NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Khái niệm, nội dung công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư
Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ, thư tín Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức
Khái niệm công tác văn thư được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau Trong cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội Chủ nghĩa xuất bản bằng tiếng Nga năm 1982, aДелопроизводствоa được dịch sang tiếng Việt là công tác văn thư, được giải thích là: Toàn bộ công việc về văn bản hóa (lập văn bản) trong hoạt động quản lý của các cơ quan và các công việc để tổ chức văn bản trong các cơ quan đó
Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn, được xuất bản bằng tiếng Anh tại Munchen, NewYork, London, Paris năm 1988, “Records management” được dịch là công tác văn thư Records management được giải thích như sau: Quản lý văn bản là một lĩnh vực quản lý hành chính tổng hợp liên quan đến sự đạt được tính kinh tế và hiệu quả trong việc tạo ra, duy trì, sử dụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vòng đời của văn bản) Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong văn bản quy phạm pháp luật Một định nghĩa đang được sử dụng trong công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư lưu trữ ở nước ta được nêu trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đỉnh Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005 Theo đó, “công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức” Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011, công tác văn thư được định nghĩa là: “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”
Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” được đề cập trong các tài liệu trong nước và ngoài nước Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng về nội hàm đều giải thích công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản và con dấu trong cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu tại điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020: “Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bị mật trong công tác văn thư”
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)
1.1.2 Nội dung công tác văn thư 1.1.2.1 Soạn thảo, ban hành văn bản
- Xác định mục đích, giới hạn, giải quyết văn bản (chuyên viên, cán bộ).
- Thu thập, xử lý thông tin.
- Soạn và duyệt văn bản (chuyên viên, thủ trưởng).
- Đánh máy (nhân viên đánh máy), in ấn, sao chụp văn bản.
- Ký, ban hành văn bản (thủ trưởng).
1.1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý văn bản đi (Văn thư cơ quan)
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày.
+ Ghi số, ngày /tháng/ năm
- Quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại sơ bộ
+ Đăng ký văn bản đến
+ Chuyển giao văn bản đến (Văn thư)
+ Giải quyết theo dõi (nội dung: thủ trưởng; thời gian giải quyết: văn thư), đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Lập hồ sơ (tất cả những người có liên quan đến công văn giấy tờ) và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (tất cả những người có hồ sơ).
1.1.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Lập danh mục hồ sơ.
- Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
1.1.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu
- Bảo quản con dấu: các loại con dấu của cơ quan, tổ chức.
- Sử dụng con dấu đúng quy định hiện hành của nhà nước và của cơ quan (Cơ quan văn thư)
Vị trí, ý nghĩa
1.2.1 Vị trí của công tác văn thư
- Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý
- Là nội dung quan trọng trong hoạt động của các cơ quan: Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi,liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày
- Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, tổ chức
- Mọi người trong cơ quan đều liên quan đến công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn thu gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư a) Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thông tin.
Trong đó, nguồn thông tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất là nguồn thông tin bằng văn bản Hoạt động quản lý của cơ quan cũng như quá trình giải quyết các công việc hàng ngày đều phải dựa trên văn bản Thông tin trong văn bản càng chính xác thì việc giải quyết các công việc càng hiệu quả
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: là nguồn đầu vào, sau khi ban hành, để tra cứu, căn cứ pháp lý về trách nhiệm chủ trì, giải quyết công việc, tiến độ công việc như thế nào.
- Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày…
- Trong hoạt động quản lý của các cơ quan từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên, giải quyết những công việc cụ thể nói chung đều phải dựa trên các nguồn thông tin có liên quan.
Ví dụ: để soạn thảo một báo cáo tổng hợp công tác năm của cơ quan, và cán bộ được phân công dự thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông tin khác nhau
Cho nên công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Mà thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của một cơ quan có thể gồm nhiều hình thức và được cung cấp bởi các nguồn khác nhau như:
+ Văn bản quản lý do các cơ quan cấp trên cấp dưới và các cơ quan khác gửi tới.
+ Đơn thư của cán bộ quần chúng nhân dân gửi tới để khiếu nại tố cáo về trách nhiệm.
+ Thông tin được lãnh đạo cán bộ công chức cơ quan ghi chép tổng hợp qua điều tra khảo sát thực tế hoặc qua các hội nghị chuyên đề, …
Trong các nguồn thông tin trên, nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý, là thông tin chủ yếu và chính xác nhất vì chúng liên hệ chặt chẽ với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý Nguồn thông tin văn bản này để đến được các lãnh đạo cán bộ công chức đều phải có các khâu xử lý của công tác văn thư như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, tiếp nhận văn bản, chuyển giao, giải quyết văn bản, …
Điều này chứng tỏ công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. b) Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ
* Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác:
Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanh chóng, chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết chính xác có đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lại hiệu suất công việc cao Ngược lại nếu các công việc nói trên thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc
- Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý, … thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ kịp thời và chính sách hoạt động quản lý của cơ quan sau đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất của công tác của cơ quan
- Ngược lại nếu một trong các câu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt thì ít hiểu sao bị ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan.
* Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước:
Bí mật của Đảng và nhà nước là những thông tin có nội dung quan trọng mà cơ quan không công bố hoặc chưa công bố nhưng nếu bị tiết lộ sẽ gây tác hại đến hoạt động chỉ đạo, hoạt động quản lý
Việc bảo vệ bí mật nhà nước và lý và cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư vì phần lớn các thông tin thuộc luật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan.
Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, tổ chức do vậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, xử lý các thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc xử lý nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết công việc chậm sẽ làm giảm hiệu quả công việc, thậm chí có thể gây ảnh hưởng tiêu cực cho cơ quan, tổ chức.
Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản vì vậy công tác văn thư phải đòi hỏi yêu cầu chính xác Thông tin chính xác thì hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao và ngược lại.
Yêu cầu chính xác đối với công tác văn thư bao gồm:
- Về mặt nội dung: Nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành, không được trái với hiến pháp, pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành Các số liệu, dẫn chứng trong văn bản phải chuẩn xác, chứng cứ rõ ràng
- Về mặt thể thức: Văn bản phải được trình bày theo đúng quy định cùa nhà nước.
Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
- Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: Việc đánh máy, in ấn các văn bản phải chính xác không được sai sót Đăng ký, bao gói, chuyển giao phải chính xác tránh nhầm lẫn và phải tuân thủ đúng chế độ quy định của Nhà nước và quy chế của cơ quan về công tác văn thư
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản.
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
VD: Trong hoạt động ban hành văn bản và soạn thảo văn bản QPPL cần đảm bảo
Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ vàn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định của cơ quan, tổ chức.
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.
Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào phải luôn luôn thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước (BVBMNN) để bảo vệ những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế,… các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung bên cạnh đó, trên không gian mạng, các thế lực thù địch cũng không ngừng gia tăng các hoạt động chống phá Việt Nam
Luật Bảo vệ bí mật nhà nước được Quốc hội khóa XIV một số quy định liên quan đến lập, thẩm định, ban hành danh mục bí mật nhà nước, thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước, gia hạn thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2019 Tại Điều 5 về các hành vi bị nghiêm cấm, Luật quy định: “Soạn thảo, lưu giữ tài liệu có chứa nội dung bí mật nhà nước trên máy tính hoặc thiết bị khác đã kết nối hoặc đang kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp lưu giữ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật về cơ yếu (khoản 5); Truyền đưa bí mật nhà nước trên phương tiện thông tin, viễn thông trái với quy định của pháp luật về cơ yếu (khoản 6).
Các văn bản quy định về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước như: Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, Ngoài ra, còn có 1 số luật, nghị định được ban hành nhằm bảo vệ bí mật nhà nước trên các cổng thông tin điện tử như: Luật An ninh mạng 2018, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, Chỉ thị số 14/CT-TTg.
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
Ngày nay, trước sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, là hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, công tác văn thư đòi hỏi phải từng bước hiện đại hóa Hiện đại hóa trong công tác văn thư chính là ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản đồng thời đưa các trang thiết bị hiện đại vào sử dụng trong công tác văn thư Bên cạnh đó, để việc hiện đại hóa công tác văn thư đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hội, cán bộ, công chức, viên chức nói chung, cán bộ văn thư nói riêng cần được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và nâng cao trình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu thế hiện đại.
Bên cạnh đó, Chính phủ cũng quyết tâm triển khai xây dựng Chính phủ điện tử,Chính quyền điện tử các cấp Trong đó, nhiệm vụ bảo đảm an toàn thông tin được Chính phủ hết sức đề cao Để thể chế hóa đầy đủ, kịp thời các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực ban hành văn bản.
Trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác Văn thư tại cơ quan, tổ chức
1.4.1 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan
Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc
Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan không có Văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình.
- Những nhiệm vụ cụ thể:
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cơ quan Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết văn bản đó Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước.
Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) của cơ quan ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng.
Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc khác như: Xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc.
1.4.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính)
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không có Văn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;
- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi đi;
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
1.4.3 Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức Ưong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị Cụ thể là:
- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị;
- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị;
- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao.
1.4.4 Trách nhiệm của công chức, viên chức
Tất cả công chức, viên chức của cơ quan phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình Cụ thể là:
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cán bộ phụ trách đơn vị;
- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan;
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ quan.
1.4.5 Trách nhiệm của cán bộ văn thư cơ quan
* Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
* Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi:
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
- Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng ;
- Đóng dấu văn bản đi;
- Đăng ký văn bản đi;
- Chuyển giao văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;
- Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
- Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản
* Đổi với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng Phòng Hành chính) làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục;
- Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập, quản lý hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan
* Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng, dấu chức danh) và các loại con dấu khác;
- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan.
* Đổi với những công việc khác có liên quan
Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tùy theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy, trực điện thoại, một số công việc trong văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.1 Nguyên tắc soạn thảo văn bản a Tập trung
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm b Nhanh chóng, kịp thời
Tổ chức quản lý văn bản là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời gian, công sức làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức Đó là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ năng, trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan
Nguyên tắc tổ chức quản lý nhanh chóng, kịp thời được thể hiện qua các nội dung:
Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký
Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh chỏng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ dẫn đến tình trạng giải quyết công chậm việc, nhỡ việc làm giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đang được áp dụng tại rất nhiều cơ quan, tổ chức Điều này giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức c Chính xác Đây là một nguyên tắc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
Thứ nhất: Phải chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá trình đăng ký, nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến không được để sai sót, nhầm lẫn
Thứ hai: Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản Nguyên tắc này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn được pháp luật và cơ quan quy định
Thứ ba: Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: Mỗi cá nhân trong cơ quan khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực mình phụ trách Như vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng chính sách Trong trường hợp các cá nhân không dựa vào các quy định mà chi dựa vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể gây ảnh hưởng đến uy tín cùa cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của cán bộ, công chức, viên chức và quần chúng nhân dân d An toàn, bí mật e Đảm bảo quy trình 2.1.2 Quy trình soạn thảo văn bản 2.1.2.1 Soạn thảo văn bản
1 Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản
2 Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc:
Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết
3 Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
4 Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
2.1.2.2 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt
2 Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.
2.1.2.4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1 Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đửng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản
2 Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Quản lý văn bản
2.2.1 Nguyên tắc quản lý văn bản
Văn bản là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, an toàn bí mật và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định.
Cụ thể như sau: a) Tập trung:
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thì tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Nguyên tấc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm b) Nhanh chóng, kịp thời:
Tổ chức quản lý văn bản là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời gian, công sức làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức Đó là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ năng, trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan
Nguyên tắc tổ chức quản lý nhanh chóng, kịp thời được thể hiện qua các nội dung:
Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là Ưong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký
Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh chỏng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ dẫn đến tình trạng giải quyết công chậm việc, nhỡ việc làm giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đang được áp dụng tại rất nhiều cơ quan, tổ chức Điều này giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức c) Chính xác: Đây là một nguyên tắc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
Thứ nhất: Phải chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá ừình đăng ký, nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến không được để sai sót, nhầm lẫn
Thứ hai: Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản Nguyên tắc này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn được pháp luật và cơ quan quy định
Thứ ba: Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: Mỗi cá nhân Ưong cơ quan khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực mình phụ trách Như vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng chính sách Trong trường hợp các cá nhân không dựa vào các quy định mà chi dựa vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của cán bộ, công chức, viên chức và quần chúng nhân dân d) An toàn, bí mật: Điều 1, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000 quy định “ Bí mật nhà nước là những tin về vụ, việc, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tc, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà nhà nước không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước Để thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo mật, các cơ quan phải tuân thủ các quy định sau đây:
- Nắm vững các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý văn bản mật;
- Xác định chính xác độ mật của văn bản
- Lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ gìn bí mật;
- Lựa chọn chính xác đối tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tượng không liên quan;
- Không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật phải để ở hòm, tủ có khóa; việc soạn thảo và chuyển giao văn bản mật phải làm trên máy tính không được kết nối vào các mạng thông tin
- Văn bản mật phải đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý và giải quyết; không chuyển giao văn bản mật qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa e) Đảm bảo quy trình:
Tất cả các quy trình quản lý văn bản như: trình tự, thủ tục đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đều được tuân theo quy trình các bước, thống nhất theo quy định của Nhà nước, theo quy chế của cơ quan
Ví dụ: Quy trình quản lý văn bản đi phải tuân thủ theo quy định của Nhà nước tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng năm văn bản; đăng ký văn bản; nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn; làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi đôn đốc việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi Không được thực hiện đóng dấu trước khi nhân bản vỉ như vậy, chúng ta không có được các bản chính có giá trị pháp lý để chuyển giao cho các cơ quan có trách nhiệm giải quyết mà chỉ có các bản pho to dùng để cung cấp thông tin.
2.2.2 Quy trình quản lý văn bản
*Khái niệm - Văn bản đi:
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.3.1 Lập hồ sơ 2.3.1.1 Khái niệm, vị trí, tác dụng của lập hồ sơ
1 Khái niệm a Hồ sơ Khái niệm “Hồ sơ” đã từng có nhiều văn bản quy phạm, văn bản hướng dẫn, từ điển, giáo trình, đề cập đến như:
Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992 giải thích thuật ngữ hồ sơ như sau: “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả , hình hành trong quả trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân
Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa và không dày quá 4 cm
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định công tác văn thư định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một so) đặc điểm chung như: tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan tổ chức hoặc của một cá nhân”.
PGS Vương Đình Quyền, trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư đưa ra khái niệm hồ sơ như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn để, sự việc đỏ hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giá, cùng thời gian ban hànha Theo tác giả, khái niệm hồ sơ là một khái niệm phân loại, phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo các vấn đề, sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản
Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xuất bản năm 2009 khái niệm hồ sơ được định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một
(hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan to chức hoặc của một cá nhân.
Luật Lưu trữ năm 2011, thuật ngữ hồ sơ được giải thích như sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu cỏ liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Như vậy các khái niệm về hồ sơ nêu trên chưa có sự đồng nhất về nội hàm cũng như cách diễn đạt Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng hồ sơ theo khái niệm đã được nêu trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ
Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động thường hình thành 3 loại hồ sơ sau:
- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân
- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) b Lập hồ sơ
Cùng với khái niệm “Hồ sơ” là khái niệm “Lập hồ sơ”' cũng có nhiều định nghĩa như sau:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ vềNghị định công tác văn thư định nghĩa khái niệm lập hồ sơ như sau: “Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định”
Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992 lập hồ sơ được giải thích như sau: “Là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp quy địnha
Theo tác giả Vương Đình Quyền tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản năm 2007 định nghĩa lập hồ sơ như sau: “Là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhãn theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”
Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội năm 2009 định nghĩa khái niệm lập hồ sơ: “Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong quả trình theo dõi, giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp quy định”
Quản lý và sử dụng con dấu
*Quản lý và sử dụng con dấu:
- Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản.
- Thể hiện vị trí cơ quan, giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành văn bản.
- Khẳng định tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức.
- Khẳng định mức độ tin cậy của văn bản.
- Chống giả mạo giấy tờ.
- Dấu có hình quốc huy.
- Dấu không có hình quốc huy.
- Dấu có biểu tượng Búa – Liềm.
- Dấu không có biểu tượng Búa – Liềm - Các loại dấu khác
2.4.1 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
- Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu.
- Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, CMND, thị thực Visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ.
- Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu.
- Việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan; tổ chức mình.
- Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ.
- Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
- Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức thay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.
- Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức bị thu hồi con dấu theo quy định phải thu hồi con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu để nộp lại cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký.
- Trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thành lập phải thu hồi con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu và thông báo cho cơ quan Công an và các cơ quan, tổ chức liên quan biết
2.4.2 Phương pháp quản lý và sử dụng con dấu
1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định
2 Văn thư cơ quan có trách nhiệm a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức. b) Chỉ giao con dấu của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền Việc bàn giao con dấu của cơ quan, tô chức phải được lập biên bản c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện
* Sử dụng con dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Tài liệu lưu trữ
3.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” - một trong những khái niệm làm nền tảng chung cho công tác lưu trữ, lưu trữ học và tất cả các hoạt động lưu trữ Hiện nay tồn tại ba trường phái cơ bản có quan niệm khác nhau về thuật ngữ này
Trường phái thứ nhất: Trường phái đã định nghĩa về tài liệu lưu trữ căn cứ vào giá trị tiềm năng của tài liệu sau khi chúng hết giá trị hiện hành Định nghĩa do trường phái này đề xuất được Hội đồng Lưu trữ Quốc tế chính thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (nghĩa thứ nhất), “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”
Trường phái thứ hai: Trường phái đã định nghĩa tài liệu lưu trữ căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của tài liệu Trường phái này do các nước Châu Âu đại diện, coi tài liệu lưu trữ là
“toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức và vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó” Cách định nghĩa này phỏng theo định nghĩa được nêu trong cuốn “Thực tiễn lưu trữ Pháp” do ông Jean Favier-Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp chủ biên năm 1993 và cũng là định nghĩa được qui định trong Luật Lưu trữ Pháp 1979: “Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào”
Trường phái thứ ba: Trường phái định nghĩa về khái niệm tài liệu lưu trữ thiên về nơi bảo quản Đại diện cho trường phái này là Liên Xô và hầu hết các nước xã hội chủ nghĩa trước đây Định nghĩa này được trình bày chính thức trong Từ điển Thuật ngữ xuất bản năm
1982 tại Maxcơva: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ” Tuy nhiên, trong công tác lưu trữ của Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm tài liệu lưu trữ Nét đổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm 2004 Trong Luật này tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà nước” (Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004)
Ngoài ba trường phái tiêu biểu nêu trên còn có trường phái dung hòa giữa ba trường phái Việt Nam là một trong các nước có quan điểm dung hòa giữa ba trường phái trên Thật vậy, hầu hết các định nghĩa trước đây ở nước ta về tài liệu lưu trữ đều căn cứ vào bốn đặc điểm cơ bản như: vật mang tin, nguồn gốc xuất xứ, giá trị của tài liệu và nơi bảo quản Ví dụ điển hình là định nghĩa chính thức về tài liệu lưu trữ được đưa vào Từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam”: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của xã hội” Định nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX Đến nay, định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở nước ta đã có một số điểm đổi mới Điểm mới này được thể hiện trong định nghĩa nêu tại khoản 3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
Phân tích và tổng hợp các định nghĩa nêu trong các văn bản nước ta cũng như trong các công trình của các tác giả nước nhà cho phép đi đến nhận xét chung là: các định nghĩa kể trên, mặc dù có sự khác nhau nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm này.
Thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải có “nguồn gốc xuất xứ - do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo qui định hợp pháp”; thứ hai, phải “là bản chính, bản gốc, và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc của tài liệu
Như vậy định nghĩa về tài liệu được nêu tại khoản 3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 là định nghĩa chính thức được sử dụng trong giáo trình này “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
3.1.2 Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức 3.1.2.1 Phục vụ hoạt động quản lý
- Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu trong hoạt động quản lý
- Cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý thường xuyên phải khai thác và sử dụng những thông tin quá khứ, thông tin dự báo trong tài liệu lưu trữ để quy hoạch các chương trình ngắn hạn, dài hạn; ban hành các quy chế, quy định, các quyết định quản lý về tổ chức, nhân sự, tài chính
- Tài liệu lưu trữ giúp các nhà quản lý rút ra các bài học kinh nghiệm để triển khai các chương trình đã đề ra;
- Tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ trong việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động.
3.1.2.2 Phục vụ nhu cầu chính đáng của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan, tổ chức
- Cung cấp nguồn tài liệu để cán bộ công chức, viên chức nghiên cứu vấn đề trọn vẹn, khoa học phục vụ hoạt động chuyên môn trong từng vị trí việc làm
- Cung cấp các tài liệu để giải quyết các chế độ chính sách đối với công dân
VD: Hồ sơ nhân viên bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình công tác, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các thông tin khác liên quan đến việc làm và quyền lợi của nhân viên
- Cung cấp nguồn tài liệu để hoàn thành các công trình nghiên cứu khoa học, luận án tốt nghiệp, phục vụ hoạt động chuyên môn từng vị trí việc làm
- Cấp chứng nhận về tiểu sử cá nhân, tình trạng tài sản, đất đai, hôn nhân Trao đổi:
Lấy ví dụ làm rõ
3.1.2.3 Phục vụ việc biên soạn lịch sử cơ quan, tổ chức
Tham khảo trong quá trình nghiên cứu khoa học (kế thừa và phát huy kết quả nghiên cứu của người đi trước)
*Cơ sở cho các công trình khoa học, các phát minh sáng chế
Làm căn cứ khoa học để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm trên - đất nước, vùng kinh tế trọng điểm:
- Là nguồn thông tin đáng tin cậy để công chức, viên chức, nhân viên tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát triển
Phông lưu trữ
3.2.1 Khái niệm phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu có giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn hình thành trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân (Khoản 6 – Điều 2 – Luật số: 01/2011/QH13)
Phông lưu trữ có các loại sau:
- Phông lưu trữ Quốc gia:
+ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
+ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm: Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
- Phông lưu trữ cơ quan: là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan
Ví dụ: - Phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng.
- Phông lưu trữ Sở Khoa học – Công nghệ tỉnh Quảng Nam.
- Phông lưu trữ trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội
- Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ: Là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa về kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học và các ý nghĩa khác hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân, gia đình, dòng họ.
Ví dụ: - Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh.
- Phông lưu trữ Tổng Bí thư Trần Phú
- Phông lưu trữ liên hợp: Là một tập hợp các phông lưu trữ độc lập được liên kết lại với nhau bởi một đặc trưng nào đó như: Cùng một cơ quan chủ quản, cùng một lĩnh vực, một địa bàn hoạt động
- Các sưu tập lưu trữ: Là một tập hợp tài liệu có ý nghĩa lịch sử và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan, cá nhân hoặc được kết hợp lại với nhau theo một đặc trưng nào đó như: Vấn đề, tên gọi, tên gọi, tác giả, thời gian.
Ví dụ: Sưu tập tài liệu về phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh 1930 – 1931; Sưu tập tài liệu về Phong trào Đông Du đầu thế kỷ XX…
3.2.2 Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
- Cơ quan đơn vị hình thành phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập, tức là cơ quan đó phải đảm bảo các yếu tố sau:
+ Phải có văn bản thành lập của cơ quan có thẩm quyền Trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cơ quan Đây là yếu tố quan trọng nhất khẳng định sự tồn tại hợp pháp của cơ quan
+ Phải có văn thư và con dấu riêng để tổ chức quản lý và giải quyết các văn bản giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan và để khẳng định vị trí của cơ quan; khẳng định tư cách pháp nhân và giá trị pháp lý của văn bản do cơ quan đó ban hành.
+ Có tổ chức và biên chế riêng, được quyền tuyển dụng cán bộ nhân viên theo tổng số biên chế được cấp trên phân bổ.
+ Có tài khoản riêng để thực hiện các quan hệ trao đổi, giao dịch với các cơ quan khác.
Lưu ý: Trong một số trường hợp, một cơ quan vì một lý do nào đó không đảm bảo các yếu tố nêu trên, ta vẫn có thể xem xét để thành lập một phông lưu trữ Tuy nhiên, nếu thiếu văn bản thành lập cơ quan thì sẽ không đủ cơ sở pháp lý chứng minh cho sự tồn tại hợp pháp của cơ quan đó Trong trường hợp này, ta không thể thành lập phông.
- Tài liệu trong phông phải có giá trị, có thể bổ sung cho thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia.
- Tài liệu trong phông phải hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh.
Phông lưu trữ cơ quan là phông lưu trữ chiếm số lượng lớn nhất trong các phòng kho lưu trữ ở nước ta hiện nay.
Công tác lưu trữ
3.3.1 Khái niệm, tính chất và mục đích ý nghĩa công tác lưu trữ 3.3.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế có liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu của cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy công tác lưu trữ trở thành một hoạt động không thể thiếu của bộ máy nhà nước. Ở Việt Nam, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ - Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ: thu thập, bổ sung, bảo quản và sử dụng tài liệu.
3.3.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ
- Tính chất khoa học: Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Mỗi quy trình nghiệp vụ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù riêng.
Khoa học lưu trữ cũng đòi hỏi phải tìm tòi phát hiện những đặc điểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Ví dụ: Nội dung nghiệp vụ chỉnh lý của tài liệu lưu trữ hành chính khác với nội dung nghiệp vụ chỉnh lý của tài liệu nghe- nhìn, tài liệu khoa học - công nghệ
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác như toán học, lý, hoá, sinh, địa lý, tin học vào các nghiệp vụ lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và đảm bảo thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc tổ chức sử dụng có hiệu quả Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá trong lưu trữ cũng phải được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản, an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá, tủ, bìa hồ sơ, cặp (hộp), sổ sách, thẻ tra tìm đã và đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá của ngành
- Tính chất cơ mật: Về lý luận, tài liệu có giá trị lịch sử phải được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội Tuy nhiên do một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia, vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.
- Cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan và các nhu cầu chính đáng của công dân.
- Góp phần bảo vệ bí mật thông tin của cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia.
- Giúp các cơ quan thương mại tổng kết lịch sử, giáo dục truyền thống, rút ra bài học kinh nghiệm trong hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh
3.3.2 Nội dung công tác lưu trữ 3.3.2.1 Hoạt động quản lý
- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
- Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
- Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
* Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Các hồ sơ và tài liệu nộp vào trong phòng lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cần là các loại giấy tờ đã giải quyết xong, ghi từng số của văn bản và làm mục lục văn bản trong hồ sơ.
Những người làm công tác liên quan đến giấy tờ hay những người làm chuyên môn khác nhưng đôi khi làm công tác liên quan đến giấy tờ thì chỉ được lưu trữ hồ sơ với những việc đã hoàn thành xong trong thời gian nhiều nhất là 1 năm, kể từ ngày việc đó hoàn thành.
Sau thời gian 1 năm, cần nộp tài liệu vào bộ phận lưu trữ hoặc phòng lưu trữ của cơ quan
Ngoài ra, những cán bộ nhân viên làm công tác văn thư cần chuẩn bị những kho tàng cần thiết để tiếp nhận các tài liệu và khi tiếp nhận cần có biên bản
Bổ sung các tài liệu, hồ sơ vào kho lưu trữ là các công tác liên quan đến việc thu thập, sưu tầm, hoàn chỉnh các tài liệu trong kho lưu trữ Các quá trình này cần được thực hiện thường xuyên, kịp thời để tài liệu và hồ sơ có thể bổ sung một cách đầy đủ nhất
Phương pháp bổ sung tài liệu lưu trữ rất quan trọng, giúp các cơ quan bổ sung các giấy tờ, hồ sơ, tránh bị mất mát và thất lạc, nếu không bổ sung kịp thời các cơ quan lưu trữ sẽ bị thiếu hụt giấy tờ, khả năng phục hồi bị hạn chế
Các tài liệu cần bổ sung cho kho lưu trữ là: Tài liệu trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế; tài liệu cho cơ quan thuộc các chính quyền trước đó để lại; tài liệu của các cá nhân, gia đình và dòng họ; tài liệu bảo quản trong thư viện và bảo tàng hay ở các viện lưu trữ nước ngoài Để có thể xác định tài liệu lưu trữ, đầu tiên các cán bộ, nhân viên thực hiện công tác này cần xác định các nguồn bổ sung tài liệu, sau đó quy định mỗi phòng trong cơ quan cần bổ sung những loại nào và cuối cùng các nguyên tắc và biện pháp bổ sung tài liệu cần phải hợp lý
* Xác định giá trị tài liệu:
Trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức
3.4.1 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, tổ chức
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ
- Chỉ đạo nghiệp vụ CTLT cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc
- Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào CTLT
- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về CTLT theo quy định của pháp luật hiện hành
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về CTLT đổi với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về CTLT theo thẩm quyền.
3.4.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính)
- Giúp người đứng đầu cơ quan trực tiếp (trưởng quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện CTLT tại cơ quan, tổ chức
- Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về CTLT cho cơ quan và đơn vị trực thuộc
- Kiểm tra, chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật về công tác lưu trữ trong cơ quan tổ chức
- Có thể giao cho cấp phó cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình
3.4.3 Trách nhiệm của trưởng đơn vị, bộ phận trong cơ quan, tổ chức
- Triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan về CTLT trong đơn vị mình.
- Trưởng các đơn vị, bộ phận trong cơ quan chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan trong việc tổ chức, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.
- Kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định hiện hành.
3.4.4 Trách nhiệm của công chức, viên chức
- Lập hồ sơ công việc do mình giải quyết và giao nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định
- Bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin, an toàn hồ sơ, tài liệu, văn bản
- Thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật, của cơ quan về CTLT liên quan tới công việc của mình.
3.4.5 Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ cơ quan, tổ chức
- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; - Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào (cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu) và làm các thủ tục hủy tài liệu hết giá trị.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Thu thập tài liệu vào lưu trữ
4.1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa thu thập tài liệu vào lưu trữ 4.1.1.1 Khái niệm thu thập tài liệu vào lưu trữ
Theo khoản 12 – Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011: thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Thu thập tài liệu là việc nghiên cứu, áp dụng các biện pháp nhằm xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu và các lưu trữ.
Khái niệm trên được hiểu theo các nghĩa sau đây:
- Việc thu thập tài liệu trước hết là việc xác định các nguồn nộp lưu tài liệu “Nguồn nộp lưu” được hiểu là các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc diện phải giao nộp tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ.
- Xác định thành phần tài liệu nộp lưu được hiểu là việc các định các loại tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào các kho lưu trữ Chẳng hạn: Tài liệu hành chính, tài liệu Khoa học Kỹ thuật …, các tài liệu bảo quản Vĩnh viễn, Lâu dài …
- “Các lưu trữ” được hiểu là lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan Việc thu thập bổ sung tài liệu đều được tiến hành tại lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan.
Thu thập tài liệu là một trong những hoạt động rất quan trọng của công tác lưu trữ.
Thực hiện tốt hoạt động nghiệp vụ này sẽ góp phần giúp cơ quan giữ gìn được văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của mình; đảm bảo giữ lại đầy đủ các chứng cứ có liên quan đến hoạt động của cơ quan; giúp cơ quan tra cứu thông tin được nhanh chóng, chính xác, đầy đủ.
Thu thập tài liệu còn góp phần bảo vệ an toàn toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Quốc giaViệt Nam; tránh được tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như: phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê,bảo quản tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ…
4.1.1.2 Mục đích, ý nghĩa thu thập tài liệu lưu trữ
Việc thu thập tài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả
Trong thực tế, tài liệu được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, nếu không thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán, xé lẻ Nhiều tài liệu quý giá bị mất mát hoặc xuống cấp, không được tập trung quản lý, bảo quản theo quy định của nhà nước Chính vì thế, thu thập tài liệu là một nhiệm vụ thường xuyên và tất yếu của các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
Việc thu thập tài liệu lưu trữ vào kho tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan nói riêng và Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung.
4.1.2 Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan, tổ chức 4.1.2.1 Nguồn tài liệu cần thu thập Đối với Lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đó (các đơn vị, bộ phận không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ độc lập) Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên nhất của kho lưu trữ cơ quan Những đơn vị, tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn tài liệu bổ sung chính vào Lưu trữ cơ quan
Ngoài ra, tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân trong cơ quan cũng thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Thực tế ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cho nên nhiều tài liệu có giá trị tồn đọng ở các đơn vị công chức nhất là những tài liệu chính quyền cũ Để giải quyết vấn đề này, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành thu thập bổ sung tài liệu cũ, không để mất mát thất lạc tài liệu, không để tài liệu của Nhà nước lọt vào tay tư nhân.
4.1.2.2 Thành phần tài liệu cần thu thập
Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan nhưng đã giải quyết xong công việc và được lập thành hồ sơ; tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp; tài liệu được thể hiện trên mọi vật liệu như tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các vật liệu khác.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
4.2.1 Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 4.2.1.1 Khái niệm, mục đích phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
Phông lưu trữ: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân (Điều 2 – Luật Lưu trữ số:01/2011/QH13).
Phông lưu trữ cơ quan: là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan.
Như vậy, phông lưu trữ là một khối tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học, thực tiễn, được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định Phông lưu trữ là đơn vị phân loại, đơn vị thống kê của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
*Mục đích phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ là vấn đề có ý nghĩa cơ bản đối với việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Điều này đảm bảo cho tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân, gia đình, dòng họ không bị phân tán, xé lẻ, nó sẽ giữ được mối liên hệ lịch sử, lôgic, phản ánh trọn vẹn hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Do đó, để đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu thì mỗi phông lưu trữ cần được bảo quản trong một kho lưu trữ.
4.2.1.2 Những công việc chủ yếu để phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là dựa vào những đặc trưng chung của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ Trong lưu trữ học,cấp độ phân loại tài liệu trong phạm vi một phông lưu trữ được gọi là hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thành các nhóm và các hồ sơ nhằm phục vụ việc quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng được thuận lợi, hiệu quả Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phông lưu trữ là hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Để phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, cần tiến hành những công việc cụ thể sau đây:
1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông a Bản lịch sử đơn vị hình thành phông: là bản tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu, trong đó cần nêu rõ những nội dung:
- Bối cảnh lịch sử, thời gian thành lập, tên gọi của cơ quan và những thay đổi (nếu có);
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc; những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc;
- Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động);
- Quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt về lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ công tác văn thư) của cơ quan, tổ chức và những thay đổi quan trọng (nếu có) b Lịch sử phông: Là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu, trong đó cần nêu rõ những nội dung sau:
- Tên phông và giới hạn thời gian của tài liệu;
- Khối lượng, thành phần và nội dung của tài liệu;
- Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý;
- Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có);
- Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn là căn cứ cho việc lựa chọn phương án và phân loại tài liệu trong phông được hợp lý, chính xác và khoa học
Nguồn tư liệu tham khảo để hoàn thiện bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là: các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách,sáp nhập… quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông và các đơn vị cấu thành; các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông; các biên bản giao nhận tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê tài liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến; báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; các tư liệu khác có liên quan Ngoài ra, có thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị
2 Xác định đặc trưng phân loại tài liệu Đặc trưng phân loại là đặc điểm chung của tài liệu, được dùng làm căn cứ để phân chia tài liệu thành các nhóm Việc phân nhóm tài liệu trong phông phải tiến hành từng bước gồm nhiều mức độ Bắt đầu bằng việc phân chia tài liệu của phông thành các nhóm cơ bản theo các đặc trưng chủ yếu của tài liệu Tiếp đó, trong từng nhóm cơ bản lại căn cứ vào các đặc trưng của tài liệu để chia thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ, cho đến nhóm nhỏ nhất Điều cần phải chú ý là các nhóm trong phương án phân loại phải bao quát được tất cả tài liệu trong phông
Khi chọn và xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cần dựa vào:
- Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông sẽ chia thành các nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông
- Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông được chia theo các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông
- Đặc trưng thời gian: Tài liệu trong phông sẽ được phân nhóm theo thời gian sản sinh tài liệu
Khi phân loại tài liệu, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải kết hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau Vì vậy, các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các phông lưu trữ mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu Đặc trưng chủ yếu là những đặc trưng cơ bản được áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản ngay từ những bước đầu tiên tiến hành phân loại tài liệu trong phạm vi toàn phông lưu trữ như: cơ cấu tổ chức; thời gian; mặt hoạt động
Ngoài ra, trong đặc trưng chính cần chia tiếp theo đặc trưng phụ như: vấn đề; tác giả; địa danh
3 Lựa chọn và hoàn chỉnh phương án phân loại tài liệu
Sau khi đã xác định được các đặc trưng phân loại, người xây dựng phương án phân loại có thể từ đó mà xác định được phương án phân loại cho cơ quan, đơn vị hình thành phông đó Từ một số đặc trưng chính và kết hợp với một số đặc trưng phụ, người ta đưa ra được 4 phương án phân loại sau:
Bảo quản tài liệu lưu trữ
4.3.1 Khái niệm, mục đích ý nghĩa của việc bảo quản tài liệu lưu trữ
* Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, đặc biệt trong tình hình thực tế hiện nay do nhiều nguyên nhân như sự phá hoại của tự nhiên hoặc con người nên nhiều tài liệu lưu trữ đang đứng trước nguy cơ bị xuống cấp, hư hỏng mà nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì những tài liệu này có thể bị mất mát, hư hỏng mà rất khó hoặc không thể phục hồi được Đối với cơ quan, tổ chức, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ giúp giữ lại được bằng chứng về quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để giải quyết các công việc hàng ngày của cơ quan, tổ chức cũng như phục vụ cho nghiên cứu lâu dài.
Hơn nữa, với vị trí của nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên các yếu tố tác động của tự nhiên như nhiệt độ, độ ẩm cao, lũ lụt, vi sinh vật, côn trùng tác động phá hoại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ Vì vậy công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp, được đặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn
Bảo quản tài liệu lưu trữ nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần bảo tồn nguồn di sản văn hóa của dân tộc, di sản tư liệu của thế giới Qua đó giúp cho người dân nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu trữ.
4.3.2 Các biện pháp kỹ thuật cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ 4.3.2.1 Lựa chọn vật mang tin Để bảo quản an toàn tài liệu chống lại nguy cơ tài liệu bị xuống cấp, lão hoá và tự thân huỷ hoại cần sử dụng loại giấy hiện đại có chứa một lớp kiềm bảo vệ (độ PH từ 6-10).
Trong điều kiện hiện nay, về cơ bản các cơ quan, tổ chức đều đã được trang bị các thiết bị văn phòng, do đó để đảm bảo tài liệu được bảo quản lâu dài thì quá trình làm ra văn bản bên cạnh việc lựa chọn loại giấy thì cũng cần chú ý đến việc sử dụng mực in văn bản, mực dấu, mực viết có chất lượng tốt và phương pháp ghi tin có độ bền cao
4.3.2.2 Phòng, chống các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ do điều kiện tự nhiên a Đảm bảo độ ẩm thích hợp trong kho lưu trữ
Vì độ ẩm là yếu tố phá hoại mạnh nhất đối với tài liệu lưu trữ, do đó trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đảm bảo độ ẩm thích hợp trong kho lưu trữ là vấn đề cần quan tâm hàng đầu Trong điều kiện cơ sở vật chất có thể, cơ quan nên trang bị các thiết bị phòng, chống ẩm như máy hút ẩm, máy điều hòa không khí Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho và vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm để bảo quản tài liệu phòng đó Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để đảm bảo các máy có thể hoạt động liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm
Nếu chưa có điều kiện trang bị máy móc, cơ quan có thể áp dụng một số biện pháp truyền thống sau:
- Thông gió: Áp dụng trong điều kiện không khí trong kho ẩm ướt hơn không khí ngoài trời Có hai cách thông gió là thông gió tự nhiên và thông gió bằng máy Khi áp dụng phương pháp này cần chú ý:
Nhiệt độ ngoài kho không cao quá 32 0 C và không thấp hơn 10 0 C; Độ ẩm tuyệt đối và tương đối ngoài trời phải thấp hơn trong kho;
Ngoài kho không có sương đọng, nhiệt độ không khí ngoài kho phải nhỏ hơn nhiệt độ điểm sương trong kho
Về chế độ thông gió: Không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây Đây là biện pháp đơn giản, rẻ tiền nhưng nhược điểm là khi thông gió bụi và côn trùng có điều kiện thâm nhập vào kho
- Bao gói cách ly độ ẩm: Là biện pháp chủ động để tránh không khí ẩm xâm nhập vào tài liệu Tài liệu khô được cho túi chất dẻo, giấy dầu, giấy paraphin để bao gói Có thể cho thêm vào túi Silicagen và chất chống nấm mốc Biện pháp này chủ yếu áp dụng đối với tài liệu ảnh
- Dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu: Trong trường hợp tài liệu bị ướt do mưa bão, lụt thì dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu ở nhiệt độ không quá 35- 360C Lưu ý không được dùng than, củi và sấy tài liệu Các tài liệu phim ảnh, phim, băng, bản sao in… tuyệt đối không được sấy Về chế độ ẩm tiêu chuẩn cần duy trì trong kho nhằm bảo quản tốt tài liệu lưu trữ là:
Loại tài liệu Độ ẩm Tài liệu giấy 50% (+5%) Tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa 45% (+ 5%) b Duy trì nhiệt độ bảo quản thích hợp
Theo quy định về nhiệt độ bảo quản đối với từng loại tài liệu lưu trữ là:
Loại tài liệu Nhiệt độ Tài liệu giấy 200C (+20C) Tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa 160C (+20C) Để đảm bảo được nhiệt độ nêu trên thì tại các kho lưu trữ cần trang bị các thiết bị kiểm soát và duy trì nhiệt độ bao gồm: nhiệt kế, quạt thông gió, điều hoà cục bộ, điều hoà trung tâm c Hạn chế ánh sáng trong kho bảo quản tài liệu lưu trữ
Do ánh sáng và đặc biệt là ánh sáng tự nhiên gây nhiều tác động không tốt cho tài liệu lưu trữ nên trong công tác bảo quản cần chú ý một số vấn đề sau:
- Trước hết đối với kho lưu trữ đặt trong trụ sở cơ quan, về địa điểm cần tránh hướng Tây, chọn phòng có ít cửa sổ Sử dụng rèm chắn sáng với màu sắc phù hợp
- Tài liệu cần để trong các cặp hộp kín.
- Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho
- Độ chiếu sáng trong kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux d Phòng, chống bụi
Trước hết địa điểm xây dựng kho lưu trữ cần chú ý không xây dựng ở những nơi có nhiều bụi như khu vực ven biển hoặc gần khu công nghiệp
- Tài liệu cần được bảo quản trong bìa, cặp, hộp kín
- Thường xuyên vệ sinh kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu và tài liệu thường xuyên Việc vệ sinh kho bảo quản được thực hiện theo trình tự:
+ Chuẩn bị + Vệ sinh trần kho + Vệ sinh tường kho (mặt bên trong) + Vệ sinh cửa sổ
+ Vệ sinh các trang thiết bị trong kho + Vệ sinh giá và hộp bảo quản tài liệu + Vệ sinh sàn kho
+ Vệ sinh cửa ra vào