Tiểu luận công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân............................................................................................................................................................................................
Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác văn thư và khái quát về UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ
- Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ.
- Đề xuất cho lãnh đạo UBND phường thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, tiểu luận được chia làm 3 chương
Chương 1: Khái quát về UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tạiUBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
Lich sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân La
Phường Xuân La là một đơn vị hành chính cấp phường thuộc quận Tây
Hồ, Hà Nội (trước thuộc đĩa giới hành chính của huyện Từ Liêm) Phường Xuân La nằm ở phía Tây của hồ Tây Phía Bắc giáp phường Phú Thượng (quận Tây Hồ) Phía Nam giáp phường Nghĩa Đô (quận Cầu Giấy) và phường Bưởi (quận Tây Hồ) Phía Tây giáp phường Xuân Tảo (quận Bắc Từ Liêm). Phía Đông giáp Hồ Tây và phường Nhật Tân, Tây Hồ.Các đường, phố chính thuộc phường Xuân La :Đường Lạc Long Quân, đường Xuân La, Nguyễn Hoàng Tôn Đường Võ Chí Công đi sân bay Nội Bài và một số đường phố nhỏ khác Trước khi thành lập quận Tây Hồ (1995) xã Xuân La được chia thành ba làng là Quán La Xã, làng Quán La Sở, làng Xuân Tảo Sở.
Tháng 5 năm 1961, xã Xuân La thuộc huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội Năm 1996, xã chuyển thành phường Xuân La, thuộc quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Đến nay , tổng diện tích của phường Xuân La rộng khoảng 240,174ha với 6866 hộ gia đình và 23.898 nhân khẩu Dân cư được chia thành 08 khu dân cư và 40 tổ dân phố Xuân La là phường đang trong quá trình đô thị hóa nhanh chóng Diện mạo của Xuân La hoàn toàn đổi thay, đẹp hơn và khang trang hơn xưa Nhiều trụ sở của các cơ quan Trung ương, Thành phố và quận đóng trện địa bàn phường Nhiều dự án khu đô thị hiện đại đã và đang được triển khai thực hiện như Nam Thăng Long (Ciputra), Tây
Hồ Tây hạ tầng đô thị được quy hoạch, chỉnh trang, nâng cấp ngày càng phát triển đồng bộ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của nhân dân, xứng đáng là phường trung tâm cơ quan đầu não về chính trị - hành chính của quận Tây Hồ và tương lai còn trở thành trung tâm kinh tế - du lịch - dịch vụ - văn hóa của Thủ đô Hà Nội Đảng bộ, chính quyền, MTTQ, các đoàn thể và nhân dân phường Xuân La đang ra sức thi đua, học tập, lao động, sản xuất góp phần xây dựng phường Xuân La trở thành phường Văn hóa, tiến tới xây dựng phường đạt chuẩn văn minh đô thị.
1.1.2 Chức năng của UBND phường Xuân La
- Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn phường.
- Quyết định những vấn đề của phường trong phạm vi được phân quyền, phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ủy quyền.
- Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở phường.
- Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn phường.
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân La
Nhiệm vụ quyền hạn của UBND phường được quy định tại Điều 35, Luật
Tổ chức chính quyền địa phương 2015.
- UBND phường Xuân La quản lý các lĩnh vực sau trong phạm vi phường Xuân La:
+ Lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp.
+ Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
+ Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao.
+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương.
+ Trong việc thực thi chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.
+ Trong việc thi hành pháp luật.
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh dài hạn và hằng năm của xã chương trình HĐND cùng cấp thông qua quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
+ Xây dựng cơ chế làm việc của UBND phường, công tác tổ chức bộ máy, thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng kỷ luật đối với tập thể, cá nhân do UBND trực tiếp quản lý.
+ Kiểm tra, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành viên của UBND phường hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND phường.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND phường Xuân La
Phó chủ tịch Phó chủ tịch
Hộ tịch công an phường
Ban chỉ huy quân sự Địa chính xây dựng
Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại UBND phường Xuân La
1.2.1 Tình hình tổ chức của bộ phận văn thư của UBND phường Xuân La
Công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Xuân La được tổ chức theo hình thức “tập trung” Các khâu nghiệp vụ về xử lý văn bản đi, đến của cơ quan được thực hiện một cách khoa học, chính xác và đều phải qua bộ phận văn phòng để đóng dấu, đăng ký vào sổ, chuyển giao, làm thủ tục phát hành và xử lý văn bản.
Phòng làm việc của văn phòng UBND phường được trang bị đầy đủ máy móc như: máy tính, máy in, máy photo,tủ, bàn ghế,…Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc được hoạt động đúng quy trình mang lại hiệu quả cao trong công việc.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân La
Văn phòng UBND phường là bộ phận tham mưu phục vụ sự chỉ đạo và điều hành các hoạt động của UBND; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết và xử lý Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của cơ quan, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện điều kiện làm cho mọi hoạt động của UBND Là trung tâm đầu mối giao tiếp (đối nội , đối ngoại) của UBND.
UBND phường Xuân La chưa có bộ phận văn thư riêng nên công tác văn thư được giao cho văn phòng thống kê và một cán bộ làm văn thư kiêm nhiệm, trực tiếp làm các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của thường trực HĐND, UBND và chủ tịch UBND phường.
- Giúp Thường trực HĐND - UBND tổ chức các kỳ họp, chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của HĐND, UBND phường.
- Tổ chức lịch tiếp dân, thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, cơ chế
“một cửa” tại UBND phường, tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của UBND phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với công chức Tài chính - Kế toán quản lý tài sản của cơ quan trên thực tế.
- Thành viên của bộ phận “Một cửa”, làm báo cáo bộ phận Một cửa nộp Phòng Nội vụ Thành phố trước ngày 15 hàng tháng.
- Quản lý dấu UBND theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
Thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Xuân La
Nhằm thực hiện thống nhất trong hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư, hiện nay UBND phường Xuân La đang thực hiện hiện theo các quy định mới nhất của Nhà nước quy định về công tác văn thư:
- Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư
Ngoài ra, căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật (Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015) quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức mà UBND phường Xuân La ban hành Quy chế làm việc của UBND phường Xuân La.
Tất cả các loại văn bản đến, văn bản đi đều phải qua Văn phòng UBND phường, văn phòng UBND phường chịu trách nhiệm đăng ký các văn bản đến vào sổ công văn và chuyển đến các địa chỉ, người có trách nhiệm giải quyết. Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải chuyển ngay sau khi nhận được. Đối với những văn bản phát hành của UBND và chủ tịch UBND phường, Văn phòng UBND phường phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm đóng dấu và gửi đúng theo địa chỉ nơi nhận, đồng thời lưu hồ sơ và văn bản gốc.
Các vấn đề chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họp của UBND phường hoặc cán bộ công chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường ký ban hành chậm nhất là 5 ngày phiên họp kết thúc.
2.1.1.1 Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là văn bản,tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tại UBND phường Xuân La có các loại văn bản, tài liệu gửi như quyết định,chỉ thị,công văn,…
Trong hoạt động hàng năm của UBND phường Xuân La văn bản hình thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt, đúng quy định của nhà nước Công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu.
Nhân viên đánh máy, nhận văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, rà soát lại bản thảo tay với người soạn thảo, khi không thấy có vấn đề gì thì đánh máy nguyên văn bản đã viết tay và in văn bản Văn bản khi đã được đánh máy xong và kiểm tra chặt chẽ về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các phòng ban và gửi đi các cơ quan khác.
*Trình ký văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính liệu lực pháp lý của văn bản, văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức và nội dung chặt chẽ.
Tại UBND phường Xuân La việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên văn bản sau khi đã đánh máy, in xong thì cán bộ chuyên môn kiểm tra về thể thức, nội dung văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên chủ tịnh hoặc phó chủ tịnh ký theo thẩm quyền đã quy định trong quy chế hoạt động của cơ quan.
* Đăng ký văn bản đi: Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi như số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong những phương tiện đăng ký văn bản như sổ, máy tính… nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn bản nhanh chóng
Tất cả các công văn đi của UBND phường Xuân La, sau khi đã có chữ ký và đóng dấu xong thì được đăng ký vào “sổ đăng ký công văn đi” của cơ quan Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác.
Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức, nhân viên văn thư ghi số, ký hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký số văn bản được lấy theo năm và theo tên loại văn bản.
Do số lượng văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập 2 sổ là: “sổ đăng ký văn bản mật đi” và “sổ đăng ký cho tất cả các loại văn bản đi”
Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi” của UBND phường Xuân La theo quy định của Nhà nước.
* Chuyển giao văn bản Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả, các văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, làm thủ tục gửi đi ngay đến đúng nơi nhận Việc gửi văn bản ở UBND phường Xuân La đến các cơ quan hay cá nhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện Văn phòng UBND đã chọn sử dụng 2 loại phong bì, loại có kích thước 13cm x 20cm và loại lớn hơn là 15cm x 25cm, phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng, có 2 phần: +Phần nơi gửi: được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì.
+Phần nơi nhận: được trình bày ở góc phải sát mép dưới cảu phong bì.
Khi làm thủ tục gửi văn bản, cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin vào 2 phần trên đầy đủ, rõ ràng Đặc biệt phần nơi nhận,ghi rõ tên,địa chỉ của cơ quan,cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối. Đối với những văn bản khẩn được đóng “dấu khẩn” để công tác chuyển được nhanh chóng kịp thời. Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòng ban trong Ủy ban thì việc vận chuyển được tiến hành bằng hình thức giao đến tận phòng sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và chữ ký, con dấu hợp lệ.
Nhận xét, đánh giá công tác văn thư tại UBND phường Xuân La
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, việc vận dụng cơ sở lý luận vào thực tiễn được các cơ quan, tổ chức đặc biệt quan tâm song vẫn chưa thực sự được chú trọng Nhằm tạo hành lang pháp lý đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính ở các cấp, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư, thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày ngày 08/02/2010 sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP Qua khảo sát tại UBND phường Xuân La, tôi nhận thấy hiện nay UBND phường Xuân
La có thực hiện theo quy định mới hiện nay, do Nghị định mới cũng kế thừa, tổng hợp từ các văn bản cũ nên việc vận dụng lý luận vào trong thực tiễn công tác văn thư ở UBND phường không gặp nhiều khó khăn.
Về cơ bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo các quy định soạn thảo văn bản hành chính tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định 09/2010/NĐ-CP Hiện nay, thì UBND phường chỉ áp dụng Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về công tác văn thư nên có một số thay đổi mới trong tổ chức, quản lý công tác văn thư tại UBND phường như:
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính.
- Về soạn thảo văn bản Nghị định quy định Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao
- Về ký ban hành văn bản đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Nghị định quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm,chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND phường Xuân La
3.2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư
Công chức, viên chức làm văn thư giúp lãnh đạo quản lý công tác này trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác văn thư trong cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm văn thư, cho cơ quan và các đơn vị trực thuộc Hàng năm báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ văn thư, trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư, của cơ quan trong thời gian tới.
3.2.2 Tuyển dụng và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư
Việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư ở các cơ quan Trình độ của công chức, viên chức làm văn thư có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu của cơ quan Nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư của cơ quan một cách khoa học, hợp lý Ngược lại trình độ nghiệp vụ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả của công tác quản lý và điều hành của cơ quan.
3.2.3 Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác văn thư trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành Về công tác văn thư, hiện nay Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm
2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ra đời nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính, chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư theo quan điểm chỉ đạo tại Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.
3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin là một xu hướng tất yếu nhằm tiến tiến xây dựng một Chính phủ điện tử và cải cách nền hành chính trên cả nước.
Phương hướng tin học hoá công tác văn thư xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đảm boả cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chĩnh xác, đúng đắn.
3.2.5 Kiểm tra, xử lý vi phạm trong công tác văn thư
Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị.
Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra về lĩnh vực này.