Qua đó có thể góp phần nâng cao vai trò của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia nhằm hạn chế, ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra trong q
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Với đề tài “Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” tôi đã xác định những từ khóa có liên quan tới đề tài như: rủi ro, quản trị rủi ro, quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ Dưới đây là một số công trình, các bài viết, bài nghiên cứu tôi đã tìm kiếm với những từ khóa trên:
Trần Thanh Tùng (2018), “Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)”, luận án tiến sĩ Lưu trữ học, Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Luận án đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị rủi ro như khái niệm rủi ro, khái niệm quản trị rủi ro, cùng với đó đề tài đã nhận diện rủi ro, đo lường rủi ro và nguy cơ rủi ro trong công tác lưu trữ tại Việt Nam Từ đó tác giả đề tài đã đề xuất giải pháp giúp các cơ quan, tổ chức lưu trữ quản trị rủi ro theo hướng chủ động, khoa học và hiệu quả
Hà Thị Tuyết Dung (2022), “Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ”, khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại đề tài đã đưa ra hệ thống cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ Khảo sát thực trạng và đánh giá ưu điểm hạn chế về quản trị rủi ro trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Cùng với đó đề tài đã đưa ra những đề xuất, giải pháp giúp nâng cao hiệu quả về quản trị rủi ro trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
Lê Thành Đạt (2021), “Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố Hà Nội”, báo cáo nghiên cứu khoa học, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội Báo cáo nghiên cứu đã hệ thống hóa cơ sở lý về quản trị rủi ro, nghiên cứu hoạt động thực tiễn và nhận diện các nguy cơ về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố Hà Nội, đề xuất một số giải pháp tăng cường giúp Trung tâm Lưu trữ Lịch sử quản trị rủi ro khoa học, hiệu quả
Nguyễn Ngọc Hoa dịch (2019), “MBA căn bản – Quản lý rủi ro và hiệu suất công việc”, Nxb Dân Trí Cuốn sách đã đưa ra định nghĩa về quản lý rủi ro cùng với đó là các bước hoặc định kiểm soát rủi ro liên tục như xác định rủ ro; phân tích và sắp xếp thứ tự rủi ro ưu tiên; phát triển kế hoạch ứng phó; thiết lập dự phòng và dự trữ; không ngừng quản lý rủi ro
Các bài viết, các công trình nghiên cứu trên đều chưa có đề tài nghiên cứu về
“quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” xong đây đều là những tài liệu có giá trị, là cơ sở để tôi thực hiện nghiên cứu cho đề tài của bản thân.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu: Đề tài hướng tới tìm hiểu, phân tích, đánh giá quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ từ đó khẳng định được những kết quả đã đạt được và thấy được những hạn chế còn tồn đọng trong việc quản trị rủi ro Qua đó đề xuất, giải pháp để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
- Nhiệm vụ: Để thực hiện được mục tiêu trên đề tài cần thực hiện được những nhiệm vụ sau:
+ Hệ thống hóa cơ sở pháp lý, cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ
+ Khảo sát thực trạng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
+ Đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
+ Đề những một số giải pháp để nâng cao quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được các nhiệm vụ và hoàn thành tốt mục tiêu đã đề ra tác giả đã áp dụng những phương pháp nghiên cứu sau vào đề tài:
- Phương pháp thu thập thông tin – tài liệu: thu thập các thông tin – tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau (các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, các bài báo cáo, các nghiên cứu khoa học, các khóa luận, giáo trình )
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sau khi thu thập các thông tin tài liệu tác giả thực hiện nghiên cứu, chọn lọc các thông tin phù hợp, chuẩn xác để phục vụ cho đề tài nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát: giúp nắm bắt thông tin một cách khách quan nhất tác giả đã đến trực tiếp Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia để quan sát, làm việc, thu thập dữ liệu của quy trình thực hiện quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại cơ quan
- Phương pháp phỏng vấn: trong quá trình quan sát, làm việc, thu thập thông tin, dữ liệu tác giả đã thực hiện phỏng vấn trực tiếp cán bộ thực hiện, cán bộ quản lý công tác lưu trữ tại Trung tâm để biết cụ thể, chi tiết hơn về thực trạng thực hiện quản trị rủi ro trong lưu trữ, những khó khăn và thuận lợi trong quá trình thực hiện
- Phương pháp phân tích – tổng hợp: từ những thông tin, dữ liệu thu được trong quá trình phỏng vấn, khảo sát, thu thập thông tin – tài liệu qua đó phân tích, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của quá trình quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ để có thể tìm ra những nguyên nhân gây ra các mặt hạn chế
- Phương pháp lịch sử: tìm hiểu quá trình hình thành, phát triển của cơ quan Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan mà đề tài sẽ thực hiện nghiên cứu.
Đóng góp đề tài
Qua khóa luận “Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ
Hệ thống điện Quốc gia” khẳng định hơn vai trò của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ; giúp cho các cơ quan nâng cao nhận thức trong việc xác định các rủi ro từ đó giảm thiểu, loại bỏ các ảnh hưởng tiêu cực đến công tác lưu trữ Góp phần trong việc đánh giá thực trạng về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia để thấy được ưu điểm qua đó tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được, từ hạn chế tìm ra nguyên nhân của những hạn chế đó Đề xuất những giải pháp phù hợp để nâng cao quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục hình ảnh, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài được chia làm 3 chương sau đây:
Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ
Trong chương 1, tác giả khái quát các vấn đề cơ bản về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ: một số khái niệm; nội dung; nguyên tắc; đối tượng quản trị rủi ro trong lưu trữ, các quy định pháp lý về quản trị rủi ro
Chương 2: Thực trạng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
Trong chương 2, tác giả khái quát về Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, khảo sát tình hình quản trị rủi ro trong lưu trữ tại cơ quan với các nội dung chính như sau: bộ máy nhân sự trong công tác lưu trữ; số lượng, thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ; nhận diện nguy cơ rủi ro trong công tác lưu trữ; đo lường và đánh giá mức độ ảnh hưởng rủi ro; kiểm soát phòng ngừa rủi ro Qua các nội dung khảo sát được tác giả thực hiện đánh giá ưu điểm, hạn chế về tình hình quản trị rủi ro trong lưu trữ tại Trung tâm
Chương 3: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
Tại chương 3, tác giả đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia bao gồm: Nâng cao nhận thức của cán bộ về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ; ban hành các văn bản về quản trị rủi ro; hoàn thiện bộ máy nhân sự; nâng cao hoạt động quản lý; đầu tư cơ sở vật chất và xây dựng kế hoạch phòng ngừa rủi ro trong công tác lưu trữ.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO
Cơ sở lý luận
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Hiện nay thuật ngữ quản trị có nhiều quan điểm khác nhau nhưng nhìn chung có thể hiểu:
“Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường” [15]
“Quản trị là trách nhiệm và biện pháp của những người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc định hướng (tạo ra khuôn khổ) và kiểm soát, điều hành, điều khiển sao cho con người và mọi hoạt động đi đúng hướng, đạt được mục tiêu với hiệu quả cao” [9]
“Rủi ro (risk) là khả năng của một tình huống hoặc một điều gì đó, có thể trở thành nguy hiểm hay có hậu quả tồi tệ ở một lúc nào đó trong tương lai” [19;1313]
“Rủi ro là hậu quả gây thiệt hại ít nhiều có thể dự đoán được một hành vi mà việc thực hiện không chỉ phụ thuộc vào ý chí của đương sự, không tốt, bất ngờ xảy đến, rủi ro đồng nghĩa với sự không may” [7;694]
Theo tiêu chuẩn Quốc gia ISO 3100:2011 về “Quản lý rủi ro – Nguyên tắc và Hướng dẫn” xác định: Rủi ro là tác động của sự không chắc chắn lên mục tiêu
Những tác động này là một sai lệch so với dự kiến – tích cực hoặc tiêu cực” [14]
“Rủi ro là những sự kiện bất ngờ không mong đợi, khi nó xảy ra thì gây ra những biến động ngoài dự kiến cho con người Rủi ro xuất hiện khi một hành động hay một tình huống mà khả năng thu lợi hoặc thiệt hại không thể dự đoán được chính xác Rủi ro là sự không chắc chắn Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở các kết quả, số lượng các kết quả có thể có càng nhiều, sai lệch giữa các kết quả có thể càng cao thì rủi ro càng lớn.” [6]
Từ những khái niệm, định nghĩa về “rủi ro” đã nêu trên ta có thể hiểu rằng:
“rủi ro là những điều bất ngờ xảy đến theo các chiều hướng khác nhau”
“Quản trị rủi ro là quá trình quản lý và các hoạt động nhằm làm giảm đến mức thấp nhất những hậu quả và thiệt hại do rủi ro gây ra doanh nghiệp với chi phí chấp nhận được Quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công.” [6]
1.1.1.4 Quản trị rủi ro trong công tác Lưu trữ
Theo luận án tiến sĩ “Quản trị rủi ro trong lưu trữ (qua thực tế tại lưu trữ trữ Việt Nam)”, tác giả Trần Thanh Tùng cho rằng: “Quản trị rủi ro trong lưu trữ là quá trình xác định rủi ro, nguy cơ rủi ro và thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn, phòng tránh những thiệt hại, tổn thất trong lưu trữ”
Hiện nay công tác quản trị rủi ro trong lưu trữ ngày càng được quan tâm xong khái niệm “quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ” vẫn chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật nào cũng như chưa được làm sáng tỏ hay công bố trong giáo trình nào Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu các khái niệm có liên quan có thể hiểu: “quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ là quá trình chủ động xác định các rủi ro có thể xảy ra từ đó xây dụng lên những kế hoạch nhằm làm giảm ảnh hưởng của rủi ro trong công tác lưu trữ xuống mức thấp nhất”
1.1.2 Vai trò của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ
1.1.2.1 Đối với hoạt động quản lý
Quản trị rủi ro giúp góp phần hình thành tư duy quản trị hiện đại đối với các nhà quản lý lưu trữ Việc tiếp cận tới QTRR trong công tác lưu trữ sẽ giúp các nhà quản lý lưu trữ chủ động được việc nhận thức đúng, đủ và chính xác các tình huống
RR có thể xảy ra đối với hoạt động lưu trữ Từ đó đề ra các phương pháp, nguyên tắc trong việc xử lý các tình huống RR có thể xảy ra Qua đó QTRR góp phần trong việc xây dựng kịp thời, đầy đủ hơn vào hệ thống các văn bản quy định về công tác lưu trữ của cơ quan
Bản chất của QTRR là việc chủ động nhận diện, đánh giá, đo lường các RR có thể xảy ra, xây dựng những kế hoạch nhằm kiểm soát những nguyên nhân dẫn đến rủi ro nhằm giảm thiệt hại xuống mức thấp nhất Qua việc chủ động nhận diện, xây dựng kế hoạch giúp cho cán bộ làm lưu trữ có thể xây dựng, lập kế hoạch lưu trữ trong tháng, quý và năm sao cho phù hợp nhất để hoạt động lưu trữ diễn ra hiệu quả nhất, không bị ngắt quãng và gián đoạn QTRR còn giúp cho việc dự trù kinh phí trong hoạt động lưu trữ của cơ quan một cách hợp lý và chủ động, xử lý kịp thời được những tình huống rủi ro bất ngờ xảy ra
QTRR trong lưu trữ giúp tăng cường hiệu quả công tác thống kê, tổng kết tình hình thực hiện công tác lưu trữ Bởi các RR được nhận diện ngay trong những hoạt động lưu trữ thực tiễn; thống kê, tổng kết tình hình thực hiện công tác lưu trữ có đúng, có đủ mới giúp việc nhận diện RR mới được đầy đủ và chính xác Qua đó cũng giúp nâng cao vai trò, trách nhiệm của bộ phận phụ trách công tác lưu trữ trong cơ quan
1.1.2.2 Đối với hoạt động nghiệp vụ
Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ bao gồm các công việc liên quan đến nghiệp vụ thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, phân loại, chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản… các cán bộ lưu trữ là những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ này Mỗi một hoạt động nghiệp vụ trên đều tiềm ẩn những RR có thể xảy ra bất cứ lúc nào chính vì vậy việc chủ động nhận diện, đánh giá mức độ ảnh hưởng của RR mang lại là rất quan trọng Giúp các cán bộ làm lưu trữ hình thành ý thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp, thái độ kính nghiệp trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ góp phần giúp cho người làm lưu trữ thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các nguyên tắc và yêu cầu nghiệp vụ để tránh gây ra những thiệt hại không đáng có QTRR trong lưu trữ đảm bảo cho các nghiệp vụ thực hiện đúng quy trình, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện Đối với hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan không ban hành danh mục nguồn nộp lưu tài liệu các đơn vị sẽ không xác định rõ được Phòng/ đơn vị mình có thuộc nguồn nộp lưu hay không dẫn đến tình trạng tài liệu không được giao nộp đúng thời hạn, hoạt động thu thập không được thực hiện định kỳ hàng năm các tài liệu sẽ không được bảo quản phù hợp dẫn tới tình trạng cơ quan không quản lý được hết tài liệu lưu trữ, nhiều tài liệu thiếu thành phần hồ sơ, mất mát Trong quá trình xác định giá trị tài liệu thực hiện không chính xác có thể loại, huỷ nhầm những tài liệu có giá trị Quá trình chỉnh lý không thực hiện đúng quy trình quy định có thể gây mất mát, xáo trộn thứ tự tài liệu có trong hồ sơ Hay các biện pháp kỹ thuật trong bảo quản như khử axit, khử nấm mốc, diệt côn trùng… nếu không tuân thủ theo quy trình, kỹ thuật có thể khiến tài liệu bị hư hỏng nặng, ảnh hưởng đến sức khoẻ của những người tiếp xúc với tài liệu
1.1.3 Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ
1.1.3.1 Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp
Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ bao gồm các công việc liên quan đến nghiệp vụ thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, phân loại, chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản… Chính vì vậy QTRR trong công tác lưu trữ cũng được thực hiện trên nhiều khía cạnh khác nhau của lưu trữ như cơ sở vật chất, tài liệu lưu trữ, quy trình lưu trữ, điều kiện bảo quản… QTRR trong lưu trữ phải được thực hiện trên cơ sở đánh giá toàn diện các khía cạnh của lưu trữ để có thể thấy được mối liên hệ giữa các vấn đề từ đó nhận diện, loại bỏ được các yếu tố trực tiếp, gián tiếp tạo lên các RR
Cơ sở pháp lý
1.2.1 Các quy định trong các văn bản luật
* Một số quy định về đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ như:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ, cụ thể là Điều 8 quy định về các hành vi bị nghiêm cấm đối với tài liệu lưu trữ
“Điều 8 Các hành vi bị nghiêm cấm
1 Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ
2 Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ
3 Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ
4 Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân
5 Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.”
Tại Điều 16, Điều 28 Luật lưu trữ quy định về công tác xác định giá trị tài liệu như sau:
“ Điều 16 Xác định giá trị tài liệu
1 Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
2 Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
3 Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:a) Nội dung của tài liệu; b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; đ) Hình thức của tài liệu; e) Tình trạng vật lý của tài liệu.”
“Điều 28 Huỷ tài liệu hết giá trị
1 Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau: a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan; b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp…
…Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản…”
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu được Luật lưu trữ quy định tại Điều 15 như sau:
“ Điều 15 Chỉnh lý tài liệu
1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý
2 Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; b) Được xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.”
Việc thực hiện quy trình nghiệp vụ đúng với các quy định về xác định giá trị tài liệu; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; chỉnh lý tài liệu… giúp cho cơ quan, tổ chức đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, tránh xác định sai giá trị tài liệu gây mất mát tài liệu lưu trữ
* Một số quy định đảm bảo an toàn thông tin tài liệu lưu trữ như sau:
Nhằm bảo vệ bí mật thông tin tài liệu lưu trữ ngày 15 tháng 11 năm 2018 Quốc hội đã ban hành Luật số 29/2018/QH14 về Luật Bảo vệ bí mật nhà nước trong đó đã quy định về Phạm vi, phân loại, ban hành danh mục bí mật nhà nước; các hoạt động nhằm bảo vệ bí mật nhà nước và trách nhiệm trong việc bảo vệ các tài liệu bí mật nhà nước
“Điều 5 Các hành vi bị nghiêm cấm trong bảo vệ bí mật nhà nước
1 Làm lộ, chiếm đoạt, mua, bán bí mật nhà nước; làm sai lệch, hư hỏng, mất tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
2 Thu thập, trao đổi, cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước trái pháp luật; sao, chụp, lưu giữ, vận chuyển, giao, nhận, thu hồi, tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trái pháp luật
3 Mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ trái pháp luật.….”
“Điều 13 Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
…2 Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước giữa cơ quan, tổ chức ở trong nước với cơ quan, tổ chức của Việt Nam ở nước ngoài hoặc giữa các cơ quan, tổ chức của Việt Nam ở nước ngoài với nhau do giao liên ngoại giao hoặc người được giao nhiệm vụ thực hiện
3 Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải thực hiện theo nguyên tắc giữ kín, niêm phong
4 Trong quá trình vận chuyển tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có biện pháp bảo quản, bảo đảm an toàn; trường hợp cần thiết phải có lực lượng bảo vệ….”
Ngày 28 tháng 02 năm 2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 26/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước
Ngày 27 tháng 11 năm 2015 Quốc Hội đã ban hành Luật số: 100/2015/QH13 về Bộ Luật Hình sự trong đó quy định:
“Điều 342 Tội chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức
1 Người nào chiếm đoạt, mua bán hoặc tiêu hủy trái phép con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức không thuộc tài liệu bí mật nhà nước hoặc bí mật công tác, thì bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 02 năm hoặc phạt tù từ 03 tháng đến 02 năm…”
Thông tin, nội dung trong tài liệu lưu trữ có thể gây ảnh hưởng tới cơ quan, tổ chức chính vì vậy không thể để rò rỉ ra bên ngoài Trên đây là các văn bản để cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định giúp ngăn ngừa thiệt hại, tổn thất do rủi ro lộ thông tin mang lại đối
1.2.2 Quy định trong các văn bản dưới luật
Trước khi Luật lưu trữ được ban hành việc đảm bảo an toàn đối với tài liệu lưu trữ đã được nhà nước quy định từ khá sớm cụ tể tại Điều 7 Quyết định số 168/QĐ – HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phòng lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định “Không ai được tự tiện mang tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam ra khỏi biên giới nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Cũng tại Điều 8 của Quyết định quy định “Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định và hướng dẫn việc đưa tài liệu vào Phòng lưu trữ quốc gia, việc đánh giá giá trị các tài liệu cần bảo quản và loại ra những tài liệu có thể tiêu huỷ Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1954 trở về trước không được tiêu huỷ” Sau khi ban hành Luật lưu trữ ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ ban hành Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ Ngày 14 tháng 7 năm 2020 Bộ Nội vụ ban hành
Thông tư số 02/2020/TT-BNV tại Thông tư 02 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ
Có thể thấy việc đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ được nhà nước quan tâm và có những chỉ đạo nhằm bảo đảm an toàn từ khá sớm tuy nhiên, hiện nay chưa có cơ quan thẩm quyền ban hành trực tiếp về các hoạt động quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ Bên cạnh đó các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành những văn bản chỉ đạo, quy định nhằm tránh ảnh hưởng tới tài liệu lưu trữ, đảm bảo an toàn thông tin tài liệu để các cơ quan, tổ chức có cơ sở thực hiện nhằm nhận diện kịp thời các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động lưu trữ qua đó xây dựng được những biện pháp phòng tránh rủi ro hiệu quả, kịp thời Các nghiệp vụ trong công tác lưu trữ được các cơ quan có thẩm quy định nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu như sau:
* Đối với hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ được quy định tại một số văn bản như:
- Thông tư 16/2014/tT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp
- Thông tư 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 hướng dẫn xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
- Mới nhất gần đây là Công văn 903/VTLTNN-QLII ngày 21 tháng 8 năm
2023 về việc hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử
* Công tác xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 13 năm 2006 hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị
* Công tác chỉnh lý tài liệu
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
- Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 Quyết định ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000
* Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Công văn số 111/NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu
- Quyết định số 246/QĐ-VTLTNN ngày 17 tháng 12 năm 2002 quy định về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ
- Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng
- Công văn 662/VTLTNN-TCCB ngày 29 tháng 7 năm 2008 quy định về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu
- Quyết định số 262/QĐ-VTLTNN ngày 17 tháng 12 năm 2008 quy định về quy trình vệ sinh kho bảo quản tàu liệu và quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy
- Quyết định số 176/QĐ – VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 ban hành quy định về quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA
Giới thiệu khái quát về Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
“Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” (tên gọi tắt là AVNNLDC) là đơn vị hạch toán trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (tên viết tắt là EVN), được thành lập theo Quyết định số 180/QĐ-NL-TCCB&LĐ ngày 11 tháng 4 năm
• Tên đầy đủ: Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
• Tên giao dịch quốc tế: National Load Dispatch Center
- Trụ sở chính: Số 11 phố Cửa Bắc, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội
• Website: https://www.nldc.evn.vn
- Nhãn hiệu của EVNNLDC được EVN đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền:
Ngày 30 tháng 09 năm 1992, Bộ Trưởng Bộ Năng lượng đã ký quyết định thành lập Ban chuẩn bị sản xuất Trung tâm Điều độ Hệ Thống điện Quốc gia trực thuộc Công ty Điện lực 1 Ngày 11 tháng 4 năm 1994, Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia được thành lập theo quyết định số 180 NL/TCCB-LĐ của Bộ
Năng lượng, là đơn vị trực thuộc Bộ Năng lượng; với nhiệm vụ trọng tâm là chỉ huy điều hành hệ thống sản xuất, truyền tải, phân phối điện năng trong HTĐ Quốc gia, nhằm đạt kết quả tối ưu về kỹ thuật và kinh tế; đảm bảo Hệ thống điện Quốc gia vận hành liên tục, tin cậy, an toàn
Vào ngày lịch sử 27/5/1994, Cố Thủ tướng Võ Văn Kiệt đã tới phòng điều khiển của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia để chỉ đạo công tác đóng điện đường dây 500 kV Bắc – Nam Trước sự chứng kiến của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước, của Bộ Năng lượng, của các Ban ngành và đơn vị, các Kỹ sư của Trung tâm đã tiến hành đóng điện thành công đường dây 500 kV Thời điểm đầu tiên hoà điện 4 tổ máy của Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình với Hệ thống điện miền Nam vào 19h07’ ngày 27 tháng 5 năm 1994 đã trở thành mốc lịch sử của sự thống nhất hệ thống điện trong cả nước, đánh dấu một bước phát triển mới của hệ thống điện Việt Nam nói chung và công tác điều độ hệ thống điện ở Việt Nam nói riêng
Ngày 24 tháng 10 năm 1995, bằng quyết định số 559 NL/TCCB-LĐ của Bộ Năng lượng, chuyển Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia về trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia trở thành đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn Nhiệm vụ mới giao thêm cho Trung tâm là tiếp nhận điều hành trực tiếp tất cả các nhà máy điện có công suất tổ máy trên 30 MW nhằm khai thác hiệu quả tổng hợp các nhà máy điện, đảm bảo việc cung cấp điện an toàn, ổn định cho các nhu cầu dùng điện trên phạm vi toàn quốc
Thực hiện chủ trương đổi mới doanh nghiệp nhà nước của Chính phủ, ngày
31 tháng 12 năm 1998, với các Quyết định số 82, 83, 84 /QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp, các Trung tâm Điều độ hệ thống điện Bắc, Trung, Nam được sáp nhập với Trung tâm Điều độ hệ thống điện Quốc gia, tạo nên Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia thống nhất với hai cấp điều độ hệ thống điện Quốc gia và cấp điều độ hệ thống điện miền Toàn Trung tâm đảm nhận nhiệm vụ điều hành trực tiếp
HTĐ bao gồm các nhà máy điện có công suất trên 30 MW, hệ thống truyền tải từ cấp điện áp 110 đến 500 kV
Căn cứ theo Quyết định số 144/EVN/HĐQT-TCCB.LĐ ngày 12/05/1999 và Quyết định số 173/EVN/HĐQT-TCCB-LĐ ngày 19/06/1999 của Tổng Công ty điện lực Việt Nam (nay là Tập đoàn điện lực Việt Nam), Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia có chức năng sau:
“Lập phương thức hoạt động và chỉ huy vận hành hệ thống điện Quốc gia từ các khâu truyền tải đến phân phối điện năng theo quy trình nhiệm vụ và phân cấp điều độ hệ thống điện Quốc gia đã được phê duyệt
Quản lý hệ thống SCADA (kiểm soát, điều khiển, thu thập và quản lý số liệu)/EMS ( hệ thống quản lý năng lượng) phục vụ sản xuất
Hoạt động tư vấn trong lĩnh vực lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế lắp đặt hệ thống rơle bảo vệ và tự động hoá hệ thống điện, hệ thống SCADA/EMS và hệ thống máy tính chuyên dụng và các dịch vụ khác liên quan đến tính toán hệ thống điện, thiết bị điện, ứng dụng tin học, điều khiển vào sản xuất
Quản lý, thiết kế, lắp đặt, bảo quản, sửa chữa hệ thống thông tin viễn thông phục vụ điều hành sản xuất kinh doanh trong hệ thống điện theo quy chế phân cấp của EVN
Thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học và ứng dụng vào sản xuất.”
Căn cứ theo Quy trình Điều độ Hệ thống điện Quốc gia (Ban hành kèm theo Quyết định số 56/2001/QĐ-BCN ngày 26 tháng 11 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp), Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia có các nhiệm vụ sau:
“1 Chỉ huy điều độ HTĐ Quốc gia nhằm bảo đảm cho HTĐ Quốc gia vận hành an toàn, liên tục, ổn định, chất lượng đảm bảo và kinh tế
2 Lập phương thức vận hành cơ bản cho toàn bộ HTĐ Quốc gia
3 Phối hợp với các Ban liên quan của Tổng công ty Điện lực Việt Nam lập dự báo nhu cầu phát điện (sản lượng và công suất), lịch sửa chữa tuần, tháng, quý, năm của các NMĐ
4 Lập phương thức vận hành ngày bao gồm:
Dự báo đồ thị phụ tải HTĐ Quốc gia;
Lập phương thức kết dây HTĐ Quốc gia trong ngày;
Phân bổ biểu đồ phát công suất và sản lượng cho các NMĐ đáp ứng đồ thị phụ tải HTĐ Quốc gia;
Giải quyết các đăng ký, lập phiếu thao tác đưa ra sửa chữa, kiểm tra, bảo dưỡng, thí nghiệm định kỳ và đưa vào vận hành các tổ máy, đường dây, thiết bị thuộc quyền điều khiển;
Xem xét và thông qua việc giải quyết các đăng ký của cấp điều độ HTĐ miền đối với việc đưa ra sửa chữa, kiểm tra, bảo dưỡng, thí nghiệm định kỳ và đưa vào vận hành tổ máy, đường dây, thiết bị thuộc quyền kiểm tra
5 Tính toán chế độ vận hành HTĐ Quốc gia ứng với những phương thức cơ bản của từng thời kỳ và khi đưa các công trình mới vào vận hành
Tình hình quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
2.2.1 Bộ máy nhân sự trong công tác lưu trữ
Tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia nhiệm vụ quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ hiện được giao cho bộ phận phụ trách công tác văn thư – lưu trữ thực hiện Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia tổ chức bộ phận phụ trách công tác văn thư – lưu trữ thuộc Văn phòng, nhiệm vụ bộ phận văn thư – lưu trữ cần thực hiện được quy định tại Điều 8 Quyết định số 02/QĐ-ĐĐQG ban hành ngày 08 tháng 01 năm 2021 về việcban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Cơ quan Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, cụ thể như sau:
“…e Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi, đến EVNNLDC; quản lý thư viện; f Hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc, thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu theo quy định Sắp xếp, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ; g Khai thác chương trình E-Office để điều phối, xử lý các công văn, công việc trong EVNNLDC.”
Bộ phận Văn thư – lưu trữ gồm 2 cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ Theo khảo sát 2 cán bộ đều có bằng cấp, chứng chỉ văn thư – lưu trữ Hiện nay cơ quan chưa phân công cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ, hầu hết toàn thời gian làm việc 2 cán bộ đều xử lý các công việc như: tiếp nhận văn bản đến; cấp số; chuyển giao văn bản đến; đóng dấu; cấp số; phát hành văn bản…Có thể thấy các công việc cán bộ xử lý trong ngày thuộc công tác văn thư, hoạt động lưu trữ không được thực hiện thường xuyên điều này dẫn đến các nghiệp vụ lưu trữ không được quan tâm, xử lý liên tục, kịp thời
2.2.2 Số lượng, thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ
Theo báo cáo số lượng tài liệu hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ của 6 đơn vị hiện nay là 467m tài liệu được thống kê cụ thể như sau:
STT Tên đơn vị bảo quản Thời gian của khối tài liệu
Tổng khối lượng tài liệu trong các kho lưu trữ của đơn vị (mét)
5 Phòng Tổ chức - nhân sự
6 Phòng Tài chính – Kế toán
Có thể thấy theo báo cáo khối lượng tài liệu hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan là rất lớn, thời gian của mỗi khối tài liệu tại mỗi phòng không giống nhau Trong quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, tác giả thống kê được hiện nay tại kho lưu trữ của cơ quan đang bảo quản 8 giá tài liệu 6 tầng và 14 giá tài liệu
5 tầng khoảng 115m giá tài liệu Có thể nhận thấy số lượng tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ theo báo cáo và theo số lượng thực tế tài liệu được bảo quản tại kho đã có sự chênh lệch lớn cán bộ lưu trữ, lãnh đạo cơ quan không kiểm soát được số lượng thực của tài liệu dẫn đến nguy cơ xảy ra rủi ro gây mất mát, thất lạc tài liệu là rất cao
2.2.2.2 Thành phần và nội dung tài liệu
Tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia là các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ là toàn bộ tài liệu giấy, theo báo cáo số 3503/BC-ĐĐQG ngày 04 tháng 10 năm 2023 của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia về thống kê tài liệu lưu trữ giấy đã chỉnh lý hoàn chỉnh đúng nghiệp vụ và số tài liệu lưu trữ còn tồn đọng tính đến ngày 30 tháng 9 năm năm 2023, nội dung tài liệu hiện đang bảo quản trong lưu trữ bao gồm:
- Văn phòng: tập lưu văn bản đến, tập lưu văn bản đi
- Phòng Điều độ: Hồ sơ đóng điện công trình mới
- Phòng CNTT&SCADA: Hồ sơ thỏa thuận kỹ thuật hệ thống đo đếm, hồ sơ thỏa thuận kết nối hệ thống SCADA/EMS, biên bản nghiệm thu ETE
- Phòng Phương thức: Hồ sơ quản lý, vận hành,bảo trì hệ thống phần mềm phục vụ tính toán lập kế hoạch vận hành; Hồ sơ tính toán công suất sa thải phụ tải theo tần số, điện áp;
- Phòng Tổ chức & Nhân sự: Hồ sơ bổ nhiệm nhân sự; hồ sơ đánh giá cán bộ
- Phòng Tài chính kế toán: Chứng từ gốc tiền mặt, Hồ sơ chứng từ bảo hiểm xã hội, hồ sơ tài liệu đầu tư phát triển… Đây đều là những tài liệu quan trọng đối với Trung tâm cung cấp các bản vẽ thiết kế phục vụ các công trình xây dựng nhà máy phát điện, quá trình bảo trì hệ thống; các số liệu phục vụ cho việc tính toán công suất phụ tải, trong quá trình bảo dưỡng định kỳ các công tơ điện…Hiện nay kho lưu trữ đang bảo quản phần lớn các tập lưu văn bản đi, tập lưu văn bản đến của bộ phận Văn phòng và một phần nhỏ khối lượng tài liệu Phòng Phương thức Sự đa dạng về thành phần, tính chất đặc thù của nội dung tài liệu là một trong những khó khăn đối với cán bộ thực hiện công tác thu thập hồ sơ, chỉnh lý hồ sơ tài liệu
2.2.2.3 Nhận thức của nhận sự về quản trị rủi ro
Qua khảo sát, phỏng vấn nhân sự tại cơ quan về hoạt động quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ Cụm từ còn khá mới đối với người làm lưu trữ, cán bộ chưa có nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của quản trị rủi ro trong lưu trữ Điều này khiến tình trạng hoạt động quản trị rủi ro không được quan tâm đúng mức, các quy trình nghiệp vụ khi thực hiện không đảm bảo đủ an toàn cho tài liệu lưu trữ dẫn tới nguy cơ xảy ra rủi ro gây mất mát, an toàn tài liệu có khả năng xảy ra cao
2.2.3 Nội dung của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ
Hệ thống điện Quốc gia
2.2.3.1 Nhận diện nguy cơ rủi ro trong công tác lưu trữ
Nhận diện rủi ro đối với tài liệu lưu trữ a Rủi ro gây mất tài liệu, thất lạc tài liệu
Thứ nhất, rủi ro trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ
Xây dựng hệ thống văn bản chỉ đạo, các văn bản quy định, thiết lập được nguồn nhân lực tại bộ phận lưu trữ chuyên trách, thường xuyên mở các buổi tập huấn, thanh tra; kiểm tra công tác lưu trữ thường xuyên giúp cho cơ quan nắm bắt được tình hình thực tế công tác lưu trữ Qua đó kịp thời nhận diện được những nguy cơ rủi ro đối với tài liệu lưu trữ Việc xây dựng được hệ thống các văn bản quy định chi tiết về các hoạt động nghiệp vụ trong lưu trữ, các văn bản về quản trị rủi ro trong lưu trữ giúp cho cơ quan nhận diện kịp thời được các rủi ro có thể xảy ra từ đó xây dựng được các biện pháp phòng tránh, xử lý kị thời các rủi ro xảy ra nhằm giảm thiệt hại đối với tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó các văn bản cũng là cơ sở để các cán bộ lưu trữ, các phòng/ban đơn vị thực hiện theo nhằm giảm nguy cơ xảy ra các rủi ro gây mất an toàn cho tài liệu lưu trữ
Trên thực tế qua quá trình tìm hiểu, khảo sát tác giả nhận thấy hiện nay cơ quan chưa ban hành được hệ thống các văn bản quản quản lý, chỉ đạo về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ nói riêng và công tác văn thư – lưu trữ của Trung tâm nói chung Trung tâm đang áp dụng Quyết định 1080/QĐ-EVN ngày 01 tháng 08 năm 2021 Ban hành Quy định về công tác văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam vào quá trình thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan Quyết định 1080/QĐ-EVN với các nội dung lớn như:
- Quy định về công tác văn thư, chữ ký số và văn phòng số trong EVN quy định cụ thể với các nghiệp vụ như quản lý văn bản đi; quản lý văn bản đến; quản lý văn bản trên hệ thống văn phòng số; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư…
- Quy định về công tác lưu trữ với những nghiệp vụ như: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Cán bộ lưu trữ trữ chuyên trách là người có nghiệp vụ chuyên môn về công tác lưu trữ, đảm nhận duy nhất vị trí lưu trữ trong cơ quan Trong quá trình hoạt động mỗi cơ quan, tổ chức cần có một cán bộ lưu trữ chuyên trách giúp đảm bảo sự tập trung về chuyên môn đối với các quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ Việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách giúp hoạt động lưu trữ trong cơ quan được quan tâm đúng mực, nắm bắt kịp thời tình trạng tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ, giúp hoạt động lưu trữ được diễn ra liên tục, phòng ngừa các nguy cơ rủi ro gây mất an toàn có thể xảy ra đối với tài liệu lưu trữ Hiện nay bộ phận văn thư – lưu trữ được bố trí 2 cán bộ, viên chức phụ trách văn thư kiêm nhiệm lưu trữ, chưa có cán bộ chuyên trách về công tác lưu trữ trong cơ quan Hiện nhân sự thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại các phòng ban đơn vị trong cơ quan vẫn còn hạn chế về số lượng và chất lượng
Thực hiện kiểm tra tình hình công tác lưu trữ thường xuyên giúp cơ quan nắm bắt được tình trạng thực tế của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Qua khảo sát, phỏng vấn từ năm 2022 đến đầu năm 2024 Trung tâm chưa thực hiện hoạt động thanh tra, kiểm tra đối với quá trình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan, tháng 10 năm 2023 Tập đoàn EVN thực hiện kiểm tra hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc Tập đoàn trong đó có Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia Các quy định cụ thể đối với mỗi nghiệp vụ trong công tác lưu trữ chưa được Trung tâm ban hành; hoạt động thanh tra, kiểm tra không được thực hiện định kỳ, thường xuyên dẫn tới rủi ro trong việc mất mát, thất lạc tài liệu lưu trữ có nguy cơ xảy ra rất cao và luôn hiện hữu trong quá trình hoạt động của cơ quan
Thứ hai: nhận diện rủi ro trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
* Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Đánh giá tình hình quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
Mặc dù Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia hiện chưa có nhận thức rõ về cụm từ “quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ” xong cơ quan đã thực hiện những hoạt động góp phần trong quá trình giảm nguy cơ rủi ro trong lưu trữ, dó đó đến nay cơ quan chưa ghi nhận nhiều trường hợp rủi ro trong công tác lưu trữ xảy ra Trung tâm đã có nhận thức về thiệt tài hỏa hoạn mang lại, đã có ý thức trong việc phòng ngừa các tình huống hỏa hoản có thể xảy ra
Lãnh đạo, cán bộ, viên chức quản lý, thực hiện công tác văn – lưu trữ mặc dù chưa có nhận thức đầy đủ về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ nhưng hiện nay cơ quan ngày càng quan tâm, chú trọng hơn trong các hoạt động thực hiện nghiệp vụ lưu trữ như hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ, quy trình chỉnh lý tài liệu điều này góp phần làm giảm khả năng của các rủi ro
Bên cạnh những kết quả Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia đã thực hiện được đối với công tác quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ, cơ quan còn tồn tại một số hạn chế như sau:
Hiện nay cơ quan chưa có nhận thức rõ ràng về quản trị rủi ro và tầm quan trọng của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ Trung tâm chưa thành lập cũng như chưa thành lập bộ máy nhân sự quản lý công tác quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ dẫn đến công tác quản trị rủi ro tại cơ quan chưa được quan tâm đúng mực
Hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn quy trình nghiệp vụ trong lưu trữ, các văn bản chỉ đạo, công tác thanh tra, kiểm tra tại cơ quan còn hạn chế, chưa được hoàn thiện Cơ quan chưa ban hành văn bản quy định, hướng dẫn riêng về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ Hiện cơ quan chưa có cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ, thiếu nguồn nhân lực trong quản trị rủi ro đối với lưu trữ
Quy trình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan chưa được thực hiện theo đúng các quy định hiện hành như Luật lưu trữ 2011; Quyết định 1080/QĐ-EVN Dẫn đến tài liệu tồn đọng, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ không được thực hiện thường xuyên, định kỳ
Cơ sở vật chất trong lưu trữ chưa được đầy đủ, chưa đạt chuẩn theo quy định, thiếu kho bảo quản tài liệu Hệ thống điều hòa không khí, hút ẩm… chưa được cơ quan trang bị trong quá trình bảo quản tài liệu lưu trữ
Trung tâm chưa xây dựng được những phương án dự phòng nguy cơ xảy ra rủi ro đối với tài liệu lưu trữ Chưa có những biện pháp bảo quản an toàn tài liệu trong kho lưu trữ, tài liệu thu thập vào lưu trữ được bảo quản với cách “xếp tài liệu, bỏ vào hộp bảo quản, đặt lên giá”, cơ quan chưa có những biện pháp phòng ngừa ẩm, mốc tài liệu lưu trữ
2.3.2 Nguyên nhân của các hạn chế
Trong quá trình khảo sát, phỏng vấn tác giả nhận thấy một số nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên như sau:
Thứ nhất, hiện nay hệ thống cơ sở pháp lý chưa được hoàn thiện, chưa có hệ thống các văn bản quy định riêng về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ khiến cơ quan chưa nhận thức rõ được về hoạt động quản trị rủi ro trong lưu trữ Cơ quan chưa ban hành các văn bản chỉ đạo riêng, quy định cụ thể về các nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan dẫn tới cán bộ thực hiện chưa nắm bắt được toàn bộ quy trình cần thực hiện, chưa biết rõ được trách nhiệm bản thân cần thực hiện
Thứ hai, nguồn kinh phí cơ quan đầu tư, hỗ trợ cho lưu trữ còn nhiều hạn chế, chưa có định mức cụ thể do đó việc thực hiện đầu tư các trang thiết bị trong bảo quản như máy hút ẩm, thiết bị đo nhiệt độ; độ ẩm còn nhiều bất cập, kho khăn
Dựa trên cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý ở chương 1, trong chương 2 tác giả đã giới thiệu khái quát về Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, nêu được thực trạng các nguy cơ rủi ro có thể xảy ra gây mất mát; thất lạc tài liệu lưu trữ, gây mất an toàn thông tin tài liệu Qua đó thấy được các ưu điểm của cơ quan trong quản trị rủi ro những hạn chế còn tồn tại và chỉ ra được những nguyên nhân dẫn tới các hạn chế Đây sẽ là cơ sở để tác giả đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại chương 3 của đề tài.
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA
Nâng cao nhận thức của cán bộ về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ
Một trong những nguyên nhân tồn tại những hạn chế về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia là do cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn thực hiện công tác lưu trữ chưa có nhận thức rõ về khái niệm “quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ” và tầm quan trọng của quản trị rủi ro đối với công tác lưu trữ Chính điều này đã góp phần tạo nên những hạn chế trong hoạt động lưu trữ trong cơ quan, để cần khắc phục tình trạng này cơ quan cần có những giải pháp, cách thức giúp nâng cao nhận thức của cán bộ về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ
Cần tăng cường công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức về rủi ro Công tác tuyên truyền cần tập trung vào việc phổ biến, vai trò hoạt động quản trị rủi ro đối với công tác lưu trữ, thông báo về các trường hợp rủi ro đã xảy ra và mức độ thiệt hại xảy ra đối với tài liệu lưu trữ
Hướng dẫn, nâng cao ý thức quan sát, nhận diện các trường hợp rủi ro có thể xảy ra Ví dụ trong quá trình bảo quản tài liệu lưu trữ nhận thấy hộp bảo quản tài liệu không đủ cho số lượng hồ sơ cần nộp vào lưu trữ cán bộ lưu trữ cần thông báo tới bộ phận cung cấp để đặt đủ, thừa một lượng nhất định hộp bảo quản tài liệu Đối với nguy cơ cháy nổ cán bộ cần thường xuyên kiểm tra, thống kê tình trạng các vấn đề về đường điện, hệ thống báo cháy, chữa cháy tại kho lưu trữ để kịp thời phát hiện các vấn đề có nguy cơ dẫn đến cháy nổ
Tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn cụ thể về các văn bản quy định của nhà nước, Tập đoàn EVN về công tác lưu trữ Việc tập huấn, hướng dẫn các văn bản về công tác lưu trữ giúp cán bộ nắm vững các quy định pháp luật, thực hiện đúng quy định đã ban hành, hiểu được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan tổ chức qua đó giảm thiểu các nguy cơ rủi ro xảy ra gây mất an toàn tài liệu lưu trữ.
Ban hành các văn bản về quản trị rủi ro
Để hoạt động quản trị rủi ro được thực hiện chính xác, có quy trình, xây dựng được những biện pháp phòng ngừa rủi ro hiệu quả; tiết kiệm chi phí… Cơ quan cần ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại cơ quan Cùng với đó cần hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, quy định quy trình thực hiện nghiệp vụ trong công tác lưu trữ
Trong thời gian tới căn cứ vào Luật lưu trữ 2011; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Nội Vụ; Quyết định 1080/QĐ-EVN…Trung tâm cần tập trung rà soát các quy chế của Trung tâm loại bỏ những văn bản không còn phù hợp; sửa đổi; thay thế các văn bản quy định công tác lưu trữ cho phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế tại cơ quan Bổ sung, ban hành các văn bản mới quy định cụ thể các hoạt động nghiệp vụ trong lưu trữ tại cơ quan
Cần nhanh chóng xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia Quy chế ban hành cần đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan; đúng yêu cầu quy định của nhà nước và EVN; nội dung ban hành cần đảm bảo cô đọng, không rườm rà, đầy đủ thể thức
Xây dựng và ban hành danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ; văn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu; quy trình, thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ
EVNNLDC kết hợp cùng EVN xây dựng, ban hành văn bản quy định thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư – lưu trữ Trong các văn bản quy định cần nêu rõ về đối tượng áp dụng, giải thích rõ, gắn gọn các khái niệm về quản trị rủi ro, các quy trình trong quản trị rủi ro… văn bản ban hành cần bám sát với tình hình thực tế, phù hợp chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Hoàn thiện bộ máy nhân sự trong quản trị rủi ro
Việc hoàn thiện bộ máy nhân sự và nâng cao chất lượng nhân sự tại bộ phận văn thư – lưu trữ tại Trung tâm là một trong những nhiệm vụ cần được ưu tiên hàng đầu trong hoạt động quản trị rủi ro Bởi chỉ khi nhân lực hoàn thiện, cán bộ làm công tác lưu trữ có thể phát huy chuyên môn cao, kinh nhiệm dồi dào mới sẽ giúp hoạt động quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại cơ quan được ổn định, phát triển, thực hiện đúng quy trình
Trước hết Văn phòng phối hợp cùng bộ phận nhân sự tại cơ quan tham mưu cho lãnh đạo, xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự như: nhân sự cần tốt nghiệp các chuyên ngành về Văn thư – lưu trữ, Lưu trữ học; có những chính sách, đãi ngộ nhằm thu hút những nhân sự trẻ có năng lực;… Cơ quan cần tuyển thêm ít nhất 01 cán bộ thực hiện chuyên trách công tác lưu trữ tại Trung tâm Khi nguồn nhân lực được bổ sung số lượng công việc mỗi cán bộ phải được phụ trách sẽ được giảm bớt, tránh tình trạng một cán bộ phải làm lượng công việc quá lớn
Tổ chức các buổi trao đổi, hướng dẫn, cử cán bộ tham gia các lớp học bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn về công tác văn thư lưu trữ Giúp cán bộ nâng cao trình độ chuyên môn, thực hiện các nghiệp vụ thuận lợi, đúng quy trình thúc đẩy sự phát triển trong hoạt động lưu trữ, giúp làm giảm các rủi ro có thể xảy ra do sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ
Xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ phụ trách hoạt động quản trị rủi ro chuyên nghiệp có ý thức, tinh thần trách nhiệm cao; nắm vững kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ giúp tạo nên một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp giúp phòng tránh các nguy cơ rủi ro, đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ.
Nâng cao hoạt động quản lý trong quản trị rủi ro
Trung tâm hằng năm cần tổ chức các đợt thanh tra, kiểm tra giúp lãnh đạo nắm bắt kịp thời tình hình thực tế quy trình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan Kịp thời nhận diện được những nguy cơ rủi ro có thể xảy ra đối với công tác lưu trữ trong cơ quan, ban hành các văn bản chỉ đạo phù hợp, sát với tình hình thực tế
Trung tâm cần có những quy định xử lý đối với các hoạt động vi phạm, chưa thực hiện đúng quy định về công tác lưu trữ Trong quy định cần nêu rõ các mức độ vi phạm, cách xử lý đối với mỗi mức vi phạm đây sẽ là cơ sở pháp lý giúp hệ thống quản lý về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ ngày càng hoàn thiện
Cán bộ thực hiện lưu trữ cần đảm bảo định kỳ báo cáo hoạt động thực hiện công tác lưu trữ theo hàng tháng/hàng quý/ hàng năm cho lãnh đạo quản lý Cán bộ có trách nhiệm báo cáo đúng thời gian, chính xác tình trạng thực hiện công việc đang diễn ra trên thực tế.
Nâng cao hoạt động nghiệp trong quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro được hiểu là hoạt động quản lý giúp làm giảm mức thiệt hại do các vấn đề tiêu cực gây ra xuống mức thấp nhất Quản trị rủi ro hướng đến việc chủ động xây dựng các kế hoạch dự phòng trong công tác lưu trữ giúp ngăn chặn các nguy cơ rủi ro xảy ra hoặc có những biện pháp làm giảm mức độ thiệt hại đối với tài liệu lưu trữ Những nguy cơ rủi ro xuất phát từ những nguyên nhân chủ quan như trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cán bộ lưu trữ thực hiện các quy trình chưa đúng theo quy định; chưa có cơ chế thực hiện, giám sát… để giảm nguy cơ xuất phát từ quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cơ quan cần có những biện pháp tác động trực tiếp vào các nghiệp vụ như:
Thứ nhất: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Trước khi tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ cần kiểm tra thành phần, nội dung hồ sơ tài liệu đã phù hợp với quy định Đối chiếu thành phần, nội dung hồ sơ giấy với hồ sơ điện tử trên phần mềm D-office nếu hồ sơ tài liệu chưa đạt yêu cầu cần trả hồ sơ lại cho đơn vị phòng ban đã giao nộp tài liệu
Cán bộ thực hiện công tác thu thập cần đối chiếu giữa danh mục hồ sơ nộp lưu với số lượng thực tế hồ sơ các phòng ban giao nộp trước khi thu vào lưu trữ Cần đảm bảo sồ lượng thực hồ sơ giao nộp vào lưu trữ trùng khớp với danh mục hồ sơ nộp lưu, nhằm kiểm soát số lượng hồ sơ tài liệu đã giao nộp phòng tránh các nguy cơ rủi ro gây mất mát, thất lạc tài liệu
Thứ hai: Quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ cần đặc biệt quan tâm trong vấn đề bảo đảm an toàn tránh mất mát, hư hại tài liệu cũng như an toàn thông tin tài liệu Để loại bỏ những nguy cơ rủi ro có thể xảy ra trong khâu nghiệp vụ này cơ quan cần chú ý đến một số vấn đề như sau:
Cần xây dựng ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ cho cán bộ thực hiện chỉnh lý, tránh làm bẩn, rơi tài liệu trong quá trình chỉnh lý Khi sắp xếp tài liệu, văn bản trong hồ sơ cần xắp xếp đúng thứ tự, thời gian các văn bản
Ghi lại chính xác tình trạng tài liệu lưu trữ khi thực hiện ghi chứng từ kết thúc hồ sơ Tránh tình trạng ghi khống, ghi không chính xác tình trạng hồ sơ tài liệu để thuận tiện cho quá trình theo dõi tình trạng hồ sơ, tài liệu nhằm có những biện pháp xử lý kịp thời
Loại bỏ những bìa hồ sơ bị cũ, hỏng, không đạt tiêu chuẩn Không đựng hồ sơ vào các hộp bảo quản bị vỡ, thủng lựa chọn những hộp đựng còn tốt, đảm bảo chất lượng giúp đảm bảo an toàn tối đa cho tài liệu lưu trữ Đảm bảo an toàn thông tin tài liệu trong quá trình chỉnh lý, thực hiện giám sát trong quá trình chỉnh lý, không cho phép quay, chụp tài liệu lưu trữ Không được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi khu vực chỉnh lý khi chưa có sự cho phép của người lãnh đạo
Thứ ba: Xác định giá trị tài liệu Đối với quy trình xác định giá trị tài liệu lưu trữ và tiêu hủy tài liệu hết giá trị cơ quan cần thực hiện theo đúng yêu cầu đã quy định Trung tâm đã ban hành cùng với quy định của nhà nước Trung tâm cần thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu với thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
“1 Chủ tịch hội đồng (đại diện lãnh đạo đơn vị)
3 Thư ký hội đồng (người làm Lưu trữ Cơ quan)
4 Ủy viên (đại diện lãnh đạo Ban/Phòng có tài liệu)
5 Ủy viên (người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị tài liệu)”
Hội đồng thực hiện thảo luận tập thể biểu quyết theo đa số Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình lãnh đạo Trung tâm Biên bản cuộc họp phải được lập 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của Trung tâm và một bản đưa vào hồ sơ trình lên EVN/ cơ quan có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện tiêu hủy theo đúng quy định, nghiêm cấm tình trạng tự ý tiêu hủy tài liệu Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của Tổng giám đốc Trung tâm Khi thực hiện tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin có trong tài liệu Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện tiêu huỷ tài liệu
Thứ tư: Hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình được thực hiện lâu dài, tài liệu cần được bảo cảnh một cách khoa học, đúng quy định nhằm duy trì lâu dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ tránh các nguy cơ gây hư hại tài liệu lưu trữ
Cán bộ lưu trữ cần thường xuyên, định kỳ kiểm tra, giám sát tình trạng tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho, kiểm tra tình trạng nấm mốc tài liệu, côn trùng hay chuột bọ trong kho lưu trữ Phát hiện kịp thời các tài liệu có tình trạng bị nấm mốc, hư hỏng hay bị mờ chữ có nguy cơ gây mất an toàn cho tài liệu lưu trữ và thông tin tài liệu
Thực hiệp sắp xếp tài liêu lên giá một cách khoa học, tránh để tài liệu lộn xộn trong theo thứ tự hồ sơ tài liệu Lựa chọn những kích thước hộp bảo quản hợp lý tránh trình trạng để tài liệu quá dày vào các hộp có kích thước nhỏ Các tài liệu khổ lớn cần được trải phẳng để trong tủ bảo quản chuyên dụng hoặc cuộn tròn tài liệu thành ống để lưu trữ
Thứ năm: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Để ngăn ngừa các rủi ro xảy ra trong quá trình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan đôn đốc các đơn vị giao nộp đủ số lượng hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, tài liệu lưu trữ cần được bảo quản tập trung tại kho lưu trữ của Trung tâm
Các Ban/Phòng và các cá nhân trong cơ quan khi cần khai thác tài liệu phải có văn bản đề nghị (trong văn bản đề nghị phải ghi rõ từng văn bản, ngày tháng năm văn bản hoặc tên hồ sơ, lý do cần mượn tài liệu để phục vụ việc gì) gửi Văn phòng xem xét cung cấp.
Đầu tư cơ sở vật chất
Qua khảo sát thực tế có thể thấy hiện nay cơ sở vật chất của cơ quan còn nhiều hạn chế chưa đảm bảo để phục vụ cho quá trình bảo quản tài liệu lưu trữ Để đảm bảo cho quá trình bảo quản an toàn được thực hiện thuận lợi, phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan cần bổ sung cơ sở vật chất như sau: Đối với kho bảo quản tài liệu cán bộ lưu trữ cần đề xuất, kiến nghị lãnh đạo Trung tâm phân thêm một phòng trống để thực hiện bảo quản tài liệu, các phòng kho cần được bố trí cùng một tầng thuận tiện cho việc bảo quản và theo dõi
Trang bị thêm hệ thống hút ẩm, hút bụi trong kho lưu trữ để đảm bảo môi trường kho trong mức được quy định Lắp đặt hệ thống camera giám sát nhằm tránh tình trạng đánh cắp tài liệu lưu trữ, mang tài liệu lưu trữ ra khỏi kho mà không được cho phép
Bên cạnh đó cơ quan cần bổ sung các hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn, bổ sung thêm tủ bảo quản riêng đối với các tài liệu có khổ giấy lớn như A0, A1
Dựa trên cơ sở lý luận; cơ sở pháp lý tại chương 1, thực trạng; đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia tại chương 2 Trong chương 3, tác giả đã đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm như nâng cao nhận thức về quản trị rủi ro trong lưu trữ; hoàn thiện hệ thống văn bản về quản trị rủi ro; hoàn thiện hệ thống nhân sự; nâng cao hoạt động quản lý; đầu tư cơ sở vật chất; xây dựng biện pháp phòng ngừa rủi ro.