm:mã nhân viên,tên

Trang 39

nhân viên,địa chỉ,ngày

vào làm.

-Tương tự quán

cũng có nhiều loại đồ uống khác nhaunên cũng

phải có một kho dữliệu Loại nước dùngđể chứa danh mục các

nước gồm : loại

nước và tên nước.

Trang 40

-Khi khách đến

quán sẽ được nhân viên của quán sẽ

dẫn họ đếnmột

bàn nào đó theo

yêu cầu ,và để tiệncho việc quản lý

chúng ta cũng

14

Trang 41

Trang 42

cần kho dữ liệu lưu trữ về các bàn

gồm: Mã số bàn ,sốchổ(sức

chứa).ứng với mỗi khách hàng hệ

thống cũng lưu trữ thong tin

gồm: mã KH,số bàn.

-Khi khách hàng sử dụng một loại đồ

Trang 43

uống nào đó và muốn tình

tiền ta lập Hóa Đơntrong đó bao gồm: số hóa đơn, ngày lập.

3.2 Lược đồ quan hệERD

Trang 45

3.3 CHUYỂN MÔ HÌNH ERD SANG

LƯỢC ĐỒ QUAN HÊ:

-NhanVien

Trang 46

MaNCC,#MaHH ,Sốlượng, đơn giá,)

-NCC_DH(#MaNCC,#SoDH ,Ngày giao)-

-PHIEUNHAP(Sophie

Trang 47

-PHIEUNHAP_HANGHOA(#Sophieunhap ,#MaHH,Số lượng, đơn giá)

Trang 49

-Ban_KH

-KH_LoaiNuoc

(#MaNuoc,#MaKH ,Số lượng , đơn giá)

3.4 Từ điển dữ liệu

Trang 51