tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại trung tâm điều độ hệ thống điện quốc gia

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA Khóa luận tốt nghi

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành : Văn thư – Lưu trữ

G ản v n hư n d n : Ths Trịnh Thị Kim Oanh

Hà Nộ , thán 05 năm 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em ề : “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” ề em ự ệ

ọ Học viện Hành chính Quốc gia

Em ảm bả ề tài nghiên c u là thành quả c a em ệ ề ả N ề ệ tổ ch c khoa học tài liệu trữ ả ả ự ế T Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia

Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2024

Sinh viên

Nguy n Văn H ệp

Em ả ế ốc, cán bộ Trung tâm Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia ã ệ ố ệ ả ề

Đề : “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” c a em ò ế ề ế

ự ự ầy, cô và các nhà khoa học Em xin ch ả

Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2024

Sinh viên

Nguy n Văn H ệp

4 Ảnh 4 Bìa hồ sơ của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

5 Ảnh 5 Nhãn hộp tại kho lưu trữ Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

MỤC LỤC MỞ ĐẦU

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 7

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 9

1.1.3 Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 11

1.2 Cơ sở pháp lý 19

1.2.1 Văn bản Luật 19

1.2.2 Hệ thống các văn bản dưới luật 19

1.3 Cơ sở thực t n của tổ chức khoa học tà l ệu lưu trữ 21

1.3.1 Khái quát về Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia 21

1.3.2 Giá trị của tài liệu phông lưu trữ Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia 24

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA 27

2.1 Thành phần, khố lượn , nộ dun tà l ệu lưu trữ tạ Trun tâm Đ ều độ Hệ thốn đ ện Quốc a 27

2.1.1 Khối lượng 27

2.1.2 Thành phần 27

2.1.3 Nội dung 27

2.2 Hệ thốn văn bản qu định và tổ chức nhân sự thực h ện côn tác tổ chức khoa học tà l ệu lưu trữ tạ Trun tâm Đ ều độ Hệ thốn đ ện Quốc

a 28

2.2.1 Hệ thống văn bản quy định về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 28

2.2.2 Tổ chức nhân sự thực hiện công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 29

2.3 Côn tác thu thập, bổ sun tà l ệu lưu trữ tạ Trun tâm Đ ều độ Hệ thốn đ ện Quốc a 31

2.3.1 Nguồn tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan 32

2.3.2 Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ cơ quan 33

2.3.3 Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 34

2.4 Khảo sát thực trạn hoạt độn n h ệp vụ tổ chức khoa học tà l ệu lưu trữ tạ Trun tâm Đ ều độ Hệ thốn đ ện Quốc a 35

2.4.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 35

2.4.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 37

2.4.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 39

2.4.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 49

2.4.5 Thống kê tài liệu lưu trữ 51

2.5 Nhận xét 51

2.5.1 Ưu điểm 51

2.5.2 Hạn chế 52

2.5.3 Nguyên nhân của những hạn chế 53

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA 55

3.1 Nhóm ả pháp về tổ chức quản lý 55

3.1.1 Tổ chức triển khai các văn bản quản lý, hướng dẫn 55

3.1.2 Bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm lưu trữ 61

3.1.3 Thực hiện kiểm tra, đánh giá và thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ 63

3.1.4 Tăng cường cơ sở vật chất và nguồn kinh phí cho công tác lưu trữ 64

3.2 Nhóm ả pháp về n h ệp vụ 64

3.2.1 Thu thập tài liệu lưu trữ 64

3.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 65

3.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 65

3.2.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 66

3.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 67

3.2.6 Thống kê tài liệu lưu trữ 67

KẾT LUẬN 69

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU 1 Lí do chọn đề tài

S C ị H C M ô ò ĩ ầ ọ ệ ữ ô ữ T ự ễ ã ệ ữ ò ô ù ọ ộ ố ã ộ ề ề ệ ị ế ọ ị ĩ ự T ô ố 1C/CP 03 01 1946 N

“Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia và cấm không được tiêu hủy công văn, tài liệu nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ” H ệ Đả N ã ề ả ị ề

ô ữ ọ ô ữ

Tổ ọ ệ ữ ệ ọ ô ữ ả ở ự ế ế ô ả ả ổ ệ ữ Đ ộ ắ ế ệ ữ ằ ế ô ế ệ ô ổ

T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ệ ọ ề ệ ố ả ề ả ố ệ ệ ố ệ ố T ộ ã ả ề ả ộ ọ ệ ò ỏ ô ổ ọ ệ ữ ầ ả ự ệ ộ N ằ ổ ọ ệ ữ ù

ữ ị ố ã ọ ề “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” ề

Từ ự ễ ữ ế ô ổ ọ ệ ữ ả ằ ệ ả ô ổ ọ ệ ữ

2 Lịch sử nghiên cứu

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ” là ho ộng quan trọng trong mỗ

quan, tổ ch c Thực hiện tố ô ổ ch c bảo quản an toàn tài liệu và nâng cao hiệu quả khai thác và s d ng tài liệ ữ Nh n th c tầm quan trọng c a việc tổ ch c khoa học tài liệ ữ ã ều các công trình nghiên c u, phân tích, tổng h p về công tác này D ột số ô :

Giáo trình, sách, tập bài giảng

- Đ X C (1990) “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, N

Đ ọ ệ C ố ề ổ ữ ề ề ô ữ ừ ả ô ữ ế ộ ệ

- Sở G H Nộ (2006) “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản dùng trong các trường Trung học chuyên nghiệp”, N H Nộ C ố

ệ ả ọ T ọ ệ ở H Nộ ệ ả ữ ộ ả ế ữ C ố ã ề ế ữ ề ả ô ữ ổ ệ ả ô ữ

- C T ị H (2016) “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”, N L ộ C ố ề ế ữ ề ề ệ

ữ ô ữ ữ ọ ; ổ ả ô ữ; ệ ữ

Dân vận Trung ương”, ĩ Đ ọ Nộ H Nộ

N ễ V L ế (2022) “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản tại Công ty Quản lý tài sản Viettel (VAM) ĩ Đ

ọ Nộ H Nộ

Khóa luận tốt nghiệp

N ễ T ị H (2016) “Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Bộ Nội vụ” ố ệ Đ ọ Nộ H Nộ

H T ị H ề T (2018) “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ”, ố ệ Đ ọ Nộ H

ề “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia”

3 Mục t u n h n cứu

M ề “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” :

T ổ ọ ệ ữ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ẳ ị ữ ế ả ữ ế ò ;

T ả ệ ả ệ ổ ọ ệ ữ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố

4 Nh ệm vụ n h n cứu

Đề ữ ề : “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia”, ầ

ả ế ữ ệ :

- N ỏ ở ề ổ ọ ệ ữ;

- K ả ự ô ổ ọ ệ ữ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ;

- Đề ả ằ ệ ả ô ổ ọ ệ ữ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố

5 Đố tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đố : Cô ổ ọ ệ ữ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố

5.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Về ộ : T ở ự ự ô ổ ọ ệ ữ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ;

- Về ô : T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố (11 C ắ T Đ H Nộ );

- Về : Từ 1992 ế (N 1992 T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ế ị ộ T ở ộ N )

6 Phươn pháp n h n cứu

Đ ự ệ ề ệ ả ộ ố :

- P ả : Đ ế ả ả ự ế ằ ế ự ế

T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ữ ệ ;

- P ô : T ô ừ ề ( ổ ô ự ế T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ả ố ệ ) ;

- P ệ : Từ ệ ệ ự ọ ữ ô ề ;

- P ệ ố : Từ ữ ô ả ô ệ ố ô ;

- P : Từ ị ệ ô ổ ọ ệ ữ ã ự ệ ù ;

- P ỏ ự ế : P ỏ ộ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ế ự ữ ô ề ô ổ ọ ệ

7 Đón óp của đề tà

Từ ệ ề : “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” ẳ ị ệ ổ ọ

ệ ữ ò ọ ộ ệ ữ ệ ả ô ệ T ô ệ ự ế ộ ổ ọ ệ ữ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ế ừ ữ ả ù ằ ả ố ố ệ

ề ữ ô ầ ế ả L ữ ọ / V ữ ệ ả ữ ệ ả ề ĩ ự ổ ọ ệ ữ ổ T

Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố

8 Bố cục đề tà

N ầ ở ầ ế ệ ả ộ ề 03 :

Chương 1 Cơ sở khoa học về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

T ã ở ọ ề ổ ọ ệ ữ Từ ữ ô ả ự ổ ọ ệ ữ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố

Chương 2 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

Từ ữ ô ả T ề ô ổ ọ ệ ữ ã ô ả ự ô Q ã ữ ế ò ữ ế Đ ở ề ả 3

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

Từ ữ ự ã ô ả ế ề ô ổ ọ ã ữ ả ề ổ ả ả ề ệ ô ổ ọ ệ ữ T ả ả ữ ị ệ ữ ộ ệ ả

“ ổ ” ộ ộ ừ V ệ ô ữ ọ :“Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định; Làm cho thành có trật tự, có nền nếp; Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất” [22

1228]

1.1.1.2 Khoa học

“Khoa học” ộ ệ ệ ừ 1834 ế W

W w ố ố ọ ữ ổ ọ ằ ộ ữ Đế ị ĩ ề “ ọ ” ã ề ả ệ ọ ộ ố ị ĩ :

T ả P A :“Khoa học được hiểu là hệ thống tri thức về mọi loại quy luật của vật chất và sự vận động của vật chất, những quy luật của tự nhiên, xã hội, tư duy” [23]

T ả PGS TS N ễ V L :“Khoa học là hệ thống tri thức về tự nhiên, xã hội và tư duy, về những quy luật phát triển khách quan của tự nhiên, xã hội và tư duy, hệ thống tri thức này hình thành trong lịch sử và không ngừng phát triển trên cơ sở thực tiễn xã hội” [7 07]

V ệ ô ữ ọ :“Khoa học là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa học: khách quan, chính xác, có hệ thống” [22 650]

T L K ọ Cô ệ ị ĩ :“Khoa học là hệ thống tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát triển của sự vật, hiện tượng tự nhiên,

xã hội và tư duy” [10]

Đị ĩ ã ề ả ệ ằ ữ ừ ữ ọ ộ ề “ ọ ” ệ ố ề ữ

1.1.1.3 Tài liệu lưu trữ

Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” là một trong nhữ ị ĩ ọng

làm nền tảng cho công tác l ữ ữ học và t t cả các ho ộ ữ Một số nhữ ị ĩ ề “ ệ ữ” :

Trong cuố “L n và thực tiễ ô ữ” 1990 a nhóm tác giả Đ X C N ễ V H V Đ Q ền và Nguyễ V

T ề c p t i khái niệm về tài liệ ữ : “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ” [3, tr.6]

Đ ĩ a tác giả Nguyễn Hữu Th i:“Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội” [14, tr 72]

C ị ĩ ều khẳ ịnh rằ “ ệ ữ” ững tài liệu có ngu n gốc xu t x c bảo quản trong các ữ T thống nh t cách diễ ị ĩ c s d ng trong bài khóa lu n này là ị ĩ c ghi t i khoả 3 Đ ều 2 c a Lu t số 01/2011/QH13 ngày 11

11 2011 c a Quốc hội ban hành Lu L ữ: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

[9]

1.1.1.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ” ự ệ ổ

ộ ệ ô ữ Đã ề ị ĩ ề “ ổ ọ ệ ữ” :

Đị ĩ ả T ị T ị N : “Tổ chức khoa học tài liệu là việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ như phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu” [8 34]

TS GVC N ễ Lệ N ị ĩ :“Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ có liên quan tới việc phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu”

C ị ĩ ề ộ ả ộ ô “ ổ ọ ệ ữ” : ệ ị ị ệ ệ ữ ự ô ệ ữ

T ù ề ộ ô ổ ọ ệ ữ ộ ệ ệ ị ị ệ ệ ự ô ọ ệ ữ ố ệ ữ Đ ữ ộ ô ằ ả ả ệ ổ

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

1.1.2.1 Mục đích, ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Cô ữ ộ ĩ ự ọ ữ ề ự ễ ế ế ệ ổ ệ ữ ổ ọ ệ ữ ả ả ệ ữ ổ ệ ữ ô ả ọ ầ

Tổ ọ ệ ữ ộ ữ ọ ô ữ T ự ệ ố ộ ệ ẽ ề ĩ ổ :

- H ệ ắ ế ự ô ộ ọ ệ ả ệ ữ ặ ẽ

ệ

- T ề ệ ổ ệ ị ô ữ ố ô ữ Q ố V ệ N ệ ả ệ ữ

- T ế ệ ệ ệ ả ả ệ ữ T ả ệ ề ắ ế ọ ộ ắ ế ữ ị ắ ệ ố ổ

- X ị ị ệ ổ ọ ệ ắ ệ ù ệ T ả ữ ệ ế ị/ ệ ầ ự Hộ ị ị ệ Hộ ẩ ị ị ệ Đ ề ô ầ ữ ệ ò ị ổ

- G ệ ệ ở ẽ ả ệ ề ố ệ ữ ô ọ ô ố ề ộ ữ ệ ầ

1.1.2.2 Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Nhằm thực hiện tốt việc tổ ch c khoa học tài liệ ữ cầ ng c những yêu cầu sau:

Khoa học là việc tổ ch c khoa học tài liệu cần có hệ thống theo những

bản ch t nh ịnh c a h ệu

Thống nhất là việc thực hiện nghiệp v tổ ch c khoa học phải thống nh t,

xuyên suố ô ữ

Kiểm soát được là sau khi tiến hành tổ ch c khoa học tài liệu cần biết

c chính xác về số ng, ch ng ịa ch tra tìm tài liệu ữ trong kho

Truy xuất được là h ệu phải dễ tìm, dễ th y, dễ l y sau khi tổ

ch c khoa học tài liệu

Mỗi ho ộng c a quá trình tổ ch c khoa học tài liệu là những mắt xích quan trọng gắn liền v i nhau Chúng cầ c thực hiện mộ ng nh t, hỗ tr và liên t c Làm tốt ho ộng này sẽ t ều kiện thu n l i cho việc thực hiện các ho ộng sau

1.1.3 Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Tổ ọ ệ ữ ộ ọ ô ữ ề ộ ệ : ệ ữ ị ị ệ ữ ọ ệ ữ ự ô ệ ữ Mỗ ộ ố ệ ế ả ở ự ế ế ữ ộ

1.1.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ

“Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó” [11 59]

P ệ ữ ổ ệ ừ ô ữ ố ộ ọ ề ệ ệ ổ ắ ế ệ ộ ; ề ệ ệ ệ

Đ ệ ữ ầ ầ ả ọ ệ :

- T ọ ầ ệ ệ ở ệ ệ ả ắ ế ộ ả ả ò ả ả ệ ề ổ ừ ặ ị ô

- T ệ ệ ệ ệ ự ệ ù ố ệ ị ằ ả ả ả ệ ề ữ ị ù ữ

ô ệ ừ

Đ ệ ộ ô ữ ầ ế ữ ộ :

- Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

+ ả ị ị ô ả ắ ế ( ố ị ô ã ừ ộ ) ị ô ặ ố ệ

+ Lị ô ả ắ ặ ữ ổ ệ ô ữ ị

ả ị ị ô ị ô ẽ ữ ự ọ ệ

- Xác định đặc trưng phân loại tài liệu

Đặ ị ữ ặ ệ ù ệ K ự ệ ệ ô ữ ắ ầ ằ ệ ệ ả ặ ế ệ S ệ ỏ ế ỏ

Lự ọ ự ù ộ ô ữ ầ ự ữ ặ :

+ Đặ ổ + Đặ ặ ộ + Đặ + Đặ ề + Đặ ả + Đặ ị

K ự ệ ệ ô ộ ặ ả ế ộ ề ặ C ặ ô ả ề ĩ ả ị

ô ữ ặ ế ế N ữ ặ ế ( ặ : ổ ặ ộ ) ặ ề ả ữ ặ ế ( ặ : ả ị ) ệ ã ự ở ặ ế

- Lựa chọn và hoàn chỉnh phương án phân loại tài liệu

Đ ệ ô ữ ô ộ ố ả :

+ P ổ – + P – ổ + P ặ ộ – + P – ặ ộ

K ế ự ệ ệ ỗ ô ữ ầ ả ự ọ ù ữ ặ ệ ặ ị ô ữ Kế ả ệ ả ả ộ ệ ề ổ ị ô ề ệ ô ả ả ệ ị

- Thực hiện phân loại tài liệu theo phương án

S ã ự ọ ệ ù ô ữ ế ệ :

+ P ự ế : ế ệ ả ừ ỏ ố ù ị ả ả S ế ố ữ ệ ( ế ) C ố ù ầ ề ữ ộ ù ắ ế ố ế ự ệ ố ệ ( ị ả ả )

+ P ế : ô ế ự ế ố ừ ệ ô ộ ẻ ộ ẻ ộ ẻ ộ ề ị ả ả ộ ô ữ Mỗ ẻ ộ ị ả ả N ế ẻ ã ự ọ S ẻ ầ ả ắ ế ề ô ố ệ ố ị ị ẻ C ố ẻ ị ả ả ố ệ ắ ế ự ắ ế ẻ Mỗ ệ ô ữ ữ ế ị V ự ọ ầ ặ ừ ố ệ ề ệ ệ ệ ự ọ ộ ệ ọ

1.1.3.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

L L ữ 2011 ( ả 14 ề 2) ã ị ĩ : “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị” [9]

M ĩ ị ị ệ ữ:

- X ị ị ệ ệ ả ệ ữ ặ ẽ

- L ề ệ ổ ệ ị ô ữ ỏ ữ ệ ô ị ố ầ P ô ữ ố V ệ N ệ ả ầ ệ ữ

- G ầ ế ệ ô ệ ữ ế ị ả ả : ộ

- V ệ ị ị ệ ố ẽ ắ ệ ộ ù ệ

K ế ị ị ệ ầ ắ

ẩ :

- 03 ắ : ị; ị ; ệ ổ

- 04 : ệ ố ; ; ô ệ ọ

- 08 ẩ : ĩ ộ ệ ; ả ệ ; ĩ ị ô ; ự ù ặ ô ệ ; ị ệ ; ộ ô ữ; ệ ự ệ ; ô ữ ế ặ ệ

Cô ị ị ệ ổ ự

ị ị ệ :

- X ị ị ệ - X ị ị ệ L ữ - X ị ị ệ L ữ ị

Cô ị ị ệ ổ ự ệ ị ã ự ô Hộ :

- Hộ ị ị ệ ệ ở ề ệ ị : ệ ữ ả ả ệ ế ị

- Hộ ẩ ị ị ệ ệ ẩ ệ ế ả ị ị ệ ổ ệ

Kế ả ị ị ệ ệ ị ự ễ ị ị ữ ả ả ữ C ệ ế ị ị ệ ệ ả ệ ằ ả ả ằ

ệ ệ (hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy lưu giữ ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu)

1.1.3.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

“Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá

nhân” [9]

C ọ ệ ữ ĩ : ổ ắ ế ố ệ ộ ô ữ ộ ọ ; ề ệ ô ả ả ả ệ ữ ; ỏ ữ ệ ế ị ằ ế ệ ế ị ả ả ổ

Cô ọ ệ ệ ả ự ệ ổ ầ ữ ắ : ô ô ữ ệ ầ ả ô ằ ế ộ ầ ệ ữ ô ; ệ ả ả ả ự ự ; ệ ả ệ ộ ổ ả ả ố ệ ị ệ

T ệ ả ả ả ầ ả : ắ ệ ữ; ệ ị ả ả ; ệ ệ ố ; ở ữ ệ ệ ế ị

Tổ ọ ệ ữ ự ệ ị ô ố 283/VTLLTNN-NVTW 19 5 2004 C V L ữ N ả H ệ :

- C ẩ ị ô ệ : ệ ; ệ ộ ệ ề ị ; ả ệ ; ổ ệ ; ả ế

- T ự ệ : ệ ; ô ặ ; ; ệ ố ; ế / ẻ ; ố ệ ; ệ ệ ỏ ẹ ẳ ệ ; ố ế ã ộ ; ự ô ả ệ

- Tổ ế : ế ả ; ệ ệ ắ ế ; ế ổ ế ệ

1.1.3.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

“Công cụ tra cứu khoa học khoa học tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa, trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học, nhằm mục đích phục vụ việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả” [6 191]

Cô ọ ệ ữ ò ọ ò ữ ù ệ ầ ộ ệ ệ ; ệ ộ ầ ộ ả; ệ ị ệ ế ữ ữ ệ ả ả ở ằ

K ự ô ệ ầ ầ ế :

- Y ầ ầ ầ ọ ô ệ ả ệ ộ ệ ệ ữ ệ ả ả ô ầ ệ

- Mỗ ô ự ầ ố ề ộ ằ ề ệ ệ ệ

- T ự ọ ệ ầ ộ ả ầ ệ ả ô ệ ô ệ ữ

- Kế ô ệ ầ ự ả ễ ễ ù ọ ố C ô ẽ ầ ô ệ ả ệ ệ ữ

ổ

Hiệ ph c v công tác tra tìm tài liệu t ữ d ng các công c ch yếu sau:

- M c l c h

- C ở dữ liệu thông tin nội dung tài liệ ữ

1.1.3.5 Thống kê tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệ ữ là việ ịnh thành phần, số ng c a tài liệu ữ bằng việc áp d ng các công c bi u m u chuyên môn ị thống kê tài liệ ã ịnh

Việc thống kê tài liệ ữ ổ ch c nằ c số ng tài liệu hiệ ảo quả ở ẽ ề ra các kế ho ch thu th p, tu bổ, ph c chế tài liệ ữ có giá trị và lo ững tài liệu hết giá trị Bên c nh ống kê tài liệ ữ giúp việc tra tìm tài liệ c nhanh chóng, chính xác

Yêu cầu c a việc thống kê g m các nội dung:

- Cụ thể và chính xác: Về các số liệu phả th và chi tiết v i tình

hình tài liệ ng bảo quản t ữ

- Kịp thời và toàn diện: Số liệu thống kê phả c tính toán kịp th i theo

Đối v i các lo i tài liệ ô ô c s d ng công c c a lo i tài liệu này thống kê cho lo i tài liệu khác Các lo i sổ thống kê tài liệu chuyên môn g m: Sổ thống kê tài liệu thiết kế xây dự ản, sổ nh p tài liệu ảnh, sổ xu t tài liệu ảnh, m c l c thống kê tài liệu ảnh

1.2 Cơ sở pháp lý

1.2.1 Văn bản Luật

Tổ ọ ệ ữ ộ ệ ọ ô ữ Đ ự ệ ố ệ ổ ọ ệ ầ ệ ố ả ù ầ ộ ả ộ ệ

Đế N ã ự ệ ố ả ố ầ ị ữ ề ả ế ệ ổ ọ ệ ữ ả ệ ự ĩ ự ữ L ố: 01/2011/QH13 11 11 2011 Q ố ộ L L ữ L L ữ 2011 ằ ả ả ộ ố ị ề ữ ù ệ ố ệ

C L L ữ 2011 ã ị :

- Điều 15 Chỉnh lý tài liệu Q ị ệ

ầ ổ ệ ệ ầ ả ệ ;

- Điều 16 Xác định giá trị tài liệu Q ị ề ắ

ẩ ả ị ị ệ ;

- Điều 18 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Q ị

ầ ệ Hộ ị ị ệ ổ

- Điều 28 Hủy tài liệu hết giá trị Q ị ẩ ề ế ị

ệ ế ị ị ả ả ệ ế ị ổ

L L ữ ã Q ố ộ Cộ ã ộ ĩ V ệ N XIII ỳ ọ 2 ô 11 11 2011 ẽ ệ ổ ự ệ ô ữ ô ổ ọ ệ ữ

1.2.2 Hệ thống các văn bản dưới luật

S L L ữ ả ị ế

ả :

*Nghị định

- N ị ị ố 01/2013/NĐ-CP 03 01 2013 C ị ế ộ ố ề L ữ N ị ị ệ ả ệ ữ ệ T ề ị ị ã ị :

+ Đ ề 3 X ị ị ệ ữ ệ ; + Đ ề 7 T ệ ữ ệ ;

+ Đ ề 11 H ệ ữ ệ ế ị;

- N ị ị ố 30/2020/NĐ-CP 05 3 2020 C ề ô T IV ị ị ã ị ộ ệ L ữ Đ ề ề ệ ự ệ ổ ọ ệ ữ ổ ự ệ

*Thông tư

- T ô 10/2022/TT- NV 19 12 2022 ộ Nộ ị ả ả ệ T ô ị ề ả ả ệ ệ ị ị ệ ộ ổ

T C V L ữ ã ữ ô ệ ự ệ ộ ệ ổ ọ ệ ữ ổ :

- Cô ố 283/VTLLTNN-NVTW 19 5 2004 C V L ữ N ề ệ ả H ệ Cô ô ệ ữ ị ữ ệ ổ ị – ã ộ ổ ã ộ ổ ã ộ – ề ệ ổ ế ị ( ọ ổ ) ố ự ệ ộ ọ ố

- Cô ố 879/VTLLTNN-NVTW 19 12 2006 C V L ữ N ề ệ ổ ệ

ế ị Cô ệ ổ ỷ ệ ế ị ổ ị – ã ộ – ề ệ ổ ã ộ ổ ế ị

- Q ế ị ố 128/QĐ-VTLTNN 01 06 2009 C V L ữ N “C ệ ” TCVN ISO 9001:2000 M ả ằ ự ệ ữ ị ữ ệ ị ự ệ ệ ệ

Nhữ ịnh trên sẽ ở giúp cho việc thực hiện ho ộng tổ ch c khoa học tài liệ ữ t ổ ch c thống nh t hiệu quả

1.3 Cơ sở thực t n của tổ chức khoa học tà l ệu lưu trữ

1.3.1 Khái quát về Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

1.3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

N 30 09 1992 ộ T ở ộ N ã ế ị ẩ ị ả T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ự ộ Cô Đ ệ ự 1

N 11 4 1994 T Đ ề ộ ệ ố ệ Q ố ế ị ố 180 NL/TCC -LĐ ộ N ị ự ộ ộ N ệ ọ :

- C ề ệ ố ả ề ả ố ệ Hệ ố ệ Q ố ằ ế ả ố ề ế;

- Đả ả Hệ ố ệ Q ố V ị 27 5 1994 Cố T V V K ệ ã ò ề T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ô ệ 500 V ắ – N T ự ế ã Đả N ộ N ị K T ã ế ệ ô 500 V T ầ ệ 4 ổ N T ỷ ệ H

Hệ ố ệ ề N 19 07 27 5 1994 ã ở ố ị ự ố ệ ố ệ ả ộ ệ ố ệ V ệ N ô ề ộ ệ ố ệ ở V ệ N

N 24 10 1995 ằ ế ị ố 559 NL/TCC -LĐ ộ N T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ề ự ộ Tổ Cô Đ ệ ự V ệ N

T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ở ị ự ộ T N ệ T ế ề ự ế ả ệ ô ổ 30 MW ằ ệ ả ổ ệ ả ả ệ ệ ổ ị ầ ù ệ ố

T ự ệ ổ ệ C 31 12 1998 Q ế ị ố 82 83 84/QĐ- CN ộ Cô ệ T Đ ề ộ ệ ố ệ ắ T N T Đ ề ộ ệ ố ệ Q ố T Đ ề ộ ệ ố ệ Q ố ố ề ộ ệ ố ệ Q ố ề ộ ệ ố ệ ề T T ả ệ ề ự ế ệ ố ệ ệ ô 30 MW ệ ố ề ả ừ ệ 110 ế 500 V

N 2004 T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ả ế ế ị ệ ộ ộ T ệ ự V ệ N ự ế ị ệ ừ 01 2007 ế 07 2007

1.3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

a Chức năng

C Q ế ị ố 144/EVN/HĐQT-TCC LĐ 12 5 1999 Q ế ị ố 173/EVN/HĐQT-TCC -LĐ 19 6

1999 Tổ Cô ệ ự V ệ N ( T ệ ự V ệ N ) T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố :

- L ộ ệ ố ệ Q ố ừ ề ả ế ố ệ ệ ề ộ ệ ố ệ Q ố ã ệ

- Q ả ệ ố SCADA ( ề ả ố ệ )/EMS ( ệ ố ả ) ả

- H ộ ĩ ự ề ả ả ế ế ắ ặ ệ ố ả ệ ự ộ ệ ố ệ ệ ố SCADA/EMS ệ ố ị ế ệ ố ệ ế ị ệ ọ ề ả

- Q ả ế ế ắ ặ ả ả ữ ệ ố ô ễ ô ề ả ệ ố ệ ế EVN

- T ự ệ ề ọ ả

b Nhiệm vụ

N ệ ọ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ề ệ ố ả ề ả ố ệ ệ ố ệ ố ằ ế ả ố ề ế; ả ả ệ ố ệ ố

N ộ ệ ọ T ề ị ệ C ĩ ị ệ ộ T ề ố S T ế ị ô ệ ự ộ T Đ ệ ự V ệ N ẽ ệ ầ

1.3.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

C ổ T G ố 09 P ò 03 ị ự ộ T : T Đ ề ộ Hệ ố ệ ề

ắ T Đ ề ộ Hệ ố ệ ề T T Đ ề ộ Hệ ố ệ ề N

Ban G ố ộ ầ ị ệ ả ề ộ ả T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố gia

T G ố ệ ả ổ ề ế ổ ự ệ ô ệ ế T 09 Phòng:

- P ò P - P ò Đ ề ộ

- P ò Đ ề ị ệ

- P ò Cô ệ ô SCADA - P ò N

- V ò

- P ò T ế - P ò Tổ ự - P ò Kế

G ốc quyế ịnh thành l ò u tổ ch c c a T Đ ề ộ Hệ thố ện Quố ã c phê duyệ ều lệ ho t ộng c a Trung tâm

V ò ị ệ ổ G ố ô ổ ọ ệ ữ ệ : H ô ô ệ ệ ị ; ắ ế ả ả ệ ữ

1.3.2 Giá trị của tài liệu phông lưu trữ Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

Tài liệ ữ từ lâu c khai thác, s d ph c v cho nhu cầu t n t i và phát tri n c i Ngày nay, cùng v i sự phát tri n c a xã hộ ặc biệt là sự phát tri n c a công nghệ thông tin thì việc s d ng tài liệ ữ càng

c chú trọng nhằm tìm kiếm những thông tin trong quá kh v i m ộ chính xác cao T T Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia, giá trị c a tài liệ trữ c th hiệ ệ :

Trong lĩnh vực chính trị: T Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia là

một doanh nghiệp nhà c nên tài liệ ữ c ĩ trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ c Tài liệ ữ ện ĩ ết thực trong chính trị ảm bảo quốc phòng và an ninh c t c

Trong lĩnh vực kinh tế: Tài liệ ữ có vai trò quan trọng trong việc

ch ều hành hệ thống sản xu t, truyền tải, phân phố ệ ệ thố ện quốc gia nhằ ảm bảo cho các ho ộng sản xu t, kinh doanh trong mọ ĩ ực c c Bên c ệ ữ sẽ giúp Trung tâm thực hiện tốt nhiệm v v n hành thị ện c nh tranh chính th c góp phần phát tri n kinh tế t i Việt Nam

Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội: Tài liệ ữ luôn là ngu n thông tin

có giá trị ph c v nhu cầ ều hành, giải quyết công việc hàng ngày c a cán bộ, viên ch c trong Trung tâm và ph c v công tác giáo d c truyền thống cho cán bộ Đ ện Đ ò ững minh ch ng quan trọng, là những ổ ch c thực hiện việc thanh tra, ki m tra và x lý vi ph m trong quá trình ho ộng

Trong lĩnh vực nghiên cứu lịch sử: Tài liệ c sản sinh trong quá trình

ho ộng c T ệm v , quyền h n, trong từng th i kỳ lịch s cho phép các nhà s học s d ệu nghiên c u quá trình phát tri n c ện ở c ta

Đ các giá trị c phát huy một cách hiệu quả ò ỏi việc tổ ch c khoa học tài liệ ữ t T Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia cần phải c thực hiện một cách chính xác, có hệ thố ảm bảo cho việc khai thác, s d ng tài liệ ữ c dễ c hết t t cả những giá trị vốn có c a tài liệ ữ

Tiểu kết chươn 1

Tổ ch c khoa học tài liệ ữ là tổng h p nhiều ho ộng c a công ữ g m: phân lo i tài liệ trữ ịnh giá trị tài liệ ữ, ch nh lý tài liệ ữ và xây dựng công c tra c u tài liệu khoa học Nó có vai trò quan trọng ối v i mọ ổ ch c Tổ ch c thực hiện tốt công tác này giúp cho việc bảo quản và khai thác, s d ng tài liệu ữ c chính xác và hiệu quả

T 1 ã ở khoa học về tổ ch c khoa học tài liệ ữ Những nội dung t ẽ ở lý lu giải quyết

các nhiệm v 2 “Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia”

- V ò ả 61 - P ò Đ ề ộ ả 10

- P ò Cô ệ ô SCADA ả 25 - P ò Tổ ự ả 5

- P ò T ế ả 12

K ố ệ P ò / ộ T ự ệ ệ ị

2.1.2 Thành phần

H T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ả ề ệ ệ ề T ò ế ề ả ệ ừ ổ ế ầ ệ C ế ố ệ ả ẽ ế ế; ừ ế ; ế ề ệ ế

2.1.3 Nội dung

Nộ ệ ả ả ữ ả ộ T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ừ 1992 ế

- K ố V ò : T ả ả ế

- P ò Đ ề ộ: T ệ ế ệ ệ ô

- P ò P : T ệ ị ả ệ ệ

ế ; ệ ề ỏ ố ệ

- P ò Cô ệ ô SCADA: T ệ ỏ ệ ố ế ệ ỏ ế ố ệ ố SCADA/EMS ả ệ ETE

- P ò Tổ ự: T ệ ế ô ự

- P ò T ế : C ừ ố ề ặ ; C ừ ả ã ộ ế ; T ệ ầ ầ ự

2.2 Hệ thốn văn bản qu định và tổ chức nhân sự thực h ện côn tác tổ chức khoa học tà l ệu lưu trữ tạ Trun tâm Đ ều độ Hệ thốn đ ện Quốc a

2.2.1 Hệ thống văn bản quy định về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

*Văn bản của Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành

T Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia là doanh nghiệ c, trực thuộc T ện lực Việt Nam Nhằm quản lý thống nh ô ữ ữ ị ến việc tổ ch c khoa học tài liệ ữ, T ã ột số bản sau:

- Quyế ịnh số 1080/QĐ-EVN 01 8 2021 a T Đ ện lực Việ N Q ịnh về ô ò T Đ ện lực Quốc gia Việt Nam;

- Cô ố 7456/EVN-VP 07 12 2021 a T Đ ện lực Việt Nam về việc báo cáo ch tiêu hiệu quả về kết quả thực hiện công ữ, l p h ô ệ 2021

*Văn bản của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia ban hành

Ngoài việc áp d ng hệ thố ản quy ph m pháp lu t trong công tác tổ ch c khoa học tài liệ ữ ả ịnh c p trên, T Đ ề ộ Hệ thố ện Quố ã ản nhằm giúp cho việc tổ ch c khoa học tài liệu c T c thống nh ản g m:

- Kế ho ch số 3436/ĐĐQG-VP 28 10 2022 a Trung Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia về việc thực hiện phân lo i, ch nh lý h tài liệu t ọ tiêu chuẩn nộ L ữ

- Quyế ịnh số 271/VP 04 11 2022 T Đ ều ộ Hệ thố ện Quốc gia quyế ịnh thành l p tổ phân lo i, sàng lọc, ch nh lý tài liệu nộ ữ;

- Cô ố 162/ĐĐQG-VP 09 01 2023 a Trung tâm Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia về việc tri n khai thực hiện nhiệm v công tác ữ 2023;

- Quyế ịnh số 39/QĐ-ĐĐQG 08 02 2023 a Trung Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia về việc ban hành danh m c h C T Đ ề ộ HTĐ Q ố 2023;

- Cô ố 3502/BC-ĐĐQG 04 10 2023 a Trung Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia về việc báo cáo thống kê tài liệ ữ gi ã nh lý hoàn ch ệp v và số tài liệ ữ còn t ọng ế 30 9 2023;

- Cô ố 3970/ĐĐQG-VP 10 11 2023 a Trung Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia về việ ng thực hiện các ch tiêu hiệu quả ô ữ, l p h ô ệ 2023

- Cô ố 332/ĐĐQG-VP 30 01 2024 a Trung tâm Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia về việc tri ng, nhiệm v ô ữ và chuy ổi số ô ò

Có th th y T Đ ề ộ Hệ thố ện Quố ã một số ản về công tác tổ ch c khoa học tài liệ ữ tuy nhiên ở m c ộ ch o, Trung tâm cần xây dựng và ban hành hệ thố ả ng d n thực hiện nhằm thống nh t ho ộng nghiệp v tổ ch c khoa học tài liệ ữ t

2.2.2 Tổ chức nhân sự thực hiện công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

C ệ V ò ị Q ế ị ố 02/QĐ-ĐĐQG 08 01 2021 T Đ ề ộ Hệ

ố ệ Q ố ề ệ Q ị ệ ò ô ệ C T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố V ò Q ế ị ố 271/VP 04 11 2022 ề ệ Tổ ọ ệ ộ ữ T ầ Tổ ọ ệ ộ ữ :

3 Đ T ị N ọ 4 L V Đ

5 G T ị H ề

6 H T ị T 7 P T ị P T ả

Bảng 1 Thành viên “Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tài liệu nộp vào lưu trữ” của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

N ệ Tổ ọ ệ ộ ữ :

- L ế ọ ệ V ò ả ;

- C ố ầ ố ò ố ( ế ) ế ọ ệ ệ ọ ở ò T ;

- C ộ ô ệ ệ ị ệ ố ò ố (D-Off );

- H ự ô ệ ị ề ô ò T Đ ệ ự V ệ N ;

- Sắ ế ả ữ T ;

- Tổ ô ệ ọ ệ ;

- ã V ò ế ộ ệ ọ

ệ ộ L ữ

T “Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tài liệu nộp vào lưu trữ”

T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố : 01 P C V ò ả ô ữ ả ổ ở 01 ộ ô ả ổ 01 ộ ô ữ ổ

2.3 Côn tác thu thập, bổ sun tà l ệu lưu trữ tạ Trun tâm Đ ều độ Hệ thốn đ ện Quốc a

T ổ ệ ữ ộ ữ ệ ả ệ ầ ế ệ ô ữ T ổ ệ ổ ệ ữ ằ ệ ữ ổ ằ ả ố

T ả 12 Đ ề 2 L L ữ 2011 ị ĩ : “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử”

V ệ ổ ệ ữ ò ọ ằ ổ ữ ữ ệ ữ ị ị ự ễ ầ T ự ế ệ ả ộ ệ ổ ề ò ỏ ô ổ ệ ầ ự ệ ộ Nế ô ự ệ ố ô ẽ ế ệ ị é ẻ ọ ị ổ N ề ệ ị ị ô ả ị N

K ự ệ ộ ổ ệ ầ ự ắ :

- T ệ ị : ổ ệ ộ ị ả ự ị

- T ệ ô ữ: ệ ộ ô ổ ầ ộ ề ệ ệ ố

ị ị ệ ô ố ệ ế ề ự ệ ả ệ ộ ô

- N ắ : ệ ộ ổ ặ ộ ả ổ ô ữ ệ ổ ặ ọ ị/ ô

2.3.1 Nguồn tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan

T T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ổ ệ L ữ ế ữ ệ ả ộ ệ ề T T ổ ệ L ữ :

- T ệ G ố T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ; - T ệ ị T Đ ự ệ ố ế 08 01 2021 T Đ ề ộ Hệ ố ệ Q ố ã Q ế ị ố 02/QĐ-ĐĐQG ề ệ Q ị ệ ò ô ệ C T Đ ề ộ HTĐ Q ố T ổ T 09 ò :

+ P ò P + P ò Đ ề ộ

+ P ò Đ ề ị ệ

+ P ò Cô ệ ô SCADA + P ò N

+ V ò

+ P ò T ế + P ò Tổ ự + P ò Kế

Đ ệ ọ ệ ổ L ữ

- T ệ ổ : Đả ộ Cô Đ

N ệ ò ở ị ộ T Đ ề ộ Hệ