Trong thời gian làm việc tại Công ty Cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam em nhận thấy doanh nghiệp mình đang làm còn tồn tại rất nhiều hạn chế trong quy trình dịch vụ, do đó em xin lựa chọn đề
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU
Khái niệm và vai trò của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đối với
1.1.1 Khái niệm về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu 1.1.1.1 Một số khái niệm về giao nhận và hoạt động giao nhận
Giao nhận là một bộ phận cấu thành quan trọng trong vận tải hàng hóa quốc tế, nó gắn liền và song hành với quá trình lưu thông hàng hóa nhằm đưa hành hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, từ người bán đến người mua
Một số định nghĩa được đưa ra như sau:
Theo quy tắc của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) về dịch vụ giao nhận - dịch vụ giao nhận là bất kỳ dịch vụ nào lên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan tới các dịch vụ kể trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa [6]
Giao nhận hàng hóa là một hoạt động nằm trong chuỗi hoạt động logistics nên được hiểu theo khái niệm của logistics, theo điều luật 233 Luật thương mại Việt Nam năm 2005 định nghĩa là hoạt động thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi làm thủ tục hải quan và làm thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, các dịch vụ liên quan khác để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác [4]
Như vậy tổng kết lại, giao nhận hàng hóa là tổng hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan tới quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (Người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)
1.1.1.2 Khái niệm về giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Theo liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận “Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu hàng, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa, các dịch vụ phụ trợ và tư vấn liên quan đến các dịch vụ kể trên nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay những chứng từ liên quan đến hàng hóa [11]
Thư viện ĐH Thăng Long
Như vậy, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm tất cả các dịch vụ từ vận chuyển, lưu kho, xếp dỡ, phân phối hàng hóa và các dịch vụ hỗ trợ, tư vấn có liên quan
Hoạt động này phải tuân thủ theo quy định của pháp luật
Ngày nay, trong xu thế toàn cầu hóa, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu không chỉ dừng lại ở việc thực hiện các công việc truyền thống giao nhận hàng hóa mà còn thực hiện các dịch vụ tư vấn như chọn tàu vận tải, chọn tuyến đường vận chuyển
1.1.2 Vai trò và chức năng của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đối với doanh nghiệp và nền kinh tế
Giao nhận hàng hóa ngày càng đóng vai trò quan trọng trong xu thế kinh tế quốc tế hiện nay, thể hiện ở các khía cạnh như sau: Đối với doanh nghiệp
Tiếp cận thị trường mới: Giao nhận hàng hóa xuất khẩu cho phép doanh nghiệp tiếp cận các thị trường quốc tế, nơi họ có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng và tận dụng cơ hội kinh doanh mới Đối với các doanh nghiệp phụ thuộc vào thị trường nội địa, việc mở rộng ra thị trường quốc tế giúp đa dạng hóa nguồn thu và giảm thiểu nguy cơ mất mát khi thị trường nội địa gặp khó khăn
Tối ưu hóa chi phí: Các chi phí liên quan đến vận chuyển, xếp dỡ, và đóng gói có thể được tối ưu hóa để đảm bảo rằng doanh nghiệp không phải trả nhiều hơn cần thiết
Gom hàng từ nhiều nguồn và gửi trong cùng một lô có thể giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, đặc biệt đối với các doanh nghiệp với khối lượng hàng hóa lớn
Nâng cao chất lượng sản phẩm: Hoạt động giao nhận xuất khẩu liên quan đến kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi chúng được vận chuyển Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa không bị hỏng hóc, đảm bảo sự an toàn và đáp ứng yêu cầu chất lượng của thị trường đích Đóng gói đúng cách giúp bảo vệ sản phẩm khỏi hư hại trong quá trình vận chuyển và đến tay khách hàng một cách an toàn
Tạo uy tín và khách hàng hài lòng: Việc giao hàng đúng thời gian và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng trong quá trình giao nhận tạo ra niềm tin và uy tín cho doanh nghiệp Xây dựng mối quan hệ lâu dài: Một quá trình giao nhận hiệu quả và đáng tin cậy có thể xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, tạo ra khả năng tái mua hàng và hỗ trợ sự phát triển bền vững
Quản lý rủi ro: Các doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ khỏi thiệt hại trong quá trình giao nhận Điều này giúp hạn chế rủi ro tài chính khi có sự cố xảy ra Quản lý rủi ro cũng đòi hỏi kế hoạch dự phòng cho các tình huống không mong muốn như trễ chuyến, thiếu hụt nguồn cung, hoặc hủy đơn hàng Đối với nền kinh tế
Hoạt động giao nhận xuất khẩu góp phần vào tăng cường xuất khẩu và thu nhập quốc gia, mở rộng nguồn thu từ thị trường quốc tế Tăng tỷ trọng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp vào GDP hàng năm và bổ sung nguồn vốn quan trọng Ngành này là một loại dịch vụ có lợi nhuận ổn định và chắc chắn nếu được quản lý khéo léo trên cơ sở tận dụng hạ tầng hiện có Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng quan trọng, đặc biệt trong thương mại quốc tế giữa các quốc gia khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, việc vận chuyển hàng hóa từ người bán sang người mua bao gồm nhiều công đoạn như đưa hàng ra cảng, xếp hàng lên tàu và chuyển tải hàng dọc đường.
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu
1.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu 1.2.1.1 Nhóm yếu tố ảnh hưởng đến cung
Quy mô nền kinh tế (GDP) của nước xuất khẩu
Khi xét yếu tố thu nhập của nước xuất khẩu, ta có thể dựa vào Giá trị Tổng sản phẩm quốc nội (GDP) để đại diện cho cung hàng xuất khẩu Tổng giá trị hàng hóa và dịch vụ sản xuất trong lãnh thổ một nước tăng lên, sẽ tương đương với tăng cung hàng xuất khẩu và cơ hội xuất khẩu nhiều hơn Tuy nhiên, tác động của giá trị sản xuất xuất khẩu trong các nền kinh tế khác nhau Trong những nền kinh tế dựa vào xuất khẩu, xuất khẩu và thu nhập quốc dân có mối liên hệ chặt chẽ Trong trường hợp này, tăng giá trị sản xuất sẽ thúc đẩy xuất khẩu mạnh mẽ Ngược lại, trong những nền kinh tế không hướng theo mục tiêu xuất khẩu, tác động của tăng giá trị sản xuất lên giá trị xuất khẩu hàng hóa không nhiều Sự đa dạng trong cơ cấu và tốc độ tăng cung hàng hóa trong nền kinh tế do đặc thù của từng ngành sản xuất dẫn đến sự khác biệt khi giá trị sản xuất tăng lên Do đó, tác động của thu nhập nước xuất khẩu lên xuất khẩu các nhóm hàng khác nhau là khác nhau Ngược lại, giảm giá trị sản xuất của một quốc gia sẽ dẫn đến giảm giá trị xuất khẩu hàng hóa
Dân số nước xuất khẩu
Dân số ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sản xuất của một quốc gia và tác động của nó đến xuất khẩu hàng hóa có thể được phân tích ở các góc độ khác nhau Ở góc độ nguồn lao động, dân số tăng góp phần tăng khả năng sản xuất và xuất khẩu Tuy nhiên,
Thư viện ĐH Thăng Long điều này tạo áp lực cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước, thúc đẩy cải tiến kỹ thuật và nâng cao chất lượng sản phẩm, cùng với sự đa dạng hóa để tăng cung cấp hàng hóa và thúc đẩy xuất khẩu Nguồn lao động cũng cần cải thiện chất lượng và trình độ để thích nghi với sự phát triển khoa học kỹ thuật Do đó, tại góc độ này, dân số có tác động cùng chiều với xuất khẩu Ở một góc độ khác, tăng dân số tạo ra thị trường lớn trong nước, có thể làm giảm tính động của doanh nghiệp trong nước đối với thị trường quốc tế và làm giảm sự tập trung vào xuất khẩu Kết quả là, sản xuất chủ yếu đáp ứng nhu cầu trong nước, làm giảm sự phát triển của hoạt động xuất khẩu Ở góc độ này, dân số có tác động ngược chiều với xuất khẩu hàng hóa
Như vậy, trên phương diện lý thuyết dân số nước xuất khẩu có thể tác động cùng chiều hoặc ngược chiều với KNXK hàng hóa của một quốc gia
Công cụ/chính sách hỗ trợ xuất khẩu của Nhà nước
Về mặt lý thuyết, khi hoạt động xuất khẩu được trợ giúp bởi các chính sách hỗ trợ từ phía nhà nước sẽ diễn ra thuận lợi hơn và các doanh nghiệp xuất khẩu được hỗ trợ cũng sẽ tăng sản lượng cung ứng hàng hóa để thực hiện xuất khẩu Trong nền kinh tế hiện đại, một số chính sách hỗ trợ xuất khẩu của nhà nước có tác dụng tăng cung hàng hóa xuất khẩu như: chính sách tỷ giá, chính sách tín dụng xuất khẩu, chính sách xúc tiến thương mại…Như vậy, vai trò của nhà nước là rất quan trọng trong việc giúp tăng cung hàng xuất khẩu thông qua các chính sách hỗ trợ sản xuất và xuất khẩu
1.2.1.2 Nhóm yếu tố ảnh hưởng đến cầu
Quy mô nền kinh tế (GDP) của nước nhập khẩu
Xét về nước nhập khẩu, nếu GDP của một nước lớn thường đi kèm với thu nhập của quốc gia đó cao, điều này đồng nghĩa với việc nước đó có khả năng chi trả nhiều hơn cho hàng hóa của các nước khác, điều này khiến cho giá trị xuất khẩu vào nước đó tăng lên
GDP nước nhập khẩu càng lớn thì khả năng sản xuất của nước đó càng cao, nước đó sẽ càng có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu trong nước và sản xuất được hàng hóa thay thế nhập khẩu Do vậy sẽ càng gây khó khăn cho các mặt hàng của nước xuất khẩu trong việc xâm nhập thị trường Không chỉ có thế, tác động của thu nhập quốc dân tới cầu xuất khẩu còn phụ thuộc vào từng loại hàng hóa Các nhóm hàng khác nhau sẽ có độ co giãn theo thu nhập không giống nhau Đối với những mặt hàng trở thành hàng hóa thứ cấp khi mức sống tăng cao do thu nhập thì khi thu nhập tăng sẽ chỉ khiến cầu của những hàng hóa này giảm Đối với hàng hóa thông thường cầu sẽ tăng khi thu nhập tăng lên Tuy vậy, những mặt hàng cần thiết thì thu nhập tăng cao sẽ chỉ đem đến một mức tăng vừa phải trong khi đối với những hàng hóa xa xỉ, thì thu nhập tăng ở mức cao kéo theo cầu tăng mạnh Mặc dù vậy, việc hàng hóa nào là xa xỉ, hàng hóa nào là cần thiết hay thứ cấp còn tùy thuộc vào những đặc điểm riêng, sự phù hợp và khác biệt giữa nước xuất khẩu và nước nhập khẩu
Dân số nước nhập khẩu
Tương tự như nghiên cứu với dân số nước xuất khẩu, khi quy mô dân số tăng sẽ kéo theo cầu hàng hóa mà đặc biệt là các mặt hàng thiết yếu tăng lên, gây ra những ảnh hưởng nhất định đến KNXK của quốc gia đối tác Tuy vậy, mức độ tác động của nhân tố này là cùng chiều hay ngược chiều lại phụ thuộc vào điều kiện cụ thể cũng như chất lượng nguồn lao động của mỗi quốc gia Cụ thể: (i) Dân số tăng cũng tức là lượng cầu tăng khiến cho nhu cầu nhập khẩu hàng hóa tăng tức là KNXK của đối tác tăng
Dân số tăng khiến quy mô lao động trong nước tăng làm tăng khả năng sản xuất dẫn tới tăng quy mô và kết quả sản xuất Khi đó, sản xuất trong nước cũng đã phần nào đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng trong nước dẫn đến KNNK hàng hóa giảm (cũng tức là KNXK của quốc gia đối tác giảm) Qua phân tích trên cho thấy xu hướng tác động của dân số nước nhập khẩu và dân số nước xuất khẩu là giống nhau
1.2.1.3 Các yếu tố cản trở, hấp dẫn
Mức độ hội nhập và tự do hóa thương mại của từng quốc gia
Hội nhập kinh tế quốc tế càng sâu rộng, dù ở cấp độ đơn phương, song phương hay khu vực cũng có tác động lớn đến hoạt động thương mại của một quốc gia trong đó có hoạt động xuất khẩu Hội nhập kinh tế tạo điều kiện cho các quốc gia tận dụng được lợi thế so sánh thông qua buôn bán ngoại thương Quan hệ giữa hội nhập quốc tế và hoạt động ngoại thương là quan hệ hữu cơ với nhau Khi hội nhập càng mạnh mẽ thì ngoại thương cần được tự do hoá, xoá bỏ độc quyền Do đó, hội nhập càng sâu sẽ là cơ hội lớn cho các quốc gia đẩy mạnh xuất khẩu trên cơ sở phát huy lợi thế so sánh và tham gia mạng sản xuất toàn cầu
Quan hệ thương mại giữa Việt Nam với các nước đối tác ASEAN
Thương mại giữa hai nước được thúc đẩy mạnh mẽ khi có quan hệ đối tác chiến lược hoặc đối tác toàn diện Đối tác chiến lược mang tính toàn cục và lâu dài, liên quan đến nhiều lĩnh vực cùng có lợi Số lượng đối tác chiến lược tăng nhanh Đối tác toàn diện là quan hệ thông thường đã đạt mức chiến lược, nhưng có sự đồng đều chưa đủ hoặc thời điểm chưa thích hợp Hiện nay, Việt Nam đã thiết lập quan hệ chiến lược với nhiều nước trong khu vực ASEAN và quan hệ toàn diện với một số khác Phát triển quan hệ thương mại sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu của hai nước
Thư viện ĐH Thăng Long
Chất lượng hàng xuất khẩu
Chất lượng sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất khẩu Điều này bao gồm cả các yếu tố như đặc tính cơ lý hóa, bao bì, mẫu mã, kiểu dáng, và thị hiếu tiêu dùng của khách hàng Chất lượng sản phẩm cũng liên quan mật thiết đến chất lượng dịch vụ đi kèm Sản phẩm phải phù hợp với yêu cầu của từng khu vực địa lý, tiêu chuẩn quốc tế và thị hiếu của người tiêu dùng Doanh nghiệp có sản phẩm chất lượng cao và dịch vụ đi kèm tốt sẽ có lợi thế cạnh tranh trong hoạt động xuất khẩu, ảnh hưởng đến thị phần trên thị trường xuất khẩu
Các rào cản thương mại quốc tế, bao gồm thuế quan và phi thuế quan, cũng đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu Khi các rào cản tăng, như tăng thuế nhập khẩu hoặc yêu cầu tiêu chuẩn cao hơn, sẽ hạn chế luồng hàng hóa xuất nhập khẩu Ngược lại, khi giảm rào cản, thông qua việc tham gia vào các khu vực mậu dịch tự do, ký kết các hiệp định kinh tế, giảm thuế và linh hoạt trong quy định tiêu chuẩn, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại quốc tế và thúc đẩy kim ngạch xuất nhập khẩu của quốc gia đó
Hoạt động thương mại biên giới
Thực tế, các quốc gia có chung nhau đường biên giới thì khả năng đẩy mạnh quan hệ thương mại, thúc đẩy xuất nhập khẩu là rất lớn Các hoạt động thương mại biên giới đã phát triển mạnh và dần trở thành “đòn bẩy” thúc đẩy sự phát triển kinh tế – xã hội, an ninh quốc phòng trên những địa bàn biên giới trọng yếu của các quốc gia
Phương thức hoạt động kinh doanh thương mại biên giới cũng ngày càng đa dạng hơn như: Xuất nhập khẩu trực tiếp, tạm nhập – tái xuất, chuyển khẩu, kho ngoại quan, trao đổi của cư dân biên giới Cơ cấu hàng hóa thương mại biên giới có nhiều thay đổi theo hướng đa dạng, phong phú Do vậy, đây là yếu tố khá thuận lợi để các quốc gia là láng giềng của nhau có thể tận dụng đẩy nhanh hoạt động xuất nhập khẩu qua biên giới
Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp xuất khẩu
Năng lực cạnh tranh trong xuất khẩu thể hiện thực lực và lợi thế của doanh nghiệp trong hoạt động xuất khẩu so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường quốc tế trong việc thỏa mãn tốt nhất các đòi hỏi của khách hàng để thu lợi ngày càng cao trên thị trường quốc tế Thực tế, năng lực cạnh tranh càng cao thì khả năng chiến thắng để giành thị phần cung ứng hàng hóa càng lớn Trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa diễn ra mạnh mẽ, vấn đề năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp càng trở nên quan trọng và là yếu tố then chốt trong hoạt động xuất khẩu của các quốc gia Do vậy, bất kỳ quốc gia nào muốn mở rộng sản xuất, giành lấy lợi thế trong cạnh tranh xuất khẩu thì vấn đề nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp là rất quan trọng
Khoảng cách giữa các quốc gia
Hệ thống cơ sở vật chất trong vận tải biển giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Tàu biển là những tàu chở hàng và chở khách vì mục đích thương mại Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, tàu biển đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng đến đúng điểm đích Căn cứ theo danh mục, tàu biển gồm các loại:
Tàu Container (Container Ship): Đây là loại tàu chở hàng phổ biến nhất trong ngành vận tải biển Chúng được thiết kế để chở hàng hóa trong các container tiêu chuẩn, giúp việc xếp dỡ hàng hóa trở nên dễ dàng và hiệu quả Tàu container có nhiều kích thước khác nhau, từ các tàu feeder nhỏ đến các tàu mega-container lớn có khả năng chở hàng hóa hàng ngàn container
Tàu Chở Dầu (Oil Tanker): Tàu chở dầu được thiết kế để vận chuyển dầu thô và các sản phẩm dầu từ một điểm đến một điểm khác trên biển Chúng có các hệ thống chống rò rỉ để đảm bảo an toàn trong vận chuyển các loại chất lỏng nguy hiểm
Tàu Chở Khí Hóa Lỏng (LNG Carrier): Loại tàu này chuyên chở khí hóa lỏng
(Liquefied Natural Gas - LNG) và khí hóa lỏng cảng (Liquefied Petroleum Gas - LPG)
Chúng có các hệ thống cách nhiệt và an toàn cao cấp để giữ cho khí được duy trì ở trạng thái lỏng
Tàu Du Lịch (Cruise Ship): Tàu du lịch là loại tàu biển được thiết kế để đón khách du lịch và cung cấp các dịch vụ giải trí và tiện nghi Chúng có thiết kế sang trọng với nhiều tiện ích như nhà hàng, hồ bơi, sân golf mini, và phòng ngủ riêng cho khách du lịch
Tàu Cá (Fishing Vessel): Loại tàu này được sử dụng cho ngành thủy sản, chuyên chở hàng hóa từ ngư trường về cảng Tàu cá thường có các thiết bị để lưu trữ và xử lý cá và hải sản
Tàu Vận Tải Ro-Ro (Roll-on/Roll-off): Tàu Ro-Ro thiết kế để vận chuyển xe hơi và hàng hóa mà xe có thể tự lưu thông lên và xuống tàu bằng cách "roll-on" và "roll-off" trên các ramp
Tàu Nhiệt Đới (Reefer Ship): Loại tàu này được thiết kế để vận chuyển hàng hóa nhạy cảm với nhiệt độ như thực phẩm đông lạnh hoặc hàng hóa đông lạnh Chúng có hệ thống làm lạnh và giữ ẩm để bảo quản hàng hóa
Tàu Container Chuyên Dụng (Specialized Container Ship): Ngoài các loại tàu container thông thường, còn có các tàu container chuyên dụng dành cho hàng hóa cụ thể như hàng hóa nguy hiểm, hàng rời (breakbulk cargo), và hàng hàng loạt (bulk cargo)
- Căn cứ theo cỡ tàu:
• Tàu cực lớn- Ultra Large Crude Carrier (ULCC): tàu chở dầu thô có trọng tải 350 000 DWT trở lên
• Tàu rất lớn (VLCC): tàu chở dầu có trọng tải 200 000 đến 350 000 DWT
• Tàu có trọng tải trung bình: các tàu chở hàng rời và hàng bách hóa có trọng tải tịnh dưới 200 000DWT
• Tàu nhỏ: tàu có trọng tải và dung tích đăng ký nhỏ (nhưng trọng tải toàn phần phải từ 300 DWT hoặc dung tích đăng ký phải từ 100GRT trở lên)
Cảng biển là công trình ở bờ biển để phục vụ các hoạt động hàng hải Cảng là nơi trú ẩn tự nhiên hay nhân tạo Các cảng biển thường được xây dựng các vũng, các vịnh, các cửa sông, các vịnh hẹp, đôi khi xây dựng ngay trên các bờ thẳng, một số cảng xây dựng trên các đảo nhân tạo cảng được củng cố bởi các công trình phòng vệ, đê, đê chắn sóng đập bảo hộ cảng
Cảng biển là một đầu mối giao thông lớn, bao gồm nhiều công trình kiến trúc, bảo đảm cho tàu thuyền neo đậu yên ổn, nhanh chóng và thuận lợi việc thực hiện công việc chuyển giao hàng hóa, hành khách từ các phương tiện giao thông trên đất liền sang tàu
Thư viện ĐH Thăng Long biển hoặc ngược lại, bảo quản và gia công hàng hóa, phục vụ tất cả nhu cầu cần thiết của tàu neo đậu trong cảng Ngoài ra nó còn là trung tâm phân phối, trung tâm công nghiệp, trung tâm, thương mại, trung tâm dịch vụ của cả một vùng hấp dẫn Cảng biển có hai chức năng:
Phục vụ tàu biển: Cảng là nơi ra vào, neo đậu của tàu, là nơi cung cấp các dịch vụ đưa đón tàu ra vào, lai dắt, cung ứng dầu mỡ, nước ngọt, vệ sinh, sửa chữa tàu…
- Cung cấp thiết bị để thông quan hóa mậu dịch
- Cung cấp luồng cho tàu bè vào cảng thuận lợi nhất
- Cung cấp đường cho ô tô, xe lửa, tàu sông, các phương tiện vận tải khác ra vào cảng
- Thực hiện các nhiệm vụ ngoài xếp dở hàng hóa như sữa chữa, cung ứng tàu thuyền, trú ngụ khi có bão hoặc các trường hợp khẩn cấp khác
- Phục vụ hàng hoá: Cảng phải làm nhiệm vụ xếp dỡ, giao nhận chuyển tải, bảo quản, lưu kho, tái chế, đóng gói, phân phối hàng hoá xuất, nhập khẩu Cảng còn là nơi tiến hành các thủ tục xuất nhập khẩu, là nơi bắt đầu, tiếp tục hoặc kết thúc quá trình vận tải…
Các trang thiết bị của cảng biển
- Cầu tàu, luồng lạch, đặp chắn sóng, phao, trạm hoa tiêu, hệ thống thông tin, dữ liệu… phục vụ tàu ra vào neo đậu
- Cần cẩu, cần trục, xe nâng, xe kéo, băng chuyền, oto, đầu kéo, rơ mooc, pallet, container, máy móc thiết bị phục vụ vận tải, xếp dỡ hàng hóa
- Nhà kho, kho ngoại quan, bãi CFS, CY, phục vụ đóng hàng, bảo quản, lưu kho, lưu bãi
- Các hệ thống thông tin liên lạc, tín hiệu đèn, máy vi tính, ra-đa, la bàn phục vụ công tác điều hành
Container đóng vai trò quan trọng trong ngành vận tải biển và có nhiều ảnh hưởng tích cực đối với quá trình vận chuyển hàng hóa Với mỗi doanh nghiệp khi hoạt động trong lĩnh vực vận tải biển, việc đầu tư các danh mục container là điều cần thiết để có thể vận chuyển được đa dạng các sản phẩm hàng hóa cho khách hàng Một số các container được dùng phổ biến trong vận tải đó là:
Công nghệ trong hoạt động giao nhận hàng hóa
Công nghệ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hóa
Với sự phát triển liên tục của công nghệ, các công ty và tổ chức hoạt động trong lĩnh vực này đã trở nên hiệu quả hơn và đáng tin cậy hơn Công nghệ cung cấp một loạt các công cụ và hệ thống quản lý thông tin mạnh mẽ để tối ưu hóa quy trình giao nhận Một số công nghệ trong hoạt động giao nhận hàng hóa đó là:
Hệ thống quản lý vận tải (TMS - Transportation Management System): TMS là một phần mềm quản lý vận tải mạnh mẽ giúp tối ưu hóa lịch trình vận chuyển, quản lý vận đơn, theo dõi hàng hóa và tối ưu hóa sử dụng phương tiện vận tải TMS giúp giảm thiểu thất thoát thời gian và tài nguyên, cải thiện tính hiệu quả và giảm chi phí
Thư viện ĐH Thăng Long
Hệ thống quản lý kho (WMS - Warehouse Management System): WMS giúp quản lý hàng tồn kho, từ việc xác định vị trí hàng hóa trong kho đến việc theo dõi lượng tồn kho, quản lý chu kỳ nhập xuất, và tối ưu hóa việc lưu trữ hàng hóa
Hệ thống theo dõi và định vị (GPS và IoT): Các thiết bị GPS và IoT (Internet of
Things) giúp theo dõi vị trí của phương tiện vận chuyển và hàng hóa trong thời gian thực Điều này giúp cải thiện quản lý lịch trình, dự báo thời gian giao hàng, và cung cấp thông tin cụ thể về vị trí và tình trạng của hàng hóa
Hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System): Hệ thống này giúp quản lý tài liệu liên quan đến giao nhận hàng hóa, bao gồm các loại chứng từ xuất nhập khẩu, vận đơn, hóa đơn, và các hồ sơ quan trọng khác Điều này giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc
Hệ thống thông báo và truyền thông (Communication Systems): Các hệ thống thông báo và truyền thông đảm bảo rằng thông tin về lịch trình, thay đổi, và vấn đề khẩn cấp có thể được chia sẻ và truy cập một cách nhanh chóng giữa các bên liên quan, bao gồm vận chuyển, hải quan và khách hàng
Hệ thống quản lý an ninh (Security Management System): Các hệ thống an ninh giúp bảo vệ hàng hóa và quá trình giao nhận khỏi nguy cơ mất trộm hoặc hỏng hóc Điều này bao gồm việc sử dụng hệ thống camera giám sát, kiểm tra an ninh tại các điểm giao nhận, và quản lý quyền truy cập
Hệ thống tích hợp dữ liệu (Data Integration Systems): Các hệ thống này giúp tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ hải quan đến nhà cung cấp và khách hàng Điều này giúp cải thiện khả năng theo dõi và quản lý dữ liệu liên quan đến giao nhận hàng hóa
Hệ thống quản lý dự án (Project Management System): Dự án giao nhận hàng hóa thường phức tạp và đòi hỏi sự quản lý cẩn thận Hệ thống quản lý dự án giúp theo dõi tiến trình và tài nguyên, đảm bảo rằng mọi công việc được hoàn thành đúng hẹn và hiệu quả.
Hồ sơ hải quan trong hoạt động xuất khẩu
1.5.1 Hồ sơ hải quan trong hàng hóa xuất khẩu
- Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm thông tư 39/2018/TT/BTC
- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp
- Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính
- Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép:
- Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên
- Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác
1.5.2 Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa miễn thuế xuất khẩu, nhập khẩu
Ngoài các chứng từ nêu tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này và quy định tại Nghị định số 134/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, người khai hải quan nộp:
- Danh mục hàng hóa miễn thuế mẫu 06 ban hành kèm Nghị định số 134/2016/NĐ- CP
- Hợp đồng đi thuê và cho thuê lại máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải chuyên dùng phục vụ hoạt động dầu khí; hợp đồng dịch vụ công việc cho tổ chức, cá nhân tiến hành hoạt động dầu khí: 01 bản chụp
- Hợp đồng chế tạo máy móc, thiết bị hoặc chế tạo linh kiện, chi tiết, bộ phận rời, phụ tùng của máy móc, thiết bị cần thiết cho hoạt động dầu khí để cung cấp cho tổ chức, cá nhân tiến hành hoạt động dầu khí trong đó ghi rõ giá cung cấp hàng hóa không bao gồm thuế nhập khẩu: 01 bản chụp
- Hợp đồng chế tạo máy móc, thiết bị hoặc chế tạo linh kiện, chi tiết, bộ phận rời, phụ tùng của máy móc, thiết bị để tạo tài sản cố định của đối tượng được hưởng ưu đãi đầu tư hoặc để tạo tài sản cố định của cơ sở đóng tàu: 01 bản chụp
(5) Hồ sơ hải quan đối với trường hợp giảm thuế
Ngoài các chứng từ nêu tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này, người khai hải quan phải nộp hồ sơ giảm thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 134/2016/NĐ-CP
Thư viện ĐH Thăng Long
Hồ sơ hải quan đối với trường hợp không thu thuế
Ngoài các chứng từ nêu tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này và quy định tại Nghị định số 134/2016/NĐ-CP, người khai hải quan phải nộp:
- Đối với hàng hóa nhập khẩu nhưng phải tái xuất trả lại nước ngoài, tái xuất sang nước thứ ba, tái xuất vào khu phi thuế quan:
- Đối với hàng hóa xuất khẩu nhưng phải tái nhập khẩu trở lại Việt Nam:
Công văn đề nghị không thu thuế theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 02 Phụ lục IIa ban hành kèm Thông tư 134/2016/NĐ-CP
- Đối với các trường hợp hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu được hoàn thuế nhưng người nộp thuế chưa nộp thuế:
Trường hợp thực hiện hồ sơ giấy, người nộp thuế nộp công văn đề nghị không thu thuế theo mẫu số 05/CVĐNKTT/TXNK Phụ lục VI ban hành kèm Thông tư này, trong đó nêu rõ số tiền chi tiết theo từng loại thuế, số chứng từ bảo lãnh của tổ chức tín dụng, số tờ khai hải quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu, số hợp đồng xuất khẩu hoặc nhập khẩu, số chứng từ thanh toán (nếu có): 01 bản chính.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TIẾP VẬN ATT VIỆT NAM
Tổng quan về Công ty tiếp vận ATT Logistics
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty tiếp vận ATT Logistics
Công ty Cổ phần ATT Việt Nam Logistics là công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa, dịch vụ vận chuyển nội địa - quốc tế, các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng toàn diện và cạnh tranh nhất cho mọi đối tượng khách hàng Với thế mạnh là sự chủ động và linh hoạt, đội ngũ giàu kinh nghiệm, mạng lưới vận chuyển rộng khắp và hệ thống đại lý mạnh, công ty tự hào đã mang đến cho khách hàng những dịch vụ với chất lượng tốt nhất
Trụ sở chính của ATT Logistics tọa lạc tại Tầng 12, Tòa nhà Tung Shing - 2 Ngô Quyền, Phường Lý Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ATT Logistics đã mở nhiều chi nhánh nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất để cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho các khách hàng doanh nghiệp Các chi nhánh của ATT trải dài khắp cả nước: Nội Bài, Bắc Ninh, Thái Nguyên, Bắc Giang, Hải Phòng, Lạng Sơn, Hồ Chí Minh Mạng lưới khách hàng của ATT Logistics có tới 80% là khách hàng Hàn Quốc và Trung Quốc ATT Logistics đã làm việc với một số khách hàng như: SAMSUNG, WONJIN VINA, GIGALANE, WOOJEON VINA, SAMJU
Thông tin về công ty:
- Tên Công ty: Công Ty Cổ Phần Tiếp Vận ATT Việt Nam - Tên quốc tế: ATT VIET NAM LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY - Tên viết tắt: ATT LOGISICS.,JSC
- Mã số thuế: 0107039063 - Người đại diện: Trần Tuấn Anh
- Văn phòng chính: Tầng 12 tòa nhà Tung Shing, số 2 Ngô Quyền, Phường Lý Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Tel: (+84 243) 218 1166 - Email: admin1@attlogistics.vn - Website: https://attlogistics.vn/
Thư viện ĐH Thăng Long
Hình 2.1 Logo của ATT Việt Nam
(Nguồn: https://attlogistics.vn/) 2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty tiếp vận ATT Việt Nam
- Năm 2015: ATT Logistics được thành lập và tham gia trực tiếp và lĩnh vực
Logistics vào năm 2015 sau khi thấy được tiềm năng và nhu cầu ngày càng cao về lĩnh vực dịch vụ logistics chuyên nghiệp
- Năm 2017: Công ty bắt đầu mở rộng kinh doanh tại khu vực phía Bắc cũng như trở thành một trong những đối tác hậu cấn chiến lược của các Công ty Hàn Quốc, Trung Quốc lại các các khu công nghiệp tại khu vực phía Bắc
- Năm 2018: Phát triển mạnh mẽ với mức tăng trưởng 200% về lợi nhuận và hiệu quả hoạt động trong năm 2018
- Năm 2019: Phủ sóng khắp mọi miền Việt Nam bằng việc mở văn phòng tại Hồ
- Năm 2021: Khai trương văn phòng đầu tiên tại Trung Quốc - Jiangsu Tongze
International Freight Forwarding Co., Ltd
Hình 2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty tiếp vận ATT Logistics
Thư viện ĐH Thăng Long
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty tiếp vận ATT Việt Nam
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
Hình 2.3 Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự Công ty cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam)
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban:
- Ban giám đốc công ty:
• Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan lãnh đạo cao nhất trong công ty, mỗi năm họp ít nhất một lần để thông qua và ban bố các quyết định quan trọng nhất của công ty
• Hội đồng quản trị: Do hội đồng quản trị bầu ra, chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch mang tính chiến lược tổng quát và đảm bảo các kế hoạch đó được thực hiện thông qua ban Giám Đốc
• Ban kiểm soát: Cũng là cơ quan do hội đồng cổ đông bầu ra, thay mặt đại hội đồng cổ kiểm tra giám sát, theo dõi hoạt động quản trị và Ban Giám Đốc
• Tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người điều hành, giám sát mọi hoạt động thương mại, nhân sự, hợp tác của công ty
• Phó giám đốc: Quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty và bộ phận kinh doanh theo nhiệm vụ của Tổng Giám đốc trên cơ sở kết quả thực hiện
Giao chỉ tiêu cho các bộ phận kinh doanh khác
Hệ thống các phòng ban:
- Phòng tài chính kế toán: Thực hiện các công việc quản lý tài chính chung cho toàn công ty như tài sản (dài hạn và ngắn hạn), chi phí, tiền lương, thưởng Lập kế hoạch sử dụng vốn một cách hợp lý, hợp lý, lập kế hoạch hoạch định chi phí đảm bảo sử dụng an toàn và hiệu quả của vốn Lập các báo cáo phân tích tài chính định kỳ của Công ty cho Giám đốc Công ty Tổng hợp, theo dõi và quản lý giá trị hợp đồng, thực thi các điều khoản hợp đồng, quản lý chi phí ký kết và thực hiện hợp đồng Chấp hành đầy đủ luật kế toán thống kê nhà nước
- Phòng xuất nhập khẩu: Bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng nhằm hoàn thành tốt công việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bộ phận Giao nhận: Chịu trách nhiệm lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa, quản lý, điều hành, phân bổ và hoạt động đoàn xe Bộ phận giao nhận chia thành 3 nhóm:
• Bộ phận Chứng từ: Quản lý bộ phận mình chăm sóc khách hàng cũ tìm kiếm khách hàng mới, thu thập yêu cầu vận chuyển của khách hàng, tìm hiểu và nắm bắt tình trạng, đặc điểm hàng hóa, tuyến đường, thời gian vận chuyển Chịu trách nhiệm về hồ sơ khai hải quan, kiểm tra hàng hóa trước khi thông quan Đảm bảo vận chuyển thông suốt từ nơi này đến nơi khác
Phòng Hành chính Nhân sự: Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kì năm, quý, tháng
• Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty
• Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự, lập ngân sách nhân sự
• Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty
• Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
Thư viện ĐH Thăng Long
• Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám Đốc
• Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty
• Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ
• Tham mưu, giúp việc cho giám đốc tổ chức thực hiện các việc trong các việc tổ chức lao động, quản lý bố trí nhân lực, các chế độ chính sách, kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nội quy công ty, tổ chức
TÊN PHÒNG BAN BỘ PHẬN CHỨC VỤ SỐ LƯỢNG Đại hội đồng cổ đông 3
Ban giám đốc Tổng giám đốc 1
Phòng Hành chính Nhân sự
Phòng Tài chính Kế toán
Bộ phận chứng từ Trưởng nhóm 2
Bộ phận giao nhận Trưởng nhóm 3
Bảng 2.1 Số lượng cơ cấu nhân sự Công ty cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự Công ty tiếp vận ATT Logistics)
Nguồn nhân lực của công ty được phân bố hợp lí vào các phòng ban khác nhau dựa theo trình độ học vấn ở bảng dưới đây:
Trên Đại học 12 11,43% Đại học 60 57,14%
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự) 2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh của ATT Logistics
Công Ty Cổ phần Vận Tải ATT Việt Nam ra đời vào năm 2015, và từ thời điểm thành lập, ATT Logistics đã triển khai chiến lược mạnh mẽ để cung cấp một loạt các dịch vụ đa dạng, đáp ứng nhu cầu đa dạng trong các lĩnh vực công nghiệp quan trọng của Việt Nam
ATT Logistics hiện cung cấp một loạt các dịch vụ cho cả các công ty trong và ngoài nước Các dịch vụ bao gồm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa quốc tế trên các phương tiện đường hàng không, biển, bộ, sắt và vận tải đa phương thức Họ cũng tham gia vào các dự án liên quan đến giao thông vận tải, vận tải xuyên biên giới và đầu tư cơ sở hạ tầng
Cơ sở vật chất của Công ty tiếp vận ATT Việt Nam
Hiện nay ATT Việt Nam đã mở rất nhiều văn phòng và chi nhánh tại các tỉnh thành như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Ninh… nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất để cung cấp các dịch vụ tốt nhất, nhanh nhất đến với các công ty khách hàng Các văn phòng chi nhánh của ATT được đặt trải khắp các tỉnh thành trong nước:
- Trụ sở chính – Văn phòng Hà Nội: Tầng 12, tòa nhà TungShing - 2 Ngô Quyền,
Lý Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam
- Trụ sở chính – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh: Tầng 19, tòa nhà TTC - 253 Hoàng
Văn Thụ, phường 2, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Văn phòng Bắc Ninh: Phòng 303, lô 90, tòa nhà thương mại Cát Tường ECO - 90
Lê Thái Tổ, Võ Cường, Bắc Ninh, Việt Nam
- Văn phòng Nội Bài: P.311C, tòa nhà NTS, Sân bay quốc tế Nội Bài - Sóc Sơn,
- Văn phòng Hải Phòng: Phòng 5A, tầng 8, tòa nhà Thành Đạt - 3 Lê Thánh Tông,
Máy Tơ, Ngô Quyền, Hải Phòng, Việt Nam
- Văn phòng Thái Nguyên: Công ty TNHH ALS Thái Nguyên, lô số 5, khu công nghiệp Yên Bình, Đồng Tiến, Phổ Yên, Thái Nguyên, Việt Nam
- Văn phòng Trung Quốc - JIANGSU TONGZE INTERNATIONAL: 304B, Block C, T3 Space Industrial Innovation Park, Office Building, T3 Business District, Bao'an International Airport, Bao'an District, Shenzhen
Hiện tại, doanh nghiệp sở hữu 12 chiếc đầu kéo và 12 rơ mooc được trang bị hệ thống GPS, giúp quản lý và điều hành hiệu quả Hệ thống GPS không chỉ theo dõi vị trí phương tiện mà còn hỗ trợ lập kế hoạch vận chuyển và đảm bảo an toàn
Trước đó, vào năm 2018, doanh nghiệp còn sở hữu 15 xe tải, nhưng do tình hình dịch Covid-19 gây khó khăn cho việc lưu thông hàng hóa, họ đã bán 15 chiếc xe tải và sẵn sàng thuê xe ngoài nếu cần
ATT Việt Nam luôn linh hoạt thích ứng với nhu cầu khách hàng trong việc lên kế hoạch và tổ chức vận tải Công ty dựa vào kế hoạch vận chuyển của khách hàng để bố trí phương tiện và lập kế hoạch quay trở đầu phương tiện một cách hợp lý Trong tháng cao điểm, họ đã đạt từ 65 đến 100 chuyến vận chuyển cho mỗi phương tiện mỗi tháng, chứng tỏ khả năng linh hoạt và hiệu suất cao
Thư viện ĐH Thăng Long
Bảng 2.3 Bảng cơ cấu phương tiện vận chuyển Công ty cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam
(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu)
Số lượng đầu kéo Faw của doanh nghiệp hiện đang chiếm số lượng lớn, với các đầu máy sản xuất từ năm 2014 nhưng vẫn còn đảm bảo hiệu suất hoạt động do công tác quản lý phương tiện và bảo dưỡng phương tiên theo đúng kế hoạch Ngoài ra, doanh nghiệp còn có rất nhiều đầu kéo khác như Howo, Daiyun, Masford, Chenglong Doanh nghiệp sử dụng nhiều loại đầu kéo khác nhau phù hợp với từng loại hàng vận chuyển khác nhau như hàng nhẹ, hàng nặng
Năm 2020, doanh nghiệp đã mua thay thế 3 đầu kéo Faw với công suất lớn, động cơ tốt để thay thế các xe đời cũ và số lượng sơ mi rơ – mooc của doanh nghiệp năm vừa qua không có sự thay đổi
STT MÁC SƠ MI RƠ
Bảng 2.4 Bảng cơ cấu đầu kéo Công ty cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam
(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu)
Tính đến nay, ATT đã kết hợp với Đại lý Trung Quốc cùng nhau đầu tư 30 vỏ container 45’HQ để phục vụ cho chu cầu vận tải hàng hóa đi qua các cửa khẩu đường bộ với:
TỔNG TRỌNG LƯỢNG TỐI ĐA (KG) 30.850
Trọng lượng vỏ cont (kg) 4.800
Bảng 2.5 Bảng cơ cấu trọng lượng đầu kéo Công ty cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam
(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu)
2.2.3 Phần mềm quản lý được ATT Việt Nam sử dụng
Công ty ATT đã sử dụng BRAVO8 – Short cut, đây là một phầm mềm được thiết kế và xây dựng dựa vào yêu cầu quản lý đặc thù của ngành vận tải, quản lý chi phí dịch
Thư viện ĐH Thăng Long vụ vận chuyển Quy trình nghiệp vụ quản lý từ khâu đặt hàng đến kết thúc quá trình gia nhận B8S là phần mềm quản lý chuyên nghiệp giúp Công ty ATT có thể quản lý chặt chẽ mọi hoạt động vận chuyể Chức năng của phần mềm bao gồm:
- Quản lý danh mục nhóm hàng hoá, khách hàng, nhà phân phối, loại danh mục, cự ly hàng hóa
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý thông tin nhân viên, bộ phận
- Quản lý vận chuyển hàng hóa, container
- Quản lý khai báo chứng từ giao nhận
- Quản lý công nợ, tính chi phí
- In hóa đơn, tờ khai hải quan
Các lĩnh vực kinh doanh hiện nay của công ty
2.3.1 Thực hiện công tác giao nhận hàng xuất nhập khẩu
Với nhiều năm kinh nghiệm tích luỹ trong lĩnh vực xuất khẩu và nhập khẩu, cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm, ATT đã thiết lập một dịch vụ hoàn chỉnh, toàn diện để hỗ trợ khách hàng trong mọi khía cạnh của quá trình thương mại quốc tế Thành tựu này không chỉ thể hiện khả năng chuyên môn của công ty mà còn đem đến những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn lực và tối ưu hóa hiệu quả kinh tế
ATT đã xây dựng một hệ thống dịch vụ chặt chẽ và đầy đủ, từ việc tư vấn cho đến việc thực hiện các thủ tục phức tạp trong quá trình giao dịch quốc tế Các dịch vụ cụ thể mà ATT cung cấp bao gồm:
Tư vấn và đại diện khách hàng: ATT đứng vững cùng khách hàng trong việc tìm kiếm nguồn hàng, thương thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương, đảm bảo điều kiện và giá cả tốt nhất
Thanh toán quốc tế: ATT hỗ trợ thanh toán quốc tế qua các phương thức như mở
L/C (thư tín dụng), TTR (tín thẻ trả), hoặc thanh toán trực tiếp, giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quá trình thanh toán
Theo dõi và đảm bảo quá trình giao hàng: Công ty hỗ trợ khách hàng theo dõi và kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa, từ việc chuẩn bị giấy tờ cho đến việc thông quan hàng hóa và vận chuyển về kho
Thủ tục hải quan và kiểm tra chất lượng: ATT thực hiện các thủ tục liên quan đến hải quan, bao gồm đăng kiểm, kiểm tra chất lượng và giám định để đảm bảo hàng hóa đáp ứng các quy định và tiêu chuẩn
Tư vấn về giá khai báo hải quan và thuế: Công ty hỗ trợ khách hàng xác định chính xác giá khai báo hải quan và tính toán thuế phải nộp, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật
Bảo hiểm hàng hóa và dự án chi phí: ATT giúp khách hàng mua bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ khỏi rủi ro trong quá trình xuất khẩu và nhập khẩu Đồng thời, công ty cũng tư vấn và lập dự án chi phí chi tiết để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quyết định giá mua hoặc giá kinh doanh hóa
Hiện nay có rất nhiều lịa hình xuất nhập khẩu tuy nhiên thế mạnh của ATT là các dịch vụ cho các loại hình xuất nhập khẩu sau đây:
- Nhập kinh doanh, xuất kinh doanh
- Nhập đầu tư, xuất đầu tư có thuế hoặc miễn thuế
- Nhập khẩu xuất khẩu của các doanh nghiệp chế xuất
- Xuất nhập đối ứng, xuất nhập tại chỗ, xuất nhập khẩu chuyển tiếp
- Xuất nhập khẩu mậu dịch (hàng cho, biếu, tặng, viện trợ, đại sứ…)
2.3.2 Dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu
ATT Việt Nam, với chuyên môn trong lĩnh vực khai báo hải quan và giao nhận quốc tế, luôn tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong việc đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa Công ty nhận thấy rằng doanh nghiệp thường gặp các khó khăn sau đây:
- Không nắm rõ các thủ tục và hồ sơ hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, dẫn đến làm sai hoặc thiếu thủ tục, gây mất thời gian
- Khó khăn trong việc quản lý các quy định và yêu cầu của các ban ngành chuyên biệt, như Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ Xây dựng, viện dệt may, Bộ Lao động Thương binh xã hội, cục đăng kiểm, v.v
- Lựa chọn mã HS hàng hóa phù hợp, quyết định chính sách thuế và các chính sách khác liên quan đến hàng hóa
- Định rõ loại hình và điều kiện giao hàng (FOB, CIF, FAS, v.v.) để tránh tranh chấp
- Xác định giá trị tính thuế và cách tính thuế, cước vận chuyển, và các phí khác
Thư viện ĐH Thăng Long
- Chọn phương án vận chuyển liên hợp hiệu quả về thời gian và chi phí
- Mua bảo hiểm hàng hóa hiệu quả
- Thực hiện các thủ tục hoàn thuế và xin miễn thuế
- Xử lý hàng nhập khẩu dành cho quốc phòng và xuất khẩu cần xin loại C/O phù hợp
- Đội ngũ nhân viên của ATT Việt Nam luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo hài lòng của họ trong mọi khía cạnh của quá trình vận chuyển hàng hóa
2.3.3 Dịch vụ bốc xếp hàng hóa
Xếp dỡ và nâng hạ hàng hóa là một khâu quan trọng trong quá trình lưu thông hàng hóa Nếu công đoạn này không đúng yêu cầu kỹ thuật sẽ gây mất an toàn cho hàng hóa trong quá trình di chuyển hoặc vận chuyển đưa tới kho của khách hàng Đối với những lô hàng có số lượng hàng quá khổ, quá tải, trọng lượng lớn, ATT sẽ tiến hành việc xếp dỡ, nâng hạ theo quy trình sau:
Bước 1: Khảo sát hiện trường
- Tiếp nhận yêu cầu cụ thể của khách hàng
- Khảo sát địa hình, vị trí xếp dỡ hàng hóa thực tế tạo hiện trường
- Thống kê các công việc cụ thể theo yêu cầu của khách hàng
Bước 2: Lập phương án xếp dỡ
- Lập phương án, kế hoạch xếp dỡ, nâng hạ cụ thể
- Tính toán các phương tiện máy móc, nhân lực, công cụ cần thiết
- Xác lập phương án tối ưu về thời gian, chi phí an toàn và hiệu quả
Bước 3: Tiến hành xếp dỡ, nâng hạ hàng hóa
- Vận hành máy móc, bố trí nhận công theo đúng kế hoạch đã đưa ra
- Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho nhân viên với trang thiết bị, quy trình vận hành xếp dỡ, nâng hạ hàng hóa
- Các mặt hàng giao nhận chủ yếu mà công ty vận chuyển:
• Hàng linh kiện điện tử: Là loại hàng rời, là những chi tiết rất nhỏ, rất dễ bị hư hỏng, chịu ảnh hưởng nhiều của điều kiện thời tiết khí hậu Yêu cầu khi bảo quản loại hàng này tuyệt đối phải tránh mưa, tránh nước, độ ẩm lớn, phải đóng trong các kiện kín, tránh va đập…
• Hàng hạt nhựa: Là loại hàng rời, rất nhỏ chịu ảnh hưởng nhiều của điều kiện thời tiết khí hậu Yêu cầu khi bảo quản loại hàng này tuyệt đối phải tránh mưa, tránh nước, độ ẩm lớn, phải đóng trong phòng kín Đặc biệt loại hàng này dễ bắt lửa, cháy sinh ra khói màu xám xanh rất có hại cho môi trường và sức khỏe con người nên phải tuyệt đối tranh xa các nguồn gây lửa và trang bị hệ thống phòng chống cháy nổ để đảm bảo an toàn
• Hàng máy móc và thiết bị công nghiệp: Là các loại thiết bị máy công nghiệp được sử dụng trong hầu hết các dây chuyền sản xuất tại các nhà máy xí nghiệp, các nhà máy sản xuất hạt nhựa, nhà máy sản xuất linh kiện điện tử hay cả những nhà máy thực phẩm bao bì…
ATT đã thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các công ty vận tải hàng đầu như Hà Minh Anh, Thành Luân, Trung Nghĩa và Minh Hiếu để hỗ trợ việc giao nhận hàng xuất khẩu cho khách hàng Sự hợp tác này đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả Các đối tác vận tải này có kinh nghiệm và kiến thức sâu về quy trình giao nhận quốc tế, giúp đảm bảo tuân thủ quy định hải quan và tối ưu hóa thời gian vận chuyển
Phân tích thực trạng hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu tại Công ty tiếp vận
2.4.1 Sơ đồ quy trình giao hàng hóa xuất khẩu tại Công ty tiếp vận ATT Logistics
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ các bước hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu tại Công ty cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam
(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu)
2.4.2 Phân tích các bước hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu tại Công ty tiếp vận ATT Logistics
2.4.2.1 Hoạt động nhận thông tin và kiểm tra chứng từ:
Khách hàng cung cấp thông tin về lô hàng cần xuất khẩu, thường thông qua các phương tiện như Email, Invoice (hoá đơn), Packing List (danh sách đóng gói) và các tài liệu liên quan
Sau khi nhận được thông tin từ khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra tính đồng nhất của các chứng từ Nếu các chứng từ như Invoice, Packing List và các tài liệu khác đầy đủ và không có sai sót, quá trình tiếp tục được thực hiện Trong trường hợp các tài liệu chưa đầy đủ hoặc có sai sót, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với khách hàng để yêu cầu bổ sung thông tin cần thiết Hợp đồng thương mại của công ty bao gồm các nội dung:
- Số hợp đồng, ngày tháng năm kí kết
- Thông tin cơ bản về bên bán, bên mua
Bước 1: Nhận thông tin và kiểm tra chứng từ
Bước 2: Đăng ký chỗ trên tàu
Bước 3: Nhận vỏ container rỗng và chì
Bước 4: Tổ chức nhận – vận chuyển hàng đến cảng
Hải quan và nhận kết quả phân luồng
Bước 6: Làm thủ tục hải quan thông quan cho hàng xuất tại cảng
Bước 7: Lập hồ sơ hoàn thiện hồ sơ lô hàng
Bước 8: Kết thúc hồ sơ lên hóa đơn gửi khách hàng, lưu hồ sơ
- Thông tin về sản phẩm: mô tả, số lượng, xuất xứ, giá thành, các bên liên quan
- Các điều khoản giữa hai bên
- Các điều khoản về giao hang
- Các điều khoản về thanh toán: phương thức thanh toán, ngân hàng,…
- Các điều khoản về tranh chấp,…
2.4.2.2 Hoạt động đăng ký chỗ trên tàu
Sau khi nhận được yêu cầu book container từ khách hàng, nhân viên giao nhân tiến hành gửi yêu cầu đến hãng tàu để xem xét khả năng và sẵn sàng của họ Hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra và đánh giá khả năng cung cấp container cho lô hàng cụ thể mà khách hàng yêu cầu Nếu hãng tàu chấp nhận yêu cầu, họ sẽ thông báo cho công ty bằng cách cung cấp một booking note
Booking note là tài liệu quan trọng mà hãng tàu cung cấp cho công ty Trong booking note, sẽ được ghi rõ các thông tin quan trọng liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa:
- Số booking: Đây là số duy nhất được gán cho lô hàng cụ thể, giúp xác định và theo dõi quá trình vận chuyển
- Tên chủ hàng: Là thông tin về doanh nghiệp hoặc cá nhân mà lô hàng thuộc về
- Loại hàng: Mô tả về loại và tính chất của hàng hóa (vd: thực phẩm đông lạnh, hàng điện tử )
- Số lượng container: Xác định số lượng container cần sử dụng để đựng và vận chuyển hàng hóa
- Tên tàu và số chuyến: Thông tin về tàu và chuyến tàu cụ thể mà lô hàng sẽ tham gia
- Ngày tàu đi: Ngày dự kiến tàu khởi hành từ cảng gốc
- Closing time: Thời gian cuối cùng mà người giao nhận cần hoàn tất công việc và chuẩn bị hàng hóa để được đưa lên tàu Đây là thời gian trễ nhất để đảm bảo lô hàng kịp thời được vận chuyển
Thư viện ĐH Thăng Long
Hình 2.4 Xác nhận đặt chỗ trên tàu
2.4.2.3 Hoạt động nhận vỏ container rỗng và chì
Sơ đồ 2.2 Các bước trong hoạt động nhận vỏ container rỗng và chì
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Sau khi kiểm tra và xác nhận thông tin trong booking note, nhân viên hiện trường của ATT Việt Nam sẽ liên hệ với hãng tàu để điều chỉnh nếu cần thiết Nếu thông tin đúng đắn, họ sẽ lấy lệnh cấp container rỗng và seal từ văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng hoặc điểm chỉ định
Sau khi có lệnh và seal, nhân viên sẽ thanh toán tại vụ cảng và nhận biên lại giao nhận có xác nhận " đã thu tiền " Cuối cùng, họ sẽ đến phòng điều độ cảng để yêu cầu hạ container xuống để chuẩn bị cho quá trình đóng gói và vận chuyển hàng hóa Sau khi nhận vỏ container, nhân viên hiện trường tiến hành kiểm tra vỏ container:
- Kiểm tra bên ngoài Container: Phát hiện dấu vết rách, thủng, và biến dạng do va đập Đặc biệt, chú ý kiểm tra phần mái và các góc của Container, những điểm thường bị bỏ sót nhưng quan trọng đối với an toàn chuyên chở
- Kiểm tra bên trong Container: Đảm bảo độ kín nước bằng cách khép kín cửa và quan sát ánh sáng xâm nhập để phát hiện lỗ thủng hoặc khe nứt Kiểm tra đinh tán và ri-vê xem có hư hỏng hoặc nổi lên không Xem xét tình trạng tấm bọc phủ các trang thiết bị khác như lỗ thông gó ống dẫn hơi lạnh
- Kiểm tra cửa Container: Đảm bảo hoạt động mượt mà khi đóng mở cánh cửa và sử dụng then cài để đảm bảo cửa đóng mở an toàn và không để nước xâm nhập vào container
- Kiểm tra vệ sinh Container: Đảm bảo rằng vỏ container sạch sẽ, khô ráo, và không có mùi hôi hoặc dơ bẩn
Kiểm tra thông tin trong booking note
Lấy lệnh cấp container rỗng và chì
Thực hiện đóng tiền tại vụ cảng
Thư viện ĐH Thăng Long
Hình 2.5 Phiếu giao nhận container và chì
2.4.2.4 Hoạt động nhận-vận chuyển hàng đến cảng
Sau khi hoàn thành việc đóng hàng, công ty cần thực hiện việc chuyển hàng ra cảng xuất hàng Quá trình này đòi hỏi sự tập trung và sắp xếp thông tin vận chuyển chính xác để đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được chuyển đi đúng thời gian và đến đúng điểm đích
Theo dõi xe chở hàng từ khi ra khỏi cảng xuất hàng cho đến khi hàng hoá được hoàn thành thủ tục vào kho hàng hoặc cảng bãi là một phần không thể thiếu để đảm bảo tính chính xác và an toàn của quá trình vận chuyển Nhân viên công ty ATT sẽ liên tục theo dõi quá trình di chuyển của xe chở hàng, đảm bảo rằng hàng hóa không gặp trở ngại hay rủi ro trong quá trình vận chuyển
Khi hàng hóa đã hoàn thành thủ tục vào kho hàng hoặc cảng bãi, công ty ATT cần thực hiện việc kiểm tra và xác nhận rằng hàng hóa đã được vận chuyển thành công và an toàn Việc này sẽ đảm bảo rằng quá trình giao nhận hàng xuất khẩu đã được hoàn thành một cách thành công và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng
2.4.2.5 Hoạt động khai báo hải quan và nhận kết quả phân luồng Đăng ký mở tờ khai: Sau khi có được đầy đủ chứng từ theo yêu cầu thì nhân viên khai báo hải quan sẽ lên tờ khai hải quan hàng xuất khẩu Nếu việc mở tờ khai tại cửa khẩu có thủ tục đăng ký hải quan điện tử thì tờ khai có tên “Tờ khai Hải quan điện tử”
Tờ khai được lên theo mẫu tờ khai hải quan điện tử, hàng hóa thể hiện trên tờ khai hải quan phải chính xác và trùng khớp với tên của hàng hóa trên lô hàng thực tế cũng như số lượng khai báo, đơn giá hàng hóa cần phải xem xét só sánh với các hàng hóa cùng loại được xuất nhập khẩu trên thị trường, không được quá cao hoặc thấp hơn Muốn được tỷ lệ chính xác cao nhất thì nhân viên giao nhận phải căn cứ vào những chứng từ do khách hàng cung cấp, chủ yếu là căn cứ trên hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa
(packing list), vận đơn sau đó tiến hành áp mã số hàng hóa, mã số thuế, kiểm tra số lượng, trọng lượng, tổng giá trị lô hàng
Các bước mở tờ khai hải quá gồm:
Bước 1: Mở phần mềm khai báo Hải quan điện tử rồi click chọn “Đăng nhập”
Bước 2: Chọn hệ thống doanh nghiệp xuất nhập khẩu Sau đó nhập mã số thuế của doanh nghiệp
Bước 3: Chọn thiết lập thông số Hải quan và điền các thông tin đầy đủ về chi cục Hải quan và Bộ phận xử lý tờ khai
Bước 4: Sau khi hoàn thiện các thông tin ở trên thì nhấn ghi rồi nhấn vào ô có chữ
Đánh giá thực trạng hoạt động giao hàng xuất khẩu tại Công ty cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam
1 Khối lượng hàng XK đã giao
2 Tổng khối lượng hàng XK đã giao
Bảng2.6 Thống kê khối lượng hàng XK ATT Việt Nam đã giao trong 3 năm
(Đơn vị tính: Tấn) (Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)
Hoạt động giao hàng xuất khẩu của Công ty cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam đã ghi nhận một tăng trưởng ấn tượng trong khối lượng hàng hóa xuất khẩu qua các năm gần đây Sự tăng trưởng này là một dấu hiệu rõ ràng về sự phát triển và hiệu suất của công ty trong lĩnh vực này
Trong năm 2020, tổng khối lượng hàng hóa xuất khẩu được ghi nhận là 208.233 tấn Trong năm 2021, con số này đã tăng lên 315.32 tấn, tăng thêm 107.087 tấn so với năm 2020, đại diện cho mức tăng trưởng tương đương 51.42% so với năm trước đó Sang năm 2022, công ty tiếp tục ghi nhận sự gia tăng với tổng khối lượng hàng hóa xuất khẩu đạt 412.329 tấn, tăng thêm 97.009 tấn so với năm 2021, tương đương với mức tăng trưởng 30.76%
Mặc dù năm 2022, mức tăng trưởng này có dấu hiệu giảm đi so với năm 2021 và 2020, nhưng tổng quan trong vòng 3 năm qua, hoạt động giao hàng xuất khẩu của công ty luôn ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể Sự ổn định và sự tăng trưởng này cho thấy rằng ATT Việt Nam đã thành công trong việc xây dựng thương hiệu và tạo lòng tin với khách hàng
Sự tăng trưởng này không chỉ thể hiện sự phát triển của công ty mà còn phản ánh được khả năng quản lý và tối ưu hóa hoạt động xuất khẩu Nó cũng cho thấy ATT Việt Nam đã xác định được những cơ hội mới và mở rộng thị trường thành công Sự ổn định và sự tăng trưởng này là một sự chứng minh rõ ràng về khả năng quản lý, sự cam kết của công ty đối với việc cung cấp dịch vụ xuất khẩu chất lượng và khả năng tương tác tích cực với khách hàng
Bảng 2.7 Số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ giao hàng XK của ATT Việt Nam
(Nguồn: Bộ phận giao nhận)
Trong tư duy và hoạt động của ATT Việt Nam, sự tôn trọng và bảo vệ quyền lợi của khách hàng luôn được xem xét hàng đầu Công ty tuân thủ triết lý làm việc chính xác, hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật để đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ tốt nhất và an toàn nhất trong mọi khía cạnh của dịch vụ vận chuyển hàng hóa Nhờ vào cam kết này, lượng khách hàng của công ty đã tăng đáng kể Vào năm 2020, công ty đã phục vụ tổng cộng 85 khách hàng Tuy nhiên, vào năm 2021, số lượng khách hàng đã tăng lên 112 khách hàng, tăng khoảng 1.3 lần so với năm trước Tiếp tục vào năm 2022, công ty đã ghi nhận mức tăng đáng kể, với 257 khách hàng trong năm Số lượng này tăng
Thư viện ĐH Thăng Long gấp đôi so với năm 2021 Điều này là một minh chứng cho sự nỗ lực và cam kết của ATT Việt Nam trong việc tạo dựng thương hiệu và thu hút ngày càng nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của họ
Trong hoạt động giao nhận hành hóa xuất khẩu, thế mạnh của công ty Công ty ATT Việt Nam đó là họ đã xây dựng được một quy trình công việc tinh gọn để nhân viên có thể theo đó thực hiện các bước giúp đảm bảo tốt hoạt động công việc của mình lẫn cho đối tác khách hàng Một số ưu điểm của công ty đó là:
Tổ chức chặt chẽ và có kế hoạch
Sự tổ chức chặt chẽ và có kế hoạch trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty ATT Việt Nam là một điểm mạnh quan trọng giúp đảm bảo hiệu quả và thành công của hoạt động này Một số các yếu tố giúp làm nên thành công trong việc xây dựng quy trình có tổ chức đó là:
- Phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm: Công ty ATT Việt Nam đã phân chia rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng giai đoạn của quy trình giao nhận hàng hóa Từ việc khảo sát hiện trường, đăng ký chỗ trên tàu, khai báo hải quan, đóng hàng, vận chuyển đến lập hồ sơ, mỗi giai đoạn có nhân viên và bộ phận chịu trách nhiệm riêng, giúp đảm bảo sự chuyên nghiệp và không gian lận
- Kế hoạch hóa quy trình: Công ty đã thiết lập kế hoạch rõ ràng và chi tiết cho từng bước trong quy trình giao nhận hàng hóa Việc lên kế hoạch từ lúc tiếp nhận yêu cầu đến khi hoàn thành thủ tục giúp đảm bảo sự linh hoạt và sự suôn sẻ trong thực hiện Kế hoạch này cũng gồm việc định thời gian, phân công công việc và đảm bảo nguồn lực cần thiết
- Liên kết giữa các bước: Công ty đã xây dựng sự liên kết mạch lạc giữa các bước trong quy trình Thông tin và dữ liệu được truyền tải một cách liên tục và chính xác giữa các bộ phận khác nhau, giúp hạn chế lỗi và đảm bảo tính đồng nhất trong quá trình Việc này giúp tránh việc thông tin bị mất sót hoặc không chính xác
- Sự kiểm soát và giám sát: Công ty ATT Việt Nam thực hiện sự kiểm soát và giám sát chặt chẽ trong quy trình Từ việc theo dõi di chuyển của hàng hóa, đảm bảo tính chính xác của thông tin trong các chứng từ, đến việc đối chiếu và kiểm tra hồ sơ hoàn thành, mọi khâu đều được giám sát cẩn thận để tránh sự cố không mong muốn
Linh hoạt trong giải quyết vấn đề: Mặc dù có kế hoạch cẩn thận, nhưng trong thực tế, có thể xuất hiện các vấn đề không lường trước Công ty đã xây dựng tính linh hoạt và khả năng giải quyết vấn đề để đối phó với những tình huống bất ngờ, giúp đảm bảo quá trình giao nhận không bị trì trệ
Tối ưu hóa thời gian
Công ty đã đặt một sự tập trung lớn vào việc lập kế hoạch chi tiết và chính xác Từ khi tiếp nhận yêu cầu đến khi hoàn thành thủ tục, mọi bước đều được định thời gian một cách hợp lý và linh hoạt để đảm bảo rằng mọi quy trình diễn ra theo kế hoạch mà không gặp phải sự cố không mong muốn Công ty đã đầu tư vào hệ thống thông tin hiện đại để giúp quản lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác Thông tin về lô hàng, chứng từ, và tiến độ vận chuyển được cập nhật và truyền tải một cách hiệu quả giữa các bộ phận khác nhau, giúp tránh sai sót và làm cho quy trình trở nên mượt mà hơn
Xây dựng được tính minh bạch và tương tác với khách hàng
Công ty ATT Việt Nam đã thể hiện tính minh bạch và tương tác tốt trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu, tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác giữa khách hàng và các bên liên quan khác Công ty đã cung cấp thông tin chi tiết và rõ ràng về mọi khâu trong quy trình giao nhận, bắt đầu từ việc đăng ký chỗ trên tàu, khai báo hải quan, cho đến việc lập hồ sơ Thông tin này bao gồm các tài liệu cần thiết, số liệu về hàng hóa, thời gian và các bước cụ thể Điều này giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan về quy trình và biết rõ mình đang ở giai đoạn nào Tiếp đến, Công ty cung cấp các tài liệu quan trọng như booking note, tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, packing list và các tài liệu liên quan khác cho khách hàng và các bên liên quan Nhờ vậy, nhân viên có thể xem xét và kiểm tra các thông tin quan trọng liên quan đến lô hàng
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TIẾP VẬN ATT LOGISTICS
Một số giải pháp và kiến nghị
3.2.1 Giải pháp 3.2.1.1 Giải pháp hoàn thiện hoạt động chứng từ
Chứng từ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định việc thông quan hàng hóa, việc đưa hàng về kho khách hàng đúng thời hạn Do đó tính chính xác của chứng từ là rất cần thiết trong khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan là một trong những khâu quan trọng trong quy trình Sự tắc trách và thiếu cẩn trọng khi kiểm trachứng từ của nhân viên chứng từ dẫn đến việc sai sót Việc sai sót từ giai đoạn kiểm tra chứng từ và chuẩn bị chứng từ có thể kéo theo sự trậm trễ của cả một quy trình giao nhận, đồng nghĩa với việc trễ kế hoạch, tăng chi phí Viêc sai sót trong bộ chứng từ, dẫn đến quy trình chậm hơn dự kiến và khiến công ty mất ít nhất một ngày để chỉnh sửa, xác nhận, ký và đóng dấu lại chứng từ Nếu công ty tiến hành tốt giai đoạn này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như chi phí, vì vậy giải pháp cần đặt ra là giảm thiểu tối đa sai sót của bộ chứng từ nhằm đảm bảo đúng tiến độ và tối ưu chi phí Điều kiện thức hiện giải pháp: Để thực hiện hạn chế sai sót này ngay từ những khâu đầu tiên của quy trình thì đòi hỏi nhân viên chứng từ cần phải có tính cẩn thận tỉ mỉ và có kiến thức chuyên môn tốt về xuất nhập khẩu Các chứng từ trong ngoại thương thường được soạn thảo bằng tiếng Anh nên đòi hỏi nhân viên phải có trình độ tốt về kĩ năng ngoai ngữ Giải pháp thực hiện cho nhân viên trong hoạt động làm chứng từ bao gồm:
- Khi nhận bộ chứng từ từ phía khách hàng, nhân viên cần kiểm tra ngay bộ chứng từ có đầy đủ hay chưa để khách hàng kịp thời bổ sung và tiết kiệm thời gian đi lại
Cần ghi nhận lại đã nhận bao nhiêu chứng từ đã đóng dấu môc và chữ ký Nhân viên cần có hoạt động ghi sơ đồ đường đi, bộ hồ sơ cần chuẩn bị trước khi bộ phận giao nhận giao lại cho nhân viên Tiếp đó, nhân viên giao nhận cần kiểm tra lại số chứng từ cũng như hồ sơ được giao, tránh tình trạng thiếu chứng từ
- Nhân viên chứng từ cần tỉ mỉ đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau
Kiểm tra tính tích hợp của chứng từ Chuẩn bị đầy đủ những bộ hồ sơ, hoàn thành theo từng hợp đồng một, không được chuẩn bị cùng lúc nhiều hồ sơ của các lô hàng khác nhau, dễ gây nhầm lẫn hồ sơ vì mỗi mặt hàng cần có những chứng từ khác nhau và mỗi lô hàng là hoàn toàn khác nhau Trong quá trình bổ sung chứng từ cho hồ sơ, một vài mặt hàng yêu cầu những văn bản bổ sung và công ty sẽ chịu trách nhiệm bổ sung này Nhân viên viên chứng từ cần nhập máy cẩn thận vì đây là lúc dễ sai sót nhất, kiểm tra kỹ số trên chứng từ với số trên văn bản Khi lập những chứng từ mới, cần xác nhận với thông tin khách hàng Thường xuyên cập nhật tình hình với nhân viên giao nhận, nhanh chóng chỉnh sửa khi biết chứng từ sai
Kết quả đạt được khi thực hiện giải pháp: Việc khắc phục những sai sót chứng từ ngay từ đầu trong khâu kiểm tra và chuẩn bị sẽ giúp quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, cụ thể:
- Giảm thiểu tối đa chi phí do chậm kế hoạch, chi phí sửa chữa chứng từ, chi phí đi lại
Thư viện ĐH Thăng Long
- Thực hiện theo đúng tiến độ kế hoạch, giảm được thời gian đi lại, đẩy nhanh tiến độ hoàn thiện bộ chứng từ, đồng thời thông quan hàng hóa theo đúng hoặc có thể sớm hơn theo thời gian dự tính, nâng cao uy tín với khách hàng
- Rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ cho nhân viên, nâng cao tinh thần có trách nhiệm
- Hoàn thiện quy trình ngay từ khâu đầu tiên
3.2.1.2 Giải pháp cải thiện công tác giao nhận hàng đến cảng Để cải thiện tích hợp thông tin trong quá trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa, công ty cần thực hiện một loạt các bước quan trọng Đầu tiên, công ty cần xác định một cách cụ thể nhu cầu tích hợp thông tin, bao gồm việc xác định các hệ thống thông tin hiện có và quy trình công việc cần thiết để đảm bảo hiệu suất tối ưu Sau đó, công ty nên thực hiện việc tìm kiếm và chọn lựa một phần mềm tích hợp phù hợp với nhu cầu của họ
Phần mềm này cần có khả năng kết nối và đồng bộ hóa các hệ thống thông tin đa dạng, bao gồm cả các hệ thống nội bộ và hệ thống của các đối tác quan trọng Tiếp theo, công ty cần tạo ra các giao diện tiêu chuẩn để tương tác một cách hiệu quả với các hệ thống thông tin khác nhau Điều này đảm bảo rằng dữ liệu có thể được chuyển đổi và truyền dễ dàng giữa các hệ thống một cách mượt mà
Công ty cũng nên xây dựng một hệ thống thông tin tập trung để quản lý và lưu trữ dữ liệu quan trọng Hệ thống này cung cấp quyền truy cập theo vai trò, đảm bảo rằng chỉ những người có quyền có thể truy cập và chỉnh sửa thông tin Đồng thời, việc đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống thông tin tích hợp và đảm bảo họ hiểu cách tương tác với nó là một phần quan trọng của quá trình Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng để hoàn thành các nhiệm vụ trong quá trình giao nhận hàng hóa một cách hiệu quả
Ngoài ra, công ty cần thường xuyên kiểm tra và tối ưu hóa hệ thống tích hợp để đảm bảo rằng nó luôn hoạt động mượt mà và có thể đáp ứng được các nhu cầu biến đổi của công ty
Kết quả đạt được trong việc áp dụng giải pháp
Tích hợp thông tin giúp công ty tối ưu hóa quá trình làm việc, giảm thiểu thời gian truyền thông và sự trùng lặp công việc Nhân viên có thể truy cập và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, làm cho quá trình giao nhận hàng hóa trở nên mượt mà hơn
Bằng cách loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và giảm thiểu sự phụ thuộc vào tài liệu giấy tờ, tích hợp thông tin giúp giảm thiểu sai sót Điều này đồng nghĩa với việc giảm nguy cơ giao nhận sai hàng hoá hoặc thông tin không chính xác
Công ty có khả năng theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động dễ dàng hơn thông qua dữ liệu tập trung Điều này giúp họ xác định các điểm yếu trong quy trình và thực hiện cải thiện liên tục
3.2.1.3 Giải pháp nâng cao trình độ nhân viên
Trong kinh doanh, lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu của mỗi công ty, tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận, tức là đạt hiệu quả cao nhất Và con người luôn là yếu tố quan trọng quyết định điều này, phát triển nguồn nhân lực chuyên môn cao là nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của công ty Chính vì để công ty ngày một phát triển vững mạnh thì cần phải có biện pháp nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên Hoạt động đào tạo trình độ nhân viên bao gồm:
- Đầu tiên công ty cần nắm rõ và bao quát điểm mạnh cũng như điểm yếu của nhân viên từ đó đưa ra kế hoạch cụ thể bồi dưỡng sai sót cho từng nhân viên Xác định mục tiêu cụ thể cho mỗi nhân viên, bao gồm việc phát triển các kỹ năng chuyên môn cụ thể hoặc cải thiện các khía cạnh yếu của họ
- Lập lịch học tập và đào tạo, bao gồm cả việc tham gia vào các khóa học ngoại khóa, học trực tuyến hoặc đào tạo nội bộ
