dự án quản lý cửa hàng đồ ăn

Để có thể giải quyết được những điều đó, xây dựng hệ thống quản lý của hàng đồ ăn là hết sức quan trọng.Để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng, khoa học và thân thiện cho cửa hàng đ

Dự án: Quản lý cửa hàng đồ ăn

Nhóm 5

 Mô tả dự án thực tiễn

Trong thời đại số hóa hiện nay, công nghệ thông tin đang trở thành yếu tố sống còn cho sự phát triển của mọi ngành nghề, bao gồm cả lĩnh vực kinh doanh đồ ăn Tại các cửa hàng đồ ăn, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại nhiều lợi ích to lớn, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và trải nghiệm của khách hàng

Ở Việt Nam, mặc dù ngành công nghệ thông tin khởi đầu muộn hơn so với các nước phát triển, nhưng trong những năm gần đây, các cửa hàng

đồ ăn đã dần chứng tỏ tiềm năng mạnh mẽ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh của mình

Một trong những lĩnh vực mà các cửa hàng đồ ăn đang dần khẳng định

vị thế là phát triển hệ thống quản lý thông tin hiệu quả và hiện đại Hệ thống này giúp quản lý dòng chảy dữ liệu một cách trơn tru, từ việc quản

lý nguyên liệu, nhân sự, đơn hàng đến quá trình giao hàng và thanh toán Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh Ngoài ra, các cửa hàng đồ ăn cũng đang tích cực ứng dụng công nghệ thông tin để tăng cường trải nghiệm khách hàng Từ việc sử dụng ứng dụng đặt hàng, giao hàng trực tuyến đến việc tích hợp thanh toán điện tử, tất cả đều nhằm mang lại sự tiện lợi và thân thiện với người dùng Điều này giúp các cửa hàng đồ ăn nâng cao khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng mới Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, những cửa hàng đồ ăn nào có khả năng khai thác hiệu quả công nghệ thông tin sẽ nắm giữ lợi thế cạnh tranh quan trọng, đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của

ngành công nghiệp dịch vụ ăn uống tại Việt Nam Để có thể giải quyết được những điều đó, xây dựng hệ thống quản lý của hàng đồ ăn là hết sức quan trọng

Để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng, khoa học và thân thiện cho cửa hàng đồ ăn, hệ thống cần đáp ứng những yêu cầu sau:

- Đảm bảo các chức năng cơ bản vận hành hiệu quả như quản lý nguyên vật liệu, thực đơn, đơn hàng, nhân sự, tài chính

- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, cho phép truy cập và xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác với thao tác đơn giản

- Tích hợp tính năng tìm kiếm, lọc và thống kê dữ liệu theo nhu cầu một cách nhanh chóng và chính xác

- Cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý tiên tiến như theo dõi tồn kho, lập kế hoạch đặt hàng, quản lý nhân sự, phân tích tài chính

- Cho phép khách hàng đặt bàn và đặt món trước, áp dụng cơ chế cọc trước để đảm bảo cam kết

- Thu thập và xử lý phản hồi, đánh giá của khách hàng để cải thiện dịch vụ một cách liên tục

Với những yêu cầu trên, hệ thống sẽ hỗ trợ quản lý hiệu quả, nâng cao trải nghiệm khách hàng và giúp cửa hàng đồ ăn duy trì chất lượng dịch

vụ xuất sắc

 Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống:

- Quản lý sản phẩm: Hệ thống quản lý cửa hàng đồ ăn giúp quản lý

thông tin về các mặt hàng, số lượng tồn kho, giá cả, và thông tin khác liên quan đến sản phẩm

- Quản lý nhân viên: Hệ Thống cho phép quản lý thông tin nhân

viên, bao gồm thông tin cá nhân, chức vụ, lịch làm việc, và các hoạt động của nhân viên

- Quản lý đơn hàng: Hệ thống giúp quản lý các đơn hàng của khách

hàng, từ việc đặt hàng, xác nhận đơn hàng, đến giao hàng và thanh toán

- Quản lý khách hàng: Hệ thống lưu trữ thông tin về khách hàng,

bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, và các thông tin khác

để phục vụ việc quản lý và chăm sóc khách hàng

- Quản lý doanh thu: Hệ thống cho phép ktra doanh số bán hàng,

doanh thu, lợi nhuận, và các thông tin khác về tình hình kinh doanh của cửa hàng

- Quản lý tồn kho: Hệ thống giúp theo dõi số lượng tồn kho, kiểm

tra hàng hóa tồn trong kho, quản lý việc nhập xuất hàng hóa để đám bảo cửa hàng luôn có đủ hàng để phục vụ khách hàng

- Báo cáo và thống kê: Hệ thống cung cấp các báo cáo và thống kê

về hoạt động kinh doanh của cửa hàng

 Cơ cấu về tổ chức và nhiệm vụ

Hệ thống gồm 4 chức năng chính sau:

 Chức năng của nhân viên quản lý:

- Quản lý thông tin nhân viên:

+ Thêm, cập nhật thông tin cá nhân của nhân viên như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại,

+ Quản lý chức vụ của nhân viên (đầu bếp, phục vụ, thu ngân, quản lý, )

+ Quản lý quyền truy cập vào hệ thống của từng nhân viên theo chức vụ

- Quản lý lịch làm việc và chấm công:

+ Lập lịch làm việc theo ca cho đầu bếp, nhân viên phục vụ, thu ngân

+ Theo dõi và ghi nhận thời gian làm việc, nghỉ phép của nhân viên

+ Quản lý các ca làm việc sáng/chiều/tối của nhân viên

- Quản lý nguồn thực phẩm:

+ Quản lý kho nguyên liệu

+ Kiểm định chất lượng

+ Quản lý nhập, xuất các nguyên liệu chế biến

- Tính toán và thanh toán lương:

+ Nhập mức lương cơ bản, hệ số lương theo chức vụ

+ Tính toán lương hàng tháng dựa trên số giờ/ca làm việc của nhân viên

+ In và thanh toán lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

- Quản lý đào tạo và đánh giá:

+ Lên kế hoạch đào tạo nhân viên về kỹ năng phục vụ, nấu nướng + Đánh giá năng lực, thái độ phục vụ của nhân viên

+ Ghi nhận khen thưởng hoặc phê bình đối với nhân viên

- Báo cáo và thống kê nhân viên:

+ Báo cáo chi phí lương nhân viên hàng tháng

+ Thống kê tỷ lệ nghỉ phép, đi làm của nhân viên

+ Đánh giá và xếp hạng nhân viên xuất sắc

 Chức năng của nhân viên phục vụ

- Tiếp đón và phục vụ khách hàng:

+ Chào đón, dẫn khách đến bàn ngồi

+ Giới thiệu thực đơn, giải thích món ăn cho khách + Nhận và xử lý yêu cầu đặt món của khách

- Nhập đơn hàng vào hệ thống:

+ Sử dụng phần mềm để nhập món khách gọi

+ Ghi chú yêu cầu đặc biệt về món ăn

+ Xác nhận và gửi đơn đặt hàng tới bếp

- Phục vụ món ăn và đồ uống:

+ Mang món ăn ra phục vụ khách đúng đơn đã đặt + Kiểm tra chất lượng và trình bày món ăn

+ Phục vụ nước uống theo yêu cầu

- Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng:

+ Giải đáp thắc mắc về thực đơn, món ăn

+ Hỗ trợ khách hàng khi có phàn nàn hoặc sự cố + Đảm bảo trải nghiệm ăn uống tốt cho khách

- Dọn dẹp và sắp xếp bàn ghế:

+ Dọn dẹp bàn ăn sạch sẽ sau khi khách rời đi

+ Sắp xếp lại bàn ghế gọn gàng cho lượt khách tiếp

 Chức năng của nhân viên thu ngân

- Thanh toán hóa đơn cho khách hàng:

+ Nhận hóa đơn từ nhân viên phục vụ

+ Xác nhận các món ăn/dịch vụ và số tiền thanh toán

+ Thông báo số tiền cho khách hàng

- Thực hiện việc thu tiền:

+ Nhận thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử + Kiểm tra và xác nhận đúng số tiền thanh toán

+ Ghi nhận số tiền đã thu vào hệ thống

- In hóa đơn/biên lai:

+ Sử dụng máy in hóa đơn/biên lai

+ Kiểm tra và đối chiếu lại thông tin trên hóa đơn trước in + Cung cấp hóa đơn/biên lai cho khách hàng

- Báo cáo doanh thu:

+ Thống kê và báo cáo số tiền thu được trong ca làm việc

+ Đối soát số tiền thu với các hóa đơn đã thanh toán

+ Chuyển giao tiền thu về quỹ tiền mặt của cửa hàng

- Chăm sóc khách hàng:

+ Giao tiếp lịch sự, thân thiện với khách hàng

+ Giải đáp thắc mắc liên quan đến thanh toán, hóa đơn

+ Xử lý các vấn đề nếu có khiếu nại về hóa đơn

 Chức năng của đầu bếp

- Quản lý hoạt động bếp:

+ Phân công nhiệm vụ và giám sát công việc của đội ngũ đầu bếp

và nhân viên bếp

+ Đảm bảo tuân thủ các quy định vệ sinh an toàn thực phẩm trong khu vực bếp

+ Kiểm tra trang thiết bị, dụng cụ nấu nướng và đảm bảo hoạt động tốt

+ Phối hợp với các bộ phận khác trong cửa hàng

- Lập và giám sát thực đơn:

+ Thiết kế thực đơn với các món ăn phù hợp, đa dạng

+ Xác định nguyên liệu, định lượng cho từng món ăn

+ Giám sát quá trình chế biến để đảm bảo chất lượng và hương vị món ăn

- Kiểm soát chất lượng món ăn:

+ Thực hiện kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào

+ Giám sát từng công đoạn chế biến để đảm bảo chất lượng món ăn

+ Kiểm tra trình bày, hương vị món ăn trước khi phục vụ

- Cải tiến và đổi mới món ăn:

+ Nghiên cứu xu hướng ẩm thực và nhu cầu khách hàng

+ Thử nghiệm và phát triển các món ăn mới, công thức mới

+ Điều chỉnh và cải tiến hương vị món ăn để tăng sức hấp dẫn

 Quy trình xử lý

 Nhập nguyên liệu

- Nhà bếp có tránh nhiệm kiểm tra kho Sau đó lên danh sách nhưng

nguyên liệu cần mua và gửi yeu cầu lên cho bộ phận quản lý

- Bộ phận quản lý sẽ liên hệ với bên nhà cung cấp để đặt hàng Sau

đó nhà cung cấp sẽ gửi thực phẩm theo đơn đặt hàng và kém theo hóa đơn thanh toán

- Nhà bếp sẽ trực tiếp kiểm tra chất lượng thực thẩm Nếu có vấn đề

gì thì sẽ báo cáo lên bộ phận quản lý để bộ phận quản lý làm việc với nhà cung cấp

- Kiểm tra xong, nhà bếp sẽ thêm thông tin các nguyên liệu mới vào

kho

- Bộ phận thu ngân sẽ nhận hóa đơn và thanh toán hóa đơn cho nhà

cung cấp Sau đó lưu vào kho phiếu

 Đón tiếp khách đến cửa hàng

- Khi khách đến, nhân viên phục vụ sẽ sắp xếp chỗ ngồi cho khách

tùy theo số lượng

- Nếu đã đặt bàn trước thì mời khách đến bàn đã được đặt trước

- Bộ phận phục vụ sẽ xin thông tin của khách hàng để lưu vào hóa

đơn và đánh dấu bàn Sau đó giới thiệu về các món trong menu để phù hợp với khẩu vị của khách hàng

- Sau khi đã gọi món, nhân viên sẽ nhập lên hệ thống vã đọc lại

những món ăn mà khách đã chọn

- Xác nhận xong, hóa đơn sẽ tự động được chuyển đến bộ phận nhà

bếp để chuẩn bị cho khách hàng

- Khi khách muốn gọi thêm món nhân viên chỉ cần tìm thông tin của

khách hàng rồi thêm vào hóa đơn trên hệ thống

- Bộ phận nhà bếp khi đã hoàn thiện các món ăn của khách hàng sẽ

bảo tới bộ phận phục vụ

- Bộ phận phục vụ sẽ đưa đồ ăn lên cho khách Mời khách dùng bữa,

chúc khách ngon miệng

 Thanh Toán

- Khi khách có nhu cầu thanh toán, bộ phận nhân viên phục vụ liên

hệ với bộ phận nhân viên thu ngân đến lấy hóa đơn thanh toán cho khách hàng

- Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc banking Bộ

phận thu ngân nhập số tiền cần thanh toán lên hệ thống và trả tiền thừa nếu có

- Cuối ngày bộ phận thu ngân sẽ tổng số tiền trong ngày và lập bảng

báo cáo chi tiết rồi gửi lên bộ phận quản lý

 Thống kê

- Bộ phận quản lý căn cứ vào báo cáo của bộ phận thu ngân để lập

bản báo cáo tổng hợp doanh thu và lợi nhuận

- Căn cứ vào bảng báo cáo tổng hợp, bộ phận quản lý sẽ đánh giá

các bộ phận khác trong cửa hàng để có thể tốt hơn