Bài giảng tiếng việt & soạn thảo văn bản quản lý dn eg49 Đại học mở hà nội

BÀI 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN MỞ ĐẦU Xin chào các anh, chị sinh viên! Trước hết, chúng tôi rất hân hạnh được giới thiệu một cách khái quát với các anh/chị nội dung môn học Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp. Môn học này gồm 4 bài. Bài 1: Những vấn đề chung về văn bản. Bài 2: Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản. Bài 3: Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính. Bài 4: Phương pháp soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp. Chúng ta nghiên cứu bài 1. Bài này gồm ba phần Phần I. Khái niệm, vai trò và chức năng của văn bản. Phần II. Phân biệt các loại hình văn bản. Phần III. Những yêu cầu về thể thức và nội dung văn bản.

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

BÀI 1:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN

MỞ ĐẦU

Xin chào các anh, chị sinh viên!

Trước hết, chúng tôi rất hân hạnh được giới thiệu một cách khái quát với các anh/chị nội dung môn học Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Môn học này gồm 4 bài Bài 1: Những vấn đề chung về văn bản Bài 2: Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản Bài 3: Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính Bài 4: Phương pháp soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Chúng ta nghiên cứu bài 1 Bài này gồm ba phần

Phần I Khái niệm, vai trò và chức năng của văn bản

Phần II Phân biệt các loại hình văn bản

Phần III Những yêu cầu về thể thức và nội dung văn bản

Mục tiêu chung

Nghiên cứu vấn đề này, anh/chị có thể hiểu được những vấn đề cơ bản của môn Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp

Mục tiêu cụ thể

- Hiểu được khái niệm và đặc điểm của các loại văn bản

- Hiểu được các chức năng của văn bản

- Biết được các loại văn bản trong cơ quan hành chính và phân loại văn bản trong các doanh nghiệp đang sử dụng trong giai đoạn hiện nay

- Biết đánh giá chất lượng của văn bản

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 2

Để hiểu rõ được những nội dung cơ bản của bài này anh,/chị nhớ ôn tập bằng cách trả lời những câu hỏi và làm bài tập ở cuối mỗi phần của bài

Chúc các anh/chị đạt kết quả tốt!

LÝ THUYẾT 1.1 Khái quát chung về văn bản

1.1.1 Khái niệm

Trước hết phải hiểu rõ khái niệm văn bản là gì?

Với ý nghĩa đó: “Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ chức với mục đích thông báo hay đòi hỏi người tiếp nhận phải thực hiện những yêu cầu có trong văn bản, mục đích của văn bản để đáp ứng yêu cầu của cá nhân hoặc người đứng đầu tổ chức soạn thảo và ký duyệt văn bản đó”

Tùy theo từng lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được ban hành với nội dung và hình thức khác nhau

1.1.2 Vai trò của văn bản

Trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì các mối quan hệ giữa có tác động với nhau ngày càng mở rộng và phát triển không những trong nước mà còn hội nhập quốc

tế Do đó các lĩnh vực hoạt động hành chính hay các văn bản hợp tác kinh doanh và các văn bản pháp luật sẽ ngày càng đa dạng và chỉnh sửa để phù hợp với tình hình của đơn vị hành chính hoặc doanh nghiệp trong điều kiện thực tế Vai trò phục vụ thông tin của văn bản trong các lĩnh vực hoạt động là căn cứ cho các bộ phận, đơn vị trong cơ quan hoặc tổ chức được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết Các tổ chức, doanh nghiệp khi ban hành đầy đủ các văn bản quy định thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc điều hành và thực hiện công việc có hiệu quả

Văn bản được soạn thảo trong điều kiện thời gian cụ thể thì phải căn cứ vào nhiệm

vụ thực tế của các cấp, ngành, cơ quan đó Do vậy văn bản chính là thước đo sự phát triển của xã hội, là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội, là căn cứ, chuẩn mực cho mọi hoạt động của các cấp, các ngành, các đơn vị, cơ quan, tổ chức kinh tế xã hội

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Mặt khác, văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đi những thông tin nhất

định đến người sử dụng

1.1.3 Chức năng của văn bản

- Chức năng thông tin:

Trong các công việc của đời sống hàng ngày và trong các lĩnh vực của cơ quan hành chính, doanh nghiệp thì văn bản là phương tiện hết sức quan trọng để điều hành mọi hoạt động của cơ quan hay tổ chức đó Văn bản có chức năng thu nhận và truyền thông tin giữa các tổ chức với tổ chức khác nhau, giữa các cá nhân với tổ chức, doanh nghiệp hay các quan hệ cá nhân với nhau sẽ xuất hiện trên nhiều lĩnh vực trong đời sống, trong công việc hợp tác kinh doanh Nhờ có các văn bản hướng dẫn, các chủ trương, chính sách, các quy định sẽ được thông báo tới các tổ chức và cá nhân liên quan để thưc hiện theo đúng nội dung có trong văn bản Vì vậy, với cơ quan ra văn bản, đó là sự truyền tải, truyền đạt thông tin, còn với cơ quan tiếp nhận văn bản thì đó là sự thu nhận thông tin Thông tin bao gồm nhiều lại khác nhau như: tin tức, mệnh lệnh, chủ trương, chính sách, các quy định, chế độ, thể lệ mới, các yêu cầu, đề nghị, giải trình, phúc đáp và các thỏa thuận trong quan hệ giao dịch

Thông thường, có thể có những loại văn bản theo những hướng như sau:

- Văn bản mang tính định hướng như: Các chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước, phương hướng, kế hoạch công tác trong thời gian tới và lâu dài liên quan đến hoạt động của ngành và đơn vị

- Văn bản mang tính thực tiễn như: Các văn bản về mối quan hệ giữa các cơ quan, đơn vị trong hệ thống và ngoài hệ thống, có liên quan trực tiếp hay gián tiếp trong quá trình hoạt động của đơn vị

Vì thế, sự cần thiết phải có đầy đủ thông tin, xử lý một cách khoa học các thông tin

để soạn thảo văn bản cũng như khai thác mọi thông tin qua hệ thống văn bản là một yêu cầu bắt buộc đối với người lãnh đạo, người quản lý, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường

- Chức năng pháp lý:

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 4

Chức năng pháp lý chứa đựng các quy phạm pháp luật, đặc biệt trong văn bản hành chính và các văn bản liên quan đến liên kết, hợp tác kinh tế Trong quản lý nhà nước, đơn

vị hành chính sự nghiệp thì đều dựa trên hệ thống văn bản pháp luật Văn bản sẽ là căn cứ

để vận dụng, giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong đời sống thực tế Chức năng pháp lý thể hiện ở những cam kết có trong hợp đồng mua bán, hợp đồng chuyển nhượng, giấy ủy quyền Các mối quan hệ xã hội, các ràng buộc về mặt pháp lý giữa các ngành, các cấp, các

cơ quan cũng như trong nội bộ đều được thực hiện thông qua hệ thống văn bản

Do đó, để quán triệt, nâng cao tính pháp lý của văn bản là công cụ hiệu quả thì việc soạn thảo văn bản cần phải chú ý đến những vấn đề sau:

- Văn bản phải thể hiện đúng thể thức theo quy định thống nhất chung được thể hiện trong văn bản chuẩn của Nhà nước

- Việc ban hành văn bản phải đúng thẩm quyền và phải theo quy định chung của mỗi

cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị xã hội

- Văn bản phải đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống, tổ chức

- Chức năng quản lý

Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định trong hoạt động quản lý và phân công công việc của tổ chức Hệ thống văn bản luôn chứa đựng những chuẩn mực giá trị xã hội thích hợp với mỗi giai đoạn của lịch sử Để thực hiện các công việc trong hệ thống của

tổ chức thì cần phải thông qua hệ thống văn bản Hệ thống văn bản thể hiện quy định các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, quy định hoạt động, nhiệm vụ của các phòng ban chức năng của các cấp, giữa các bộ phận trong đơn vị, nhiệm vụ của từng cá nhân Từ đó sẽ giúp lãnh đạo đơn vị quản lý và điều hành thống nhất hiệu quả Người lãnh đạo, người quản lý luôn phải ra những quyết định quản lý sau khi đã thu thập, xử lý, phân tích một cách đầy đủ

và toàn diện những thông tin cần thiết thông qua hệ thống văn bản quản lý - giao dịch Cấp dưới, người lãnh đạo, đối tác cũng phải thực hiện những hoạt động theo những quyết định quản lý trong hệ thống các loại văn bản quản lý

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Văn bản sử dụng làm phương tiện trong các hoạt động quản lí, điều hành hệ thống công việc cảu cơ quan, tổ chức Do đó, khi văn bản được ban hành thì sẽ truyền đạt các quyết định quản lý, thông báo những thông tin liên quan đến công việc của tổ chức và cá nhân Nhờ có hệ thống văn bản mà người lãnh đạo hiểu rõ được những yêu cầu, mệnh lệnh của cấp trên để tiến hành yêu cầu cấp dưới thực hiện Văn bản là phương tiện tổ chức và điều hành mọi quan hệ trong cơ quan, tổ chức Hệ thống văn bản ban hành của một cơ quan

có thể đánh giá được trình độ năng lực của người lãnh đạo Nếu hệ thống văn bản của cơ quan nào đó ban hành có sự chồng chéo và mâu thuẫn giữa các văn bản với nhau, các lĩnh vực không thống nhất thì dẫn đến việc thực hiện để triển khai sẽ gặp nhiều rắc rối, những người thực hiện sẽ thấy vướng mắc trong công việc, cần phải chỉnh sửa và hủy bỏ những văn bản đó

Thông qua hệ thống văn bản, người đọc có thể phát hiện được những bất cập và không hợp lý trong hoạt động của bộ máy quản lý tại mỗi cơ quan, doanh nghiệp Các loại văn bản được ban hành cho thấy trình độ chuyên môn trong việc soạn thảo văn bản theo lĩnh vực của tổ chức

Công tác đánh giá và kiểm tra là điều kiện tiên quyết và tất yếu nhằm đảm bảo cho

bộ máy hoạt động hiệu quả Thông qua công tác kiểm tra, các cấp các ngành có thể phát hiện được, đánh giá đúng đắn năng lực lãnh đạo, tinh thần trách nhiệm, tính năng động, ý thức chấp hành pháp luật Nhà nước của những cơ quan, cán bộ cấp dưới Khi phát hiện những sai sót thì cơ quan ban hành văn bản kịp thời ngăn chặn và đưa ra những biện pháp khắc phục

Trong công tác kiểm tra hệ thống văn bản có ý nghĩa rất quan trọng nên cần xem xét cụ thể các yếu tố sau:

- Kiểm tra tính hợp lý của việc xuất hiện hay ban hành văn bản Một văn bản mới ban hành là xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn, phù hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể nhất định, không trái với nội dung của văn bản của cấp trên cũng như những văn bản đã ban hành trước

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 6

- Nội dung của văn bản và kết quả thực hiện phải có tính khả thi hay nói cách khác

là có phù hợp với yêu cầu của công việc, quyền lợi và khả năng của đối tượng thực hiện

- Kiểm tra, nghiên cứu văn bản mới xem có phát hiện ra được những khiếm khuyết, những thiếu sót của văn bản Từ đó có thể chỉnh sửa những nội dung chưa phù hợp cần phải

có dự báo đối với kết quả của văn bản (sự phản hồi của người thực hiện, cơ quan cấp dưới)

- Đánh giá được năng lực, trách nghiệm của từng bộ phận, của từng cán bộ, cũng như của cả bộ máy quản lý

- Chức năng văn hóa - xã hội và sử liệu

Các loại văn bản khi được ban hành thì các tổ chức cá nhân sẽ phải thực hiện theo nội dung hướng dẫn, chỉ đạo đó Toàn bộ hoạt động trong cơ quan hành chính và doanh nghiệp đều được thể hiện ở hệ thống văn bản Thông qua hệ thống văn bản, ta có thể hiểu được cơ bản thông qua lối sống, nếp sống văn hoá của từng thời kỳ lịch sử, chủ thể ban hành có thể đưa vào đó các yếu tố văn hoá, các giá trị truyền thống, các phong tục tập quán tốt đẹp của dân tộc nhằm giáo dục công dân Chủ thể ban hành có thể đưa vào văn bản những kiến thức pháp luật và nhờ đó nâng cao ý thức và sự hiểu biết pháp luật của nhân dân, hướng đến cách xử sự của mỗi cá nhân hay tập thể phù hợp với quy định của pháp luật

và phù hợp với bản sắc văn hoá dân tộc

Các loại văn bản được ban hành thì đều phải căn cứ từ các nhu cầu xã hội, các hoạt động quản lý đang diễn ra trong đời sống hàng ngày Văn bản sẽ điều chỉnh một hay một số mối quan hệ xã hội nào đó đang tồn tại nhằm tạo ra những mối quan hệ xã hội mới phù hợp với hoàn cảnh và sự phát triển của nền kinh tế trong quốc gia đó

Nhờ có hệ thống văn bản thì người đọc có thể nhận biết được các vấn đề đang diễn

ra trong đời sống, kinh tế, chính trị và văn hoá xã hội Các loại văn bản là thước đo của sự phát triển trong nền kinh tế của quốc gia do đó sẽ được sửa đổi và trau dồi kiến thức bồ sung thường xuyên phù hợp với sự thay đổi, phát triển của đất nước hay nền kinh tế Văn bản cần được lưu trữ và trở thành những tư liệu quan trọng giúp các nhà quản lý đánh giá đối với sự thay đổi từng thời kỳ

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

1.1.4 Phân loại văn bản

Hiện nay văn bản được phân loại ra theo từng nghiệp vụ cụ thể Để từ đó người soạn thảo

sẽ căn cứ các quy định, thể lệ và phương pháp soạn thảo sẽ hoàn thành văn bản và ban hành phù hợp với cơ quan, doanh nghiệp của mình Trong từng văn bản thì có thể được phân loại theo tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích của đơn vị (cơ quan hành chính sự nghiệp hay doanh nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và vừa hay các tập đoàn kinh tế) Tại điều 4, Nghị định của Chính phủ số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư quy định các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật, Văn

bản hành chính, Văn bản chuyển đổi (của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội)

- Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật hay còn gọi là Văn bản pháp quy là một hình thức pháp luật thành văn (Văn bản pháp) được thể hiện qua các văn bản chứa được các quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật này hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong

đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện

để điều chỉnh các quan hệ xã hội

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

+ Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội

+ Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội

+ Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

+ Nghị định của Chính phủ

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh

án Toà án nhân dân tối cao

+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 8

+ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước

+ Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội

+ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh

án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

+ Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân

- Văn bản tác nghiệp hành chính

Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể

hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

+ Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ

quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể Bao gồm:

+ Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành

nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các

cơ quan đoàn thể Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác

Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn

Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch,

hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể Ví dụ:

- Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;

- Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản;

- Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao

- Văn bản quản lý doanh nghiệp

Là văn bản được ban hành và sử dụng theo yêu cầu của công việc và đáp ứng các hoạt động của doanh nghiệp đó Tùy thuộc công việc cũng như thời điểm cụ thể thì lãnh đạo doanh nghiệp sẽ ban hành các loại văn bản phù hợp (quy chế, nội dung công việc, điều

lệ, kế hoạch, dự án…)

1.2 Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản

1.2.1 Hình thức văn bản

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 10

Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội

vụ Văn phòng Chính Phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, bố cục của văn bản phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

-Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định

-Bố cục của luật, pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Điều 27 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một

số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 02/2002/QH11 ngày 16 tháng 12 năm 2002

Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau:

- Nghị quyết: Theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm

- Nghị định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm các quy chế (điều lệ) ban hành, kèm theo nghị định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm

- Quyết định: Theo điều, khoản, điểm các quy chế (điều lệ) ban hành, kèm theo quyết định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm

- Chỉ thị: Theo khoản, điểm

Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:

- Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản điểm các quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: Theo chương, các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: Mục, điều, khoản, điểm

- Chỉ thị (cá nhân): Theo khoản, điểm

- Các hình thức văn bản khác: Các quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: theo phần, mục, khoản, điểm

Những yêu cầu về hình thức đối với văn bản quản lý đặt ra cho người soạn thảo văn bản nhiệm vụ là: phải sắp xếp, bố cục các phần văn bản một cách khoa học và logic sử

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

dụng ngôn ngữ và văn phạm để phản ánh ý chí của Nhà nước được trung thực, khách quan,

dễ hiểu, dễ thực hiện và dễ áp dụng vào thực tế công tác quản lý Nhà nước

Những yêu cầu về hình thức của văn bản quản lý là tuỳ theo từng loại văn bản mà tìm cách kết cấu theo từng chủ đề hay thể loại hợp lý Thông thường những văn bản như điều lệ, quyết định, hợp đồng được viết dưới dạng điều khoản, còn đa phần thì các loại văn bản khác được viết theo thể loại văn xuôi Viết dưới dạng văn xuôi, đòi hỏi phải biết cách bố cục theo trình tự logic từ đặt vấn đề đến giải quyết vấn đề và cuối cùng là kết thúc vấn đề

Văn bản quản lý phải chú trọng kĩ thuật trình bày, hành văn rõ ràng, logic diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành

Khi soạn thảo cần chia văn bản thành các đoạn lớn, đặt tiêu đề cho từng đoạn Có thể dùng các số La Mã, các số tự nhiên, các chữ cái (theo vần a, b, c…) có thể chỉ dùng nguyên các chữ số tự nhiên như: (1.) ;(1.1.); (1.1.2.); (1.1.2.3.) để phân biệt các đoạn, các phần nhỏ trực thuộc thì ghi lùi sâu vào trong để làm nổi bật các thông tin chính của văn bản

Những thông tin về số liệu thống kê có thể dùng bảng biểu hoặc đồ thị để trình bày, biểu thị được cả sự phân tích, cả sự tổng hợp và dễ hiểu hơn

Cần gạch dưới những ý, những từ ngữ quan trọng để nhấn mạnh thông tin, hướng người đọc chú ý tới nội dung, ý nghĩa của nó

Có thể in nghiêng, đậm hay gạch chân những từ cần nhấn mạnh…

1.2.2 Các yêu cầu về nội dung văn bản

Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội

vụ và Văn phòng Chính Phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, nội dung của văn bản phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với quy định của pháp luật

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 12

- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu

- Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản

- Không viết tắt những từ, cụm từ, không thông dụng Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản có thể viết tắt nhưng các chữ cái viết tắt lần đầu của

từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó

- Viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả Tiếng Việt

- Khi dẫn đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản, số ký hiệu văn bản ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh), có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

Tùy theo từng loại văn bản người soạn thảo văn bản lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp, có cách thức trình bày thích ứng để làm cho rõ những vấn đề cơ bản mà mục đích của văn bản đặt ra Thông qua nội dung văn bản, người tiếp nhận phải hiểu được mục đích của văn bản, phải hiểu rõ những việc cần xử lý trên cơ sở những cách thức, phương pháp và nguyên tắc xử sự đúng đắn

- Tính mục đích

Văn bản phải thể hiện mục tiêu và giới hạn của nó, tức là phải trả lời được các câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải quyết mối quan hệ nào? Giải quyết đến đâu? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện trong khả năng phản ánh được mục tiêu của các chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước cũng như những chủ trương của các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý Nó phải là sự cụ thể hóa các văn bản của cấp trên và giải quyết những vấn đề quản lý cụ thể của cơ quan một cách sáng tạo và kịp thời

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Ngoài ra, tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện việc phản ánh đứng đắn và đầy đủ lợi ích, tâm tư, nguyện vọng của những thành viên trong cơ quan, đơn vị

- Tính khoa học và tính khả thi

Văn bản có tính khoa học là văn bản có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết Các sự kiện, biến cố, nội dung của văn bản phải chính xác, không dùng những thông tin quá cũ, lạc hậu Nội dung các mệnh lệnh, ý tưởng phải rõ ràng, mạch lạc, không bị người đọc hiểu nhầm

Văn bản có tính khả thi là văn bản phải đáp ứng các vấn đề như: Phải đưa ra được những vấn đề xuất phát từ yêu cầu khách quan của thực tiễn gắn với những điều kiện cụ thể nhất định như tình hình của đối tượng, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực mọi mặt của đối tượng thi hành, phù hợp với yêu cầu của các quy luật khách quan Mọi quy định trong văn bản phải biết gắn giữa quyền và nghĩa vụ đi đôi với những điều kiện cụ thể để thực hiện quyền và nghĩa vụ đó Thấy rằng văn bản phải có khả năng thực hiện được, trên thực tế cũng có không ít văn bản không thể hiện được chuẩn mực đó chỉ là ý chủ quan của người ban hành

- Tính quy phạm

Văn bản quản lý nhìn chung là truyền đạt ý chí của các cơ quan và để chúng có hiệu lực thì tùy theo loại văn bản, cần phải viết nội dung có hàm chứa những vấn đề có tính quy phạm Tính quy phạm thường được thể hiện dưới hình thức những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi, cách xử sự của đối tượng tiếp nhận văn bản Một văn bản có nội dung có tính quy phạm là văn bản, mà trong đó có chứa những giả định (những điều kiện, hoàn cảnh và chủ thể cần tác động), trong trường hợp đó thì chủ thể phải xử sự như thế nào (quy định) và nếu không thực hiện thì sẽ bị xử lý như thế nào? Trên thực tế, không phải mọi văn bản đều có tính quy phạm, mà chỉ những văn bản có tính pháp lí như văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật tính quy phạm mới thể hiện rõ

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 14

1.2.3 Yêu cầu về thể thức văn bản

1.2.3.1 Khái niệm thể thức văn bản

Thể thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cách thức trình bày những thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất, tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành Thể thức văn bản chỉ được áp dụng trong những văn bản ít nhiều mang tính pháp lý, hay là cơ sở đảm bảo tính pháp lý của các đơn vị cơ quan tổ chức kinh

tế xã hội trong quá trình hoạt động Sắp xếp trong thể thức văn bản từ trước đến nay được quy định ở nhiều văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như: Nghị định số 142/CP của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày 28/9/1963, Thông tư số 02/BT của Bộ trưởng, Tổng thư ký Hội đồng Bộ trưởng ban hành ngày 19/7/1989, Thông tư số 33/BT Bộ trưởng, Chủ nhiệm văn phòng Chính phủ ngày 10/12/1992, hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản trong các cơ quan hành chính nhà nước, Nghị định số 101/CP của Chính phủ ban hành ngày 32/9/1997, Công văn số 900/VPCP-HC của Văn phòng Chính phủ về việc ghi kí hiệu các văn bản quản lý nhà nước ngày 14/3/1998

Hiện nay, thể thức văn bản được thống nhất theo quy định tại các văn bản như: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật Thông qua kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX, ngày

12 tháng 11 năm 1996, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Nghị định số 91/2006/NĐ-CP của Chính phủ ngày 06/9/2006 về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Theo những quy định hiện hành mới nhất đó thì thể thức của một văn bản chuẩn có những thành phần và cách thức trình bày các thành phần đó như sau:

1.2.3.2 Các thành phần của văn bản

- Quốc hiệu:

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của quốc gia

- Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các uỷ ban Quốc hội

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND)

Ví dụ:

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp ghi độc lập):

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 16

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp):

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

Trường hợp liên cơ quan thì ghi liên cơ quan Thí dụ: Thông tư liên tịch giữa Bộ Nội

Số, kí hiệu của văn bản quy phạm pháp luật

- Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành và năm ban hành văn bản đó Số được ghi bằng chữ

số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2005, 2007

- Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

*Số, ký hiệu của văn bản hành chính

Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản Số của văn bản được ghi bằng chữ

số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Ký hiệu của văn bản hành chính

- Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:

Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính-Văn phòng Chính phủ soạn thảo:

Số và ký hiệu và văn bản được trình bày ngay dưới tên cơ quan ban hành văn bản

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

*Địa danh

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 18

Địa danh là nơi đặt trụ sở chính của cơ quan Địa danh phải phù hợp với phạm vi hoạt động của cơ quan ra văn bản:

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Bộ Nội vụ: địa danh là Hà Nội

+ Đối với các tỉnh: Là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc huyện nơi cơ quan,

tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh): Địa danh là Hạ Long

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Thanh Trì (thành phố

Hà Nội) các phòng, ban thuộc huyện: Thanh Trì

- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn bản của UBND xã Thủy Xuân Tiên, huyện Chương

Mỹ - Hà Nội: địa danh là Thủy Xuân Tiên

* Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành

- Với những ngày và tháng dưới 10 phải viết thêm số 0 phía trước vì đó là những ngày, tháng có thể bị chèn số vào trước hoặc sau

* Trình bày

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được in nghiêng và trình bày ở dưới quốc hiệu, hơi lệch về phía bên phải

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được phân cách nhau bởi dấu phẩy

- Để đảm bảo tính trang trọng của văn bản, không viết ngày, tháng, năm, ban hành văn bản theo dạng gạch chéo (15/4/2008) hoặc gạch ngang (15-3-2007) mà phải viết đầy đủ: Ngày tháng năm…

- Tên loại văn bản:

- Tên loại văn bản là tên g-ọi của từng văn bản theo hệ thống văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, ngoại trừ công văn Ví dụ: Nghị định, Báo cáo, Tờ trình… Tên loại văn bản được in bằng chữ in hoa, khổ lớn, chính giữa trang giấy dưới địa danh và ngày tháng

- Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản Ví dụ: Một tờ trình về xin mua sắm máy tính phục

vụ học thực hành kế toán: Về việc mua máy tính phục vụ phòng học thực hành kế toán

Trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới loại văn bản Riêng đối với công văn thì trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới số và ký hiệu của văn bản

- Nội dung của văn bản

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), và các quy định đặt ra các vấn đề, sự việc được trình bày Nội dung của văn bản được viết và trình bày tùy theo từng loại văn bản cụ thể (xem phần yêu cầu về nội dung văn bản)

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

*Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp người đứng đầu ký vào những văn bản theo thẩm quyền ký thì ghi chức vụ của người đứng đầu

Ví dụ: CHỦ TỊCH

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 20

- Trường hợp người đứng đầu mới chỉ giữ quyền đứng đầu cơ quan tổ chức thì phải ghi “Q” (quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu

Ví dụ: KT CHỦ TỊCH

- Trường hợp ký thừa lệnh (áp dụng trong trường hợp người đứng đầu ủy nhiệm cho cấp dưới - dưới một cấp, ký vào những văn bản nào đó) thì phải ghi chữ viết tắt “TL” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Ví dụ: TL HIỆU TRƯỞNG

- Trường hợp ký thừa ủy quyền (Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký) thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Thí dụ: TUQ GIÁM ĐỐC

Chú ý: Trong một số trường hợp, phần hình thức này khá phức tạp, Ví dụ:

TM UBND QUẬN

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

* Chức vụ của người ký

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức, chỉ ghi chức danh như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc v.v…, không ghi lại tên cơ quan, văn bản từ hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền và những trường hợp cần thiết khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể sử dụng chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới

* Họ và tên người ký

Họ và tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản

Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người

ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức

sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm học vị

- Dấu của cơ quan, tổ chức

Dấu của cơ quan, tổ chức là dấu hiệu thể hiện tính pháp lý của cơ quan, tổ chức soạn thảo ra văn bản Mỗi cơ quan chỉ có một con dấu Người đứng đầu cơ quan, tổ chức là người chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định pháp luật có liên quan Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy từ đã có chữ ký của người có thẩm quyền ký Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Không được đóng dấu khống chỉ (tức đóng dấu vào văn bản chưa có nội dung hoặc chưa có chữ ký của người

có thẩm quyền)

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 22

- Nơi nhận

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm như để kiểm tra, giám sát để xem xét, giải quyết, để thi hành, để trao đổi công việc, để biết và để lưu

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ theo quy định của pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các

cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan đến yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định

Đối với văn bản chỉ nhận một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản Đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

- Các Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã (thuộc tỉnh…)

Đối với những văn bản có ghi tên loại văn bản, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” và phân liệt kê các cơ quan tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm 2 phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn

vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác tiếp nhận công văn

Nơi nhận được trình bày ở dưới cùng phía trái văn bản (ngang với chức vụ của người ký văn bản)

- Dấu chỉ ở mức độ “mật” và “khẩn”

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

* Dấu chỉ mức độ khẩn:

Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau:

- Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hỏa tốc, thượng khẩn hoặc khẩn

- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định

Dấu chỉ độ khẩn phải được khắc sẵn, mực dùng để đóng dấu phải dùng màu đỏ tươi

* Dấu chỉ mức độ “mật”

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

Dấu chỉ mức độ “mật” và ‘khẩn” được đóng ở dưới số và ký hiệu của văn bản, đối với văn bản công văn, được đóng dưới trích yếu nội dung công văn

- Các thành phần thể thức khác của văn bản:

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-Mail, địa chỉ trên mạng (Website) số điện thoại,

số Telex, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ

- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu trú như “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần…” Các chỉ dẫn trên

có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khác có sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 24

- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề, văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng số La Mã

- Số trang: Văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập, số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục

Trình bày các thành phần của văn bản:

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210mm x 297mm)

(theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)

1.3 Quy trình soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một việc rất quan trọng, đòi hỏi người soạn thảo phải có trình

độ nhất định, cần phải có đủ trình độ chuyên môn mới có thể soạn thảo được văn bản có chất lượng tốt, đạt được những mục đích và yêu cầu đặt ra Quy trình soạn thảo văn bản là cách thức tiến hành, là các bước công việc được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định để soạn thảo ra văn bản một cách khoa học nhất Các nhà khoa học về văn bản học đã đưa ra một định soạn thảo văn bản qua các bước sau:

1.3.1 Giai đoạn chuẩn bị

Đây là giai đoạn định hình khái quát về văn bản định viết, trong đó bao gồm việc xác định mục đích yêu cầu của việc ban hành, xác định đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản Trên cơ sở đó, ta mới có thể xác định được loại văn bản và soạn thảo được nội dung văn bản thích hợp Đây là giai đoạn rất quan trọng làm cơ sở cho việc thu thập thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho viết văn bản Mặt khác, cũng qua đó người viết sẽ lựa chọn được cách trình bày, cách viết, sử dụng ngôn ngữ văn phong và thời điểm ban hành cho thích hợp

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

1.3.2 Giai đoạn soạn thảo đề cương

Soạn thảo đề cương là một giai đoạn quan trọng, đề cương là bản ghi những vấn đề

cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề hoặc viết thành một văn bản hoàn chỉnh Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỉ mỉ bao nhiêu thì việc thể hiện thành văn bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu Một đề cương hoàn chỉnh cần phải căn cứ vào các yếu tố như sau: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức văn bản, thẩm quyền ra văn bản phương thức quản lý văn bản Việc soạn thảo một

đề cương thông thường bao gồm những bước sau đây:

- Xây dựng dàn bài: Dàn bài thường gồm những phần sau: Phần mở đầu, phần nội dung (hay phần quy định) và phần thi hành Trong mỗi phần nói trên lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể cả về thể thức lẫn cách thức trình bày

- Soạn đề cương: Trên cơ sở dàn bài đã xây dựng mà viết thành một đề cương hoàn chỉnh, từ đề cương sơ bộ đến đề cương chi tiết Đề cương càng chi tiết thì thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh càng dễ dàng

1.3.3 Giai đoạn viết thành văn bản

Đây là giai đoạn có tính quyết định nhằm chắp nối những ý chính trong dàn bài Thể hiện đề cương thành một văn bản hoàn chỉnh thông qua các phương tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ Cần phải viết một mạch để đảm bảo tính lôgic và thống nhất Một đề cương có tốt như thế nào đi chăng nữa, nhưng nếu người viết không thể hiện được, không diễn đạt những ý tưởng đề ra thì chất lượng của văn bản vẫn kém Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản về cách bố cục, cách trình bày, lập luận, văn phạm, lỗi chính tả…Đây là khâu quan trọng bởi vì không ít trường hợp bị nhiễu bị nhầm lẫn, thiếu logic, sai

về sử dụng từ và văn phạm, mắc lỗi chính tả Văn bản hiện nay thường được trình bày in

ấn bằng máy vi tính, do vậy cần phải kiểm tra cẩn thận bản in trước khi trình trình kí

1.3.4 Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản

Việc ký duyệt phải là đứng đầu của đơn vị ban hành văn bản đó, có đủ thẩm quyền mới được ký văn bản Thông thường trong hoạt động của các đơn vị, cơ quan hành chính,

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 26

các doanh nghiệp kinh tế thì người soạn thảo văn bản không phải là người ký văn bản, mà thường là các bộ phận chức năng tham mưu hay thư ký giúp việc Những người soạn thảo thường là những người hiểu biết và có năng lực về lĩnh vực đó Công việc ký và đóng dấu thường là đi đôi với nhau theo nguyên tắc ký trước, đóng dấu sau

Về mặt khoa học thì quy trình soạn thảo văn bản trên là quy trình phổ biến, thường được áp dụng đối với những văn bản cấp Bộ, Sở Đó là là các văn bản quy phạm pháp luật, các ban điều lệ, quy chế… Tuy nhiên, trên thực tế thì không phải soạn thảo văn bản nào cũng tuân theo quy trình phổ biến đó mà có thể tuân theo quy trình cá biệt Không phải bao giờ người soạn thảo văn bản cũng soạn thảo một văn bản đề cương hoàn chỉnh Đối với những văn bản đơn giản ít phức tạp như công văn, thông báo thì người viết có thể trực tiếp rồi chỉnh sửa lại trước khi xin ký duyệt

Về việc lấy ý kiến góp ý hoàn chỉnh cho văn bản, theo quy trình thì phải có sự tham gia đóng góp ý kiến của những người có kinh nghiệm soạn thảo hoặc phải có sự tham khảo

ý kiến của nhiều người có liên quan trình người phụ trách để nhận những ý kiến đóng góp Điều này chỉ được áp dụng đối với việc soạn thảo những văn bản mang tính đại chúng, liên quan đến những vấn đề chung nhất, rộng rãi nhất; không áp dụng đối với những văn bản tác nghiệp đơn giản hay những văn bản chứa đựng những thông tin bí mật

1.4 Công tác lưu trữ văn bản

1.4.1 Khái niệm, chức năng, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

 Các khái niệm:

- Lưu trữ là giữ các loại tài liệu, giấy tờ của cơ quan, các nhân để làm bằng chứng để tra cứu khi cần thiết

- Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

và cá nhân có ý nghĩa kinh tế, chính trị, văn hóa được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ để sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, con người

 Chức năng

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Giúp nhà nước tổ chức và bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia

- Tổ chức sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia nhằm góp phần thực hiện tốt các đường lối, chủ trương, chính sách và những nhiệm vụ chính trị mà Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn

(Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan đoàn thể, đơn vị cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định)

 Các loại tài liệu lưu trữ

- Tài liệu quản lý hành chính: Là loại tài liệu phổ biến nhất, bao gồm các văn bản như: nghị quyết, quyết định, thông tư, chỉ thị…

- Tài liệu kỹ thuật: là tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu khoa học, sản xuất của các cơ quan: các bản thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, trắc địa, thăm dò

mỏ, địa chất…

- Tài liệu phim ảnh, ghi âm

- Tài liệu văn học nghệ thuật

 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

- Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ

quan, ghi lại mọi hoạt động của xã hội từ đời này qua đời khác, phản ánh kinh nghiệm phong phú của quần chúng nhân dân trên các mặt chính trị, văn hóa xã hội, giáo dục và khoa học kỹ thuật

- Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan Tài liệu lưu trữ

được tổng hợp, hệ thống lại giúp cho việc nghiên cứu các quy luật phát triển của xã hội, tự nhiên

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 28

- Ý nghĩa thực tiễn: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác hàng ngày của cán bộ lãnh

đạo và chuyên môn trong các cơ quan để giải quyết công việc, sơ kết, tổng kết công tác và xây dựng chương trình, kế hoạch thuận lợi và có căn cứ khoa học

1.4.2 Nghiệp vụ về công tác lưu trữ

1.4.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ

Là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó

Các bước phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan:

+ Bước 1: Chọn phương án phân loại Đây là bản dự kiến phân nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông Có các phương án sau:

• Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian

• Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức

• Phương án ngành hoạt động - thời gian

• Phương án thời gian - ngành hoạt động

Lựa chọn phương án phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức, thành phần

và nội dung tài liệu

+ Bước 2: Xây dựng phương án phân loại cụ thể đối với phông lưu trữ Sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào là phụ thuộc vào nội dung và khối tài liệu của phông

+ Bước 3: Sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm hợp lý, thể hiện được mối liên hệ lịch sử, logic của tài liệu trong phông cũng là yếu tố đảm bảo tính khoa học của nghiệp vụ phân loại tài liệu

1.4.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc lịch

sử, nguyên tắc chính trị và nguyên tắc đồng bộ, toàn diện Các nguyên tắc này cần phải được vận dụng đầy đủ, đặt trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nhằm tránh định hướng sai trong công tác này

Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan tổ chức hình thành tài liệu, ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ, hình thức của tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu

Việc xác định giá trị tài liệu cần đạt được yêu cầu:

+ Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm

+ Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ

BÀI TẬP CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

Câu 1: Phương án phân loại nào không đúng trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông?

A Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian

B Phương án ngành hoạt động - thời gian

C Phương án tư liệu- hoạt động

D Phương án thời gian - ngành hoạt động

Câu 2: Văn bản nào không được phân loại trong văn bản?

A Văn bản báo cáo

B Văn bản quản lý doanh nghiệp

C Văn bản tác nghiệp hành chính

D Văn bản quy phạm pháp luật

Câu 3: Văn bản quản lý hành chính được chia ra làm hai loại chính nào?

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Trang 30

A Thông báo, đề nghị

B Công văn, thông báo

C Quyết định, tờ trình

D Báo cáo, kế hoạch hợp đồng

Câu 4: Thứ tự nào đúng quy trình khi soạn thảo một văn bản?

A Soạn thảo đề cương, chuẩn bị, viết văn bản, xét duyệt và ký

B Viết văn bản, soạn thảo đề cương, chuẩn bị, xét duyệt và ký

C Chuẩn bị, Soạn thảo đề cương, viết văn bản, xét duyệt và ký

D Chuẩn bị, viết văn bản, soạn thảo đề cương, xét duyệt và ký

Câu 5: Tài liệu nào không đúng loại tài liệu lưu trữ?

A Tài liệu quản lý hành chính

B Tài liệu phim ảnh, ghi âm

C Tài liệu văn học nghệ thuật

D Tài liệu nghiên cứu khoa học

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Để đạt được các mục tiêu nhận thức về khái niệm, Thủ tục xây dựng và cách thức soạn thảo các loại văn bản, đặc biệt là văn quản quản lý doanh nghiệp Các anh/chị học viên cần nghiên cứu kĩ Tập bài giảng Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp, xem bài giảng richmedia trên hệ thống học tập và làm bài tập trắc nghiệm Ngoài ra anh/chị học viên đọc thêm những tài liệu tham khảo, sau đây:

1 Vũ Thị Sao Chi, Tiếng Việt hành chính, Nxb Khoa học xã hội, Hà

Nội, 2016

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

2 Nguyễn Thế Phán, Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh, Nxb Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội, 2010

3 Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước,

Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1997

4 Lương Văn Úc, Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và quản trị doanh nghiệp, Nxb Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội, 2012

5 Lê Văn In, Mẫu soạn thảo văn bản dung cho các cơ quan - chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức kinh tế, Nxb Chính trị

quốc gia, Hà Nội, 2003

Chúc Anh/ Chị học tập tốt!

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

BÀI 2

SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN

MỞ ĐẦU

Xin chào các anh, chị sinh viên!

Chúng tôi rất hân hạnh được trao đổi với các anh/chị bài 2 của môn Tiếng việt và soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp Bài 2: Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản Nội dung này

gồm ba phần:

Phần I Khái quát chung về ngôn ngữ trong văn bản

Phần II Cách thức sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

Phần III Tạo lập và trình bày nội dung văn bản

Mục tiêu chung

Nghiên cứu vấn đề này, anh/chị có thể hiểu được cách sử dụng ngôn ngữ viết trong văn bản hành chính và trong văn bản quản lý doanh nghiệp được chính xác, đúng với mục đích hoạt động của doanh nghiệp

Mục tiêu cụ thể

- Nêu được khát quát chung cách chuyển thể từ ngôn ngữ nói sang ngôn ngữ viết

- Cách sử dụng câu phải chính xác, rõ ràng đúng khuôn mẫu văn bản cần nghiêm túc và trang trọng

- Phân tích được các loại văn bản trong quản lý, đặc biệt trong quản lý doanh nghiệp để

sử dụng ngôn ngữ phù hợp với thể loại văn bản đó

- Những nội dung cơ bản của vấn đề này anh/chị nhớ ôn tập bằng cách trả lời những câu hỏi và làm bài tập ở cuối mỗi phần của bài

Thời gian nghiên cứu vấn đề này là 60 phút

Chúc các anh/chị đạt kết quả tốt!

LÝ THUYẾT

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

2.1 Khái quát chung về ngôn ngữ trong văn bản

Soạn thảo văn bản là một hoạt động thường xuyên, phổ biến đối với cán bộ, công chức, viên chức Do đó, người soạn thải văn bản phải có kiến thức đúng lĩnh vực của văn bản cần viết và vận dụng kiến thức về ngôn ngữ để diễn đạt sao cho nội dung văn bản được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc để người tiếp nhận văn bản hiểu được chính xác, tránh hiểu sai, hiểu nhầm nội dung của văn bản Sử dụng ngôn ngữ, văn phong trong văn bản quản lý trong

tổ chức hay doanh nghiệp cần đảm bảo nguyên tắc dùng đúng về âm thanh và hình thức cấu tạo, dùng từ đúng nghĩa, dùng từ đúng về ngữ pháp

2.1.1 Những yêu cầu đối với ngôn ngữ trong văn bản

- Ngôn ngữ trong văn bản phải có tính chính xác - rõ ràng

Điều quan trọng đầu tiên trong việc sử dụng ngôn ngữ là phải chính xác, rõ nghĩa của từ

và câu.Việc sử dụng từ ngữ và đặt câu cần có tính minh bạch trong kết cấu của văn bản để đảm bảo tính chính xác, tính đơn nghĩa để nội dung đọc rõ ràng, hiểu theo một nghĩa duy nhất Tuy nhiên, tính chính xác của ngôn ngữ sử dụng ở mỗi lĩnh vực có những nét khác biệt nhất định Với văn bản hành chính, văn bản quản lý doanh nghiệp thì tính chính xác của ngôn ngữ đi liền với sự tường mình, rõ ràng, mỗi từ chỉ có một nghĩa, không dư thừa từ, thiếu từ, từ

đa nghĩa hay các từ gây nên cách hiểu mơ hồ Ngôn ngữ phải phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, phản ánh trực tiếp, sáng rõ các vấn đề, không để đối tượng tiếp nhận không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai ý để suy diễn thành nhiều ý khác nhau dẫn đến việc thi hành bị sai lệch

Đối với việc sử dụng từ ngữ thì cần phân biệt rõ các từ gần âm, gần nghĩa, các từ Việt có yếu tố đồng âm vì rất dễ sử dụng nhầm lẫn Ví dụ: Các từ phá hại, phá hoại, phá hủy, hủy hoại, hủy diệt Nghĩa của các từ này đều là làm cho hỏng, thiệt hại nhưng ở các mức độ khác nhau và gắn với các chủ thể hoặc đối tượng khác nhau

Hán-Đối với phương diện câu thì câu văn trong văn bản phải diễn đạt chính xác, rõ ràng nội dung thông tin cần truyền đạt và phải đảm bảo tính đơn nghĩa Kết cấu cú pháp phải chặt chẽ,

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

logic Tránh viết câu rườm rà, lủng củng và không rõ nghĩa

- Ngôn ngữ trong văn bản phải có tính khuôn mẫu

Khuôn mẫu là cái đã được định hình và được coi là cái khung chuẩn mực để theo đó tạo

ra hàng loạt những cái khác cùng kiểu Đây là tính quy định chung về cách thức trình bày văn bản áp dụng cho tất cả cách văn bản hành chính Trong phong cách hành chính và văn bản quản lý doanh nghiệp thì cần sự tuân thủ theo những mẫu nhất định có tác động đến tính chuẩn mực của văn bản ở cả hình thức và nội dung Khuôn mẫu ngôn ngữ sẽ giúp việc soạn thảo, ban hành, xử lý, quản lý văn bản được thuận tiện, nhanh chóng, chính xác; dễ dàng ngăn được những sai sót có thể xảy ra khi trình bày nội dung văn bản; đồng thời tạo điều kiện để áp dụng phương tiện công nghệ điện tử vào soạn thảo văn bản Khi soạn thảo văn bắt buộc phải theo đúng hình thức quy phạm, theo đúng mẫu nhất định

Đối với cấp độ văn bản: Tính khuôn mẫu trước hết được biểu hiện ở mặt hình thức văn bản Hình thức văn bản được trình bày theo thể thức và kỹ thuật thống nhất do cơ quan có thẩm quyền quy định Các thành phần được trình bày ở những vị trí quy định với những tiêu chuẩn rõ ràng về loại chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Về mặt nội dung, tính khuôn mẫu của văn bản biểu hiện ở chỗ: bố cục nội dung của mỗi kiểu loại văn bản cũng được khuôn định theo một

đề cương đã lập sẵn

Đối với cấp độ câu, từ/cụm từ thì tính khuôn mẫu được sử dụng với khuôn mẫu:

Căn cứ vào văn bản số…ngày…

Xét đề nghị của…

Kính đề nghị…

- Ngôn ngữ trong văn bản phải có tính nghiêm túc khách quan

Văn bản hành chính và quản lý doanh nghiệp sử dụng ngôn ngữ phải mang tính khách quan, không chứa đựng những cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân Tính khách quan, lí trí của ngôn ngữ hành chính để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành công vụ Đó là tiếng

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

nói quyền lực của nhà nước, là phát ngôn của tập thể, cơ quan, không phải là tiếng nói của cá

nhân Các từ ngữ sử dụng nhiều trong văn bản hành chính và quản lý doanh nghiệp như: ban hành, đề nghị, yêu cầu, căn cứ vào, chịu trách nhiệm thi hành, nghiêm cấm, cam đoan, phê chuẩn…

Ví dụ khi xưng hô trong giao dịch hành chính phải dùng danh xưng cơ quan, tập thể

như: Sở kế hoạch đầu và đầu tư đề nghị ; Bộ giáo dục và đào tạo yêu cầu…, Trường Đại học Mở Hà Nội thông báo…

Nếu có xưng hô chức danh cá nhân như: Thủ tướng chính phủ yêu cầu…; Tổng giám đốc tập đoàn đề nghị…; Hiệu trưởng Trường Đại học Mở quyết định…, Khoa Kinh tế thông báo… thì đó cũng là chức danh đại diện cho ý chí của nhà nước hay tập thể cơ quan

Ngôn ngữ văn bản hành chính hay trong doanh nghiệp phải phản ánh khách quan sự việc, hiện tượng, hạn chế tối đa những biểu đạt mang tính cảm xúc, tình cảm cá nhân Tính khách quan gắn với chuẩn mực pháp luật để nhấn mạnh tính chất xác nhận, khẳng định, tính chất chỉ thị, mệnh lệnh cần tuân thủ, thực hiện

- Ngôn ngữ trong văn bản phải có tính lịch sự trang trọng

Tính lịch sự trang trọng thể hiện quan hệ của người viết đối với người đọc Vì vậy người soạn thảo cần phải thể hiện rõ phép lịch sự trong giao tiếp Trong văn bản không được tỏ ra hách dịch, mệnh lệnh hoặc đe dọa người khác Để thể hiện tính lịch sự trang trọng cần phải thể hiện rõ cách xưng hô lễ phép trong nghi thức giao tiếp xã hội, phải tôn trọng lẫn nhau trong giao tiếp, cần thể hiện rõ nguyên tắc bình đẳng và các bên cùng có lợi trong trao đổi với nhau

Tính trang trọng, lịch sự được thể hiện ở các yêu tố sau:

- Dùng ngôn ngữ gọt giũa, ngôn ngữ văn hóa; không dùng khẩu ngữ, từ ngữ thông tục, bất nhã Vì sử dụng từ không đúng sẽ gây nên phản ứng xấu với đối tượng tiếp nhận, từ đó dẫn đến sự thiếu tôn trọng đối với văn bản và đối tượng ban hành văn bản

Ví dụ cụ thế trong văn bản tờ trình:

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

TỜ TRÌNH

V/v xin tiền mua thiết bị y tế phục vụ phòng chống dịch Covid

Vậy trong tiêu đề trên không được viết là xin tiền mà cần phải viết như sau:

TỜ TRÌNH

V/v đề nghị cấp kinh phí mua thiết bị y tế phục vụ phòng chống dịch Covid

2.2.2 Đặc điểm của ngôn ngữ trong văn bản quản lý

Văn bản cần đạt sự chính xác, tường mình, dễ hiểu, trang trọng, lịch sự và tuân thủ các thứ bậc của hệ thống quản lý hành chính, ngôn ngữ được sử dụng phải mang tính phổ thông chuẩn mực, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ, phong cách văn chương nghệ thuật; tránh sử dụng từ cổ, thận trọng với việc dùng từ địa phương, tiếng lóng Các từ sử dụng phải mang tính đơn nghĩa và nhất quán trong văn bản Vì văn bản có tính khách quan, tính nghiêm túc nên không cho phép dùng từ cảm thán hoặc những từ thuộc lĩnh vực giao tiếp không chính thức Các thuật ngữ của văn bản cần cụ thể thì sự tiếp nhận nội dung và thực hiện văn bản càng trở lên dễ dàng, chính xác Thông qua văn bản các cơ quan thể hiện được vị thế và văn hóa giao tiếp của mình

2.2.3 Nguyên tắc sử dụng từ trong văn bản quản lý

 Dùng từ đúng về âm thanh và hình thức cấu tạo

Từ là đơn vị gồm có nội dung và hình thức Giữa hình thức của từ với các bình diện bên trong của từ có mối quan hệ mật thiết Vì vậy, nếu có sự thay đổi dù nhỏ hoặc lệch chuẩn ở bình diện âm thanh và hình thức cấu tạo có thể sẽ làm thay đổi các bình diện bên trong làm cho từ trở lên vô nghĩa Từ đó người đọc văn bản sẽ hiểu không đúng nội dung hoặc không hiểu hết toàn văn bản của cơ quan, tổ chức ban hành đó Tiếng Việt là một ngôn ngữ không biến đổi hình thái, mỗi từ có một cơ cấu tổ chức và một hình thức ổn định Trong hoạt động giao tiếp, mặt ngữ âm và hình thức cấu tạo từ có thể thay đổi theo lối sáng tạo Ví dụ cho phép

đảo trật tự các thành tố cấu tạo từ: cay đắng - đắng cay, đợi chờ - chờ đợi hoặc tách rời các

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người hình vị để tạo ra những kết nối mới như: ăn mặc, sung sướng - ăn sung mặc sướng

Dùng từ đúng về âm thanh và hình thức cấu tạo được hiểu là đúng quy định về chính tả tiếng Việt Một từ đúng chính tả phải viết đúng, không nhầm lẫn các chữ cái trong một âm tiết

Ví dụ: Thăm quan - Tham quan, Sát nhập - Sáp nhập, Bổ xung - Bổ sung Ngoài ra từ

viết đủ số lượng chữ cái trong âm tiết (không thừa, không thiếu chữ cái) Ví dụ: Nghành nghề

- Ngành nghề, Tuyền tuyến - Tiền tuyến, Tiểu số - Thiểu số, Khuyếch trương - Khuếch trương

 Dùng từ đúng nghĩa

Từ đúng nghĩa phải thể hiện đúng hiện thực khách quan mà văn bản cần nói tới, phản ánh đúng thái độ, tình cảm của người viết Dùng từ đúng về nghĩa phải đảm bảo đúng cả nghĩa từ vựng và đúng về ngữ pháp

Ví dụ: từ phá hại, phá hoại, phá hủy, hủy diệt đều có nghĩa làm cho hư hỏng, thiệt hại,

nhưng ở các mức độ khác nhau

Phá hại là “làm cho hư hại (thường là hoa màu)”; phá hoại là “cố ý làm cho hỏng, thiệt hại nặng” (có tác động của con người); phá hủy là “làm cho bị hư hỏng nặng, không dùng được nữa hoặc không còn tồn tại”; hủy hoại là “làm cho hư hỏng, tan nát”; hủy diệt là “diệt hoàn

toàn trong một phạm vi rộng lớn” Vì vậy, cần nắm bắt chính xác nghĩa của từ để sử dụng cho đúng với từng trường hợp cụ thể

 Dùng từ đúng về ngữ pháp

Trong câu của văn bản phải dùng đầy đủ các từ cần thiết Nếu dùng thiếu từ hoặc thừa từ

có thể làm cho các từ còn lại kết hợp với nhau không đúng

Ví dụ trong trường hợp thừa từ: Xét theo đề nghị của Trưởng phòng Tổ chức trong trường hợp này cần sửa như sau: Xét đề nghị của Trưởng phòng Tổ chức hoặc Theo đề nghị của Trưởng phòng Tổ chức

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Từ trong câu phải được lựa chọn, cân nhắc đúng về hình thức và nội dung xem có nhất quán với nhau hay không

Ví dụ: Do lượng mưa năm nay kéo dài nên vụ mùa bị thiệt hại nặng nề

Trong câu sự kết hợp không đúng giữa từ lượng và từ kéo dài Lượng chỉ phù hợp với lớn,

nhỏ, nhiều, ít, còn kéo dài phù hợp với mùa, thời gian Câu này cần sửa lại như sau: Do lượng mưa năm nay lớn nên vụ mùa bị thiệt hại nặng nề hoặc Do mùa mưa năm nay kéo dài nên vụ mùa bị thiệt hại nặng nề

 Các loại câu được phép và không được sử dụng trong văn bản

- Thứ nhất: Câu trong văn bản không được phép viết theo lối văn nói, câu viết tắt trừ các

từ liên quan đến chuyên ngành, tính chất công việc được lặp đi lặp lại nhiều trong văn bản thì

được phép viết tắt (Chữ in hoa) và phải có ghi trong bảng phụ lục kèm theo các từ viết tắt

- Thứ hai: Không sử dụng câu nghi vấn vì có những câu người viết đặt ra câu hỏi: Ví dụ văn bản kế hoạch kinh doanh hoặc kế hoạch công tác thì nhiều lúc lại phải căn cứ vào tình hình thực tế thì người viết dễ đưa ra ý kiến chủ quan: Liệu đơn vị hay về phía doanh nghiệp

có đủ nhân lực không? Hoặc có đáp ứng được các tiêu chí không? Như vậy thì người thực hiện văn bản thấy khó trong quá trình thực hiện các yêu cầu tiếp theo của văn bản

- Thứ ba: Văn bản không cho phép người viết lạm dụng trạng từ “tương đối” thái quá để diễn đạt làm cho câu văn không định vị được nội dung ở mức độ nào Ví dụ: Nếu chiến lược kinh doanh có thể đạt được lợi nhuận cao hoặc tình hình phát triển khách hàng đang tương đối tốt ở khu vực Hà Nội

 Quy định về dấu chấm câu

Các dấu chấm câu là những dấu viết có mục đích chỉ rõ, mạch lạc giữa những từ, những mệnh đề trong một câu và giữa những câu trong đoạn văn Khi nói, những mạch lạc này được thể hiện bằng giọng nói lúc nhanh lúc chậm, lúc to, lúc nhỏ Nhưng khi viết, người viết dùng các dấu chấm câu sau đây để thể hiện sự mạch lạc đó:

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

 Dấu phẩy (,) thường dùng để chia nhiều từ hay mệnh đề cùng thuộc về một loại, cùng đóng một vai trò giống nhau, ngăn cách các thành phần phụ đặt trước chủ từ và động từ

 Dấu chấm phẩy (;) dùng để chia câu dài thành nhiều phần câu, mỗi câu đã diễn hết một

ý, nhưng những ý này có liên quan mật thiết đến nhau

 Dấu chấm (.) dùng để chấm dứt một câu, cắt đoạn một ý Dấu chấm chỉ dùng để phân cách giữa các câu, không dùng để phân cách các thành phần trong câu Phải cân nhắc trên cơ

sở nội dung, ý nghĩa, mục đích diễn đạt và kết cấu ngữ pháp của câu để quyết định việc dùng dấu chấm

 Dấu hai chấm (:) dùng để báo hiệu lời trích dẫn hoặc câu văn có tính chất liệt kê trong nội dung diễn đạt Sau dấu hai chấm thì có thể xuống dòng diễn đạt như thể các mệnh đề, có thể như là một câu Đây chỉ là cách diễn đạt chứ không phải dấu chấm xuống dòng

 Dấu gạch ngang (-) thường dùng để định vị cho từ trước nó Trong văn bản hành chính, dấu gạch ngang đầu dòng có công dụng chỉ rõ cho từng chi tiết được kể trong một đoạn văn Trong văn đối thoại, dấu gạch ngang ở đầu dòng dùng để đổi ngôi

 Dấu ngoặc đơn () thường dùng để đóng khung cho một sự giải thích hay ghi chú

 Dấu ngoặc kép “” thường dùng để đóng khung lời nói hay một đoạn trích nguyên văn của một tác phẩm Trong văn bản hành chính, ngoài công dụng nói trên, dấu ngoặc kép còn được dùng để đóng khung lời chú thích hay dẫn giải

 Quy định về viết tắt và viết chữ nước ngoài

Trong văn bản nếu dùng từ viết tắt thì là tên của các cơ quan, tổ chức cụ thể, mang tính đại chúng Ví dụ như: UBND, HĐND, WHO, IMF, WTO…

 Những trường hợp có tính chất bắt buộc: Ví dụ: Số 1068/2020/NĐ-CP, Số: ĐHM…

228/QĐ-Những trường hợp viết tắt không thành thông dụng nhưng được phép ghi trong văn bản:

Ví dụ: TNHH (trách nhiệm hữu hạn), HĐKT (hợp đồng kinh tế)

Trung tâm Đào tạo E – Learning Cơ hội học tập cho mọi người

Đối với tiếng nước ngoài, người viết cần phải tuân thủ theo những quy định sau:

 Đối với những từ dùng đã thành quen trong ngôn ngữ Việt Nam thì vẫn soạn thảo như: Bắc Kinh, Tây Ban Nha, Thụy Sỹ…

 Đối với các trường hợp dùng không thành thói quen, người soạn thảo văn bản có thể sử dụng chữ phiên âm la tinh hóa sang tiếng Việt như: Tô-ki-ô, Mátx-cơ-va…

 Viết hoa trong văn bản hành chính:

Thực hiện theo phụ lục 3 của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về thể văn bản như sau:

 Viết hoa vì phép đặt câu

 Viết hoa chữ các đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.), sau dấu hai chấm (:), sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (:“ …”) và khi xuống dòng

 Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,)

khi xuống dòng Ví dụ: Căn cứ Quyết đinh số 535/TTg ngày 03 tháng 11 năm 1993 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Viện Đại học Mở Hà Nội

 Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người

 Tên người Việt Nam: Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ

riêng chỉ tên người Ví dụ: Lê Tuyết Anh

 Tên địa lý Việt Nam: Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, huyện, xã…) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành

tên riêng và không dùng gạch nối Ví dụ: thành phố Hà Nội, tỉnh Quảng Ninh…

2.2 Cách thức sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

2.2.1 Nhóm từ ngữ sử dụng cao trong văn bản hành chính và quản lý doanh nghiệp

Một số từ ngữ được sử dụng nhiều trong văn bản hành chính và công tác quản lý của các