Mô Hình Hoá Quy Trình Kinh Doanh – Business Process Modelling (Bpm).Pdf

CATWOE Phương pháp CATWOE là một kỹ thuật phân tích và đánh giá tác động của các hệ thống, quy trình, hoặc vấn đề cụ thể.. Sử dụng thông tin từ các yếu tố đã xác định để phân tích và đán

Bài tập số 2

1 Mô hình hoá quy trình kinh doanh – Business Process Modelling (BPM)

Phân tích mô hình kinh doanh giúp hiểu rõ hoạt động kinh doanh của công ty và làm rõ các chính sách, kỹ thuật, phương pháp tiếp cận thị trường Nó giúp hiểu rõ hơn về nhiều thứ như mô hình doanh thu, giá trị cung cấp cho phân khúc của khách hàng, chi phí liên quan đến việc cung cấp giá trị, chi phí xây dựng thương hiệu và ảnh hưởng đến công ty nếu mô hình kinh doanh thay đổi

Trong phân tích mô hình kinh doanh, cũng phân tích các thông tin chi tiết về các yếu tố quan trọng như chi phí sản xuất, tiếp thị và quản lý Với việc nghiên cứu đầy đủ về chi phí sản xuất, chiến lược tiếp thị và ảnh hưởng của những thay đổi của chúng, phân tích kinh doanh đảm bảo sự tăng trưởng và doanh thu của công ty

BPM là kỹ thuật phân tích trong giai đoạn phân tích của một dự án để hiểu hoặc phân tích những khoảng cách giữa quy trình kinh doanh hiện tại và quy trình kinh doanh tương lai

mà doanh nghiệp đang lựa chọn

Các nhà phân tích kinh doanh thực hiện các nhiệm vụ dưới đây trong một dự án BPM:

 Lập kế hoạch chiến lược

 Phân tích mô hình kinh doanh

 Xác định quy trình và thiết kế nó

 Phân tích kỹ thuật cho các giải pháp kinh doanh phức tạp

2 Động não – Brainstorming

Brainstorming là phương pháp tập trung một nhóm người để tạo ra những ý tưởng mới và sáng tạo về một vấn đề cụ thể Đây là một trong những phương pháp phổ biến nhất để giải quyết các vấn đề và phát triển ý tưởng trong các doanh nghiệp, tổ chức, nhóm nghiên cứu, lớp học hoặc bất kỳ tình huống nào cần tìm ra giải pháp sáng tạo

Các bước thực hiện brainstorming gồm:

1 Chuẩn bị: Lựa chọn một nhóm từ 5-10 người, có đủ đa dạng về ý tưởng, kinh nghiệm và kiến thức để có thể đóng góp đầy đủ ý tưởng Chuẩn bị sẵn bảng, bút, giấy để ghi chép

2 Thiết lập mục tiêu: Xác định rõ mục tiêu của cuộc họp brainstorming và cung cấp thông tin cho các thành viên trong nhóm để họ có thể hiểu rõ vấn đề cần giải quyết

3 Sản xuất ý tưởng: Tạo ra không gian thoải mái, thân thiện để mọi người có thể tự

do thảo luận và đóng góp ý tưởng Khuyến khích mọi người đưa ra tất cả các ý tưởng mà họ nghĩ ra, không nên lo lắng về tính khả thi hay chất lượng của ý tưởng Một số kỹ thuật thường được sử dụng trong brainstorming bao gồm:

 Giới hạn thời gian: Giới hạn thời gian để mỗi người có thể đưa ra ý tưởng của mình Thời gian thường là từ 3-5 phút

 Kết hợp ý tưởng: Khuyến khích mọi người sử dụng ý tưởng của nhau để tạo ra những ý tưởng mới

 Ghi chép ý tưởng: Ghi chép tất cả các ý tưởng được đưa ra trên bảng để mọi người

có thể xem và sử dụng cho các đóng góp ý tưởng tiếp theo

4 Đánh giá ý tưởng: Sau khi đã có đủ số lượng ý tưởng, nhóm sẽ đánh giá và chọn ra những ý tưởng tiềm năng nhất Từ đó, có thể tiếp tục phát triển ý tưởng và thực hiện chúng vào thực tế

5 Kết thúc và đánh giá: Khi thời gian brainstorming kết thúc, nhóm sẽ cùng nhau đánh giá và đưa ra kết luận về những ý tưởng tiềm năng nhất Cần lưu ý rằng, brainstorming chỉ là bước đầu tiên để tạo ra ý tưởng và giải quyết vấn đề, các bước tiếp theo là phát triển và triển khai ý tưởng

3 CATWOE

Phương pháp CATWOE là một kỹ thuật phân tích và đánh giá tác động của các hệ thống, quy trình, hoặc vấn đề cụ thể CATWOE là viết tắt của các từ sau đây:

 Customers: Khách hàng, những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi hệ thống hoặc quy trình

 Actors: Những người có trách nhiệm thực hiện hoạt động trong hệ thống hoặc quy trình

 Transformation process: Quy trình hoặc hệ thống sẽ chuyển đổi gì?

 World view: Quan điểm và giá trị của các bên liên quan đến hệ thống hoặc quy trình

 Owner: Chủ sở hữu của hệ thống hoặc quy trình

 Environmental constraints: Những rào cản, hạn chế trong môi trường bên ngoài hệ thống hoặc quy trình

Các bước thực hiện phương pháp CATWOE như sau:

1 Xác định hệ thống hoặc quy trình cần phân tích.

2 Xác định các khách hàng của hệ thống hoặc quy trình

3 Xác định các nhân vật liên quan đến hệ thống hoặc quy trình

4 Xác định quá trình chuyển đổi của hệ thống hoặc quy trình

5 Xác định quan điểm và giá trị của các bên liên quan đến hệ thống hoặc quy trình

6 Xác định chủ sở hữu của hệ thống hoặc quy trình

7 Xác định các rào cản hoặc hạn chế trong môi trường bên ngoài hệ thống hoặc quy trình

8 Sử dụng thông tin từ các yếu tố đã xác định để phân tích và đánh giá tác động của

hệ thống hoặc quy trình đó

9 Đưa ra các giải pháp và cải tiến dựa trên kết quả phân tích và đánh giá

10 Thực hiện các giải pháp và cải tiến, theo dõi hiệu quả và đánh giá lại sau một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo rằng các giải pháp và cải tiến đạt được kết quả như mong đợi

Thông qua việc xác định các yếu tố trên, phương pháp CATWOE giúp nhận diện các yếu

tố ảnh hưởng đến hệ thống hoặc quy trình, đánh giá tác động của chúng và đưa ra các giải pháp cải tiến hiệu quả Phương pháp CATWOE được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực quản lý, kinh doanh, kỹ thuật, và các ngành công nghiệp khác để phân tích và giải quyết các vấn đề phức tạp

4 MoSCoW (Must or Should, Could or Would)

Phương pháp MoSCoW là một phương pháp quản lý yêu cầu trong quy trình phát triển phần mềm, giúp xác định mức độ ưu tiên của các yêu cầu của hệ thống Phương pháp này được phát triển bởi DSDM Consortium và đã được sử dụng rộng rãi trong các dự án phát triển phần mềm

Các từ viết tắt MoSCoW đại diện cho các mức ưu tiên khác nhau:

 M: Must have (Cần thiết): Yêu cầu bắt buộc phải có, nếu thiếu yêu cầu này thì hệ thống sẽ không hoạt động được

 S: Should have (Nên có): Yêu cầu quan trọng nhưng không bắt buộc phải có, nếu thiếu yêu cầu này thì hệ thống vẫn có thể hoạt động được, nhưng sẽ không đáp ứng được các nhu cầu của người dùng một cách tốt nhất

 C: Could have (Có thể có): Yêu cầu thú vị nhưng không quan trọng, nếu thiếu yêu cầu này thì hệ thống vẫn có thể hoạt động được mà không ảnh hưởng đến chức năng chính

 W: Won’t have (Không cần có): Yêu cầu không cần thiết và không ảnh hưởng đến chức năng hoặc hiệu suất của hệ thống

Phương pháp MoSCoW sử dụng để xác định các yêu cầu ưu tiên trong quá trình phát triển phần mềm Ví dụ, các yêu cầu M phải được đáp ứng trước khi hệ thống được triển khai và kiểm thử, trong khi các yêu cầu S và C có thể được triển khai trong các phiên bản phần mềm sau Nó giúp đảm bảo rằng các yêu cầu quan trọng được đáp ứng trước các yêu cầu không quan trọng và giúp tối ưu hoá quá trình phát triển phần mềm

Tuy nhiên, phương pháp MoSCoW cũng có nhược điểm là nó không cung cấp thông tin

về sự ảnh hưởng của mỗi yêu cầu đến các yêu cầu khác Do đó, trong quá trình sử dụng

phương pháp này, các nhà phát triển phải cân nhắc kỹ càng các yêu cầu và đảm bảo rằng các yêu cầu quan trọng nhất được đáp ứng

5 MOST (Mission, Objectives, Strategies and Tactics) Analysis

Phương pháp MOST là một công cụ phân tích được sử dụng để xác định những vấn đề quan trọng nhất trong một tình huống hoặc dự án nào đó Công cụ này đặc biệt hữu ích trong quản lý dự án, quản lý chất lượng, hoặc trong việc đưa ra các quyết định quan trọng

MOST là viết tắt của "Mission, Objectives, Strategies, Tactics" Các thành phần này là những yếu tố cơ bản của phương pháp MOST và được sử dụng để phân tích một tình huống cụ thể

1 Mission (Sứ mệnh): Là mục đích chính của dự án hoặc tình huống cần xác định

Nó là cái mà bạn muốn đạt được khi hoàn thành tất cả các mục tiêu

2 Objectives (Mục tiêu): Là những kết quả cụ thể mà bạn muốn đạt được để hoàn thành sứ mệnh của dự án hoặc tình huống Các mục tiêu phải được đặt ra một cách

rõ ràng, đo lường được và phải có thể đạt được Mục tiêu cần phải đáp ứng yếu tố SMART đó là:

S-Specific: Cụ thể

M-Measurable: Có thể đo lường được

A-Achievable: Có thể đạt được

R-Realistic: Thực tế

T-Timely: Có giới hạn thời gian

3 Strategies (Chiến lược): Là kế hoạch tổng thể để đạt được mục tiêu Chiến lược được sử dụng để định hình và hướng dẫn các hành động cụ thể được thực hiện để đạt được mục tiêu

4 Tactics (Chiến thuật): Là các hành động cụ thể để thực hiện chiến lược Nó là phần

cụ thể nhất của phương pháp MOST và bao gồm các bước, công việc hoặc nhiệm

vụ cụ thể

Khi sử dụng phương pháp MOST, bạn bắt đầu bằng việc xác định sứ mệnh của dự án hoặc tình huống cần giải quyết Sau đó, bạn đặt ra các mục tiêu cụ thể để đạt được sứ mệnh đó Tiếp theo, bạn đưa ra các chiến lược để đạt được các mục tiêu đó và cuối cùng

là thiết lập các chiến thuật cụ thể để thực hiện chiến lược đó

Phương pháp MOST giúp cho việc xác định và tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất trong một tình huống hoặc dự án, giúp đưa ra các quyết định hiệu quả và phát triển các kế hoạch hành động rõ ràng

6 PESTLE

Phương pháp PESTLE là một công cụ phân tích môi trường kinh doanh bên ngoài của một doanh nghiệp PESTLE là viết tắt của các từ viết tắt như sau:

 Political (Chính trị): Phân tích các yếu tố liên quan đến chính trị, chính sách, quy định, pháp luật, các thỏa thuận thương mại, các quan hệ quốc tế và các vấn đề liên quan đến an ninh và ổn định chính trị

 Economic (Kinh tế): Phân tích các yếu tố liên quan đến tình hình kinh tế, ví dụ như tình hình tài chính, tăng trưởng GDP, tỷ giá hối đoái, lạm phát và thị trường lao động

 Sociocultural (Xã hội - Văn hóa): Phân tích các yếu tố liên quan đến xã hội và văn hóa, ví dụ như thay đổi về các giá trị, thói quen, tầm nhìn, niềm tin, giáo dục, đào tạo, thị trường tiêu dùng và các vấn đề đa dạng

 Technological (Công nghệ): Phân tích các yếu tố liên quan đến công nghệ, ví dụ như tiến bộ công nghệ, sáng tạo, viễn thông, đổi mới sản phẩm và dịch vụ, cách thức sản xuất và phân phối

 Legal (Pháp lý): Phân tích các yếu tố liên quan đến pháp luật, ví dụ như quy định

về kinh doanh, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, luật lao động và các vấn đề liên quan đến bảo vệ môi trường

 Environmental (Môi trường): Phân tích các yếu tố liên quan đến môi trường, ví dụ như tác động của biến đổi khí hậu, tài nguyên tự nhiên, sự bảo vệ môi trường và các vấn đề về sức khỏe cộng đồng

Phương pháp PESTLE giúp doanh nghiệp nhận thức rõ hơn về các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động của mình, từ đó có thể tạo ra các chiến lược phù hợp và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm, không thể dự đoán được tương lai và chỉ tập trung vào các yếu tố bên ngoài, không đánh giá được các yếu tố nội bộ của doanh nghiệp Do đó, việc áp dụng phương pháp PESTLE cần được kết hợp với các phương pháp phân tích khác như phân tích SWOT để đánh giá toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Ngoài ra, phương pháp PESTLE cũng đòi hỏi sự hiểu biết rộng về các yếu tố bên ngoài, các quy định pháp lý, chính sách kinh tế, văn hóa và môi trường, và sự thay đổi của chúng Do đó, việc thu thập thông tin và đánh giá các yếu tố này đòi hỏi sự nghiên cứu cẩn thận và phân tích kỹ lưỡng

Tóm lại, phương pháp PESTLE là một công cụ phân tích môi trường kinh doanh quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình Tuy nhiên, để đạt được kết quả tốt, cần kết hợp với các phương pháp khác và đòi hỏi sự nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng

7 SWOT

Phương pháp SWOT là một công cụ phân tích chiến lược được sử dụng để đánh giá sức mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của một tổ chức hoặc một dự án SWOT là viết tắt của Strengths (Sức mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức)

- Điểm mạnh (Strength): Những điểm mạnh của công ty là yếu tố đem lại ưu thế, lợi thế chính cho công ty Một số ví dụ về điểm mạnh là thương hiệu công ty, danh tiếng trên thị trường, nhân viên có kinh nghiệm và trình độ cao, sản phẩm chất lượng, hỗ trợ khách hàng tốt…

- Điểm yếu (Weakness): Của công ty là các hoạt động, các chính sách công ty hoặc các nhược điểm tạo ra các vấn đề cho sự phát triển của công ty Ví dụ về những điểm yếu là danh tiếng xấu, công ty mới thành lập, vốn ít, sản phẩm không hoàn thiện, nhân viên kỹ năng kém, sự tiêu cực giữa các bộ phận, bè phái văn phòng…

- Cơ hội (Opportunities): Là những dữ kiện và yếu tố bên ngoài có khả năng mang lại lợi thế cho công ty hơn đối thủ cạnh tranh Cơ hội có thể là những ưu đãi, chính sách hỗ trợ từ chính phủ, luật pháp, xu hướng tiêu dùng thay đổi, cơ hội mở rộng thị trường…

- Các mối đe dọa (Threats): Là các yếu tố hoặc thông tin bên ngoài có thể tạo ra bất lợi cho công ty Một số ví dụ về các mối đe dọa là những thay đổi về xu hướng, các quy định, luật lệ mới, công nghệ mới, các đối thủ cạnh tranh, đối thủ mới nổi…

Phương pháp SWOT bao gồm các bước sau đây:

1 Thu thập thông tin: Thu thập thông tin liên quan đến tổ chức hoặc dự án và môi trường xung quanh

2 Xác định sức mạnh và điểm yếu: Đánh giá các yếu tố nội bộ của tổ chức hoặc dự

án, bao gồm những gì họ làm tốt và những điều cần cải thiện

3 Xác định cơ hội và thách thức: Đánh giá các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến tổ chức hoặc dự án, bao gồm cơ hội và thách thức có thể đối mặt

4 Phân tích SWOT: Tổng hợp các thông tin thu thập được để tạo thành bảng SWOT, xác định các mối quan hệ giữa các yếu tố và đưa ra đánh giá tổng thể

5 Xây dựng chiến lược: Dựa trên phân tích SWOT, xác định các chiến lược để tận dụng các cơ hội và giảm thiểu các thách thức, tận dụng sức mạnh và cải thiện điểm yếu

Phương pháp SWOT là một công cụ hữu ích để giúp tổ chức hoặc dự án đưa ra quyết định chiến lược dựa trên việc đánh giá và tận dụng các yếu tố nội bộ và bên ngoài Tuy nhiên, nó cũng có hạn chế trong việc đưa ra dự đoán chính xác về tương lai và không thể thay thế cho việc phân tích chi tiết và đầy đủ hơn

8 6 chiếc mũ tư duy

Phương pháp 6 chiếc mũ tư duy là một phương pháp tư duy đa chiều, mỗi chiếc mũ tượng trưng cho một loại tư duy khác nhau Phương pháp này được đề xuất bởi nhà tư duy học Edward de Bono vào năm 1985

Sáu chiếc mũ tư duy trong phương pháp này bao gồm:

1 Mũ xanh lá cây: Tư duy tích cực và sáng tạo Trong tư duy này, người sử dụng sẽ tập trung vào những ý tưởng mới và tiềm năng, đưa ra các giải pháp khác nhau mà không quan tâm đến tính khả thi của chúng

2 Mũ trắng: Tư duy khách quan và dựa trên sự thật Trong tư duy này, người sử dụng

sẽ tập trung vào các dữ liệu, thông tin và sự kiện để đưa ra các quyết định đúng đắn và chính xác

3 Mũ đỏ: Tư duy chủ quan và dựa trên cảm xúc Trong tư duy này, người sử dụng sẽ tập trung vào cảm nhận và suy nghĩ của mình để đưa ra quyết định

4 Mũ đen: Tư duy phản biện và tiêu cực Trong tư duy này, người sử dụng sẽ tập trung vào các khía cạnh tiêu cực của vấn đề và đưa ra các điểm trái chiều để giúp cải thiện và hoàn thiện ý tưởng

5 Mũ vàng: Tư duy lạc quan và tích cực Trong tư duy này, người sử dụng sẽ tập trung vào các khía cạnh tích cực của vấn đề và đưa ra các giải pháp đồng tình và đồng hành

6 Mũ xám: Tư duy toàn diện và phối hợp Trong tư duy này, người sử dụng sẽ tập trung vào việc tổng hợp các quan điểm và giải pháp từ các mũ tư duy khác nhau để đưa ra quyết định cuối cùng

Phương pháp 6 chiếc mũ tư duy giúp cho người sử dụng có thể tư duy đa chiều và đưa ra các quyết định và ý tưởng sáng tạo hơn

9 5 Whys

Phương pháp 5 Whys là một công cụ đơn giản và hiệu quả để giải quyết các vấn đề và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của chúng Phương pháp này bắt đầu bằng việc đặt câu hỏi

"Tại sao?" liên tục đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Cụ thể, phương pháp 5 Whys bao gồm các bước sau:

1 Đặt câu hỏi "Tại sao?" để tìm ra nguyên nhân của vấn đề Ví dụ: Tại sao máy móc của chúng ta không hoạt động?

2 Tiếp tục đặt câu hỏi "Tại sao?" với nguyên nhân đó Ví dụ: Tại sao bộ phận đó bị hỏng?