KIỂM SOÁT CHI PHÍ BỘ PHẬN NHÀ HÀNG SHERATON GRAND DANANG RESORT...151.Giới thiệu về các loại chi phí...152.Phân loại các chi phí ở nhà hàng La Plage Sheraton:...164.Cách các nhà quản lý
GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP, VỊ TRÍ THỰC TẬP
Mô tả khái quát về Sheraton Grand Danang Resort
Sheraton Grand Danang Resort là khu nghỉ dưỡng đạt chuẩn 5 sao nằm tại vị trí vàng trên bờ biển Non Nước – trên đường Trường Sa lừng danh, chỉ cách sân bay quốc tế Đà Nẵng khoảng 14,2 km, cũng như các địa điểm du lịch và văn hóa nối tiếng khác gần thành phố Đà Nẵng, như Phố cổ Hội An hay Cố đô Huế Là một trong những resort sang trọng bậc nhất tại Đà Nẵng, hàng năm nơi đây thu hút rất nhiều lượt khách tới nghỉ dưỡng, bao gồm nhiều người tiếng, giới chính khách, hoàng gia
Sheraton Grand Danang Resort được đưa vào hoạt động vào năm 2018, do Tập đoàn Marriott International quản lý Đây là khu nghỉ dưỡng đầu tiên ở khu vực Đông Nam Á đạt chuẩn thương hiệu Sheraton Grand cùng với 37 khách sạn, khu nghỉ dưỡng sang trọng khác trên toàn thế giới.
Khu nghỉ dưỡng Sheraton Grand Đà Nẵng với quy mô cực lớn bao gồm 2 khu khách sạn cao 6 tầng Khu I gồm 130 phòng nghỉ và phòng suite Khu II có
Khách sạn cung cấp 128 phòng nghỉ và suite, bao gồm Phòng Tổng thống sang trọng với lối ra VIP riêng, thang máy dành riêng, bãi đáp và cất cánh trực thăng Đây là sự lựa chọn hoàn hảo cho những du khách mong muốn sự riêng tư và tiện lợi cao nhất.
Thông tin Resort : Địa chỉ : 35 Trường Sa, Phường Hòa Hải, quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng
Gmail : sheraton.danang@sheraton.com
Mô hình tổ chức của Sheraton Grand Danang Resort
Too long to read on your phone? Save to read later on your computer
Đặc điểm khách sạn
Vị trí: tọa lạc tại 35 Trường Sa - nằm tại vị trí vàng trên bờ biển Non Nước lừng danh, chỉ cách sân bay quốc tế Đà Nẵng khoảng 14,2 km, cũng như các địa điểm du lịch và văn hóa nối tiếng khác gần thành phố Đà Nẵng, như Phố cổ Hội An hay Cố đô Huế. Đặc điểm kiến trúc: là sự kết hợp giữa lối trang trí cổ điển quý phái pha lẫn đường nét đương đại, tạo ra một không gian sang trọng, ấm cúng Là sự kết hợp hài hòa giữa nét Á Đông quyến rũ và phương Tây đặc sắc nhưng không kém phần thanh lịch, nhẹ nhàng Kiến trúc tổng thể của Resort thiên về những đường nét cứng cáp, sử dụng gam màu ấm, đá hoa cương, thể hiện đẳng cấp của một khu nghỉ dưỡng sang trọng
Trang thiết bị của resort: tất cả phòng nghỉ đều được trang bị giường Sheraton Signature Sleep Experience êm ái đặc trưng của thương hiệu Sheraton, view hướng nhìn ra cảnh biển hoặc hồ bơi vô cực Mọi căn phòng đều có cung cấp đầy đủ tiện nghi gồm điều hòa nhiệt độ, TV truyền hình cáp, minibar, internet miễn phí; ban công riêng; safety box, phòng tắm riêng kèm máy sấy tóc, vòi sen và đồ vệ sinh cá nhân miễn phí; ngoài ra còn có máy pha cà phê và trà miễn phí trong phòng
Quy mô và hệ sản phẩm dịch vụ:
Hệ thống phòng: Khu nghỉ dưỡng Sheraton Grand Đà Nẵng với quy mô cực lớn bao gồm 2 khu khách sạn cao 6 tầng Khu I gồm 130 phòng nghỉ và phòng suite Khu II có 128 phòng nghỉ và phòng suite Với phòng Tổng thống đẳng cấp sang trọng, trang nhã có lối đi VIP, thang máy riêng, bãi đáp và cất cánh máy bay trực thăng, diện tích từ 47 – 396 m2
Các loại phòng tại Resort:
+ Deluxe Pool View/Sea View/Plunge Pool
+ Deluxe Suite Bay View/Pool View/Sea View
Hệ thống nhà hàng và Bar
+ Nhà hàng Table 88: Phục vụ các món ăn 3 miền ở Việt Nam và đặc sản vùng Vành đai Thái Bình Dương Du khách cũng có thể trải nghiệm và tự tay chế biến các món ăn tại khu Bếp Sheraton Grand Danang Resort Hiện đang phục vụ buffet sáng cho khách từ 6:30 – 10:30 Ngoài ra, đây là nơi diễn ra BuffetHải sản nổi tiếng vào mỗi tối Thứ Bảy hàng tuần.
+ Tea Lounge: Đến với Tea Lounge du khách có thể thưởng thức cà phê hảo hạng của Việt Nam Hoặc có thể trải nghiệm tự pha chế đồ uống cho riêng mình hay du khách có thể chọn từ một loại hơn 25 loại trà khác nhau của địa phương và thế giới Hãy thưởng thức ly đồ uống thơm ngon đồng thời ngắm nhìn biển xanh cát trắng và hồ bơi vô vực kéo dài ra biển.
+ Nhà Hàng La plage: Nổi bật với thiết kế mở, gần gũi với thiên nhiên, các bờ biển chỉ vài bước chân Tại đây chuyên phục vụ các món ăn kiểu Á, kiểu ViệtNam với nét đặc sắc riêng mà chỉ Sheraton Da Nang resort sở hữu Ngoài ra,tại đây còn phục vụ các món ăn đến từ Ý, Úc và các nền ẩm thực nổi tiếng khác Hiện đang phục vụ khách từ 11:00 – 22:30.
+ Nhà Hàng The Grill: Phục vụ các món bít tết, đồ nướng và hải sản Nhà hàng phục vụ bữa tối từ thứ 3 – Chủ nhật, từ 18:00 – 22:30.
+ Nhà hàng The Retreat: Khi đến với The Retreat, khách hàng tìm thấy một nơi để kết nối với đồng nghiệp, cùng thưởng thức ly cocktail trong không gian lãng mạn, ấm cúng Thời gian mở cửa từ 10:00 – 22:00, lượng khách tối đa:
+ Mix Bar (chưa mở cửa lại) : Sở hữu không gian lãng mạn, phù hợp với cá cặp đôi và là nơi bạn bè tụ tập Mix bar chuyên phục vụ các loại rượu, cocktail trong nền nhạc jazz mỗi tối Bar đóng cửa khá muộn vào khoảng 1 giờ sáng, vì thế bạn có thể thoải mái thư giãn, tán gẫu cùng bạn bè mà không cần lo lắng về thời gian.
+ Pool Bar: Phục vụ các món ăn nhẹ và các loại thức uống lạnh Sau khi bơi vài vòng quanh bể bơi, sẽ thật tuyệt vời nếu được bổ sung năng lượng và giải khát tức thì.
Bể bơi: Một trong những điều nổi bật nhất nơi đây chính là hồ bơi vô cực dài lên 250m – dài nhất Đà Nẵng và có bãi đáp và cất cánh máy bay trực thăng.
Hồ bơi người lớn sau khoảng 1,2m; hồ bơi trẻ em sâu khoảng 0,4m Giờ hoạt động: 7:00 – 19:00.
Kid Club: khu vui chơi miễn phí dành cho trẻ em và không có dịch vụ giữ trẻ.Trẻ em chơi cần có sự giám sát của người lớn Có một số hoạt động tuyệt vời cho trẻ như cùng tập vẽ, tập làm bánh pizza Giờ hoạt động: 9:00 – 18:00.
Tiệc và Hội nghị: Khu hội nghị mang tới không gian sự kiện linh hoạt với tổng diện tích hơn 3.300 m2, gồm 14 phòng chức năng trong nhà Các phòng hội nghị và đại sảnh tiệc rộng rãi với thiết kế linh hoạt, có thể được chia thành
3 phòng sự kiện nhỏ hơn Tất cả phòng họp đều được trang bị hệ thống âm thanh hình ảnh hiện đại Phòng Ballroom có kích thước đến 1400m2 cho đám cưới và sự kiện Đà Nẵng Ngoài ra bãi cỏ hồ bơi sống động và bãi biển cát trắng nguyên sơ hoàn toàn phù hợp cho đám cưới và các sự kiện ngoài trời.
Shine Spa: ở đây có các gói dịch vụ nhằm nâng cao sức khỏe như thanh lọc cơ thể, massage cặp đôi, trị liệu toàn thân, Bao gồm 7 phòng trị liệu khác nhau và 3 phòng bấm huyệt bàn chân, một phòng Hair salon Các dịch vụ trị liệu hay bấm huyệt chân tại đây sẽ khiến tâm hồn thêm thư thái Hiện tại mở cửa từ thứ Tư – Chủ Nhật, 10:00 – 16:00.
Gym Fitness: Mở cửa tất cả các ngày trong tuần để du khách nâng cao sức khỏe Với các thiết bị hỗ trợ hiện đại bậc nhất như thiết bị tim mạch, đầy đủ các thiết bị để dễ dàng tập luyện.
Doanh thu, lợi nhuận
- Từ khi đi vào hoạt động, Sheraton Đà Nẵng hoạt động không mấy hiệu quả và ngập trong thua lỗ :
Trước đó, trong báo cáo tài chính quý 4/2019, tuy doanh thu có tăng nhưng do gánh nặng chi phí nên khách sạn này phải báo lỗ Cụ thể, trong quý 4/2019, doanh thu thuần tăng 34% ở mức gần 90 tỷ đồng, tuy vậy giá vốn hàng bán chiếm đến 69 tỷ đồng, tương ứng tăng 82% nên lãi gộp chỉ còn 21 tỷ đồng, giảm 30%.
Trong hoạt động tài chính, Sheraton Đà Nẵng chỉ thu về 190 triệu đồng doanh thu nhưng chi phí ghi nhận đến gần 27 tỷ đồng, trong đó chủ yếu là chi phí lãi vay Ngoài ra, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty cũng tăng, chiếm gần 6 tỷ đồng và 21 tỷ đồng Do vậy, Sheraton Đà Nẵng báo lỗ thuần trong hoạt động kinh doanh gần 33 tỷ đồng.
Còn trong cả năm 2019, doanh thu của Sheraton Đà Nẵng tăng 48% khi đạt trên 382 tỷ đồng, lãi gộp gấp 7 lần năm 2018 Công ty vẫn phải báo lỗ 144 tỷ đồng do gánh nặng chi phí lãi vay, trong khi năm trước cũng lỗ đến 178 tỷ đồng.
Trong quý 2 năm 2020, Công ty Cổ phần Biệt thự và Khách sạn biển Đông Phương (UpCOM: BDP) đã công bố BCTC quý 2/2020 với doanh thu sụt giảm mạnh so với cùng kỳ và lỗ ròng gần 81 tỷ đồng.
Cụ thể doanh thu thuần trong kỳ chỉ đạt vỏn vẹn 2,3 tỷ đồng giảm mạnh so với con số 106 tỷ đồng cùng kỳ năm ngoái, doanh thu thấp trong khi giá vốn hàng bán lên tới 33 tỷ đồng khiến Khách sạn Sheraton Đà Nẵng lỗ gộp gần 31 tỷ đồng trong khi cùng kỳ lãi gộp hơn 35 tỷ đồng.
Trong bối cảnh kinh doanh đầy khó khăn, BDP vẫn phải chi trả khoản chi phí tài chính đáng kể là hơn 37 tỷ đồng, trong đó ngoài chi phí lãi vay, doanh nghiệp còn phải đền bù chi phí vốn theo hợp đồng hợp tác đầu tư với số tiền lên tới gần 18 tỷ đồng.
Doanh thu quý 2 của khách sạn chỉ đạt 2% so với cùng kỳ do đóng cửa và ngưng hoạt động từ 11/4 đến 15/6/2020 Mặc dù chi phí cố định gần như không đổi, nhưng doanh thu không đủ bù đắp chi phí lãi vay và chi phí khấu hao TSCĐ Hậu quả là trong kỳ, khách sạn lỗ gần 81 tỷ đồng.
Lũy kế 6 tháng đầu năm 2020, BDP đạt gần 55 tỷ đồng doanh thu thuần giảm70% so với cùng kỳ và lỗ ròng gần 149 tỷ đồng cao gấp gần 2 lần khoản lỗ của nửa đầu năm 2019.
KIỂM SOÁT CHI PHÍ BỘ PHẬN NHÀ HÀNG SHERATON GRAND
Giới thiệu về các loại chi phí
- Các nhà quản trị cần đưa ra quyết định lựa chọn giữa các cơ hội có thể thay thế nhau đang mở ra trước họ Để có quyết định đúng họ cần các thông tin liên quan đến chi phí và doanh thu trong tương lai của các cơ hội đó Các chi phí được thể hiện bằng tiền đo lường những nỗ lực mà một công ty phải thực hiện để đạt được các mục tiêu của mình Do đó, chi phí đóng một vai trò rất quan trọng trong việc ra quyết định quản trị.
Về cơ bản, chi phí được xem là sự đánh đổi để đạt được mục tiêu nhất định Thuật ngữ "chi phí" có nhiều ý nghĩa tùy thuộc vào ngữ cảnh sử dụng Trong kế toán quản trị, chi phí được coi là khoản chi phát sinh để tăng doanh thu Trong ngành dịch vụ khách sạn, khoảng 90% tổng doanh thu dùng để chi trả chi phí, do đó quản lý chi phí là rất quan trọng Lập ngân sách chi phí và phân tích chi phí là cách kiểm soát chi phí, qua đó gia tăng lợi nhuận ròng.
Có thể phân chi phí thành 2 loại:
- Chi phí cố định: là những khoản chi phí không thay đổi so với khối lượng công việc trong một thời kỳ cụ thể hoặc một trình độ sản xuất cụ thể Ví dụ về chi phí cố định bao gồm tiền lương quản lý và chi phí bảo hiểm hỏa hoạn. Trong dài hạn, những chi phí này có thể thay đổi trong dài hạn nhưng trong ngắn hạn, chúng dự kiến sẽ không thay đổi.
- Chi phí biến đổi: là những khoản chi phí thay đổi tương ứng với những thay đổi về khối lượng của công việc Có rất ít loại chi phí có mối quan hệ tuyến tính trực tiếp với những thay đổi đối với khối lượng của công việc, tuy nhiên trong ngành khách sạn có hai ví dụ điển hình về chi phí biến đổi là chi phí thực phẩm bán ra và chi phí đồ uống bán ra.
Phân loại các chi phí ở nhà hàng La Plage (Sheraton)
Chi phí mua các công cụ, dụng cụ.
Chi phí lương hằng tháng cho nhân viên và quản lý.
Chi phí trả cho những khoản lợi ích của nhân viên: Chi phí nghỉ phép có lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân.
Chi phí điện nước. b Chi phí biến đổi.
Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm các loại trái cây, rượu, bia, cafe, trà, sữa,
Chi phí tiền lương : Bao gồm lương trả cho nhân viên làm thêm giờ, tiền thưởng cho nhân viên, lương cho nhân viên thời vụ, service charge.
Chi phí in ấn và văn phòng phẩm.
Chi phí giặt ủi : Bao gồm chi phí giặt ủi các loại đồ vải có trong nhà hàng như khăn bàn, khăn ăn…
Chi phí thiết kế menu và in ấn.
Quà cho khách hàng và đối tác.
Chi phí đồ ăn cho nhân viên. Đồng phục cho nhân viên. c Chi phí hỗn hợp.
Chi phí hỗn hợp mang đặc điểm vừa cố định vừa biến đổi Chi phí cố định được xác định cho một mức tiêu dùng nhất định, vượt qua mức này sẽ chuyển sang chi phí biến đổi Trong chi phí lao động, phần lương của nhân viên chính thức là chi phí cố định, trong khi tiền thưởng dựa trên doanh thu (service charge), chi phí thuê nhân viên bán thời gian cho các sự kiện, mùa cao điểm là chi phí biến đổi Do đó, chi phí lao động được coi là chi phí hỗn hợp.
Về chi phí điện, doanh nghiệp có thể nắm được số lượng đèn và thời gian bật đèn ở một số vị trí cố định tại khu vực quầy bar, lượng điện tiêu thụ của các máy móc: máy điều hòa, loa nhạc, Đây là chi phí mà doanh nghiệp có thể kiểm soát và nắm được số tiền cụ thể cho loại chi phí này, đây chính là chi phí cố định Tuy nhiên tùy vào mùa cao điểm hay thấp điểm, mùa nóng hay lạnh mà thời gian sử dụng các loại máy móc có thể tăng lên hay giảm xuống, đây chính là chi phí biến đổi Vậy đây là chi phí biến đổi
Thông tin về Doanh thu, Chi phí, Lợi nhuận của nhà hàng và giá thành sản phẩm
a Doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
Bảng 1 Chi tiết doanh thu nhà hàng (Thời điểm tính: 9/2022)
(Đơn vị: Đồng)Bảng 2 Tổng hợp doanh thu nhà hàng (Thời điểm tính: 9/2022)
Bảng 3 Tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận của nhà hàng (Thời điểm tính: 9/2022)
Bảng 4 Chi phí các loại đồ uống của nhà hàng (Thời điểm tính: 9/2022)
Selling Price in VND including SVC&VAT
Selling Price excluding SVC&VAT
Rose Wine Louis Pinel Rosé
Drinks NameCost Price in VND
Selling Price in VND including SVC&VAT
Selling Price in VND excluding SVC&VAT
Selling Price in VND including SVC&VAT
Selling Price in VND excluding SVC&VAT
Soda Can 5834,00 78000 10% b Giá thành sản phẩm.
Bảng 4 Bảng thành phần của Buddha’s eyes tea (Hồng trà vải)
Buddha’s eyes tea (Hồng trà vải)
Giá thành là chi phí sản xuất một sản phẩm, bao gồm tất cả các khoản hao hụt, chi phí nhân công và nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất Giá thành được tính toán dựa trên công suất bình thường, nghĩa là lượng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể sản xuất trong điều kiện tối ưu.
Giá thành sản xuất sản phẩm được cấu tạo bởi 3 khoản mục chi phí:
Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp: Là chi phí NVL cấu tạo nên thành phẩm và dịch vụ Có thể thấy ở bảng 4, giá chi phí nguyên vật liệu để sản xuất ra một ly hồng trà vải là 14.773 đồng.
Chi phí nhân công trực tiếp: Là chi phí để trả tiền công cho những nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm
Chi phí sản xuất chung: Là chi phí chung liên quan đến việc tạo ra sản phẩm đó (chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí tiền điện nước, chi phí nhân viên quản lý bộ phận, phân xưởng…)
=> Sau khi tính toán tất cả các chi phí thì cho ra giá vốn của sản phẩm là 14.773 đồng và giá bán ra thị trường của ly hồng trà vải là 60.000 đồng.
Với chi phí tiềm năng bằng 14.773 đồng và giá bán sản phẩm bằng 60.000 đồng thì nhà hàng mong muốn tỷ lệ chi phí mục tiêu vào khoảng 24.62% để có thể đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Cách các nhà quản lý kiểm soát chi phí trong nhà hàng
Kiểm soát chi phí nhà hàng hiệu quả đòi hỏi việc quản lý chặt chẽ hàng tồn kho và thiết lập định mức chế biến chuẩn cho các món ăn, đồ uống Để đạt được điều này, cần nắm rõ giá thị trường của các hạng mục liên quan, bao gồm cả quá trình mua hàng và nhập kho.
Để đáp ứng nhu cầu cung cấp hàng hóa/dịch vụ, bộ phận Thư ký cùng với bộ phận pha chế căn cứ vào danh sách hàng tồn kho tháng trước và dự đoán công suất phòng của bộ phận FO để lập kế hoạch cung ứng thích hợp Điều này giúp đảm bảo nguồn nguyên vật liệu đầu vào luôn sẵn sàng, duy trì hoạt động sản xuất ổn định và đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng.
Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, thư ký bộ phận nhà hàng sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình cho bộ phận mua hàng. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng và sau đó liên hệ với nhà cung cấp mà khách sạn đã lựa chọn dựa trên nhưng tiêu chi giá cả, chất lượng của hàng hóa/dịch vụ, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, phương thức thanh toán.
Lập đơn đặt hàng: Trong đơn đặt hàng có ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu mà nhà hàng có ý định mua và đều phải có chữ ký của đại diện bộ phận nhà hàng và bộ phận mua hàng.
Nhận nguyên vật liệu và lập phiếu nhập kho: Là một điểm quyết định trong chu trình mua hàng, đòi hỏi phải có sự kiểm tra số lượng (thông qua việc cân đo tại quầy an ninh), mẫu mã (đối chiếu với yêu cầu mua hàng), thời gian nhận hàng và các tiêu chuẩn khác.
Để tối ưu hiệu quả sản xuất, việc tính toán lượng nguyên liệu đầu vào chính xác là điều tối quan trọng Việc nhập thiếu nguyên liệu sẽ gây gián đoạn sản xuất, trong khi nhập thừa sẽ dẫn đến chi phí bảo quản tăng cao và rủi ro hỏng hóc nguyên liệu Do vậy, việc hoạch định lượng nhập liệu dựa trên nhu cầu thực tế sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo tiến độ sản xuất và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Lãng phí cũng chính là một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc “đội chi phí” trong nhà hàng Cắt giảm được các khoảng lãng phí sẽ giúp nhà hàng giảm chi phí và tăng lợi nhuận Những món ăn nào khách thường để thừa? Thừa trong trường hợp nào? Nguyên liệu nào thường phải bỏ đi? Nguyên nhân vì sao? Ai là người thường xuyên lãng phí? (khách hàng, nhân viên cụ thể)… Là những câu hỏi mà nhà hàng cần tìm câu trả lời.
Nhà hàng xây dựng một quy trình kiểm soát kho Quản lý sẽ tiến hành kiểm kê hàng ngày số lượng hàng có trong kho và đưa ra những lưu ý cho những mặt hàng nào được tiêu thụ nhiều nhất và mặt hàng nào là không, mặt hàng nào dễ hư hỏng và khó bảo quản nhất? Nguyên liệu nhập vào có đúng với đơn đặt hàng? Số lượng nhập vào có chính xác? Làm thế nào để nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý ?… b Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
Các tài liệu, chứng từ chính thường được sử dụng:
Bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng thanh toán lương và BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ
Các chứng từ khác có liên quan…
- Để có thể thu thập số liệu căn cứ chính xác thời gian làm việc thực tế của nhân viên, vào mỗi cuối tháng, nhân viên phòng nhân sự sẽ kiểm tra file bấm giờ bằng máy quét vân tay đặt tại khu vực an ninh Giám sát ca sẽ là người lập danh sách để ghi chép lại thời gian làm việc cũng như giờ tăng ca của nhân viên, từ đó gửi danh sách cho phía nhân sự Đặc biệt nhân viên nhân sự phải phân loại những nhân viên làm trong ngày lễ, Tết để tính thêm giờ hoặc cho nghỉ bù, thường thì sẽ được hưởng 300% lương một ngày bình thường hoặc được nghỉ bù 3 ngày thường, đồng thời theo dõi những nhân viên nghỉ có phép hay không phép để trừ vào tiền lương hoặc quỹ ngày nghỉ Sau đó, nhân viên phòng nhân sự sẽ lên bảng chấm công trong tháng làm cơ sở tính lương.
Bảng tính giờ làm OVT và ngày nghỉ bù của nhân viên c Chi phí khác
Chi phí hao hụt ( Bao gồm hàng thực phẩm bị hỏng, hàng bể vỡ, hàng bị mất…) Nhân viên nhà hàng thực hiện kiểm đếm hàng tháng đối với đồ sành sứ, thủy tinh… và báo cho Giám sát để giám sát lập báo cáo tình trạng hỏng hóc và nộp cho trưởng bộ phận nhà hàng.
Thất thoát hàng hoá trong nhà hàng là vấn đề nhức nhối, diễn ra ở tất cả các khâu từ mua hàng, bảo quản không đúng cách, chế biến sai công thức, nhân viên không có trách nhiệm Vì thế cần dành thời gian đào tạo và giám sát nhân viên, đặc biệt chú ý đến những gì có trong thùng rác của nhà hàng sẽ giúp giảm chi phí thực phẩm trong tầm kiểm soát của nhà quản lý.
Để tối ưu chi phí tiền công, doanh nghiệp cần lập kế hoạch sắp xếp nhân sự hiệu quả cho từng ca làm việc, tránh tình trạng dư thừa nhân lực dẫn đến lãng phí.
Kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ các thiết bị điện, nước, hệ thống bếp gas để phát hiện những hỏng hóc có thể dẫn đến lãng phí không cần thiết Có thể thay thế những dụng cụ đời cũ tốn nhiều nhiên liệu bằng các công cụ hiện đại tiết kiệm hơn như bóng đèn led, nồi áp suất điện, bếp hầm công nghiệp
Đánh giá mức độ hiệu quả của việc kiểm soát chi phí
Nhìn chung, khả năng kiểm soát chi phí của nhà hàng La Plage thuộc Sheraton Grand Danang Resort chưa thật sự hiệu quả Đầu tiên về chi phí đồ uống: Trong tháng 9/2022, chi phí nhà hàng phải bỏ ra cho đồ uống là 53.796.735 đồng, cao hơn dự toán đã đặt ra (26.646.573 đồng) là 27,150,162 đồng Việc cao hơn gấp đôi dự toán cho phép cho thấy rằng doanh nghiệp chưa kiểm soát tốt việc mua nguyên liệu đồ uống Chưa lập kế hoạch mua và sử dụng một cách hợp lý và phù hợp với tình hình sử dụng dịch vụ của nhà hàng.
Về chi phí cho nhân công: vượt xa so với dự toán đã đặt ra Chủ yếu chi phí đến từ chi phí nhân công thuê ngoài (nhân viên thời vụ) - 146.637.500 đồng. Việc chênh lệch trong việc trả lương cho nhân viên chính thức so với nhân viên thời vụ cho thấy nhà hàng đang trong tình trạng thiếu nhân lực trầm trọng, không đủ để đáp ứng khối lượng công việc của nhà hàng dẫn đến việc phải thuê thêm nhiều nhân viên bên ngoài để bù đắp Điều này cũng có thể gây ra những chi phí tiềm ẩn bởi vì việc sử dụng quá nhiều nhân viên thời vụ sẽ không đem lại hiệu quả cao, năng suất công việc cũng như khả năng mang lại sự hài lòng cho khách hàng thấp hơn so với nhân viên chính thức Chi phí trả cho những khoản lợi ích của nhân viên: Ngoại trừ chi phí ăn uống của nhân viên thì tất cả các chi phí liên quan đến khoản lợi ích của nhân viên đều được phía nhà hàng kiểm soát khá tốt, nằm trong mức dự toán đã đặt ra. Chi phí cho việc ăn uống của nhân viên (25.448.667 đồng) cao chủ yếu do việc thuê nhiều nhân viên thời vụ bên ngoài.
Chi phí có thể kiểm soát được:
Chi phí in ấn và văn phòng phẩm: Việc kiểm soát chi phí về in ấn và văn phòng phẩm không được nhà hàng xử lý tốt 5.065.500 đồng chi phí về vấn đề này trong khi dự toán cho mục này chỉ đạt khoảng 2.928.042 đồng. Các chi phí được nhà hàng kiểm soát tốt nhất chính là chi phí đồng phục nhân viên, chi phí đồ dùng trong doanh nghiệp và chi phí dịch vụ giải trí trong nhà Tuy nhiên, nhà hàng nên xem xét lại các chi phí về đồ dùng thủy tinh, vải lanh hay đồ giặt là Những chi phí này là những chi phí mà nhà hàng không dự đoán trước được dẫn đến chênh lệch quá lớn giữa dự toán ngân sách và thực tế Việc chi tiêu quá nhiều những đồ dùng thủy tinh có thể là do nhà hàng chưa thực sự giám sát tốt được hàng bể vỡ.
ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP
Quản trị quá trình mua nguyên liệu
- Kiểm soát quá trình mua nguyên liệu, thực phẩm:
Khi lập kế hoạch mua nguyên liệu, hàng hóa, vật tư, cân nhắc dựa trên kinh nghiệm kinh doanh, mức dự trữ trước đó, dự báo nhu cầu gia tăng, biến động giá cả và thời gian bảo quản hợp lý Kế hoạch cần cụ thể về số lượng, chủng loại, giá cả từng mặt hàng.
Lựa chọn nhà cung ứng: Khi cân nhắc lựa chọn nhà cung ứng cần đáp ứng các yêu cầu sau: Đảm bảo chất lượng hàng hoá, vật tư thường xuyên.
Cung ứng đều đặn, thường xuyên theo nhu cầu của nhà hàng.
Có phương thức thanh toán phù hợp với tình hình tài chính của nhà hàng.
- Dự toán được số lượng nguyên vật liệu cần thiết
Nhờ vào việc định mức nguyên vật liệu và dự trù trước số lượng món ăn được bán ra trong tháng, bộ phận kế toán hoặc thu mua sẽ giám sát được số lượng nguyên vật liệu thiết yếu để đặt hàng và tàng trữ kho Điều này sẽ hạn chế thực trạng thiếu nguyên vật liệu để sử dụng, tốn thời hạn và ngân sách nhập hàng nhiều lần
- Kiểm soát quá trình nhận nguyên liệu, thực phẩm:
Khi tiếp nhận nguyên liệu, hàng hóa, vật tư cần cân, đo, đếm chính xác để tránh thiếu hụt, cần loại bỏ những hàng kém chất lượng, vỡ, hỏng…
Quản trị quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm
- Quản trị định mức nguyên liệu
Để xác định chính xác lượng hao hụt nguyên liệu trong nhà hàng, cần phải có thước đo chuẩn để đối chiếu Thước đo này được xây dựng dựa trên công thức định lượng cho tất cả các loại đồ uống cần chế biến, giúp đo lường và kiểm soát chính xác lượng nguyên liệu sử dụng, từ đó tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tính đồng nhất trong chất lượng đồ uống.
Trong cơ cấu chi phí, chi phí nguyên liệu chiếm trọng số rất lớn Vì vậy, việc quản trị định mức nguyên liệu đóng vai trò quan trọng giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát tốt hơn lượng nguyên liệu cần thiết cần cung cấp cho một khẩu phần đồ uống và từ đó đưa ra những giải pháp tốt hơn để quản trị chi phí.
- Thực trạng hay gặp trong vấn đề định mức:
Chưa có sự thống nhất công thức định lượng giữa bộ phận chế biến và kế toán. Chẳng hạn như, bộ phận bar định nghĩa định mức của 1 cốc nước ép dưa hấu từ 1/3 quả dưa Tuy nhiên kế toán lại định mức 1 cốc nước ép dưa hấu dùng bao nhiêu kg dưa hấu
Xây dựng thiếu công thức định lượng cho các Bán thành phẩm trung gian Ví dụ: mua nguyên liệu thơm và củ dền về sơ chế thành thành phẩm, sau khi đã tách bỏ những phần không có giá trị sử dụng như vỏ, những phần hư hỏng,….Tuy nhiên, kế toán lại kiểm kê các phần sau sơ chế và quy ra tương đương nguyên liệu gốc ban đầu, gây ra sự hao hụt số liệu
Các món ăn mới chưa kịp xây dựng định mức
Khách gọi các món ăn mở ngoài menu, không có công thức định lượng
Để quản lý hiệu quả nguyên vật liệu và giảm thiểu hao hụt, thất thoát, doanh nghiệp cần xây dựng định mức nguyên liệu Cuối mỗi kỳ, việc so sánh số liệu kiểm kê thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách sẽ giúp xác định nguyên nhân hao hụt, tạo cơ sở để đưa ra biện pháp quản lý phù hợp.
Từ đó, hệ thống quy trình kiểm soát sẽ chặt chẽ hơn, hạn chế được lượng hao hụt không cần thiết
Vậy để xây dựng định mức cần chuẩn bị qua 3 bước:
Khoanh vùng món ăn cần xây dựng định mức
Xác định nhu cầu quản lý định mức tới mức chi tiết như thế nào
Kết hợp cùng bộ phận bếp để xây dựng định mức cho sát với thực tế.
Với từng loại nguyên liệu chính, dựa theo công thức định lượng, kết hợp với lượng hàng bán, chúng ta hoàn toàn có thể tính toán được lượng tiêu hao nguyên liệu, đối chiếu với số liệu đã dùng thực tế hàng ngày để quản lý hao hụt.
- Quản trị tiêu thụ sản phẩm
Việc quản trị tiêu thụ sản phẩm thường là vấn đề mà rất nhiều nhà hàng đang bỏ qua Và nhà hàng La Plage cũng là một ví dụ điển hình Đây cũng là quá trình gây ra tổn thất chi phí lớn cho doanh nghiệp Vì vậy, để giảm thiểu chi phí hao hụt trong quá trình sử dụng và tiêu thụ sản phẩm, chúng ta cần dựa trên các tiêu chí: Đồng bộ chất lượng cũng như nguyên liệu chế biến món uống
Hạn chế tối đa việc lãng phí nguyên liệu Ví dụ, khi sử dụng rượu để phục vụ khách, cần ghi rõ ràng thời gian mở nắp và tránh việc chưa sử dụng hết chai này đã mở chai khác gây ra lãng phí (vì thời hạn sử dụng sau mở nắp của một chai rượu rất ngắn) Tiến hành cân, đong đúng tỉ lệ theo công thức chuẩn của nhà hàng Sau mỗi ngày, hãy yêu cầu nhân viên kiểm tra lại xem những món ăn, những thực phẩm nào bị bỏ đi, lượng bỏ đi là bao nhiêu? Lập ra một danh sách cụ thể để từ đó tìm ra nguyên nhân lãng phí và cách giải quyết.
Tránh tình trạng phục vụ sai món cho khách Điều này có thể gây tổn thất chi phí rất lớn cho nhà hàng Để giảm thiểu tình trạng này, nhân viên phục vụ cần xác nhận lại order của khách 2 lần và đảm bảo là khách đồng tình mới tiến hành lên món.
Quản trị nguyên liệu, hàng hóa, vật tư trong kho
Trong kho nhà hàng chứa nhiều chủng loại nguyên liệu, hàng hóa, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ… mà đặc thù là tính luân chuyển nhanh, dẫn tới việc quản lý kho cũng không hề dễ dàng.
Sau khi nhận hàng hóa xong phải nhanh chóng đưa hàng vào nhập kho để bảo quản, đảm bảo giữ chất lượng sản phẩm Khi tổ chức kho cần đảm bảo các yêu cầu sau: Đảm bảo thuận tiện trong khi làm việc: thuận lợi cho quá trình xuất nhập kho, kiểm kê cũng như làm vệ sinh kho.
Bảo quản được hàng hóa giữ đúng chất lượng, toàn vẹn số lượng, đồng thời hạn chế và ngăn ngừa suy giảm số lượng và chất lượng. Đảm bảo nguyên tắc FIFO: những nguyên liệu hàng hóa nhập trước thì được xuất trước để tránh hiện tượng quá hạn sử dụng một số nguyên liệu, hàng hóa. Phải nắm vững số lượng hàng hóa có trong kho để kịp thời cung ứng nguyên liệu, hàng hóa phục vụ sản xuất, phục vụ cho khách.
Giảm thiểu chi phí bảo quản, hao hụt do tồn kho.
Lập kế hoạch kiểm kê và kiểm soát kho: mục đích của việc kiểm kê, kiểm soát kho là nhằm kiểm tra, xác định khối lượng thực tế, đánh giá đúng giá trị tồn kho phục vụ cho việc hạch toán chính xác vốn, giúp người quản lý có quyết định mua hàng đúng lúc, đúng thời điểm.
Xây dựng quy trình luân chuyển kho phù hợp: Hàng hóa trong kho khi luân chuyển bắt buộc phải có chứng từ ghi nhận giao cho kế toán, nhằm đối chiếu bất kỳ thông tin nào trên hệ thống.
Bên cạnh thống kê đầy đủ các hình thức xuất kho theo đúng mục đích sử dụng, việc theo dõi các chỉ số như hàng hóa đã bán, đã hủy và đã hao hụt đóng vai trò quan trọng Những thông tin này cung cấp bức tranh toàn cảnh về tình hình kho hàng, giúp doanh nghiệp nắm bắt được lượng hàng đã được tiêu thụ, lượng hàng bị hoàn trả và lượng hàng bị thất thoát, tạo cơ sở để đưa ra quyết định quản lý kho hàng hiệu quả.
Trong nhà hàng vẫn có một số các nghiệp vụ kho đặc thù, nên cần phải xây dựng chúng thành quy trình để kế toán kho luôn ghi nhận đúng:
Hàng hóa hỏng, hủy phải có phiếu báo hủy hàng, có bộ phận kiểm tra và ghi nhận, đưa vào chi phí nhà hàng
Xây dựng quy trình hủy món khi có có lý do khách quan đến từ khách hàng Xây dựng quy trình bán hàng nội bộ, điều chuyển hàng nội bộ, đảm bảo theo dõi được cả số liệu kho xuất và kho nhận.
Quản trị chi phí lao động
Trong ngành khách sạn, chi phí nhân công chiếm tỷ lệ lớn Vì vậy, xây dựng lịch trình nhân sự hiệu quả là điều cần thiết Lịch trình này phải phù hợp với nhu cầu thực tế, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực gây lãng phí.
Một cách khác để giảm chi phí lao động là đào tạo nhân viên ở nhiều vai trò, đặc biệt là các vai trò liên quan đến nhau Các nhân viên được đào tạo chéo có thể làm các công việc khác nhau, chuyển đổi khi cần thiết trong suốt ca làm việc Ví dụ, một nhân viên pha chế có thể được đào tạo để có thể làm nhiệm vụ của một nhân viên phục vụ và ngược lại Đào tạo chéo tối ưu hóa nguồn nhân sự, vừa quản lý chi phí lao động trong thời gian bận rộn vừa giữ được tinh thần trong thời kỳ suy thoái, chẳng hạn như mùa thấp điểm, suy thoái kinh tế hoặc khủng hoảng đại dịch Nó cũng mang lại lợi ích cho nhân viên vì nó có thể giúp họ phát triển các kỹ năng mới và mở ra cơ hội để tiến xa hơn trong sự nghiệp của họ.
Tuyển thực tập sinh vào mùa cao điểm cũng là một cách để giúp tiết kiệm chi phí cho khách sạn Trong mùa thấp điểm, phân chia ca làm cho nhân viên một cách hợp lý như việc phân chia ca gãy cho nhân viên làm việc trong các giờ cao điểm trong ngày và vào những giờ thấp điểm thì có thể bù ngày nghỉ cho nhân viên.
Hình minh họa ca làm việc
Như trong hình thì các ca như L1/OFF, A/OFF là các ca gãy và sẽ được quản lý phân bổ hợp lý để trong ca luôn có nhân viên túc trực và đảm bảo được nhà hàng luôn vận hành trơn tru và hiệu quả nhất nhưng vẫn tiết kiệm được nhân lực.
