Cho nên với đề tài “Phân tích những điểm mới của Nghị định 30/2020/ND — CP về công tác văn thư” thì chúng tôi muốn đem đến cho người đọc có cái nhìn mới hơn về công tác văn thư dé có thê
Trang 1ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH KHOA KINH TE QUAN TRI
GIA DINH
Tiểu luận soạn thảo văn bản
DE:
Phân tích những điểm mới của nghị định 30/2020/NĐ - CP về công
tác văn thư
Nhóm : 2
Giản viên hướng dẫn: TS.Trần Đắc Dân
Trang 2Thành phố hồ chí minh , ngày 28 tháng 11 năm 20
Trang 3Mục lục Table of Contents
No table of contents entries found
MO DAU
Trang 4Soạn thảo văn bản là một trong các kỹ năng tin học văn phòng hay còn được biết đến chính là một khái niệm, một phần ứng dụng cho phép người sử dụng làm được các thao tác như gõ văn bản, nhập văn bản hay sửa doi
Và trong đó việc soạn thảo văn bản hành chính là một công việc vô cùng quan trọng vì nó ban hành việc thực hiện quản lý một cách hiệu quả nhất nên là mục tiêu hàng đầu của các
cơ quan ban hành ra chúng
Và về vấn đề công tác văn thư là vô cùng cân thiết vì nó sắp xếp, bảo quản cũng như là quản lý mọi văn bản quan trọng Vì thế nên việc hiệu rõ những quy định về công tác văn
thư là trách nhiệm của mọi cơ quan, tô chức Cho nên với đề tài “Phân tích những điểm mới của Nghị định 30/2020/ND — CP về công tác văn thư” thì chúng tôi muốn đem đến
cho người đọc có cái nhìn mới hơn về công tác văn thư dé có thê tự soạn thảo ra một văn
bản hành chính hoàn chỉnh nhất
Chương L : Giới Thiệu Sơ Lược
Trang 51.Nghị định là gì
Nêu những khái niệm cơ bản về nghị định
2 Sơ đồ bồ trí các thành phần thể thức văn bản hành chính
2.1/ Mẫu chữ và chỉ tiết trình bày
» Vi du minh hoa
Thanh phanthethieva | = | CO} |
SIT calves Loaichit} —_, | Kieu chir Ch chi tie trình bay chit Phong chir Times New Roman “
chit
{Quoc higu và Tiêu ngừ
- Quốc hiệu Inhoa |I2- l3[Đứng đậm| CỘNGHỦA XÃ HỘICHỦNGHĨA VIỆT NAM | I2
- Tiêu ngữ In thường|I3 - [4l Đứng, đậm Đột lập - Tự do - Hạnh phúc l3
) Tên cơ quan, tô chức ban
hành văn bản
- Tên co quan, tô chức chủ , ca
ụ Inhoa |12-13} Đứng BỘ NỘI VỤ 12 quản trực tiếp
- Tên cơ quan, tô chức ban oak 3 \ ys
oo 1 ^ lnhoa |I2 - l3| Đứng đậm| CỤC VĂN THƯYA LƯU TRỮNHÀ NƯỚC J2
hành văn bản
- Dòng kẻ bên dưới —————
3 |Sổ,kýhiậcủavănbản [Inthuing) 13 ] Bimg | So: 1S(QB-BNV: $0:05/BNV-VP: $6: IYUBND-VX | l3 Dia danh va thoi gian ban Ha Noi, ngay 05 thang 01 nam 2020
4| : In thường|I3 - [4| Nghiên | —,„ v ™ 13 hanh van ban Thanh pho Ho Chi Minh, ngay 29 thang 6 nam 2019
Tên loại và trích yêu nội
dung văn bản
Trang 6
Ví dụ minh họa
ST ea đc trình by " Lone on Kiểu chữ Phông chữ Times New Roman be
a_ |Đối với văn bản có tên loại
- Tên loại văn bản Inhoa |13 - 14| Đứng, đậm CHÍ THỊ 14
- Trích yếu nội dung In thường|I 3 - 14| Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14
~ Dòng kẻ bên dưới
b_ |Đối với công văn
Trích yếu nội dung In thường|12 - 13|_ Đứng V/v nâng bậc lương năm 2019 12
6_ |Nội dung văn bản In thường|I3 - 14| Đứng | Trong công tác chỉ đạo 14
a Gom phan, chương, mục,
tiêu mục, điêu, khoản, điêm
“bhatt aia “hin chang | In thudng|13 - 14] Dimg, dam Phan I Chuong I 14
~ Tiêu đề của phần, chuong | In hoa |13 - 14] Dimg,dam| QUY DINH CHUNG | QUY DINH CHUNG] 14
- Từ “Mục” và số thứ tự |In thường|I3 - 14| Đứng, đậm Mục I 14
~ Từ “Tiểu mục” và số thứ tự|In thường|13 - 14| Đứng, đậm Tiểu mục 1 14
- Tiêu đề của tiều mục Inhoa |13 - 14| Đứng, đậm QUAN LY VAN BAN DI 14
Š 2 sie a Vi dy minh hoa
STT ail nas tình Vấn YẺ [Loại chữ nã Kiểu chữ Phông chữ Times New Roman bự b._ |Gồm phần, mục, khoản, điểm
- Tiêu đề của phần Inhoa |I3 - 14| Đứng, đậm | TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ 14
` thứ tự và tiêu đó của| In họa |I3 - 14| Đứng, đậm |I NHỮNG KÉT QUẢ 14
- Khoản:
Trường hợp có tiêu đề In thường|13 - 14| Đứng, đậm |1 Phạm vi và đối tượng áp dụng 14
m—_ hợp không cóI tmườmgll3-14{ Đứng |1 Quyếtđịnh này có hiệu lực thí hành kể từngày | 14
7 Chức vụ, họ tên của người
có thâm quyên
- Quyền hạn của người ký| In hoa |13 - 14| Đứng, đậm |TM ỦY BAN NHÂN DÂN| KT BỘ TRƯỞNG| 14
- Chức vụ của người ký In hoa |I3 - 14| Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG | 14
- Họ tên của người ký In thường|I3 - 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14
8 |Noi nhan
Tu “Kinh gti” va tén co
a |quan, tô chức, cá nhân|JIn thường| 13 -I4| nhận văn bản Đứng 14
Trang 7
2 a in Vi du minh hoa
STT| “chitiéttrinh bay | LO# ch) og | Kieu chir Phong chit Times New Roman hài
~ Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Nội vụ 14
Kính gửi:
Sẽ QUA ; - Bộ Nội vụ;
- Gửi nhiêu nơi Nà ¬ 14
- Bộ Kê hoạch và Đâu tư;
- Bộ Tài chính
Từ “Nơi nhận” và tên cơ
b |quan, tổ chức, cá nhân
nhận văn bản
Ta Nơi nhân: (đối với cô
~ Từ “Nơi nhận” Inthường| 12 | NSHIEME | vor magn: dam van) VE RPE WRENS | a9
- Tén co quan, tổ chức, cá ‘dies ij sầu - Cac bộ, Sages ngang bộ : “Nhe trên; ù
9 | Phu luc van ban
tự của phụ le n thường ứng, đậm ụ lục
- Tiêu đẻ của phụ lục Inhoa |13 - 14] Dimg, dim BANG CHU VIET TAT 14
10 | Dấu chỉ mức độ khẩn Inhoa [I3 - 14| Đứng, đậm | Ì nỏA Tóc | | THƯỢNG KHÁN | | KHAN | 13
¬ ew ee Vi dy minh hga
Thành phần thể thức và svv.| CF ok
STF chỉ tiết trình bày KINIEME chữ | Kiểu chữ Phông chữ Times New Roman mi,
Ký hiệu người soạn thảo
I1 |văn bản và số lượng bản|In thường| 11 Đứng PL.(300) II
phát hành
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; xế?
thư điện tử; t thô š ở
J2 | V C6n nh Tung VOĐšÍ thườngHI-12 7 Đứng |pr: tin điện tử; số điện thoại; Past ll
sô Fax
13 — VỆ ĐEHBM ản tae Inhoa_ |13 - 14! Dimg, dim |] XEM XONG TRA LẠI | | LƯU HÀNH NỘI BỘ || 13
3 Tóm tắt Thông tư 01
4 Tóm tắt Nghị định 30/2020/NÐ — CP
Trang 81 Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể: Phông chữ phải là phông chữ tiếng
Việt Times New Roman, b6 ma ky tu Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909:2001 Cỡ chữ và kiều chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố
thể thức
2 Chỉ sử dụng khô giấy A4 cho tất cả các loại văn bản
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ
sử dụng chung khô giấy A4 (210mm x 297mm)
Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các
bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo
chiều rộng
3 Thay đối cách đánh số trang văn bản
Trước đây sô trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần
footer) thì nay Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Số trang văn bản được đặt canh
giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số I, bằng chữ số Ả- rap, cỡ chữ 13 đến 14, kiêu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất
4 Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Văn bản phải ghi tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tô chức ban hành văn bản hoặc chức danh nhà nước của người có thâm
quyền ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tô chức chủ quản trực tiếp
Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị tran
nơi cơ quan đóng trụ sở
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ I2 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13
5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tô chức ban hành Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản
Trang 9Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm
Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến
14, đứng, đậm Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liên, có độ dai bang từ 1/3 dén 1/2 độ đài dòng chữ và đặt can đối so với dòng chữ
6 Bồ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản (Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành)
Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ i 1m thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ
từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau đó mỗi căn
cứ phải xuống dòng có dấu chấm phây, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm
7 Chữ ký của người có thâm quyền
Nghị định số 30/2020/ND- CP đã bồ sung chữ ký số của người có thâm quyền Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của TIRƯỜI có thâm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thấm quyên trên văn bán giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký
8 Dấu, chữ ký số của cơ quan, tô chức
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tô chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tô chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích
thước bằng kich thước thực tế của dấu, định dạng ( png) nên trong suốt, trùm lên khoảng 1⁄3 hình ảnh chữ ký số của người có thâm quyền về bên trái
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:
- Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký 36
văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;
- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tô chức trên văn bản kèm theo Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo
9, Bồ sung quy định về Phụ lục
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Trường hợp văn bán có Phụ lục kèm theo
thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các
Trang 10Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã Số trang của Phụ lục được đánh số
riêng theo từng Phụ lục
Thong tin chi dan kém theo van ban trén méi Phu luc duoc ban hanh bao gồm: SỐ,
ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen
Thong tin chi dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản
sô ngày tháng .năm ) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy: đối với văn
bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này
Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ
thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
Trang 11Chương 2 : Cơ sở lý luận 1.Điểễm mới nghị định 30/2020/NĐ - CP về công tác văn thư
1.1 Loại văn bản hành chính
Hiện nay Nghị định 30/2020/NĐ-CP bỏ các loại văn bản sau khỏi danh sách các loại
văn bán hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ
Bởi “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chí đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tô chức
1.2 Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử
Tại Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thâm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy” 1.3 Ký ban hành văn bản
Về thâm quyền ký của cấp phó được giao phụ trách: Điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP khi quy định thẩm quyền ký của cấp phó là: “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”
Về ký thừa lệnh: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay
Về ký số: Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã bỗ sung quy định về chữ ký số của người
có thâm quyền và chữ ký số của cơ quan, tô chức
Về mực ký văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định “Đối với văn bản giấy,
khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai
1 4 Đính chính văn bản đi
Tại khoản 3 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Văn bản đã phát hành
nhưng có sai sót về thê thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính
bằng công văn của cơ quan, tô chức ban hành văn bản”
1.5.Thu hồi văn bản
Trang 12Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thu hồi văn bản như sau: “Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản
đã nhận Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy
bỏ văn ban bị thu hồi trên Hệ thông, đồng thời thông báo qua hệ thống đề bên gửi biết”
1.6.Về khổ giấy của văn bản hành chính
Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng khô giấy A4 (210mm x 297mm) và được trình bày theo chiều dài của khô
A4 trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì văn bản có thê được trình bày theo chiều rộng
1.7 Về đánh số trang văn bản
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều
ngang trong phân lề trên của văn bản, được đánh từ số l, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất
1.8 Về viết hoa trong văn bản hành chính
Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định 05 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01/2011/TT-BNV, tuy nhiên đã sửa đổi và bỗ sung thêm một số trường hợp phải hoa trong từng nhóm Cụ thể:
Đối với viết hoa vì phép đặt câu:Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ bắt buộc viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh, đó là: Sau dấu chấm câu (.); sau dau chấm hỏi (2): sau dâu chấm than (!) và khi xuống dòng Như vậy, chỉ khi dùng 04 loại dâu câu này thì người viết mới phải viết hoa, còn các dấu khác thì viết chữ cái đầu bình
thường
Đối với viết hoa tên địa lý: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bồ sung thêm cá “Thành phó Hồ
Chí Minh” vào trường hợp viết hoa đặc biệt
- Đối với viết hoa các trường hợp khác: Nghị định 30/2020/NĐ-CP có một số điểm mới
như sau:
+ Bỗ sung quy định: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước