ĐỀ TỰ LUẬN Môn: Soạn thảo văn bản hành chính (EG48) I. Đề bài Sinh viên chọn một trong các đề sau: 1. Đặc trưng về thể thức của công văn? Phân biệt công văn hướng dẫn và công văn giải thích. Anh (chị) hãy soạn hoàn chỉnh một trong 2 loại công văn này. 2. Phòng đào tạo của Trường Đại học A có nhu cầu khảo sát phản hồi của người học về tình hình học trực tuyến, Anh (chị) hãy: a. Soạn văn bản gửi lên Ban giám hiệu đề đạt nguyện vọng này. b. Để văn bản này có tính thuyết phục, theo Anh (Chị), cần chú ý những gì khi soạn văn bản? 3. Nêu những yêu cầu đối với báo cáo và giải thích rõ lí do. Anh (Chị) hãy soạn đề cương cho báo cáo tổng kết cuối năm của 1 đơn vị cấp phòng. 4. Phân tích sự khác biệt giữa công văn và tờ trình. Để tờ trình có tính thuyết phục, theo Anh (Chị), cần chú ý những gì khi soạn văn bản? 5. Phân tích sự khác biệt giữa đơn và tờ trình. Anh (chị) hãy soạn hoàn chỉnh một trong 2 loại văn bản này II. Yêu cầu 1. Sinh viên thực hiện đúng yêu cầu về nội dung của đề bài. 2. Sản phẩm gồm: Nội dung + 02 ảnh chụp thảo luận của SV về bài tập trên diễn đàn. Toàn bộ sản phẩm trình bày trong 1 FILE, định dạng PDF 3. Thể thức: - Bài viết bằng tiếng Việt: Font chữ Times New Roman; không quá 03 trang. - Cỡ chữ 13, First line 0.85 cm, Spacing: 6pt, Line Spacing: Exactly: 17pt trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) kể cả hình vẽ, bảng biểu và tài liệu tham khảo (nếu có) - Tài liệu tham khảo để ở cuối bài. 4. Nội dung bài sao chép nguyên văn các tài liệu đã công bố hoặc trùng lặp với bài tập của sinh viên khác sẽ bị xử lý theo quy định. Bài làm Đề bài 1: Đặc trưng về thể thức của công văn? Phân biệt công văn hướng dẫn và công văn giải thích. Anh (chị) hãy soạn hoàn chỉnh một trong 2 loại công văn này. Đặc trưng về thể thức của công văn: Tiêu đề: Tiêu đề công văn thường được ghi rõ ràng, ngắn gọn, bao gồm tên của cơ quan ban hành, số và ký hiệu của công văn, ngày tháng năm ban hành, và tiêu đề tóm tắt nội dung. Nội dung chính: Nội dung công văn phải rõ ràng, cụ thể, chính xác và ngắn gọn. Phải sử dụng ngôn ngữ trang trọng, chuyên nghiệp và đúng quy chuẩn của pháp luật. Chữ ký và đóng dấu: Công văn phải có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành. Phần người nhận: Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận công văn. Phân biệt công văn hướng dẫn và công văn giải thích: Công văn hướng dẫn:
Trang 1ĐỀ TỰ LUẬN
Môn: Soạn thảo văn bản hành chính (EG48)I.Đề bài
Sinh viên chọn một trong các đề sau:
1 Đặc trưng về thể thức của công văn? Phân biệt công văn hướng dẫn và công văn giải thích Anh (chị) hãy soạn hoàn chỉnh một trong 2 loại công văn này.
2 Phòng đào tạo của Trường Đại học A có nhu cầu khảo sát phản hồi của người học về tình hình học trực tuyến, Anh (chị) hãy:
a Soạn văn bản gửi lên Ban giám hiệu đề đạt nguyện vọng này.
b Để văn bản này có tính thuyết phục, theo Anh (Chị), cần chú ý những gì khi soạn văn bản?
3 Nêu những yêu cầu đối với báo cáo và giải thích rõ lí do Anh (Chị) hãy soạn đề cương cho báo cáo tổng kết cuối năm của 1 đơn vị cấp phòng.
4 Phân tích sự khác biệt giữa công văn và tờ trình Để tờ trình có tính thuyết phục, theo Anh (Chị), cần chú ý những gì khi soạn văn bản?
5 Phân tích sự khác biệt giữa đơn và tờ trình Anh (chị) hãy soạn hoàn chỉnh một trong 2 loại văn bản này
II Yêu cầu
1 Sinh viên thực hiện đúng yêu cầu về nội dung của đề bài.
2 Sản phẩm gồm: Nội dung + 02 ảnh chụp thảo luận của SV về bài tập trên diễn đàn.Toàn bộ sản phẩm trình bày trong 1 FILE, định dạng PDF
3 Thể thức:
- Bài viết bằng tiếng Việt: Font chữ Times New Roman; không quá 03 trang.- Cỡ chữ 13, First line 0.85 cm, Spacing: 6pt, Line Spacing: Exactly: 17pt trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) kể cả hình vẽ, bảng biểu và tài liệu tham khảo (nếu có)
- Tài liệu tham khảo để ở cuối bài.
4 Nội dung bài sao chép nguyên văn các tài liệu đã công bố hoặc trùng lặp với bài tậpcủa sinh viên khác sẽ bị xử lý theo quy định.
Bài làm Đề bài 1:
Đặc trưng về thể thức của công văn? Phân biệt công văn hướng dẫn và công văn giải thích Anh (chị) hãy soạn hoàn chỉnh một trong 2 loại công văn này.
Trang 2Đặc trưng về thể thức của công văn:Tiêu đề:
Tiêu đề công văn thường được ghi rõ ràng, ngắn gọn, bao gồm tên của cơ quan ban hành, số và ký hiệu của công văn, ngày tháng năm ban hành, và tiêu đề tóm tắt nội dung.
Nội dung chính:
Nội dung công văn phải rõ ràng, cụ thể, chính xác và ngắn gọn.
Phải sử dụng ngôn ngữ trang trọng, chuyên nghiệp và đúng quy chuẩn của pháp luật.Chữ ký và đóng dấu:
Công văn phải có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành.Phần người nhận:
Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận công văn.Phân biệt công văn hướng dẫn và công văn giải thích:Công văn hướng dẫn:
Mục đích: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện một công việc, nhiệm vụ hay quy định cụ thể.
Nội dung: Thường chứa các bước thực hiện, yêu cầu và điều kiện cụ thể cần tuân thủ.Ví dụ: Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính năm.
Công văn giải thích:
Mục đích: Giải thích rõ ràng, chi tiết về một vấn đề, quy định hoặc tình huống cụ thể mà người nhận chưa hiểu rõ.
Nội dung: Thường là giải thích các thuật ngữ, quy định pháp luật hoặc quy trình làm việc.
Ví dụ: Giải thích các điều khoản trong hợp đồng lao động.Soạn công văn hướng dẫn:
Dưới đây là mẫu công văn hướng dẫn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 12/CV-BGDĐT
Hà Nội, ngày 20 tháng 07 năm 2024
V/v Hướng dẫn thực hiện báo cáo tài chính năm 2024Kính gửi: Các Sở Giáo dục và Đào tạo
Trang 3Thực hiện kế hoạch công tác năm 2024, Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn các Sở Giáo dục và Đào tạo thực hiện báo cáo tài chính năm 2024 như sau:
Mục đích:
Đảm bảo việc lập báo cáo tài chính tuân thủ các quy định của Nhà nước và cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời.
Yêu cầu chung:
Báo cáo tài chính phải được lập chính xác, đầy đủ, kịp thời và trung thực.
Các Sở Giáo dục và Đào tạo phải thực hiện đúng quy định về biểu mẫu, phương pháp lập và trình bày báo cáo tài chính.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Thu thập và tổng hợp số liệu tài chính từ các đơn vị trực thuộc.Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác và nhất quán.Bước 3: Lập báo cáo tài chính theo biểu mẫu quy định.
Bước 4: Trình bày và nộp báo cáo tài chính đúng thời hạn.Thời hạn nộp báo cáo:
Báo cáo tài chính năm 2024 phải được nộp trước ngày 31/12/2024.Điều kiện tuân thủ:
Báo cáo tài chính phải tuân thủ các quy định hiện hành về kế toán và tài chính công.Đề nghị các Sở Giáo dục và Đào tạo triển khai thực hiện theo hướng dẫn này Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Giáo dục và Đào tạo (Vụ Kế hoạch - Tài chính) để được hướng dẫn giải quyết.
Trân trọng,
KT BỘ TRƯỞNGTHỨ TRƯỞNG(Đã ký)
Nguyễn Văn A
Soạn công văn giải thích:
Dưới đây là mẫu công văn giải thích:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 45/CV-BGDĐT
Trang 4Hà Nội, ngày 20 tháng 07 năm 2024
V/v Giải thích các điều khoản trong hợp đồng lao độngKính gửi: Các Sở Giáo dục và Đào tạo
Trong thời gian qua, Bộ Giáo dục và Đào tạo nhận được nhiều phản ánh từ các Sở Giáo dục và Đào tạo về việc chưa hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng lao động của giáo viên và nhân viên Để giải quyết vấn đề này, Bộ Giáo dục và Đào tạo xin giải thích rõcác điều khoản như sau:
Điều khoản về thời gian làm việc:
Thời gian làm việc theo quy định là 8 giờ mỗi ngày và 40 giờ mỗi tuần Giáo viên có thể có lịch làm việc cụ thể tùy theo nhu cầu của trường học.
Điều khoản về lương và phụ cấp:
Lương cơ bản được tính theo ngạch, bậc và hệ số lương hiện hành của Nhà nước Phụcấp bao gồm các khoản phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp độc hại (nếu có).
Điều khoản về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động:
Người lao động có quyền được bảo đảm các điều kiện làm việc an toàn, vệ sinh và được tham gia các khóa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn.
Người lao động có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao, tuân thủ nội quy lao động và các quy định pháp luật liên quan.
Điều khoản về chấm dứt hợp đồng lao động:
Hợp đồng lao động có thể chấm dứt khi hết hạn, theo thỏa thuận giữa hai bên hoặc khi một trong hai bên vi phạm nghiêm trọng các điều khoản của hợp đồng.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về các điều khoản trên, các Sở Giáo dục và Đào tạo có thể liên hệ với Bộ Giáo dục và Đào tạo (Vụ Pháp chế) để được giải đáp cụ thể.
Đề nghị các Sở Giáo dục và Đào tạo phổ biến nội dung giải thích này đến toàn thể giáo viên và nhân viên để thực hiện đúng các quy định của hợp đồng lao động.
Trân trọng,
KT BỘ TRƯỞNGTHỨ TRƯỞNG(Đã ký)
Nguyễn Văn B
Trang 5Đề bài 2:
Phòng đào tạo của Trường Đại học A có nhu cầu khảo sát phản hồi của người học về tình hình học trực tuyến Anh (chị) hãy:
a Soạn văn bản gửi lên Ban giám hiệu đề đạt nguyện vọng này.
b Để văn bản này có tính thuyết phục theo Anh (Chị) cần chú ý những gì khi soạn văn bản?
a Soạn văn bản gửi lên Ban giám hiệu đề đạt nguyện vọng:CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúcSố: 22/CV-ĐH-A
Hà Nội, ngày 20 tháng 07 năm 2024
V/v Khảo sát phản hồi của người học về tình hình học trực tuyếnKính gửi: Ban Giám hiệu Trường Đại học A
Phòng Đào tạo Trường Đại học A xin kính trình Ban Giám hiệu về nhu cầu khảo sát phản hồi của người học đối với tình hình học trực tuyến trong năm học 2023-2024.
Phản hồi từ sinh viên là nguồn thông tin quan trọng giúp nhà trường nâng cao chất lượng giảng dạy và đảm bảo quyền lợi học tập của sinh viên.
Trang 6Thời gian khảo sát dự kiến từ ngày 01/08/2024 đến ngày 15/08/2024.
Báo cáo kết quả khảo sát sẽ được hoàn thiện và gửi đến Ban Giám hiệu vào ngày 30/08/2024.
Trình bày thông tin theo cấu trúc rõ ràng, mạch lạc và hợp lý.Sắp xếp các mục nội dung theo thứ tự ưu tiên và tầm quan trọng.Cung cấp thông tin cụ thể và chi tiết:
Đưa ra các thông tin cụ thể về mục đích, lý do, phương pháp thực hiện, thời gian và kinh phí.
Tránh sử dụng các thông tin chung chung, thiếu cụ thể.Chú trọng đến lợi ích của đối tượng nhận:
Nhấn mạnh lợi ích của việc thực hiện khảo sát đối với sinh viên và nhà trường.Giải thích rõ ràng về tầm quan trọng và tác động tích cực của khảo sát.
Chữ ký và đóng dấu:
Đảm bảo văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành để tăng tính chính thức và thuyết phục.
Trang 7Đầy đủ và chi tiết:
Phải bao quát tất cả các khía cạnh cần thiết, từ hoạt động, kết quả đạt được, khó khăn gặp phải đến các đề xuất cải thiện.
Cấu trúc logic và hợp lý:
Nội dung báo cáo cần được sắp xếp theo một trật tự logic, từ tổng quan đến chi tiết, giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu rõ.
Số liệu minh họa cụ thể:
Sử dụng các số liệu, bảng biểu, biểu đồ để minh họa cho các nội dung được trình bày,giúp tăng tính thuyết phục và rõ ràng.
Đúng thời hạn:
Báo cáo cần được hoàn thành và nộp đúng thời hạn quy định để đảm bảo tính kịp thờicủa thông tin.
Lý do cho các yêu cầu trên:
Rõ ràng và chính xác giúp người đọc hiểu ngay nội dung mà không cần phải suy luận hay hỏi thêm.
Đầy đủ và chi tiết đảm bảo mọi khía cạnh của vấn đề được xem xét và đánh giá một cách toàn diện.
Cấu trúc logic và hợp lý giúp báo cáo trở nên dễ theo dõi và nắm bắt thông tin quan trọng.
Số liệu minh họa cụ thể cung cấp chứng cứ thuyết phục cho các nhận định và kết luậntrong báo cáo.
Đúng thời hạn đảm bảo thông tin cập nhật và có giá trị cho các quyết định quản lý và điều hành.
Đề cương cho báo cáo tổng kết cuối năm của 1 đơn vị cấp phòng:CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Trang 8BÁO CÁO TỔNG KẾT CUỐI NĂM 2024CỦA PHÒNG [TÊN PHÒNG]
I MỞ ĐẦU
Giới thiệu chung về phòng:Tên phòng, chức năng, nhiệm vụTổ chức nhân sự
Mục đích của báo cáo:
Tổng kết các hoạt động trong năm
Đánh giá kết quả đạt được và các khó khăn, thách thứcĐề xuất phương hướng, giải pháp cho năm tới
II NỘI DUNG CHÍNHHoạt động chính trong năm:Các hoạt động đã thực hiệnKết quả đạt được
Minh họa bằng số liệu, biểu đồ, bảng biểuĐánh giá kết quả:
So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đặt raNhững thành tựu nổi bật
Các hạn chế và nguyên nhânKhó khăn và thách thức:
Các vấn đề gặp phải trong quá trình hoạt độngNguyên nhân và cách giải quyết (nếu có)Đề xuất và kiến nghị:
Các đề xuất để cải thiện hiệu quả hoạt độngKiến nghị với cấp trên hoặc các đơn vị liên quanIII KẾT LUẬN
Tóm tắt nội dung chính của báo cáo:Những điểm quan trọng nhất
Nhấn mạnh vào các thành tựu và bài học kinh nghiệmPhương hướng hoạt động cho năm tới:
Trang 9Các tài liệu tham khảo:
Danh sách các tài liệu đã sử dụng để lập báo cáo
Trang 10Tờ trình: Được sử dụng để trình bày vấn đề, tình hình, đề xuất giải pháp hoặc xin ý kiến chỉ đạo từ cấp trên Tờ trình thường mang tính chất đề xuất, xin phê duyệt, hoặc báo cáo một vấn đề cụ thể.
Nội dung:
Công văn: Nội dung thường ngắn gọn, rõ ràng, chỉ tập trung vào vấn đề cần truyền đạt hoặc yêu cầu Công văn có thể bao gồm các nội dung như thông báo, hướng dẫn, đề nghị, hoặc giải thích.
Tờ trình: Nội dung chi tiết hơn, bao gồm phần mở đầu, lý do, nội dung chính, kết luậnvà kiến nghị Tờ trình thường trình bày rõ ràng, chi tiết về vấn đề cần xin ý kiến hoặc phê duyệt.
Trang 12Cải thiện chất lượng giảng dạy, tạo điều kiện học tập tốt hơn cho sinh viên.Nâng cao uy tín và chất lượng đào tạo của trường.
Nguyễn Văn D
Trang 13Tờ trình: Được sử dụng để báo cáo tình hình, đề xuất phương án hoặc xin ý kiến chỉ đạo từ cấp trên về một vấn đề cụ thể Ví dụ: tờ trình xin phê duyệt dự án, tờ trình xin kinh phí.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉPKính gửi:
Ban Giám hiệu Trường Đại học APhòng Tổ chức Cán bộ
Tôi tên là: Nguyễn Văn E
Trang 14Chức vụ: Giảng viên Khoa Công nghệ Thông tin
Nay tôi làm đơn này kính xin Ban Giám hiệu và Phòng Tổ chức Cán bộ cho phép tôi được nghỉ phép có lương từ ngày 01/08/2024 đến ngày 07/08/2024.
Lý do:
Tham gia khóa học nâng cao chuyên môn tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Trong thời gian tôi vắng mặt, công việc giảng dạy của tôi sẽ được bàn giao cho giảng viên Trần Văn F.
Tôi cam kết sẽ trở lại công tác đúng thời gian và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.Kính mong Ban Giám hiệu và Phòng Tổ chức Cán bộ xem xét và chấp thuận.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 20 tháng 07 năm 2024Người làm đơn
(Đã ký)
Nguyễn Văn E
Mẫu tờ trình xin phê duyệt kinh phí:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
2 Tình hình hiện tại:
Hiện nay, các hoạt động nghiên cứu khoa học và trao đổi học thuật của trường đang được đẩy mạnh, tuy nhiên còn thiếu kinh phí để tổ chức các sự kiện lớn như hội thảo khoahọc.
3 Đề xuất:
Trang 15Tổ chức hội thảo khoa học với chủ đề “Công nghệ và Đổi mới sáng tạo” nhằm tạo cơ hội cho các giảng viên, sinh viên và các chuyên gia trong ngành giao lưu, trao đổi kinh nghiệm và công bố các nghiên cứu mới.
Dự kiến kinh phí tổ chức hội thảo: 200.000.000 VND.4 Lợi ích:
Hội thảo sẽ tạo diễn đàn trao đổi học thuật, nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học.Góp phần nâng cao uy tín và vị thế của Trường Đại học A trong lĩnh vực công nghệ và đổi mới sáng tạo.
Nguyễn Văn G