bài tập nhóm kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh

Giao tiếp bằng văn bản đặc biệt hữu ích trong các công việcnhư làm việc từ xa, học tập trực tuyến hoặc khi cần thiết phải giữliên lạc liên tục nhưng không thể đến gặp mặt trực tiếp.Trong

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

BÀI TẬP NHÓMHỌC PHẦN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

ĐỀ TÀI:

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH Giảng viên hướng dẫn: Vũ Thị Thu Hà

Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Thị Tình Linh Mã sinh viên: 26A4020014

Lớp: K26KTD

Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2024

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến trườngHọc viện Ngân hàng đã cho chúng em được tham gia môn học Giao tiếp trong kinhdoanh cũng như các thầy cô tận tụy hướng dẫn chúng em hoàn thành môn học mộtcách tốt nhất

Và hơn hết, chúng em xin cảm ơn cô Vũ Thị Thu Hà – một giảng viên củakhoa Quản trị kinh doanh một cách sâu sắc nhất vì đã đồng hành và nhiệt tình hỗtrợ chúng em trong môn học để chúng em có đủ kiến thức vững chắc vận dụng vàothực tiễn Do chưa có nhiều kinh nghiệm thực hiện bài tập lớn nên vẫn còn nhiềuthiếu sót, chúng em mong cô thông cảm và hỗ trợ chúng em để có một kết quả hoànthiện nhất, đầy đủ nhất

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG NHÓM

STT Họ và tên Nội dung công việc Mức độ

đóng góp

Điểm

1 Lâm Tiến Thành

- Chỉnh sửa và hoàn thiện word

- Phân công nghiệm

- Chương 4: Phần 4.2

14%

4 Nguyễn Hải Yến - Chương 3: Phần

5 Nguyễn Thị TìnhLinh - Chương 1 14%

6 Lê Hương Giang - Làm PowerPoint 14%

7 Hà Phan ThuNgân - Chương 2 14%

2.2 Nội dung 7

CHƯƠNG III: PHÂN LOẠI VÀ ỨNG DỤNG CỦA GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH 8 3.1 Phân loại 8

NỘI DUNG CHƯƠNG I: ĐỊNH NGHĨA VÀ VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP BẰNG

VĂN BẢN TRONG KINH DOANH

1.1 Định nghĩa

Từ ngữ đóng một vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp,

để truyền tải thông điệp theo cách nó được truyền đạt Khi các từ

được sử dụng trong quá trình giao tiếp, nó được gọi là giao tiếp

bằng lời nói Chuyển thông tin bằng lời nói có thể được thực hiện,

bằng miệng hoặc bằng văn bản

Giao tiếp bằng văn bản là phương pháp trao đổi thông tin

giữa các cá nhân hoặc tổ chức thông qua các tin nhắn văn bản,

email, tin nhắn trên mạng xã hội, bài đăng trên blog hoặc bất kỳ

loại tài liệu văn bản nào khác Phương pháp này thường được sử

dụng trong các trường hợp mà hai bên cần trao đổi thông tin một

cách nhanh chóng và hiệu quả, nhưng không thể gặp mặt trực

tiếp Giao tiếp bằng văn bản đặc biệt hữu ích trong các công việc

như làm việc từ xa, học tập trực tuyến hoặc khi cần thiết phải giữ

liên lạc liên tục nhưng không thể đến gặp mặt trực tiếp

Trong giao tiếp kinh doanh, việc sử dụng văn bản đã trở

thành một phương thức rất phổ biến và hữu dụng

1.2 Tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh

doanh

Một công cụ giao tiếp tuyệt vời: Giao tiếp bằng văn bản có thể giúp nâng

cao hiệu quả kinh doanh của một tổ chức hay cá nhân

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp: giao tiếp bằng văn bản

cho phép người gửi và người nhận trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và tiện

1

lợi mà không cần phải gặp trực tiếp Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phícho việc đi lại.

Trong kinh doanh, sự chính xác và minh bạch rất quan trọng: giao tiếp

bằng văn bản giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, chính xác và minh bạchhơn, giảm thiểu sai sót trong giao tiếp

Tạo ấn tượng và xây dựng thương hiệu: với giao tiếp bằng văn bản, người

gửi có thể lựa chọn từ ngữ phù hợp để truyền tải thông điệp một cách chuyênnghiệp và gây ấn tượng với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh Việc truyền tảithông điệp một cách chuyên nghiệp và đúng cách cũng giúp xây dựng thương hiệucho tổ chức hay cá nhân

Tiếp cận đối tượng khách hàng rộng hơn: giao tiếp bằng văn bản giúp đưa

thông tin và sản phẩm đến được nhiều đối tượng khách hàng hơn, đặc biệt là nhữngngười ở xa Bên cạnh đó, việc sử dụng email marketinghoặc truyền thông trựctuyến cũng giúp nâng cao tầm nhìn và phát triển thị trường

CHƯƠNG II: CÁC YẾU TỐ QUAN TRỌNG TRONG KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH

Hai yếu tố quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh là nộidung (chủ đề) và hình thức Nội dung và hình thức của một văn bản nói chung làhai khía cạnh không thể nào tách rời và cùng đồng hành với nhau nằm tạo ra mộtvăn bản hoàn hảo Chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ lẫn nhau nhằmtruyền đạt ý trong một văn bản một cách mạch lạc, dễ hiểu nhất Nội dung chỉ cóthể xuất hiện trong một hình thức duy nhất Và bất cứ hình thức nào cũng chứađựng một nội dung, …

2.1 Hình thức

Không giống như những văn bản gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền,pháp luật không quy định về hình thức các văn bản trong quá trình trao đổi với đốitác, khách hàng Do đó, người soạn văn bản không bị gò bó trong khuôn mẫu màđược tự do trình bày cho phù hợp Tuy nhiên sự tự do trình bày cũng cần phải tuântheo các nguyên tắc chung cho việc soạn thảo để đảm bảo một văn bản đảm bảotính thẩm mỹ, cụ thể:

- Sử dụng Font chữ, cỡ chữ và căn lề: Văn bản nên sử dụng font chữ Times

New Roman cho nét chữ sắc và đều; cỡ chữ cho tiêu đề của văn bản thường

là từ 16-18 để làm nổi bật tên loại văn bản và cỡ chữ cho phần nội dung củavăn bản là từ 12-14 vì đây là cỡ chữ cơ bản thường được dùng khi soạn thảovăn bản Căn lề một cách hợp lí, đúng tiêu chuẩn căn lề cho từng loại vănbản

- Chia văn bản thành nhiều phần với tiêu đề phụ: Độ dài của văn bản sẽ

ảnh hưởng đến việc tiếp thu thông tin của người đọc Do đó để người đọctiếp thu dễ dàng hơn thì văn bản nên được chia thành nhiều phần với đề mục.Việc này đảm bảo người đọc nắm bắt được nội dung từng phần và không bị

“lạc” trong một văn bản dài lê thê

3

- Khoảng cách giữa các dòng: Đối với các văn bản dài trên 1000 chữ thì việc

tạo khoảng cách hợp lý giữa các dòng giúp văn bản trở nên dễ nhìn hơn.Các hình thức văn bản trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp:

Văn bản quy phạm pháp

luật

Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này

Văn bản hành chính - Nghị quyết (cá biệt),

- Giấy giới thiệu,

- Giấy nghỉ phép,

- Giấy đi đường,

- Giấy biên nhận hồ sơ,

- Phiếu gửi,

- Phiếu chuyển,

- Thư côngVăn bản chuyên ngành Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng,

Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;Văn bản của tổ chức chính

trị, tổ chức chính trị - xã

hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

- Hình thức văn bản được chia thành: cấu trúc văn bản và phong cách ngônngữ

Cấu trúc văn bản: Cấu trúc văn bản hay cách thức tổ chức văn bản là sự sắp

xếp các ý tưởng và mối quan hệ giữa các ý tưởng

Phần lớn, trong kinh doanh, văn bản dạng mô tả, giải thích, trình bày đềuchứa các yếu tố cấu trúc Tác giả sử dụng những cấu trúc này để sắp xếp và liên kết

ý tưởng

Có 5 dạng cấu trúc văn bản chính trong kinh doanh:

1 Mô tả: Tác giả mô tả một chủ đề

2 Xâu chuỗi: tác giả sử dụng trình tự số hoặc trình tự thời gian để liệt kê cácvật, các sự kiện

3 So sánh/Đối lập: Tác giả so sánh và tìm ra sự khác biệt giữa 2 hoặc nhiềuhơn 2 sự kiện, chủ đề, vật thể

5

4 Nguyên nhân/Kết quả: Tác giả phác họa 1 hoặc nhiều hơn 1 nguyên nhân vàsau đó mô tả kết quả tương ứng.

5 Vấn đề/Giải pháp: Tác giả đặt vấn đề hoặc câu hỏi, sau đó, đưa ra câu trả lời

Phong cách ngôn ngữ

Phong cách ngôn ngữ là cách diễn đạt (nói và viết) trong từng hoàn cảnh vàngười diễn đạt nhất định, là những đặc điểm về cách thức diễn đạt tạo ra thành kiểudiễn đạt trong một văn bản nhất định Trong kinh doanh, phong cách ngôn ngữđược yêu cầu phải có tính ngắn gọn, chuyên sâu, công vụ, logic và thuyết phục

Có 6 loại phong cách ngôn ngữ chính trong kinh doanh:

1 Phong cách ngôn ngữ báo chí

- Thông tin thời sự

- Ngắn gọn

- Sinh động, hấp dẫn

2 Phong cách ngôn ngữ Chính luận

- Công khai về quan điểm chính trị

- Chặt chẽ trong diễn đạt và suy luận

4 Phong cách ngôn ngữ Khoa học

- Khái quát, trừu tượng

Tính logic

Một văn bản phải đảm bảo trật tự logic, thống nhất, nội dung văn bản phải có

sự liên kết chặt chẽ Mỗi phần có thể làm rõ một vấn đề nhưng về tổng thể phải thểhiện được nội dung chính của văn bản Nếu nội dung các phần trong văn bản khôngliên quan đến nhau hay không giúp làm rõ cho mục đích của văn bản, thậm chí mâuthuẫn với nhau thì văn bản sẽ không đạt được mục đích truyền tải nội dung tớingười đọc

Tính súc tích

Văn bản cần có sự súc tích, diễn đạt đầy đủ nội dung mà không sử dụng quánhiều từ thừa, trực tiếp đi vào vấn đề để người đọc nắm bắt được nội dung của vănbản một cách hiệu quả nhất có thể

Tính chính xác

Tính chính xác là yếu tố quan trọng hàng đầu trong cả văn nói lẫn văn viết vìchỉ một từ bị hiểu sai có thể gây hiểu nhầm, hoặc thậm chí có thể dẫn đến tranhchấp, mâu thuẫn giữa các bên Do đó khi soạn thảo văn bản, người soạn phải sửdụng từ ngữ chính xác, tránh dùng các từ đa nghĩa có thể khiến người đọc hiểu sai

Sử dụng ngôn ngữ

Mỗi văn bản có mục đích và đối tượng hướng đến khác nhau, do đó ngườisoạn cần sử dụng ngôn ngữ sao cho phù hợp Việc sử dụng ngôn ngữ có thể ảnhhưởng đến hiệu quả truyền đạt của văn bản, làm cho người nhận hiểu rõ quan điểmcủa người soạn

7

CHƯƠNG III: PHÂN LOẠI VÀ ỨNG DỤNG CỦA GIAO TIẾP

BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH

2 Tài liệu quảng cáo

Tài liệu quảng cáo là ấn phẩm trong đó các công ty trình bày sản phẩm vàdịch vụ của họ Chúng được đặc trưng bởi rất nhiều màu sắc và có rất nhiều hìnhảnh trong các sản phẩm hoặc dịch vụ

3 Email

Email hiện nay là một hình thức giao tiếp rất phổ biến Chúng được sử dụng

để gửi tài liệu, tổ chức các cuộc họp, xác nhận các cuộc hẹn và liên hệ với các ứng

cử viên công việc

4 Đề xuất

Các đề xuất là tài liệu mô tả các dự án trong tương lai Chúng thường chỉ cómột hoặc hai trang Chúng bao gồm các chi phí liên quan của từng nhiệm vụ cụ thểcủa dự án

5 Thư truyền thống

Thư một trong những hình thức giao tiếp bằng văn bản lâu đời nhất Chủ đềcủa các bức thư có thể mang tính cá nhân hoặc thương mại Trước khi xuất hiện cáchình thức điện tử, đây là một phương tiện truyền thông rất phổ biến

6 Điện tín

Điện tín một phiên bản ngắn và đơn giản của một bức thư Ở đây các côngthức lịch sự được giữ ở mức tối thiểu và đôi khi được bỏ qua Văn bản của tin nhắnđược viết bỏ qua số lượng từ lớn nhất và giữ mức tối thiểu cần thiết để có ý nghĩa.Việc sử dụng chúng đã giảm dần cùng với sự tiến bộ của phương tiện điện tử.

3.2 Ứng dụng

3.2.1 Ứng dụng

Ứng dụng của giao tiếp bằng văn bản trong đời sống:

Trao đổi thông tin: giao tiếp bằng văn bản là công cụ trao đổi thông tin giữa

các cá nhân hay tổ chức, giúp việc truyền tải thông tin tới nhiều người được dễdàng và nhanh chóng hơn

Liên lạc: trong đời sống, giao tiếp bằng văn bản được thể hiện dưới hình

thức tin nhắn văn bản hay các ứng dụng chat như messenger, zalo, yahoo, skype, giúp mọi người liên lạc, trò chuyện với bạn bè, người thân

Chia sẻ thông tin, kiến thức: báo, blog, các diễn đàn, thường sử dụng văn

bản như một cách giao tiếp, chia sẻ, cung cấp thông tin, kiến thức về nhiều lĩnh vựckhác nhau

Ứng dụng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh:

Trao đổi thông tin: giao tiếp bằng văn bản là công cụ trao đổi thông tin giữa

các tổ chức, doanh nghiệp Trong lĩnh vực kinh doanh, email là phương tiện giaotiếp chính, được sử dụng để trao đổi thông tin, gửi yêu cầu, thông báo, thảo luận về

dự án,

Thông báo: giao tiếp bằng văn bản được sử dụng như một công cụ thông báo

thông tin, chúng cung cấp các thông tin quan trọng, cần thiết, thường mang tínhchính thức

Hợp đồng: đây là một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất trong

kinh doanh, văn bản đóng vai trò lưu trữ và thể hiện rõ các điều khoản, điều kiện,cam kết giữa các bên

9

Báo cáo: trình bày các thông tin về một vấn đề dựa trên nghiên cứu, thăm dò,thu thập dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin chi tiết trong quá trình thực hiện dựán.

Có thể được đọc lại và nghiên cứu: giao tiếp bằng văn bản cho phép người

sử dụng đọc lại thông tin nhiều lần, nghiên cứu sâu hơn về vấn đề được trình bàytrong văn bản, đặc biệt là đối với các thông điệp dài và phức tạp

Có thể đọc lại và chỉnh sửa: giao tiếp bằng văn bản cho phép người gửi

chỉnh sửa, thay đổi, bổ sung thông tin để văn bản được hoàn thiện và truyền tảithông tin một cách tốt nhất, đồng thời, nhằm đảm bảo tuân theo đúng nguyên tắccủa giao tiếp kinh doanh

Có thể có giá trị pháp lý: văn bản trong quá trình giao tiếp được xem như là

một thông tin chính thức bởi nó mang tính vĩnh cửu, văn bản khi chuyển đi khôngthể chỉnh sửa nên ít có khả năng bóp méo, thay đổi thông tin, đảm bảo tính côngbằng, minh bạch

Có tính xã hội cao: giao tiếp bằng văn bản trong là một công cụ giao tiếp

hiệu quả mà ai cũng có thể tiếp cận và sử dụng được

Có kế hoạch trước: khi xác định được mục tiêu, đối tượng của giao tiếp, quá

trình giao tiếp bằng văn bản có thể được lên kế hoạch trước sao cho nội dung thôngđiệp được sắp xếp một cách logic nhất, ngôn ngữ và phong cách ngôn ngữ phù hợpvới hoàn cảnh giao tiếp

Truyền tải thông điệp một cách chính xác: thông thường, giao tiếp bằng

văn bản sẽ truyền tải thông điệp rất tốt, vì những từ ngữ được sử dụng trong văn

bản được chọn lọc rất cẩn thận nhằm đảm bảo tính tin cậy, chính xác của thôngđiệp và thái độ tôn trọng của người gửi.

3.2.3 Hạn chế

Giao tiếp bằng văn bản tốn nhiều thời gian hơn giao tiếp trực tiếp: mặc dù,

thông điệp có thể được truyền đi rất nhanh nhưng giao tiếp bằng văn bản cần khánhiều thời gian để soạn thảo, chỉnh sửa và hoàn thiện trước khi gửi đi Ngoài ra,cần có khoảng thời gian để nhận lại phản hồi từ đối phương giao tiếp

Trì hoãn nhận tin nhắn: trong một số trường hợp, việc nhận và gửi tin nhắn

bị trì hoãn, gián đoạn do đường truyền không ổn định hoặc không có sẵn các thiết

bị để truy cập vào hệ thống trao đổi thông điệp

Chu kỳ hạn chế: so với giao tiếp trực tiếp, giao tiếp bằng văn bản có chu kỳ

hạn chế hơn do tính thiếu liền mạch trong trao đổi thông điệp

Không thể có phản hồi nhanh và thấu đáo: người nhận có thể cần thời gian

để đọc, hiểu và phản hồi thông điệp, điều này khiến cho việc trao đổi thông tin cầnnhiều thời gian hơn, việc phản hồi thông điệp bị trì hoãn

Đòi hỏi lưu trữ, có thể làm mất thời gian và tốn chi phí: giao tiếp bằng văn

bản sẽ tạo ra một lượng lớn thông điệp cần bảo quản và lưu trữ, để lưu trữ và đảmbảo tính an toàn, bảo mật cho thông tin đã trao đổi thì các tổ chức phải bỏ ra chi phírất cao

11

CHƯƠNG IV: CẢI THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN

BẢN TRONG KINH DOANH

4.1 Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt Nội dung và Trình bày

4.1.1 Cải thiện về nội dung

1 Tập trung vào mục tiêu chính

Trước hết, ta cần xác định được mục tiêu chính của văn bản là gì Đó có thể

là một báo cáo, một thư ngỏ đến khách hàng, một giấy mời đến đối tác hay mộtemail trả lời cấp trên hoặc đồng nghiệp, … Việc xác định mục tiêu của văn bản là

vô cùng quan trọng vì mỗi loại văn bản khác nhau sẽ đi kèm với các khoản mục vàquy ước khác nhau

2 Phác thảo trước các thông điệp muốn gửi gắm vào văn bản

Để chủ động hơn và không bỏ lỡ bất kì tình tiết nào, bạn nên tạo một phácthảo hoặc ghi chú nhanh về các chủ đề muốn nói trong văn bản, vì nếu với một vănbản đơn giản sẽ không mất nhiều thời gian để có thể tạo lập, nhưng đối với văn bảnphức tạp, việc xem xét nhiều góc độ hay đưa ra những câu hỏi liên quan đến vấn đề

là rất cần thiết

3 Cung cấp thông tin vừa đủ

Việc đọc và hiểu một văn bản cũng không phải là dễ dàng đối với người đọc

và tốn khá nhiều thời gian, vì thế hãy đưa ra những thông tin hữu ích và hợp lí vớivấn đề đưa ra, tránh lan man, lạc đề vào các chi tiết không liên quan

4 Dùng từ và câu đơn giản

Đôi khi dung các thuật ngữ chuyên môn sẽ làm cho văn bản của bạn khôngcòn giống như văn bản hành chính thông thường Và tất nhiên, bạn phải giải thích

về những từ ngữ khó hiểu đó Do đó, thay vì tốn thời gian vào việc ấy, hãy dùngnhũng từ ngữ thật đơn giản, hiệu quả và chắc chắn văn bản của bạn sẽ được ưa