hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty tnhh tm mtv đồng tâm chi nhánh tp hồ chí minh

DANH MỤC CÁC BẢNG/ SƠ ĐỒ/ HÌNH Hình 1.1: Quy trình đánh giá của doanh nghiệp Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty Sơ đ

Trang 1

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

******

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY

TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thành Tài Sinh viên thực hiện:

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh

66Monday, June 10, 20242:43:14 PM2:43:14 PM66Monday, June 10, 20242:43:14 PM2:43:14 PM66Monday, June 10, 20242:43:14 PM2:43:14 PM

66Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhMonday, June 10, 2024

Trang 2

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV TM ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TP.HCM, em đã được tiếp xúc với môi trường và công việc thực tế của nghề kế toán để có thể tiếp thu được nhiều kiến thức hơn, cũng như củng cố những kiến thức em học tập tại trường

Để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn đến Công ty TNHH MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TP.HCM và đặc biệt là các anh chị Phòng kế toán đã giúp đỡ chúng em và tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Thành Tài và tập thể các thầy cô trong Khoa Kế Toán – Kiểm Toán trường Đại học Công Nghiệp TP.HCM đã tận tình hướng dẫn em để hoàn thành tốt Báo cáo thực tập

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế và đây là lần đầu tiên em được tiếp xúc và tìm hiểu công việc thực tế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện báo cáo này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ cô cũng như quý công ty

Cuối cùng, em xin kính chúc tất cả quý thầy cô trong khoa và tất cả mọi người trong công ty sức khỏe và thành công trong công đường sự nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn

Sinh viên thực hiện Hồ Như Quỳnh

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 3

Giảng viên hướng dẫn

Trang 4

DANH MỤC CÁC BẢNG/ SƠ ĐỒ/ HÌNH

Hình 1.1: Quy trình đánh giá của doanh nghiệp Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Lưu đồ 2.4: Quy trình kế toán doanh thu bán hàng Lưu đồ 2.5: Quy trình kế toán phải thu khách hàng Lưu đồ 2.6: Quy trình kế toán hàng bán bị trả lại Lưu đồ 2.7: Quy trình kế toán phải thu khách hàng Lưu đồ 2.8: Quy trình kế toán thu tiền nợ qua ngân hàng

Trang 5

123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 6

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÍ LUẬN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH

TPHCM 1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Có nhiều quan điểm, định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ Tuy nhiêm, quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ của COSO là đày đủ và được sử dụng rộng rãi nhất

Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO (Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission tạm dịch là Ủy ban các tổ chức tài trợ) có thể xem là đầy đủ và chính xác nhất: KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy và hợp lí

- Các quy định của nhà nước được tuân thủ

- Doanh nghiệp hoạt động ngày càng hiệu quả và phát triển

Tóm lại, HTKSNB là quá trình mà doanh nghiệp thực hiện các thủ tục, phương pháp do hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc đề ra để có thể quản lí doanh nghiệp 1 cách tốt nhất để ngăn ngừa và phát hiện gian lận, nhầm lẫn nhằm giúp doanh nghiệp phát triển một cách vững mạnh nhất

1.1.2 Tại sao cần phải có HTKSNB trong doanh nghiệp?

Để có thể trả lời được câu hỏi tại sao lại cần có HTKSNB thì chúng ta sẽ đi phân tích sức ảnh hưởng của nó đối với doanh nghiệp và những ít lợi do nó mang lại

- HTKSNB sẽ đưa mọi người vào 1 khuôn khổ nhất định của công ty

123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 7

- Bảo vệ tài sản tránh trộm cắp, mất mát, gian lận

- Giảm bớt được rủi ro từ sự sai sót không cố ý của nhân viên

- Đảm bảo quyền lợi cho các cá nhân đang làm việc cho doanh nghiệp

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và các cổ đông đang góp vốn vào doanh nghiệp - Giúp doanh nghiệp hoạt động một cách có hiệu quả và tiến bộ,đồng thời tiết kiệm nguồn tài nguyên 1 cách đáng kể cho doanh nghiệp

Một công ty càng phát triển lớn thì càng cần đến HTKSNB vì bản thân nhà quản trị sẽ gặp phải những khó khăn khi phải đương đầu với những rủi ro tiềm ẩn trong công việc và họ không thể phát hiện kịp thời và khắc phục được Và nếu HTKSNB của công ty phát triển mạnh sẽ tạo niềm tin với các đối tượng bên ngoài nhiều hơn, từ đó thu hút cổ đông đầu tư nhiều và khách hàng cũng sẽ tin tưởng xử dụng các sản phẩm và dịch vụ do công ty cung cấp

1.2 Các thành phần của 1 HTKSNB

Tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động mà đơn vị sẽ thiết kế một hệ HTKSNB riêng cho đơn vị của mình HTKSNB của các công ty khác nhau sẽ hoàn toàn khác nhau nhưng nó luôn được cấu thành từ 5 yếu tố sau: môi trường kiểm soát,quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin lien quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, các hoạt động kiểm soát, giám sát các kiểm soát

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Là những quan điểm và hoạt động của những người quản lí cao nhất chi phối đến ý thức của mọi người trong đơn vị, làm nền tảng cho tất cả các bộ phận khác

Những yếu tố của môi trường kiểm soát: - Đặc thù về quản lí

- Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân sự

Trang 8

- Các yếu tố bên ngoài

Ví dụ như việc doanh nghiệp muốn áp dụng quy định kế toán mới hay doanh nghiệp có ý định chuyển hướng đầu tư vào một ngành nghề khác, Đối với các việc này thì những người quản lí sẽ lên kế hoạch trước và phổ biến kế hoạch lại để tất cả mọi người trong công ty đều thực hiện theo đúng kế hoạch được đề ra Mọi người sau khi được phổ biến kế hoạch sẽ cùng nhau thực hiện hết sức mình để đem lại kết quả cao nhất cho công việc

1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó tiến hành kiểm soát nó Nhưng do đặc điểm của mỗi doanh nghiệp khác nhau cũng như môi trường luôn thay đổi nên việc đánh giá này phải luôn linh hoạt và phù hợp với mục đích kiểm soát

Hình 1.1: Quy trình đánh giá của doanh nghiệp

Quy trình đánh giá của doanh nghiệp được thực hiện theo trình tự sau :

- Bước 1: xác định mục tiêu - Bước 2: nhận diện rủi ro

- Bước 3: đánh giá mức độ rủi ro = mức thiệt hại* xác suất rủi ro - Bước 4: các hoạt động kiểm soát

- Bước 5: ước tính lợi ích – chi phí kiểm soát đề nghị - Bước 6: quyết định áp dụng, không áp dụng kiểm soát

Đánh giá ảnh hưởng và khả

năng xuất hiện Xác định

các nhân tố dẫn đến rủi

ro

Đưa ra các biện pháp đối

phó với rủi ro

Trang 9

1.2.3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày các báo cáo tài chính

Hệ thống thông tin kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập Báo cáo tài chính

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu sau đây:

- Tính có thực : các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép trong sổ sách phải thực sự có xảy ra

- Sự phê chuẩn: mọi nghiệp vụ, hoạt động đều được phê chuẩn đúng đắn bởi những nhà quản trị cấp cao của cả doanh nghiệp

- Tính đầy đủ : phải ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trên sổ sách

- Sự đánh giá : không để xảy ra sai phạm trong tính toán cũng như áp dụng chính sách kế toán

- Sự phân loại : đảm bảo số liệu được phân loại phù hợp với cơ cấu tài khoản

- Đúng hạn : nghiệp vụ phải được ghi nhận ngay sau khi xảy ra, không được để lâu phòng trường hợp quên sót

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác : các nghiệp vụ được ghi nhận đúng đắn vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp

Bảng 1.1:Các mục tiêu cụ thể của kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng thu tiền

Mục tiêu tổng quát của kiểm soát nội bộ

Mục tiêu kiểm soát cụ thể

Tính có thực Thực sự việc bán hàng đã xảy ra và doanh thu bán hàng đã được ghi nhận vào sổ sách của doanh nghiệp

Sự phê chuẩn Việc bán hàng đac được sự thông qua của giám đốc, kế toán trưởng,…hoặc những người khác trong công ty có thẩm Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 10

quyền

Tính đầy đủ Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh phải được ghi nhận vào trong sổ sách như: sổ chi tiết bán hàng, nhật kí chung, và có đầy đủ các chứng từ có liên quan : hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,…

Sự đánh giá Số tiền thu về từ việc bán hàng đúng như trên hóa đơn và sổ kế toán đã ghi nhận

Sự phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn ví dụ như phân loại theo mặt hàng hoặc phân loại theo tính chất phát sinh nghiệp vụ là bán hàng hay hàng bán bị trả lại,…

Đúng hạn Doanh thu bán hàng được ghi nhận vào thời điểm bán hàng

Chuyển sổ và tổng hợp chính xác

Các nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận vào các sổ chính xác để xác định đúng doanh thu

1.2.4 Các hoạt động kiểm soát

Là các chính sách, thủ tục để đảm bảo cho chỉ thị của nhà quản lí được thực hiện một cách đầy đủ và đạt được hiệu quả cao nhất

1.2.4.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Theo nguyên tắc này, cần phải phân chia trách nhiệm đúng với từng đối tượng , từng bộ phận, người nào làm việc nấy, chịu trách nhiệm cho công việc mình thực hiện Mục đích của công việc này là để mọi thành viên đều có thể chuyên tâm hơn về phần việc của mình , trách những sai sót không đáng có và cũng từ đó có thể bảo vệ được tài sản, ngăn việc bị trộm cắp, mất mát

Nguyên tắt bất kiêm nhiệm : một cá nhân không được thực hiện tất cả các giai đoạn trong một chu trình nghiệp vụ kinh tế Ví dụ như kế toán không được vừa bán Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh

662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 11

hàng vừa kiêm luôn cả việc thu tiền hoặc kế toán không được vừa kiêm cả việc liệt kê các chi phí vừa thực hiện luôn chi tiền cho khoản chi phí ấy

1.2.4.2 Kiểm tra quá trình sử lí thông tin

Kiểm soát chương trình ứng dụng : được áp dụng đối vơi từng hoạt động cụ thể Ví dụ như quá trình ghi chép sổ sách và số liệu, đánh số thứ tự theo dõi thủ công

Kiểm soát chung về công nghệ thông tin với toàn bộ hệ thống: là những chính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và hỗ trợ khả năng hoạt động hiệu quả bằng cách ứng dụng của hệ thống thông tin Việc này nhằm giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro do bị các cá nhân không có thẩm quyền thâm nhập vào hệ thống máy để đánh cắp dữ liệu hoặc làm hỏng dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp Vấn đề đánh dữ liệu bị đánh cắp sẽ khiến doanh nghiệp lộ những thông tin quan trọng của mình ra bên ngoài khiến đối thủ cạnh tranh nắm bắt thời cơ và gây bất lợi cho doanh nghiệp Ví dụ : kiểm soát về người truy cập vào hệ thống, kiểm soát về phần mềm hay hạn chế quyền truy cập của những cá nhân không cần thiết,…

1.2.4.3 Kiểm soát các chứng từ, sổ sách

Biểu mẫu đầy đủ, thiết kế phù hợp

Chứng từ được đánh số liên tục, có đóng giáp lai và đóng mọc Tham chiếu, dấu vết kiểm toán

Trang 12

Hạn chế việc tiếp cận tài sản của các cá nhân không có quyền hận, trách nhiệm đối với tài sản đó

Thiết lập các quy định cần thiết đối với việc bảo vệ tài sản

1.2.4.5 Kiểm tra độc lập

Nếu hệ thống kiểm tra nội bộ bị giảm sút dẫn đến tình trạng hoạt động thiếu hiệu quả thì nên có thêm kiểm tra độc lập để chắc ăn rằng những sai sót được phát hiện kịp thời Kiểm tra độc lập sẽ giúp nâng cao hiệu quả trong việc giám sát nhiều hơn Những nhân viên kiểm tra độc lập sẽ có tính khách quan cao hơn trong công việc nên có thể phát hiện được nhiều nhất các rủi ro và sai sót xảy ra đối với doanh nghiệp.Tránh tình trạng để lâu dài sẽ có những mất mát ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng công việc

1.2.4.6 Phân tích rà soát

Nhằm phát hiện các biến động bất thường, phân tích nguyên nhân và tìm ra hướng giải quyết Để thực hiện công việc này cần đối chiếu lại sổ sách, chứng từ của các kì trước đó so với kì này để phát hiện những biến động, những sai khác mà kịp thời điều chỉnh

1.2.4.7 Thông tin và truyền thông

Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị, đồng thời cũng có thể truyền ra bên ngoài tiếp cận với nhà đầu tư và khách hàng dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình Thông tin phải được trao đổi từ cấp trên xuống cấp dưới rồi mới truyền ra bên ngoài

Hệ thống thông tin được trao đổi một cách chính xác thì hoạt động mới hiệu quả Các nhân viên đều phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình thì sự truyền đạt mới có thể đạt được tốt nhất Một hệ thống thông tin được cho là tốt thường có các đặc điểm sau: thông tin có tính chính xác cao, thông tin đem lại hỗ trợ nhiều cho doanh nghiệp trong phát triển các chiến lược, phối hợp giữa các thông tin nhịp nhàng,… Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh

662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 13

- Bên trong: thông tin luôn cần được phổ biến với tất cả nhân viên trong công ty, đặc biệt là với các nhà quản trị cấp cao nhằm trợ giúp cho việc đưa ra quyết định Sự truyền thông giữ nhà quản lí cấp cao đối với toàn bộ nhân viên cũng là rất cần thiết để có thể đưa ra các chỉ dẫn và yêu cầu thực hiện công việc đúng như tiến độ được mong muốn Cũng từ đó mà các nhân viên ra sức hỗ trợ cho nhau trong việc hoàn thành các công việc được giao

- Bên ngoài: thông tin từ các đối tượng bên ngoài như :khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan nhà nước, cần phải được truyền thông kịp thời để có thể tiếp nhận và xử lí Đồng thời, các đối tượng bên ngoài nào cần được hợp tác làm việc với doanh nghiệp thì cũng nên biết một số quy định cần thiết để có thể dễ dàng đầu tư vào doanh nghiệp cũng như tin tưởng các các sản phẩm, dịch vụ, do doanh nghiệp tạo ra

1.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm điều chỉnh cho phù hợp Người làm công tác giám sát này cần phải độc lập và chịu trách nhiệm với những dữ liệu mà họ đưa ra Điều này giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ có thể vững mạnh hơn tránh được sự gian lận thông đồng

Đối với nhiều công ty đặc biết là công ty lớn thì việc thiết kế HTKSNB là một việc rất cần thiết và nhất là phải tách biệt HTKSNB với tất cả các bộ phận khác để đảm bảo tính độc lập cao thì hiệu quả công việc mới tốt hơn

Có 2 cách giám sát :

- Giám sát thường xuyên: tiếp nhận thông tin góp ý, giám sát quá trình xử lí nghiệp vụ, xem xét các tài liệu liên quan

- Giám sát định kì: kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập,…

1.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền

Doanh thu bán hàng là tổng giá trị các lợi ích kinh tế của doanh nghiệp (chưa có thuế) thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 14

Để đánh giá được một doanh nghiệp có hoạt động tốt hay không người ta sẽ xem xét rất nhiều yếu tố, nhưng quan trọng nhất vẫn là phần lợi nhuận có được khi doanh nghiệp mua bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ cho người tiêu dùng.Bán hàng thu tiền là một thành phần không thể thiếu đối với một doanh nghiệp Nó mang lại doanh thu cùng lợi nhuận Tuy nhiên, quá trình này cũng phát sinh không ít rủi ro và sự gian lận nếu không được kiểm soát tốt Nếu có rủi ro thì doanh nghiệp sẽ không đảm bảo được việc cung cấp đúng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, đồng thời cũng sẽ không thể kiểm soát được công nợ dẫn đến tình trạng khách hàng chiếm dụng quá nhiều hay nợ xấu không thể đòi được Điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến BCTC của doanh nghiệp

1.3.1 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong quy trình bán hàng – thu tiền của doanh nghiệp

Phần lớn các doanh nghiệp sẽ có chu trình bán hàng – thu tiền như sau: - Nhận và xử lí đơn đặt hàng

- Kiểm tra đơn đặt hàng của khách hàng

- Ghi chú lại đầy đủ thông tin của khách hàng nếu khách đặt hàng qua điện thoại ,email,…

- Kiểm tra thông tin thực của người mua hàng: con dấu, chữ kí

- Kiểm tra tín dụng của khách hàng

Trang 15

- Kiểm tra lƣợng hàng tồn kho xem có đủ đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng hay không

- Thông báo cho khách hàng khi việc đặt hàng đã thành công

Giao hàng - Đóng gói sản phẩm và xuất kho chính xác mặt hàng khách hàng Trong quá trình đóng gói phải cẩn thận tránh sự bể vỡ đối với các mặt hàng có giá trị lớn

- Chọn những nơi giao hàng uy tín để gửi hàng đi giao - Cần phải kèm thêm phiếu giao hàng, bảng sao của hóa đơn bán hàng để dễ dàng kiểm soát lƣợng hàng đƣợc giao đi

Lập hóa đơn và theo dõi công nợ

-Hóa đơn đƣợc lập phải theo số thứ tự, có sự kí nhận của các bên liên quan

- Phải cập nhật ngay thông tin bán hàng khi nghiệp vụ bán hàng xảy ra

-Theo dõi công nợ của khách hàng đồng thời nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ quá hạn

- Lập dự phòng về nợ xấu khi cần thiết - Nên có định mức công nợ cho khách hàng

- Báo cáo hằng tháng phải đƣợc lập và theo dõi theo từng đối tƣợng khách hàng

- Thông tin của khách hàng phải chính xác

- Kiểm tra thông tin đơn đặt hàng có giống hóa đơn bán hàng hay không

Trang 16

- Ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ phát sinh trong sổ sách

Nhận tiền thanh toán -Thu tiền của khách hàng theo đúng quy trình, có sự kí nhận đầy đủ của giám đốc, kế toán trưởng , khách hàng, - Thu đúng số tiền đã ghi trên hóa đơn

1.3.2 Các rủi ro gặp phải trong quy trình bán hàng thu tiền

Rủi ro luôn tiềm ẩn trong mỗi hoạt động trong quy trình bán hàng – thu tiền của doanh nghiệp

1.3.2.1 Giai đoạn nhận và xử lí đơn đặt hàng

Bảng 1.3: Các rủi ro gặp phải trong giai đoạn nhận và xử lí đơn đặt hàng

Thông tin khách hàng không đầy đủ hoặc không chính xác

- Việc lên đơn đặt hàng bị gián đoạn Phải liên hệ lại với khách hàng để xin thông tin chính xác

- Khách hàng có thể sẽ không hài lòng, từ đó làm ảnh hưởng tới doanh số bán hàng trong tương lai

Chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh khoản hoặc khả năng thanh khoản kém

- Khả năng thanh khoản của khách hàng kém dẫn đến nợ xấu

Chi phí vận chuyển quá cao

- Nếu bạn phân phối quá nhiều hàng hóa, bạn phải chịu chi phí vận chuyển cao ảnh hưởng đến lợi nhuận

Trang 17

Nhận đặt hàng những hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp

- Khách hàng có thể sẽ không hài lòng, từ đó làm ảnh hưởng tới doanh số bán hàng trong tương lai

- Ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp

Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng

- Mất hàng hóa, ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp

1.3.2.2 Giai đoạn giao hàng

Bảng 1.4: Các rủi ro gặp phải trong giai đoạn giao hàng

Sai sót, hàng hóa hư hỏng hay mất mát trong quá trình vận chuyền

- Ảnh hưởng đến uy tính và doanh thu nếu vận chuyển sai loại hàng yêu cầu hoặc chậm trễ do địa chỉ sai

1.3.2.3 Giai đoạn lập hóa đơn và theo dõi công nợ

Bảng 1.5: Các rủi ro gặp phải trong giai đoạn lập hóa đơn và theo dõi công nợ

Không lập hóa đơn - Mất mát tài sản và doanh thu

- Thiếu tính chính xác về thông tin doanh thu, HTK và Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh

662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 18

công nợ khách hàng

Lập sai hóa đơn - Mát mát tài sản nếu lập thiếu

- Khách hàng không hài lòng nếu lập thừa - Thu hồi công nợ bị sai

Sai sót trong việc theo dõi tài khoản công nợ của khách hàng

- Dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và mất doanh thu trong tương lai

- Mất tiền

1.3.2.4 Giai đoạn nhận tiền thanh toán

Bảng 1.6: Các rủi ro gặp phải trong giai đoạn nhận tiền thanh toán

Thất thoát tiền - Mất mát về tiền bạc

1.3.2 Điều kiện ghi nhận doanh thu

Doanh thu được ghi nhận khi thỏa mãn 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu hồi được hoặc sẽ thu hồi được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.4.1 Hạn chế chung của bất kì hệ thống kiểm soát nội bộ nào

Trang 19

Bất kì 1 HTKSNB nào dù tốt đến đâu đi nữa cũng không thể ngăn ngừa hết các rủi ro có thể xảy ra được vì nhiều nguyên nhân sao đây:

- Trình độ nhân lực của các thành viên trong công ty không tương xứng với nhau và khả năng làm việc của mọi người cũng khả khá nhau

- Nguồn ngân sách là có giới hạn nên chỉ có thể thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ một cách phù hợp nhất với công ty và với nguồn ngân sách

- Cách chính sách và quy định của nhà nước sẽ luôn cập nhật thay đổi một cách tiến bộ hơn nên đòi hỏi con người ta cũng phải liên tục thay đổi cho phù hợp

- Việt Nam đang hội nhập với các nước trên thế giới nên sự thay đổi sẽ diễn ra liên tục làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ liên phải thay đổi để có thể bắt kịp được

- Ngoài ra, sự thông đồng của các nhân viên cũng sẽ thể sẽ xảy ra làm hệ thống kiểm soát nội bộ bị trì tệ không hoạt động hiệu quả

- Quan hệ giữ lợi ích và chi phí, có nghĩa là không phải tất cả các rủi ro đều có thể được ngăn chặn sau khi thiết lập các biện pháp kiểm soát

- Không thể nào tính toán được tất cả các rủi ro của doanh nghiệp

1.4.2 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học

Trong các chương trình máy tính, cách xử lí luôn được thiết lập trước theo đúng định dạng ban đầu của người viết ra nên khi định dạng bị lỗi thì nghiệp vụ sẽ bị lỗi đồng loạt

Máy tính sử dụng cho công việc phải luôn được kết nối internet nên nếu máy tính bị virus xâm nhập thì có thể bị mất dữ liệu khó kiểm tra hay tìm lại được

Đôi khi thiếu sự phân nhiệm khi làm việc trên máy tính, có nghĩa là một người có thể truy cập nhiều phần hành, từ đó chỉnh sửa nội dung của nghiệp vụ hay làm sai loạt 1 loạt các nghiệp vụ do có sự gian lận xảy ra

Thiếu dấu vết kiểm toán vì trên máy tính các dấu vết kiểm toán sẽ lưu lại chỉ có máy tính mới có thể mã hóa được nên rất khó khan cho việc phát hiện gian lận

Trang 20

Sai sót và mất mát vẫn có thể xảy ra khi chương trình bị truy cập trái phép hoặc bị đánh cấp dữ liệu

Kết luận chương 1

Với những quan điểm và lập luận bên trên cho thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ rất cần thiết cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp nói chung và chu trình bán hàng thu tiền nói riêng Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng tốt sẽ ngăn chặn rất nhiều rủi ro xảy đến cho doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị có thể quản lí tốt hơn nguồn tài nguyên của doanh nghiệp, hoạt động hiệu quả và có báo cáo tài chính trung thực tin cậy thu hút đầu tư cao Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ xây dựng 1 hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau sao cho phù hợp với từng loại hình của doanh nghiệp để có thể đạt được những kết quả cao nhất nhằm tang lợi nhuận giảm chi phí

Trang 21

Tuy nhiên, một hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng có những hạn chế nhất định và chúng ta không thể nào khắc phục hết được Vì vậy, bản than mỗi doanh nghiệp cần phải luôn cải tiến hệ thống nội bộ theo thời gian sao cho phù hợp nhất

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI

NHÁNH TPHCM 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG

2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty

Tên công ty: Công ty TNHH MTV TM ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TẠI TP.HCM

Trang 22

Địa chỉ hoạt động theo ủy quyền của công ty: 504 Lý Thường Kiệt, Phường 7, Quận Tân Bình, TPHCM

Văn phòng đại diện: 258 Nguyễn Văn Luông, Phường 11, Quận 6, TP Hồ Chí Minh Trụ sở chính: Số 07, Khu phố 6 - Thị trấn Bến Lức - Huyện Bến Lức - Long An Mã số thuế: 1100869003-010

Số điện thoại: 028 3869 1709 – 028 3869 1704 Fax: 028 3869 1708 - 028 3869 1703

662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 23

Nhờ vào sự khả năng lãnh đạo cũng như là sự cố gắng của toàn thể nhân viên công ty thì đến năm 2008, Công ty Cổ phần Đồng Tâm thành lập mới các công ty thành viên như sau:

- Công ty TNHH MTV Sơn Đồng Tâm (chia tách từ mảng sản xuất sơn, bột trét của của Công ty CP Đồng Tâm)

- Công ty TNHH MTV SX VLXD Đồng Tâm (chia tách từ mảng sản xuất gạch men của Công ty CP Đồng Tâm)

- Công ty TNHH MTV Thương mại Đồng Tâm (chia tách từ mảng hoạt động thương mại và phân phối sản phẩm)

Và cho đến nay, Công ty TNHH MTV Thương mại Đồng Tâm đã thành lập được rất nhiều chi nhánh phân phối sản phẩm trên toàn quốc như chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh Hà Nội, chi nhánh Hải Phòng, chi nhánh Bình Định

2.1.2.4 Triết lý kinh doanh

Luôn lắng nghe, học hỏi sáng tạo, cải tiến để mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng

Minh bạch, liêm chính, uy tín trong quản lý và kinh doanh

Môi trường làm việc chuyên nghiệp tạo sự gắn bó lâu dài cho cán bộ nhân viên Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 24

Quan tâm có trách nhiệm với cộng đồng

2.1.2.5 Slogan “Vì cuộc sống tươi đẹp”

Ý nghĩa: Là tổ chức phát triển bền vững, mang lại hiệu quả tối đa cho nhà đầu tư Mang đến những tiện ích hiện đại, sang trọng, điều kiện sống tốt nhất cho con người Luôn có trách nhiệm và chung tay với cộng đồng, xã hội, đất nước Đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện làm việc tốt nhất để phát triển tài năng, một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần

2.1.2.6 Ý nghĩa của logo công ty

Logo Đồng Tâm với 3 màu chủ đạo: đỏ, trắng và đỏ đen (nâu) với chữ màu đỏ, in nghiêng về phía trước thể hiện sự mạnh mẽ, hướng tới tương lai, những ngày mai tươi sáng và dấu hiệu ® ở góc bên phải

Logo Đồng Tâm là hình ảnh những công trình thể hiện hoài bão, đam mê và khát vọng của Đồng Tâm không ngừng vươn lên, vừa mang ý nghĩa những bàn tay hợp lực, luôn kề vai sát cánh “Vì cuộc sống tươi đẹp”

Màu đỏ: thể hiện sự ấm áp, đầy sức sống, cá tính năng động, thân thiện, cởi mở, tinh thần hợp tác và sự phát triển mạnh mẽ, tự tin chiến thắng và thành công Màu trắng: tượng trưng cho sự tinh khiết, minh bạch, thể hiện sự uy tín trong kinh doanh Màu đỏ đen (nâu): là màu của đất, tượng trưng cho nền tảng vững chắc và tốc độ phát triển mạnh mẽ

2.1.2.7 Định hướng phát triển

Đồng Tâm lấy lĩnh vực sản xuất và kinh doanh truyền thống là vật liệu xây dựng – trang trí nội thất làm nền tảng phát triển cho toàn hệ thống, tạo thế đứng vững chắc để Công ty phát triển sang các lĩnh vực khác Với kinh nghiệm và uy tín trên thương trường, công ty sẽ tập trung mọi nguồn lực để duy trì và chiếm lĩnh thị phần trong nước, phát triển trở thành thương hiệu hàng đầu của ngành sản xuất vật liệu xây dựng – trang trí nội thất

Đồng Tâm sẽ đẩy mạnh đầu tư vào các lĩnh vực như phát triển khu công nghiệp, khu dân cư, xây dựng nhà để kinh doanh Ngoài ra, Công ty cũng sẽ tiến hành Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh

662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 25

liên doanh, liên kết với các đối tác khác để khai thác những lợi thế và ưu điểm của các bên trên tinh thần hợp tác và cùng nhau phát triển

2.1.3 Nhiệm vụ của công ty

Công ty TNHH MTV Thương mại Đồng Tâm – Chi nhánh TPHCM luôn kinh doanh đúng mặt hàng đã đăng ký kinh doanh cũng như tuân theo quy định của các cơ quan tài chính, cục thuế, chính quyền địa phương Bên cạnh đó, công ty có nghĩa vụ đối với nhà nước thông qua việc nộp thuế cho nhà nước theo quy định

2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY 2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

- Tổng giám đốc: Là người đứng đầu công ty có quyền điều hành và quyết định những

hoạt động của công ty tuân thủ theo quy định của pháp luật Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn công ty cũng như về kết quả hoạt động kinh doanh mà công ty đạt được

- Phòng điều phối bán hàng: Có trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý về việc bán hàng

và cung cấp hàng hóa cho các chi nhánh cũng như các khách hàng quen thuộc của TỔNG GIÁM

ĐỐC

PHÒNG ĐIỀU PHỐI BÁN HÀNG

DỰ ÁN

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG KẾ TOÁN

Nguồn: Phòng Kế toán Cty TNHH MTV TM Đồng tâm – Chi nhánh TPHCM

Trang 26

công ty Phối hợp các bộ phận có liên quan trong việc bán hàng của công ty và ghi nhận các phản hồi, kết quả tực hiện công việc đã được giao Báo cáo kết quả về việc cung cấp hàng hóa

- Showroom: Trưng bày và giới thiệu đến khách hàng những sản phẩm do công ty

đang cung cấp Đồng thời thiết kế một không gian tốt nhất để nâng cao tính hấp dẫn của sản phẩm để có thể giới thiệu đến người tiêu dùng Tiếp nhận những khách hàng mới và tìm hiểu những nhu cầu mong muốn cảu họ về sản phẩm

- Phòng dự án: Lên kế hoạch, tổ chức và quản lý quá trình bán hàng cho các khách

hàng mới Tìm hiểu và mở rộng thêm thị trường nhằm giúp công ty có thể thu được nhiều lợi nhuận và phát triển hơn

- Phòng kinh doanh: Trực tiếp tổ chức xây dựng, phát triển thương hiệu sản phẩm và

uy tín của công ty Thường xuyên lui tới những điểm bán hàng của công ty để theo dõi về lượng hàng được cung cấp và bán ra Thu thập ý kiến của khách hàng về những mong muốn và nguyện vọng khi họ hợp tác với công ty Thương lượng với khách hàng chính sách chiết khấu và các chính sách bán hàng khác

- Phòng kế toán: Là một bộ phận rất quan trọng của công ty, phản ánh quá trình hoạt

động của công ty, cung cấp số liệu liên quan đến tình hình tài chính, bán hàng, nguồn vốn, cho các đối tượng cần Có nhiệm vụ theo dõi tình hình luân chuyển tiền, nguồn vốn, của các nghiệp vụ phát sinh Từ đó ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, lập các báo cáo tài chính, các báo cáo cần thiết, cho công ty theo quy định của nhà nước

2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.3.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại công ty

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Trang 27

2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

- Kế toán trưởng: Là người chỉ đạo công tác kế toán cho toàn công ty Do tính chất

của công ty là công ty thương mại nên kế toán trưởng còn là người quyết định về lượng cung cấp hàng hóa cho các khách hàng theo từng hạn mức khác nhau mà kế toán công nợ đã lập Hướng dẫn cho các kế toán viên khác về công tác kế toán cũng như theo dõi và cập nhật những chính sách kế toán mới phù hợp với công ty Kiểm duyệt các chứng từ và báo cáo của công ty theo đúng kì hạn và niên độ kế toán Quan hệ với các ngành chức năng: Thuế, Kế hoạch & Đầu tư, Chi cục Quản lý tài chính doanh nghiệp

- Kế toán công nợ: Lập các báo cáo tổng hợp và chi tiết về công nợ của khách hàng

Dựa vào tiến độ hợp đồng, theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ của khách hàng Đề xuất Kế toán trưởng các trường hợp thanh toán khi có vướng mắc, biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu Quản lí về các khoản chiết khấu của khách hàng Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ Đề xuất với Kế toán trưởng mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng Nhận sự chỉ đạo, phân công, điều hành trực tiếp của Kế toán trưởng

- Kế toán bán hàng: kiểm tra và nhập liệu các đơn bán hàng của công ty và chi nhánh

gửi về Kế toán bán hàng lưu trữ phân loại các hóa đơn bán hàng để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần Ngoài ra, kế toán bán hàng phải phối hợp với kế toán công nợ để tính toán phần chiết khấu cho khách hàng và theo dõi nếu có trả hàng

- Kế toán chi phí:

Theo dõi các khoản thu chi bằng tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty Theo dõi các khoản phải thu phải trả nội bộ và định kì cấn trừ các khoản nợ thanh toán cho công ty mẹ

KẾ TOÁN CÔNG

NỢ

KẾ TOÁN

BÁN HÀNG

THỦ QUỸ KẾ

TOÁN CHI PHÍ

Nguồn: Sinh viên tổng hợp

Trang 28

Thu nhập các chứng từ có liên quan đến thuế để làm căn cứ cho việc kê khai thuế Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra Lập hồ sơ hoàn thuế khi có phát sinh Theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình thay đổi chính sách về thuế Cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế, soạn thông báo các nghiệp vụ qui định của Luật thuế có liên quan đến hoạt động công ty để biết thực hiện Kê khai những báo cáo theo theo tháng, quý, năm theo yêu cầu của công ty

Thu thập các chứng từ có liên quan đến chi phí của công ty Theo dõi và thanh toán các khoản chi phí phát sinh của công ty Thực hiện tổ chức chứng từ, hạch toán ban đầu, hệ thống tài khoản, sổ kế toán phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu thu nhận, xử lý hệ thống hóa các thông tin về chi phí của công ty

Thực hiện tổ chức chứng từ, hạch toán ban đầu, hệ thống tài khoản, sổ kế toán phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu thu nhận, xử lý hệ thống hóa các thông tin về chi phí của công ty

- Thủ quỹ: Thu, chi tiền của công ty

2.4 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY 2.4.1 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty

Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm Oracle Database và phần mềm HTKK để hỗ trợ thêm cho công tác kế toán và quản lí của công ty

Ƣu điểm của phần mềm kế toán Oracle:

- Làm việc trên nền web nên kế toán có thể làm việc và làm báo cáo khi đi công tác - Có nhiều dạng báo cáo và báo cáo rất chi tiết, giúp cho nhà quản lý nắm bắt thông tin, số liệu một cách rõ ràng, cụ thể và chi tiết

- Đầy đủ các phân hệ; tính bảo mật, an toàn cao; Tích hợp hoàn toàn–Dữ liệu tập trung

Phần mềm

Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán áp dụng tại công ty

Trang 29

Nguồn: phòng kế toán : Ghi hằng ngày

: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Trình tự ghi sổ:

(1) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, rồi ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm

(2) Vào thời điểm cuối tháng (cuối quý, cuối năm), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng số) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ trên phần mềm kế toán Nếu có sai sót phải được chỉnh sửa kịp thời theo đúng phương pháp sửa chữa sai sót theo đúng quy định Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy

(3) Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và lưu trữ lại tại công ty

2.4.2 Chế độ kế toán áp dụng

Công ty áp dụng danh mục biểu mẫu chứng từ, báo cáo tài chính, và hệ thống tài khoản theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014

2.4.3 Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ

Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 mỗi năm

Sử dụng đơn vị tiền tệ là VNĐ (Việt Nam đồng), các giao dịch ngoại tệ phát sinh được quy đổi sang đồng Việt Nam căn cứ vào tỷ giá giao dịch của ngân hàng thương mại công bố vào thời điểm phát sinh giao dịch

2.4.4 Phương pháp hàng tồn kho

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc

Nguyên tắc tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền

Trang 30

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

2.4.5 Phương pháp nộp thuế GTGT

Phương pháp nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

2.4.6 Phương pháp tính khấu hao TSCĐ

Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình được ghi nhận theo giá gốc Trong quá trình sử dụng, TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại

Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng

2.5 Thực trạng về HTKSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại chi nhánh TPHCM – công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm

2.5.1 Môi trường kiểm soát của doanh nghiệp 2.5.1.1 Đặc thù về quản lí

Tổng giám đốc là người đứng đầu công ty có quyền điều hành và quyết định những hoạt động của công ty tuân thủ theo quy định của pháp luật Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn công ty cũng như về kết quả hoạt động kinh doanh mà công ty đạt được Giám đốc và ban lãnh đạo của công ty luôn quan tâm đến hoạt động của công ty và tạo điều kiện cho các cá nhân làm việc trong môi trường thoải mái nhất Giám đốc thường xuyên xem xét công việc của các bộ phận và thăm hỏi về tiến độ hoàn thành công việc

Ngoài ra, kế toán trưởng cũng là người đóng góp khá nhiều trong việc đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc Người kế toán trưởng ở công ty sẽ trực tiếp xem xét về việc tiến độ hoàn thành hợp đồng, các chính sách được áp dụng tại công ty hoặc xem xét những sai sót và đề ra biện pháp khác phục hỗ trợ luôn cho các chi nhánh

Người giám đốc và kế toán trưởng đã tác động tích cực đến nhân viên tạo cho họ môi trường làm việc năng động thoải mái để hoàn thành công việc đạt kết quả cao nhất

2.5.1.2 Cơ cấu tổ chức

Trang 31

Mô hình quản lí có nhiều ưu điểm, quản lí chặt chẽ, phân công rạch ròi và các bộ phận phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong việc hoàn thành công việc chung Các phòng ban đều có những công việc riêng nhưng việc quan trọng nhất vẫn là phối hợp về bán hàng để có thể tạo ra chất lượng sản phẩm tốt nhất và mang đến sự hài lòng cho khách hàng

Ngoài ra, mỗi phòng còn có một trưởng phòng chịu trách nhiệm đốc thúc các thành viên trong phòng thực hiện đúng công việc được giao và các trưởng phòng cũng sẽ nhận báo cáo từ cấp trên phổ biến lại cho các nhân viên hay báo cáo lại với cấp trên về tiến độ hoàn thành công việc

2.5.1.3 Chính sách nhân sự

Công ty luôn coi trọng nhân tố con người nên ban giám đốc và nhà quản trị cấp cao đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể hoàn thành công việc đồng thời có chính hỗ trợ đối với những nhân viên gặp khó khăn trong công việc hay cuộc sống.Để có một môi trường kiểm soát tốt đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, tinh thần làm việc đúng mức Nếu không thì cho dù đơn vị có thiết kế được một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và chặt chẽ cũng không thể phát huy được hiệu quả Ngược lại, một đội ngũ cán bộ công nhân viên tốt có thể sẽ hạn chế được những sai phạm vốn có của hệ thống KSNB

Việc tuyển dụng lao động và trả lương thực hiện theo chế độ hợp đồng lao động giữa Giám đốc (hoặc người được Giám đốc ủy quyền) và người lao động phù hợp với quy định của pháp luật Ngay đầu vào, công ty đã có những hình thức tuyển chọn nhân viên khá chặt chẽ bằng cách làm bài Test và phỏng vấn để kiểm tra kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ cũng như phẩm chất đạo đức của nhân viên mới để đảm bảo rằng các nhân viên này có chuyên môn tốt và cống hiến hết sức vì công việc

Công ty chấp hành tốt các chế độ bảo hiểm cho nhân viên theo quy định pháp luật cũng như có thời gian làm việc một cách hợp lí nhất Các nhân viên làm tốt công tác trong năm sẽ được có thêm lương thưởng nhằm động viên tạo thêm động lực để hoàn thành công việc Các nhân viên còn có quà tặng vào ngày sinh nhật, lễ, tết,… Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh

662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 32

Nhìn chung, chế độ đãi ngộ đối với nhân viên bên công ty khá tốt Do đó, nhân viên gắn bó rất lâu với công ty và tiến độ hoàn thành công việc nhanh, giúp quy trình làm việc nhịp nhàng, phối hợp ăn ý

2.5.1.4 Kiểm soát nội bộ

Chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm sẽ được kiểm tra bởi HTKSNB ở công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm Việc kiểm tra này sẽ được thực hiện vào mỗi quý để đảm bảo chi nhánh cũng có được báo cáo tài chính trung thực và đáng tin cậy và đồng thời giúp công ty mẹ có thể quản lí được chi nhánh

2.5.1.5 Các yếu tố bên ngoài

Không kể không kể đến các yếu tố bên ngoài tác động trực tiếp đến doanh nghiệp như các chính sách của nhà nước hay nền kinh tế hội nhập với sự đòi hỏi cao hơn về sự phát triển của các doanh nghiệp việt nam,lạm phát, tỷ giá… Các yếu tố bên ngoài tác động một phần không nhỏ đến tất cả các doanh nghiệp nói chung cũng như chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm nói riêng Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các đối thủ cạnh tranh,điều này chi phối một phần về giá cũng như thị phần của doanh nghiệp

2.5.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị trong việc bán hàng

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó tiến hành kiểm soát nó Đầu tiên phải xác định được mục tiêu đã đề ra, sau đó từ mục tiêu đó tìm hiểu xem các rủi ro nào có thể xảy đến khi thực hiện mục tiêu đó Mục tiêu là công ty bán được lượng hàng nhiều nhất có thể và thu hồi được công nợ nhanh

Nhận dạng rủi ro : rủi ro xuất hiện trong quy trình này có thể đến từ việc ghi nhận sai về mặt hàng được bán, bán sai mặt hàng hay ghi nhận về công nợ không đúng người, không đúng số tiền,…

Điều tiết và giám sát các rủi ro:

- Khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng cần ghi chú cẩn thận lại mặt hàng nào cần bán, tên người mua, tên hàng hóa mà công ty bán,…tốt hơn những khoản mục này nên Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi MinhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang thu tien tai cong ty TNHH TM MTV Dong Tam Chi nhanh TP Ho Chi Minh

662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM662410062:43:13 PM2:43:13 PM

Trang 33

này đã được Chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm thiết kế toàn bộ trên hệ thống máy tính

- Hóa đơn bán hàng của công ty được kế toán lập ra chỉ thông qua sự kiểm tra của khách hàng nên đôi khi sai sót vẫn có thể xảy ra Tốt hơn sau khi kế toán lập hóa đơn ra thì có thể chuyển đến phòng kinh doanh để đối chiếu với thông tin trên đơn đặt hàng và đưa đến khách hàng

- Những đơn đặt hàng qua điện thoại mà không phải là khách hàng thường xuyên của doanh nghiệp thì sẽ có nguy cơ khách chỉ đặt hàng nhưng không nhận nên cần phải xác thực đúng thông tin của khách hàng trước khi tiến hành quá trình giao hàng để đảm bảo hàng hóa phải có người nhận

- Khách hàng đặt hàng quá nhiều để được hưởng chiết khấu cao nhưng không dùng hết mà phải trả lại doanh nghiệp Cần hạn chế tối đa trường hợp này bằng cách thiết lập một định mức trả hàng cho khách Nếu trả hàng vượt quá định mức sẽ phải chịu một mức phí tương ứng Điều này đã được công ty thực hiện, khi khách đến trả hàng công ty sẽ kiểm tra tổng số tiền khách trả so với số tiền khách đã mua Nếu tổng tiền hàng phải trả dưới 20% thì không thu phí Nếu vượt quá mức 20% thì thu phí tương ứng tùy theo tổng tiền trả hàng

- Khoản mục chiết khấu của khách hàng tháng trước sẽ được thông báo vào đầu tháng sau và được trừ trực tiếp trên hóa đơn trong vòng 6 tháng nhưng vấn đề là có 1 số khách mua hàng thường xuyên ở một kho này nhưng khi trừ chiết khấu lại muốn trừ bên kho khác dẫn đến việc cấn trừ và theo dõi công nợ của khách hàng đó gặp khó khăn, dễ bị nhầm lẫn Để khắc phục tình trạng này, công ty đã đưa ra quy định chiết khấu đối với khách hàng là khi nhận thông báo chiết khấu thì khách hàng phải trừ tiền chiết khấu đúng kho hàng mà công ty quy định và chiết khấu nên được trừ sớm trong phòng 6 tháng từ ngày phát hành thông báo

- Để hạn chế tối đa việc giao hàng nhầm cho khách hàng thì đơn hàng sau khi được fax xuống kho thì người người thủ kho sẽ cho nhân viên soạn hàng theo đơn hàng đầy đủ, sau đó người thủ kho kiểm tra lại lần nữa và cuối cùng khi hàng ra khỏi kho thì bảo vệ sẽ kiểm hàng lần cuối để đảnh bảo chính xác mặt hàng bán cho khách là đúng và đầy đủ