MỤC LỤC
Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào phải luôn luôn thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước (BVBMNN) để bảo vệ những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế,… các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung bên cạnh đó, trên không gian mạng, các thế lực thù địch cũng không ngừng gia tăng các hoạt động chống phá Việt Nam. Tại Điều 5 về các hành vi bị nghiêm cấm, Luật quy định: “Soạn thảo, lưu giữ tài liệu có chứa nội dung bí mật nhà nước trên máy tính hoặc thiết bị khác đã kết nối hoặc đang kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp lưu giữ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật về cơ yếu (khoản 5); Truyền đưa bí mật nhà nước trên phương tiện thông tin, viễn thông trái với quy định của pháp luật về cơ yếu (khoản 6).
Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) của cơ quan ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng. Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc khác như: Xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc.
Nhân bản, đóng dấu (đối với văn bản giấy); ký số (đối với văn bản điện tử). - Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy. - Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. - Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định. - Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử. Phỏt hành và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi. - Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. - Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận. - Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Thu hồi văn bản. a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết. - Kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Đối với văn bản điện tử. - Kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. - Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. - Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống. Đăng ký văn bản đến. - Đăng ký văn bản đến bằng sổ. - Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý Văn bản đến:. - Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ. - Năm hình thành hồ sơ. - Số thứ tự văn bản trong hồ sơ. - Tên loại văn bản. - Ký hiệu của văn bản. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Trích yếu nội dung. - Số trang của văn bản. - Chức vụ của người ký văn bản. - Họ và tên người ký văn bản. - Đơn vị hoặc người nhận. - Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản. - Thời hạn giải quyết. Trình, chuyển giao văn bản đến. - Văn thư phải trình văn bản đến cho người có thẩm quyền. - Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối văn bản. - Sao văn bản đến. - Chuyển giao văn bản đến. Sao văn bản đến:. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức. a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y. a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
(hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khỏc, hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan to chức hoặc của một cá nhân. Luật Lưu trữ năm 2011, thuật ngữ hồ sơ được giải thích như sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu cỏ liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Như vậy các khái niệm về hồ sơ nêu trên chưa có sự đồng nhất về nội hàm cũng như cách diễn đạt. Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng hồ sơ theo khái niệm đã được nêu trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ. Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động thường hình thành 3 loại hồ sơ sau:. - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả.. hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cùng với khái niệm “Hồ sơ” là khái niệm “Lập hồ sơ”' cũng có nhiều định nghĩa như sau:. Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992 lập hồ sơ được giải thích như sau: “Là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp quy địnha. Theo tác giả Vương Đình Quyền tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản năm 2007 định nghĩa lập hồ sơ như sau: “Là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhãn theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”. Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội năm 2009 định nghĩa khái niệm lập hồ sơ: “Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong quả trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc theo nguyờn tắc và phương phỏp quy định”. Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích thuật ngữ lập hồ sơ như sau: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Như vậy các khái niệm về Lập hồ sơ nêu trên cũng chưa có sự đồng nhất về nội hàm cũng như cách diễn đạt. Vì vậy, cũng như khái niệm hồ sơ, để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ. Vị trí của việc lập hồ sơ. - Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi nhu chưa hoàn thành công việc. - Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Tác dụng của việc lập hồ sơ. - Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác. - Đối với cơ quan, đom vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đom vị, quản lý chặt chỗ tài liệu, giữ gìn bí mật. - Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu. Yêu cầu cùa hồ sơ được lập. a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;. đúng công việc mà cả nhân chủ trì giải quyết. Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: Loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: Loại để thi hành, giải quyết; có loại để chi đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo. Vỉ vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đom vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ. b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, cỏ mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. Danh mục hồ sơ sau khi đã được thù trưởng cơ quan ký duyệt thì sao thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phũng Hành chớnh) mỗi người giữ một bản để theo dừi, đụn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị để lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng, của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính). - Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của đơn vị. - Cán bộ, nhân viên làm công tác văn bản, giấy tờ trong cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. - Cán bộ văn thư của cơ quan, đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ để đôn đốc, theo dừi, kiểm tra việc lập hồ sơ của đơn vị mỡnh. Cuối năm, cá nhân, đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu, tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết trong năm sau thì cần ghi chủ vào danh mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ là bản dự kiến có thể chưa sát với thực tế. Vì vậy trong quá trình giải quyết cần theo dừi, điều chỉnh, bổ sung cho phự hợp với thực tế nếu cú những cụng việc khụng thực hiện được thỡ ghi rừ vào cột ghi chỳ của danh mục hồ sơ: “khụng hỡnh thành hồ sớ”. Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục tổ chức thực hiện tốt thi từng cán bộ, nhân viên sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ Sơ, dần dần mọi người sỗ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên và nề nếp trong cơ quan. Kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan. Định kỳ hàng quý, cán bộ văn thư đến các đơn vị kiểm tra việc lập hồ sơ của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan, xem việc mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đâ đầy đủ chưa? Kiểm tra từng hồ sơ xem việc đưa tài liệu vào hồ sơ đã chính xác chưa? Nếu chưa biên mục hồ sơ đầy đủ, chưa đưa tài liệu vào hồ sơ chính xác cần hướng dẫn cụ thể, tỉ mi cho cán bộ thừa hành. Cuối năm cán bộ văn thư cần kiểm tra và hướng dẫn việc sắp xếp, thống kê và hoàn chỉnh hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan a) Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. b) Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm. * Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình. - Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;. - Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. * Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chi đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới. c) Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. - Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết. - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. - Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định. d) Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức. - Trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc, mỗi cỏ nhõn phải lập hồ sơ về cụng việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư này. Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày. - Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thi phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. - Trường hợp nghi hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận. e) Trách nhiệm của Văn thư đơn vị. - Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu. - Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. - Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan. f) Trách nhiệm của Văn thư cơ quan. - Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. - Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ. - Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ ữong cơ quan. g) Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan.
- Người giao và nhận cần ký nhận, ghi rừ họ tờn vào bản aMục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưua và aBiên bản giao nhận hồ sơ, tài liệua. - Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức thay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ. - Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu. - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức bị thu hồi con dấu theo quy định phải thu hồi con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu để nộp lại cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký. - Trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thành lập phải thu hồi con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu và thông báo cho cơ quan Công an và các cơ quan, tổ chức liên quan biết. Phương pháp quản lý và sử dụng con dấu. * Quản lý con dấu. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định. Văn thư cơ quan có trách nhiệm. a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức. b) Chỉ giao con dấu của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu của cơ quan, tô chức phải được lập biên bản. c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản. d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. * Sử dụng con dấu. a) Dấu đúng phải rừ ràng, ngay ngắn, đỳng chiều và dựng đỳng mực dấu màu đỏ theo quy định. b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Cách định nghĩa này phỏng theo định nghĩa được nêu trong cuốn “Thực tiễn lưu trữ Pháp” do ông Jean Favier-Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp chủ biên năm 1993 và cũng là định nghĩa được qui định trong Luật Lưu trữ Pháp 1979: “Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào”.
Tuy nhiên do một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia, vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước. Nội dung của công tác chỉnh lý tài liệu bao gồm: Nghiên cứu lịch sử hình thành, biên soạn tóm tắt lịch sử của các cơ quan, các đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; lập hồ sơ tài liệu với những tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra phông đã lập và hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt các yêu cầu về lưu trữ; xây dựng các phương án phân loại và hệ thống hóa hồ sơ theo các phương án đã chọn.
+ Nếu kho hoặc phông lưu trữ đã được chỉnh lý thì đơn vị thống kê được tính là phông lưu trữ, hồ sơ (đơn vị bảo quản). Thông qua công cụ thống kê sẽ biết trong kho có bao nhiêu phông lưu trữ, có bao nhiêu hồ sơ trong phông, trong toàn kho có bao nhiêu hồ sơ. + Nếu kho lưu trữ hoặc phông lưu trữ chưa được chỉnh lý, tài liệu còn lộn xộn thì dùng đơn vị thống kê là cặp, bó, gói, mét giá.. chưa được chỉnh lý để tiện lợi cho việc ghi chép vào sổ sách thống kê. + Đối với tài liệu quý hiếm thì thống kê đến từng văn bản. - Phương pháp thống kê tài liệu: Hiện nay tài liệu lưu trữ được thống kê bằng sổ sách là chủ yếu. Các loại sổ sách thống kê tài liệu lưu trữ hành chính bao gồm:. a) Sổ nhập tài liệu. - Phạm vi áp dụng: Đối với mọi phòng (kho) lưu trữ. + Nếu kho lưu trữ có nhiều phông, mỗi phông lập được nhiều quyển mục lục thì cần phải có sổ đăng ký các quyển mục lục này. + Cấu tạo và trình bày chi tiết sổ đăng kí mục lục hồ sơ được thực hiện theo tiêu chuẩn cấp ngành Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04/8/1997 Cục Lưu trữ ban hành. Sổ thống kê phông lưu trữ - Mục đích:. + Dùng để thống kê số lượng các phông lưu trữ bảo quản trong kho lưu trữ. + Làm căn cứ để đánh số lưu trữ cho từng phông, cố định trật tự sắp xếp các phông lưu trữ trong kho và phản ánh tình hình tài liệu lưu trữ trong phông. - Đối tượng áp dụng: với kho lưu trữ có nhiều phông. + Đối tượng thống kê trong sổ này là phông lưu trữ, bộ sưu tập lưu trữ đã được bảo quản trong kho lưu trữ;. + Mỗi phông lưu trữ lần đầu tiên nhập vào kho thì được đánh số riêng gọi là số phông, những lần sau cũng là tài liệu của phông đó nhập vào kho thì không cần đánh số phông nữa. Phiếu phông - Mục đích:. + Phiếu phông dùng để ghi những thay đổi về tên gọi của phông. + Thống kê số lượng, thành phần và những thay đổi về số lượng và thành phần của phông đó. + Phiếu phông được lập trong lần nhập tài liệu đầu tiên của phông vào kho lưu trữ. + Trong mục “Tên phông” phải liệt kê theo trình tự thời gian tất cả các tên gọi của đơn vị hình thành phông. + Phiếu phông được bảo quản theo số thứ tự đã đăng ký trong Danh sách phông, số thứ tự đó được dùng để đánh ở góc trên cùng bên phải của Phiếu phông. Hồ sơ phông: là toàn bộ các văn bản phản ánh quá trình hình thành và diễn biến của khối tài liệu về 1 phông lưu trữ. - Các văn bản trong hồ sơ phông gồm:. + Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; Biên bản bàn giao tài liệu; Biên bản kiểm tra tình trạng và số lượng tài liệu; Biên bản và Bảng kê tài liệu cần loại huỷ. + Ngoài ra Hồ sơ phông còn bao gồm những tài liệu hướng dẫn của các đợt chỉnh lý như: Kế hoạch chỉnh lý; Phương án phân loại tài liệu; Phương án hệ thống hóa tài liệu; Bản hướng dẫn lập hồ sơ; Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả; Phiếu phông cũ sau khi đã tiến hành biên soạn lại…. + Hồ sơ phông được lập riêng cho từng phông lưu trữ. + Hồ sơ phông được đánh số thứ tự theo số của phông đó. + Những văn bản có trong hồ sơ phông phải được sắp xếp cố định, đánh số tờ và có tờ mục lục bên trong. + Hồ sơ phông được bảo quản theo số thứ tự của phông đó. Các Lưu trữ lịch sử cần phải xây dựng các loại sổ sách thống kê trên. Ngoài ra các Lưu trữ lịch sử còn tùy thuộc vào quy mô của kho, đặc điểm của tài liệu để xây dựng thêm 1 số sổ sách thống kê bổ trợ như: Sổ thống kê tài liệu quý, hiếm; Tài liệu hạn chế sử dụng;. Biên bản kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu trong kho… Lưu trữ cơ quan, tuỳ thuộc vào hình hình thực tế của tài liệu, lãnh đạo cơ quan lưu trữ có thể xem xét, quyết định để áp dụng một số các loại sổ sách thống kê trên sao cho phù hợp với tình hình thực tế tài liệu hiện có. Thống kê các loại tài liệu chuyên môn. Tài liệu chuyên môn có nhiều loại khác nhau như: tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình… Mỗi loại tài liệu chuyên môn đều có đặc điểm riêng. Vì vậy việc thống kê các loại tài liệu chuyên môn phải phù hợp với đặc điểm của từng loại tài liệu đó. Không được sử dụng công cụ thống kê của loại tài liệu này để thống kê cho loại tài liệu khác. a) Sổ thống kê tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản b) Sổ nhập tài liệu Ảnh. c) Sổ xuất tài liệu Ảnh. d) Mẫu mục lục thống kê tài liệu Ảnh.
Bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, đặc biệt trong tình hình thực tế hiện nay do nhiều nguyên nhân như sự phá hoại của tự nhiên hoặc con người nên nhiều tài liệu lưu trữ đang đứng trước nguy cơ bị xuống cấp, hư hỏng mà nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì những tài liệu này có thể bị mất mát, hư hỏng mà rất khó hoặc không thể phục hồi được. Thực tế cho thấy nếu cán bộ lưu trữ tức là người trực tiếp bảo quản tài liệu tận tâm với công việc thì có thể kịp thời phát hiện những nhân tố phá hoại tài liệu để có biện pháp ngăn chặn, với chuyên môn được trang bị tốt cán bộ lưu trữ cũng xác định được biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cũng như biết cách để xử lý những hư hỏng của tài liệu đúng phương pháp nghiệp vụ.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ.Thông qua các hình thức phong phú về sử dụng tài liệu lưu trữ, mọi cơ quan, tổ chức và công dân thấy được vị trí và tầm quan trọng của các kho lưu trữ; qua đó, mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quá khứ (thông tin hồi cố) trong tài liệu lưu trữ thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu, phục vụ sự nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử. - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ. Thông qua việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức và công dân sẽ nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu trữ từ đó xây dựng ý thức, trách nhiệm trong việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, nghiên cứu khoa học… sẽ mang lại những lợi ích thiết thực cho người khai thác, sử dụng. - Đối với các lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng là hệ quả của quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Từ việc đưa tài liệu ra khai thác sử dụng mới có thể đánh giá khách quan kết quả thực hiện các nghiệp vụ trước đó như xác định giá trị có chính xác không, phân loại, chỉnh lý khoa học tài liệu có khoa học không, bảo quản tài liệu có tốt không…. - Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng đa dạng, phong phú thì các cơ quan lưu trữ phải đẩy mạnh các nghiệp vụ như thu thập, phân loại, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ… Như vậy, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chính là động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển. - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cũng mang lại nhiều lợi ích cho các lưu trữ, tạo nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ ngành lưu trữ cả về vật chất và tinh thần. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến tại lưu trữ cơ quan, tổ chức. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong các lưu trữ lịch sử, các lưu trữ hiện hành. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc có thể trực tiếp sử dụng tài liệu lưu trữ, hoặc cùng một lúc nghiên cứu được nhiều văn bản cần thiết có nội dung liên quan với nhau;. phòng đọc có điều kiện để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến các chủ đề nghiên cứu của họ. Tổ chức tốt phòng đọc, các lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu. Phòng đọc là nơi tiếp xúc với. nhiều độc giả nên trực tiếp thu nhận được nhiều yêu cầu nghiên cứu của độc giả và những ý kiến đóng góp khác để cải tiến công tác phục vụ độc giả. Quy mô phòng đọc trong các kho lưu trữ phụ thuộc vào quy mô lớn hay nhỏ của kho lưu trữ và phụ thuộc vào đặc điểm tài liệu của kho lưu trữ. Những lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều và nội dung quý giá, đông độc giả thì phòng đọc của nó được tổ chức với quy mô lớn, có đầy đủ thiết bị và phương tiện khai thác. Trái lại, những kho lưu trữ có quy mô nhỏ, số lượng tài liệu ít thì phòng đọc tổ chức đơn giản hơn. Phòng đọc của các kho lưu trữ phải đặt ở nơi yên tĩnh, thoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu làm việc. Nói chung, phòng đọc cần có các thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tìm kiếm chính xác và đầy đủ tài liệu theo yêu cầu, rút ngắn thời gian nghiên cứu, tăng năng suất lao động. Thiết bị của phòng đọc gồm: bàn ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu một cách thoải mái; đủ ánh sáng để đọc tài liệu. Phòng đọc phải có nhiều cửa thông thoáng, quạt, có điều hòa nhiệt độ. Phòng đọc phải có giá đựng tài liệu, tủ thẻ và công cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu cho độc giả. Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu mi-cơ-rô-phim, đĩa CD-ROM thì phòng đọc phải có máy đọc những tài liệu đó. Ngoài các thiết bị trên, các phòng đọc đều phải có tài liệu tra cứu bổ trợ. Thành phần của tư liệu tra cứu bổ trợ gồm: các tác phẩm kinh điển chủ yếu, các văn kiện quan trọng của Đảng và Nhà nước, Công báo nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, các từ điển, một số báo và tạp chí quan trọng liên quan mật thiết với chức năng của kho lưu trữ. Để hướng dẫn độc giả thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, trong đó các phòng đọc phải có nội quy. Nội dung chủ yếu của nội quy phòng đọc gồm: những thủ tục ban đầu đối với độc giả đến nghiên cứu khai thác tài liệu tại phòng đọc, những quy định về bảo vệ an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ, những quyền vụ và nghĩa vụ của độc giả. Ở các lưu trữ lịch sử, nội quy phòng đọc do Giám đốc ban hành. Ở các phòng lưu trữ cơ quan nội quy phòng đọc do Thủ trưởng cơ quan ban hành. Đối tượng phục vụ của phòng đọc trong các lưu trữ nói chung là rộng rãi, phòng đọc của các lưu trữ lịch sử tiếp nhận độc giả từ các cơ quan trong nước, nước ngoài, tiếp nhận. quần chúng nhân dân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Phòng đọc của các lưu trữ hiện hành chủ yếu phục vụ cán bộ công chức của cơ quan đó. Những độc giả muốn sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc phải có giấy giới thiệu của cơ quan đang trực tiếp quản lý người đú. Nội dung giấy giới phải ghi rừ tờn đề tài nghiờn cứu hoặc mục đích nghiên cứu tài liệu. Nhân dân muốn đọc, sử dụng tài liệu lưu trữ phải viết đơn xin sử dụng tài liệu và có chứng nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú. Các giấy giới thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu của độc giả được chuyển cho người đứng đầu các lưu trữ và sau đó chuyển cho cán bộ phụ trách phòng đọc giải quyết. Mọi độc giả nghiên cứu tại phòng đọc của các lưu trữ có trách nhiệm kê khai một bản sơ yếu lý lịch để quản lý độc giả và làm cơ sở lập kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu của các lưu trữ cơ quan, các lưu trữ lịch sử. Những hình thức xử lý thường áp dụng trong các phòng đọc của lưu trữ là: Độc giả phải bồi thường những tài liệu mà người đó làm hư hỏng, mất mát, tước quyền sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả ở lưu trữ đó trong một thời gian nhất định hoặc vĩnh viễn. Những độc giả cố ý lấy cắp tài liệu lưu trữ, tiết lộ bí mật quốc gia, vi phạm các điều trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia thì tùy thuộc theo mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật hoặc bị truy tố trước pháp luật. Ở các Trung tâm lưu trữ quốc gia hoặc lưu trữ lịch sử khác, phòng đọc do một cán bộ lưu trữ có nhiều kinh nghiệm phụ trách; ở các kho lưu trữ nhỏ thì không có cán bộ chuyên trách mà chỉ có một cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm. Người phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ công tác ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, giải đáp những yêu cầu của độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của phòng đọc…. Cán bộ lưu trữ phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ chủ yếu sau:. - Tiếp nhận độc giả đến sử dụng tài liệu tại phòng đọc, cấp thẻ cho độc giả. Thẻ đọc là phương tiện quản lý độc giả, là giấy ra vào cơ quan lưu trữ của độc giả. Thẻ đọc có giá trị sử dụng trong thời gian độc giả làm việc tại cơ quan lưu trữ. Sau khi độc giả hoàn thành công việc thì thẻ đọc hết giá trị;. Mỗi độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ đều được lập hồ sơ độc giả. Hồ sơ độc giả có tác dụng phân loại và quản lý độc giả. Nội dung hồ sơ độc giả gồm những giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: giấy giới thiệu của cơ. quan, đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ, sơ yếu lý lịch, các giấy tờ khác. Hồ sơ độc giả được sắp xếp theo vần chữ cái tên độc giả;. - Giải đáp các câu hỏi do độc giả yêu cầu. Thông thường các loại câu hỏi do độc giả nêu ra là: hướng dẫn sử dụng các loại công cụ tra cứu ở phòng đọc, giải đáp những thành phần và nội dung tài liệu có trong kho lưu trữ có liên quan đến các chủ đề nghiên cứu. Để giải đáp thỏa đáng những câu hỏi này đòi hỏi người phụ trách phòng đọc phải có nhiều kinh nghiệm, thâm niên công tác; nắm vững thành phần và nội dung tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ. Đối với những câu hỏi có nội dung đơn giản thì người phụ trách phòng đọc giải đáp ngay tại chỗ; đối với những câu hỏi nội dung có độ phức tạp cao thì sẽ chuyển cho lãnh đạo lưu trữ chuẩn bị và giải đáp;. - Quản lý chặt chẽ những tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị ở phòng đọc. Nội dung nhiệm vụ này bao gồm: theo yêu cầu của độc giả, cán bộ phụ trách phòng đọc trực tiếp nhận tài liệu ở kho lưu trữ và giao cho độc giả sử dụng. Những tài liệu đã được độc giả sử dụng xong thì nhận trở về phòng đọc và làm thủ tục trả lại kho lưu trữ. Bất kỳ tài liệu nào, độc giả sử dụng đều vào sổ đăng ký và kèm theo chữ ký của độc giả. Đối với những tài liệu mà độc giả chỉ sử dụng tại phòng đọc thì người đó phải đăng ký vào phiếu “yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ”. Về nguyên tắc, tài liệu lưu trữ không được mượn đưa ra khỏi cơ quan lưu trữ, trừ trường hợp công vụ đặc biệt. Đối với những tài liệu độc giả được phép mang ra ngoài kho lưu trữ để nghiên cứu thì người đó phải đăng ký vào biên bản “cho mượn tài liệu mang ra ngoài kho lưu trữ” Hai loại giấy này là công cụ quan trọng để phũng đọc quản lý, theo dừi, kiểm tra tài liệu lưu trữ, để thống kờ cỏc kết quả sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ và làm căn cứ để quy định trách nhiệm bảo vệ an toàn tài liệu cho độc giả. Thông thường, các giấy tờ này được lập bằng hình thức: giấy in sẵn các thành phần cố định. Hàng ngày, cuối giờ làm việc tại phòng đọc, cán bộ phụ trách phòng đọc có trách nhiệm thu lại tài liệu ở độc giả, kiểm tra lại tình hình bảo quản tài liệu, gạch sổ và ký tên vào chỗ đã đăng ký những tài liệu được thu hồi từ độc giả. Trường hợp độc giả làm mất, hư hỏng tài liệu lưu trữ thì cán bộ phụ trách phòng đọc phải lập biên bản. Biên bản này có chữ ký của đương sự và người phụ trách phòng đọc. Cấp phát cho độc giả các bản sao, trích sao tài liệu lưu trữ…Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, những độc giả có nguyện vọng sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu bản thân thì phải viết đơn yêu cầu. Các đơn yêu cầu sao và trích sao tài liệu lưu trữ do người có thẩm quyền cho phép. Việc sao, trích sao tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả do phòng đọc tổ chức theo hình thức dịch vụ. Cán bộ phụ trách phòng đọc kiểm tra lại sự chính xác của những tài liệu đã sao, trích sao. Tất cả các bản sao, trích sao từ tài liệu lưu trữ đều phải có chứng thực của cơ quan lưu trữ. Các bản sao, trích sao tài liệu lưu trữ đều phải vào sổ quản lý sử dụng tài liệu ở phòng đọc. Độc giả không được sao khối lượng lớn tài liệu lưu trữ để lập bộ phận lưu trữ bản sao riêng của mình. Tùy theo đặc điểm của từng phòng đọc của mỗi lưu trữ cụ thể mà cán bộ phụ trách phòng đọc có thể tăng thêm hoặc giảm bớt một số công việc nhất định. Hiện nay, các kho lưu trữ chuyờn dụng đều được trang bị kỹ thuật camera để theo dừi bảo vệ tài liệu lưu trữ tại phòng đọc. Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua mạng nội bộ. Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu mang tính chủ động và được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ lịch sử. Mục đích của công việc này là giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, người nghiên cứu được biết những tài liệu hiện đang bảo quản trong lưu trữ lịch sử. Thông qua hình thức này, người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung tài liệu trong các kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác. Các bản thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ có thể chia thành ba loại chính như sau:. - Bản thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ theo một lưu trữ lịch sử;. - Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề;. - Mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề. Các bản thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ phải đạt được yêu cầu: giới thiệu cho người nghiên cứu sử dụng những tài liệu có giá trị mới phát hiện ở trong kho lưu trữ. Nội dung các tài liệu phục vụ thiết thực các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước, yêu cầu công tác của cơ quan. Nói cách khác, nội dung các bản thông báo giới thiệu tài liệu phải thể. hiện rừ tớnh thời sự, thụng tin phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xó hội. Đặc điểm và nội dung của các loại thông báo giới thiệu tài liệu là:. a) Bản thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ theo một lưu trữ lịch sử.