Hoàn thiện phân tích thiết kế hệ thống quản lý báo cáo doanh thu tại tổng công ty bưu chính viettel viettelpost

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁO CÁO DOANH THU TẠI CÔNG

Tổng quan về công ty ViettelPost

1.1.1 Giới thiệu chung về ViettelPost

Tên công ty : TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL Tên giao dịch : VIETTEL POST JOINT STOCK CORPORATION Tên viết tắt : VTP

Trụ sở giao dịch : Số 1 Giang Văn Minh - Ba Đình - Hà Nội Điện thoại : 84-4.6 2660306

Website : http://www.viettelpost.com.vn

ViettelPost là một đơn vị thành viên của Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel), chuyên kinh doanh các dịch vụ: Chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế; Vận tải hành khách, hàng hóa, chuyên tuyến quốc tế; Phát hàng thu tiền (COD); Cho thuê kho bãi; Phát hành báo chí; Viễn thông; Văn phòng phẩm; Bảo hiểm; Vé máy bay…

Mạng lưới của Viettelpost trải rộng với 4 Công ty thành viên (Công ty Bưu chính Viettel Hà Nội, Công ty Bưu chính Viettel thành phố HCM, Công ty Bưu chính Liên tỉnh Viettel; Công ty Bưu chính Viettel Cambodia), 61 chi nhánh tỉnh và hệ thống gần 180 bưu cục cùng hơn 14.000 cộng tác viên viễn thông làm nhiệm vụ kinh doanh trên toàn quốc.

Sau hơn 16 năm xây dựng và phát triển, vị thế của ViettelPost ngày càng được khẳng định trên thị trường với nhiều danh hiệu, giải thưởng uy tín như: Doanh nghiệp vì Cộng đồng (2009, 2011), Tin và dùng (2009), Doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng CNTT hiệu quả nhất, Thương hiệu nổi tiếng nhất ngành hàng Bưu chính tại Việt Nam (2010), Huân chương lao động Hạng 3, Thương hiệu mạnh & Phát triển bền vững (2012) , Giải thưởng Sao Vàng đất Việt (2013).

Những năm gần đây, nền kinh tế thế giới và trong nước vẫn chưa hoàn toàn phục hồi sau khủng hoảng, lạm phát duy trì cao, nhiều doanh nghiệp bưu chính phải cắt giảm nhân công, thu nhỏ.quy mô.hoạt động, hoặc chỉ kinh doanh tại địa bàn thành phố Trong bối cảnh đó, ViettelPost.vẫn kinh doanh và đảm bảo tốc độ tăng trưởng doanh thu hàng năm từ 125%-135%, đảm bảo thu nhập cho người lao động tăng ít nhất 20% so với năm trước Đặc biệt, ViettelPost đã thành công trong chiến lược mở rộng mạng lưới về địa bàn huyện xã tại thị trường trong nước và đầu tư ra quốc tế để mang dịch vụ tới gần.con người hơn Bên cạnh thị trường kinh doanh tại Campuchia, giờ đây ViettelPost đã có dịch vụ chuyên tuyến tới Trung Quốc và mạng lưới tới xã trong nước đã tăng hơn hơn 20% so với năm 2012.

Không chỉ thành công trong kinh doanh, ViettelPost còn được biết đến là một doanh nghiệp luôn có trách nhiệm.với xã hội, với cộng đồng Hàng loạt các hoạt động xã hội,.từ thiện mà ViettelPost đã tham gia như: Tuổi trẻ Viettel chung tay xây dựng nông thôn mới; Ủng hộ chiến dịch “Kết nối biển Đông”; Ủng hộ Tết vì người nghèo, Quỹ đền ơn đáp nghĩa, Quỹ nạn nhân chất độc da cam; Tặng quà thương bệnh, binh nặng,.các gia đình chính sách trên địa bàn đóng quân… với số tiền lên đến hàng tỷ đồng mỗi năm.

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của ViettelPost

- 01/07/1997: Trung tâm.phát hành báo chí được thành lập-tiền thân của Công ty Bưu chính Viettel.

- 1998-1999: Phát triển kinh doanh dịch vụ phát hành báo chí tại Hà Nội và

Hồ Chí Minh Và được Tổng cục Bưu điện cấp phép kinh doanh dịch vụ Bưu chính trên phạm vi toàn quốc.

- 1999-2000: Thử nghiệm và chính thức cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh tuyến Hà Nội-Hồ Chí Minh Trung tâm phát hành báo chí đổi tên thành Trung tâm Bưu chính Quân đội và được Tổng cục Bưu điện cấp phép mở rộng mạng lưới ra Quốc tế.

- 2001-2005: Tập trung phát.triển dịch vụ chuyển phát, mở rộng mạng lưới ra

64 tỉnh thành phố trong cả nước.

- 12/10/2006: Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước Bưu chính Viettel được thành lập thay thế cho Trung tâm Bưu chính Quân đội.

- 27/03/2009: Bưu chính Viettel chính thức bán cổ phiểu ra công chúng với số lượng 1.526.600 cổ phần với giá bình quân 10.171đồng/ cổ phần.

- 01/07/2009: Công ty cổ phần Bưu chính Viettel được thay thế cho Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước 1 thành viên Bưu chính Viettel.

- 01/07/2009: Công ty cổ phần Bưu chính Viettel chính thức kinh doanh dịch vụ tại thị trường Campuchia

- 09/09/2009: Công ty.cổ phần Bưu chính Viettel chính thức khai chương dịch vụ chuyển phát nhanh 5 tỉnh tại Campuchia

- 02/2011: Bộ thông tin & truyền thông đã cấp giấy phép chuyển phát thư Quốc tế cho Công ty cổ phần Bưu chính Viettel

- 03/2011: Thành lập Công ty trách nhiệm hữu hạn MTV Bưu chính Viettel Thành phố Hồ Chí Minh

- 05/2011: Thành lập.Công ty trách nhiệm hữu hạn MTV Bưu chính Viettel

- 13/04/2012: Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp phép thành lập Tổng công ty CP Bưu chính Viettel

- 30/5/2012: Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba choBưu chính Viettel vì có thành tích xuất sắc trong công tác từ 2007 - 2011,góp phần xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của ViettelPost

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức

1: Phòng Kế hoạch – Kinh doanh:

Là cơ quan tham mưu giúp việc và chịu trách nhiệm trước Cấp ủy, Ban giám đốc trong thực hiện.công tác kế hoạch, kinh doanh, quản lý tài sản theo đúng quy chế, quy định. a) Công tác kế hoạch – kinh doanh:

- Là cơ quan chủ.trì xây dựng chiến.lược, kế hoạch phát triển của ViettelPost.

- Xây dựng kế hoạch hoạt động của ViettelPost, thực hiện giao khoán kinh doanh hàng tháng, quý, năm.cho các đơn vị, đôn đốc, đánh giá kiểm tra thực hiện các kế hoạch của các cơ.quan đơn vị trên toàn quốc.

- Báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của cấp trên.

- Xây dựng các quy định, quy chế về công tác kinh doanh.

- Báo cáo bằng văn bản kết quả.sản.xuất.kinh doanh, xây dựng đơn vị với Ban Giám đốc Tổng công ty và các.cơ quan trong và ngoài quân đội

- Tổng hợp, chấm điểm thi đua.tháng, quý các phòng ban, công ty thành viên, chi nhánh làm căn cứ để tính.lương, thưởng cho các đơn vị. b) Công tác quản lý tài sản:

- Xây dựng quy trình, quy chế về quản lý và sử dụng vật tư, thiết bị, hàng hóa.

- Quản lý, đánh giá và quy hoạch hệ thống.kho tàng của công ty trên phạm vi toàn quốc từ cấp Tổng công ty tới các.công.ty.thành.viên, chi.nhánh.Bưu chính tỉnh

- Hướng dẫn, tổ chức sắp xếp, bảo quản, bảo dưỡng và đảm bảo an toàn.cho vật tư, thiết bị, hàng hoá trong kho bảo đảm chất lượng và số lượng phục.vụ sản xuất kinh doanh.

- Giám sát được việc bảo quản, sử dụng vật tư, thiết bị đúng quy định.của Tổng công ty, chất lượng, tiết kiệm, hiệu quả.

- Kiểm soát kế hoạch mua sắm, công tác đấu thầu, mua bán vật tư, thiết.bị, hàng hoá đáp ứng được yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh

- Tổ chức kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý vật tư, kho tàng của các Tổng công ty, Chi nhánh Đề xuất biện pháp tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ từng bước áp.dụng tiến bộ của CNTT để quản lý vật tư, thiết bị, hàng hoá theo hướng chính quy, hiện đại.

- Tổng hợp, báo cáo, tham mưu, đề xuất nâng.cao chất lượng quản lý, sử dụng vật tư; hệ thống kho tàng của Tổng công ty trên toàn quốc với lãnh đạo Phòng và Ban Giám đốc Tổng công ty theo.tuần, tháng, quý, năm.

Thực trạng ứng dụng tin học tại ViettelPost

1.2.1 Khái,quát chung về môi trường công nghệ tại ViettelPost

Tổng,công ty bưu chính Viettel được coi là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong,việc ứng dụng CNTT vào hoạt động sản xuất kinh doanh Trong quá trình xây dựng,và phát triển, ViettelPost đã đạt được những thành tựu sau: a) Về công nghệ thông tin:

- Hạ,tầng kết nối: Toàn bộ mạng giao dịch cấp 1,2,3 và mạng bưu cục khai tháng được online hóa và kết nối về trung tâm dữ liệu bưu chính Tuy nhiên, Tổng,công ty chưa có một lõi (Core) đủ mạng đề tùy biến đáp ứng tất cả các yêu,cầu nghiệp vụ dẫn đến các tài nguyên hạ tầng bị phân mảnh, nguồn lực tập,trung không thể tập trung và các kết nối chưa được tích hợp đầy đủ

- Tổ,chức triển khai ứng dụng CNTT theo hướng tập trung hóa để hướng tới mục tiêu Tổng công ty có một CSDL đầy đủ, thống nhất; từ đó phát triển các công cụ điều hành một cách đồng bộ và kịp thời, giúp lãnh đạo và bộ máy quản,lý các cấp có thể theo dõi, phân tích trực quan tình hình kinh doanh,khai,thác và vận hành, giúp bộ máy quản lý các cấp có được thông tin điều hành,kịp thời và chính xác, hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra quyết định Tính tới,thời điểm hiện nay, ứng dụng CNTT đối với các nhóm dịch vụ tài chính bưu chính cơ bản đã đáp ứng được mục tiêu quản lý tập trung, hỗ trợ tốt cho việc,quản lý, cung cấp dịch vụ, quản trị luồng tiền trên toàn hệ thống Đối với,các dịch vụ bưu chính chuyển phát đã dịch chuyển từ mô hình phân tán sang mô hình CSDL tập trung, bước đầu đã hỗ trợ tốt cho việc phân chia doanh thu đối với các dịch vụ này Khi triển khai phần mềm sẽ thống nhất được toàn bộ nhóm dịch vụ ngày vào một công cụ quản lý chung

- Phát triển các công cụ hỗ trợ theo dõi định vị các sản phẩm bưu chính chuyển phát có số hiệu trên cổng thông tin điện tử của Tổng công ty: Phục vụ khách hàng trong quá trình định vị bưu gửi, giảm yêu cầu điều tra khiếu nại, đồng thời công tác giải quyết khiếu nại nhanh hơn Từ đó nâng cao hình ảnh và uy tín của ViettelPost

- Công cụ quản trị hệ thống mã bưu chính, hệ thống bưu cục và các điểm cung cấp dịch vụ của Tổng công ty: Áp dụng từ năm 2003 để quản lý bộ mã bưu chính 6 số, liên quan đến gần 14000 điểm dịch vụ, 155000 nhóm địa chỉ và

203000 khách hàng, quản lý thông tin chi tiết của toàn bộ hệ thống bưu cục và điểm phục vụ trên toàn mạng

- Các hệ thống hỗ trợ công tác quản trị đối với khối cơ quan Tổng công ty như kế toán, quản trị luồng công việc, nhân sự…

Hầu,hết các hệ thống ứng dụng nêu trên đều là sản phẩm của sự hợp tác hoặc tự,nghiên cứu xây dựng tự nội tại của Tổng công ty với mục tiêu đáp ứng ngay các nhu cầu thực tế phát sinh của sản xuất kinh doanh, chứ chưa phải là sản,phẩm đúc kết từ những kinh nghiệm của tổ chức/cá nhân có chuyên môn CNTT sâu trong lĩnh vực bưu chính. b) Về xây,dựng đội ngũ cán bộ:

Trình độ sử dụng và phát triển các hệ thống CNTT không nhất quán, một lớp các đơn,vị, phòng ban đã có CNTT phát triển, và một lớp khác gồm nhiều đơn vị vẫn,chưa tiếp cận với tin học hóa Việc đào tạo đội ngũ chuyên gia CNTT chưa,được chú trọng c) Về,các ứng dụng khoa học công nghệ khác trong điều hành và quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh

- Ứng dụng công nghệ GPS trong quản lý phương tiện vận chuyển: đầu tư hệ thống trang thiết bị giám sát các phương tiện vận tải ứng dụng công nghệGPS để quản lý toàn bộ các xe thuộc tuyến đường thư nội tỉnh và liên tỉnh cho,một số đơn vị lớn có trung tâm khai thác chia chọn, dự kiến trong giai đoạn,sau sẽ triển khai trang bị cho tất cả các xe thuộc các tuyến đường thư cấp I,II của bưu điện tỉnh, thành phố.

- Ứng,dụng công nghệ RFID trong quản lý chất lượng đối với bưu phẩm quốc tế.

- Ứng,dụng máy quét mã vạch không dây PDA và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bưu phẩm, bưu kiện (E-VTP): vào trung tuần tháng 5/2014, Tổng,công ty đã triển khai đầu tư 350 máy quét PDA có tích hợp hệ thống phần mềm quản lý bưu phẩm, bưu kiện (E-VTP) cho đội ngũ bưu tá và trung tâm khai,thác tại năm ba chi nhánh, công ty thành viên của ViettelPost.

- ViettelPost đã được đầu,tư, phát triển với khoảng 20 phần mềm ứng dụng hỗ trợ công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh như: phần mềm kế toán, phần mềm phát hành báo, ,phần mềm quản lý bưu phẩm, bưu kiện E-VTP; quản lý Email; quản lý kho vật tư; quản lý kho vật tư; quản lý bán hàng VPP; quản lý công văn; hệ thống SMS; phần mềm định vị xe ôtô; phân hệ quản lý khoán đơn vị; quản lý Vận đơn số; Phân hệ giám sát đường thư, tuyến thư…

1.2.2 Tổng quan về hệ thống báo cáo doanh thu tại ViettelPost a) Thực trạng:

Các báo cáo công ty ViettelPost đang sử dụng gồm 13 loại báo cáo sau:

+ Biểu đồ doanh thu khách hàng ngoài tập đoàn theo ngày trong tuần

+ Biểu đồ doanh thu khách hàng ngoài TĐ theo tháng trong năm

+ Biểu đồ doanh thu khách hàng ngoài TĐ tháng trong năm theo chi nhánh + Báo cáo doanh thu COD toàn quốc chi tiết

+ Báo cáo doanh thu theo ngày chi tiết đến mức bưu cục

+ Báo cáo sản lượng, trọng lượng, doanh thu theo nhóm dịch vụ

+ Báo cáo sản lượng, doanh thu theo nhóm trọng lượng

+ Báo cáo sản lượng, trọng lượng, doanh thu theo tuyến.

+ Báo cáo sản lượng, trọng lượng, doanh thu mã khách hàng

+ Báo cáo điều hành công nợ 1 ngày

+ Báo cáo điều hành công nợ 3 ngày

+ Báo cáo điều hành công nợ vùng chi tiết,

+ Báo cáo điều hành công nợ vùng theo,số lượng

Từ danh sách các bản báo cáo ViettelPost,đang sử dụng nêu trên, có tới 9/13 báo cáo liên quan tới doanh thu Do đó cần thiết phải có một công cụ hỗ trợ quản lý báo cáo doanh thu của doanh nghiệp , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Hiện nay, ViettelPost đang sử dụng hệ thống quản lý doanh thu trên toàn tập đoàn. Tuy nhiên, hệ thống này còn có những nhược điểm cần khắc phục:

+ Chưa đưa ra các báo cáo biểu đồ theo doanh thu

+ Chưa có sự so sánh, đối chiếu với các chỉ tiêu doanh thu ngoài tập đoàn (so sánh với các đối thủ cạnh tranh) , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Hệ thống phải đáp ứng được các mục tiêu sau đây:

+ Cho phép người quản lý xuất báo cáo trong lịch sử, , , , , , , , , , , , , , , , , + Cho phép nhân viên cập nhật số liệu và lấy tự động từ hệ thống CNTT của ViettelPost, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

+ Cho phép việc lưu trữ dữ liệu tập trung

Hình 1.2: Sơ đồ tổng thể hệ thống b) Chức năng của hệ thống báo cáo doanh thu:

Các chức năng xây dựng cho hệ thống gồm có:

- Chức năng nhập liệu,các số liệu về kế hoạch, thực tế

- Xây dựng 9 loại báo,cáo doanh thu sau đây:

+ Biểu đồ doanh thu,khách hàng ngoài tập đoàn theo ngày trong tuần

+ Biểu đồ doanh thu,khách hàng ngoài TĐ theo tháng trong năm

+ Biểu đồ doanh thu khách hàng ngoài TĐ tháng trong năm theo chi nhánh

+ Báo cáo doanh thu,COD toàn quốc chi tiết (COD: dịch vụ phát hàng thu tiền) + Báo cáo doanh thu,theo ngày chi tiết đến mức bưu cục

+ Báo cáo sản lượng, ,trọng lượng, doanh thu theo nhóm dịch vụ theo tháng + Báo cáo sản lượng, ,doanh thu theo nhóm trọng lượng

+ Báo cáo sản lượng, ,trọng lượng, doanh thu theo tuyến vận chuyển

+ Báo cáo sản lượng, ,trọng lượng, doanh thu mã khách hàng

QUY TRÌNH LẬP BÁO CÁO DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL (VIETTELPOST)

Quy trình tài chính của doanh nghiệp

2.1.1 Quy trình lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp

Hình 2.1: quy trình lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp

Mục tiêu kinh doanh của mọi,doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu này, các nhà lãnh đạo cần xem xét mối quan hệ giữa chi phí, lợi nhuận và các rủi ro trong kinh doanh.

Do đó, khi đưa ra các mục tiêu,tài chính, doanh nghiệp cần phải xử lý được yếu tố thời gian và rủi ro nhằm tối đa hóa lợi nhuận.

Việc xác định mục tiêu cần dựa theo nguyên tắc SMART o Specific: cụ thể, dễ hiểu o Measurable: đo lường,được o Achievable: vừa sức o Realistics: thực tế o Timebound: có thời hạn

Quy trình lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp

(2) Thu thập thông tin tài chính

Tùy thuộc vào mục tiêu tài chính mà doanh nghiệp tiến hành thu thập những dữ liệu tài chính cần thiết

Bao gồm: o Thông tin bên trong: báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và một số các báo cáo khác liên quan tới doanh thu, công nợ,phải thu-phải trả… o Thông tin bên ngoài: các dữ liệu về kinh tế vi mô, vĩ mô có ảnh hưởng tới doanh nghiệp, thông tin về các đối thủ cạnh tranh…

Dựa vào các thông tin thu thập,được ở bước 2, doanh nghiệp tiến hành phân tích nhằm đánh giá tình hình tài chính, đánh giá rủi ro và chất lượng hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp giúp các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định tài chính phù hợp Đồng thời, việc phân tích tài chính còn cho các nhà lãnh đạo một cái nhìn tổng quan để định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Phân tích bao gồm 2 phương pháp chủ yếu sau:

+ Phân tích xu hướng ( phân tích ngang): là quá trình phân tích những thay đổi của một số chỉ tiêu nào đó theo thứ tự thời gian Phân tích xu hướng thường được thực hiện thông qua việc so sánh thông tin tài chính kỳ này với thông tin tài chính kỳ trước hay so sánh thông tin tài chính giữa các tháng để tìm ra sự biến động bất thường.

+ Phân tích tỷ suất (phân tích dọc): là sự so sánh giữa các thương số được tính ra trên cơ sở của 2 chỉ tiêu có liên quan Phân tích dọc giúp so sánh tính hợp lý về tình hình tài chính của một công ty nào đó với công ty khác hay trong cùng tập đoàn hay với ngành đó.

(4) Xây dựng kế hoạch tài chính

Dựa vào tiềm lực tài chính của mình mà mỗi doanh nghiệp sẽ thực hiện lập ra kế hoạch tài chính phù hợp

(5) Thực hiện kế hoạch tài chính

Biến bản kế hoạch trên giấy thành thực tế bằng việc tổ chức, sắp xếp các nguồn lực để thực hiện một cách phù hợp.

(6) Đánh giá và kiểm tra Đây là bước đánh giá cho thấy hiệu quả hoạt động của bản kế hoạch tài chính có như mong muốn của nhà lãnh đạo hay không Từ đó, ban lãnh đạo sẽ đưa ra những điều chỉnh hợp lý để thực hiện mục tiêu ban đầu đề ra một cách có hiệu quả và hiệu lực.

Một trong những báo cáo quan trọng giúp các nhà lãnh đạo đưa ra kế hoạch tài chính là báo cáo doanh thu.

Báo cáo doanh thu là tổng hợp của chỉ tiêu doanh thu theo một tiêu thức nhất định nào đó.

Doanh thu của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền sẽ thu được do tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính và các hoạt động khác của doanh nghiệp

Trong kinh tế học, doanh thu thường được xác định bằng công thức:

DT=giá bán x sản lượng

Trong kế toán, doanh thu thường được xác định bằng công thức:

Tổng DT=DT từ hoạt động SXKD+DT từ hoạt động TC+DT khác (TK 711)

Quy trình lập báo cáo doanh thu tại ViettelPost

2.2.1 Các loại báo cáo doanh thu

Gồm 9 loại báo cáo doanh thu sau đây:

+ doanh thu khách hàng ngoài tập đoàn theo ngày trong tuần

+ doanh thu khách hàng ngoài TĐ theo tháng trong năm

+ doanh thu khách hàng ngoài TĐ tháng trong năm theo chi nhánh

+ doanh thu COD toàn quốc chi tiết (COD: dịch vụ phát hành thu tiền)

+ doanh thu theo ngày chi tiết đến mức bưu cục

+ sản lượng, trọng lượng, doanh thu theo nhóm dịch vụ theo tháng

+ sản lượng, doanh thu theo nhóm trọng lượng

+ sản lượng, trọng lượng, doanh thu theo tuyến vận chuyển

+ sản lượng, trọng lượng, doanh thu mã khách hàng a) Doanh thu khách hàng ngoài tập đoàn theo ngày trong tuần

Báo cáo này cho biết doanh thu khách hàng ngoài tập đoàn ngày trong tuần theo các dịch vụ sau: o Tổng doanh thu o Chuyển phát nhanh o Văn phòng phẩm o Viễn thông o Phát hành báo o Vé máy bay o Dịch vụ khác

- Dựa trên số liệu từng ngày, tổng hợp lên số liệu báo cáo số liệu doanh thu ngày trong tuần và so sánh với kế hoạch.

- Chu kỳ tuần: tính từ thứ 5 tuần n-1 đến thứ 4 tuần n Đối với trường hợp tuần vắt tháng thì tuần cuối của tháng này sẽ là tuần đầu của tháng kế tiếp.

Có tối đa 6 tuần trong một tháng b) doanh thu khách hàng ngoài tập đoàn theo tháng trong năm

Báo cáo này cho biết doanh thu khách hàng ngoài tập đoàn tháng trong năm theo các dịch vụ sau: o Tổng doanh thu o Chuyển phát nhanh o Văn phòng phẩm o Viễn thông o Phát hành báo o Vé máy bay o Dịch vụ khác

Dựa trên số liệu từng tháng, hệ thống tổng hợp lên số liệu báo cáo số liệu doanh thu tháng trong năm và so sánh với kế hoạch tháng đó năm n và thực hiện tháng năm n -1, n-2, n-3 c) doanh thu khách hàng ngoài tập đoàn tháng trong năm theo chi nhánh

Báo cáo này cho biết doanh thu khách hàng ngoài tập đoàn tháng trong năm theo các chi nhánh sau:

Vùng Vùng Vùng Vùng Vùng Vùng Vùng Vùng Vùng Vùng Vùng

Công ty TNHH BC Viettel Hà Nội

Công ty bưu chính liên tỉnh

Công ty TNHH BC Viettel Hồ Chí Minh

Tây Ninh Đồng Tháp Thái

- Dựa trên số liệu từng tháng, hệ thống tổng hợp lên số liệu báo cáo số liệu doanh thu tháng trong năm và so sánh với kế hoạch tháng đó năm n và thực hiện tháng năm n -1, n-2, n-3

- Xuất biểu đồ theo chi nhánh

Các báo cáo ngoài tập đoàn có chọn theo các dịch vụ: o Tổng doanh thu o Chuyển phát nhanh o Văn phòng phẩm o Viễn thông o Phát hành báo o Vé máy bay o Dịch vụ khác d) doanh thu COD toàn quốc chi tiết (COD: dịch vụ phát hành thu tiền)

Báo cáo này cho biết doanh thu dịch vụ phát hành thu tiền trên toàn quốc của ViettelPost

- Hằng ngày các bưu cục nhận chuyển hàng từ khách hàng đồng thời khách hàng có thể yêu cầu thu hộ tiền từ người nhận hàng Phí COD là tiền phí khi khách hàng yêu cầu thu hộ tiền Hàng tháng nhân viên sẽ lập báo cáo doanh thu COD chi tiết các ngày

- doanh thu COD = cước vận chuyển + phí COD + phụ phí khác nếu có

Bao gồm 2 loại: doanh thu COD theo ngày và doanh thu COD theo tháng

Hình 2.2: Mẫu báo cáo doanh thu COD theo tháng

Hình 2.3: Mẫu báo cáo doanh thu COD theo ngày e) doanh thu theo ngày chi tiết đến mức bưu cục

1) Doanh thu kế hoạch ngày trong tháng (trừ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ)

3) Doanh thu ngày điều chỉnh

4) Doanh thu thực hiện ngày = (2)-(3)

5) Doanh thu lũy kế theo ngày

6) Tỉ lệ thực hiện kế hoạch = (5)/(1)

7) Doanh thu kế hoạch tháng

8) Doanh thu dự kiến tháng

9) Tỉ lệ dự kiến/kế hoạch = (8)/(7)

10) Doanh thu lũy kế cùng kỳ tháng trước

11) Tỉ lệ phần trăm doanh thu lũy kế so với cùng kỳ tháng trước

12) Doanh thu lũy kế cùng kỳ năm trước

13) Tỉ lệ doanh thu lũy kế ngày thường theo tháng so với ngày thường cùng kỳ năm trước

14) Tỉ lệ doanh thu lũy kế ngày lễ theo tháng so với ngày thường cùng kỳ năm trước

Hình 2.4: Mẫu báo cáo doanh thu theo ngày chi tiết tới mức bưu cục f) Doanh thu theo nhóm dịch vụ theo năm

Bao gồm các thông tin:

- Tỉ trọng doanh thu tháng năm N

- Tỉ trọng doanh thu tháng năm N-2

- Tỉ trọng doanh thu tháng năm N-3

Từ đó đưa ra những tính toán cho thấy sự tăng trưởng, tăng/giảm qua các năm của doanh thu

Hình 2.5: Mẫu báo cáo doanh thu theo nhóm dịch vụ theo năm g) Doanh thu nhóm trọng lượng

- Các mức trọng lượng: chia ra thành các mức

- Tỉ trọng doanh thu tháng năm N – 1

- Tỉ trọng doanh thu tháng năm N - 2

- Tỉ trọng doanh thu tháng năm N – 3

Hình 2.6: Mẫu báo cáo doanh thu theo nhóm trọng lượng h) Doanh thu theo tuyến vận chuyển

- Doanh thu/sản lượng/trọng lượng tháng năm N

- Doanh thu/sản lượng/trọng lượng tháng năm N – 1

- Tỉ trọng doanh thu/sản lượng/trọng lượng tháng năm N

- Tỉ trọng doanh thu/sản lượng/trọng lượng tháng năm N - 1

- Tỉ trọng doanh thu/sản lượng/trọng lượng tháng năm N – 2

- Tỉ trọng doanh thu/sản lượng/trọng lượng tháng năm N - 3

Hình 2.7: Mẫu báo cáo doanh thu theo tuyến vận chuyển i) Doanh thu mã khách hàng

Xây dựng báo cáo doanh thu theo tháng của các khách hàng theo nhóm dịch vụ bao gồm các thông tin:

Hình 2.8: Mẫu báo cáo doanh thu theo nhóm khách hàng

2.2.2 Quy trình chung lập báo cáo doanh thu

Quy trình lập báo cáo doanh thu tại ViettelPost trải qua các bước sau:

Dữ liệu cần nhập được chia thành 2 loại:

- Dữ liệu kế hoạch a) Dữ liệu thực tế

Doanh thu thực tế được kế toán bán hàng tại các bộ phận nhập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu của hệ thống báo cáo doanh thu tại thời điểm kết thúc mỗi ngày làm việc.

Doanh thu thực tế được ghi nhận khi khách hàng đồng ý thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ mà công ty cung cấp.

Khi đó, nhân viên thuộc bộ phận bán hàng gửi hóa đơn bán hàng liên 2 cho kế toán bán hàng của các chi nhánh để họ nhập số liệu doanh thu thực tế trực tiếp vào cơ sở dữ liệu của hệ thống báo cáo doanh thu tại thời điểm kết thúc mỗi ngày làm việc. b) Dữ liệu kế hoạch

- Các dữ liệu kế hoạch cần nhập bao gồm:

+ Dữ liệu kế hoạch ngày

+ Dữ liệu kế hoạch tuần

+ Dữ liệu kế hoạch tháng

+ Dữ liệu kế hoạch năm

- Nhân viên thuộc các chi nhánh thực hiện nhập dữ liệu sau:

+ Kế hoạch doanh thu ngày

+ Kế hoạch doanh thu tuần

+ Kế hoạch doanh thu tháng

- Nhân viên phòng kế hoạch-kinh doanh thực hiện tổng hợp các dữ liệu sau:

+ Nhập kế hoạch doanh thu tháng theo bưu cục

+ Nhập kế hoạch doanh thu Cod tháng theo bưu cục

+ Nhập thông tin mức trọng lượng

- Các dữ liệu kế hoạch được nhập bằng file excel, sau đó được nhập vào hệ thống quản lý doanh thu của doanh nghiệp

Phòng kế hoạch-tài chính lấy giữ liệu từ cơ sở dữ liệu của ViettelPost để lập báo cáo.

Báo cáo được lập theo tuần, tháng, năm

Sau khi báo cáo doanh thu được lập, nhân viên phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện phân tích để đưa ra những đánh giá, nhận xét về tình hình doanh thu thực tế của doanh nghiệp, mức doanh thu đạt kế hoạch…

Vẽ các biểu đồ thể hiện doanh thu kế hoạch và doanh thu thực tế nhằm đưa ra cái nhìn trực quan về tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp

Khi bản báo cáo doanh thu được hoàn thành, trưởng phòng kế hoạch-kinh doanh ký xác nhận Sau đó, báo cáo sẽ được gửi tới ban lãnh đạo theo định kỳ tháng, năm.Đối với những báo cáo theo tuần, sẽ được gửi lên ban lãnh đạo khi có yêu cầu.

CHƯƠNG 3: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁO CÁO DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL

Sơ đồ luồng thông tin IFD

Hình 3.1: Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD

Hình 3.2: Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD

Sơ đồ ngữ cảnh CD

Hình 3.3: Sơ đồ ngữ cảnh CD

Sơ đồ DFD các mức và các phích logic

Hình 3.4: Sơ đồ DFD mức 0

3.4.2 Sơ đồ DFD mức 1 a) Ứng với tiến trình quản lý dữ liệu doanh thu

Hình 3.5: Sơ đồ DFD mức 1 _ quản lý dữ liệu doanh thu b) Ứng với tiến trình báo cáo doanh thu

Hình 3.6: Sơ đồ DFD mức 1 _ báo cáo doanh thu (Sửa)

3.4.3 Các phích logic a) Phích xử lý logic

Các luồng dữ liệu vào

Các luồng dữ liệu ra

Kho dữ liệu sử dụng

Mô tả logic xử lý

1 Quản lý doanh thu thực tế

0 và DFD mức 1 _ quản lý dữ liệu doanh thu

Doanh thu thực tế theo ngày

Doanh thu thực tế tổng hợp

Doanh thu thực tế được nhập vào hệ thống bởi nhân viên thuộc bộ phận bán hàng của các chi nhánh

2 Quản lý doanh thu kế hoạch

0 và DFD mức 1 _ quản lý dữ liệu doanh thu

Doanh thu kế hoạch theo ngày, tuần, tháng, và chi tiết theo bưu cục theo năm

Nếu doanh thu kế hoạch theo ngày, tuần, tháng thì bộ phận cung cấp dịch vụ tại các chi nhánh sẽ quản lý Nếu doanh thu kế hoạch chi tiết theo bưu cục theo năm thì nhân viên tại phòng kế hoạch-kinh doanh sẽ quản lý

Doanh thu thực tế tổng hợp và doanh thu kế hoạch

Nếu ban giám đốc yêu cầu, nhân viên phòng kế hoạch-kinh doanh truy xuất báo cáo và nộp lên ban lãnh đạo b) Phích dữ liệu

Mã hiệu Tên luồng Mô tả

Các phần tử thông tin

1 Doanh thu kế hoạch theo ngày, tuần, tháng

Bộ phận bán hàng các chi nhánh dựa vào kế hoạch về doanh thu theo ngày, tuần, tháng để nhập vào hệ thống

Doanh thu kế hoạch theo ngày, tuần, tháng

2 Doanh thu kế hoạch theo bưu cục

Bộ phận phòng kế hoạch-kinh doanh dựa vào kế hoạch của các chi nhánh để tổng hợp thành báo cáo theo bưu cục rồi nhập vào hệ thống

DFD mức 0, mức 1: quản lý dữ liệu doanh thu

Doanh thu kế hoạch theo bưu cục

3 Doanh thu thực tế tổng hợp

Bộ phận bán hàng các chi nhánh dựa vào hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ để nhập doanh thu thực tế vào hệ thống theo ngày

DFD mức 0, mức 1: quản lý dữ liệu doanh thu

4 Báo cáo doanh thu Được chuyển tới ban giám đốc khi có yêu cầu với hệ thống quản lý báo cáo doanh thu Được gửi tới bộ phận bán hàng và phòng kế hoạch kinh doanh để điều chỉnh hoạt động kinh doanh cho phù hợp

DFD mức 0, mức 1: lập báo cáo doanh thu

Doanh thu thực tế và doanh thu kế hoạch c) Phích tệp dữ liệu

Tên tệp Mô tả tên DFD có liên quan

Các phần tử thông tin

- Các bộ phận có liên quan nhập các phần tử thông tin vào CSDL doanh thu

- Từ CSDL doanh thu này sẽ xuất ra báo cáo doanh thu khi có yêu cầu.

- doanh thu kế hoạch theo ngày, tuần, tháng

- doanh thu kế hoạch theo mức bưu cục theo năm

- doanh thu thực tế theo ngày

Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý báo cáo doanh thu

B ng 3.1: B ng b u c c (VTP_BUUCUC) ảng 3.1: Bảng bưu cục (VTP_BUUCUC) ảng 3.1: Bảng bưu cục (VTP_BUUCUC) ưu cục (VTP_BUUCUC) ục (VTP_BUUCUC)

Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả

MA_BUUCUC NVARCHAR2(10) Mã bưu cục

TEN_BUUCUC NVARCHAR2(50) Tên bưu cục

DIA_CHI NVARCHAR2(50) Địa chỉ

MO_TA NVARCHAR2(200) Giới thiệu khái quát về bưu cục

Bảng 3.2 : B ng chi nhánh (VTP_BRANCHES) ảng 3.1: Bảng bưu cục (VTP_BUUCUC)

DEPT_ID VARCHAR2(10 BYTE) ID chi nhánh sinh tự động

DEPT_CODE VARCHAR2(10 BYTE) Mã chi nhánh

DEPT_NAME NVARCHAR2(50) Tên chi nhánh

DEPT_ZONE INTEGER Mã vùng mà chi nhánh trực thuộc (bao gồm các vùng từ 1 tới 11)

Bảng 3.3: Bảng chi tiết chi nhánh (VTP_BRANCHES_DETAIL)

DEPT_NAME NVARCHAR2(50) Tên chi nhánh

DEPT_ZONE INTEGER Mã vùng mà chi nhánh thuộc

(bao gồm các vùng từ 1 tới 11)

Bảng 3.4: Bảng doanh thu (VTP_REVENUE)

PRD_ID VARCHAR2(8 BYTE) ID sản phẩm sinh tự động SERVICE_ID VARCHAR2(8 BYTE) ID dịch vụ sinh tự động

F_VALUE NUMBER Lượng tồn của sản phẩm

Loại dịch vụ SERVICE_CODE VARCHAR2(10 BYTE) Mã dịch vụ

Bảng 3.5: Bảng chi tiết doanh thu (VTP_REVENUE_DETAIL)

NGAY_GUI_BP VARCHAR2(8 BYTE) Ngày gửu bưu phẩm

MA_PHIEUGUI NVARCHAR2(50) Mã phiếu gửi

MA_KHGUI NVARCHAR2(20) Mã khách hàng gửi

TEN_KHGUI NVARCHAR2(250) Tên khách hàng gửi

TINH_KHGUI NVARCHAR2(250) Tỉnh nơi khách hàng gửi

TINH_KHNHAN NVARCHAR2(30) Tỉnh nơi khách hàng nhận TRONG_LUONG NUMBER

DEFAULT 0 Trọng lượng hàng được vận chuyển CUOC_CHINH NUMBER(18,4)

DEFAULT 0 Cước phí vận chuyển PHUPHI_XANGDAU NUMBER(18,4)

DEFAULT 0 Phụ phí xăng dầu PHUPHI_KHAC NUMBER(18,4)

DEFAULT 0 Phụ phí khác TONG_VAT NUMBER(18,4)

DEFAULT 0 Doanh sô MA_BUUCUC NVARCHAR2(10) Mã bưu cục

MA_DV_VIETTEL NVARCHAR2(10) Mã dịch vụ của tổng công ty

Bảng 3.6: Bảng dịch vụ (VTP_SERVICES)

SERVICE_ID VARCHAR2(10 BYTE) ID dịch vụ tự động sinh

SERVICE_NAME VARCHAR2(200 BYTE) Tên dịch vụ

Đề xuất chức năng mới của hệ thống quản lý báo cáo doanh thu

(1) Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) theo ngày trong tuần (7 báo cáo)

- Thống kê báo cáo: 6 báo cáo theo dịch vụ và 1 báo cáo tổng hợp

+ Chuyển phát nhanh + Văn phòng phẩm + Viễn thông + Phát hành báo + Vé máy bay + Dịch vụ khác

Hình 3.7: Biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) theo ngày trong tuần

(2) Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong tập đoàn) theo ngày trong tuần (5 báo cáo)

- Thống kê báo cáo: 4 báo cáo dịch vụ và 1 báo cáo tổng hợp

+ Chuyển phát nhanh + Văn phòng phẩm + Vé máy bay + Dịch vụ khác

Hình 3.8: Biểu đồ doanh thu (trong tập đoàn) theo ngày trong tuần

(3) Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) tháng trong năm (7 báo cáo)

(4) Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong tập đoàn) tháng trong năm (5 báo cáo)

Hình 3.10:Biểu đồ doanh thu (ngoài tập đoàn) tháng trong năm

(5) Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) lũy kế ngày trong tháng

+ Chuyển phát nhanh + Văn phòng phẩm + Viễn thông + Phát hành báo + Vé máy bay

Hình 3.11:Biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) lũy kế ngày trong tháng

(6) Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) lũy kế tuần trong tháng

Hình 3.12:Biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) lũy kế tuần trong tháng

(7) Báo cáo biểu đồ doanh thu tháng trong năm theo chi nhánh (7 báo cáo)

- Theo danh sách các chi nhánh lựa chọn

Hình 3.13:Biểu đồ doanh thu tháng trong năm theo chi nhánh b) Dữ liệu cần sử dụng

(8) Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) theo ngày trong tuần (7 báo cáo)

- Thống kê báo cáo: 6 báo cáo theo dịch vụ và 1 báo cáo tổng hợp

Hình 3.7: Biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) theo ngày trong tuần

(9) Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong tập đoàn) theo ngày trong tuần (5 báo cáo)

- Thống kê báo cáo: 4 báo cáo dịch vụ và 1 báo cáo tổng hợp

Hình 3.8: Biểu đồ doanh thu (trong tập đoàn) theo ngày trong tuần

(10)Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) tháng trong năm (7 báo cáo)

Hình 3.9: Biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) tháng trong năm

(11)Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong tập đoàn) tháng trong năm (5 báo cáo)

Hình 3.10:Biểu đồ doanh thu (ngoài tập đoàn) tháng trong năm

(12)Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) lũy kế ngày trong tháng

Hình 3.11:Biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) lũy kế ngày trong tháng

(13)Báo cáo biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) lũy kế tuần trong tháng

+ Viễn thông + Phát hành báo + Vé máy bay + Dịch vụ khác

Hình 3.12:Biểu đồ doanh thu (trong + ngoài tập đoàn) lũy kế tuần trong tháng

(14)Báo cáo biểu đồ doanh thu tháng trong năm theo chi nhánh (7 báo cáo)

- Theo danh sách các chi nhánh lựa chọn

Hình 3.13:Biểu đồ doanh thu tháng trong năm theo chi nhánh c) Dữ liệu sử dụng

Ngoài những bảng tồn tại trong CSDL, cần bổ sung thêm các bảng sau:

- Doanh thu được tính toán tới mức chi tiết theo ngày, do đó cần có bảng doanh thu theo ngày (VTP_REVENUE_DAILY) và bảng doanh thu theo ngày chi tiết tới mức bưu cục (VTP_REVENUE_DAILY_POST) thay thế cho bảng Bảng 3.4: Bảng doanh thu (VTP_REVENUE)

Bảng 3.7: Bảng doanh thu theo ngày (VTP_REVENUE_DAILY)

PRD_ID VARCHAR2(8 BYTE) ID sản phẩm sinh tự động SERVICE_ID VARCHAR2(8 BYTE) ID dịch vụ sinh tự động

F_VALUE_MONTH NUMBER Lượng tồn của sản phẩm theo tháng SERVICE_TYPE NUMBER(2),

DEFAULT 0 Loại dịch vụ SERVICE_CODE VARCHAR2(10 BYTE) Mã dịch vụ

Bảng 3.8: Bảng doanh thu theo ngày chi tiết tới mức bưu cục

PRD_ID VARCHAR2(8 BYTE) ID sản phẩm sinh tự động

SERVICE_ID VARCHAR2(8 BYTE) ID dịch vụ sinh tự động DEPT_CODE VARCHAR2(8 BYTE) Mã chi nhánh

F_VALUE_MONTH NUMBER Lượng tồn của sản phẩm theo tháng SERVICE_TYPE NUMBER(2), DEFAULT 0 Loại dịch vụ

SERVICE_CODE VARCHAR2(10 BYTE) Mã dịch vụ d) Công nghệ sử dụng:

- Hệ thống xây dựng trên nền tảng CSDL là ORACLE

- Hệ thống xây dựng trên môi trường Linux.

- Hệ thống đảm bảo chạy ổn định trên các trình duyệt Firefox và Chrome.

- Hệ thống báo cáo đảm bảo xem được trên WIN.

Tiêu đề	Hoàn Thiện Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Báo Cáo Doanh Thu Tại Tổng Công Ty Bưu Chính Viettel Viettelpost
Tác giả	Phạm Thị Hồng Nhung
Người hướng dẫn	Th.S Nguyễn Anh Phương
Trường học	Trường Đại Học
Chuyên ngành	Tin Học Kinh Tế
Thể loại	Chuyên Đề Thực Tập

Định dạng
Số trang	67
Dung lượng	2,22 MB