Kế hoạch tự Động hoá thư viện

Bằng việc nghiên cứu các ứng dụng, mô hình tự động hoá, các kiến thức tự động hoá, tác giả đã xây dựng lên kế hoạch tự động hoá cho thư viện của 01 cơ quan, đơn vị. Từ đó làm mẫu để có thể vận dụng trong cuộc sống cũng như công việc.

BỘ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

BÁO CÁO XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỰ ĐỘNG HÓA CHO THƯ VIỆN

MÔN: Tự động hóa trong hoạt động thông tin thư viện

Giảng viên : Nguyễn Văn Thiên

Sinh viên : Phạm Quốc Việt

Hà Nội – 4/2024

MỤC LỤC Trang

1.1 Lý do tiến hành xây dựng kế hoạch tự động hóa thư viện trường

1.2 Mục đích của việc tự động hóa hoạt động thông tin thư viện 6

Phần II: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA

TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NGOẠI

THƯƠNG

8

2.1 Cơ sở vật chất và hạ tầng ICT: 8

2.3 Công tác phục vụ bạn đọc 9

3.1 Hạ tầng công nghệ thông tin: 10 3.2 Áp dụng các chuẩn trong hoạt động thư viện 11 3.3 Công nghệ và các thiết bị chuyên dụng: 11 3.4 Nâng cao trình độ công nghệ thông tin và ngoại ngữ cho cán bộ

3.5 Đào tạo người dùng tin 13 3.6 Tiếp tục sưu tầm và số hóa tài liệu của thư viện 13

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CSDL Cơ sở dữ liệu CBTV Cán bộ thư viện NCKH Nghiên cứu khoa học

MỞ ĐẦU

Chúng ta cùng lật giở những tờ lịch quay lại cách đây hơn một thập kỷ trước hay xa hơn và nhận thấy rằng thư viện và trung tâm thông tin đã và đang đối mặt với khá nhiều thay đổi diễn ra đối với cung cấp tài liệu đọc trong những bộ sưu tập của họ Chúng ta có thể dự báo ít ra một số mặt nào

đó của thế giới thư viện này dựa trên những xu hướng đang diễn ra rõ nét

ngày hôm nay Mặc dù nhiều điều xảy ra cụ thể nào đó sẽ tác động đến các hình thức thay đổi và thời gian cần thay đổi, nhưng điều quan trọng là giờ đây chúng ta cần bắt đầu suy nghĩ về tương lai lâu dài của thư viện Cùng với sự thay đổi nhu cầu và mong muốn của người dùng tin, những thay đổi về mô hình kinh tế trong lĩnh vực xuất bản, những tiến bộ trong công nghệ quản lý

và phát hiện tài nguyên thông tin nối kết mạng, và áp lực gia tăng từ dịch vụ thông tin toàn cầu bên ngoài môi trường thư viện, thư viện ngày hôm nay đang đứng giữa sự thay đổi to lớn Với sự phát triển của công nghệ thông tin

đã làm thay đổi phương thức mà thông tin được tạo ra và phân phối Cùng với

đó là hiện tượng bùng nổ thông tin, thông tin gia tăng nhanh chóng theo cấp

số nhân, ra đời các sản phẩm thông tin dạng mới như: sách điện tử, tạp chí điện tử, các loại CSDL Đứng trước những thay đổi và thách thức đó để tổ chức, khai thác và quản lý tốt tài liệu phục vụ nhanh và hiệu quả cho người dùng tin thì việc tự động hóa trong thư viện ttrường Đại học Ngoại Thương

là rất cần thiết Các cán bộ thư viện phải thích ứng với sự thay đổi này và bổ sung kỹ năng trong việc sử dụng các hệ thống tự động hóa trong thư viện

Tự động hóa trong thư viện là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động và dịch vụ của thư viện Các chức năng có thể tự động hóa là bất kì hay tất cả các chức năng sau: bổ sung, biên mục, truy cập công cộng (OPAC và WebPAC), đánh chỉ mục và tóm tắt, lưu thông, quản lý các ấn phẩm liên tục, dịch vụ tham khảo…

Phần I.

TÍNH CẤP THIẾT CỦA KẾ HOẠCH

1 1 Lý do tiến hành xây dựng kế hoạch tự động hóa thư viện trường

Đại học Ngoại Thương

Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương là một thư viện chuyên ngành cung cấp thông tin của cả chuyên ngành xã hội và chuyên ngành tự nhiên, phục

vụ cho công tác nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường Trung tâm TT-TV Trường ĐHNgoại Thương đã từng bước chuyển biến và đổi mới nhằm hoàn thiện các khâu nghiệp vụ, nâng cao chất lượng và khả năng phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc

Thư viện trường Đại học Ngoại Thương đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện như: sử dụng phần mềm Ilib-me trong xây dựng và quản lý các biểu ghi thư mục tài liệu, trong in mã vạch và số đăng kí

cá biệt cho tài liệu… tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ chưa thực sự được khai thác triệt để, chưa tiến hành đồng bộ dẫn đến hoạt động không hiệu quả, gây lãng phí rất nhiều

Trong xu thế chung của thế giới cũng như trong nghành thư viện ở Việt Nam, việc tiến hành tự động hóa thư viện là một việc làm cần thiết và phù hợp với xu thế, nhằm khắc phục những hạn chế của lối làm việc truyền thống, nâng cao chất lượng của các sản phẩm, dịch vụ của thư viện, giúp thư viện hoạt động tốt hơn, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc mà cụ thể là sinh viên, cán bộ giảng viên trong trường

Tự động hóa trong thư viện là việc ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông và trang thiết bị hiện đại nhằm tăng cường chất lượng và hiệu quả hoạt động thông tin thư viện Đây là một khát vọng của các thư viện nói chung và của thư viện Đại học Ngoại Thương nói riêng Tuy nhiên, nó là một dự án phức tạp và cần phải lập kế hoạch một cách thận trọng Việc lập kế hoạch sẽ đảm bảo thành công và phát triển trong tương lai

1 2 Mục đích của việc tự động hóa hoạt động thông tin thư viện

- Xây dựng Thư viện Đại học Ngoại Thương thành một thư viện tiên tiến

và hiện đại, đồng bộ, toàn diện, tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ quan trọng của thư viện, đưa Thư viện trở thành trung tâm thông tin đáp ứng tối đa nhu cầu của bạn đọc, trở thành giảng đường thứ 2 của sinh viên trong trường,

là nơi nghiên cứu thực sự của nghiên cứu sinh, cán bộ giảng viên, nhân viên trong nhà trường

- Tiến hành tự động hóa thư viện tiến tới xây dựng thư viện số, với những thiết bị và công nghê hiện đại, có khả năng kết nối với hệ thống thư viện các trường đại học cùng khối chuyên nghành đào tạo và đồng thời hướng đến nhu cầu liên kết, chia sẽ, trao đổi nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong nước, khu vực và thế giới, mở ra một cơ hội cho sinh viên, giảng viên trong trường tiếp cận với nền tri thức khổng lồ của nhân loại

1.3 Mục tiêu cụ thể:

- tự động hóa được các khâu công việc nghiệp vụ của cán bộ thư viện, cụ thể:

+ Tự động hóa hoạt động bổ sung tài liệu

+ Tự động hóa khâu biên mục tài liệu

+ Tự động hóa khâu quản lý bạn đọc

+ Khâu tra cứu thông tin và truy tìm tài liệu

+ tự động hóa được công tác phục vụ bạn đọc

=> Giảm thiểu cường độ làm việc của CBTV và nâng cao được chất lượng sản phẩm, dịch vụ của thư viện

- Xây dựng được hệ thống thông tin có thể chia sẻ trực tiếp nguồn lực thông tin với các thư viện đại học trong nước: Thư viện Học viện Ngoại giao, Đại học khoa học xã hội và nhân văn, các trường đại học cùng khối ngành đào tạo…

=> Đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc

- Dịch vụ thư viện được tự động hóa

- Tự động hóa hoạt động quản lý thư viện

- Ứng dụng thành công chuẩn trao đổi dữ liệu Z39.50 để tìm kiếm và khai thác thông tin giữa thư viện với các thư viện khác

Phần II ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

2.1 Cơ sở vật chất và hạ tầng ICT:

- Thư viện được bố trí tại tầng 6, 7 nhà E với tổng diện tích gần 1.000m2 Tất

cả các phòng đều được trang bị đầy đủ bàn ghế, giá sách, hệ thống ánh sáng, điều hòa Phòng đọc tổng hợp với diện tích gần 400m2 , phục vụ cùng lúc khoảng 300 bạn đọc;

- Cả thư viện có 1 chiếc máy photocopy, 8 máy tính cho các cán bộ thư viện ở các phòng, 3 máy tính giúp bạn đọc tra cứu thông tin

- Phần mềm IlipMe được ứng dụng với các chức năng cơ bản của hoạt động

TT – TV được tự động hóa nhưng mới chỉ dừng lại ở biên mục và tra cứu trực tuyến

- Mạng trong thư viện sử dụng là mạng Internet tuy nhiên việc tra cứu của bạn đọc thì chỉ là tra cứu offline (không có OPAC)

- Chưa có chuẩn tra cứu liên thư viện Z39.50

- Chưa đầu tư ứng dụng bất cứ công nghệ và thiết bị chuyên dụng nào cho các hoạt động của thư viện

2 2.Nguồn nhân lực: Các cán bộ trong thư viện hiện nay bao gồm: 14 người

bao gồm: 05 cán bộ có trình độ thạc sĩ, 09 cán bộ trình độ cử nhân và đang theo học

cử nhân Trong đó, số cán bộ có trình độ cao về công nghệ thông tin và ngoại ngữ còn thấp

Nguồn lực thông tin

- Hiện tại, thư viện đang có vốn tài liệu khá đa dạng, phong phú phục vụ cho công tác đào tạo và NCKH của trường

* Tài liệu truyền thống (sách, báo và tạp chí)

+ Thư viện có trên 100 loại báo – tạp chí, trong đó trên 50 loại báo - tạp chí là chuyên ngành đào tạo của trường;

+ Trên 10.000 đầu sách tương đương 150.000 bản sách bao gồm các loại giáo trình – bài giảng do trường in ấn và biên soạn, sách chuyên khảo và tham khảo;

+ Trên 3.000 bản luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, đề tài NCKH các cấp, báo và tạp chí đóng lưu

* Tài liệu điện tử:

+ Từ năm 2004 đến nay, Thư viện đã xây dựng được các CSDL sau: CSDL sách, CSDL Báo-tạp chí, CSDL luận án-luận văn với trên 10.000 biều ghi đáp ứng tốt cho quá trình tra cứu của bạn đọc;

+ Trên 150 đĩa CD-Rom là các chuyên đề, chuyên ngành đào tạo của trường

2.3 Công tác phục vụ bạn đọc

- Tại phòng đọc, phòng cho mượn và cho thuê giáo trình, phòng báo tạp chí, tất

cả đề phục vụ bạn đọc bằng phương thức truyền thống, ghi sổ cho mượn sách, không

có hệ thống máy móc hỗ trợ lưu thông và đảm bảo an ninh trong thư viện

Phần III.

NỘI DUNG KẾ HOẠCH

Dựa vào tình trạng tự động hóa hoạt động thông tin thư viện tại thư viện đại học Ngoại Thương, trên cơ sở va nguyên tắc của tự động hóa các hoạt động thư viện nói chung, tôi đề xuất chi tiết nội dung kế hoạch như sau:

Do thư viện đã tiến hành tự động hóa được một phần các hoạt động nên để thư viện không cần phải đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị, phần mềm, mang… lại toàn bộ mà chỉ cần bổ sung những phần còn thiếu, để hoàn thiện được việc tự động hóa toàn bộ các hoạt động trong thư viện:

3.1 Hạ tầng công nghệ thông tin:

Đây là yếu tố hàng đầu, không thể thiếu và là cơ sở để xây dựng, vận hành một

hệ thống TV

Cụ thể:

- Đầu tư mua hệ thống máy tính: Do thư viện đã có hệ thống 11 máy tính trạm trong đó có 8 máy cho cán bộ thư viện và 3 máy dùng để tra cứu, tìm tin, nhận thấy

số lượng máy như vậy chưa đáp ứng được nhu cầu của cả các cán bộ và bạn đọc nên thư viện sẽ bổ sung thêm như sau:

Tổ chức hệ thống mạng theo mô hình khách - chủ (Client-Server) trong đó có: + 2 máy chủ: 1 máy chủ cơ sở dữ liệu và 1 máy chủ dịch vụ

+ 20 máy trạm: trong đó, 14 máy cho cán bộ thực hiện các công việc nghiệp vụ

và 6 máy phục vụ bạn đọc tra cứu, khai thác thông tin

- Mạng: thiết lập hệ thống mạng Internet cho tất cả các máy tính trong toàn thư viện

* Phần mềm thư viện tích hợp:

- Đây cũng là một thành phần không thể thiếu đối với hệ thống tự động hóa thư viện Nó có khả năng tích hợp toàn diện các chức năng quản lý và hoạt động của thư viện theo hướng tự động như: theo dõi bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tại

chỗ hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thong tin thư mục với các thư viện khác…

- Hiện tại, thư viện đang áp dụng phần mềm IlibMe do công ty CMC cung cấp cho việc lưu trữ, xây dựng và quản trị CSDL Theo đánh giá, phần mềm này đã rất phù hợp với lại thư viện cỡ vừa như thư viện đại học Ngoại Thương nên thư viện sẽ không phải thay đổi phần mềm thư viện tích hợp

3.2 Áp dụng các chuẩn trong hoạt động thư viện

* Chuẩn trong tổ chức thông tin:

- Sử dụng khổ mẫu biên mục MARC, cấu trúc biểu ghi sẽ tuân theo các chuẩn quốc tế về định dạng trao đổi thông tin ISO.2709

* Tiêu chuẩn và quy tắc mô tả:

Mô tả theo chuẩn AACR2- quy tắc mô tả Anh- Mỹ

* Chuẩn tra đổi dữ liệu Z39.50: giúp vieecjm]ợn liên thông giữa cá thư viện.

3.3 Công nghệ và các thiết bị chuyên dụng:

Thực trạng cho thấy việc ứng dụng các công nghệ và các thiết bị ngoại vi vào trong hệ thống tự động hóa thư viện là hoàn toàn chưa có Dựa vào đặc điểm của thư viện, cũng như xét thấy nhu cầu lưu thông tài liệu với tần xuất không quá cao, bản kế hoạch xin được đưa ra các công nghệ phù hợp sẽ được ứng dụng như sau:

* Sử dụng công nghệ mã vạch trong quá trình lưu thông tài liệu, quản lý bạn đọc và kiểm kê, trong đó sẽ bổ sung:

- 1 Máy in mã vạch sẽ được trang bị đặt tại phòng xử lý

- Tại bàn làm việc của cán bộ phòng đọc và phòng mượn sẽ được trang bị 4 máy đọc mã vạch được kết nối với 4 máy tính có phần mềm sử lý chuyên dụng của CBTV, đảm bảo mỗi cán bộ phục vụ có 1 máy đọc và một máy tính

* Sử dụng công nghệ từ tính để đảm bảo an ninh cho tài liệu trong thư viện:

Đây là công nghệ ứng dụng dòng điện từ trường vào hoạt động đảm bảo an ninh, an toàn cho tài liệu trong thư viện (đặc biệt là kho mở) khỏi những hành vi mang tài liệu ra ngoài thư viện một cách trái phép

Công nghệ này sẽ được ứng dụng cho phòng đọc mở của thư viện Cụ thể như sau:

- Tiến hành gắn chỉ từ lên tất cả tài liệu tại phòng đọc mở

- Trang bị 1 cổng từ tại cửa ra vào của phòng

- Tại bàn làm việc của cán bộ phòng đọc mở sẽ có một máy nạp khử từ

3.4 Nâng cao trình độ công nghệ thông tin và ngoại ngữ cho cán bộ thư viện.

Trong tất cả các yếu tố giúp tiến hành tự động hóa thư viện thành công, yếu tố quan trọng nhất vẫn là con người, bao gồm cả cán bộ thư viện và bạn đọc thư viện Nếu cán bộ thư viện không có kiến thức cũng như kĩ năng công nghệ thông tin thì không thể vận hành hiệu quả hệ thống tự động hóa được Vì vậy, chúng ta phải nâng cao trình độ công nghệ thông tin của cán bộ thư viện bằng cách:

- Cử cán bộ đi học thêm tại các thư viện lớn, đầu ngành và nhưng thư viện đã

có kinh nghiệm trong việc vận hành hệ thống tự động hóa

- Mở các cuộc tham quan, khảo sát thực tế cho tất cả các cán bộ trong thư viện tới các thư viện điển hình trong nước và cả nước ngoài

- Tạo cho cán bộ thư viện:

+ Tâm thế sẵn sàng với sự thay đổi

+ Kỹ năng và kiến thức của nhân viên

+ Khả năng sẵn sàng truy cập Internet

+ Tăng động, sáng tạo

3.5 Đào tạo người dùng tin.

Như đã nói ở trên, người dùng tin của thư viện cũng có vai trò quan trọng không kém trong hệ thống tự động Họ là mục tiêu cuối cùng của cả hệ thống Vì vậy, nếu chúng ta không đào tạo người dùng tin để họ có thể sử dụng được hệ thống tự động một cách hiệu quả thì việc đầu tư cho hệ thống sẽ là rất lãng phí

Có một số hoạt động mà chúng ta sẽ phải tiến hành:

- Mở các lớp học đào tạo sinh viên đầu mỗi năm học để sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản nhất

- Đăng những thông tin, kiến thức cơ bản lên trang Web nhà trường để sinh viên có thể nắm bắt bất cứ lục nào

3.6 Tiếp tục sưu tầm và số hóa tài liệu của thư viện

- Lựa chọn những tài liệu quý hiếm, có giá trị lâu dài, được nhiều người dùng tin sử dụng… để số hóa hiện tại và số hóa hồi cố, xây dựng các bộ sưu tập khác nhau

có nội dung phong phú, giá trị, nhằm phục vụ nhu cầu bạn đọc mọi lúc mọi nơi, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc

- Từ đó, giúp thư viện tiến dần đến việc xây dựng một thư viện số để phục vụ bạn đọc trong giai đoạn tiếp theo

* Thời hạn và kinh phí dự trù

- Thời hạn: 6 tháng từ ngày 1 tháng 1 năm 2024 đến 30 tháng 6 năm 2024

- kinh phí: 600 triệu

Bảng phân bố thời gian và kinh phí của kế hoạch:

Thời

gian

phí

Người thực hiện

Bổ sung

hạ tầng

IT

triệu

Nguyễ

n Văn A Trang

bị các

thiết bị

chuyên

dụng

triệu

1.Bùi Văn B 2 Hoàng T

Cử cán

bộ đi

học

triệu

Nguyễ

n Thế A

Đi tham

quan

thư viện

khác

Nhật C

Đào tạo

người

dùng tin

x x x x x x 20 triệu Hoàng

Thị T

Tiếp tục

sưu tầm

và số

hóa tài

liệu

x x x x x x 30 triệu Hà Thu

H

- Nhóm giám sát, kiểm tra thực hiện kế hoạch: Ban giám hiệu trường Đại học Ngoại Thương, Ban quản lý kế hoạch

Hà Nội, ngày 16 tháng 11 năm 2023

Người phê duyệt kế hoạch Người lập kế hoạch

Phạm Quốc Việt

KẾT LUẬN

Tự động hóa trong thư viện là khát vọng Tuy nhiên, nó là một dự án phức tạp và cần phải lập kế hoạch một cách thận trọng Việc lập kế hoạch sẽ đảm bảo thành công và phát trong tương lai

Tự động hóa là phương tiện để đạt kết quả chứ không phải là đoạn kết Việc lập kế hoạch cho tự động hóa phải là một phần kế hoạch chiến lược phát triển của thư viện

Việc triển khai ứng dụng công nghệ RFID chưa phải là quá trình kết thúc Tương lai còn chứa đựng rất nhiều phát triển mới cần được quan tâm