Khảo Sát Và Mô Tả Về Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Tại Ubnd Phường Xuân Đỉnh.pdf

lOMoARcPSD|38592384 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT VÀ MÔ TẢ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH BÀI KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN Học phần: Công tác văn thư và lưu trữ Hà Nội – 2022 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 KHẢO SÁT VÀ MÔ TẢ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ V À LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH I Giới thiệu chung về UBND phường Xuân Đỉnh UBND Phường Xuân Đỉnh được thành lập ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số 132/NQ CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về việc “ Điều chỉnh địa giới hành chính Huyện Từ Liêm để thành lập 02 Quận mới là Quận Bắc Từ Liêm và Quận Nam Từ Liêm với 23 phường thuộc thành phố Hà Nội" Trong đó xã Xuân Đỉnh đã được điều chỉnh địa giới hành chính để thành lập 2 phường là phường Xuân Đỉnh và phường Xuân Tảo Sau khi thành lập, phường Xuân Đỉnh có diện tích 3,52 km2 (352,20ha), phía Bắc giáp phường Đông Ngạc, phía Nam giáp phường Xuân Tảo, Cổ Nhuế 1, phía Tây giáp phường Cổ Nhuế 2 và phường Đức Thắng, phía Đông giáp phường Phú Thượng II Thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Xuân Đỉnh 2.1 Quy trình lập hồ sơ Qua chuyến khảo sát tại trụ sở Đảng ủy- ubnd phường Xuân Đỉnh ta thấy được quy trình lập hồ sơ bao gồm các bước như sau: Bước 1: Mở hồ sơ Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó Khi mở hồ sơ, tiêu đè hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ bao gồm cả những bài phát biểu, những băng hình, ảnh,… Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ Bước 3: Kết thúc hồ sơ Bước kết thúc hồ sơ cần nhiều thời gian để biên mục hồ sơ bên trong và biên mục hồ sơ bên ngoài Thời điểm kết thúc hồ sơ là khi người có thẩm quyền, thủ trưởng cơ quan ban hành một quyết định, một văn bản nào đó để chấm dứt hồ sơ Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong Người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ - Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đầy đủ - Loại ra khỏi hồ sơ các bản trùng, bản nháp (các tài liệu không qua chỉnh sửa, không có giá trị pháp lý như bản photo), các tài liệu không có giá trị pháp lý Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự nhất định, đảm bảo phản ánh được trình tự thời gian giải quyết công việc hoặc trình tự thời gian diễn biến công việc trong thực tế - Văn bản đến trước sẽ được sắp trước, văn bản nào có thời sau ( thông thường là văn bản kết thúc công việc) - Có những trường hợp một ngày có 2 văn bản VD: một ngày có biên bản sử lý vi phạm kỉ luật trước vào buổi sáng, buổi chiều có quyết định sử lý kỉ luật Như vậy biên bản phải sếp trước và quyết định sử lý kỉ luật phải xếp sau Đó là sắp xếp theo diễn biến công việc trong thực tế Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Đánh số tờ tài liệu, văn bản có trong hồ sơ Việc đánh số tờ để cố định vị trí các tờ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ theo trình tự logic đã đươc sắp xếp Đánh số tờ bằng bút chì đen vào góc phải phía trên của tờ văn bản, tài liệu Những tờ số có 1 chữ số phải thêm số 0 ở đằng trước mỗi chữ số (01; 02; 03;… 09) Viết mục lục văn bản Mục lục văn bản dùng để thống kê tát cả các tài liệu trong một hồ sơ, có tác dụng giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung của từng văn bản và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ nhằm tránh thất lạc Mục lục văn bản thường được được in sẵn ở trang 2 của bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ riêng và xếp trước các văn bản của hồ sơ Theo quy định, chỉ những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn trở lên bắt buộc phải ghi mục lục văn bản  Mẫu mục lục văn bản: Cột 1: Ghi số thức tự của văn bản trong hồ sơ Cột 2: Ghi số, kí hiẹu của văn bản đã được ghi trên văn bản Cột 3: Ghi ngày, tháng của văn bản đã được ghi trên văn bản Cột 4: Ghi tên cơ quan ban hành văn bản ( không ghi tên cơ quan chủ quản) Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Cột 5: Ghi trích yếu nội dung của văn bản ( nếu văn bản có tên gọi thì cần ghi cả tên gọi) Cột 6: Ghi vị trí của tờ văn bản đầu tiên và vị trí của tờ văn bản cuối cùng của mỗi văn bản có trong hồ sơ VD: Văn bản ở vị trí thứ nhất có 2 tờ thì ghi 01-02; văn bản ở vị trí thứ hai có 4 tờ thì ghi 03-06 Cột 7: Ghi những điểm ghi chú Viết chứng từ kết thúc Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ như: số lượng văn bản, số lượng tờ mục lục, tình trạng của văn bản, ngày tháng năm lập và họ ten người lập vào vị trí để trống tương ứng Viết hoàn thiện lại hồ sơ - Tiêu đề hồ sơ ( nếu có) - Ngày tháng bắt đầu, kết thúc - Số lượng tờ ( gồm bao nhiêu tờ) - Thời hạn bảo quản Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 - Các thành phần còn lại trên bìa hồ sơ do cán bộ lưu trữ ghi *Lưu ý: Trách nhiệm lập hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động khi được giao giải quyết công việc phải có trách nhiệm lập hồ sơ Yêu cầu của hồ sơ được lập: - Hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức - Các văn bản, tài liẹu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn ciến của viêch hoặc trình tự giải quyết công việc - Các văn bản, tài liẹu trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý - Nếu tập hồ sơ dày quá 3cm ( khoảng 200 tờ) thì cần phân chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản ( không nên tách dưới 1cm) Những loại tài liệu, hồ sơ ở UBND phường Xuân Đỉnh - Tờ trình - Báo cáo - Quyết định - Thông báo - Công văn 2.2 Quy trình thu thập hồ sơ, tài liệu vào cơ quan lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh Bước 1: Kiểm tra sơ bộ bì văn bản Công việc này đã giúp cán bộ văn thư xác định chính xác các văn bản, giấy tờ gửi đến Trường đồng thời kiểm tra xem văn bản có bị rách không? Có dấu hiệu bị bóc không? Nếu bì văn bản bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc bì thì cán bộ văn thư lập biên bản trước người đưa thư Văn bản có đủ số lượng không? Trường hợp văn bản gửi nhầm địa chỉ cán bộ văn thư có trách nhiệm trả lại cho người gửi hoặc nhân viên Bưu điện Bước 2: Sắp xếp văn bản Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Khi văn bản đến UBND phường Xuân Đỉnh cán bộ văn thư tiến hành sắp xếp văn bản Việc sắp xếp giúp cán bộ văn thư vào sổ chuyển giao văn bản đến từng đơn vị, cá nhân được nhanh chóng chính xác, kịp thời, tiết kiệm thời gian và hạn chế nhầm lẫn Cán bộ văn thư trong trường thường sắp xếp theo 2 cách sau: Sắp xếp văn bản giấy tờ theo nơi gửi: văn thư sẽ sắp xếp những văn bản có cùng nơi gửi thành một tập Bước 3: Phân loại văn bản Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi đến nhà trường thì cán bộ văn thư UBND phường Xuân Đỉnh phân loại văn bản thành 2 loại: Văn bản không phải đăng ký vào sổ và văn bản phải đăng ký vào sổ Đối với văn bản không phải đăng ký bao gồm: các ấn phẩm, sách, báo, tạp chí thư riêng gửi đến UBND phường Xuân Đỉnh Đối với văn bản đăng ký vào sổ cán bộ văn thư UBND phường Xuân Đỉnh phân thành 2 loại văn bản: - Văn bản được bóc bì: Các công văn, giấy tờ ghi tên mà không đóng dấu “mật”, không phải thư riêng cảu cá nhân thì cán bộ văn thư tiến hành bóc bì Trường hợp những văn bản ngoài bì có đóng dấu “Khẩn”, “Hoả tốc”, “Thư phát nhanh” gửi đến địa chỉ UBND phường Xuân Đỉnh thường ưu tiên bóc trước để bảo đảm về mặt thời gian Dấu “Khẩn”: Cần đến trước Giờ/Ngày /Tháng - Văn bản không được bóc bì: Bao gồm tất cả các văn bản có đóng dấu “mật” trên bì hay ngoài bì thư ghi đích danh cá nhân, đơn vị, phòng ban hoặc thư riêng gửi cho cá nhân nào đó trong Trường thì theo quy định của Nhà Trường cán bộ văn thư không bóc bì mà để nguyên sau đó chuyển ngay tới người có trách nhiệm giải quyết Bước 4: Bóc bì văn bản Sau khi phân loại văn bản cán bộ văn thư trong UBND phường Xuân Đỉnh tiến hành bóc bì văn bản Việc bóc bì văn bản tuy đơn giản nhưng cán bộ văn thư trong UBND phường Xuân Đỉnh làm rất cẩn thận và nhẹ nhàng bởi vì chỉ lơ là không chú ý sẽ gây hậu quả không nhỏ đến hoạt động của UBND phường Xuân Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Đỉnh Vì quy mô hoạt động của UBND phường Xuân Đỉnh khá rộng lên hằng ngày có rất nhiều văn bản gửi đến UBND phường Xuân Đỉnh nên sẽ không tránh khỏi các sai sót.Vì vậy mà sau khi bóc bì văn bản cán bộ văn thư đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số ký hiệu ghi trên văn bản có khớp nhau không? Việc đối chiếu sẽ giúp cho cán bộ văn thư kiểm tra, quản lý văn bản tốt hơn Nếu trong trường hợp có sai lệch ký hiệu ghi trên văn bản cán bộ văn thư lập tức báo cáo cho người phụ trách đồng thời hỏi lại nơi gửi văn bản tới UBND phường Xuân Đỉnh Nếu có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư thường ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu cho cơ quan gửi văn bản đến UBND phường Xuân Đỉnh Đối với văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa cán bộ văn thư thường giữ lại phong bì, để tránh được tình trạng nhầm lẫn Bước 5: Đóng dấu đến Đây là một thủ tục không thể thiếu trong quá trình xử lý văn bản Tất cả mọi văn bản, giấy tờ khi đến UBND phường Xuân Đỉnh đều qua văn thư để đóng dấu Đến Dấu được đóng về bên trái văn bản, sát dưới lề dưới “Số / / ngang hàng với chữ Kính gửi ” Tuy nhiên việc đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư thực hiện còn chưa đúng, đóng dấu còn theo ý kiến chủ quan Mục đích của đóng dấu “Đến” lên văn bản để xác định chính xác số, ký hiệu văn bản cũng như thời gian văn bản đến UBND phường Xuân Đỉnh vào ngày, tháng, năm nào Qua đó có thể chủ động giải quyết một cách nhanh chóng có hiệu quả Bước 6: Trình văn bản Văn bản sau khi được đóng dấu, ghi số đến, ghi ngày đến, cán bộ văn thư trình lên Chủ tịch xã để xin ý kiến phân phối, giải quyết Sau khi xin ý kiến của lãnh đạo xong rồi cán bộ văn thư vào sổ đăng ký văn bản đến rồi sau đó văn bản sẽ được phân phối đến các phân hiệu, phòng ban, cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong UBND phường Xuân Đỉnh Để tránh tình trạng ùn tắc của văn bản đến cũng như đảm bảo về mặt thời gian tính pháp lý của văn bản, những văn bản đến UBND Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 phường Xuân Đỉnh cán bộ văn thư trình ngay trong ngày và thường trình trong từng buổi Bước 7: Vào sổ đăng ký “Văn bản đến” Vào sổ đăng ký là khâu hết sức quan trọng trong quá trình tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến Vào sổ có tác dụng giúp lãnh đạo UBND phường Xuân Đỉnh xác định số lượng văn bản đến trong ngày, nội dung đề cập đến vấn đề gì, trên cơ sở đó có hướng giải quyết sao cho hợp lý Các loại sổ mà cán bộ văn thư UBND phường Xuân Đỉnh quản lý văn bản được giao cho hằng năm bao gồm: Sổ đăng ký văn bản Đến chung cho cả UBND phường Xuân Đỉnh được bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm đến 31/12 hàng năm.- Sổ giao nhận chuyển giao văn bản cho các phòng ban Các loại văn bản không phải vào sổ đăng ký: Các thư riêng, sách, báo, tạp chí, hoá đơn thu tiền điện, nước, điện thoại, hoá đơn nộp thuế thì cán bộ văn thư thường không vào sổ mà trực tiếp chuyển đến tay cá nhân, đơn vị có trách niệm giải quyết Bước 8: Phân phối văn bản Sau khi đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo thì cán bộ văn thư tiến hành chuyển văn bản đến nơi nhận Nếu là những văn bản “Khẩn”, “Thượng Khẩn”, “Hoả tốc hẹn giờ” hoặc những văn bản có đóng dấu “Mật” thì cán bộ văn thư chuyển ngay cho lãnh đạo UBND phường Xuân Đỉnh để xin ý kiến và kịp thời giải quyết Còn những văn bản gửi tới trường mang tính chất điều lệ bắt buộc của Nhà Nước ban hành như: Thông tư, Quyết định, chính sách thay đổi bổ sung về các quy chế đào tạo, quyết định nâng hạng thì cán bộ văn thư giữ lại bản gốc để lưu lại hồ sơ.Theo quy định của UBND phường Xuân Đỉnh trong quá trình phân phối văn bản thì cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển ngay văn bản đến lãnh đạo các đơn vị, phòng ban có trách nhiệm giải quyết 2.3 Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND phường Xuân Đỉnh Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Tổ chức sử dụng tài liệu là một mặt của hoạt động thông tin khoa học và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng, kho lưu trữ Làm tốt công tác này có ý nghĩa rất quan trọng để nâng cao vai trò của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội Các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu - Sử dụng tài liệu tại phòng đọc - Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ - Xuất bản ấn phẩm lưu trữ - Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ - Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử - Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu và trong triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ III Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Xuân Đỉnh 3.1 Ưu điểm Một điều nổi bật tại UBND phường Xn Đỉnh, đó là công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ đang được hiện đại hóa nhanh chóng, đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác Đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ Nhờ đó, tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ, công chức trong quá trình thừa hành công vụ Hình thức quản lý văn bản và lập hồ sơ giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn Các khâu của quản lý văn bản và lập hồ sơ đã được chú trọng, xây dựng theo một quy trinh khoa học Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản rõ ràng, quy định trách nhiệm thực hiện, tránh được sự chồng chéo Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến được thực hiện một cách chặt chẽ Cuối cùng việc quản lý và sử dụng con dấu tại các UBND cấp phường cũng đã được chú trọng và hầu như thực hiện triệt để theo quy định chung của Nhà nước 3.2 Hạn chế của công tác văn thư và lưu trữ tại UBND phường Xuân Đỉnh Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư - lưu trữ của trường còn gặp không ít các khó khăn, cần sự quan tâm giúp đỡ của Ban giám hiệu Nhà trường để từng bước hoàn thiện công tác này: - Việc soạn thảo và ban hành văn bản, thể thức của văn bản chưa được thống nhất theo quy định Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, trình tự xin chữ kí còn mất nhiều thời gian Trình tự giải quyết văn bản đến phải qua nhiều khâu - Việc in sao đôi lúc còn tuỳ tiện, công tác chuyển hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cán bộ văn thư thực hiện còn chưa triệt để Sở dĩ có hạn chế đó là do phòng ban tự soạn thảo văn bản, sai về thể thức văn bản, cán bộ văn thư không quản lý được - Việc thu thập tài liệu từ cán bộ chưa triệt để nên khi chỉnh lý, lập hồ sơ lưu trữ còn thiếu đồng bộ Vì vậy cán bộ lưu trữ phải thường xuyên bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, phục vụ tốt nhất cho nhu cầu tra cứu và sử dụng tài liệu Hơn nữa công cụ tra cứu chủ yếu là tìm mục lục hồ sơ bằng phương pháp thủ công chưa áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm tài liệu 3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư và lưu trữ Giải pháp 1: Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên văn thư Giải pháp 2: Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học phòng văn thư - lưu trữ Giải pháp 3: Mẫu hoá các sổ theo quy định của Nhà nước Giải pháp 4: Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị trong công tác văn thư Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com)