đặc điểm giao tiếp nội bộ

Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của sự phối hợp này là hiệu quả của hoạt động giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp.. Giao tiếp nội bộ là những hoạt động giao ti

CHUONG 1: CO SO LY THUYET

1.1 Khái niệm giao tiếp nội bộ:

Một doanh nghiệp bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban Đề đoanh nghiệp vận hành và phát triển đòi hỏi sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của sự phối hợp này là hiệu quả của hoạt động giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp

Giao tiếp nội bộ là những hoạt động giao tiếp được tiến hành trong phạm vi nội bộ của một tổ chức như: giao tiếp với cấp trên, giao tiếp với cấp dưới, giao tiếp với đồng nghiệp; chỉ sự trao đổi thông tin và ý kiến trong phạm vi của tô chức đó

1.2 Đặc điểm giao tiếp nội bộ:

-Giao tiếp nội bộ có thể được chia theo chiều đọc, chiều ngang hay qua mạng: +Giao tiếp theo chiều dọc: thông tin được truyền từ trên xuống bao gồm kế hoạch của các phòng, ban; chính sách vả quy trình làm việc; nội quy, quy chế của công ty hoặc thông tin được truyền từ dưới lên như các báo cáo, kiên nghị, đề xuât

+Giao tiép theo chiéu ngang: được thực hiện giữa các nhân viên, cán bộ củng cấp với nhau khi họ cần chia sẻ thông tin, giải quyết van dé, hop tác hay giải quyết mâu thuẫn với nhau

+Giao tiếp qua mạng: ở đây muốn nói đến mạng lưới giao tiếp, thông tin truyền một cách tự đo giữa những người có mối quan hệ chung không vượt

quá vai trò của người hay đơn vị tham gia trong tổ chức

-Ngoài ra, giao tiếp nội bộ còn có thê chia thành giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức:

Giao tiệp chính thức Giao tiệp không chính

thức Liên quan tới -Kinh doanh Thường ám chỉ tin đôn

-Quan hệ cá nhân -Thông tin về công việc

-Nhitng thong tin ca nhân Hinh thức - Việt (báo cáo, chính sách, thông -Hâu hết là g1ao tiệp nói

bao )

-Truyền băng lời ( bai dién văn, cuộc họp ) Các tô chức vẫn ghi

hồ sơ cho những giao tiếp bằng lời

như biên bản cuộc họp

-Giao tiếp việt qua e-mail

Định hướng -Được lên kế hoạch bởi tô chức -Không được định hướng

trước bởi tô chức Hướng truyện Theo mọi hướng Theo mọi hướng

thông tin

Ưu điểm -Cân thiết cho doanh nghiệp hoạt -Phát tri và duy trì môi

động hiệu quả quan hệ tích cực giữa -Gắn liền với cơ cầu chính thức của | người với người

tổ chức -Tăng tính đoàn kết, gắn -Théng tin có thể chuyên lên, bó giữa các thành viên xuống và từ bên này sang bên kia

theo cấp bậc chính thức

Nhược điễm -Thông tin có thê bị thất lạc khi Có thê ảnh hưởng tiêu cực

truyền từ trên xuống

-Thông tin có thê bị biến dạng, xuyên tạc khi truyền từ dưới lên

-Sự giao tiếp hàng ngang có thể

gap tro

ngai do cac mau thuẫn cá nhân, sự

ganh ty giữa các bộ phận và giữa các cả nhân đên sự ôn định cua t6

chức nêu không được kiêm soát

1.3 Vai trò của giao tiếp nội bộ:

Giao tiệp nội bộ có vai tro rat quan trong dam bảo sự hiệu quả và thành công của tô chức Thông qua g1ao tiếp mà mọi thành viên có thê hiểu ý, có thê kết hợp làm việc chung, các bộ phận phối hợp hoạt động một cách thuận lợi nhắm tới mục tiêu chung của tô chức:

-Lợi ích cá nhân:

+ Nâng cao hiệu quả công việc

+ Tạo tâm lý vui vẻ, hài lòng trong thời g1an làm việc

+ Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, từ đó giúp cho việc tương tác trong công việc trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn

-Lợi ích công ty:

+ Có thông tin đúng, tận dụng được ý tưởng của nhân viên, gia tăng tính ôn định về nguồn nhân lực

+ Giúp cho giao tiếp bên ngoài hiệu quả

+ Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp hình thành văn hóa công ty, tạo nên sức

mạnh nôi kết, chia sẻ hồ trợ trong công việc

1.4 Kỹ năng giao tiếp nội bộ

1.4.1 Kỹ năng giao tiếp với cấp trên:

-Giao tiếp với cấp trên hoặc với cấp đưới thường xảy ra trong những trường hợp khi nhân viên phản hồi về việc thực hiện và kết quả các hoạt động, bao gồm việc thực hiện các nhiệm vụ đo cấp trên giao phó và nhận xét hay đóng góp về chính sách của tô chức Giao tiếp thường xuyên từ đưới lên thường ở dạng báo cáo, ghi nhớ, hòm thư góp ý, họp nhóm, đề xuất hay phàn nàn bằng lời nói

-Nói chung, giao tiếp với cấp trên được sử dụng đề đạt được ba mục tiêu:

+ Báo cáo thành tích cấp phòng, công việc hoặc cá nhân

+ Đề xuất, kiến nghị

+ Thúc đây nhân viên tham gia quản lý

-Hình thức giao tiếp này chỉ thật sự hiệu quả khi hai bên có sự tin tưởng lẫn nhau Khi

đó nhân viên mới có thể nói ra toàn bộ sự thật mà không cảm thấy lo sợ, phủ nhận hay che giấu; từ đó họ cũng có thê làm việc với tỉnh thần tích cực hơn Nhà quản trị cũng

có thê có được những thông tin chính xác từ cấp dưới, có được thông tin về tình cảm, nhận thức của cấp dưới, phát hiện ra khả năng hay sai sót của nhân viên, hiểu được điều gì diễn ra trong doanh nghiệp đề xử lý phủ hợp và kịp thời

-Ngoài ra, đề đảm bảo hiệu quả trong quá trình giao tiếp với câp trên, hạn chê sai sót trong công việc do các yêu tô gây nhiều nhân viên cân chú ý các nguyên tắc sau: +Tuân thủ trật tự đẳng cấp: đảm bảo tính thống nhất và ôn định của tổ chức, tránh

sự rối loạn khi thông tin bị chồng chéo và cách giải quyết không nhất quán khi nhân viên có hành vi vượt cấp Trong một số trường hợp, hành vi vượt cấp này có thể khiến cấp trên trực tiếp cảm thấy không được tôn trọng, vi phạm nguyên tắc tôn trọng trong

tô chức

+Phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình: chủ động hỏi những thông tin cần thiết đề hoàn thành công việc đúng yêu cầu và tiêu chí đánh giá; chủ động nhờ sự hỗ trợ và trao đổi khi gặp khó khăn dé duoc hướng dẫn và xử ly kip thoi

+Tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư: thực tế trong quá trình làm việc không thê tránh khỏi sai sót vì thế bạn cần phải thay đôi thái độ khi tiếp nhận lời phê bình từ cấp trên, tiếp nhận lời phê bình đề hoàn thành công việc tốt hơn

+Quý trọng thời gian của cấp trên: Khi giao tiếp với cấp trên, bạn cần đặt trước một cuộc hẹn, chuẩn bị nội dung trình bày ngắn gon, rõ rảng, cụ thể Nếu cần có thể gửi trước tài liệu cho cấp trên xem xét đề rút gọn thời gian trao đồi trực tiếp và tuyệt đôi tuân thủ đúng giờ hẹn

+Cư xử một cách khéo léo, không nói xấu, không chê bai sau lưng: khi

giao tiếp với cấp trên, bạn cần chú ý đến trạng thái tâm lý của họ đề tránh những hành

vi không đáng có và có những cách ứng xử phù hợp

+Học hỏi những phong cách và kinh nghiệm (tốt: Đối với nhà quản lý, những nhân viên không xuất sắc nhưng có tỉnh thần đám nghĩ đám làm cũng có thể giỏi hơn là người có năng lực nhưng không chịu khó đào sâu học hỏi

-Trong quá trình tương tác với cấp trên, nhân viên cần lưu ý:

+ Hiểu ý cấp trên

+Lắng nghe mà không bản tán, tuyên truyền

+San sẻ nỗi lo với cấp trên

+Mang theo số ghi chép khi trao đổi công việc với cấp trên

+Hói lại nếu chưa hiểu rõ lệnh của cấp trên

tHỏiI rõ thoi gian hoàn thành công việc

+Kịp thời báo cáo công việc với cấp trên

1.4.2 Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới:

Giao tiếp với cấp dưới là hình thức giao tiếp mà thông tin được truyền từ cấp cao xuống cấp dưới hơn, ví dụ: phân công trách nhiệm, hướng dẫn công việc, đánh giá của người quản lý về kết quả làm việc của nhân viên, thông báo kế hoạch của công ty Quá trình giao tiếp với cấp đưới nhằm đạt các mục đích sau đây của nhà quản trị:

- Kiểm tra việc thực hiện các quyết định

- Đánh giá tiến độ thực hiện công việc của nhân viên trong bộ phận,

động viên người lao động kịp thời

- Đánh giá cấp dưới về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả

năng thăng tiến

- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của nhân viên đề có biện pháp tác động,

hỗ trợ phủ hợp

Khi giao tiếp với cấp dưới, nhà quản trị cần thực hiện các nguyên tắc sau đây:

- Tin tưởng và tín nhiệm nhân tài: Trong hoàn cảnh nền kính tế cạnh tranh đầy khốc liệt, yêu tố con người là then chốt trong sự phát triển ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay., các doanh nghiệp phải có chính sách động viên hấp dẫn đề thu hút và giữ chân người tài Trước hết cần phải tin tưởng và tín nhiệm họ, có như vậy họ mới làm việc

và công hiến hết sức mình cho công ty

-Dùng đúng người đúng việc: nhà quản trị phải xác định đúng khả năng làm việc và năng lực tiềm ân của nhân viên đề bố trí cũng như đề bạt họ vào những vị trí thích hợp, có như vậy mới phát huy được hết giá trị của họ

-Dao tao và bồi dưỡng nguồn nhân lực: tô chức cho nhân viên các phòng ban tham gia các khóa đào tạo nâng cao kiến thức, tay nghề Các hoạt động huấn luyện và đào

tạo có thê bao gồm đào tạo kỹ năng cơ bản, đào tạo nâng cao, đào tạo chuyên sâu, đào tạo quản lý và đảo tạo phát triển cá nhân Các hoạt động này có thê được thực hiện thông qua các khóa học, hội thảo, chương trình đào tạo trực tuyến hoặc các hoạt động thực tế Thỏa mãn được nhu cầu nay trong khi thực hiện các nhiệm vụ thì sẽ tạo được

sự gan bó lâu dài của họ đối với công việc

-Lắng nghe ý kiến của cấp dưới: Bằng cách lắng nghe và đồng cảm với họ, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động lực cho cả nhóm, kích thích sự sáng tạo của họ Ngoài ra, lắng nghe cấp dưới cũng giúp bạn tìm ra những vấn đề và thách thức mà nhân viên đang gặp phải, từ đó đưa ra các giải pháp và cải thiện công việc của toàn bộ nhóm

-Tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới: đây là một nhu cầu trong hệ thống thang bậc nhu cầu Khi công ty tôn trọng và quan tâm đến nhân viên và gia đình cán bộ công nhân viên sẽ tạo cho họ nguồn động viên tỉnh thần giúp cho họ có động lực và tỉnh than lam việc

-Tang cường mối quan hệ tình cảm: tạo ra các chương trình học hỏi, giao lưu để nhân viên các phòng ban có cơ hội gặp gỡ và xây dựng mối quan hệ với nhau từ đó tăng tính đoàn kết và nâng cao sự phối hợp trong công việc

-Giữ lời hứa: Một khi đã hứa điều gì với cấp đưới, nhà quản trị cần có gắng thực

hiện, nếu không thực hiện được phải phản hồi, xin lỗi kịp thời Có như vậy mới xây

dung và giữ vững được niêm tin của cap dưới

-Khen chê kịp thời, đúng mực, khách quan, công bằng, tế nhị, đúng thời điểm và bối cảnh: khen thưởng công khai, kịp thời khi nhân viên hoàn thành công việc tốt, đạt thành tích cao làm họ thấy được động viên, thúc đây họ ngày càng cô gắng phần đấu Trường hợp cấp dưới sai phạm, nhà quản trị cũng cần nhanh chóng có biện pháp xử lý theo quy định của công ty Tuy nhiên khi xử lý các ví phạm ký luật cần đảm bảo hợp

tỉnh

hợp lý, công tư phân minh Có như vậy các biện pháp xử lý mới có tác dụng răn

đe và ngăn ngừa những sai phạm tiếp theo

1.4.3 Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp:

-Giao tiếp với đồng nghiệp hay nói cách khác là giao tiếp hàng ngang (đồng cấp), là

sự giao tiếp giữa những người cùng cấp bậc với nhau, hoạt động trong những lĩnh vực khác nhau trong cùng một tô chức Luồng giao tiếp này là phương thức chủ yếu đề đạt được sự phối hợp trong tô chức

-Tuy nhiên giao tiếp hàng ngang có thê sẽ bị ngăn cản bởi: sự biệt lập giữa các phòng ban, sự ghen ty và đối đầu giữa các nhóm, sự khác biệt về trách nhiệm và quyền lợi giữa các nhóm Ngoài ra, kênh giao tiếp này còn bị ảnh hưởng bởi sự khác biệt về

giới tính, văn hóa, tính cách cá nhân, thành kiến, kinh nghiệm, kiến thức Đề khắc

phục những trở ngại này, đòi hỏi các thành viên trong tô chức phải đề cao lợi ích tập thé, chia sé thông tin với nhau, tích cực hỗ trợ nhau trong công việc chung, giải quyết khó khăn, xung đột

-Đề tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, mỗi nhân viên cần lưu ý những điều sau:

+ Tránh tranh chấp kinh tế với đồng nghiệp

+ Nhiệt tình giúp đỡ đồng nghiệp

+ Tôn trọng công việc riêng tư của nhau

+ Chủ động xin lỗi

+ Làm việc với tỉnh thần hợp tác

+ Không tuỳ tiện mượn và sử dụng đồ của đồng nghiệp

+ Không giải quyết công việc theo cảm tính

- Không nên nói quá nhanh và quá nhiều

- Lắng nghe ý kiến người khác

- Tìm kiếm những điểm tương đồng, cách giải quyết thoả đáng nhất

- Tìm cách giảng hoà khi xảy ra mâu thuẫn, xung đột với đồng nghiệp

- Binh tĩnh khi đối phương bị kích động

- Không nên tin tuyệt đối hay đi tuyên truyền những tin đồn

- Tích cực xây đắp tính thần làm việc tập thé

- Thấu cảm vị thế công tác của các đồng nghiệp

- Tôn trọng và tạo điều kiện cho đồng nghiệp

- Tham gia hoạt động của những nhóm phi chính thức

CHUONG 2: THUC TRANG HOAT DONG GIAO TIEP NOI

BO CUA NGAN HANG THUONG MAI CO PHAN NGOAI

THUONG VIET NAM (VIETCOMBANK)

2.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp:

2.1.1 Tổng quan về doanh nghiệp:

-Tên công ty bằng tiếng Việt: NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CÔ PHẢN NGOẠI

THƯƠNG VIỆT NAM

-Tén céng ty bang tiéng Anh: JOINT STOCK COMMERCIAL BANK FOR FOREIGN TRADE OF VIET NAM

-Tén giao dich: VIETCOMBANK

-Tên viết tắt: VIETCOMBANK

-Mã số doanh nghiệp: 0100112437

-Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 0103024468

-Ngày cấp: 02/06/2008, đăng ký thay đôi lần thứ 15 ngày 14/04/2022

-Nơi cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội

thứ 950) do Tap chi Forbes binh chon Vietcombank được bình chọn xếp thứ l toàn ngành Ngân hàng, xếp thứ 3 toàn thị trường Việt Nam, duy trì vị thế dẫn đầu 7 năm liên tiếp là ngân hàng có môi trường làm việc tốt nhất Việt Nam

-Ngày 30/6/2009, cô phiếu Vietcombank (mã chứng khoán VCB) chính thức được niêm vết tại Sở Giao dịch chứng khoán TP.HCM

-Ngày 30/09/2011 Ký kết hợp đồng cô đông chiến lược với Mizuho Corporate Bank thuộc Tập đoàn Tài chính Mizuho, Nhật Bản

-Ngày 31/03/2013 Ra mắt hệ thống nhận diện thương hiệu mới cùng Slogan “Chung niềm tin - Vững tương lai”

-Ngay 01/12/2016 Ban hành Chiến lược phát triển Vietcombank đến năm 2020 Năm

2016, Vietcombank đã lay lại vị trí số 1 vé loi nhuan

-Ngày 19/10/2018 Khai trương hoạt động Vietcombank tại Lào

-Ngày 1/11/2019 Ra mắt văn phòng đại diện tại Mỹ

-Ngày 12/11/2019 Ký kết hợp đồng phân phối bảo hiểm với Công ty bảo hiểm FWD

có giá trị lớn nhất trong lĩnh vực bảo hiểm nhân thọ tính đến thời điểm ky két Nam

2019 Trở thành ngân hàng Việt Nam đầu tiên có lợi nhuận đạt mốc | ty USD -Ngày 27/01/2020 Go-live thành công hệ thống ngân hàng lõi Core banking