Tiểu luận Công tác văn thư tại UBND

Tiểu luận công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân............................................................................................................................................................................................

Mã phách:……….(Để trống)

Hà Nội - 2021

1.1.2 Chức năng của UBND phường Xuân La 4

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân La 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND phường Xuân La 5

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức củabộ phận văn thư tại UBND phường Xuân La 6

1.2.1 Tình hình tổ chức của bộ phận văn thư của UBND phường Xuân La.61.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân La 6

CHƯƠNG 2 8

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN LA,

QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 8

2.1 Thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Xuân La 8

2.1.1 Quản lý văn bản 8

2.1.1.1 Quản lý văn bản đi 8

2.1.1.2 Quản lý văn bản đến 11

2.1.2 Soạn thảo và thông qua văn bản của UBND phường 13

2.1.3 Thẩm quyền ký ban hành văn bản 15

2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 15

2.1.5 Công tác lập hồ sơ 16

CHƯƠNG 3 25

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 25

3.1 Nhận xét, đánh giá công tác văn thư tại UBND phường Xuân La 25

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND phường Xuân La 26

3.2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư 26

3.2.2 Tuyển dụng và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư 26

3.2.3 Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư 27

3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 27

3.2.5 Kiểm tra, xử lý vi phạm trong công tác văn thư 27

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lýnói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng,công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm mộtphần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác vănthư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạtđộng quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước Côngtác văn thư được coi là không thể thiếu trong bất cứ một cơ quan, tổ chức nào.Việc tổ chức tốt công tác văn thư góp phần tạo nên sự thống nhất trong quảnlý, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ.

Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng văn bản trong hoạt độngquản lý và điều hành Do vậy, công tác văn thư đã trở thành một trong nhữngyêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạtthông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòngban trong cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầyđủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạosẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợppháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện côngviệc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

Mặt khác công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh haychậm, thiết thực hay quan liêu là do công tác văn thư có làm tốt hay không,do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụng trựctiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo Từ những lậpluận trên cho thấy công tác văn thư là công tác không thể thiếu được trong tổchức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào Vì những lý do trên nên tôiđã chọn tìm hiểu về một cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương để tìm hiểu

được rõ hơn về thực tiễn công tác văn thư đó là UBND phường Xuân La,quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan.- Cách thức quản lý công tác văn thư của cơ quan.

Phạm vi nghiên cứu:

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và quản lý công tác văn thư của UBNDphường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.

4 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, tiểu luận được chia làm 3 chương

Chương 1: Khái quát về UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố HàNội

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Xuân La, quậnTây Hồ, thành phố Hà Nội

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tạiUBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.

PHẦN NỘI DUNGCHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ,THÀNH PHỐ HÀ NỘI

1.1 Lich sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa UBND phường Xuân La

1.1.1 Lịch sử hình thành

Phường Xuân La là một đơn vị hành chính cấp phường thuộc quận TâyHồ, Hà Nội (trước thuộc đĩa giới hành chính của huyện Từ Liêm) PhườngXuân La nằm ở phía Tây của hồ Tây Phía Bắc giáp phường Phú Thượng(quận Tây Hồ) Phía Nam giáp phường Nghĩa Đô (quận Cầu Giấy) và phườngBưởi (quận Tây Hồ) Phía Tây giáp phường Xuân Tảo (quận Bắc Từ Liêm).Phía Đông giáp Hồ Tây và phường Nhật Tân, Tây Hồ.Các đường, phố chínhthuộc phường Xuân La :Đường Lạc Long Quân, đường Xuân La, NguyễnHoàng Tôn Đường Võ Chí Công đi sân bay Nội Bài và một số đường phốnhỏ khác Trước khi thành lập quận Tây Hồ (1995) xã Xuân La được chiathành ba làng là Quán La Xã, làng Quán La Sở, làng Xuân Tảo Sở.

Tháng 5 năm 1961, xã Xuân La thuộc huyện Từ Liêm, thành phố HàNội Năm 1996, xã chuyển thành phường Xuân La, thuộc quận Tây Hồ, thànhphố Hà Nội Đến nay , tổng diện tích của phường Xuân La rộng khoảng240,174ha với 6866 hộ gia đình và 23.898 nhân khẩu Dân cư được chiathành 08 khu dân cư và 40 tổ dân phố Xuân La là phường đang trong quátrình đô thị hóa nhanh chóng Diện mạo của Xuân La hoàn toàn đổi thay, đẹphơn và khang trang hơn xưa Nhiều trụ sở của các cơ quan Trung ương,Thành phố và quận đóng trện địa bàn phường Nhiều dự án khu đô thị hiệnđại đã và đang được triển khai thực hiện như Nam Thăng Long (Ciputra), TâyHồ Tây hạ tầng đô thị được quy hoạch, chỉnh trang, nâng cấp ngày càng pháttriển đồng bộ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của nhân dân, xứng đáng là phường

trung tâm cơ quan đầu não về chính trị - hành chính của quận Tây Hồ vàtương lai còn trở thành trung tâm kinh tế - du lịch - dịch vụ - văn hóa của Thủđô Hà Nội Đảng bộ, chính quyền, MTTQ, các đoàn thể và nhân dân phườngXuân La đang ra sức thi đua, học tập, lao động, sản xuất góp phần xây dựngphường Xuân La trở thành phường Văn hóa, tiến tới xây dựng phường đạtchuẩn văn minh đô thị.

1.1.2 Chức năng của UBND phường Xuân La

- Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bànphường.

- Quyết định những vấn đề của phường trong phạm vi được phânquyền, phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luậtcó liên quan.

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấptrên ủy quyền.

- Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quảthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở phường.

- Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyềnlàm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và pháttriển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn phường.

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân La

Nhiệm vụ quyền hạn của UBND phường được quy định tại Điều 35, LuậtTổ chức chính quyền địa phương 2015.

- UBND phường Xuân La quản lý các lĩnh vực sau trong phạm viphường Xuân La:

+ Lĩnh vực kinh tế.

+ Lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp.+ Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

+ Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao.

+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội vàthi hành pháp luật ở địa phương.

+ Trong việc thực thi chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.+ Trong việc thi hành pháp luật.

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quốcphòng, an ninh dài hạn và hằng năm của xã chương trình HĐND cùng cấpthông qua quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.

+ Xây dựng cơ chế làm việc của UBND phường, công tác tổ chức bộmáy, thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp quản lý cán bộ theo phâncấp và quy định của nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng kỷ luậtđối với tập thể, cá nhân do UBND trực tiếp quản lý.

+ Kiểm tra, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên của UBND phường hàng năm.

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền củaUBND phường.

1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND phường Xuân La

Chủ tịch

Tài chính Kế toán Tư

phápHộtịchcông an

phường

Ban chỉhuyquân

sự

hóaxã hộiVăn

phòngthốngkê

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa bộ phận văn thư tại UBND phường Xuân La

1.2.1 Tình hình tổ chức của bộ phận văn thư của UBND phường XuânLa

Công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Xuân La được tổ chứctheo hình thức “tập trung” Các khâu nghiệp vụ về xử lý văn bản đi, đến củacơ quan được thực hiện một cách khoa học, chính xác và đều phải qua bộphận văn phòng để đóng dấu, đăng ký vào sổ, chuyển giao, làm thủ tục pháthành và xử lý văn bản.

Phòng làm việc của văn phòng UBND phường được trang bị đầy đủmáy móc như: máy tính, máy in, máy photo,tủ, bàn ghế,…Tạo điều kiệnthuận lợi cho công việc được hoạt động đúng quy trình mang lại hiệu quả caotrong công việc.

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòngUBND phường Xuân La

Văn phòng UBND phường là bộ phận tham mưu phục vụ sự chỉ đạo vàđiều hành các hoạt động của UBND; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tincho lãnh đạo, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết và xử lý Quản lý tàisản, cơ sở vật chất của cơ quan, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, phươngtiện điều kiện làm cho mọi hoạt động của UBND Là trung tâm đầu mối giaotiếp (đối nội , đối ngoại) của UBND.

UBND phường Xuân La chưa có bộ phận văn thư riêng nên công tácvăn thư được giao cho văn phòng thống kê và một cán bộ làm văn thư kiêmnhiệm, trực tiếp làm các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,lịch làm việc định kỳ và đột xuất của thường trực HĐND, UBND và chủ tịchUBND phường.

- Giúp Thường trực HĐND - UBND tổ chức các kỳ họp, chuẩn bị các

điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của HĐND, UBND phường.- Tổ chức lịch tiếp dân, thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, cơ chế“một cửa” tại UBND phường, tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiệnquy chế làm việc của UBND phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quyđịnh của pháp luật.

- Phối hợp với công chức Tài chính - Kế toán quản lý tài sản của cơquan trên thực tế.

- Thành viên của bộ phận “Một cửa”, làm báo cáo bộ phận Một cửa nộpPhòng Nội vụ Thành phố trước ngày 15 hàng tháng.

- Quản lý dấu UBND theo quy định.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành vàdo Chủ tịch UBND phường giao.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG XUÂNLA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1 Thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Xuân La

Nhằm thực hiện thống nhất trong hoạt động tổ chức và quản lý công tácvăn thư, hiện nay UBND phường Xuân La đang thực hiện hiện theo các quyđịnh mới nhất của Nhà nước quy định về công tác văn thư:

- Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủvề Công tác văn thư

Ngoài ra, căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật (Luật tổ chứcchính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015) quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức mà UBND phường Xuân La ban hànhQuy chế làm việc của UBND phường Xuân La.

2.1.1 Quản lý văn bản

Tất cả các loại văn bản đến, văn bản đi đều phải qua Văn phòng UBNDphường, văn phòng UBND phường chịu trách nhiệm đăng ký các văn bản đếnvào sổ công văn và chuyển đến các địa chỉ, người có trách nhiệm giải quyết.Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải chuyển ngay sau khi nhận được.

Đối với những văn bản phát hành của UBND và chủ tịch UBNDphường, Văn phòng UBND phường phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản,ngày, tháng, năm đóng dấu và gửi đúng theo địa chỉ nơi nhận, đồng thời lưuhồ sơ và văn bản gốc.

Các vấn đề chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họpcủa UBND phường hoặc cán bộ công chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệmdự thảo, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường ký ban hành chậm nhấtlà 5 ngày phiên họp kết thúc.

2.1.1.1 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là văn bản,tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tạiUBND phường Xuân La có các loại văn bản, tài liệu gửi như quyết định,chỉthị,công văn,…

Trong hoạt động hàng năm của UBND phường Xuân La văn bản hìnhthành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rấttốt, đúng quy định của nhà nước Công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ởtất cả các khâu.

Nhân viên đánh máy, nhận văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, rà soát lại bảnthảo tay với người soạn thảo, khi không thấy có vấn đề gì thì đánh máynguyên văn bản đã viết tay và in văn bản Văn bản khi đã được đánh máyxong và kiểm tra chặt chẽ về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửiđến các phòng ban và gửi đi các cơ quan khác.

*Trình ký

văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính liệu lựcpháp lý của văn bản, văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức và nộidung chặt chẽ.

Tại UBND phường Xuân La việc ký văn bản được tiến hành theonguyên văn bản sau khi đã đánh máy, in xong thì cán bộ chuyên môn kiểm travề thể thức, nội dung văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lênchủ tịnh hoặc phó chủ tịnh ký theo thẩm quyền đã quy định trong quy chếhoạt động của cơ quan.

* Đăng ký văn bản đi:

Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đinhư số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong nhữngphương tiện đăng ký văn bản như sổ, máy tính… nhằm quản lý chặt chẽ và tratìm văn bản nhanh chóng

Tất cả các công văn đi của UBND phường Xuân La, sau khi đã có chữký và đóng dấu xong thì được đăng ký vào “sổ đăng ký công văn đi” của cơquan Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác.

Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức, nhân viên văn thư ghi số,ký hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký số văn bản đượclấy theo năm và theo tên loại văn bản.

Do số lượng văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập 2 sổ là: “sổđăng ký văn bản mật đi” và “sổ đăng ký cho tất cả các loại văn bản đi”

Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi” của UBND phường Xuân La theo quyđịnh của Nhà nước.

* Chuyển giao văn bản

Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả, các vănbản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, làm thủ tục gửi đi ngayđến đúng nơi nhận Việc gửi văn bản ở UBND phường Xuân La đến các cơquan hay cá nhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện Văn phòng UBNDđã chọn sử dụng 2 loại phong bì, loại có kích thước 13cm x 20cm và loại lớnhơn là 15cm x 25cm, phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng, có 2 phần:+Phần nơi gửi: được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì.

+Phần nơi nhận: được trình bày ở góc phải sát mép dưới cảu phong bì.

Khi làm thủ tục gửi văn bản, cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tinvào 2 phần trên đầy đủ, rõ ràng Đặc biệt phần nơi nhận,ghi rõ tên,địa chỉ củacơ quan,cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối.

Đối với những văn bản khẩn được đóng “dấu khẩn” để công tác chuyểnđược nhanh chóng kịp thời.

Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòngban trong Ủy ban thì việc vận chuyển được tiến hành bằng hình thức giao đến

tận phòng sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và chữ ký, con dấuhợp lệ.

* Quản lý bản lưu văn bản đi:

Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mụcđích lâu dài, các văn bản đi của tất cả các cơ quan được lưu lại 2 bản: 1 bảnlưu ở văn thư, 1 bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc củanhân viên soạn thảo Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách khoa học,dễ tra tìm.

Hàng ngày UBND phường Xuân La phải nhận các loại công văn đếncủa TW, cơ quan tỉnh, văn bản giao dịch của các xã, phường và các đơn thưcủa công dân trong địa bàn thành phố Vì vậy công tác quản lý công văn điđến được tổ chức rất cụ thể, đúng quy định của nhà nước đề ra.

Qua quá trình khảo sát thực tế, tôi thấy công tác quản lý công văn đến ởUBND phường Xuân La được tiến hành theo trình tự sau:

*Tiếp nhận, bóc bì văn bản:

Qua khảo sát tôi thấy việc tiếp nhận, bóc bì văn bản ở UBND phườngXuân La được tiến hành rất tốt.

Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra,phân loại các văn bản đến này.

Khi nhận được văn bản, nhân viên văn thư kiểm tra một cách cẩn thậnxem phong bì bị bóc trước không, kiểm tra xem có đúng văn bản gửi choUBND phường không, số lượng văn bản có đầy đủ không, có bị rách thủngkhông Với những trường hợp có sai sót thì nhân viên văn thư báo ngay cholãnh đạo xử lý kịp thời, sau khi kiểm tra xong thì nhân viên văn thư tiến hànhphân ra 2 loại là: loại văn bản cần đăng ký vào sổ và loại thư từ riêng.

Việc bóc bì tiến hành cẩn thận, nhân viên văn thư đã dùng kéo để bócbì và đảm bảo không mất dấu bưu điện, không làm mất sổ, kí hiệu đã ghingoài bì văn bản.

Nhân viên văn thư luôn bóc bì những văn bản có dấu khẩn hay hỏa tốctrước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời.

Tại UBND phường Xuân La đang quản lý văn bản bằng số hàng nămdo số lượng văn bản đến không nhiều UBND phường lập các sổ đăng ký vănbản theo 2 loại là: “sổ đăng ký văn bản mật đến” và “ sổ đăng ký cho tất cảcác loại văn bản đến” của UBND phường.

*Tổ chức giải quyết và kiểm tra giải quyết văn bản:

Các văn bản đến UBND phường Xuân La đều được tổ chức giải quyếtnhanh chóng, khi đã chuyển đến bộ phận có thẩn quyền việc chuyển công văncũng đảm bảo đúng quy định, đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân.

Việc kiểm tra theo dõi công tác giải quyết công văn thuộc thẩm quyềncủa Chủ tịnh cùng với nhân viên văn thư Nhân viên văn thư luôn quan tâmviệc giải quyết văn bản đến của các bộ phận, có những biện pháp kịp thời khivăn bản chưa được giải quyết, đặc biệt là những văn bản có dấu mật, khẩn.Tuy nhiên văn phòng UBND phường chưa có sổ theo dõi giải quyết văn bản