Mẫu Quy chế tài chính công ty TNHH/ Công ty Cổ phần Đưa ra các nội dung cơ bản trong quá trình quản lý tài chính công ty cổ phần. Nội dung được dẫn chiếu cơ bản theo Luật doanh nghiệp 2024. Một công ty chuyên nghiệp nên cần có quy chế tài chính tổng quát, đưa ra các khung hoạt động, định hướng cơ bản để các phòng ban trong công ty (trọng yếu tập trung tại phòng Kế toán - Tài chính). Là cơ sở để phòng Kế toán đưa ra các văn bản điều chỉnh, theo tình hình hoạt động công ty và các văn bản pháp quy. Quy chế tài chính là định hướng nền tảng trong việc xây dựng các quy trình kế toán, là mục tiêu tuân thủ trong việc quản lý tài sản, quản lý dòng tiền, quản lý các khoản đầu tư. Bao gồm các bước soạn thảo, soát xét, phê duyệt, nhằm hạn chế rủi ro, tăng cường kiểm soát trong quá trình hoạt động của Công ty.
Trang 1CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- - - o0o - - -
QUY CHẾ TÀI CHÍNH CÔNG TY
Quy chế tài chính Công ty … được ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm … của Công ty
Năm 2024
Trang 2MỤC LỤC
Điều 12 Quản lý và sử dụng tài sản lưu động và các khoản đầu tư ngắn hạn 8 CHƯƠNG III: DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 10
Điều 15 Các biện pháp quản lý khác đối với hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính 13
Điều 17 Mục đích trích lập và sử dụng Quỹ đầu tư phát triển 13 CHƯƠNG V: KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH, BÁO CÁO TÀI CHÍNH, CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN
Điều 21 Chế độ kế toán thống kê thuộc trách nhiệm Phòng KTTC 15
CHƯƠNG VI: QUAN HỆ TÀI CHÍNH GIỮA CÔNG TY VỚI CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
Điều 23 Mối quan hệ tài chính giữa Công ty với các Đơn vị trực thuộc 16 Điều 24 Mối quan hệ tài chính giữa Công ty và Công ty liên doanh liên kết 16 CHƯƠNG VII: HỆ THỐNG CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, QUY TRÌNH NỘI BỘ 16
Trang 3CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Cơ sở hình thành Quy chế
Quy chế tài chính của Công ty ABC (gọi tắt là “Công ty”) được xây dựng dựa trên những căn cứ pháp lý sau đây:
1 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày ngày 17 tháng 6 năm 2020 được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa 13 thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2014; 2 Luật Kế toán, Hệ thống Chuẩn mực Kế toán và Chế độ Kế toán hiện hành;
3 Điều lệ của Công ty được thông qua theo và các bản Điều lệ sửa đổi, bổ sung Điều 2 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1 Quy chế này qui định công tác quản lý tài chính của Công ty ABC phù hợp với Điều lệ, Quy chế nội bộ về quản trị, các Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng quản trị và các quy định khác có liên quan của pháp luật
2 Đối tượng quản lý gồm: Vốn và tài sản, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh, phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch tài chính, Chế độ kế toán, kiểm toán, khen thưởng và kỷ luật
3 Ngoài những nội dung quy định tại Quy chế này, các nội dung khác được thực hiện theo Điều lệ, Quy chế nội bộ về quản trị của Công ty và theo quy định của pháp luật
Điều 3 Giải thích từ ngữ và các từ viết tắt
1 Trong Quy chế này, những thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau: a “Công ty” là Công ty ABC
b “Đơn vị trực thuộc” bao gồm các Đơn vị hạch toán phụ thuộc (Văn phòng đại diện, Chi nhánh, Địa điểm kinh doanh); các Phòng ban/Bộ phận của Công ty
c “Đơn vị thành viên” bao gồm các Đơn vị có quan hệ như sau: “Công ty mẹ” là Công ty thuộc một trong các trường hợp sau:
- Công ty sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần phổ thông của Công ty Cổ phần XYZ;
- Công ty có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp quyết định bổ nhiệm đa số hoặc tất cả Thành viên Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc/Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc/Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và Trưởng phòng của Công ty đó;
- Công ty có quyền quyết định việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Công ty Công ty Cổ phần XYZ
“Công ty liên doanh” là Công ty được thành lập bởi Công ty cùng một hoặc nhiều bên là Doanh nghiệp Việt Nam hoặc Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hợp tác thành lập Doanh nghiệp
Trang 4tại Việt Nam theo hình thức Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty cổ phần trên cở sở Hợp đồng liên doanh
“Công ty liên kết” là các Đơn vị mà Công ty nắm giữ cổ phần, vốn góp không chi phối, được tổ chức dưới các hình thức Doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp
d “Luật Doanh nghiệp” là Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2020 và Luật sửa đổi, bổ sung, thay thế Luật Doanh nghiệp (nếu có) tại từng thời điểm
e “Cổ đông” là cá nhân, tổ chức sở hữu ít nhất một cổ phần của Công ty f “Quy chế” là bản Quy chế này
g “Người điều hành Doanh nghiệp” là Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng
h “Người có liên quan” là cá nhân, tổ chức được quy định tại Khoản 23 Điều 4 Luật Doanh nghiệp, và Khoản 46 Điều 4 Luật Chứng khoán bao gồm:
- Cổ đông, người đại diện ủy quyền của Cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của Công ty và những người có liên quan của họ;
- Người quản lý doanh nghiệp; Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc/Giám đốc và người có liên quan của họ;
- Công ty mẹ, người quản lý công ty mẹ và người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý đó đối với công ty con trong nhóm công ty;
- Công ty con đối với công ty mẹ trong nhóm công ty;
- Kiểm soát viên và người quản lý khác của Công ty; Người hoặc nhóm người có khả năng chi phối việc ra quyết định, hoạt động của doanh nghiệp đó thông qua cơ quan quản lý doanh nghiệp;
- Vợ, chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của người quản lý công ty hoặc của nhân viên, cổ đông sở hữu phần vốn góp hay cổ phần chi phối;
- Cá nhân được ủy quyền đại diện cho những người, Công ty quy định tại các điểm trên khoản này;
- Doanh nghiệp trong đó những người, Công ty quy định tại các điểm trên khoản này có sở hữu đến mức chi phối việc ra quyết định của các Cơ quan quản lý ở Doanh nghiệp đó;
- Nhóm người thỏa thuận cùng phối hợp để thâu tóm phần vốn góp, cổ phần hoặc lợi ích ở công ty hoặc để chi phối việc ra quyết định của Công ty
i “Vốn huy động” là số vốn Công ty huy động theo các hình thức như: phát hành thêm cổ phiếu, trái phiếu, vay vốn của các tổ chức ngân hàng, tín dụng, các tổ chức tài chính khác, các cá
Trang 5nhân bao gồm cả người lao động trong Công ty, các tổ chức trong và ngoài nước và theo các hình thức khác phù hợp với Điều lệ của Công ty cũng như quy định của pháp luật
j “Bảo toàn vốn của Công ty” là việc giữ nguyên, không để thâm hụt số vốn của Công ty trong suốt quá trình kinh doanh
k “Tài trợ vốn lưu động” là cung cấp nguồn vốn ngắn hạn để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong hoạt động kinh doanh của Công ty
l “Tài sản của Công ty” bao gồm tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, các khoản đầu tư tài chính dài hạn, chi phí xây dựng cơ bản dở dang, các khoản ký cược, ký quỹ ngắn hạn/dài hạn, tài sản lưu động (tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác) mà Công ty có quyền sở hữu, sử dụng và định đoạt theo quy định của pháp luật Các định nghĩa về các loại tài sản căn cứ theo quy định tại Luật kế toán, Chế độ kế toán và Hệ thống chuẩn mực kế toán hiện hành
m “Đầu tư xây dựng cơ bản” là những hoạt động chức năng tạo ra tài sản cố định cho Công ty thông qua các hình thức mua sắm mới, hiện đại hóa hoặc khôi phục các tài sản cố định; xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật các công trình phục vụ hoạt động kinh doanh dịch vụ của Công ty
n “ĐHĐCĐ” là Đại hội đồng Cổ đông o “HĐQT” là Hội đồng quản trị p “TGĐ” là Tổng Giám đốc q “BKS” là Ban kiểm soát r “KTTC” là Kế toán Tài chính s “BCTC” là Báo cáo tài chính t “TSCĐ” là Tài sản cố định
2 Các từ ngữ đã được định nghĩa trong Điều lệ Công ty cũng có nghĩa tương tự như trong Quy chế này
CHƯƠNG II: QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VỐN VÀ TÀI SẢN Điều 4 Vốn của Công ty
1 Vốn hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm: Vốn điều lệ, vốn thặng dư, vốn huy động, các quỹ của Công ty và các khoản vốn hợp pháp khác
2 Vốn điều lệ của Công ty được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp và thay đổi theo từng thời kỳ
3 Công ty có thể thay đổi vốn điều lệ khi được ĐHĐCĐ thông qua và phù hợp với các quy định của pháp luật
Điều 5 Huy động vốn
Trang 61 Ngoài số vốn quy định trong Điều lệ, Công ty được quyền huy động vốn để kinh doanh dưới các hình thức: Phát hành thêm cổ phiếu, trái phiếu, vay vốn của các tổ chức ngân hàng, tín dụng, các tổ chức tài chính khác, các cá nhân bao gồm cả người lao động trong Công ty, các tổ chức trong và ngoài nước Công ty được quyền huy động vốn theo các hình thức khác phù hợp với Điều lệ của Công ty cũng như quy định của pháp luật
2 Việc vay vốn đối với các tổ chức, cá nhân đều phải được ký Hợp đồng vay và tính lãi suất theo quy định pháp luật hiện hành
3 Nguyên tắc huy động vốn:
a Khi huy động vốn, Công ty phải tính toán, cân nhắc kỹ về hiệu quả kinh tế; phải quản lý chặt chẽ vốn vay đảm bảo sử dụng vốn vay đúng mục đích và có hiệu quả Công ty phải trả nợ gốc và lãi vay theo đúng cam kết Lãi suất huy động vốn do các bên thoả thuận nhưng không được vượt quá 150% của lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế
b Khi có nhu cầu, Công ty lập phương án huy động vốn, bao gồm: - Xác định nhu cầu huy động vốn;
- Dự toán hoặc phương án tính toán hiệu quả khi đầu tư; - Khả năng trả nợ vốn vay thông qua dòng tiền;
- Theo dõi giám sát quá trình sử dụng vốn huy động 4 Thẩm quyền quyết định các nghiệp vụ huy động vốn: a Các nghiệp vụ huy động vốn phát sinh bao gồm:
- Vay các tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế, cá nhân và các phương án/hợp đồng huy động vốn khác;
- Bảo lãnh/nhận bảo lãnh tín dụng, thế chấp/nhận thế chấp và các phương thức bảo đảm khác;
- Vay nội bộ các Đơn vị thành viên b Thẩm quyền quyết định:
- HĐQT quyết định các nghiệp vụ huy động vốn có giá trị nhỏ hơn 35% tổng tài sản của Công ty được ghi trên Báo cáo tài chính tại thời điểm gần nhất
- TGĐ Công ty là người xây dựng và chịu trách nhiệm về các phương án vay vốn theo mục tiêu kinh doanh hàng năm trước HĐQT/Chủ tịch HĐQT và ĐHĐCĐ
Điều 6 Các nguồn vốn khác
Công ty được quản lý, sử dụng nguồn vốn khác theo quy định của pháp luật như: Nợ người cung cấp, khoản tiền ứng trước của người mua và các loại vốn khác mà pháp luật không cấm
Trang 7Điều 7 Quản lý nguồn vốn
1 Công ty chịu trách nhiệm quản lý nguồn vốn theo đúng các quy định trong Điều lệ Công ty và các quy định của pháp luật
2 Việc quản lý vốn của các Cổ đông phải được quản lý, ghi chép theo những nguyên tắc: a Tổng số cổ phần sở hữu của các Cổ đông phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời trong Giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp
b Giá trị vốn góp phải được hạch toán kịp thời trong các tài khoản kế toán liên quan c Cổ phần phổ thông được tự do chuyển nhượng, trừ khi Điều lệ Công ty và pháp luật có quy định khác
d Vốn góp của các Cổ đông không được sử dụng để chia cho các Cổ đông dưới bất kỳ hình thức nào trừ trường hợp ĐHĐCĐ có quyết định khác và không trái với quy định của pháp luật 3 Đối với các khoản vốn của Công ty được đem đi góp vào các Công ty liên doanh, liên kết, Phòng KTTC Công ty phải theo dõi phần vốn gốc, lợi nhuận được chia hoặc số lỗ lũy kế của từng khoản vốn chuyển đi liên doanh, liên kết Người được HĐQT phân công đại diện quản lý số vốn góp của Công ty phải có trách nhiệm báo cáo và cập nhật tình hình kinh doanh của các Công ty liên doanh, liên kết này theo yêu cầu của HĐQT, TGĐ và Kế toán trưởng
4 Phòng KTTC có trách nhiệm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác cho HĐQT, TGĐ về giá trị của các nguồn vốn quy định tại Điều 4 và tỷ trọng của từng loại vốn trong tổng nguồn vốn Điều 8 Sử dụng vốn
1 Công ty có quyền sử dụng vốn để phục vụ kinh doanh theo nguyên tắc hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn trên cơ sở kế hoạch được duyệt của ĐHĐCĐ, HĐQT
2 Trường hợp sử dụng các nguồn vốn khác với mục đích sử dụng đã quy định cho từng loại vốn thì phải tuân theo nguyên tắc được cấp có thẩm quyền phê duyệt, có hiệu quả và có hoàn trả 3 Thẩm quyền quyết định cho vay vốn và tài trợ vốn lưu động:
a HĐQT quyết định việc cho vay vốn và tài trợ vốn lưu động có giá trị nhỏ hơn 35% tổng tài sản của Công ty được ghi trên Báo cáo tài chính tại thời điểm gần nhất
b TGĐ Công ty là người xây dựng và chịu trách nhiệm về các phương án cho vay vốn và tài trợ vốn lưu động theo mục tiêu kinh doanh hàng năm trước HĐQT/Chủ tịch HĐQT và ĐHĐCĐ
Điều 9 Các biện pháp bảo toàn vốn của Công ty
1 Công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn, mọi biến động về tăng, giảm vốn phải thể hiện trên BCTC gần nhất được kiểm toán
2 Việc bảo toàn vốn được thực hiện bằng các biện pháp sau:
Trang 8a Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính, sử dụng vốn, tài sản theo quy định của pháp luật và Chế độ kế toán hiện hành
b Mua bảo hiểm tài sản thuộc quyền quản lý và sử dụng của Công ty
c Xử lý kịp thời giá trị tài sản tổn thất, các khoản nợ không thu hồi được và trích lập các khoản dự phòng rủi ro sau:
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho; - Dự phòng các khoản phải thu khó đòi;
- Dự phòng giảm giá các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn; - Dự phòng rủi ro tỷ giá
- Các khoản dự phòng khác theo quy định pháp luật
d Các biện pháp khác về bảo toàn vốn theo quy định của pháp luật
e Việc chuyển lỗ thực hiện theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
Điều 10 Đầu tư vốn ra ngoài Công ty
1 Công ty được quyền sử dụng vốn, tài sản thuộc quyền quản lý của Công ty để đầu tư ra ngoài Doanh nghiệp Việc đầu tư vốn ra ngoài Công ty phải tuân thủ các quy định của pháp luật, Điều lệ của Công ty; bảo đảm nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, không làm ảnh hưởng đến mục tiêu, chiến lược và kế hoạch hoạt động của Công ty
2 Các hình thức đầu tư vốn ra ngoài Công ty:
a Tham gia thành lập Doanh nghiệp mới trên cơ sở vốn góp, liên doanh, liên kết, hoặc thực hiện các hình thức Hợp đồng hợp tác kinh doanh không hình thành Doanh nghiệp với các đối tác trong và ngoài nước;
b Tham gia góp vốn với các đối tác trong và ngoài nước thực hiện các dự án;
c Đầu tư kinh doanh cổ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ quỹ đầu tư, các loại chứng khoán trên thị trường chứng khoán tập trung và phi tập trung;
d Mua lại Doanh nghiệp khác;
e Các hình thức đầu tư khác mà pháp luật không cấm, phù hợp với định hướng kinh doanh theo từng thời kỳ do ĐHĐCĐ, HĐQT quyết định
3 Thẩm quyền quyết định đầu tư vốn:
a ĐHĐCĐ quyết định việc đầu tư vốn có giá trị từ 35% trở lên trên tổng tài sản của Công ty được ghi trên BCTC tại thời điểm gần nhất
b HĐQT Công ty quyết định việc đầu tư vốn có giá trị nhỏ hơn 35% tổng tài sản của Công ty được ghi trên BCTC tại thời điểm gần nhất
Trang 94 Quản lý phần vốn đầu tư ra ngoài Công ty:
a Công ty thực hiện quyền, nghĩa vụ của Cổ đông, thành viên góp vốn thông qua đại diện của mình tại Doanh nghiệp đầu tư vốn theo quy định của pháp luật và Điều lệ của Doanh nghiệp có góp vốn
b Công ty giao nhiệm vụ và yêu cầu người đại diện phần vốn góp của Công ty xin ý kiến HĐQT về những vấn đề quan trọng của Doanh nghiệp có vốn góp trước khi biểu quyết theo Quy chế hoạt động của người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn của Công ty đầu tư vào Doanh nghiệp khác như: Phương hướng, chiến lược, kế hoạch kinh doanh, huy động vốn (cổ phần), vốn góp, chia cổ tức
Trường hợp nắm ít cổ phần hoặc vốn góp tại Doanh nghiệp khác, Công ty có thể không cử người đại diện phần vốn đầu tư vào Doanh nghiệp đó nhưng phải tổ chức theo dõi số vốn đã đầu tư, lợi nhuận được chia và phân công người thực hiện các quyền của Cổ đông, người góp vốn theo quy định của pháp luật và Điều lệ của Công ty
c Công ty có thể chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ số vốn đầu tư ra ngoài Công ty để thu hồi vốn
d Thẩm quyền quyết định chuyển nhượng: Cấp quyết định đầu tư ra ngoài Công ty là cấp quyết định việc chuyển nhượng
Điều 11 Quản lý tài sản cố định và đầu tư tài sản cố định
1 TSCĐ của Công ty bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình Tiêu chuẩn để xác định TSCĐ được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính
2 Thẩm quyền quyết định đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm TSCĐ, quyết định nâng cấp, sửa chữa TSCĐ, thế chấp, cầm cố TSCĐ và xử lý tài sản bị tổn thất, tài sản thừa, thiếu sau kiểm kê:
a HĐQT Công ty quyết định mức giá trị từ 1 tỷ đồng đến dưới 35% vốn điều lệ của Công ty
b TGĐ Công ty quyết định mức giá trị nhỏ 1 tỷ đồng 3 Quy định về đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm TSCĐ:
a HĐQT/TGĐ căn cứ thẩm quyền quyết định, chủ động lựa chọn các phương án đầu tư mua sắm TSCĐ, đổi mới công nghệ hoặc thay đổi cơ cấu TSCĐ phù hợp với mục tiêu kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và vốn
b Tất cả các TSCĐ được mua sắm, trang bị phải được phản ánh trong sổ chi tiết TSCĐ của Công ty với các thông tin về nguyên giá, khấu hao lũy kế và các thông tin khác theo yêu cầu quản lý
c TSCĐ sau khi mua sắm, hoàn thành công trình phải thực hiện nghiêm túc thủ tục nghiệm thu, lập bộ hồ sơ tài sản và biên bản bàn giao cho Đơn vị/cá nhân sử dụng và quản lý
Trang 10d Kế toán tài sản mở sổ theo dõi từng loại tài sản cố định (theo sổ, thẻ tài sản cho từng loại tài sản) và kiểm tra việc sử dụng có hiệu quả các tài sản cố định
e Trong quá trình sử dụng không được tự ý làm thay đổi hình dạng, kết cấu, giá trị, vị trí, tính năng, tác dụng của một phần hoặc toàn bộ tài sản cố định khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của TGĐ Công ty
f Công ty được quyền cho thuê, thế chấp, cầm cố các tài sản thuộc quyền quản lý của Công ty theo nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn đảm bảo các quy định của pháp luật g Kế toán trường trình TGĐ phê duyệt phương án cầm cố thế chấp tài sản hiện có của Công ty để vay vốn ngân hàng dùng vào mục đích kinh doanh theo quy định tại Điều 5
h Thẩm quyền quyết định đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm TSCĐ căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều 11 Quy chế này
5 Quy định về khấu hao TSCĐ:
a Nguyên tắc trích khấu hao: Mọi TSCĐ hiện có của Công ty đều phải trích khấu hao theo quy định pháp luật để thu hồi vốn, trừ những tài sản thuộc công trình phúc lợi, nhà ở (không bao gồm TSCĐ phục vụ cho người lao động làm việc tại Công ty được lắp đặt trong: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, cơ sở đào tạo, dạy nghề và các thiết bị, nội thất; bể chứa nước sạch, nhà để xe, xe đưa đón người lao động, nhà ở trực tiếp cho người lao động); TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng và các TSCĐ khác theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
b Chế độ quản lý, sử dụng và thời gian trích khấu hao TSCĐ được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính Kế toán trưởng trình TGĐ phê duyệt mức trích khấu hao, khuyến khích trích khấu hao để thu hồi vốn nhanh, đảm bảo bù đắp hao mòn hữu hình, vô hình thực tế của tài sản và nằm trong khung tỷ lệ trích khấu hao theo quy định của Bộ Tài chính
c TSCĐ sau khi đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn còn sử dụng phải được quản lý trên sổ sách
d Trường hợp TSCĐ/công trình xây dựng cơ bản hoàn thành đưa vào sử dụng nhưng chưa thực hiện quyết toán/quyết toán chưa được phê duyệt thì phải ghi tăng nguyên giá theo giá tạm tính, thực hiện trích khấu hao theo giá tạm tính và điều chỉnh nguyên giá sau khi quyết toán TSCĐ/công trình hoàn thành
e Đối với những tài sản hư hỏng, mất mát, phải xác định nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý, bồi thường
Trang 116 Quy định về kiểm kê TSCĐ:
a Kiểm kê tài sản là việc cân đong, đo đếm số lượng, đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu giữa thực tế và sổ sách kế toán b Phòng KTTC lập phương án kiểm kê trình TGĐ phê duyệt và triển khai đến các Đơn vị trực thuộc để tiến hành kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:
- Cuối kỳ kế toán năm hoặc 06 (sáu) tháng (nếu có), trước khi lập BCTC
- Chia tách, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê Doanh nghiệp
- Chuyển đổi hình thức sở hữu Doanh nghiệp, xảy ra hoả hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác, đánh giá lại tài sản theo quyết định của Cơ quan có thẩm quyền
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật/theo quyết định của HĐQT, TGĐ - Các quy định về thành lập Ban kiểm kê, tiến hành kiểm kê và báo cáo kiểm kê thực hiện theo Quy định về quản lý, sử dụng và đầu tư mua sắm tài sản
c Đánh giá lại tài sản: Công ty thực hiện đánh giá lại tài sản và xử lý các khoản chênh lệch tăng, giảm do đánh giá lại tài sản theo đúng quy định của pháp luật trong các trường hợp sau: - Theo quyết định của Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
- Thực hiện chuyển đổi sở hữu Công ty; - Dùng tài sản để đầu tư ra ngoài Công ty;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật 7 Quy định về thanh lý, nhượng bán TSCĐ:
a Công ty được quyền chủ động thực hiện việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ đã hư hỏng, lạc hậu kỹ thuật, kém hoặc mất phẩm chất, không còn nhu cầu sử dụng hoặc không sử dụng; thanh lý, nhượng bán theo quyết định của HĐQT/TGĐ để thu hồi vốn cho mục đích kinh doanh có hiệu quả hơn hoặc giảm thiệt hại kinh tế đến mức thấp nhất trên nguyên tắc công khai, minh bạch, bảo toàn vốn Đối với các Đơn vị trực thuộc: Việc thanh lý, nhượng bán tài sản phải được TGĐ phê duyệt
b Phương thức thanh lý, nhượng bán TSCĐ:
- TGĐ hoặc Kế toán trưởng được TGĐ uỷ quyền, tiến hành chỉ đạo việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ Các Đơn vị/Phòng ban/Bộ phận có liên quan phối hợp với Phòng KTTC, để lập đề xuất và trình TGĐ phê duyệt phương án thanh lý, nhượng bán TSCĐ
- Việc thanh lý, nhượng bán tài sản được tiến hành từng đợt và phải thông báo cho Chủ tịch HĐQT/HĐQT biết để tiến hành giám sát (nếu cần thiết)
- Các quy định về thành lập Ban thanh lý và chức năng, nhiệm vụ của Ban thanh lý thực hiện theo chỉ đạo của TGĐ
Trang 12- Đối với các TSCĐ có giá trị trên sổ sách kế toán từ 500 (năm trăm) triệu đồng trở lên đều phải thực hiện thanh lý dưới hình thức bán đấu giá, đăng báo công khai trên báo địa phương trước khi tổ chức đấu giá
- Hình thức đấu giá: Thông qua một tổ chức có chức năng bán đấu giá tài sản hoặc do Công ty tự tổ chức thực hiện công khai theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật về bán đấu giá tài sản
Giá khởi điểm theo nguyên tắc giá thị trường hoặc giá trị sổ sách và tối thiểu bằng giá trị còn lại của tài sản TGĐ là người quyết định lựa chọn áp dụng mức giá khởi điểm
Giá đấu thành công phải đảm bảo nguyên tắc cao hơn hoặc bằng giá đã được TGĐ duyệt giá khởi điểm để đấu giá
Trường hợp bán đấu giá 2 (hai) lần không thành công thì thực hiện thanh lý theo thỏa thuận - Đối với các TSCĐ có giá trị trên sổ sách kế toán dưới 500 (năm trăm) triệu đồng phải tổ chức thanh lý theo giá bán cạnh tranh dưới hình thức thông báo niêm yết công khai, rộng rãi tại trụ sở Công ty Tùy tình hình thực tế về lượng Khách hàng Công ty có thể áp dụng hình thức tổ chức bán đấu giá Trước khi mở cuộc đấu giá, nếu chỉ có một người tham gia đấu giá thì phải xin ý kiến của TGĐ cho phép tiếp tục thực hiện cuộc đấu giá hay hủy bỏ cuộc đấu giá khi chỉ có một người tham gia
- Khoản chênh lệch giữa giá trị thu được khi thanh lý, nhượng bán tài sản sau khi trừ đi giá trị còn lại của tài sản và chi phí nhượng bán, thanh lý (nếu có) sẽ được hạch toán vào thu nhập khác hoặc chi phí khác của Công ty
c Thẩm quyền phê duyệt thanh lý, nhượng bán TSCĐ:
- HĐQT quyết định thanh lý, nhượng bán các TSCĐ có giá trị còn lại trên sổ kế toán từ 1 (một) tỷ đồng đến nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong BCTC của Công ty tại thời điểm gần nhất TGĐ tổ chức thực hiện theo quyết định của HĐQT
- TGĐ được quyết định nhượng bán, thanh lý tài sản có giá trị còn lại trên sổ sách kế toán nhỏ hơn 1 (một) tỷ đồng
- Riêng đối với tài sản là đất đai, bất động sản, dự án đã hay đang triển khai, phần vốn góp vào Doanh nghiệp khác, dây chuyền công nghệ của Công ty, những tài sản thuộc cơ sở hạ tầng trước khi thanh lý, nhượng bán phải được sự đồng ý bằng văn bản của HĐQT
8 Quy định về xử lý tài sản bị tổn thất:
a Tổn thất về tài sản là tài sản bị mất mát, thiếu hụt, hư hỏng, kém mất phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, tồn kho ứ đọng trong kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất Công ty phải xác định giá trị đã bị tổn thất, nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý như sau:
- Nếu nguyên nhân do chủ quan thì người trực tiếp (hoặc liên đới) gây ra tổn thất phải bồi thường HĐQT/TGĐ quyết định mức bồi thường theo quy định và pháp luật liên quan đồng thời chịu trách nhiệm về quyết định của mình
Trang 13- Tài sản đã mua bảo hiểm nếu tổn thất thì xử lý theo Hợp đồng bảo hiểm
b Giá trị tài sản tổn thất sau khi đã bù đắp bằng tiền bồi thường của cá nhân, tập thể, của tổ chức bảo hiểm nếu còn thiếu sẽ được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ c Những trường hợp đặc biệt do thiên tai hoặc do nguyên nhân bất khả kháng gây thiệt hại nghiêm trọng, Công ty không thể tự khắc phục được thì HĐQT lập phương án xử lý tổn thất trình ĐHĐCĐ quyết định việc xử lý tổn thất theo thẩm quyền
d Thẩm quyền quyết định xử lý tài sản bị tổn thất căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều 11 Quy chế này
Điều 12 Quản lý và sử dụng tài sản lưu động và các khoản đầu tư ngắn hạn
Tài sản lưu động của Công ty gồm: Tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác
e Các khoản thu, chi tiền mặt đều phải được chứng minh bằng các chứng từ đã được phê duyệt và phải là bản chính
f Trước khi lập phiếu thu, chi, Kế toán thanh toán kiểm tra đầy đủ chứng từ thanh toán đã được duyệt và phải là bản chính
g Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ tiến hành kiểm kê và lập biên bản kiểm kê tồn quỹ tiền mặt; gửi báo cáo đến TGĐ
2 Quản lý tiền gửi Ngân hàng:
a Kế toán ngân hàng chỉ được lập ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền trình Chủ tài khoản phê duyệt khi có đầy đủ chứng từ thanh toán bằng bản chính Không được lập ủy nhiệm chi, lệnh thanh toán khi các chứng từ thanh toán bằng bản photocopy Kế toán ngân hàng có quyền từ chối làm chứng từ thanh toán qua ngân hàng khi không có chứng từ hợp pháp, hợp lệ
b Kế toán trưởng, Kế toán ngân hàng chịu trách nhiệm trước Chủ tài khoản về việc quản lý tiền gửi Ngân hàng
c Kế toán trưởng, Kế toán ngân hàng có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi số dư tiền gửi thanh toán trên tài khoản và báo cáo số dư hàng ngày cho TGĐ