dự án quản lý của cửa hàng bán máy tính

ĐẶT VẤN ĐỀTrong thời đại công nghệ hiện đại, việc quản lý hệ thống thông tin là một phần không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ như cửa hàng bán máy

DỰ ÁN QUẢN LÝ CỦA CỬA HÀNG BÁN MÁY TÍNH

0

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

A Khái niệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý 4

B Biểu đồ phân rã chức năng – BPC 4

C Biểu đồ luồng dữ liệu – BLD 5

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG 6

A Thu thập thông tin 6

B Khảo sát thực tế 7

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG CHỨC NĂNG 12

CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 12

A Biểu đồ mức ngữ cảnh 12

B Biểu đồ mức đỉnh 13

C Biểu đồ dưới mức đỉnh 13

CHƯƠNG 5: XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ THỰC THỂ QUAN HỆ 13

CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN 13

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong thời đại công nghệ hiện đại, việc quản lý hệ thống thông tin là một phần không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ như cửa hàng bán máy tính Sự tăng trưởng nhanh chóng của các ngành công nghiệp này đặt ra những thách thức đáng kể cho việc quản lý và phân tích hệ thống để đảm bảo hoạt động được hiệu quả và mang lại lợi ích cao nhất cho cả khách hàng và doanh nghiệp Trong bối cảnh đó, những dự án phân tích hệ thống của cửa hàng bán máy tính

đã nảy sinh nhằm giải quyết những thách thức này một cách toàn diện và hiệu quả Dự

án này không chỉ đặt mục tiêu tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn hướng tới việc tăng cường trải nghiệm của khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ và sản phẩm phù hợp nhất

Trong tiểu luận này, chúng em sẽ đi sâu vào phân tích về dự án này, bao gồm các mục tiêu, phạm vi, phương pháp thực hiện, ưu điểm và thách thức, cũng như tiềm năng và lợi ích mà nó mang lại cho cửa hàng bán máy tính Bằng cách này, chúng em

hy vọng có thể đưa ra những nhận định và khuyến nghị hữu ích, từ đó góp phần vào sự thành công của dự án và phát triển bền vững của cửa hàng trong tương lai

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

A Khái niệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống: Là tập hợp các phần tử có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau cùng hoạt động chung cho một số mục tiêu nào đó Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài

Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích nào đó Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và có sự trao đổi thông tin Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:

Hệ tác nghiệp (trực tiếp sản xuất): gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện mục tiêu đã đề ra

Hệ quản lý (gián tiếp sản xuất): gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiến hoạt động của hệ thống trong hệ này lại có hai hệ thống con là hệ quyết định

(Đưa ra các quyết định) và hệ xử lý thông tin

Hệ thống thông tin: Là một hệ thông sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh doanh

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý Nhiệm vụ của hệ thống thông tin là trao đổi thông tin với môi trường ngoài và thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định

B Biểu đồ phân rã chức năng – BPC

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân hệ thống Để phân tích yêu cầu thông tin của tố chức ta phải biết được tố chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ Do hệ thống thông tin là thực thể khá phức tạp nên BPC được phân cấp theo cấu trúc hình cây, cho biết hệ thống cần phải làm gì, chứ không chỉ ra là phải làm như thế nào

Các quy tắc xây dựng BPC:

Đầu vào là các chức năng đã được khảo sát trong công đoạn khảo sát và xác lập dự án

Sau khi xác định được các yếu tố đầu vào, thực hiện phân nhóm các chức năng có liên quan, đánh số thứ tự và theo nhóm Trong quá trình xây dựng nên xác định mức nào là mức thấp nhất Chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ hoặt một nhóm các nhiệm vụ nhỏ do cá nhân đảm nhiệm

Đầu ra thu được là biểu đồ BPC (mức logic) BPC có thể trình bày trong nhiều trang

C Biểu đồ luồng dữ liệu – BLD

BLD là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệ thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu

Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:

- Bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

- Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

- Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống

Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:

Chức năng (Tiến trình)

- Định nghĩa: Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong BLD

Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ

VD: Chấp nhận nguồn hàng, ghi kho vật liệu

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG

A Thu thập thông tin

Dự án nhằm xây dựng một hệ thống phân tích dữ liệu kinh doanh của cửa hàng máy tính Mục tiêu là tối ưu hoá chiến lược tiếp thị, tăng cường trải nghiệm khách hàng

và tối ưu hoá hiệu suất kinh doanh Phân đoạn khách hàng dựa trên các thuộc tính để hiểu về đối tượng mục tiêu và phát triển chiến lược tiếp thị đích thị

Mô tả: Hiểu biết về khách hàng là quan trọng đối với doanh nghiệp Trong dự án này,

sẽ sử dụng bộ dữ liệu về khách hàng thông qua thu thập và sử dụng SQL để phân đoạn khách hàng dựa trên các thuộc tính như đặc điểm dân số, hành vi mua hàng, hoặc chỉ

số tương tác Bằng cách tạo ra các đoạn khách hàng, cửa hàng sẽ có cái nhìn về các nhóm khách hàng khác nhau, giúp phát triển chiến lược tiếp thị đích thị và nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Từ ý tưởng phân tích và thiết kế hệ thống Phân tích phân khúc khách hàng mua bán của một cửa hàng máy tính nhóm chúng em đã lên mạng tìm hiểu về cách thức mua bán, hoạt động của các cửa hàng máy tính Cùng với việc nhiều lần đi mua các thiết bi máy tính, thông qua bạn bf và tài liệu tìm kiếm được chúng em đã thu thập được những thông tin hữu ích sau:

● Hệ thống quản lý mua bán hàng của một cửa hàng máy tính linh hoạt, chặt chẽ

và cái tính logic cao

● Hê thống quản lý mua bán là một hệ thống động

● Hệ thống gồm nhiều nhân viên và các phòng khác nhau

● Mỗi nhân viên trong cửa hàng đều có những chức năng riêng

● Gồm nhiều yếu tố hợp thành:kho hàng,gian hàng,khách hàng

B Khảo sát thực tế

No1 Computer là một cửa hàng máy tính lớn chuyên kinh doanh về các sản phẩm máy tính ở Hà Nội Cửa hàng chuyên chủ yếu về mảng bán lẻ các linh kiện máy tính, máy nguyên bộ, các phụ kiện theo bán kfm theo sản phẩm chính và các sản phẩm văn phòng khác như:các loại máy in,mực in,giấy, Ngoài ra cửa hàng còn có một số dịch vụ khác như sửa chữa, bảo trì các thiết bị điện tử cũ hoặc đã hư hỏng Cửa hàng hiện tại không có thêm chi nhánh nào khác

Phân bổ bộ máy nhân sự của cửa hàng:

Cửa hàng có khoảng 20 người: 1 chủ cửa hàng, 2 quản lý , 4 nhân viên kinh doanh, 5 nhân viên kĩ thuật, con lại là nhân viên thời vụ và làm việc về truyền thông, quảng cáo

- Quản lý gồm 1 quản lý kho

- Nhân viên kĩ thuật sẽ gồm 1 kĩ thuật trưởng và 4 nhân viên chuyển kiểm tra, sửa chưa và thực hiện các yêu cầu về kỹ thuật của khách hàng

- Nhân viên kinh doanh gồm 1 kế toán, 1quản lý bán hàng và 3 nhân viên chuyên thực hiện các nghiệp vụ bán hàng

- Còn lại là đội ngũ làm truyền quảng bá hình ảnh của cửa hàng

Quy trjnh nghiệp vk tli cửa hàng đưmc mô tả như sau:

a/ Nhập hàng

Hàng nhận từ nhà cung cấp được cất dữ vào các kho,nhân viên ở bộ phận quản

lý kho sẻ kiểm tra và ghi nhận lại tên sản phẩm ra phiếu nhập Giữa các Nhà Cung Cấp

và siêu thị sẽ có các bản hợp đồng và biên lai thu nhận

Đối với các mặt hàng thu cũ đổi mới giữa cửa hàng với khách hàng hoặc các đơn vị thu mua khác , nhân viên ở bộ phận kiểm định và quản lý kho cũng sẽ kiểm định

và ghi nhận các giao dịch ở hoá đơn hoặc biên lai giao dịch

b/ Bán hàng

Đối với hình thức bán hàng trực tuyến (online): Khách hàng sau khi tham khảo các mặt hàng trên website bán hàng của cửa hàng sẽ chọn loại hàng cần mua và chuyển đến phần thanh toán Khách hàng có thể lựa chọn các hình thức thanh toán như: thanh toán trực tiếp, chuyển khoản hay trả góp,…Sau khi lựa chọn phương thức thanh toán

và đồng ý thực thi đơn hàng, đơn hàng sẽ được gửi đến bộ phận bán hàng Cửa hàng sẽ gọi điện lại cho khách hàng để xác nhận đơn hàng (đối với một số đơn hàng có giá trị cao thì khách hàng sẽ phải cọc trước một số tiền nhất định theo quy định của cửa hàng )

Đối với hình thức bán hàng trực tiếp: Khách hàng sau khi vào cửa hàng xem xét bảng báo giá và lựa chọn được hàng mình cần mua, nhân viên thu ngân sau đó sẽ lập hoá đơn bán hàng và thu tiền Đối với từng loại khách hàng thì siêu thi có những chính sách riêng như: khuyến mãi, tích điểm(đối với khách hàng quen),… Khách hàng có thể lựa chọn các hình thức thanh toán như: thanh toán trực tiếp, chuyển khoản hay trả góp,…

Trong hoá đơn bán hàng sẽ có các thông tin sau: Mã hoá đơn, tên người mua, ngày bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền Đối với khách có chính sách ưu

đải.Hoá đơn ghi thêm số lần mua,lượng tiền mua ,và cập nhật tích điểm Sau đó đưa cho khách qua bộ phận kho để kiểm tra và nhận hàng

c/ Đổi hàng hooc trả hàng:

Khi khách đến đổi hàng hoặc trả hàng thì hàng được đem qua phòng bảo hành

và kỹ thuật để kiểm tra

Theo quy định của cửa hàng, khách hàng có thể được phép đổi hoặc trả hàng theo các quy định sau:

- Tur vào loại mặt hàng có được đổi trả hay không

- Khi đổi trả hàng khách hàng phải chịu lệ phí chuyển đổi tương ứng (từ 0%-10% tur theo khách hàng đã mua),cộng với khoản chênh lệch giữa mặt hàng cũ và mặt hàng mới.(nếu đổi hàng).Nếu số tiền thấp hơn tiền đã mua món hàng cũ thì khách hàng được trả lại tiền

- Số tiền khách hàng phải trả = Lệ phí chuyễn đổi + Số tiền chênh lệch phải bù thêm vào mặt hàng

d/ Bảo hành và Test Hàng

- Hàng trước khi khách hàng mua khách hàng có thể được kiểm tra hoặc không tại Phòng bảo hành và kiểm tra hàng

- Trong quá trình khách hàng sử dụng sản phẩm của cửa hàng nếu có phát sinh vấn đề hoặc trục trặc về kỹ thuật nào mà đã được ghi rõ trong quy định về bảo hành thì cửa hàng sẻ bảo hành nếu sản phẩm còn thời gian bảo hành Còn nếu có lỗi do khách hàng gây ra cửa hàng sẽ chiếu theo các quy định được ghi trong phiếu bảo hành để xem xét phần nào có thể tính phí và phần nào sẽ phải tính theo phí thị trường Khi siêu thị tiếp nhận hàng cần được bảo hành khách hàng thì khách hàng cũng sẽ cung cấp phiếu bảo hành

- Nếu sản phẩm không phải của cửa hàng mà khách hàng đem tới bảo hành,hoặc hàng đã hết hạn bảo hành thì siêu thị sẽ bảo hành và tính theo giá thị trường

- Mọi giao dịch trong quá trình bảo hành đều được ghi lại trong hoá đơn bảo hành

e/ Nhập lli hàng bảo hành

Nếu hàng bảo hành không sửa chữa được thì siêu thị sẽ đổi món hàng mới cho khách hàng

Trong trường hợp này nhân viên bảo hành phải lập phiếu nhập hàng trong đó có ghi rỏ họ tên rỏ ràng,giá tiền và lý do nhập hàng rồi chuyển qua bộ phận bán hàng để lập hoá đơn mới(nếu khách hàng đổi sang mặt hàng mới).Khách hàng phải bù thêm tiền hay nhận lại tiền chênh lệch(nếu có)

f/ Kiểm tra tồn kho:

Cuối mổi ngày nhân viên quản lý kho hàng xem xét tồn kho Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu xin nhập hàng Nếu những mặt hàng đã tồn đọng lâu trong kho sẽ thì sẽ lập phiếu chuyển giao cho các đơn vị khác

B PHÂN TÍCH YsU CẦU ,PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I PHÂN TÍCH YsU CẦU

Qua khảo sát thực tế hệ thống được xây dựng dựa trên 4 chức năng chính :

- Lưu trữ : Thông tin mặt hàng,thông tin khách hàng,phiếu nhập/xuất hàng,hoá đơn,phiếu bảo hành

- Tra cứu : Thông tin mặt hàng,khách hàng,phiếu nhập/xuất hàng,hoá đơn,phiếu bảo hành

- Tính toán : Công nợ khách hàng,hàng tồn kho,doanh thu bán hàng

- Kết xuất : Báo cáo doanh thu bán hàng,báo cáo tồn kho,báo cáo phiéu nhập/xuất hàng,hoá đơn ,phiếu bảo hành

Do đó hệ thống phân tích phân khúc khách mua bán siêu thị máy tính phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

1 Ytu cuu chức năng

a Quản lý danh mục

- Cập nhật danh mục nhà cung cấp

- Cập nhật danh mục khách hàng

- Cập nhật danh mục mặt hàng

- Xem danh sách các danh mục

b Quản lý kho

- Quản lý hàng nhập :

+ Hàng nhập theo đúng danh mục phiếu nhập hàng và hợp đồng của cửa hàng + Hàng nhập được quản lý bởi mã mặt hàng,tên mặt hàng,loại mặt hàng,số lượng,đơn giá,thời gian nhập Số hàng nhận này có sự xác nhận của nhân viên kho hàng(thủ kho,kê toán) khi kiểm tra hàng thực cho nhập kho

+ In báo cáo nhập hàng trong kr

- Quản lý hàng xuất :

+ Hàng được xuất ra phòng bán hàng được quản lý thông qua phiếu xuất hàng,mã hàng,loại hàng ,số lượng

+ In báo cáo hàng xuất trong kr

- Quản lý hàng tồn kho

+ Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kr In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kr

+ In báo cáo thẻ kho trong từng mặt hàng

c Quản lý nhân viên

- Mỗi nhân viên được quản lý thông qua mã số,tên

- Cho biết chức vụ,kinh nghiệm của từng nhân viên

d Quản lý bán hàng

Lập hoá đơn bán hàng

- Phiếu bảo hành

- Báo cáo doanh thu

- Cập nhật giá

e Tìm kiếm :

- Thông tin mặt hàng,khách hàng,phiếu nhập/xuất hàng,hoá đơn,phiếu bảo hành

f Quản trị hệ thống cơ sở đữ liệu

- Lưuu trữ và phục hồi dữ liệu

- Kết thúc chương trình

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG CHỨC NĂNG

CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

A Biểu đồ mức ngữ cảnh

B Biểu đồ mức đỉnh

C Biểu đồ dưới mức đỉnh

CHƯƠNG 5: XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ THỰC THỂ QUAN HỆ

CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN

Dự án phân tích hệ thống của cửa hàng bán máy tính không chỉ là một bước tiến quan trọng mà còn là một cơ hội để cải thiện và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Qua

việc phân tích sâu sắc về hệ thống thông tin, chúng ta đã nhận thấy rằng dự án này mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho cả khách hàng và doanh nghiệp

Một trong những điểm đáng chú ý nhất là khả năng tăng cường trải nghiệm của khách hàng thông qua việc cải thiện dịch vụ và sản phẩm Bằng cách phân tích hệ thống một cách toàn diện, cửa hàng có thể hiểu rõ hơn nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó đáp ứng chúng một cách linh hoạt và hiệu quả hơn

Ngoài ra, dự án cũng giúp cải thiện quy trình quản lý và vận hành của cửa hàng,

từ việc tổ chức hàng hóa đến quản lý thông tin khách hàng và tài chính Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc, giảm thiểu lãng phí và tăng cường sức cạnh tranh trong ngành công nghiệp ngày càng cạnh tranh này

Tóm lại, dự án phân tích hệ thống không chỉ là một công việc cần thiết mà còn

là một cơ hội để cửa hàng bán máy tính nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ của mình Sự đầu tư vào việc phân tích và cải thiện hệ thống thông tin sẽ mang lại lợi ích lâu dài và là bước tiến quan trọng trên con đường phát triển bền vững của doanh nghiệp