Trong bất cứ một xã hội nào, nếu muốn sản xuất ra vật liệu của cải hoặc thực hiện quá trình kinh doanh thì vấn đề lao động của con người là vấn đề không thể thiếu được, lao động là yếu tố cơ bản, là một nhân tố quan trọng trong việc sản xuất cũng như trong việc kinh doanh. Những người lao động làm việc cho người sử dụng lao động, họ đều được trả công, hay nói cách khác đó chính là thù lao động mà người lao động được hưởng khi mà họ bỏ ra sức lao động của mình. Đối với người lao động, sức lao động họ bỏ ra là để đạt được lợi ích cụ thể, đó là tiền công (lương) mà người sử dụng lao động của họ sẽ trả. Vì vậy, việc nghiên cứu quá trình phân tích hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn) rất được người lao động quan tâm. Trước hết đó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp họ đảm bảo cuộc sống của bản thân và gia đình.. Sau đó là việc hiểu biết về lương và các khoản trích theo lương sẽ giúp họ đối chiếu với chính sách của Nhà nước quy định về các khoản này, qua đó biết được người sử dụng lao động đã trích đúng, đủ cho họ quyền lợi hay chưa. Cách tính lương của doanh nghiệp cũng giúp cán bộ công nhân viên thấy được quyền lợi của mình trong việc tăng năng suất lao động, từ đó thúc đẩy việc nâng cao chất lượng lao động của doanh nghiệp. Còn đối với doanh nghiệp, việc nghiên cứu tìm hiểu sâu về quá trình hạch toán lương tại doanh nghiệp giúp cán bộ quản lý hoàn thiện lại cho đúng, đủ, phù hợp với chính sách của Nhà nước, đồng thời qua đó cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp được quan tâm bảo đảm về quyền lợi sẽ yên tâm hăng hái hơn trong lao động sản xuất. Hoàn thiện hạch toán lương còn giúp doanh nghiệp phân bổ chính xác chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh của sản phẩm nhờ giá cả hợp lý để thúc đẩy tăng năng suất lao động . Mối quan hệ giữa chất lượng lao động (lương) và kết quả sản xuất kinh doanh được thể hiện chính xác trong hạch toán cũng giúp rất nhiều cho bộ máy quản lý doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định chiến lược để nâng cao hiệu quả của sản xuất kinh doanh. Do đó, đối với doanh nghiệp việc xây dựng một hệ thống trả lương hợp lý sao cho công bằng là một trong những công tác hàng đầu nhằm ổn định nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán tiền lương, vận dụng kiến thức lý luận học tại Trường Đại học Hải Dương và thực tiễn trong quá trình thực tập tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD, em lựa chọn đề tài: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD”. Làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Qua đề tài này em mong muốn tìm hiểu sâu hơn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD HD và đóng góp những ý kiến nhỏ của mình để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại TNHH Thương mại Hồng Thịnh HD Kết cấu bài báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 chương: Phần 1: Giới thiệu về CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD ; Phần 2: Khái quát tổ chức kế toán tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD ; Phần 3: Báo cáo chuyên đề chuyên sâu: Chuyên đề “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD ”.
Thông tin chung về CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD Địa chỉ: Lô CN7, Cụm Công nghiệp Ba Hàng, Phường Nam Đồng, Thành Phố Hải Dương, Tỉnh Hải Dương, Việt Nam; Điện thoại Công ty: 0979.625.556
Mã số thuế: 0801185176 Đại diện pháp luật: Lê Thị Phượng
Giám đốc: Lê Thị Phượng;
Loại hình hoạt động: Công ty TNHH
Nơi đăng ký quản lý: Cục Thuế thành phố Hải Dương
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD là một trong những doanh nghiệp hàng đầu tại Hải Dương kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh thương mại giày dép, ô tô, đồ chơi, phụ tùng ô tô, gạo, thực phẩm….
Thành lập từ năm 2016, trong suốt 7 năm hình thành và phát triển CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD không ngừng nghiên cứu và phát triển sản phẩm, dịch vụ theo các xu hướng công nghệ mới nhất nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe của Việt Nam và thế giới, hướng tới mục tiêu mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng;
- Ngày 14 tháng 07 năm 2016, CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD được thành lập bởi những người tài năng, đam mê kinh doanh.
- Năm 2018, Đồng Hành trở thành đối tác cao cấp của hàng loạt trung tâm nghiên cứu phát triển R&D, định hướng trở thành doanh nghiệp đứng đầu xuất khẩu các thực phẩm như gạo hàng đầu trên thế giới với vai trò là nhà tích hợp, đối tác triển khai, phát triển dịch vụ
Từ khi thành lập đến nay, Công ty đã kinh doanh tốt cho nhu cầu cung cấp các mặt hàng của các đối tác.
Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD là Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh , bán buôn chuyên doanh, thông qua quá trình kinh doanh Công ty muốn đem lại những sản phẩm có chất lượng cao có giá thành thấp để tìm kiếm lợi nhuận, tạo uy tín với khách hàng Từ đó có thể đứng vững trên thị trường góp phần phát triển địa phương và đóng góp vào Ngân sách nhà nước
- Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký
- Thực hiện tốt các hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tư
- Tuân thủ theo quy định của pháp luật về kế toán thống kê và chịu sự kiểm tra của cơ quan Nhà nước có thầm quyền liên quan.
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ
- Nỗ lực đem lại sự hài lòng cho khách hàng, phấn đấu trở thành một Công ty cung cấp phần mềm kế toán, dịch vụ tư vấn thuế từ xa chuyên nghiệp;
- Bổ sung kiến thức, nâng cao chất lượng đào tạo cho các nhân viên làm việc tại Công ty;
- Phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh và bền vững;
- Góp phần thiết thực vào việc thực hiện phát triển kinh tế xã hội;
- Với tinh thần nỗ lực phấn đấu vươn lên, Công ty tin tưởng sẽ mở rộng mạng lưới khách hàng trên quy mô toàn quốc và các khu vực lân cận;
- Áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp dịch vụ tư vấn thuế và phần mềm kế toán thoả mãn yêu cầu của các bạn hàng;
- Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật, chuyên môn cho cán bộ nhân viên và không ngừng cải thiện điều kiện làm việc trong Công ty;
- Thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước;
Là một Công ty dịch vụ, CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH
HD càng mở rộng phạm vi hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và tìm kiếm lợi nhuận cũng như nâng cao thu nhập, đời sống người lao động trong Công ty
Hiện nay, sau 7 năm hoạt động, trải qua nhiều thăng trầm và biến động nhưng với chiến lược đúng đắn, sự đoàn kết một lòng cùng với sự nỗ lực không biết mệt mỏi của toàn thể người lao động, Công ty đã đạt được những thành tựu nhất định trên cả hai phương diện kinh tế và xã hội.
1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh của CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
1.2.2.1 Các dịch vụ của CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
1410 May trang phục (trừ trang phục từ da lông thú)
1812 Dịch vụ liên quan đến in
2220 Sản xuất sản phẩm từ plastic
2599 Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu Chi tiết: Sản xuất khóa
3240 Sản xuất đồ chơi, trò chơi
3290 Sản xuất khác chưa được phân vào đâu
Chi tiết: Sản xuất khuôn mẫu
4511 Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
4530 Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác
4620 Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống
4652 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
4653 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác Chi tiết: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy công nghiệp, khai khoáng, xây dựng; Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện
Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan Chi tiết: Bán buôn dầu mỡ, nhớt, chất tẩy công nghiệp, hóa chất các loại
4663 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu Chi tiết: Bán buôn phụ liệu may mặc và giày dép; bán buôn các sản phẩm bằng nhựa; bán buôn khóa
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ Chi tiết: Vận tải hàng hóa bằng xe tải, xe container, xe đầu kéo rơ móoc
5210 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
Cho thuê xe có động cơ Chi tiết: Cho thuê xe con, xe tải, xe container, xe đầu kéo rơ móoc
1.2.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Công ty chủ yếu là cung cấp các loại mặt hàng trag phục, giày dép… cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn quốc.
- Thu thập yêu cầu: Đây là giai đoạn xác định các yêu cầu thị hiếu của khách hàng cần có Kết quả của giai đoạn này là bản tài liệu đặc tả yêu cầu Tài liệu này sẽ là nền tảng cho những giai đoạn tiếp theo cho đến cuối dự án Công ty sẽ khảo sát yêu cầu của khách hàng; thu thập xây dựng yêu cầu; thống nhất và xét duyệt yêu cầu.
- Phân tích và thiết kế: Sau khi thu thập yêu cầu, Công ty sẽ định ra làm thế nào để đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng; đặc tả yêu cầu, thiết lập bài toán phát triển.
- Kiểm tra, thử nghiệm sản phẩm: là kiểm thử chấp nhận, giai đoạn này còn có sự tham gia của khách hàng.
- Hoàn thiện: sau khi kiểm tra thử nghiệm và có sự đồng ý của khách hàng, Công ty sẽ xây dựng chính sách để bán hoặc sản xuất.
- Phát hành, phân phối sản phẩm: tiếp thị, quảng bá, bán và phân phối sản phẩm
1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của TNHH Thương mại Hồng Thịnh
1.3.1 Sơ đồ tổ chức quản lý tại Công ty
Phó Giám đốc Sale marketing
Phó Giám đốc vận hành
Phòng Hành chính Nhân sự
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của TNHH Thương mại Hồng Thịnh HD
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ a) Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản trị của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. b) Giám đốc
Là đại diện pháp nhân của Công ty, có quyền hành cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm trước các cơ quan quản lý của Nhà nước, các tổ chức có liên quan về tình hình hoạt động cũng như kết quả hoạt động của Công ty Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty.
Là người tổ chức bộ máy và trực tiếp điều hành các hoạt động kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng được yêu cầu bảo toàn và phát triển Công ty theo phương hướng và kế hoạch đã được thông qua;
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty;
- Quyết định tiền lương và quyền lợi khác đối với người lao động trong Công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc;
- Ký kết hợp đồng Công ty;
- Là người phụ trách chung, là đại diện của Công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Công ty;
- Hoạch định phương hướng, mục tiêu dài hạn cũng như ngắn hạn cho cả Công ty;
- Giám đốc kiểm tra, đôn đốc chỉ đạo các phòng ban, trưởng các phòng, bộ phận kịp thời sửa chữa những sai sót, hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ được giao. c) Phó giám đốc
Là người trợ giúp cho Giám đốc, thực hiện nhiệm vụ cụ thể do Giám đốc giao hay ủy quyền khi vắng mặt.
- Phó giám đốc vận hành: quản lý nhân sự phòng vận hành và lập kế hoạch công việc cho phòng
- Phó giám đốc phòng sale marketing: quản lý nhân sự phòng sale marketing và lập kế hoạch công việc cho phòng d) Phòng tài chính kế toán
Cơ sở pháp lý về công tác kế toán đang được vận dụng tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
- Luật Kế toán: số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015 của Quốc hội;
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kế toán ban hàng ngày 30 tháng 12 năm 2016;
- Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam;
- Chế độ kế toán công ty áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngay 26/8/2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Bộ luật Lao động: số 10/2012/QH13 do Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 18 tháng 6 năm 2012;
- Luật Doanh nghiệp: số 68/2014/QH13 ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2014
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 ngày 13 tháng 6 năm 2008; Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật thuế giá trị gia tăng số 31/2013/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2013;
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 ban hành ngày 21 tháng 11 năm 2007; Luật Thuế thu nhập cá nhân số 26/2012/QH13 ngày 22 tháng 11 năm
2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân;
- Luật việc làm số 38/2013/QH13 ngày 16/11/2013 của Quốc hội quy định về việc làm và bảo hiểm thất nghiệp;
- Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2015 quy định chi tiết một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc;
- Luật BHXH theo Quyết định 595/QĐ-BHXH Và Công văn 2159/BHXH-
BT của BHXH Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017;
- Luật công đoàn số 12/2012/QH13 ban hành ngày 20/06/2012, có hiệu lực từ ngày 01/01/2013;
- Mức tiền lương đóng BHXH bắt buộc là mức lương và phụ cấp lương theo quy định tại Khoản 1 và Điểm a Khoản 2 Điều 4 của Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH;
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
2 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, vì toàn bộ công việc kế toán đều được tập trung tại phòng kế toán Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn Công ty Phòng kế toán Công ty có mô hình tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD a) Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán, lập kế hoạch tài chính, lên báo cáo tổng hợp, lập các bảng phân bổ và kết chuyển tài khoản Phân tích hoạt động kinh tế, kết hợp với các phòng ban Công ty thiết lập các định mức chi phí,
Kế toán thanh toán và tiền lương
Dịch vụ kế toán Thủ quỹ định mức khoán doanh thu và các loại định mức nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh Tham mưu cho giám đốc về công tác hoạt động kinh doanh, quản lý sử dụng vốn, vật tư hàng hoá phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ của Công ty.
- Kiểm tra, rà soát các nghiệp vụ phát sinh, Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết, lập bảng cân đối số phát sinh tài khoản Báo cáo lại cho kế toán trưởng và cùng kế toán trưởng lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thu nhập cá nhân, lập báo cáo tài chính, lập báo cáo quản trị, In sổ kế toán theo quy định
- Thực hiện các chế độ báo cáo, quyết toán theo định kỳ về hoạt động tài chính của Công ty Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và các cơ quan quản lý nhà nước về việc chỉ đạo hướng dẫn cách lập báo cáo và kiểm tra công tác kế toán của các kế toán viên. b) Kế toán thanh toán và tiền lương
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt thanh toán cho khách hàng và nội bộ của Công ty Đối chiếu với kế hoạch thu cho từng đợt được Giám Đốc phê duyệt để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trên cơ sở kiểm tra các hồ sơ chứng từ được thanh toán, được phê duyệt hợp lệ Hạch toán đầy đủ chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh theo đúng như quy định.
Phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên Tính đúng, đủ, kịp thời tiền lương, quản lí chặt chẽ việc sử dụng và chi tiêu quỹ lương, các khoản chi trả theo lương, các chế độ về BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. c) Dịch vụ kế toán
Cung cấp cho các tổ chức các dịch vụ kế toán truyền thống và dịch vụ kiểm toán, cũng như các dịch vụ trong quản lý rủi ro doanh nghiệp, an ninh thông tin và bảo mật, chất lượng dữ liệu và tính toàn vẹn, rủi ro dự án, quản lý liên tục kinh doanh, kiểm toán nội bộ và CNTT kiểm soát đảm bảo. e) Thủ quỹ
- Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ;
- Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty;
- Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp;
- Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt;
- Phân loại đúng loại tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận biết, xuất nhập tiền dễ dàng;
- Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền;
- Đảm bảo số dư tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên bằng việc thơng báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế tốn tổng hợp;
- Thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng và Giám đốc giao.
Tổ chức công tác kế toán tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
2.2.1 Các chính sách kế toán áp dụng tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
- Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ 01/01 và kết thúc niên độ kế toán vào ngày 31/12 năm dương lịch;
- Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán trên máy vi tính;
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ);
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ;
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng;
- Hạch toán HTK theo phương pháp: Kê khai thường xuyên;
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho xuất ra: Bình quân cả kỳ dự trữ;
- Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp thẻ song song.
- Hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ kế toán, Báo cáo tài chính Công ty áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
2.2.1.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Tại Công ty, kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ ban đầu một cách đầy đủ, kịp thời đảm bảo thực hiện các khâu tiếp theo một cách thuận tiện
Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành gồm 5 loại:
- Chứng từ kế toán tiền lương;
- Chứng từ kế toán hàng tồn kho;
- Chứng từ kế toán bán hàng;
- Chứng từ kế toán tiền tệ;
- Chứng từ kế toán tài sản cố định.
2.2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng hầu hết hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 133/2016/ TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016
Hệ thống tài khoản được chi tiết theo từng đối tượng, mỗi đối tựng lại chi tiết theo từng nghiệp vụ kinh tế cụ thể.
2.2.1.3 Hệ thống sổ kế toán áp dụng
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD áp dụng hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính với phần mềm Công ty tự xây dựng là: 1KETOAN, hệ thống sổ kế toán xây dựng là theo Nhật ký chung tương đối phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM
Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
- Đặc trưng cơ bản của Hình thức ghi sổ trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
+ Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+ Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ
Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức Nhật ký chung:
- Sổ kế toán tổng hợp:
+ Sổ Cái TK 334; Sổ cái TK 338 (S03b-DNN)
- Sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ kế toán chi tiết tài khoản 334
+ Sổ kế toán chi tiết TK 3383
+ Sổ kế toán chi tiết TK 3384
+ Sổ kế toán chi tiết TK 3385
2.2.2 Kế toán các phần hành tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
2.2.2.1 Kế toán thanh toán, tiền lương a) Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
- Giấy đề nghị thanh toán
- Chứng minh thư phô tô
- Quy chế tiền lương, thưởng
- Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
- Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng thanh toán tiền lương
- Hồ sơ tham gia BH
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
- Séc/Ủy nhiệm chi, giấy Báo Nợ/Báo Có,
- Biên bản đối chiếu công nợ…… b) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
TK 131 - Phải thu của khách hàng
TK 331 - Phải trả cho người bán
TK 334 - Phải trả người lao động
TK 338 - Phải trả phải nộp khác
- TK 3383 - Bảo hiểm xã hội
- TK 3385 - Bảo hiểm thất nghiệp
TK 112 - Tiền gửi NH … c) Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Hàng ngày căn cứ vào bộ chứng từ kế toán thanh toán, tiền lương phát sinh
… kế toán sẽ nhập số liệu kinh tế tài chính phát sinh vào phần mềm 1KẾ TOÁN, phần mềm kế toán sẽ được thiết kế tự động lên các sổ kế toán có liên quan:
Sổ Cái các TK 131; TK 138; TK 331; TK 334; TK 338
Sổ chi tiết theo dõi đối tượng của các tài khoản: TK 131; TK 138; TK 331;
2.2.2.2 Dịch vụ kế toán a) Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
- Séc/Ủy nhiệm chi, giấy Báo Nợ/Báo Có,
- Biên bản đối chiếu công nợ…… b) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 632 - Giá vốn hàng bán
TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
TK 131 - Phải thu của KH… c) Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Hàng ngày căn cứ vào bộ chứng từ kế toán tổng hợp tập hợp và thu thập được liên quan đến hợp đồng dịch vụ kế toán… Kế toán kế toán tổng hợp cập nhập chứng từ nhập liệu vào phần mềm kế toán 1KẾ TOAN Cuối kỳ khóa sổ kế toán, dùng các lệnh kết chuyển và in ra các sổ sách, báo cáo kết toán.
Sổ Cái các TK 154; TK 511; TK 632; TK 642;
Sổ chi tiết theo dõi đối tượng của các tài khoản: TK 154; TK 511; TK 632;
2.2.2.3 Kế toán tổng hợp a) Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
- Séc/Ủy nhiệm chi, giấy Báo Nợ/Báo Có,
- Biên bản đối chiếu công nợ…… b) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
TK 635 - Chi phí tài chính
TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
TK 821 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
TK 421 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
TK 112 - Tiền gửi NH … c) Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Hàng ngày căn cứ vào bộ chứng từ kế toán tổng hợp tập hợp và thu thập được liên quan đến doanh thu, các khoản chi phí phát sinh… Kế toán kế toán tổng hợp cập nhập chứng từ nhập liệu vào phần mềm 1KẾ TOÁN Cuối kỳ khóa sổ kế toán, dùng các lệnh kết chuyển và in ra các sổ sách, báo cáo kết toán.
Sổ Cái các TK 515; TK 635; TK 711; TK 811; TK 821; TK 911; TK 421
Sổ chi tiết theo dõi đối tượng của các tài khoản: TK 515; TK 635; TK 711;
2.2.3 Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán
- Kỳ kế toán: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD lập báo cáo năm Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N đến 31/12/N.
- Nơi gửi báo cáo tài chính: Chi Cục Thuế thành phố Hải Dương
- CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD lập các báo cáo kế toán tại thời điểm cuối kỳ ngày 31/12/N:
+ Báo cáo tình hình tài chính Mẫu số B01a-DNN + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02-DNN
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DNN
+ Bảng cân đối tài khoản Mẫu số F01-DNN
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN
+ Số dư tài khoản tại thời điểm 31/12 năm trước.
+ Số phát sinh kỳ báo cáo, số phát sinh lũy kế từ đầu năm đến kỳ báo cáo.+ Số dư các tài khoản tại thời điểm lập báo cáo.
Cơ cấu lao động và đặc điểm tiền lương tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty là doanh nghiệp sản xuất thương mại nên lao động tại Công ty gồm 1 bộ phận: Bộ phận văn phòng
+ Giám đốc: Lê Thị Phượng
+ Phó Giám đốc: Nguyễn Duy Minh, Hà Quỳnh Anh
- Bộ phận bán hàng: 06 người
+ Hồ Nhật Tân: Trưởng phòng kinh doanh
+ Mai Huy Nam: Phó phòng kinh doanh
+ Duy Huy An: Nhân viên kinh doanh
+ Mai Huy Thái: Nhân viên kinh doanh
+ Nguyễn Thị Mỹ: Nhân viên bán hàng
+ Nguyễn Thùy Linh: Nhân viên bán hàng
+ Nguyễn Công Bảo: Nhân viên bán hàng
+ Hà Huy Anh: Nhân viên bán hàng
+ Nguyễn Hà Nam: Nhân viên bán hàng
+ Thái Thị Linh: Nhân viên bán hàng
- TP marketing: 01 người – Hai Mai Như
+ Đặng Duy Anh - Kế toán trưởng
+ Doãn Minh Khuê - Kế toán dịch vụ
Tổng số lao động trong Công ty có 16 người
Các phòng ban trong Công ty làm việc theo giờ hành chính:
Buổi sáng từ 7h30 phút đến 11h30 phút;
Buổi chiều từ 13h30 phút đến 17h30 phút;
Thời gian nghỉ trưa là 1h30 phút
3.1.2 Công tác chi trả lương
Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công phòng kế toán tổng hợp, phòng Kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động trong Công ty
Việc chi trả lương của Công ty do thủ quỹ thực hiện, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH để chi trả lương và các khoản khác cho người lao động Công ty trả lương cho người lao động qua hai hình thức thanh toán:
- Tiền mặt (Phiếu chi) trong trường hợp chi tạm ứng tiền lương và thanh toán tiền lương tháng phải trả người lao động;
- Tiền gửi ngân hàng (Ủy nhiệm chi) trong trường hợp thanh toán các khoản bảo hiểm;
Người lao động khi nhận được tiền lương tháng, ký tên vào bảng thanh toán tiền lương để hoàn thiện chứng từ Tiền lương của cán bộ nhân viên sẽ được Công ty thanh toán 1 lần, trả vào ngày cuối tháng, sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào lương.
3.1.3 Hình thức trả lương tại Công ty
Công ty áp dụng trả tiền lương theo thời gian, cụ thể là trả lương tháng cho cán bộ nhân viên ký hết hợp đồng không xác định thời hạn và có xác định thời hạn với Công ty
Lương cơ bản được Công ty xây dựng theo từng vị trí, chức vụ, bộ phận khác nhau trong Công ty và theo nguyên tắc lương cơ bản luôn luôn bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định của nhà nước.
Mức lương tối thiểu vùng quy định là mức thất nhất làm cơ sở để DN và người lao động thỏa thuận và trả lương, trong đó mức lương trả cho người lao động làm việc trong điều kiện lao động bình thường, đảm bảo đủ thời gian làm việc bình thường trong tháng và hoàn thành định mức lao động hoặc công việc đã thỏa thuận phải đảm bảo.
Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 90/2019/NĐ-CP: Quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng đối với người lao động làm việc ở doanh nghiệp như sau
Vùng Mức lương tối thiểu vùng
Mức lương tối thiểu đã qua đào tạo
II 3.920.000 đồng/tháng 4.194.400 đồng/tháng
III 3.430.000 đồng/tháng 3.670.100 đồng/tháng
IV 3.070.000 đồng/tháng 3.284.900 đồng/tháng
Theo nghị định số 90/2019/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2019 của Chính phủ thành phố Hải Dương thuộc tỉnh Hải Dương là vùng II mức lương tối thiểu vùng mà DN chi trả cho người lao động là: 3.920.000 đồng/tháng, đối với những lao động đã qua đào tạo là 4.194.400 đồng/tháng
Tại Công ty mức lương tháng của Cán bộ nhân viên được tính như sau:
Lương tháng phải trả nhân viên = Lương thực tế + Phụ cấp -
Các khoản trừ vào lương
- Lương thực tế của người lao động bao gồm:
+ Lương thực tế theo ngày công;
Lương thời gian phải trả NV trong tháng
Lương cơ bản + Phụ cấp (nếu có) x
Số ngày làm việc thực tế
Số ngày làm việc tiêu chuẩn trong tháng (26 ngày)
Ngoài tiền lương ra, theo quy chế lao động tiền lương Công ty, tùy từng vị trí, bộ phận chức năng CBNV còn được hưởng thêm các khoản phụ cấp Căn cứ vào hợp đồng kinh tế mà người lao động ký kết với doanh nghiệp các khoản phụ cấp gồm: Ăn trưa: 700.000 đồng/tháng. Điện thoại: 400.000 đến 500.000 đồng/26 ngày.
Xăng xe: 500.000 đến 1.000.000 đồng/26 ngày
- Dẫn chứng cách tính lương và các khoản trích theo lương của Công ty:
Căn cứ vào bảng chấm công tháng 1/2022 của bộ phận Bán hàng, kế toán tính lương cho ông Duy Huy AN chức vụ NV kinh doanh có số liệu như sau:
Lương tháng thỏa thuận trên HĐ lao động: 4.420.000 đồng/26 ngày làm việc tiêu chuẩn trong tháng+ Các khoản phụ cấp
Tổng các khoản phụ cấp ông Duy Huy An được hưởng gồm:
Trong tháng 1/2022 ông Duy Huy An đi làm và có số liệu như sau:
+ Ngày công thực đạt trong tháng:
Số ngày công làm việc thực tế: 28 ngày
Ngày nghỉ không lương 0 ngày
Lương thực tế đạt theo ngày công = (4.420.000/28)x26 = 4.760.000 đồng
Tổng tiền phụ cấp mà Công ty hộ trợ cho ông an là: 1.600.000
Vậy Tổng tiền lương thực tế của Ông Duy Huy An
= Lương thực tế + Tổng phụ cấp
+ Các khoản trừ vào lương của Ông Duy Huy An
= Lương tham gia đóng BHXH x Tỷ lệ trích BHXH,
+ Thuế TNDN Ông An không thuộc đối tượng đóng thuế TNDN
Lương thực lĩnh của ông An là
Lương thực lĩnh ông An
= Tổng thu nhập - BH (10,5%) - Tạm ứng
Vậy tổng lương thực lĩnh của ông An là: 2 395.900 đồng.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG THỊNH HD
3.2.1 Kế toán tiền lương tại Công ty a) Chứng từ sử dụng Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền lương công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán sau:
- Giấy đề nghị tạm ứng;
- Bảng thanh toán tiền lương;
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ;
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội;
- Tài khoản 334 - Phải trả người lao động Để hạch toán tổng hợp tiền lương Công ty sử dụng TK 334 - Phải trả người lao động Công ty sử dụng tài khoản này để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động như tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác cho người lao động.
- TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang;
- TK 6421: Chi phí bán hàng;
- TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp;
- Một số tài khoản khác có liên quan như:
+ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng c) Trình tự kế toán tiền lương tại Công ty
- Hàng ngày, nhân viên phòng kế toán, theo dõi số ngày đi làm thực tế của cán bộ nhân viên trong Công ty trên Bảng chấm công
- Cuối tháng căn cứ bảng chấm phòng kế toán sự thẽo dõi Kế toán thanh toán, tiền lương làm cơ sở đánh giá, lập bảng thanh toán tiền lương và Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi;
- Căn cứ vào các chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương đã kiểm tra kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán 1KẾ TOÁN phần mềm sẽ tự động lấy số liệu để lên sổ kế toán:
+ Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung; Sổ cái TK 334
+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết TK 334 - Phải trả người lao động. + Trong Tháng 1 năm 2022, Công ty có các nghiệp vụ kế toán tiền lương như sau:
Ngày 15/12/2021, căn cứ giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi 0072 tạm ứng lương tháng 01 cho ông Duy Huy An số tiền tạm ứng 3.000.000 đồng.
Ngày 31/01/2022, kế toán tính toán được tổng số tiền lương phải trả của bộ cho các bộ phận như sau:
Phụ lục 3.1 Bảng chấm công
Phụ lục 3.2 Giấy đề nghị tạm ứng lương tháng
Phụ lục 3.4 Bảng thanh toán tiền lương
Phụ lục 3.6 (Trích) Nhật ký chung
Phụ lục 3.7 (Trích) Sổ cái TK 334
Phụ lục 3.8 (Trích) Sổ chi tiết TK 334
Ngày 31/01/2022, kế toán tính toán được tổng số tiền lương trừ vào lương của bộ cho các bộ phận như sau:
Ngày 31/01/22, Phiếu chi số 0079 tiền lương tháng 01 cho cán bộ công nhân viên và bộ phân bán hàng trong Công ty:
3.2.2 Kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty a) Chứng từ kế toán sử dụng
- Các chứng từ tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội;
- Căn cứ các chứng từ ban đầu có liên quan đến tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội được duyệt:
+ Bảng thanh toán tiền lương;
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương;
+ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm;
+ Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH;
- TK 338 - Phải trả, phải nộp khác: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp.
- Công ty theo dõi 3 tài khoản cấp 2 để hạch toán các tỷ lệ đảm bảo xã hội cho người lao động
+ TK 338.2 - Kinh phí công đoàn:
Công ty không trích nộp kinh phí công đoàn;
+ TK 338.3 - Bảo hiểm xã hội:
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội tại Công ty;
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế tại Công ty;
+ TK 338.5 - Bảo hiểm thất nghiệp:
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp tại Công ty;
Và một số TK 111, 112… b) Trình tự kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương tháng 01 năm 2022, kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Tháng 01 năm 2022; lấy dữ liệu nhập vào phần mềm 1KẾ TOÁN phần mềm sẽ tự động đẩy số liệu kế toán lên các sổ kế toán có liên quan:
Phụ lục 3.9 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Tháng 01/2022
- Tỷ lệ trích theo lương tháng 01/2022
Từ ngày 01/01/2021 đến hết ngày 30/06/2022
Các khoản BH trích theo lương
Trích vào CP của DN
Trích vào lương của NLĐ Tổng
Tổng các khoản BH + CĐ 21.5 % 10,5% 32%
- Ngày 31/01/2022, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương vào bảo hiểm xã hội.
Kế toán thanh toán, tiền lương tính ra tổng các khoản trích theo lương tại Công ty như sau:
- Ngày 31/01/2022, chuyển khoản nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan BH, cho cấp trên
+ UNC 294008 Nộp BHXH trả cơ quan BH , BHYT, BHTN, lên cơ quan bảo hiểm
Phụ lục 3.10 Giấy báo Nợ
Phụ lục 3.11 (Trích) Sổ Cái TK 338
Phụ lục 3.13 (Trích) Sổ chi tiết TK 3383
Phụ lục 3.14 (Trích) Sổ chi tiết TK 3384
Phụ lục 3.15 (Trích) Sổ chi tiết TK 3385