Hoạt Động Chứng Thực Tại Ủy Ban Nhân Dân Phường Đại Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Thành Phố Hà Nội, Thực Trạng Và Giải Pháp.pdf

Với mong muốn phản ảnh chính xác và thực tế nhất quả trìnhthực hiện hoạt động này lại UBND phường nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài : "Hoạt động chứng thực tại Ủy ban Nhân dân phường

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN

KHOA LUẬT

-

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGÀNH LUẬT

Đề tài:

HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐẠI MỖ, QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI,

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Giảng viên hướng dẫn : THS.HOÀNG NHƯ THÁI

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THÙY LINH

Lớp : LW11A

Mã số sinh viên : 194D8012505

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian học tập tại Khoa Luật – Trường Đại Học Công Đoàn, được sựgiúp đỡ, quan tâm của quý thầy cô bộ môn trong khoa, em đã nắm được một số kiếnthức cơ bản về ngành Luật Em xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô Khoa Luật- TrườngĐại học Công Đoàn đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiếnthức quý báu cho chúng em trong suốt khoảng thời gian học tập tại trường Và đặc biệttrong, trong kỳ học này, Khoa đã tổ chức cho chúng em được kiến tập thực hành ápdụng kiến thức chúng em đã học vào thực tế mà theo em là rất hữu ích đối với sinhviên nghành Luật

Em xin chân thành cảm ơn giảng viên Ths.Hoàng Như Thái đã tận tâm hướngdẫn em trong quá trình nghiên cứu hoàn thành báo cáo thực hành môn học này Bướcđầu đi vào thực tế còn nhiều hạn chế và bỡ ngỡ, do vậy, khó tránh khỏi những thiếuxót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của cô để kiến thức của em trong lĩnhvực này được hoàn thiện hơn

Em xin cảm ơn chính quyền, Đảng ủy, Phường Đại Mỗ, Quận Nam Từ Liêm,Thành phố Hà Nội đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong quá trình kiến tập để hoàn thànhbáo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày… tháng…năm 2022

Sinh Viên

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1.1: Tính cấp thiết của đề tài 3

1.2: Cơ cấu của báo cáo: 4

NỘI DUNG Phần 1: Tóm tắt quá trình thực hành tại Ủy ban nhân dân (UBND) phường Đại Mỗ , quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 5

1.1: Giới thiệu về UBND phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 5

1.2 : Nhiệm vụ thực hiện tại UBND phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 8

Phần 2: Thực trạng thực hiện chứng thực trên địa bàn phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội và một số giải pháp 10

2.1: Thực tiễn thực hiện chứng thực trên địa bàn phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 10

2.1.1 Khái quát quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn thực hiện 10

2.1.2: Đánh giá kết quả và những hạn chế, tồn tại của hoạt động chứng thực tại UBND phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 16

2.2: Giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế, tồn tại 19

Phần 3:Bài học kinh nghiệm và phương hướng tích lũy kiến thức 22

3.1: Bài học kinh nghiệm 22

3.2: Phương hướng tích lũy kiến thức 23

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỞ ĐẦU1.1: Tính cấp thiết của đề tài:

Thực tế cho thấy, xã hội ngày càng phát triển, chứng thực là nhu cầu tất yếu củacuộc sống Nhu cầu này càng ngày càng tăng do sự mở rộng và phát triển của quan hệpháp luật Để phục vụ nhu cầu giao dịch của mình người dân có thể sử dụng một lúcnhiều loại giấy tờ hoă oc một loại giấy tờ vào nhiều mục đích, nhiều việc khác nhau Từ

đó nhu cầu chứng thực ngày càng tăng và chứng thực là biện pháp mà Nhà nước thựchiện nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia các giao dịch có

sử dụng các “bản sao y bản chính”, đảm bảo an toàn cho quản lý nhà nước

Bên cạnh đó công dân còn đang nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực.Nghịđịnh Số: 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng,chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thựccủa nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Nghị Định 75/2000/NĐ-CPcòn bộc

lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứngthực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và Uỷ ban nhân dân ( sau đâyđược viết tắt là UBND) huyện Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bảnmới để thay thế cho văn bản cũ, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 05 năm

2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký(Sau đây gọi là NĐ 79/2007 /NĐ-CP) Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời củaLuật công chứng 2007 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cảicách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân

về vấn đề bản sao Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩmquyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếngViệt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã,phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng vàUBND cấp huyện như Nghị định số 75/2000/NĐ-CPtrước đây.Tuy nhiên, nghị định79/2007/NĐ-CP vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể Chứng thực được giao choBan Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp

xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằnggiả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện.Vì

lý do đó nên ngày 16/02/2015 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bảnsao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kí và chứng thực hợpđồng, giao dịch được ban hành Từ khi nghị định này ban hành đã đem đến nhiều kết

quả khả quan, đáp ứng số lượng lớn nhu cầu chứng thực của người dân, điển hình làtrên địa bàn Quận Nam Từ Liêm, cụ thể hơn là tại Phường Đại Mỗ, địa phương nơi em

cư trú

Trong thời gian về thực tập tại địa phương , nhận thấy hoạt động chứng thực ,nhất là chứng thực bản sao được người dân quan tâm , đặc biệt là nơi em thực lập –UBND phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội thì nhu cầu chứngthực bản saolà rất lớn Với mong muốn phản ảnh chính xác và thực tế nhất quả trìnhthực hiện hoạt động này lại UBND phường nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài : "Hoạt động chứng thực tại Ủy ban Nhân dân phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm,thành phố Hà Nội, Thực trạng và giải pháp.” để làm rõ hơn những mặt làm được, chưalàm được tại UBND phường Đại Mỗ khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạtđộng thực tế tại Phường Đại Mỗ , bản thân em có thể rút ra bài học kinh nghiệm và cónhững kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính,cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay

1.2: Cơ cấu của báo cáo:

Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo Báo cáođược kết cấu thành 3 phần, cụ thể:

PHẦN 1: TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC HÀNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐẠI MỖ, QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI PHẦN 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN PHƯỜNG ĐẠI MỖ, QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI VÀ MỘT

SỐ GIẢI PHÁP.

PHẦN 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG TÍCH LŨY KIẾN THỨC.

NỘI DUNGPHẦN 1: TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC HÀNH TẠI UBND PHƯỜNG ĐẠI

MỖ, QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

1.1: Giới thiệu về UBND phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố

Hà Nội

Đại Mỗ là một địa danh khá xa lạ đối với đại đa số người dân Hà Nội vì đây làmột phường khá là mới Đại Mỗ là một phường của Hà Nội và được thành lập vàongày 17 tháng 12 năm 2013 trên cơ sở toàn bộ diện tích và cư dân của xã Đại Mỗ cũ

Về vị trí, Đại Mỗ nằm ở phía Tây thủ đô Hà Nội và thuộc quận Nam Từ Liêm, nơi theoquy hoạch sẽ được đặt rất nhiều trung tâm hành chính mới

Khi mới thành lập, xã Đại Mỗ có 4 thôn: Đại Mỗ, An Thái, Giao Quang vàNgọc Trục.Ngày 27 tháng 12 năm 2013, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 132/NQ-

CP Theo đó, thành lập phường Đại Mỗ thuộc quận Nam Từ Liêm trên cơ sở toàn bộ498,19 ha diện tích tự nhiên và 26.741 người của xã Đại Mỗ

Ủy ban nhân dân phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội là cơquan hành chính nhà nước tại địa phương, là đơn vi nghề nghiệp của nhiều công chức,cán bộ, làm việc nhiều lĩnh vực khác nhau

- Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân phường Đại Mỗ

- Địa chỉ: số 169 đường Đại Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội

- Bộ máy lãnh đạoỦy ban nhân dân phường Đại Mỗ bao gồm:

+ Chủ tịch UBND phường Đại Mỗ: đồng chí Công Phương Khoa

+ Phó chủ tịch UBND phường Đại Mỗ:

Ngoài ra căn cứ theo Nghị định số 32/2021/NĐ-CP về việc quy định chi tiết vàbiện pháp thi hành nghị quyết số 97/2019/QH14 ngày 27 tháng 11 năm 2019 của Quốchội về thí điểm tổ chức mô hình chính quyền đô thị tại thành phố Hà Nội, ta thấy rõhơn cơ cấu tổ chức; chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân phường và trách nhiệmcủa Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các công chức khác.

Cơ cấu tổ chức: 01 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; 02 Phó Chủ tịch Ủy ban

nhân dân phường

Ủy ban nhân dân phường Đại Mỗ là cơ quan hành chính nhà nước tại địaphương (theo chiều dọc, Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm là cơ quan hành chínhcấp trên của Ủy ban nhân dân phường Đại Mỗ)

Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường được quy định cụ thể tại Điều 62Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và theo Khoản 1 Điều 6 Nghị quyết số97/2019/QH14, cụ thể như sau:

Ủy ban nhân dân phường gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các công chức kháccủa phường Ủy ban nhân dân phường loại I và loại II không có quá 02 Phó Chủ tịch;phường loại III có 01 Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường là công chức giữ chức danhlãnh đạo, quản lý của Ủy ban nhân dân phường

Ngoài ra theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định số 32/2021/NĐ-CP quy định về cơ cấu

tổ chức của Ủy ban nhân dân phường gồm:

STT Tên Chức danh

1 Công Phương Khoa Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

2 Nguyễn Viết Hùng Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

3 Đinh Thị Cẩm Nhung Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

4 Đỗ Đắc Tiến Công chức Tư pháp – Hộ tịch

5 Dương Văn Đức Công chức Văn phòng – Thống kê

6 Đỗ Thị Khuyên Công chức Văn phòng – Thống kê

7 Nguyễn Thị Hồng Công chức Văn phòng – Thống kê

8 Trần Gia Dũng Công chức Địa chính – Xây dựng – Đô thị và Môi trường

9 Đỗ Thị Hà Công chức Tài chính – Kế toán

10 Nguyễn Thị Thanh Công chức Văn hóa – Xã hội

11 Lê Thị Lệ Công chức Văn hóa – Xã hội

12 Nguyễn Xuân Bền Chỉ huy trưởng ban chỉ huy Quân sự phường

13 Hoàng Liên Sơn Trưởng Công an phường

b, Chức năng, nhiệm vụ:

- Ủy ban nhân dân cấp phường Đại Mỗ,quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội

là cơ quan thí điểm mô hình chính quyền đô thị, là cơ quan “gần nhân dân, thân cậnvới nhân dân nhất”, là cơ quan giúp việc giải quyết các vấn đề của nhân dân trongquyền hạn, thẩm quyền nhất định UBND giải quyết các công việc của công dân và tổchức theo đúng Pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm côngkhai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định vàchương trình, kế hoạch công tác của mình trên địa bàn phường…

UBND phường có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Căn cứ tại Điều 5 Nghị quyết số97/2019/QH14 Nghị quyết của Quốc Hội vềThí điểm tổ chức mô hình chính quyền đô thị tại thành phố Hà Nội thì:

1 Ủy ban nhân dân phường có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị dự toán ngân sách trực thuộc Ủyban nhân dân quận, thị xã theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước;

b) Đề xuất chủ trương đầu tư chương trình, dự án đầu tư công sử dụng vốnngân sách nhà nước với Ủy ban nhân dân quận, thị xã; tham gia ý kiến về chủ trươngđầu tư dự án thuộc thẩm quyền quyết định của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền màLuật Đầu tư công quy định phải có sự tham gia ý kiến của Hội đồng nhân dân cấp xã;

tổ chức thực hiện chương trình, dự án đầu tư công theo phân cấp quản lý;

c) Đề xuất, phối hợp với cơ quan có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ về quốcphòng, an ninh, biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chốngtội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác trên địa bàn theo phân cấp quản lý;d) Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thành lập Tổ bầu cử đạibiểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức thực hiện việc bầu cửđại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật;

đ) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân thành phố Hà Nội, quận, thị xã phân cấp, ủy quyền;

e) Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp,pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên trên địa bàn phường và cácnhiệm vụ, quyền hạn khác của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phườngtheo quy định của pháp luật, trừ quy định tại khoản 2 Điều 36 và Điều 63 của Luật Tổchức chính quyền địa phương

2 Ủy ban nhân dân phường không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạmpháp luật.

1.2 : Nhiệm vụ thực hiện tại UBND phường Đại Mỗ,quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội

Trong quá trình kiến tập tại UBND phường Đại Mỗ từ ngày 11/7/2022 đến ngày21/7/2022 thì em đã thực hiện những công việc sau:

- Ngày 11/7/2022 đến liên hệ với đơn vị kiến tập là UBND phường Đại Mỗ,được đồng chí Chủ tịch phường Đại Mỗ phân công Công chức Tư Pháp- Hộ Tịch- chú

Đỗ Đắc Tiến hướng dẫn

- Ngày 12/7/2022 bắt đầu quá trình kiến tập, được công chức Tư pháp- Hộ tịchgiới thiệu sơ qua về các phòng ban của UBND phường Đại Mỗ, cán bộ hướng dẫnphân công đến tìm hiểu, nghiên cứu công việc tại bộ phận Văn phòng- Thống kê, bắtđầu làm quen với các văn bản và được hướng dẫn trực tiếp từ hai cô chú công chứcVăn Phòng- Thống Kê

- Từ ngày 13/7 đến ngày 21/7/2022 bắt đầu trực tiếp quan sát,tham gia vào một

số công việc được phân công:

+ Được trực tiếp quan sát cách làm việc, tiếp nhận hồ sơ chứng thực,nhận hồ sơ từ công dân sau đó sắp xếp, phân loại hồ sơ, giấy tờ, kiểm tra xem giấy tờcủa công dân đã đem theo đủ bản gốc, bản sao hay chưa rồichuyển tiếp cho công chức

có thẩm quyền tiếp nhận, xem xét, xử lý, chứng thực

+ Hướng dẫn người dân sử dụng và kê khai thông tin trên trang trựctuyến dịch vụ công Hà Nội Hướng dẫn người dân chọn loại thủ tục cần làm, hướngdẫn cách scan ảnh, điền thông tin trên trang dịch vụ công

+ Sắp xếp hồ sơ, sơ yếu lý lịch đã lưu trữ Sắp xếp hồ sơ theo số thứ tự(số chứng thực), kiểm tra xem có hồ sơ nào bị trùng/ thiếu Nếu bị trùng/ thiếu thìnote ra giấy để cán bộ công chức Văn phòng – Thống kê kiểm tra lại

+ Sắp xếp hồ sơ, đánh số hồ sơ theo từng loại (báo cáo/ công văn/ quyếtđịnh/ thông báo/ kế hoạch… theo từng loại riêng) Sắp hồ sơ theo số thứ tự và đánh sốcho từng trang Nếu có hồ sơ thiếu thì sẽ ghi chú ra giấy và tiếp tục đánh số vào tờ giấyghi chú là hồ sơ bị thiếu để khi nhập lên hệ thống mọi hồ sơ đều có số trang

+ Đóng dấu Đóng dấu chứng thực cho hồ sơ của công dân và đóng têncủa cán bộ công chức Tư pháp – Hộ tịch trong hồ sơ của công dân (dưới chữ ký nháycủa cán bộ công chức).

* Tiểu kết phần 1: Qua quãng thời gian kiến tập tại UBND phường Đại Mỗ,

quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội thì các công việc được giao trên dù không phứctạp nhưng yêu cầu độ chính xác cũng như tỉ mỉ trong quá trình làm và sắp xếp hồ sơ,nhập hồ sơ Qua những công việc đó, em học được cách sắp xếp sao cho việc tìm hồ sơ

có thể rút ngắn thời gian nhất có thể, học được cách đọc văn bản luật sao cho đúng.Thông qua những việc tưởng như đơn giản ấy lại giúp em có thể thành thạo hơn trongviệc áp dụng pháp luật vào thực tiễn, hiểu được phần nào quy trình chứng thực cũngnhư các công việc của công chức Nhà nước làm việc tại vị trí chứng thực Với nhữngphần chưa hiểu rõ cũng như chưa chính xác, em cũng đã được cán bộ hướng dẫn vàcác công chức khác hướng dẫn tận tình để hoàn thành công việc được giao

PHẦN 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN PHƯỜNG ĐẠI MỖ, QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI VÀ MỘT

SỐ GIẢI PHÁP

2.1: Thực tiễn thực hiện chứng thực trên địa bàn phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội

2.1.1 Khái quát quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn thực hiện:

a, Khái quát chung

Hiện nay, hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số

23/2015/NĐ-CP khái niệm chứng thực được giải thích bằng những từ ngữ dưới đây:

1 “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn

cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác nhưnội dung ghi trong sổ gốc

2 “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyềntheo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đ甃Āngvới bản chính

3 "Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy địnhtại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêucầu chứng thực

4 “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quyđịnh tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch;năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoă cc dấu điểm chỉ của các bên thamgia hợp đồng, giao dịch”

b, Chứng thực của Ủy ban nhân dân phường

Chứng thực là một công việc do cơ quan hành chính nhà nước thực hiện dựatrên thẩm quyền, để phục vụ nhu cầu cá nhân, tổ chức trong xã hội nhằm đảm bảo antoàn cho các quan hệ pháp luật mà các cá nhân, tổ chức tham gia Các cơ quan hànhchính nhà nước (Cụ thể là UBND cấp huyện và UBND cấp xã) thực hiện chứng thựcnhằm đảm bảo tính xác thực và tính có giá trị pháp lý của các giấy tờ được sao y bảnchính, chữ ký của công dân và các sự kiện pháp lý khác được pháp luật quy định

Là một trong những chức năng của Ủy ban nhân dân cấp xã (phường) , chứngthực là hoạt động mà Ủy ban nhân dân xã (phường) cung cấp dịch vụ hành chính côngtheo yêu cầu của cá nhân, tổ chức

Từ nhận thức trên ta có thể đưa ra khái niệm chứng thực của Ủy ban nhân dân

xã (phường) như sau: “Chứng thực của Ủy ban nhân dân xã là hoạt động mang tínhhành chính nhà nước do ủy ban nhân dân xã thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc;chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền củaViệt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản (trừ việcchứng thực chữ ký là người dịch) là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; xác nhậnthời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tựnguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch là có thậttại thời điểm giao kết”

* Trên thực tế, tại UBND phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà

Nội thì hoạt động chứng thực được thực hiện bởi công chức tại khu vực một cửa tiếpnhận rồi chuyển tiếp đến công chức Tư Pháp hoặc Phó Chủ Tịch ký, dịch vụ công nàytại UBND phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội cung cấp dịch vụcho cá nhân, tổ chức khá là đầy đủ với các công việc là chứng thực bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tuy nhiên việc xác nhận thời gian,địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch thì tại UBND phường Đại Mỗ trong khoảng thờigian em kiến tập thì chưa thấy có trường hợp nào như vậy xảy ra.Có thể tại UBNDphường tại khu vực khác có xuất hiện trường hợp này nhưng tại UBND phường Đại

Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội thì hầu như là không có

c, Th‚m quyền và trách nhiệm chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã (phường)

- Chứng thực tính có thật của bản sao từ sổ gốc: Khi chứng thực bản sao từ sổgốc UBND xã (phường) phải căn cứ vào sổ gốc do cơ quan đang quản lý để cấp bảnsao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩmquyền của Việt Nam cấp hoă oc chứng nhận: UBND xã (phường) theo thẩm quyền căn

cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản trừ việc chứng thực chữ kýngười dịch: là việc UBND xã (phường) chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản làchữ ký của người yêu cầu chứng thực là có thật

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thựchợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quyđịnh của Luật Đất đai; Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định củaLuật Nhà ở; Chứng thực di chúc; Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; Chứng thựcvăn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản,quyền sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai, là nhà ở theo quy định của Luật nhà

ở Khi chứng thực các hợp đồng, giao dịch UBND xã (phường) chỉ phải chịu tráchnhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, ý chí tựnguyện, chữ ký hoăc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch mà khôngphải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng

* Trên thực tế: Thẩm quyền chứng thực thuộc về UBND phường Đại Mỗ, quận

Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, người có thẩm quyền tiếp nhận văn bản để chứngthực là công chức phụ trách tại khu vực một cửa, như tại UBND phường Đại Mỗ nơi

em kiến tập thì hai công chức Văn Phòng - Thống kê hoặc công chức Tư Pháp- Hộ tịchphụ trách chứng thực bao gồm cả chứng thực bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từbản chính, chứng thực chữ ký rồi sau đó đưa đến cho công chức Tư Pháp ( công chứcđược Chủ Tịch UBND phường Đại Mỗ ủy quyền) hoặc một trong hai Phó Chủ Tịchphường đang trực tại văn phòng để ký tên.Tại UBND phường Đại Mỗ thì trách nhiệmcủa công chức khu vực một cửa được giao đều phù hợp với các quy định pháp luậthiện hành: đó là những công việc kiểm tra, căn cứ vào sổ gốc, bản chính để cấp haychứng thực bản sao Bằng kỹ năng nghiệp vụ đã được tập huấn thì công chức phụ trách

sẽ kiểm tra, rà soát bản sao cũng như là bản chính công dân cung cấp để còn chuyểntiếp đến người có thẩm quyền ký xác nhận cho công dân

d, Quyền và ngh„a vụ của Ủy ban nhân dân cấp xã (phường) trong thực hiện chứng thực

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp xã (phường) là một trongnhững chủ thể có thẩm quyền thực hiện chứng thực và có đầy đủ nghĩa vụ, quyền củacác chủ thể thực hiện chứng thực chứng thực Cụ thể, khi thực hiện chứng thực chủ thểthực hiện chứng thực phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình

- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quanđến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoă cc của những người thân thích là vợ hoă cc

chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoă cc chồng; con đẻ,con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoă ccchồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.

- Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định của pháp luật (người thựchiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy

đủ hoă cc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơkhông đ甃Āng cơ quan có thẩm quyền)

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết

để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực

- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theoquy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩmquyền, giả mạo hoă cc có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kíchđộng chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dântộc Việt Nam; x甃Āc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của các nhân, tổ chức; vi phạmquyền công dân

*Trên thực tế: UBND phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội

thực hiện đúng những quyền mà mình có theo pháp luật trong hoạt động chứng thực,thực hiện đúng các nguyên tắc như đã nêu ở trên, có quyền tiếp nhận những văn bảnhợp lệ hoặc từ chối văn bản không hợp lệ (Ví dụ thực tiễn: Công dân đến công chứngcăn cước công dân để làm hồ sơ xin việc, căn cước công dân thì có hai mặt, mặt trước

ở bản sao của công dân đã đúng với bản chính tuy nhiên mặt sau lại có sự sai lệch vềđặc điểm nhận dạng vì vậy công chức trực tại đó đã từ chối và yêu cầu công dân quaytrở lại và photo bản sao khác đúng với bản chính mà công dân xuất trình Hay là việccông chức trực tại khu vực một cửa từ chối chứng thực văn bản không thuộc thẩmquyền của UBND phường) Về nghĩa vụ thì theo quan sát cũng như tìm hiểu của em thìUBND phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội trước đây hay bây giờvẫn chưa có lần nào bị khiển trách vì làm sai quy định pháp luật hay không đảm bảotính trung thực, khách quan trong công tác chứng thực Công dân lên chứng thực vănbản đa phần là người địa phương nên cũng có sự quen biết phần nào với công chứcthực hiện hoạt động chứng thực, tuy nhiên cũng không có trường hợp nào là công chứcthiên vị, không kiểm tra văn bản mà trực tiếp đem đi ký tên

e, Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực của Ủy bân nhân dân xã (phường)